1、关键词：秘书;素质;能力;专业 一、引言 随着我国的改革开放向深度和广度推进，商品经济日益发达，信息服务的市场扩大，对秘书的需求量也日益增大。可以预测，到下世纪初，随着工业化的现代结构的生成以及我国经济的逐步发展，秘书工作将更受社会的重视。它已不仅仅是一种较高级的职业，而且会成为吸引千万劳动大军的一门新兴行业。企业秘书必须是思想品德上的“马列者”,工作上的“老黄牛”,文字能力上的“作家”,综合素质上的“军师”,办事上的“经纪人” ,思想上的“战略家”。二、秘书的能力构成 现代企业制度的建立 ,是现代经济高速发展的必须 ,同时也对秘书工作提出更高的标准 ,与传统意义的 “秘书” 相比 ,现代企业
2、要求秘书更是 “全才” ,必须具有科学的预见和广博的知识 ,集多能于一身 ,构建自身的能力结构 ,同时 ,还必须具有高尚的职业道德和良好的心理素质。1.具有较高的文化专业素质 企业文秘人员应具有广博的基础文化知识。（1）是社会科学基础文化知识,如历史、政治、思想史,社会发展史,哲学理论等。在世界经济日趋一体化的今天,企业要生存发展,必然要进入世界市场参于竞争,这就要求文秘人员不仅要了解本国文化,而且要了解国外业务伙伴所属国家的历史变迁和民族文化形成。例如日本企业倡导的是儒家理论,强调职员、公司是一家。而美国企业则更多地倡导开拓、奋斗、竞争精神,强调创新和自我实现。了解本国文化,了解不同国家的历
3、史,准确把握不同国家的特点,对于开展办公室工作有很大帮助,在经济联系日益国际化的今天,这一点更是突出;（2）是自然科学基础文化知识。当代社会的工作与生活离不开自然科学知识,高科技含量的企业生产,以自然科学知识为基础。同时,现代办公设备日益复杂化、高技术化,没有一定的自然科学知识很难学习了解其原理和性能。总之,文秘人员没有一定的自然科学知识,就很难学习掌握办公自动化的新技术,就不能为企业内各部门提供高效率的服务。2.具有较强的是表达能力 表达能力是文秘人员的重要能力之一。汇报工作、接待来客、协调沟通等都要通过表达。文秘人员应当准确、及时、简洁、规范地表达工作情况,准确把握何时该说什么,何时该写什
4、么,说该怎么说,写该怎么写,只有在这些问题上把握适度,才算是真正具备了较强的表达能力。表达能力靠什么?在口头表达中,要靠驾驭语言的能力,靠丰富的词汇量,敏捷的思维,清晰的语言以及语气、手势、表情、体态等。在书面表达中,要靠准确的词汇使用、严谨缜密的思维、得当的文章体式、清新流畅的语言表达等。书面表达的要求就是准确、规范、简捷。随着企业办公自动化水平的提高,对办公室人员的书面表达提出了更高的要求,文秘人员必须学会熟练地在计算机上进行文字处理。四是公关协调能力。通过文秘的公关协调工作使企业与企业之间,企业与公众之间建立良好的合作关系,为本企业提供其他企业的信息,提高企业应变能力。协调就是协调本企业
5、内部上下级、各职能部门之间的和谐关系,并通过我们的工作构建以“和谐”为核心的企业文化,追求人与人之间的和谐,人与自然和社会的和谐,营造一个祥和、互助、奋发向上的企业氛围。由此可见,文秘人员的公关协调能力至少应当包括沟通能力、协调能力、组织能力、辅助决策能力和应变能力。3.具有主动性和一定的前瞻能力 领导交待了什么,自己便干什么;领导没有吩咐,自己就乐得无事。像这样被动地接受领导交办的任务,是远远不够的,一个称职的秘书还要善于“没事找事”。秘书要有灵活的大脑，从行为表征上就是会思考问题、会办事情、会出点子、会应付各种突发事件、会对过失进行补救。这“五会”有着丰富的内涵，每一会都有很高的要求，要当
6、好一个现代的优秀秘书，必须勤恳磨练，不断学习，努力创新，适应时代发展的变化和要求。在领导作出指示前,秘书头脑中就要先有一个工作思路。凡事预则立,不预则废,秘书时刻想到领导的需要,工作走在前面,有前瞻性,及时为领导提供所需情况,主动协助领导做好工作,既能减轻领导的压力,促进领导提高工作成效,也有助于秘书找出差距,提高自身能力。另外，秘书是领导或企业的参谋或军师,是领导或企业的思想库和智囊团。秘书应当发挥顺风耳和千里眼的作用,把平时搜集整理的信息,特别是市场竞争信息、超前预测的方案、调查研究的情况及时、准确地提供给领导或企业,并把超前思考的优良方案提供出来,以便领导或企业及时掌握情况,做出相应的决
7、策和反应。这就要求秘书在完成日常性服务工作的同时,要围绕领导的主管或分管工作,积极深入基层,开展调查研究,掌握一线实情,敏锐地发现问题,提供领导决策参考;广泛阅读报刊,收集信息资料,听取多方意见,获取正反两方面情况,促进领导全面、系统地分析问题,做出科学决策;加强对有关单位完成领导所布置工作情况的督促检查,确保领导的决策落实到位。三、总结 综上所述,企业秘书必须利用自身优势,发挥自身能力,以周密的思维、严细的作风、勤奋的状态、渊博的学识、出色的才华,履行岗位职责,切实发挥联系左右、协调内外、沟通上下的枢纽作用,为领导和企业辅助好,服务好,为企业奉献青春和才华。参考文献:1杨士恒 李宏博:秘书与公共关系J.黄河水利职业技术学院学报,2000,（04）.
