1、收发信息电话、电传、传真、邮件、电子邮件文书写作使用电脑写各类文件及制作文件时间管理自己、上司会议组织会前、会中、会后信息管理存、管、取旅行安排吃、住、行对外公关联络(外事)、参与活动商务活动营销、市场、税务、法律-指派工作上司安排5、职业道德:爱本职爱岗敬业,归属服从,从点滴作起要谦虚刻苦学习,虚心求教,钻研业务多动脑主动思考,机智敏锐,有商业意识守纪律遵纪守法,恪守信用,严保秘密6、工作作风:热情真心诚意,笑脸迎送,谦和友善扎实做事不飘,跟进落实,检查确认细致准确不粗,认真不草,稳重不浮敏捷干练守时,讲究效率,商如战场7、秘书的业务素质1)、秘书的知识、智力和能力是相互联系、相互制约、相得
2、益彰的整体知识是基础;2)、智力是知识的结晶;3)、能力是知识和智力的最终体现和归宿。8、通才型的知识结构,其特点:1)、专与博的兼容性。既包容多学科的面,满足综合服务的需要;又具备专业的精深度,满足当智力助手的深层次需要。2)、广泛的适应性。知识结构需随领导工作的变化而不断地调整,时时处在调整的动态过程中。3)、强健的再生性。知识需不断延伸、开拓、活化,使思路开阔、思维敏捷、 思想深刻,满足高智能创造性劳动。9、智力结构 智力是赖以吸取外界知识的能力,包括:观察力、注意力、记忆力、思维力、想象力。10、能力结构 能力是知识与智力诸因素的综合表现,属改造世界范畴。 1)、语言文字运用能力 2)
3、、协调能力 3)、管理能力 4)、处理信息能力 NVQ二级的13项能力考核 NVQ三级的10项能力考核21世纪的企业秘书全美秘书学会1) 、像心理学家一样善于观察和理解他人2) 、像政治家一样有灵敏的头脑3) 、像外交官一样有潇洒的风度4) 、有处理各种棘手问题的丰富经验5) 、有良好的写作能力和文字功夫6) 、熟练运用各种办公自动化设备7) 、熟识商务往来的法律、金融和税务知识8) 、迅速对文件、信息归类、整理和查询二、时间管理和旅行1、时间管理:时间管理是效率的保障。爱迪生说:“世界上最重要的东西是时间。”马克思说:“可支配的时间,就是财富本身。” 2、秘书一天的工作 1)、 开门前后:
4、a、取邮件报纸 b、开门,定格观看办公室(有,无) c、取传真件,翻日历,对时钟,打开电器 2)、 常规工作:(迅速按优先顺序排列)a、查阅日志(准备、提醒-)b、处理邮件、来件(拆封、分类、呈送、发出邮件-)c、聆听上司指示(笔记-)d、接打电话、收发传真、电子邮件e、制备文稿(起草、修改、审批-打印、装订)f、接待访客 g、安排会议、约会h、处理办公室事务(清洁,安全,购水、用品,订票)3)、 日志项目:(当日必完成)a、为上司外出,会议,会客等(准备,参与-结束)b、为自己外出,会议,会客等(准备,参与-结束)4)、新增内容:(立即调整先后次序,张而有序,忙而不乱)a、新加工作 b、应急
5、工作 c、突发事件5)、关门前后:a、查看日志(提醒上司,自己清晰)b、回顾当日(是否结束,加班否)c、离前必做(清理办公桌,存放信息,关闭机器,切断电源,保密检查,柜屉上锁,关窗关门)3、秘书:化平凡为伟大每日记录,一周统计,周志显示:接电话500次,打电话380次,接访客70位,做文件36份(5万字),出外访17家,参加会14个,处理事务68件-再加入分析、评价,送交上司结论:自己小结获鼓舞,上司清楚受感动,加强沟通近感情,平凡工作有伟大4、如何管理时间 明确目标 建立计划,写成清单 设定先后顺序,分清轻重缓急 遇事马上做,现在就做 第一次就做好,次次做好 专心致志,不要有头无尾 珍惜今天
6、,当日事当日毕 养成整洁和有条理的习惯 养成快速的节奏感 设定完成期限 善用零碎时间ABCD法则: 先做A 既重而急 次做B 重而不急 再做C 急而不重 不做D 不重不急5、如何制定计划行动计划和时间表是用于管理时间和任务的文件,包括: 任务的名称和摘要; 衡量进度的目标、最终期限和阶段任务; 需要来完成该工作的物质资源的信息; 任务的分配已经分配特定任务的人员和部门的细节; 意外情况的处理万一有时间拖延如何处理,例如设备发 生故障 进展信息报告报告何人、何时和怎样报告 监督和管理何人、如何监督工作的进展和质量; 当目标实现时,有明确的标记的方法,例如在方框打勾6、如何进行日志管理日志管理要做
7、到: 输入会议的完整准确的信息,最终期限等,立即标上开始和结束的时间 在每月或年的开始,输入固定的会议,约会 在一周的开始和一天的开始查看日志,及时更新 需要取消时,清楚和立即输入取消记号。 安排隔开假日7、如何安排旅游 计划:包括 日期、时间、地点、交通工具、具体工作和活动、相关信息、联络方法 交通工具:包括选择、如何订票、再确认以及国际旅行中的国际时差换算 订宾馆:包括宾客要求、选择、确认 办理邀请函、护照、签证、黄皮书等旅行文件三、会议安排1、会议安排会前筹备工作: 确立议题:(多由领导定)主题、内容、时间、会期、方式、组织、范围、主办、主持人、筹备组等。 选择场地:大小会场、食宿地、级
8、别标准、活动地等。 发送请柬和通知。 准备资料 :会议日程、各类文件、声像资料、广告、报导、证件类、表格、材料袋等。 会务工作:会场布置、设备物资准备、车辆安排、报到登记、餐饮安排、安全保卫等。 经费预算:来源、计划、审批等。2、会议安排会中责任 提前到会,检查设备和安排(设施、座位、标签、存衣架等) 需要时,实施备用方案(如人员、地点、设备等出现意外) 做好迎客、签到工作(迎接佳宾和与会者、办理签到手续等) 做好会议记录、录音、录象工作(摘要记录、详细记录、代表名册等) 辅助会议正常进行(提供材料、复印,协助主持人掌握会场情况、控制会议进程、观注会议动态、做好联络协调、处理电话应急等) 安排
9、好会中的后勤服务(会议休息、饮料、用餐、住宿、娱乐、车辆、照相、卫生、医疗等) 集会议的信息(发新闻、写简报、会议调查、反馈等) 妥善做好送客工作(购票、车辆、留宿等)3、会中责任会议 简报 目的-反映会议情况、进程,介绍会议讨论、争论的问题,摘录会议发言要点(规模大、会期长的常编发简报以交流信息)类别- 摘要式将有代表性、启发性的发言摘录整理,让其他组了解。 概括式-根据会议记录分析综合,概括大会、小组情况,供阅。 综合式-包容上两式,加上其他,如上级指示、贺信、花絮等。4、会中责任简报写作要求 快-抢时间,不拖拉,边听、边记、边分析、边整理,满足时限性。 新-提出新情况、新问题、新经验,引
10、人注目,满足交流性和指导性。 实-内容真实准确可靠,数字、事实核对清楚,不夸大缩小。 短-行文简明扼要,开门见山,朴实无华,一语中的 5、会议简报例 格式-报头 XXX会议简报(第X期) XXX会议秘书处编 XXXX年X月X日 正文 XXXXXX(标题) XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 报尾 送:XXXXXXX(上级) 发:与会代表 (共印XX份)6、会议纪要 定义-按会议宗旨,精练准确记述其要点,以上报和下达贯彻执行。 写作-1、忠实会议实际,准确反映会议情况和意见。 2、突出会议中心,内容概
11、括,有取有舍,有主有次,言语精练。 3、逻辑条理清楚,观点鲜明,不堆砌拼凑,必要时加理论说明。 4、及时印发,作为依据,起到指示、指导、协调、约束作用。 格式-列为法定公文,版面编排由版头、本体、版尾三部分,可不盖公章。 本体:标题-公文式或简式(会议名称+纪要)时间-标题下写纪要印发时间,署名下写成文时间正文-概况: 会期、会址、主持、参会、议题、结果六要素 主体:具体反映会议的主要情况、内容与成果。 结尾:可用简短、明确、有力的语句提出要求、希望、号召 签署-正文右下方署明主办单位或会议名称 主体:表达方式有: 概述式;综合原始材料,围绕议题概述多用小型会议 条块式;规模大,议题多的会根据
12、不同内容分块表达独立意思,或分条列项归纳会议内容,或先块后条混合使用,层次明确 记录式:有重要讲话时用记录方式构成记要主体7、会议安排会后工作收回所有单位(部门)物品(文件材料、设备文具物品等)2)、清洁、检查会议地点、场所(借用还回、移动恢复等)3)、向有关提供帮助者告辞致谢4)、结请帐目(场地、住宿、设备、餐饮、服务、文具复印费等与预算比较,并检查订金最后结算。现金、支票、信用卡索要发票凭证)5)、 会议分析和评估(统计、分析调查、问卷等,包含对会议内容、展示、管理、地点、设施、材料、服务等评估)6)、 整理会议文件材料(如记录的整理、会议材料的存档)7)、 编制会议报告、纪要、通讯8)、 进行会议催办和备忘(执行催办会议交办决定,整理待做工作表等)8、会后工作会议纪要定义-按会议宗旨,精练准确记述其要点,以上报和下达贯彻执行。写作-1)、忠实会议实际,准确反映会议情况和意见。2)、突出会议中心,内容概括,有取有舍,有主有次言语精练。3)、逻辑条理清楚,观点鲜明,不堆砌拼凑,必要时加理论说明。4)、及时印发,作为依据,起到指示、指导、协调、约束作用。9、会后工作会议纪要格式列为法定公文,版面编排由版头、本体、