1、谈应用计算机公文处理的方法与技巧谈应用计算机公文处理的方法与技巧一、公文处理（一）基本概念1、公文的概念公文就是公务文书，是国家机构及其他社会组织在公务活动中，按照特定的规范体式，经过一定的处理程序形成和使用的具有法定效用的书面文字材料，是传达贯彻党和国家政策、方针，发布行政法规和规章，施行行政措施，指示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。2、公文的特点：由法定作者制发；具有法定的现实执行效用；具有规范的体式；履行法定的程序。3、公文的功能：领导指导作用；法规作用；宣传教育作用；交流和知照作用；依据和凭证作用。4、公文的分类从文体的来源和使用范围分，可分为对外文件、
2、收来文件、内部文件；从行文关系上分，可分为上行文、平行文、下行文；从文件的机密性分，可分为机密文件、内部文件、公布文件；从文件的性质、作用分，可分为法规文件、行政文件、党内文件；从文件的使用范围分，可分为通用文件、专用文件等。通用公文主要有：规范性文件，如条例、规定等；领导指导性文件，如命令、决定、通知等；公布性文件，如公告、通告；呈请性文件，如报告、请示等；商洽性公文，如函；会议文件，如会议纪要。5、公文的格式公文的格式，是指公文的各组成部分在文面上所占的位置、相互的关系及排列的规定。公文的格式，一般包括公文用纸规格、公文印刷格式、公文书面格式等。公文的书面格式主要包括：文件头部分、正文部分
3、和文件尾部分。（1）文件头部分：发文机关名称、发文字号、秘密等级、紧急程度、印数编号、上行文签发人。（2）正文部分：标题、主送机关、正文、附件、公文签发机关、发文日期、印章、附注。撰写公文标题要注意：标题应准确、扼要、明快地提示出全文的核心内容和主要目的；要避免转发文件时文称重叠的现象；标题排列要美观、匀称。（3）文件尾部分：主题词、抄报抄送机关、印发机关、印刷份数。选用主题词要注意：主题词必须准确；主题词要有层次性；不能把标题和主题词混同。（二）常用公文1、通知适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通知的特
4、点：应用广泛，使用频率高；内容单纯，行文简便；具有执行性。通知的结构：标题。一是完全型标题，即由发文机关、事由和文种三部分组成；二是由事由和文种构成。主送机关。正文。开头部分，写明制发通知的理由和目的；中心部分，写明通知事项，即要求受文者办理、周知或共同执行的事项；结尾部分，一般使用惯用语“特此通知”结束全文。例文：(会议通知)关于召开街道社区党建工作交流会的通知各社区：定于年月日召开街道社区党建工作交流会，现将有关事项通知如下：一、会议议题：二、参加人员：三、会议时间：四、会议地点：五、有关事项联系人：电话：区街道社区工作办公室年月日2、通报适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。通
5、报的种类和写法：（1）表彰性通报。正文有三个层次：概括介绍先进事迹或经验，把时间、地点、主要事迹或经验写得翔实简洁；分析重大意义，着重分析先进事迹或经验产生发展的原因；表彰决定，交代清楚先进人物受了什么级别的奖励，并发出号召在什么范围内学习先进事迹或经验。（2）批评性通报。正文有三个层次：先总括错误事实，写明错误的主要情况，造成损失的轻重程度；再指出错误性质，认定错误的性质，指出严重程度，指出这一错误违反哪些法令、政策，应该从中汲取哪些教训；最后作处理决定，引以为戒，对错误的直接责任者和有关人员或单位，要依照有关规定作出恰当处理。（3）情况通报。这种通报是通过传达重要情况，指出当前某项工作中出
6、现的带有倾向性的重要问题，引起有关方面注意，并阐明领导机关的鲜明意见。首先要把重要情况简明扼要地告诉受文单位，并指出这种情况是什么性质的问题，以引起高度注意。其次申明领导机关的态度和意见，起到通报情况指导工作的作用。3、决定适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。决定的种类及其写法：就某项工作作出重大安排的决定。标题要求写明发文机关名称、发文事由和文种，一般不能随意省略。会议的名称、决定的日期，应写在标题之下、正文之上，居正中位置。正文通常由决定原由和决定事项两部分组成。决定原由指对某项工作作出重大安排的依据，写在正文的开头，行文要简明扼
7、要，依据要恰当充分，令人信服。决定事项，这是全文的主体内容，主要包括开展工作的有关政策原则、执行的事项及有关的规定要求等。（2）对某个重大问题作出处理的决定。正文通常由开头、主体和结尾三部分组成：开头提出决定的原因和依据。这部分一般要求写出某一重大问题产生的背景、过程及危害性等，分析问题产生的原因，为下文处理提供充实、可靠的依据；主体提出决定的具体事项，这是全文的中心内容，是决定的核心和结论，一般采取分条式写法，态度要十分鲜明，用语要高度准确，分寸得当，行文要具体翔实、干脆利落。结尾提出希望和要求，这部分是决定事项的扩展和延伸，对决定事项起补充和强调的作用，在写作时要注意和上两部分前后照应，切
8、忌空泛套用，华而不实，以使有关方面明确执行决定的有关要求。（3）就设置机构、任免人员、召开会议或表彰、处分等重要事项作出的决定。例文：关于滕、蒋同志的任职决定各家禽养殖公司：根据工作需要，经公司研究决定，任命：滕为家禽养殖有限公司生产技术部经理助理；蒋为家禽养殖有限公司营销服务部经理助理。 农牧有限公司 年月日4、报告适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。常用的报告有两大类：呈报性报告、呈转性报告。呈报性报告的写法这类报告以汇报工作、反映有关情况为主要内容，行文目的是供上级机关了解掌握工作情况，为上级机关制订有关方针政策提供依据，以便更好地指导和开展工作，所以一要求上级机关批
9、转。呈报性报告涉及的内容极为广泛，或反映某项工作的进展情况；或反映工作存在的某些问题、动态和倾向等。其正文通常分为三部分：开头。用来总述开展工作的主要背景、主要做法或存在的主要问题等，作为发文的依据，然后常用“现将有关情况报告如下”之类惯用语过渡，领起下文。主体。这部分阐述的是报告的具体内容，如内容复杂，可采用分条式或分题式结构进行阐述，具体写法，要因文而异。如果是侧重于汇报工作情况，就要写出主要做了哪些工作，进展到什么程度，采取了哪些措施和方法，收到了什么样的效果，还有哪些不足等，可以按工作的先后顺序来写，也可以按工作的性质、内容来安排层次段落；如果侧重于反映有关的问题，就需要阐述问题产生的
10、原因，问题的危害性及解决问题的方法途径等；如果侧重于总结经验体会，就需要对取得的成绩和存在的缺点进行必要的分析，探索规律性的东西。总之，不管侧重于写哪方面的内容，都要详略得当、重点突出。结尾。常常用“特此报告”等惯用语收束全文。报告的写作要求：情况要属实、中心要明确、条理清晰。例文：(情况报告)关于情况的报告根据现将主要情况报告如下：针对，提出以下建议：北京积水潭医院处年月日5、请示适用于向上级机关请求指示、批准。请示的种类及写法：（1）请求批复性请示。这类请示涉及的大都是比较单一、具体的事项，或者是仅仅关系到请示机关单位的局部性事项，需要上级机关指示、批准后才能部署和实施。正文由三部分组成：
11、请示起因。这是正文的开头，用来交代请示事项产生的原因、背景，阐述请示的理由和依据。只有理由充分，才能给上级鲜明、突出的印象，便于迅速批复处理。请示事项。这是需要上级批复解决的具体问题，是请示内容的落脚点，必须写得明确、具体、一目了然，便于上级判断掌握，及时给予批复。请示结语。这是请示的结尾语，常用“以上请示妥否，请批示”等惯用语收束全文。（2）请求批转性请示。这类请示的内容大都是带有普遍性、全局性的问题，或者是比较重大、紧急的事项，涉及的范围较为广泛，往往需要通过上级机关的批转，发至有关单位贯彻执行。其正文也包括请示起因、请示事项和请示结语三部分。请示的写作要求：要坚持“一事一请示”的原则；不
12、要搞多头请示；请示的理由要充分有力；要注意行文的语气。请示与报告的区别：行文目的和作用不同、内容和结构不同、行文时限不同、批转的重点不同。例文：(事务性请示)关于在全国开展基本农田保护工作的请示国务院：为了全面贯彻落实党的十三届八中全会精神，巩固和发展划定基本农田保护区这项工作的成果，拟在全国推广这一做法。具体意见如下：以上意见已商得国家计委、财政部、建设部等部门意见，如无不妥，请批转各地区、各部门执行。 国家土地管理局年月日6、会议纪要会议纪要是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守和执行的公文。会议纪要具有较强的提要性，具有决议的性质，具有存查、备用的作用。按会议形式可分为：工作
13、会议纪要、座谈会纪要、办公会议纪要、联席会议纪要、协调会议纪要等；按纪要的性质和内容可分为：决议性会议纪要、部署性会议纪要、情况性会议纪要等。根据会议纪要的内容，其主要有三种写法。综合概述法。这种写法是把会议的基本情况、讨论研究的主要问题、与会人员的统一认识和看法、议定的有关事项综合到一起，用概括叙述的方法，进行整体的阐述与说明。归纳分析法。这种写法是把会议的主要内容分门别类地加以整理，归纳成几个大的方面或大的问题，然后加上标号或小标题分成几项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容写得多，问题谈得细，一些大型会议采用这种写法。发言提要法。这种写法的特点是把会议上具有典型性、代表性的言论加以整理
14、，提练出内容要点和精神实质，然后按发言的顺序或内容的类别加以阐述说明。这种写法能如实反映会议讨论的情况和与会人员的意见，适用于一些座谈会、讨论会和研究会的纪要等。7、函适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。函分为公函和便函两种。函的特点：以书信般的结构格式；语气谦恭、礼貌；直接面交或送（寄）达受文对象。函的写法：标题。函的标题一般由发文机关、事由和文种三部门组成。发文机关视具体情况一般可省略。发函的文种不管是联系函还是请批函，均可写成“函”，但也有写“公函”字样的。属答复性质的函，文种均须标明“复函”。主送机关。顶格写机关全称或规范化简称，后标冒号。复函的主送
15、机关即来函单位。正文。开头：发函的开头应简述发函的缘由或目的；复函的开头应引述来函的日期、文号或标题等。主体：发函要写清商洽、询问、告知、请准的主要事项；复函则要针对来函内容，作出具体的、明确的答复。不论去函还是复函主体的内容都要求明确、集中、单一，做到一函一事。尾语：发函一般用“专此函告”，“敬请函复”等作结；复函多用“此复”、“特此函复”等为结尾。尾语应根据内容、要求来拟写。落款：正文右下方署名署时并盖公章。正文除做到一函一事外，还要求语言得体，视内容、行文方向等掌握用语分寸并符合身份，做到多用雅语，既热情诚恳又务实直陈，有利办事。例文一（公函）： 市人民政府关于在铁路压煤改线 站建立交桥
16、的函 号委员会:铁路压煤改线站,位于我市县镇。由于该站的建设,原有的站西侧的平交道口按设计要求将要封闭。这样就阻断了沟通南北三乡一镇的交通要道,给乡镇企业和商品经济的发展造成了困难。另外,铁路以南五个村的大面积耕地在路北,由于铁路所阻,给群众的生产生活造成了很难克服的困难。站在dk308+893处虽有一座净高2.5米,宽6米,长220米的单孔立交兼排水涵洞,但因纵深太长,宽度较窄,高度很低,农机车辆不能通行,农忙秋收人畜难以通过。为此,请贵委员会给予照顾,在dk308+430处(原站西侧的平交道口处)建立交桥一座,以适应当地生产和需要。请研复。 市人民政府 年月日例文二（便函）： 关于商洽代培
17、统计人员的函金融管理干部学院: 得悉贵院将于3月份举办统计人员讲习班,系统培训统计工作人员。国务院关于加强统计工作的决定下达后,我厂曾打算集训现职统计工作人员,但由于力量不足,未能实现。现在贵院决定办讲习班,我厂拟派15名统计人员随班学习,请你们代培。如同意,将是对我厂统计工作的有力支持。代培所需费用由我厂如数拨付。盼于复函。 此致敬礼 机床厂(公章) 年月日8、证明信不论是哪种形式的证明信，其结构都大致相同，一般都有标题、称呼、正文、署名和日期等构成。(1)标题。通常有以下两种方式构成：单独以文种名作标题，一般就是在第一行中间冠以“证明信”、“证明”字样；由文种名和事由共同构成，一般也是写在
18、第一行中间。如“关于同志情况(或问题)的证明”。(2)称呼。要在第二行顶格写上受文单位名称或受文个人的姓名称呼，然后加冒号。有些供有关人员外出活动证明身份的证明信因没有固定的受文者，开头可以不写受文者称呼，而是在正文前用公文引导词“兹”引起正文内容。()正文。正文要在称呼写完后另起一行，空两格书写。要针对对方所要求的要点写，要你证明什么问题就证明什么问题，其它无关的不写。如证明的是某人的历史问题，则应写清人名、何时、何地及所经历的事情；若要证明某一事件，则要写清参与者的姓名、身份，及其在此事件的地位、作用和事件本身的前因后果。正文写完后，要另起一行，顶格写上“特此证明”四个字。也可直接在正文结
19、尾处写出。 ()落款。落款即署名和写明成文日期。要在正文的右下方写上证明单位或个人的姓名称呼，成文日期写在署名下另起一行，然后由证明单位或证明人加盖公章或签名、盖私章，否则证明信将是无效的。例文：证 明 信 大学党支部： 年月日来信收到。根据信中要求，现将你校同志的爱人、同志的情况介绍如下： 同志，现年岁，中共党员，是我校历史系教师，本人和家庭历史以及社会关系均清楚。该同志对教学工作认真负责，近年来多次被评为市级模范教师。特此证明。 省市大学党支部（公章） 年月日9、工作计划()计划的标题。计划的标题常规写法是由单位名称、适用时间、指向事务、文种四个要素组成。如建筑工程安装公司XX年工作计划。
20、除常规写法外，还有一些变通的写法。变通一方面表现在要素的省略上，一方面表现在文体名称的变化上。有些计划省略单位名称或适用时间，有的这两者都省略，如科研工作计划。此外，由于每一份计划所强调的重心各有侧重，其指挥性、约束性的强弱程度也有较大不同，计划不一定都用本名做标题，可以根据自身的特点和需要变换名称，如大学党委宣传部2011年度工作要点、党委中心学习组2011年理论学习安排。()计划的正文。前言：是计划的开头部分，简明扼要表达出制定计划的背景、根据、目的、意义、指导思想等，一般一两个自然段即可。主体：主体部分要一一列出准备开展的工作(学习)、任务，并提出步骤、方法、措施、要求。这是计划最重要的
21、内容，也是篇幅最大的一部分。通常主体部分由于内容繁多，需要分层、分条撰写。常见的结构形式为：用“一、二、三”的序码分层次，用“(一)、(二)、(三)”加“123”的序码分条款。具体如何分层递进，依内容的多少及其内在的逻辑性而定。结尾：结尾可以用来提出希望、发出号召、展望前景、明确执行要求等，也可以在条款之后就结束全文，不写专门的结尾部分。计划在结尾之后，还要署明单位名称和制定计划的具体时间，如果以文件的形式下发，还要加盖公章。10、工作总结工作总结可以大体分为：全面总结、专题总结、个人总结三类。总结的结构： （1）标题。由总结的单位、时间、内容或种类组成。如市场监督处GSP认证工作总结，也可以
22、省略其中一部分，如：毛泽东的关于打退第二次反共高潮的总结。总结标题有单标题，也有双标题。双标题就是分正副标题。正标题往往是揭示主题即所需总结提炼的东西；副标题往往指明总结的内容、单位、时间等。（2）前言。其目的在于让读者对总结的全貌有一个概括的了解、为阅读、理解全篇打下基础。（3）正文。要中心突出，重点明确、阐述透彻、逻辑性强、使人信服。正文的基本内容是做法和体会、成绩和缺点、经验和教训。成绩和经验。一般写法有二。一是写出做法；二是“寓经验于做法之中”。存在的问题和教训。要坚持辩论法，坚持一分为二的两点论，既看到成绩又看到存在的问题，分清主流和枝节。写存在的问题与教训要中肯、恰当、实事求是。（
23、4）结尾。一般写今后努力的方向，或者写今后的打算。这部分要精炼、简洁。计算机使用方法与技巧（一）文字处理Windows操作系统下运行的文字处理系统，常用的是Word和WPS系统，现以中文Word2003为例说明。1、启动和退出Word2003在Windows起始界面的左下角单击“开始”，将鼠标指针移到“程序”选项，单击“程序”级联菜单中的“Microsoft office Word2003”选项，进入Word2003工作环境。如图1所示：如果不想通过“开始”菜单来启动，可以通过双击桌面快捷方式图标启动Word2003。退出Word2003，可以选择以下方法之一：选择“文件”菜单中的“关闭”命令
24、。按Alt+F4键。单击Word标题栏右上角的“”按钮。2、创建、保存和打开文档1）创建新文档 如果要建立新的Word空文档，可以用以下两种方式：选择“文件”菜单中的“新建”命令，出现“新建文档”栏；单击“空白文档”选项卡，出现一个新的空文档。单击“常用”工具栏中的“新建”按钮来创建一个新文档。2）保存文档（1）保存未命名的文档具体操作步骤如下：单击“常用”工具栏中的“保存”按钮或者选择“文件”菜单中的“保存”命令，出现“另存为”对话框。在“保存位置”列表框中，选定保存文档的驱动器。在文件夹列表框中，选定保存文档的文件夹。如果要将文档保存到新文件夹中，可单击“新建文件夹”按钮，出现“新文件夹”
25、对话框，输入新文件夹的名字，然后单击“确定”按钮。在“文件名”框中输入文档名，然后单击“保存”按钮。（2）保存已有的文档如果要保存已有的文档，请选择“文件”菜单中的“保存”命令，或者单击“常用”工具栏中的“保存”按钮。（3）保存当前打开的文档按住Shift键并单击“文件”菜单中的“全部保存”命令，可以同时保存所有打开的文档和模板。如果打开的文档中有未被保存过的文档，将弹出“另存为”对话框以便用户命名文档。3）打开文档如果要打开文档，可以按照以下步骤进行：选择“文件”菜单中的“打开”命令，或者单击“常用”工具栏中“打开”的按钮，出现“打开”对话框。在查找范围内下拉列表中选定包含该文档的驱动器、文
26、件夹或Internet地址。在文件夹列表中双击各文件夹，直到打开包含所需文档的文件夹。双击要打开的文档。如果要打开的文档最近使用过，则会列在“文件”菜单的底部。从其中选定这些文档，可以快速打开它们。4）关闭文档如果要关闭当前活动文档，请选择“文件”菜单中的“关闭”命令；如果要关闭所有文档，请按Shift键，并选择“文件“菜单中的全部关闭命令。 3、输入和编辑文本1）输入文本创建一个新文档后，就可以在其中输入文本了。如果要输入中文，请按ctrl+空格键；如果要切换输入法，请按ctrl+shift键；如果要切换全角半角方式，请在中文输入法下按shift+空格键。如果输入时出现错误，则可以用键盘上的
27、、键把插入点移到敲错的地方，然后按Backspace键删除插入点左边的字符；按Delete键删除插入点右边的字符。如果要删除大量的文本，请先选定这些文本，然后按Delet键。2）选定文本在对文本进行编辑或排版时，必须选定要处理的文本。具体方法是：将光标指针移到要选定文本的开始处，然后按住鼠标左键拖动至要选定文本的结束处。要选定一行，将鼠标指针移到该行左侧的选定栏中，当鼠标指针变成箭头时，单击鼠标左键。要选定多行，将鼠标指针移到这些行左侧的选定栏中然后按住鼠标左键拖动。如果要取消选定状态，只需单击鼠标左键，或者按箭头键即可。3）移动文本（1）用鼠标拖动的方法快速移动，具体操作步骤是：选定要移动的
28、文本。将鼠标指针指向选定的文本，然后按住鼠标左键拖动。拖动时，会出现虚线插入点表明移动的位置。拖动虚线插入点到所需位置后，松开鼠标左键即可。（2）通过剪贴板移动文本，步骤是：选定要移动的文本。选择“编缉”菜单中的“剪切”命令（按Ctrl+X键），或者单击“常用”工具栏中的“剪切”按钮。将插入点移至目标位置。选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令（Ctrl+V键），或者单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮。4）复制文本（1）用鼠标拖动的方法快速复制，步骤如下：选定要复制的文本。将鼠标指针指向选定的文本，然后按住鼠标左键拖动。拖动虚线插入点到所需要的位置后，按住Ctrl键，再松开鼠标左键即可。（2）通过剪
29、贴板复制文本，步骤是：选定要复制的文本。选择“编辑”菜单中的“复制”命令（按Ctrl+C键），或者单击“常用”工具栏中的“复制”按钮。将插入点移至目标位置。选择“编辑”菜单中的“粘贴”命令（按Ctrl+V键），或者单击“常用”工具栏中的“粘贴”按钮。5）撤消和重复操作执行撤消或重复的操作相似，有以下3种方法：选择“编辑”菜单中的“撤消”（或“重复”）命令。按Ctrl+Z（或Ctrl+Y）键；单击“常用”工具栏中的“撤消”（或“重复”）按钮。4、格式编排1）字符格式编排（1）通过“格式”工具编排字符格式。这是设置字体、字号、倾斜和下划线等字符格式最快捷的方法。步骤是：选定要改变字符格式的文本，或
30、者将插入点放在要输入文本的位置上。单击“格式”工具栏中“字体”、“字号”列表框右边的向下箭头，从列表中选择要用的字体、字号。要改变某些文本的字形，首先选定相应的文本，然后单击“格式”工具栏中要用的字形按钮，如“加粗”、“倾斜”或“下划线”。（2）使用“字体”对话框编排字符格式，具体操作步骤如下：选定要设置格式的文本。选择“格式”菜单中的“字体”命令，出现“字体”对话框，如图2所示。在“字体”选项卡中，可以设置“中文字体”、“英文字体”、“字形”、“字号”、“下划线”、“颜色”、“着重号”、“效果”、删除线、双删除线、上标、下标、阴影、空心、阳文、阴文、小型大写字母、全部大写字母、隐藏等选项。设
31、置完毕后，单击“确定”按钮。（3）设置字符间距，操作步骤如下：选定要调整其间距的字符。选择“格式”菜单中的“字体”命令，出现“字体”对话框。单击“字符间距”选项卡，在“字符间距”选项卡，可以设置“缩放”、“间距”、“位置”等选项。设置完毕后，单击“确定”按钮。2）段落格式编排（1）设置段落对齐方式：一是利用“格式”工具栏中的按钮快速对齐；二是选择“格式”菜单中的“段落”命令，出现“段落”对话框，再单击“缩进和间距”选项卡，从“对齐方式”列表中选择一个对齐选项（见图3），然后单击“确定”按钮。（2）设置段落缩进：可以利用标尺设置段落缩进，拖动水平标尺中的缩进标记到要缩进的位置即可。如果要精确设置段落缩进，可按以下步骤进行：在一个段落中设置插入点，或者选定要设置缩进的段落。选择“格式”菜单中的“段落”命令，出现“段落”对话框。在“缩进和间距”选项卡的“缩进”组框中可以设置“左”、“右”、“特殊格式”等选项（见图3）。单击“确定”按钮。（3）设置段间距和行间距：将插入点置于或者选定待调整间
