1、CJJT117建设电子文件与电子档案管理规范CJJT117-2017建设电子文件与电子档案管理规范 、入、亠 刖B 根据住房和城乡建设部关于印发2021年工程建设标准规范制订、修订计划的通知（建标169号）的要求，编制组经广泛调查研究，认真总结实践经验，参考有关国际标准和国外先进标准，并在广泛征求意见基础上，修订了本规范。 本规范的主要技术内容是：1?总则；2.术语；3.基本规定；4.电子文件形成；5.电子文件归档；6.电子档案移交和接收；7.电子档案保管；电子档案利用。 本规范修订的主要技术内容是：1.按照电子文件生命周期管理的要求进行了调整；2.增加了电子文件形成与归档过程中的创建与保存、
2、文件分类、捕获和固化；增加了电子文件归档后的安全保护；增加了电子档案移交目录、电子档案移交与接收证明书、保管期满档案续存清册等方面内容；3.删除了电子文件代码标识、电子文件收集积累的程序、电子文件的汇总、电子档案的统计、电子文件（档案）案卷（或项目）级登记表、电子文件（档案）文件级登记表、电子文件更改记录表等内容；4.修订了归档范围、归档文件格式、整理、归档要求、检测、移交、接收、存储备份等方面内容，整合了电子档案的脱机保管与有效存储。 本规范由住房和城乡建设部负责管理，由住房和城乡建设部科技与产业化发展中心负责具体技术内容的解释。执行过程中如有意见或建议，请寄送住房和城乡建设部科技与产业化发
3、展中心（地址：北京市海淀区三里河路9号.邮政编码：*）。 本规范主编单位：住房和城乡建设部科技与产业化发展 中心 本规范参编单位：中国人民大学信息资源管理学院 4 南京市城市建设档案馆 大连市城市建设档案馆 中国建筑设计研究院 北京市规划管理信息中心 北京市住房和城乡建设委员会城建研究中心 珠海市城市建设档案馆 珠海市测绘院 江西省城市建设档案馆 南昌市城市建设档案馆 上海现代建筑设计集团 上海建工集团 上海房屋状况信息中心 芜湖市城市建设档案馆 陕西省城建档案办公室 中铁二十局（集团）有限公司 深圳市世纪伟图科技开发有限公司唐山永进科技有限公司 华为技术有限公司 本规范主要起草人员：姜中桥
4、李琦 许利峰 刘志清 姚刚 姚臻 杨明本规范主要审查人员：王良城 张国强 王瑛周健民王恩江黄飞樊兵欧阳志宏刘越男程子韬曹吉昌王策于佩平丁建勋辛平文高承勇王国俭龚剑吴联成崔丽梅张进 王立建陶水龙聂曼影张斌谢东晓白石卢建北 5 1总则 (1) 2术语 (2) 3基本规定 (6) 4电子文件形成 (8) 4.1创建与保存 (8) 4.2文件分类 (9) 5电子文件归档 (11) 5.1归档范围 (11) 5.2归档文件格式 (11) 5.3捕获和固化 (12) 5.4整理 (12) 5.5归档要求 (13) 5.6检测 (13) 6电子档案移交和接收 (16) 6.1移交 (16) 6.2接收 (1
5、6) 7电子档案保管 (18) 7.1存储与备份 (18) 7.2迁移 (19) 7.3安全保护 (20) 7.4鉴定销毁 (20) 8电子档案利用 (22) 附录A归档文件存储媒体标签式样 (23) 附录B电子档案移交目录 (24) 附录C电子档案移交与接收证明书 (26) 6 附录D 附录E 附录F 附录G 电子档案转存登记表?电子档案迁移登记表“保管期满档案销毁清册保管期满档案续存清册 本规范用词说明.引用标准名录.27 28 29 31 32 33 Contents 1General Provisions (1) 2Terms (2) 3Basic Requirements (6) 4
6、Creation of Electronic Documents (8) 4.1Creating and Saving (8) 4.2Documents Classification (9) 5Filing of Electronic Documents (11) 5.1Filing Range (11) 5.2Format of Filing Documents (11) 5.3Capture and Fixing (12) 5.4Arrangement (12) 5.5Filing Requirements (13) 5.6Examination (13) 6Transferring an
7、d Receiving of Electronic Records (16) 6.1Transferring (16) 6.2Receiving (16) 7Preservation of Electronic Records (18) 7.1Storage and Backup (18) 7.2Migration (19) 7.3Safeguarding (20) 7.4Appraisal and Destruction (20) 8Access and Use of Electronic Records (22) Appendix A Pattern for Storage Medium
8、Label of Filing Documents (23) Appendix B List of Transferred Electronic Records (24) 8 Appendix C Appendix D Appendix E Appendix F Appendix G Certificate of Transfer and Receiving of Electronic Records.* Registration Form for Electronic Records Conversion. Registration Form for Electronic Records M
9、igration. Destruction List of Custody Expiration Records. Renew List of Custody Expiration Records. Explanation of Wording in This Code List of Quoted Standards 1总则 1.0.1为规范建设电子文件的形成、归档，以及建设电子档案的管理，确保建设电子文件与电子档案的真实性、完整性、可靠性、可用性和安全性，促进建设电子文件与电子档案的安全保管与有效利用，制定本规范。 1.0.2本规范适用于建设电子文件的形成、归档，以及建设电子档案的移交、接
10、收、保管、利用等全过程管理。 1.0.3建设电子文件与电子档案管理除应符合本规范外，尚应符合国家现行有关标准的规定。 2术语 2.0.1建设电子文件electronic documents of construction 在城乡规划、建设及其管理活动中形成的，可依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的数字格式的信息记录。简称电子文件。 2.0.2建设业务管理电子文件electronic documents of construction professional administration 住房和城乡建设各行业、专业管理部门（包括城乡规划、城市建设、村镇建设、建筑业、住宅房地产
11、业、勘察设计咨询业、市政公用事业等行政管理部门，以及供水、排水、燃气、热力、园林、绿化、市政、公用、市容、环卫、公共客运、规划、勘察、设计、抗震、人防等专业管理单位）在业务管理和业务技术活动中形成的，可依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的数字格式的信息记录。简称业务管理电子文件。 2.0.3建设工程电子文件electronic documents of construction engineering 在工程建设过程中形成的，可依靠计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的数字格式的信息记录。简称工程电子文件。 2.0.4建设电子档案electronic record
12、s of construction 具有保存和利用价值并归档的建设电子文件，主要包括建设业务管理电子档案和建设工程电子档案。简称电子档案。 2.0.5电子文件管理系统electronic document management system 电子文件形成单位用来对电子文件的捕获、登记、分类、存储、利用、处置和维护等进行管理和控制的信息系统。 2 2.0.6业务系统business system 建设电子文件形成单位在开展各种业务工作时，用于处理业务工作、管理业务信息的专业信息系统。 2.0.7城建档案管理机构urban-rural development archives organizati
13、on 管理本地区城建档案工作的专门机构，负责收集、保管和提供利用城建档案的城建档案馆、城建档案室及其他机构。 2.0.8单份文件single document 单独的一份文件，是电子文件的基本保存单位。 2.0.9复合文件compound document 由具有特别紧密联系的多个单份电子文件组合而成的电子文件。 2.0.10分类方案classification scheme 电子文件形成单位根据机构、职能、业务、主题等因素，按照一定的结构层次，对电子文件作出的类目划分。 2.0.11类目category 对建设电子文件按照机构、职能、业务、主题等因素划分出的、具有一定联系的一组文件，也称类。
14、 2.0.12捕获capture 在电子信息系统环境下，适时获取电子文件及其元数据，并将其纳入电子文件管理系统的方法和过程。 2.0.13分类classification 依据分类方案中所规定的逻辑结构、方法和程序规则，按照类目对电子文件进行分门别类的系统标识过程。 2.0.14固化fixing 为避免建设电子文件的内容、结构、背景信息等存在的动态因素造成信息缺损的现象，而将其转换为不可逆的只读方式的过程。它是将电子文件及其信息固定下来的操作过程。 2.0.15封装encapsulation 将电子文件及其元数据采用关联、嵌人等方式，按指定结构 3 打包的过程。 2.0.16在线归档on-li
15、ne filing 通过计算机网络，将建设电子文件及元数据归档的过程。 2.0.17离线归档off-line filing 将建设电子文件及元数据存储到可脱机保存的存储媒体上归档的过程。 2.0.18处置disposition 根据鉴定结果，按照电子文件处置规定或其他工具，对电子文件实施留存、销毁或移交的一系列过程。 2.0.19移交transfer 建设系统各行业、专业管理部门和建设工程档案形成单位按规定将电子档案送城建档案管理机构保存的过程。 2.0.20接收reception 城建档案管理机构按规定收存有关单位移交的电子档案的过程。 2.0.21迁移migration 在保证建设电子文件
16、真实性、完整性、可用性、安全性的前提下，将文件从一个系统转移到另一个系统，或从一个存储媒体转换到另一种存储媒体的过程。 2.0.22格式转换format conversion 将电子文件从一种格式转换为另一种格式，或由专用格式转换为相对稳定的通用格式或版式格式的过程。 2.0.23电子签名electronic signature 数据电文中以电子形式所含、所附，用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。 2.0.24电子签章electronic stamping 利用图像处理技术将电子签名操作转化为与纸质文件盖章操作相同的可视效果，是电子签名的一种表现形式。 2.0.25城建档案信息管
17、理系统urban-rural construction archives information management system 4 城建档案管理机构用于接收、存储、管理城建档案信息，并提供检索和利用的信息系统。 2.0.26检测detection 按照一定的标准对电子文件和电子档案的准确性、完整性、可用性和安全性进行测试、核验的过程。 3基本规定 3.0.1电子文件形成单位应规范电子文件形成与办理工作流程,建立电子文件归档管理制度，明确电子文件和电子档案管理职责。 3.0.2电子文件形成单位应建立与业务系统相衔接的电子文件管理系统，实现电子文件自形成到归档、保管、利用的全过程管理。 3.
18、0.3业务管理电子文件形成单位的档案部门应监督和指导本单位业务管理电子文件的形成、捕获、整理和归档，并定期向当地城建档案管理机构移交。 3.0.4在工程项目建设过程中，建设单位应负责工程电子文件管理的组织协调，并按下列流程开展工程电子文件的形成、归档、验收、移交等工作： 1在建设工程招标及与勘察、设计、施工、监理等单位签订协议、合同时，对工程电子档案的移交时间、移交对象、质量等提缑魅芬求，所需经费应列入工程预算； 2收集和积累工程准备阶段、竣工验收阶段形成的电子文件，并进行整理归档； 3组织、督促和检查勘察、设计、施工、监理、测量等各参建单位工程电子文件的形成、捕获和整理归档工作； 4收集和汇
19、总勘察、设计、施工、监理、测量等各参建单位形成的工程电子档案； 5在组织工程竣工验收前，请当地城建档案管理机构对工程纸质档案和工程电子档案进行预验收； 6对列人城建档案管理机构接收范围的工程，应在国家规定的期限内，将建设工程电子档案与纸质档案同步向当地城建档6 案管理机构移交。 3.0.5在工程项目建设过程中，勘察、设计、施工、监理、测量等各参建单位应将本单位形成的工程电子文件捕获、整理和归 档，并向建设单位交付。 3.0.6城建档案管理机构应根据建设行业信息化现状，及时提出建设电子文件归档的技术性指导意见，对电子文件的全过程管理进行指导，并加强对电子文件的前端控制。 3.0.7电子文件和电子
20、档案的形成、保管和提供利用单位应采取有效的技术手段和管理措施，确保其信息安全和保密。 4电子文件形成 4.1创建与保存 4.1.1形成电子文件时，应根据电子文件的内容及特征，提炼出题名。在业务系统中创建电子文件时，应自动或人工对电子文件赋予题名。 41.2电子文件形成单位使用的有关业务系统，应具备记录电子文件处理、审批、分发等过程元数据的功能。 4.1.3电子文件应以单份文件或一个复合文件为一个保存单位。 4.1.4多个具有紧密联系的单份文件可组合成一个复合文件,并应符合下列规定： 1正文与附件、转发文与被转发文、请示与批复、来文与回复文件、正文与链接文件.应分别作为2个或2个以上的单份文件保
21、存，也可作为1个复合文件保存； 2采用CAD技术形成的电子文件应以一个图幅为1个单份文件；多个图幅组成的电子图可作为1个或多个单份文件，也可作为1个复合文件保存； 3建设工程中，N天的施工日志可作为N个单份文件.也可作为1个复合文件保存；N个检测报告、试验报告、检验批质量验收记录等，可作为N份电子文件保存，也可作为1个复合文件保存； 4应记录重要文件的主要修改过程和办理情况，对有参考价值的不同稿本，可作为多个单份文件或1个复合文件保存。41.5电子文件形成单位应在其业务系统中对复合文件的每个单份文件建立关联。也可采取下列方式将复合文件联系在一起：1将组成复合文件的单份文件保存在同一文件夹内；
22、2将组成复合文件的单份文件赋予相同的题名，并在题名8 后加01、02、03等阿拉伯数字加以区分。 4.1.6电子文件形成后，不应被非正常修改、获取和删除。 4.1.7形成电子文件的业务系统和个人应随时保存电子文件,并根据文件重要程度，定期备份电子文件。 4.1.8电子文件的离线备份应存储于移动硬盘、光盘、磁带等能够脱机保存的存储媒体上。 4.2文件分类 4.2.1电子文件形成、积累过程中，应根据文件内容和性质对电子文件进行分类保存。 4. 2.2电子文件形成单位应根据本单位机构设置、工作职能、业务范围、专业性质、工程项目等，预先设置电子文件分类方案。 4.2.3电子文件分类方案应根据需要设置一
23、级至N级类目（图4.2.3）。类目级别不宜超过9级。 图4.2.3电子文件分类方案层级结构 4.2.4电子文件分类方案的设计，应统筹考虑文件归档和电子档案管理要求，与电子档案分类体系一体化设计，并应保持一定 9 的稳定性、连续性。 4.2.5业务系统和电子文件管理系统，应支持按层级方式来组织分类方案和管理电子文件?并应支持按分类方案中的类目提供元数据描述。 5电子文件归档 5.1归档范围 5.1.1电子文件形成单位应根据业务范围和工作性质，制定本单位电子文件归档范围和保管期限。 5.1.2工程电子文件的归档范围应按现行国家标准建设工程文件归档规范GB/T*执行。 5.1.3业务管理电子文件的归
24、档范围应按国家现行有关规定执行。 5.2归档文件格式 5.2.1归档的电子文件应转换为表5.2.1所列文件格式。 表5.2.1归档电子文件格式 文件类别格式 文本（表格）文件OFD、DOC、DOCX、XIE、XISX、PDF/A、XML、TXT、RTF 图像文件JPEG、TIFF 图形文件DWG、PDF/A、SVG 视频文件A V S.AVI、MPEG2、MPEG4 音频文件AVS, WAV,AIF、MID,MPS 数据库文件SQL、DDL、DBF.MDB.ORA 虚拟现实/3D图像文件WRL、3DS、VRML.X3D、IFC、RVT、DGN 地理信息数据文件DXF、SEP、SDB 5.2.2
25、专用软件产生的其他格式的电子文件，应转换成本规范表5.2.1规定的文件格式。 5.2.3无法转换的电子文件.应记录足够的技术环境元数据, 11 详细说明电子文件的使用环境和条件。 5.2.4有条件的电子文件形成单位，应同步归档原始格式的电子文件。 5.3捕获和固化 5.3.1电子文件形成单位应建立电子文件管理系统，并应按现行行业标准建设电子档案元数据标准CJJ/T187的规定，对业务系统以及其他应用软件、操作系统环境中形成的电子文件及其元数据进行捕获和登记。 5.3.2电子文件的捕获范围不应小于归档范围。捕获的电子文件应转换成本规范表5.2.1规定的文件格式。 5.3.3电子文件管理系统应自动
26、捕获电子文件的层级、标识、题名、责任者、分类、日期、数量或大小等元数据。 5.3.4对归档的电子文件应进行固化处理。固化可采用下列方式： 1采用可靠的电子签名技术； 2采用封装技术。 5.4整理 5.4.1对纳入归档范围的电子文件，归档前应进行整理。整理应按下列程序进行： 1对所有归档文件按电子文件分类方案进行分类。 2对各级类目和电子文件，应按形成时间、业务类别、专业特征等排序，排序后在题名前加上3位阿拉伯数字用以标注序号，不足位数的用0补齐。 3对各级类目和电子文件编制类目目录和文件目录。类目目录应包括序号、编制单位、类目题名、类内文件份数、备注等。文件目录应包括序号、文件编号、责任者、电
27、子文件题名、备注等。 4将类目目录和文件目录排放到所有类目、文件之前，并12 进行命名.命名规则为：000类目目录、000文件目录。 5.4.2电子文件形成单位的业务系统应设置归档整理功能，并能按预先设置的电子文件分类方案，对各级类目和文件的元数据进行捕获和整理。 5.5归档要求 5. 5.1电子文件形成单位应定期将电子文件整理后归档。 5.5.2电子文件归档可采用在线归档方式或离线归档方式，并应采取措施确保归档电子文件的安全存储。 5.5.3业务系统产生的电子文件应以数据库环境为依托进行归档，维持数据原始面貌；或将数据文件转换为可脱离数据库系统读取的数据表文件归档。 5.5.4电子文件及其元
28、数据应一并归档。 5.5.5电子文件形成者应采用可靠的电子签名等手段保障归档电子文件的真实性。 5.5.6经信息技术手段加密的电子文件应在解密后再归档，压缩电子文件应与解压缩软件一并归档。 5.5.7电子文件格式转换后，向本单位档案管理部门移交时,应将转换前和转换后两种格式的电子文件一并归档；向城建档案管理机构移交时，可只移交转换后的电子档案。 5.5.8电子文件离线归档，按优先顺序，可采用移动硬盘、闪存盘、光盘、磁带等存储。 5.5.9归档文件存储媒体的外表应粘贴标签，标签中应包含移交单位、移交日期、存储媒体顺序号、文件内容等。 5.6检测 5.6.1在归档工作的下列环节，电子文件交接双方均应对电子文件进行检测，检测合格后方可归档交接： 1电子文件形成部门在向本单位档案管理部门归档电子文件之前，以及本单位档案管理部门在接收电子文件时; 13
