1、培训学校前台工作手册分管中心销售部工作手册前言前台是展现*形象、体现*风采的最前沿,是*教育的窗口,是向顾客展现*服务理念的起端;咨询课程顾问的形象与举止代表着所有*人的形象和文化;这个职位是貌似简单而又极富挑战,要求课程顾问具备优雅的气质,良好的心理素质,灵活有效的沟通技能,富有内涵的专业能力,权变通达的处事行动力,积极进取富有学习创新精神,这个职位,要求课程顾问综后能力较强,需要课程顾问既是一个咨询师,又是一个销售高手,更像一个医生,给学生作一个合适的学习规划,还真得有望闻问切的功夫;这个职位、部门的行事应是举轻若重,观一叶知秋、窥一斑而见全身,课程顾问应成为*这条龙的画龙点睛之笔,具备极
2、强的观察、发现、反馈、思考、解决各类教务及服务工作的能力。2011年对于前台课程顾问核心的价值理念定位如下:真诚、热情、温馨、规范、高效一、工作形象与工作态度1、严格尊守公司规章制度。2、按时上下班,无迟到、早退、旷工现象。有事须提前请假。(一天假提前一天,周假提前两周、月假提前半月,连续两天未到且未请假者视为离职处理。3、遵守企业伦理,遵守校纪校规、服从领导。4、所有课程顾问要求形象得体,着工作装或正装(有工作牌时需戴工作牌,男同仁不留长发,女同仁着淡妆。5、前台课程顾问工作应积极、热情、主动、亲切而富有耐心。6、接待客户运用标准规范的语言,接待客户需要始终保持八颗牙齿的微笑,体现*人的风采
3、。7、工作时间内各课程顾问人员不许闲聊、嬉戏、打闹,不允许上班时间聊Q、上网作工作以外的事情,多一些时间学习专业知识,提升技能。8、用心服务客户,不可轻易乱承诺家长;针对客户的建议、投诉要虚心接纳,及时、高效的解决。9、服从分配,敬业爱岗;忠诚学校,维护集体荣誉;责任心强,敢于承担责任;10、乐观向上,勇于突破;能虚心接受他人意见。11、同事关系相处融洽;乐于助人。二、课程顾问工作职责1、各学期招新任务指标的完成。2、各校区前台相关事务处理。前台客户的咨询、接待、跟进、测试及试听等各类服务。家长或学生投诉受理。学生报名、引导收费、课本发放工作。学生礼品兑换工作。3、咨询、报名、电话跟进等各项数
4、据整理统计和核实工作,并及时上报相关人员。4、关注校区环境,课前及课间巡查、秩序维护,校区值日人员的安排及监督。5、发现突发事件、安全隐患等各类问题及时解决,重大异状向上反馈。6、办公类、消耗类物品的出入库登记发放工作。7、日常教学服务如教室安排、课业辅导协调、看电影学英语的配合、各类服务的时间安排等等8、家长满意度调查、统计。9、招新电话邀约、蓝单追踪10、主导公开课、课程说明会的开展11、节假日期的值班安排12、学校领导或校区主管临时交办的其他事项。附注:日常规工作明细 三、课程顾问作息时间及请假制度基本统一安排:课程顾问上班时间安排 各校课程顾问请假一天以内由校区主管直接批示,超过一天O
5、A上报分管中心经理审批,校区主管请假需经分管中心总监审批;一天以上三天以内的需OA 书面申请;以上所有请假批示后需交纸质假条至校区信息员处月底汇总到人事。超过三天以上的请假需以纸质形式本人层层批准上递总部行政中心审批备案。 四、校区日常管理1、前台基本接待流程: 新生咨询接待特别文字说明:前台接待客户的标准化流程客户到访后。起立、热情、八颗牙齿的微笑打招呼:“您好、早上好、上午好、晚上好、家长您好。”了解到访目的。“有什么可以帮到你吗?”普通日常事务新生到访咨询正常处理了解学生基本情况(包括学生的年级、所在学校,班上学习情况,孩子性格特点,兴趣爱好了解家庭基本情况(咨询的科目、近段时间想要达到
6、的培养目标、此次咨询要报名学习的强度度基本把握、并初步判断出家长属于哪类人群建议学生做水平测评(要把握学生心理。许多逆反、对学习不感兴趣、性格内向、恐惧考试的学生,要解除孩子的压力,告诉:“我们玩一个游戏,这个不是测试,不要有压力,会做的便做,不会做的便放在那里,没有关系,老师主要是想了解你英语学习的知识结构面,考不好也没关系,因为它只代表你以前的学习情况,并不能代表你在*的学习及影响力。”在此过程中总是亲切的叫出学生的名字,就像很久未见的老朋友一般。利用学生测试的30分钟同家长培养感情。(可以聊*的理念、*的学习计划安排、*的辉煌的成果、家庭的学习条件、家庭成员的沟通、居住的环境、作息时间、
7、文化氛围、对孩子的期望、对孩子的教育特点、对老师、学校教育的看法、孩子在家的学习情况等等中途观察孩子做试卷的情况,给家长递杯水。试卷做完后,改试卷(正确的画勾,错误的画圈找专业人士作试卷评讲(可根据场合及时间的许可性与否来决定是精进还是泛讲或是抽样讲运用试卷评讲,结合孩子情况运用十大行销法则攻单。瞄准时机,让家长填写蓝单。制定一个完整的学习计划、对学生进行合理的分班带领客户在前台缴费报名。(未带现金者,最好让其先交定金,便于追踪,成交机率将高很多带学生熟悉环境、认识老师、告知第一次正式上课时间,并家长期许转告教师关注学生第一次正式上课。重要环节文字讲解:、了解学生基本情况(包括学生的年级、所在
8、学校,班上学习情况,孩子性格特点,兴趣爱好等。、了解家庭基本情况(咨询的科目、近段时间想要达到的培养目标、此次咨询要报名学习的强度基本把握、并初步判断出家长属于哪类人群。、建议学生做水平测评(要把握学生心理。告知学生主要是想了解你英语学习的知识结构面,考不好也没关系,因为它只代表你以前的学习情况,并不能代表你在*的学习及影响力;在此过程中总是亲切的叫出学生的名字。、利用学生测试的30分钟同家长培养感情。(可以聊*的理念、*的学习计划安排、*的辉煌的成果、家庭的学习条件、家庭成员的沟通、居住的环境、作息时间、文化氛围、对孩子的期望、对孩子的教育特点、对老师、学校教育的看法、孩子在家的学习情况等等
9、。、与家长交流沟通时要将将*教学理念、教学特色、课程体系特色等表达全面,要热情解答家长关心的问题。、学生测试试卷做完后,改试卷(正确的画勾,错误的画圈,并对试卷进行评讲。、制定一个完整的学习计划、对学生进行合理的分班;根据学生的测试成绩、学校制定的分班依据及标准、学生的年龄等进行分班,体现学校的专业性、个性化等。2、投诉处理流程动感*投诉处理规范培训业的工作性质决定了学校必须接受客户的投诉,对投诉持什么态度,反映了学校的服务意识。将投诉理解为不断提升自身服务水平、塑造*良好形象的机会。、真心诚意地帮助客户解决问题。、细心聆听,不反驳,对过激言论保持冷静。、清楚记录。、监督相关部门立即处理。、满
10、足客户合理要求,及时回复处理结果。、做好回访,并将投诉整理分析。、在处理投诉的过程中,应遵循学校的原则灵活处理。关于投诉处理流程: 3、试听及电访流程: 客户电访流程明确调查的目的选定要电访的班级(常规情况下,每个班级都要调查,但在特殊情况下,可以根据需要抽取班级调查先与被调查班级教师进行沟通。(对班上学员作基本的摸底,要了解学生平常学习情况选择有效的时间,蕴酿激情,准备好记录本,并将要调访的问题罗列出来。电话的主体1、寒喧、关心,联络与客户的感情2、说明打电话的意图3、根据当时打电话的环境适当的安排电话的长短(一般3至5分钟,通过罗列出的问题获取基本信息,对该家庭在*学习的满意度作出基本的判
11、断。4、询问家庭的期许及建议。将调查的结果反馈给校区主管及教务主管并汇总给上级部门。群体研讨对策。经验分享,过失改进。4、补课流程: 5、各类物品申请流程及管理申请:现各校区对分管中心负责,各类物品的审请需报分管中心审批后转相关部门:关于企划、宣传类用品报校区主管转销售部(分管中心,销售部审批后转企划,企划制作后送校区。关于办公类用品及消耗类用品按之前流程各前台报校区主管审核后转销售部经理助理,销售部经理助理审批后转总务,总务安排物品送达校区。各类重大类物资及维修等各校区主管审核后转销售部经理(分管中心总监,销售部经理审批后转总务经理。各类重大活动、礼品、经费的申请校区主管审核后转分管中心总监
12、审核后报校长最终审批转行政中心安排相关人员处理送达。管理各类物品尤其是教材到各校区后校区安排专人签收、清点并作入库登记。所有物品领用均按销售部提供的表格进行领用登记。每月月底定期对库存进行盘点。在申请物品时尤其是各学期教材申请需充分预估并扣除库存数。财务部门每月会安排专人到各校区核查,请各校区主管严格管理。6、代金券申请使用流程、代金券的使用需根据各校区的现阶段需要、目标出发向分管中心提交申请方案及金额。、分管中心审核后交行政中心审核再转张校审批。、审批通过后转交财务,各校区主管从财务领取代金券。、代金券运用于老带新及一些特殊情况的处理。、代金券由校区主管管理,使用时需校区主管审核发放。、代金
13、券的发放使用需表格记录,申请每一项用完后汇总使用情况表格及金额报分管中心及行政中心备案。7、前台相关表格使用规范:“来电来访表格”运用要求前台所有新生来电来访一律登记。相关信息如:学生姓名、学校、年级、联系方式、信息来源等要求必须完整准确填写。各校区主管对来电来访记录进行相关管制,根据来电来访的转化率采取相应应对措施,招新高峰期时每三天需核对一次进度。来电来访资料需要录入校区信息收集库。“学员意见建议表”运用要求准确填写“来电、来访、建议、投诉、事由”等。经手人职权范围内的事情立马解决,并向建议人或投诉人讲解处理结果。经手人非职权范围人的事情上报处理人,24小时内追踪处理结果。“各校区信息收集
14、”表格要求每次活动所收集新生资料、信息按要求及时录入电脑。每次电话跟踪后将客户所属类型进行区分并在电脑中标记,公开课、课程说明会邀约时可根据时间紧急与否调取相应资料。每追踪一学员报名后将信息收集中新生变换为老生。相关表格各校区以统一、规范使用,在前台需要用资料夹进行整理摆放出来的表格有4样:即“来电来访表”、“学员意见建议表”、“交接登记表”、“办公用品出入库表”8、关于前台报班情况的统一操作:、前台课程顾问在引导学生报班时需充分关注每个班级的“班级饱和率”和“超编”现象:所谓“班级饱和率”:即每个班额有一定学生数额指标,班级人数基本达成班额指标,是为班级饱和率高。所谓“超编”指,班级现有人数
15、严得超出班级指定数额指标。于是有引导学生报班时需要注意几个原则:、同一层次第一个班不饱满的情况下,不开第二个班;特殊情况最多2个,绝不超过3个。在报班时也是一个班报满推另一个班,不要班开了很多,每个班几个人,纠结。、各科目分段的班级定额指标统一规定如下: 、同等条件下,新开设的班级教学中心优先排给班级人数先行饱和的同仁。、对外公布的课表由分管中心汇总后统一下发,教学中心及各校区增开新班需经分管中心审批后方能开设,所开班以分管中心提供的为准。、对外公布的课表将进行分段推出,一段课表需优先老生续班,二段课表兼顾新老学员,三段课表以开新班为主。续招工作开展时班级学位先优先老生报班,控制时间截点过后才
16、考虑新生。9、校区环境、文化布置管理在校区环境管理上要求上实行5S管理:“5S”内容包括“整理、整顿、清扫、清洁、素养(修身”:5S是整理(Seiri、整顿(Seiton、清扫(Seiso、清洁(Seikeetsu和修身(Shitsuke这5个词的缩写。因为这5个词日语中罗马拼音的第一个字母都是S,所以简称为5S,开展以整理、整顿、清扫、清洁和修身为内容的活动,称为5S活动。5S活动的核心和精髓是修身,1:整理。将工作场所事物永远划分为需要与不需要;不需要的事物要严格区分开来。、每周上班第一天,将不需要的事、物进行一次整理,并加以处理,相关文字表格归档。、每天下班前进行自我检查,将当天工作事务
17、不需要的物品、资料作出处理。、废弃物品可回收进行回收,无法再利用的扔进废弃桶。例如:对于纸张的利用,将单面白的纸张可以回收用拿打印一些不是很重要的文件。2:整顿。将需要的人、事、物加以定量、定位。前台所需要的一系列表格、文具、资料、日常小用品均按具体数量分门别类的归档存放。前台的花荟、报刊杂志及沙发均要在固定位置摆放,整理。海报张贴于固定的位置,相关文化信息、火爆榜、各学科相关成果展示、优秀学员照均专栏张贴前台各抽屉每周进行整理,保证内外统一,各类物品归档,使用时能迅速找到,使用后还归原处。3:清扫。每日上班后十分种内将前台范围进行整理、清扫,下班前十分钟将前台请卫生人员清扫一遍。各类海报、宣
18、传物品定期更换,一旦过时立即清理。校区各类器械,教室,办公区域的相关大件物品每日检查,有需要维修时及时报修4:清洁。前台物品摆放要整齐,而且要清洁卫生,人员离开时保持桌面整齐干净。关注教室走道的整洁,墙面的清洁,教室及办公室桌椅的摆放整齐、桌面清洁。前台人员一律工装,仪容仪表整洁,待人接物注意礼节礼貌、要尊重他人。不可在前台大声喧哗、嬉戏打闹说笑。5:修身提升自我修养。前台人员需勤练专业能力,每日熟悉专业知识。定期自我学习或安排咨询接待沙盘演练课程。每周自我学习或接受销售类课程培训。提高服务意识,并能有针对性的解决客户个案要求。关于优秀文化墙的使用:现在全校均有校区文化建设的几大板块,其中优秀
19、学员墙使用的意义在于:1、对老学员进行表彰,肯定赏识优异学员,增强他们对*的归宿感,有利于续班。2、对优秀学员进行表彰,在班级颁发荣誉证书,能促成你追我赶的学习风气,形成积极向上的学习氛围;在一些升学考试中可以作为学生的一项荣誉,间接的帮助客户,也可以提升*品牌,可谓一箭三雕。3、对于招新有极大的帮助,一般优秀学员总会有些气场,当新生前来咨询时发现邻居、亲朋、教师等等相熟人员的子女在此就读,必将是一个活广告,一个好的宣传介绍。规范使用流程如下:1、优秀学员的评选时间点:因寒暑时间较短,春秋季学期期末时进行评选。2、优秀学员的评选标准参考:、成绩优异或进步显著学员。(主要指标、学习习惯、态度表现
20、较好的学员。、在班级中有核心影响力的学员。、班级相关评比优胜者。、老带新较多学员,对班级贡献较大的学员、缺课率低的学员、收获“鱼仔”、多多卡较多的学员。3、各校点各学科优秀学员的比例参考:优秀学员墙可放置照片数量(校区该学科学生人数/校区学生总数4、优秀学员评比的具体操作:、学校结课前校区主管算出各学科评优秀学员人数子标给各学科教务主管、各教师根据教务主管分配给班级的子标在班级内进行评选确认并将学生名字、年级、所在公立学校、获奖理由等资料汇总给企划。、各校区主管上报优秀学员名单总数至分管,分管通知总务部购买荣誉证书。、分管中心安排人员在荣誉证书上盖上*专用章,然后分流到各校区。、教学中心安排各
21、校区教务主管联络企划给优秀学员拍照,照片冲冼时需在照片下印上学生姓名、年级、其所在公立学校及获奖理由。、各校区教师组织召开家长会或班级会议,在结课前对优秀学员进行会务颁奖,颁发荣誉证书及小礼品(小礼品可以与校区主管商量在礼品柜中酌情挑选,亦可奖多多卡、分管中心从企划拿加工后的照片成品发给各校区,校区主管安排人员将优秀学员照片在优秀学员墙公布,春季学期定期更换,校区进行维护管理。附注:、各学科在各校区均有一块成果展示栏,展示栏由各学科自行安排、设计,尽量展现出学科特色、成绩、*的品牌,优势,请各教学中心总监亲自把关。、各校点重大信息及咨询请在信息专栏进行公布,粘贴时请注意整洁美观、各校点海报请张
22、贴在固定规定区域内,不定期进行更新、维护。目前正是续招的关键时节,各校点请注意整体环境布置的规范、整洁、舒适、有序,给客户留下美好的形象,从而更增加报班的机率,续招是一个组合拳,请充分关注每一个细节。10、课间秩序管理,巡课、校区日检查。课间秩序:每节课课间休息,交接班均要安排专人1-2人次在校区范围内来回巡查,严格执行校区管理制度,如学生守则等,不许学生课间疯狂跑动、打闹、冲撞,发现异状及时处理。交接班时严格实行隔离带管理制度。周中交接班时间为晚7点;周末交接班时间为上午10点,下午4点,隔离制度要求如下:A、专人提前10分钟在隔离带处守候,安排一进一出通道,未到点时只许出,不许进,学生、家
23、长一视同仁,接送孩子的家长都要求在隔离带外大厅或休息室等候。B、下课时间点过后3分,如周中为7点到3分,周末为10点3分,4点3分守隔离带的人员删除隔离带, 10分上课时再将隔离带拉上,上课期间不能有闲杂人员在校区逗留。C、隔离带制度要严格执行,养成习惯,常期坚持,一月左右家长也会形成习惯,其目的意义在于保证校区有序秩序及课堂教学质量,避免课堂最后10份钟受外来干扰。(各教室钟不准的要及时调整、每节课上课5份钟后课程顾问到各教室外巡查一次:主要检查该教师是否在课堂、课堂是否有序、考勤是否及时打及时跟进。、每日专门值日生检查教室的桌椅摆放、水电的使用,下班前水、电、电脑、门锁的、财物的检查,在值
24、日生板上写出监督改进意见。11、校区安全管理、知会所有教师各校区所有人员定餐需在前台登记,未登记未告知的可以给其退回,所有送餐人员止于前台,不得进入教学、办公区域。、上班时间前台必须确保有人留守,一人在前台值班时必须提高警觉,任何人进来均需要招呼,观察过滤,陌生人员未经允许可不得进入教学、办公重地。、课间安排专人巡查,发现各类安全隐患第一时间整改,例如:漏电、漏水、暗火、利器、器件毁损,楼梯栏高、坏桌椅。、学生补课需安排在教室,若因为教室限制而不得不安排在办公室的,需要知会办公室各教师,课程顾问进行确认再安排。、各校区前台配备安全药品箱,准备一些常备的药品如:消炎、止血、止痛、创可贴等。、各类
25、重大活动,人群密集的场合,需安排专人疏导,有时甚至可以用上扩音器。、重大或日期较长时间的休假,各校区需作全方位清查,将各类重要物品集中管理,安排专人值班时需要充分关注财物安排,不可脱岗。、恶劣天气上下班时要充分关注门窗,不允许在校区办公、教学区域抽烟。、学员家庭随身携带物品、交通工具需停放在合适的地方,要加以监管,不合适的地方要有醒目标示提醒,丢失概不负责;在前台需准备相关储物柜,有相关不慎落下的物品需登记认领。、各校点前台安排专门雨天放伞装置,保持地面干燥,以防摔伤。、各校区校点下课期间严禁学生擅自外出,以免在外发生不可控的安全事故。12、欠退费制度关于退费流程:现在校区退费具体流程公示如下
26、:教学过程中及时发现问题学生,防患于未然。学生缺课,教师需第一时间进行电话沟通;学生迟到、欠费,信息员第一时间追踪,有任何异状第一时间反馈给任课教师前台课程顾问接受家长要求退费信息的,询问学员退费因由,迅速将相关信息转告任课教师。任课教师及时与学员及其家长沟通了解情况,分析原因,进行游说。任课教师游说不成功的报教务主管,教务主管以主管身份又一次进行游说。教务主管游说不成功的报校区主管,校区主管去电以校区名义再次从侧面挽留。最后仍无法沟通的学员由校区主管知会信息员;信息员找教师、教务主管签字后预约家长退费。退费前财务信息员找校区主管签字,校区主管找家长作最后一次谈话,面对面了解本质原因,留下好印
27、象,以为长久计议。关于欠费的处理流程:1、报名时要求交全额,如果是定学位的,要求学期开课前交清全款。2、实行超费300元停课制度;停课只针对未交清全款的学员,3、停课的流程实施为:、余额200元时信息员提醒,通知补交余额;、欠费100元时再次提醒补交余额,并告知学校超课费300元停课处理制度;、欠费300元时通知停课并知会教师,如若缴费,及时复课。、当天上课教师询问前台若仍未缴费,则告知其去前台财务室打电话给家长。、学员补齐差额,予其复课。相关校区欠费每日明细表以及催费通知单见附表。13、课堂开放说明:*教育本着学生开心、家长放心的理念,自2011年春季开始课堂对外开放,为保证对外开放的质量及
28、因受部份校区现有教室的现状和各科目发展的不平衡发展需求,故计划分步分科目分段推进。经与教学中心商讨:课堂对外开放不用全学期每天开放,基本上放在周末,开学后第二周小标英语、科学;第三周六年级英语、语文;第四周:中学英语、数学,按此规律依次类推,各校区根据统一模板排出课堂对外开放的表格,温馨提示对外派发:基本模板: 旁听开展流程安排:1、各校区排出校区各班级对外开放课的具体时间安排,基本上四周可轮一次。2、教学总监在教学中心会议上安排布置教师听课安排,教师根据自己班级所在教室每次可容纳听课人数将班级学生分小组划分,然后每次听课前通知一组。3、学期开始前前台课程顾问在信息栏中张贴对外开放课时间安排表
29、及听课制度。4、在开放课前一天,各教师与前台合力布置好教室,校区主管负责检查。5、家长听课前在前台登记领取听课证,前台强调听课制度,听完课后归还前台听课证。6、发放听课家长听课意见建议表,听课完后收回。相关表格有:1、听课登记表,2、听课反馈表,3、听课安排表。听课制度:1、听课家长需按照学校规定,在教师的预约通知的时间来听课,个别时间上冲突要修改的需提前预约教师。2、听课家长需提前上课10分钟在前台登记领取听课证,无证不能进课堂。3、一旦进入课堂需遵守课堂纪律,不允许在课堂上接听电话,手机需调节成震动或关机;不允许交谈或发问,若有疑问课后咨询教师;中途不能离开课堂,不能频繁进出课堂,也不可在
30、课堂内来回走动若影响到正常课堂教学秩序将取消听课资格。4、听课完后需归还听课证到前台,有听课反馈的可交于前台教师汇总。二、招新类13、公开课课程说明会公开课课程说明会分议前、会议中、会议后,具体文字见另外的公开课课程说明会资料 14、电话销售: 关于陌生电话资料的销售步骤:1自报家门:“我是*教育的*老师”2、平稳过度,打消客户防范心理:“是这样的,李剑他们荔园外国语学校六年级1班上有很多同学在我们这儿学英语,老师也推荐了一些同学过来,刚好这会儿下课,聊起来,有点时间,打个电话给你,不知您是否有考虑给李剑在外面加强一下英语的学习。”3、探听客户对*的了解,探听客户对英语学习的需求:“您之前有没有了解过*吗?”或“你听过*吗?“没听过”4、用精练的话絮介绍*:“是吧,*教育是中小学生英语/数学的课外培优机构,是考市外的第一品牌,今年六年级我们考市外考了128个,而市外每年才招300多个学生,将近占了三分之一,*一直以来是做口碑,现在我们在校的2-3千学生全是家长/老师互相介绍来*的,我们很少打广告,就目前英语来说,在整个深圳
