1、 办公用品分为固定资产类办公用品、非消耗性办公用品、消耗性办公用品。1.固定资产类办公用品，如：办公桌、办公椅、传真机、复印机、电脑、打印机、扫描仪、碎纸机、照相机等；2非消耗性办公用品，如：计算器、电话机、订书机、打孔机、剪刀、纸刀、白板、插线板等；3.消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、订书针、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、白板笔等；三、申购预算与计划1. 按集团的资金预算使用要求，行政部于每月25日前根据库存情况并结合上月各部门使用情况进行估算，填制部门次月办公用品临时采购计划表并随附办公用品月度盘存台账明细表，提报次月办公用品、公用生活用品类
2、物品的资金计划，经部门领导批准后作为次月采购计划，并把此费用纳入本部门的*集团月度资金支出计划表上报公司领导审批。2.办公用品实行按月购买制，各部门根据本部门消耗和工作实际需要，应于每月25日前（遇节假日后延）向行政部上报下月采购计划，行政部保管员根据本月库存情况统一汇总下月采购计划表，然后交采购员预算费用，再报行政部主管领导审批，最后交采购员负责采购。3.部门公用品例如垃圾袋、拖把等应于每季度末上报行政部。4.各部门当月需要紧急请购办公物品时，先经本部门领导签字，再报行政部，经领导批准后立即由专管员采购。5.各下属公司应于每月25日前将采购计划（含费用预算）上报至集团行政管理部，经审批之后方
3、可采购，要求下属公司财务在账务处理时要将集团领导审批的采购清单（入库单）附到办公用品采购发票后面作为凭证，以备集团审计和财务检查。否则，酌情处罚下属公司经理、财务和综合办主任。6.计划审批行政部领导负责办公用品临时采购计划表的采购需求合理性、物品数量、费用预算进行审批，财务部负责对采购计划预算金额进行审核，对超支和其他不合理情况把关，符合公司预算审批要求的方可进入采购程序。四、招标 1. 询价比价应遵循货比三家，质优价廉原则，应选择3家或3家以上信誉良好、产品质量可靠的正规供应商进行质价比较。2.招标工作具体由招标中心负责执行。行政部采购员进行初步市场比价后，在办公用品临时采购计划表上填写询价
4、比价结果，提出供公司可选择的建议供应商后由招标中心审批，由公司确定最后的供应商。3.办公用品类通常要固定三家以上的质量可靠的正规产品的合作供应商，并与之签订供货协议。4.办公家具的供应商及办公环境改造工程队的选用，通过网络挑选商誉良好的三家以上供应商或施工队，提出供公司可选择的建议供应商后由公司审批，由公司确定最后的供应商，杜绝采购过程中滋生假公济私等恶劣事件发生。五、采购1. 行政部采购员严格按照公司确定的供应商和根据已经审批的申购单要求进行采购，务必把握“货比三家、物美价廉”的原则，确保所购用品质量，有疑问的须即时反馈，否则出现采购错误，由采购员承担责任，采购工作限二日内完成。如有数量差异
5、或质量问题，由采购员及时协调供货方。如不认真履行职责，收货后发现货品有数量或质量问题，而又无法追究供货方责任的，由采购员承担相应经济责任。2. 采购员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最有性价比和质量。因特殊情况需要变更供应商、商品价格、品牌规格的,需要重新进行询价比价后向招标中心报备新的供应商的相关资料，并得到公司批准。3.在价格和质量基本稳定的情况下，不应随意更换供应商，否则保管员有权拒收。4. 一般情况下所有采购均应严格控制在办公用品临时采购计划表所审批的预算额度和采购计划范围内，不得擅自进行超预算、超计划采购。5.供应商协议中供应方承诺负责运输的或已书面备忘确认过，公司不再另外开
6、支运输费，如供应商不负责运输，需要公司自行运输的，首先要在采购预算及办公用品临时采购计划表中列明运输方式及费用，并同所购物品同时申报，同时核销。六、验收入库1.行政部保管员负责办公用品的验收入库与保管。2. 库管员工应依据办公用品临时采购计划表上所列的名称、规格、数量、单价、金额进行核对、清点，经验收合格后，方可入库。物品入库单需经保管员、采购员及供应商三方共同签字确认后方可入库。3. 行政部保管员要严格把关，有以下情况时可拒绝验收或入库：（1）入库物品与办公用品临时采购计划表上的采购物品不相符的；（2）不符合物品入库要求的采购物品，如出现破损、原装短少、接近或超过有效期等。4. 保管员验收办
7、公用品时，必须严格依据申购单的有关要求进行验收，确认合格后办理入库手续，有质量问题的，一律作退货处理，对数量或单价有疑问的亦可拒收，并向上反映。5.所有办公用品必须凭正规发票后附入库单，经保管员验收签字，行政总监审核，分管领导和总裁审核签字后，财务方可报销。七、出库1.为了降低资金占用，按照“用多少、领多少”的原则，库管员根据实际情况实行限额领用办法，请购个人、部门和库管员必须做好用量测算工作。2.办公文具的领用时间为每周五下午14:00至15:00（新入职员工于入职当日发放），其余时间不予办理文具的领用手续。新员工入职时，参考集团通用类办公资源及用品配置标准予以发放相应用品，由使用人使用并保
8、管。原则上本月度不能再领用。库管员应建立个人和部门办公用品领用台账。电话、计算器、订书器、文件夹、笔筒、打孔机、剪刀、壁纸刀、直尺、起钉器、鼠标、键盘灯耐用办公用品，已于员工入职时按标准发放，原则上不再增补，如重复申领，应说明原因或凭毁损原物以旧换新，杜绝虚报冒领。如人为损坏或损失由个人负责赔偿。3中性笔、圆珠笔等消耗性的办公用品，每人每季度限领一支。4.非消耗性办公用品的领用要严格执行以旧换新制度，以最大限度的节省、节约，控制日常办公成本。5.个人领用办公用品应据实填写：个人办公用品申领单，经部门负责人、部门分管领导审核签字后，交由行政部审批同意后由办公用品管理员负责发放登记.管理员根据个人
9、办公用品领取情况作出详实登记，负责建立个人用品领取档案，根据申请单对应详实填写：个人物品领取登记表。6.部门公用品的领用：原则上按季度根据实际需要发放，行政部根据部门需领用的物品进行用途与用量测算与审核后予以领用。管理员根据各部门已填报签批的部门办公用品申领单建立档案，填写部门办公用品领取登记表，据表单如实发放所列物品，部门负责人领取后须本人签字确认。7.圆珠笔、中性笔、涂改液、笔记本等常用品的领用，除需部门经理签字同意外，还须注意领用周期，原则上领用周期为三个月（对于已领过圆珠笔或中性笔的，原则上以后只能领用笔芯）。8.计算器、电话机、U盘、墨盒等非消耗性用品的领用和更换，除需本部门经理签字
10、同意，经行政部总监审批准外，领用时还须以旧换新,并建立个人领用登记备案台账进行实名登记。9.打印机、传真机、饮水机、碎纸机、电脑、办公桌椅、文件柜、保险箱等贵重办公用品用具的领用，必须由行政总监批准，并执行交旧领新制度，并建立部门领用登记备案台账进行实名登记。10.公司会议期间会务组按需填写：会务组用品申领单，由会务组负责人审核签字后交由行政部审核同意后进行领用。管理人员认真核实申领单后方可发放会议用品，同时做好会议期间物品领用登记表，注明会议主题、时间、各会务组名称、负责人、所领物品名称等，以备核查。同时认真填写会议期间物品领取登记表。如有重大会议和活动时需使用特殊办公用品，例如：纪念品、奖
11、品类等，由活动主导部门向分管领导提交审批，获得批准后交行政部负责采购和发放。因活动急需或其他原因直接发放的用品，应及时补办入库及领用手续。 11.公共生活用品的领用：由行政部及时安排领用。八、外借、归还1.因工作等原因需长期借用公用的办公用品（如笔记本电脑、录音笔、数码相机、数码DV、3G上网卡等）需填写物品借用登记表，以记录物品的借用及使用归还情况，并要按物品借用登记表中登记的时间在规定时间内及时完好归还。2.借出物品如出现遗失、损坏等情况，在事发时需要及时向行政部报告情况，损坏的应于工作或活动结束后及时归还行政部进行维修处理，遗失的应当由借用人按借用物品的折旧价格赔偿，折旧价格以财务部数据
12、为准。3.员工离职时，应退还公司原所属部门的的管制品（如办公家具、电脑及外设、笔记本电脑、打印机、U盘、移动硬盘、电话机等，移交人需逐项列出物品清单，行政部专管员需按领用记录核对、仔细点验，遇有损坏的要求移交人书面表明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人的责任，另行处理。专管员根据清单核实后填写：办公用品交接登记表，存档备案，并且做好登记入库工作。4.员工异动时，除非获得公司批准，原则上不能带走原所属部门的办公资源，如电脑、办公家具等，需留给原来所属公司部门。九、使用与保管1.严禁员工将公司物品挪为私用，为个人配置的物品应由使用人负责保管；2.使用当中发生遗失及损坏时使用人或部门应及时报告
13、行政部，由行政部负责处理维修及遗失赔偿等相关事宜处理；3为部门配置物品的应由部门指定专人负责管理，部门指定的负责管理本部门办公资源及用品的人员需在行政部报备，并按公司资产清查要求定时对部门办公资源进行盘查，并将结果报备行政部；4.公司公用的办公物品由行政部指定专人负责定期维护管理。十、办公用品的报废公司对高值管理品的报废实行审批管理。高值管理品为：电脑、打印机、文件柜、空调、相机、投影仪、办公桌椅等价值较高的物品。下属各公司、部门如有高值管理品损坏，不能使用的，应当依据以下程序进行处理：1.对简单问题的可以自行维修处理。但对有保修服务品，且在保修期内的，不得擅自自行处理。2.可维修品出现问题的
14、应当提交办公用品维修申请单至行政部统一进行处理。3.对维修不成的高值管理品实行报废处理。报废应当是在对可能维修的，在提交过维修申请，经过维修但无法修好的情况下，或者是对无条件维修的，经过行政部的故障认定，方可由该管理品的保管人填写办公用品报废申请单，经行政部签字确认后报废事项方为成立。4.高值报废品在得到报废审批后应当由行政部进行回收处理，以求极可能的开源节流。5.高值管理品在完成报废程序后，应当从高值管理品登记表上核销，核销时应做红笔登记，并附上办公用品报废申请单。十一、登记入帐、盘点行政部库管员根据物品种类分别建立办公类物品管理台帐明细表，对入库、出库的物品及时登记入帐，做到日清日结。办公类物品由库管员与财务相关人员二人每月进行盘点，并在每月10日前完成本月办公用品盘点表，做到帐实相符，共同留存盘点记录。十二、库管员职责1.需按不同类别、性能、特点和用途分类分区、分库码放，做到“二齐、三清、四定位”。“二齐”：物品摆放整齐、库容干净整齐；“三清”：材料清、数量清、规格标清；“四定位”：按区、按排、按架、按位定位。2.管理员须建立和登记办公用品台账，定期核查所领取物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理。3.管理员须定期或不定期盘点。查对台账与实物，保证账实相符。4.管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保
