1、凭证录入凭证录入凭证录入功能为用户提供了一个仿真的凭证录入环境，系统为您提供许多功能操作以方便您高效快捷地输入记账凭证。在这里，可以将您制作的记账凭证录入电脑，也可以根据原始单据直接制作记账凭证。一、案例说明 首先我们通过下面这个案例来了解一下输入一张凭证的过程：案例：2000年03月31日通过银行美金账户收到“上海一百”应收货款1000美金（即8500人民币）。图4-21、在“会计之家”主界面“账务处理”模块中，单击凭证录入按钮，系统进入凭证录入窗口。2、顺序号：系统预设。3、日期：可通过上下箭头进行修改，也可手工直接录入，或者双击鼠标，弹出日历进行选择。需要注意的是凭证日期一定大于等于系统
2、当前期间，如果小于当前期间，系统不允许保存凭证。我们双击鼠标选取日期为2000.03.314、凭证字：通过下拉菜单进行选取。由于是通过银行收到货款，我们选取“银”字。5、凭证号：系统自动弹出当前凭证字最大凭证号+1。目前“银”字凭证最大号为2，所以这张凭证的凭证号为3号。6、附单据张数：可手工录入，也可通过上下箭头进行修改。我们手工输入1。7、摘要：可手工输入，也可通过F7从摘要库中提取，在F7调出界面中中我们也可以对凭证库进行维护，增加相应的摘要类别，输入具体的摘要。我们手工输入“收到货款”。8、录入借方会计科目：会计科目的录入，有3种方式，第一，输入科目代码回车，系统自动弹出科目名称；还可
3、输入科目的助记码，如“应收账款”科目的助记码设置为YSZK，回车，系统自动弹出科目代码及科目名称；另外还可通过F7或上方的获取按钮进行获取。我们手工录入113回车，由于“应收账款”科目下挂了核算项目并进行了往来核算所以还要输入核算项目和业务编号。9、录入核算项目：通过F7或菜单上的“获取”按钮进行选取，我们选择“上海一百”。10、输入业务编号：直接手工录入。我们手工输入“11”。11、输入借方金额：手工录入人民币8500。12、录入贷方科目：与8中的操作方式相同，我们用F7选择“银行存款中行高新办美元户1188”，由于该科目核算外币，因此系统自动切换到外币录入界面。13、币别：系统自动弹出该科
4、目核算的币别，这里该科目核算的是美金。14、汇率：当期的期初汇率，此汇率在此可以修改。我们使用系统默认的汇率8.5。15、输入贷方金额：输入相应的金额，系统自动根据金额和汇率计算出本位币的金额，此金额的借贷方向可通过空格键进行相应的切换。如果您想录入一个负数的金额，那么在录入完正数后按负号即可。我们输入1000，系统自动计算得出8500。16、由于贷方科目属于结算类科目，我们还可以输入结算方式、结算号和结算时间。在结算方式中选择“支票”，结算号输入“111”，结算日期输入“2000.03.31”17、保存：输入完凭证点击左上方的“保存”按钮即保存了这张凭证。下面我们就凭证录入中一些菜单和重要功
5、能进行详细讲述：在图4-1所示的账务处理模块中，单击凭证录入按钮，系统进入如图4-3所示的凭证录入窗口。在这个窗口中，您就可以开始录入记账凭证了。图4-3二、凭证录入菜单描述为了在记账凭证录入窗口中快捷有效地录入记账凭证，系统在菜单和工具条中提供了许多功能操作。由于菜单与工具条中的按钮功能一致，我们在这里就放在一起一并进行说明。（一）文件菜单系统在文件菜单中提供了“保存凭证”、“复原”、“审核”、“关闭”、“打印”、“打印预览”等项功能，如图4-4所示：图4-41、“保存凭证”用于将已录制好的凭证存入磁盘，在保存之前，系统会首先对凭证的合法性进行检查，要检查凭证借贷是否平衡，科目代码是否存在，
6、是否最明细科目，以及记账日期是否符合要求等。2、“复原”用于恢复本张记账凭证修改之前的状态。执行此功能后，本次修改的内容无效。3、“审核”执行凭证审核功能。要注意的是：审核人与制单人必须不能为同一人。而且该功能只有在“更换操作员”后，进入“会计分录序时簿”窗口，执行“审核”功能方可。详情请参见“账务处理”模块中的“凭证审核”一节。 4、“使用套打”该选项是根据您的需要而设置，套打如何设计，参见套打设计使用说明。5、“打印”将本次录入的记账凭证按照设定的格式从打印机打印出来。6、“打印预览”将记账凭证录入窗口按照打印出来的样式在屏幕上显示出来，以便调整打印输出的凭证样式。7、“打印设置”图4-5
7、设置记账凭证的打印格式，在文件菜单中选择“打印设置”后，系统弹出图4-5所示窗口。在打印设置窗口中，您可以设置记账凭证的打印输出格式、大小、字体及凭证栏宽度等参数。如果使用套打，当选择打印设置时，系统将弹出套打设置窗口，其具体设置参见套打设计使用说明。8、“关闭”关闭正在输入的记账凭证窗口，结束凭证输入，返回会计之家。（二）编辑菜单在编辑菜单中可以执行“插入分录”、“删除分录”、“拷贝分录”、“粘贴分录”、“收据”、“通知单”、“启用科目预警”、“保持模式凭证”、“调入模式凭证”和“保存为模式凭证”等操作。图4-61、插入分录在当前行的前面插入一条空白的记录，此时可以录入一条新的科目及金额等项
8、数据。2、删除分录删除当前光标所在的一条记录。3、拷贝分录、粘贴分录在录入记账凭证分录时，如果有一条或多条分录摘要及会计科目相同，就可以使用拷贝分录和粘贴分录的功能。将光标分别移至要拷贝的分录和要粘贴的地方，再先后点击编辑菜单中“拷贝分录”和“粘贴分录”即可，这样就改善了只有金额和结算日期不同的分录输入。您只需修改金额和结算日期，方便操作，提高效率。4、收据、通知单现在有很多集团公司与下属分公司是通过内部往来通知单来进行业务费用、资金的结算，这就有必要在制作凭证的同时将内部往来通知单一并制出。金蝶KIS标准版则采用根据分录自动生成收据和通知单来实现此功能。要使用此功能，需先在会计之家窗口经由“
9、维护-账套选项-高级”进入高级配置选项窗口，在此处理窗口，点击“凭证”，出现功能选项，您必须单击选中“可以生成凭证收据和可以生成凭证通知单”。这样在凭证录入窗口显示“收据”、“通知单”，然后才可以使用此功能。收据在凭证录入后，在图4-3的凭证录入窗口处，制作好一张收款凭证后或在会计分录序时簿中双击打开一张收款凭证后，点击“编辑”菜单中的“收据”。系统自动生成与该凭证相对应的收据。如图4-7所示：图4-7在图4-7所示的界面右边，有控制键（多选项），这样每一笔分录都可选，如果在一张凭证中选择了一条分录，则能按这一条分录的内容自动制作出一张往来单，如果选择了两条分录，则能按这两条分录的内容自动制作
10、出两张往来单。以此类推。分录被选中的标志是点击变成。再利用文件菜单中的打印预览功能或单击工具条中的按钮，就可浏览查看所生成的收据。如果不选择分录，则生成一张完整收据记账凭证。通知单对于付字凭证、转字凭证或其它凭证，系统通过自动生成通知单来实现。您仍然只需在图4-3凭证录入的窗口，单击文件菜单上的“通知单”，系统弹出如图4-8所示的窗口：图4-8其余操作，和收据相同，此处不再赘述。打印及打印预览则和凭证相同，但不能显示多核算项目。5、启用科目预警当事先在工具菜单“科目预警设置”功能中进行了预警条件的设置。则在凭证输入或凭证修改窗口录入或修改时，如果录入或修改的分录与凭证相关控制有冲突时，系统即时
11、报警提示。关于科目预警的用法请参见本章第六节。6、保持模式凭证对当前凭证所启用的模式保持不变，不作修改。7、调入模式凭证当调入模式凭证时，您可对图4-9窗体中选取某模式凭证，在这个窗体中您可做增加、修改、删除模式凭证。图4-98、保存为模式凭证可以通过将当前凭证的格式保存为模式凭证，并将第一条分录的摘要作为模式凭证的名称，此时您可对图4-10所示的选项取舍，最后“确定”即可。图4-10（三）查看菜单查看菜单中您可以执行“第一张凭证”、“上一张凭证”、“下一张凭证”、“最后一张凭证”、“格式变换”、“获取”、“科目余额”功能。图4-111、记录移动利用菜单中的“第一张凭证”、“上一张凭证”、“下
12、一张凭证”、“最后一张凭证”功能选项来移动当前所处理的会计记账凭证。2、格式变换用于转换记账凭证的输入格式。系统提供了两种记账凭证输入查看格式：一种是一般格式，一种是外币格式，系统一般默认一般输入格式，在一般格式中不显示录入凭证的外币原币及汇率数据，如果要查看全部凭证中的外币汇率及原币数据，可用此功能转换成外币格式查看。3、获取获取是凭证录入中十分有用的一项功能，它是一种具有智能化的功能，它能根据光标所在位置自动选择您需要获取的代码内容。获取摘要从摘要库中获取摘要。选择此项后，系统弹出凭证常用摘要库，您可以在常用摘要库中选取常用摘要。获取科目从科目库中获取科目。选择此项后，系统弹出会计科目表，
13、您可以在会计科目表中选取要查找的会计科目。获取核算项目从核算项目中获取项目代码。选择此项后，系统弹出核算项目代码表，您可以在核算项目代码表中选取要查找的核算项目。获取货币代码从货币库中获取货币代码。选择此项后，系统弹出货币代码表，您可以在货币代码表中选取要查找的货币代码。4、科目余额当输入科目名称后，直接使用快捷键Ctrl+B或点击此菜单，可查询该科目的即时科目余额。例图4-12所示：图4-12（四）工具菜单工具菜单中只有“计算器”，其具体操作请参见第二章第四节第二点（三）工具菜单第4点的相关内容。三、记账凭证录入（一）制单日期系统会自动给出上一次录入的最后一张凭证的日期，可以修改。凭证录入的
14、日期若在当前的会计期间之前，则系统不允许输入；但允许输入本期以后的任意期间的记账凭证，在过账时系统只处理本期的记账凭证，以后期间的凭证不作处理。（二）凭证字是指实际工作中凭证的类别，如“收”、“付”、“转”、“记”等。在凭证字输入窗口中用下拉按钮可调出在账套选项中已经设定的凭证字，从中选择一个凭证字;如果账套选项的凭证选定为时，则此处凭证字被隐藏。（三）凭证号凭证号系统会自动给出，按照当前期间同类凭证的最大号加1给出。您可以修改此凭证号，但修改的凭证号不能与当前已有的凭证号重复；如果重号，系统会发出警告，重号凭证不能够存盘。（四）摘要栏在摘要栏中输入凭证摘要，在输入凭证摘要时，如果每一行都输入
15、了摘要，在记账时按科目前的摘要内容记录, 如果科目前未输入摘要，则在记账时，系统会自动按第一条记录中的摘要记账。为了提高凭证录入的速度，系统还设计了摘要库，在录入凭证过程中，当光标定位于摘要栏时，按F7或单击获取按钮，即可调出凭证摘要库，如图4-13所示：图4-13选择所需的摘要即可，在这个窗口中，您还可以新增摘要或删除已有的摘要。摘要处理窗口分为两部分：1、摘要类别您可以将所需的凭证摘要按性质内容进行分类，在这里可以增加、修改和删除凭证摘要的类别。2、摘要内容常用摘要的内容，选择不同的摘要类别会对应显示该类别中的常用摘要内容。选定了要录入的摘要，单击确定按钮即可将该项摘要复制到记账凭证中去。
16、您可以利用引入功能从其他账套中引入常用摘要库。进入选择“引入摘要的源账套”窗口，如图4-14：图4-14源账套必须是金蝶KIS标准版建立的账套，且源账套必须已关闭初始化。选择完源账套后，单击“确定”按钮开始从源账套引入摘要。若源账套无摘要，系统提示摘要库为空。引入完毕后，系统提示引入摘要成功。单击确定按钮，即可在当前账套中使用引入的摘要。（五）会计科目栏录入会计科目代码，在科目栏中录入会计科目的方法有多种。如果记得会计科目代码，则可以直接录入，在录入过程中底部状态栏会随时动态提示代码所对应的科目名称，供你录入时检查。如果输入完代码后，状态栏中没有科目名称显示，则说明输入的代码不全或有错误。在录
17、入会计科目及后面的核算项目过程中，需要看到底部状态栏动态提示的当前科目全名，则应该将操作系统的显示器分辨率设置为800600。如果在科目设置中定义了助记码，则可以在此处直接输入助记码，系统会根据助记码查到您需要的科目，最简便的方法是用系统提供的查看代码功能，当光标定位于会计科目栏时，按F7键或用鼠标单击窗口中的获取按钮，即可调出会计科目代码表，在科目代码表用鼠标或箭头键选择所要录入的科目，双击鼠标左键或回车键，或选定后单击确定按钮，即可获取科目代码。如果所选的科目下设核算项目，则在选定了该科目后，科目代码栏中就会出现两栏。前面的一栏中您可以输入核算项目代码。如果该科目选定了下设往来核算，则后面
18、的一栏要求输入业务编号，在这两项中都能够使用F7功能键或查看代码功能查看并输入相应的代码。当用户不用F7功能键，而是手工输入核算项目代码时，如果输入了一个当前系统不存在的代码，系统会自动提示是否立即增加该核算项目。如果用户手工输入会计科目或核算项目的前面部分再按F7键，则系统会在选择界面中依据部分输入自动定位好相关的项目记录，从而加速选择输入操作。如果会计科目中设定了“核算单一外币”选项，则在输入科目代码之后，系统会显示出外币输入格式，显示出币别代码，汇率数据，要求您输入原币金额。如果选择了“核算所有外币”，在输入外币时还必须进行格式转换。输入原币金额后，系统会自动根据汇率折算为折合本位币金额
19、并显示在金额栏中，折合本位币金额可以修改，若原币乘以汇率不等于金额，系统会提示是否继续。（六）金额栏在输入完前面的项目以后，就可以输入金额了，金额分为借方金额和贷方金额两栏，每条分录的金额只能在借方或贷方，不能在借贷双方同时存在。如果要将已录入的金额转换到另一方，只需将光标定位于要转换的金额栏上，然后按“空格”键进行切换。若要输入负金额，在录入数字后再输入“-”号，系统即会以红字显示。如果在凭证录入时需要对当前分录作自动借贷平衡可使用快捷键Ctrl+F7完成。（七）结算方式，结算号，结算日期如果所录入的科目是银行存款，并且在账套选项中将银行对账选为“是”，您就可以在这里选择结算方式，录入结算号
20、和结算日期。（八）数量，金额如果会计科目中选择了下设数量金额核算，系统会要求您输入数量和单价，系统会检验数量单价的乘积是否与原币金额相等，如不相等，系统会提示是否继续。如果选择“是”则按输入的金额保存，若选择“否”则系统要求修改相应项目，以使金额数量单价。此外，系统还可以由数量、金额自动计算出单价。在凭证录入、修改窗口中，如果凭证分录中的会计科目为核算所有币别或单一外币属性，则系统除了保持原来的由汇率、原币算出金额外，还可以由汇率、金额自动算出原币金额。在输入了借方及贷方金额后，系统会自动将借方金额和贷方金额合计数分别显示在合计栏中，只有借贷方合计栏数值相等，记账凭证才能存盘。凭证录入完毕后，
21、单击“存盘”按钮系统即可保存所录入的凭证，如果“账套选项”凭证参数被设置为“保存后立即新增”时，系统会显示空白凭证等待继续录入凭证，否则，您必须按“复原”才能新增凭证。四、凭证记录的跳转功能在凭证录入或修改窗口，可通过按钮跳转来查询、修改凭证。查询窗口如下图所示：图4-15在该凭证查询窗口中，输入相应的查询条件并确定后，系统将调入唯一符合查询条件的记账凭证，供用户查看或修改。待凭证都录入完毕，要结束凭证录入时可从菜单中选择“退出”或单击工具条中“退出”按钮即返回会计之家窗口。期末调汇本功能主要用于对外币核算的账户在期末自动计算汇兑损益，生成汇兑损益转账凭证及期末汇率调整表。系统执行此功能时，是
22、根据在会计科目中的会计科目属性来进行的，只有在会计科目中事先设定为期末调汇的科目才可进行期末调汇处理。在账务处理窗口中，单击期末调汇按钮。系统会进入期末调汇向导窗口，如下图所示：图4-48在这里系统将说明期末调汇的工作内容等项信息。观看完毕之后，可单击前进按钮进入下一步操作，也可以按取消按钮，放弃期末调汇。按下前进按钮后，系统进入期末汇率输入窗口，在这里，您可以根据要调汇的期末记账汇率在此处输入期末记账汇率，系统将根据此汇率来计算汇兑损益。图4-49输入完期末汇率之后，继续按下前进按钮，调汇向导就来到了汇兑损益科目代码输入窗口。如下图所示：图4-50因为系统要根据调汇结果来自动生成结转汇兑损益
23、的记账凭证，所以系统必须要知道汇兑损益结转的对应科目。在这里输入的汇兑损益科目必须是一个最明细级科目。如果汇兑损益结转的对应科目下设核算项目，在选择该科目的同时，您还需选择相应的核算项目代码。正确输入了汇兑损益科目代码之后，按下前进按钮，系统就来到了记账凭证参数窗口，如下图所示：图4-51在此窗口中，系统提供了生成转账凭证和输出汇率调整表两个选项。1、生成转账凭证选项选择生成转账凭证选项，则系统将根据调汇的情况，将期末调汇的结果直接生成记账凭证。选定生成记账凭证选项之后，要求输入凭证摘要的内容以及选定记账凭证的凭证字。2、选择输出汇率调整表选项选择本选项之后，系统将期末调汇的结果生成汇率调整表
24、，供查询或打印。以上的各选项选择完毕之后，即可按下完成按钮开始期末调汇处理工作了。在计算完成期末调汇工作之后，系统会根据您的选择生成转账凭证或汇率调整表。同时，生成的调汇凭证和汇率调整表中包含有核算项目设置功能。（但只限于单核算项目）如选择输出汇率调整表选项，则系统会输出如下图4-52所示的汇率调整表，您可以查看或打印该汇率调整表。图4-52相关主题：调汇历史记录期末结账在本期所有的会计业务全部处理完毕之后，就可以进行期末结账处理了。系统的数据处理都是针对于本期的，要进行下一期间的处理，必须将本期的账务全部进行结账处理，系统才能进入下一期间。统在过账之前要对账务处理进行检查，必须将本期间的所有
25、会计凭证及业务资料全部输入了电脑并且过账之后才能结账。如果系统发现本期内还有未过账的记账凭证，系统会发出警告，然后中断结账。系统在进行结账之前，还要检查“期末调汇”、“结转损益”、“出纳扎账”以及“计提折旧”四项处理事项是否已经完成。如果其中有一件事项未完成，则系统会提示您还有哪些事项没有完成，要您确认是否要继续结账。在全部事项处理完毕后，系统开始结账。窗口中显示进度指示器，反映结账工作的进程。在结账过程中，如果想改变想法，中止结账可以单击取消按钮，系统会弹出提示窗口，询问您是否要中断结账过程。在结账后，如果用户认为所做的结账操作不合适，需要进行回退处理，请咨询金蝶软件科技有限公司的技术支持机
26、构。如果当前的会计期间是年度的最后一个会计期间，则此时结账是执行年结过程。年结基本上与日常结账没有什么区别，但年结的实际内容则完全不同于日常结账。年结时，强制用户做系统备份。系统在年结过程中，将所有的凭证及业务资料全部删除，只将有关账务数据的余额及发生额结入到下一年。年结结转到下一年度之后是无法反结账的，因此在进行年结时要特别慎重。进行年结后所有的凭证及业务资料全部都被清除，只有账套备份中留有这些数据资料。必须要仔细保存好这些备份数据，以备查账时能恢复出来记账凭证及业务资料进行查询等处理。结账完成之后，系统进入下一个会计期间，并返回到结账处理窗口。备份账套的查询：年结后，除有关部门业务记录结转
27、到下年度外，所有的当年度已过账的凭证及业务资料全部保留在备份账套内，要查看年结前的账套数据资料可采用续改账套文件名的后缀形式打开备份账套，如原账套名为“SAMPLE.AIS”，则年结后查询备份账套文件为”SAMPLES.A04”。其中后缀名可以为“A+年份”的形式。进行期末结账后，还可以进行反结账功能，将当期会计期间退至其上一期会计期间，其具体操作方法只能使用快捷键Ctrl+F12。但是如果您已经进行了年结操作，则不能使用该方法。凭证过账凭证过账就是系统将已录入的记账凭证根据其会计科目登记到相关的明细账薄中的过程。经过过账的凭证以后将不再允许修改，只能采取补充凭证或红字冲销凭证的方式进行更正。因此，在过账前应该对记账凭证的内容仔细审核，系统只能检验记账凭证中的数据关系错误，而无法检查业务逻辑关系。这其中的内容只能由会计人员自已检查。注意事项：为了方便用户对已经过账凭证的修改，系统提供了反过账的功能（Ctrl+F11），进行反过账、反审核的凭证就可以进行修改和删除了。
