1、,应用指引第7号,采 购业务,2012年项目物资管理培训,*,1,第一部分采购业务16条原文第二部分解 读 和 案 例,11/6/2019,2,第一部分,采购业务16条原文第一章 总则 1-4条第二章 采购 5-12条第三章 付款 13-16条,11/6/2019,3,第一章总 则(1-4),11/6/2019,4,第一条 为了促进企业合理采购，满足生产 经营需要，规范采购行为，防范采购风险，根据有关法律法规和企业内部控制基本规 范，制定本指引。第二条 本指引所称采购，即购买物资（或 接受劳务）及支付款项等相关活动。,第三条 企业采购业务至少应当关注下列风险：（一）采购计划安排不合理，市场变化
2、趋势 预测不准确，造成库存短缺或积压，可能导致企 业生产停滞或资源浪费。（二）供应商选择不当，采购方式不合理，招投标或定价机制不科学，授权审批不规范，可能导致采购物资质次价高，出现舞弊或遭受欺诈。（三）采购验收不规范，付款审核不严，可 能导致采购物资、资金损失或信用受损。,11/6/2019,5,第四条 企业应当结合实际情况，全面梳理采 购业务流程，完善采购业务相关管理制度，统筹 安排采购计划，明确请购、审批、购买、验收、付款、采购后评估等环节的职责和审批权限，按 照规定的审批权限和程序办理采购业务，建立价 格监督机制，定期检查和评价采购过程中的薄弱 环节，采取有效控制措施，确保物资采购满足企
3、 业生产经营需要。,11/6/2019,6,第二章购 买(5-12),11/6/2019,7,第五条 企业的采购业务应当集中，避免多 头采购或分散采购，以提高采购业务效率，降低采购成本，堵塞管理漏洞。企业应当对办理采购业务的人员定期进行 岗位轮换。重要和技术性较强的采购业务，应当组织相关专家进行论证，实行集体决策 和审批。企业除小额零星物资或服务外，不得安排 同一机构办理采购业务全过程。,第六条 企业应当建立采购申请制度，依据购 买物资或接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，明确相关部门或人员的职责 权限及相应的请购和审批程序。企业可以根据实际需要设置专门的请购部门，对需求部门提
4、出的采购需求进行审核，并进行归 类汇总，统筹安排企业的采购计划;,11/6/2019,8,具有请购权的部门对于预算内采购项目，应 当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据 市场变化提出合理采购申请。对于超预算和预算外采购项目，应先履行预 算调整程序，由具备相应审批权限的部门或人员 审批后，再行办理请购手续。,11/6/2019,9,第七条 企业应当建立科学的供应商评 估和准入制度，确定合格供应商清单，与 选定的供应商签订质量保证协议，建立供 应商管理信息系统，对供应商提供物资或 劳务的质量、价格、交货及时性、供货条 件及其资信、经营状况等进行实时管理和 综合评价，根据评价结果对供应商进行合
5、理选择和调整。企业可委托具有相应资质的中介机构对 供应商进行资信调查。,11/6/2019,10,第八条 企业应当根据市场情况和采购计划合理 选择采购方式。大宗采购应当采用招标方式，合理确定招投标的 范围、标准、实施程序和评标规则；一般物资或劳务等的采购可以采用询价或定向采 购的方式并签订合同协议；小额零星物资或劳务等的采购可以采用直接购买 等方式。,11/6/2019,11,第九条 企业应当建立采购物资定价机制，采取协议采购、招标采购、谈判采购、询比 价采购等多种方式合理确定采购价格，最大 限度地减小市场变化对企业采购价格的影响。大宗采购等应当采用招投标方式确定采购价 格，其他商品或劳务的采
6、购，应当根据市场 行情制定最高采购限价，并对最高采购限价 适时调整。,11/6/2019,12,第十条 企业应当根据确定的供应商、采购 方式、采购价格等情况拟订采购合同，准确 描述合同条款，明确双方权利、义务和违约 责任，按照规定权限签订采购合同。企业应当根据生产建设进度和采购物资特 性，选择合理的运输工具和运输方式，办理 运输、投保等事宜。,11/6/2019,13,第十一条 企业应当建立严格的采购验收制 度，确定检验方式，由专门的验收机构或验 收人员对采购项目的品种、规格、数量、质 量等相关内容进行验收，出具验收证明。涉及大宗和新、特物资采购的，还应进行专业测试。验收过程中发现的异常情况，
7、负责验收的 机构或人员应当立即向企业有权管理的相关 机构报告，相关机构应当查明原因并及时处 理。,11/6/2019,14,第十二条 企业应当加强物资采购供应过程 的管理，依据采购合同中确定的主要条款跟 踪合同履行情况，对有可能影响生产或工程 进度的异常情况，应出具书面报告并及时提 出解决方案。企业应当做好采购业务各环节的记录，实 行全过程的采购登记制度或信息化管理，确,11/6/2019,15,保采购过程的可追溯性,第三章付款,第三章 付 款(13-16),11/6/2019,16,第十三条 企业应当加强采购付款的管理，完善 付款流程，明确付款审核人的责任和权力，严格审 核采购预算、合同、相
8、关单据凭证、审批程序等相 关内容，审核无误后按照合同规定及时办理付款。企业在付款过程中，应当严格审查采购发票的真 实性、合法性和有效性。发现虚假发票的，应查明 原因，及时报告处理。企业应当重视采购付款的过程控制和跟踪管理，发现异常情况的，应当拒绝付款，避免出现资金损 失和信用受损。企业应当合理选择付款方式，并严格遵循合同规 定，防范付款方式不当带来的法律风险，保证资金 安全。,第十四条 企业应当加强预付账款和定金的 管理。涉及大额或长期的预付款项，应当定 期进行追踪核查，综合分析预付账款的期限、占用款项的合理性、不可收回风险等情况，发现有疑问的预付款项，应当及时采取措施。第十五条 企业应当加强
9、对购买、验收、付款业 务的会计系统控制，详细记录供应商情况、请购申 请、采购合同、采购通知、验收证明、入库凭证、商业票据、款项支付等情况，确保会计记录、采购 记录与仓储记录核对一致企业应当指定专人通过函证等方式，定期与供应 商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。,11/6/2019,17,第十六条 企业应当建立退货管理制度，对 退货条件、退货手续、货物出库、退货货款 回收等作出明确规定，并在与供应商的合同 中明确退货事宜，及时收回退货货款。涉及符合索赔条件的退货，应在索赔期内 及时办理索赔。,11/6/2019,18,第二部分,解 读 和 案 例一、采购业务流程二、主要风险点及管控措
10、施三、采购业务后评估,11/6/2019,19,制定本规范的意义,采购业务:对采购的主要流程进行了梳理，明确了采购业务的主要风险点，针对性地提出了相应的控制措施。采购流程的环节虽不很复杂，但蕴藏的风险却是 巨大的。采购是企业生产经营的起点，既是企业的“实物 流”的重要组成部分，又与“资金流”密切关联。采购物资的质量和价格、供应商的选择、采购合 同的订立、物资的运输、验收等供应链状况，在很 1大1/6/2程019 度上决定了企业的生存与可持续发展。,20,一、采购业务流程,采购业务流程主要涉及编制需求计划 和采购计划、请购、选择供应商、确 定采购价格、订立框架协议或采购合 同、管理供应过程、验收
11、、退货/付款、会计控制等环节。,*,21,下图的采购流程适用于各类企业的一般采 购业务，具有通用性。企业在实际开展采购业务时，可以参照此 流程，并结合自身情况予以扩充和具体化。,11/6/2019,22,采购业务流程图,11/6/2019,23,H公司设备采购流程图,资产管理部,总经理,年度计划,提出采 购计划,审批,需求部门提出 书面申请报告,专家论证，形 成书面意见,总经理,设备采购 项目执行组,提出采购可 行性报告及 具体方案,确定采购方 并根据式规，定报 总经理审批,外部审计 师审计,重大 设备,批准 立项,重大 设备,采购 合同,财务部,设备采购 项目执行组,资产管理部 登记并通 知
12、财务部,相关部门保管、使用,相关资料归档,11/6/2019,24,采购内部控制流程图,11/6/2019,25,11/6/2019,26,二、采购业务的主要风险点及 管控措施,从业务流程上关注主要风险点，并对其进行控制.,*,27,采购业务流程图,1,2,3,4567,8,9,11/6/2019,28,(一)编制需求计划和采购计划,11/6/2019,29,采购业务从计划(或预算)开始，包括需求 计划和采购计划。企业实务中，需求部门向采购部门提出物 资需求计划-采购部门统筹安排采购计划-按规定的权限和程序审批后执行。该环节的主要风险是：需求或采购计划不合理；不按实际需求安排采购或随意超计划采
13、购，甚至与企业生产经营计划不协调等。,主要管控措施：第一，生产、经营、项目建设等部门，应当 根据实际需求准确、及时编制需求计划需求部门提出需求计划时，不能指定或变相 指定供应商。对独家代理、专有、专利等特殊产 品应提供相应的独家、专有资料，经专业技术部 门研讨后，经具备相应审批权限的部门或人员审 批；第二，采购计划是企业年度生产经营计划的 一部分，在制定年度生产经营计划过程中，企业 应当根据发展目标实际需要，结合库存和在途情 况，科学安排采购计划，防止采购过高或过低；第三，采购计划应纳入采购预算管理，经相 关负责人审批后，作为企业刚性指令严格执行。,11/6/2019,30,案例1：某公司制定
14、了严格的内部控制制度，规 定：各需求部门按月填报产品需用计划，提出物 资名称、规格型号、单位、数量等指标，经需求部门 领导审批后，于每月20日前报电子商务中心汇总，追 加计划也要履行上述审批程序。电务中心接到产品 需用计划后，复核各下属单位和专业主管处室上报 的产品需用计划，审核品种、数量和编制人、审 批人是否签字或盖章，并进行编号。请分析该公司以上内部控制措施主要是为了防范 采购业务的哪些风险？,11/6/2019,31,【案例1分析】该公司以上内部控制措施主要是为了防范采购业务的如下风险：(1)采购需求计划是否经过必要的审批；(2)采购需求计划与实际需求是否相符。该公司通过以上控制措施，不
15、仅保证了需求计划 经过必要的审批，而且保证了采购需求计划与实际 需求相符。,11/6/2019,32,(二)请购,11/6/2019,33,请购是指企业生产经营部门根据采购计划 和实际需要，提出的采购申请。该环节的主要风险是：缺乏采购申请制度，请购未经适当审批或 超越授权审批，可能导致采购物资过量或短 缺，影响企业正常生产经营。,主要管控措施：第一，建立采购申请制度，依据购买物资或 接受劳务的类型，确定归口管理部门，授予相应 的请购权，明确相关部门或人员的职责权限及相 应的请购程序。企业可以根据实际需要设置专门 的请购部门，对需求部门提出的采购需求进行审核，并进行归类汇总，统筹安排企业的采购计
16、划；第二，具有请购权的部门对于预算内采购项 目，应当严格按照预算执行进度办理请购手续，并根据市场变化提出合理采购申请。对于超预算 和预算外采购项目，应先履行预算调整程序，由 具备相应审批权限的部门或人员审批后，再行办 理请购手续；,11/6/2019,34,第三，具备相应审批权限的部门或人员审批采购申请时，应重点关注采购申请内容是否准确、完整，是否符合生产经营需要，是否符合采购计 划，是否在采购预算范围内等。对不符合规定的 采购申请，应要求请购部门调整请购内容或拒绝 批准。,11/6/2019,35,案例2：某公司为了防范内控风险，制定了详细的内部 控制制度，其中关于采购业务请购申请的部分内容如下：(1)纳入采购部统一采购的，均须进行一般采购申请，经有效批准后方可进行实施采购。(2)使用部门根据生产消耗和业务需要，向请购部门提 出采购需求计划。(3)请购部门审核采购需求计划(是否必要、库存是否满 足、是否可以调剂，是否超出预算等)，确认在预算内且 需要采购的，审查使用要求，提出采购申请。(4)请购部门业务主管填写或创建采购申请单，常用类 按类别和部门汇总申请，项目类 一项一申请。(5)
