1、在工作范围上讲,监理工程办公室与 公司综合办公室相比，公司综合办公室职能相对单一和专业，而监 理工程办公室那么要繁杂得多。三、办公室的职能和作用办公室作为综合管理部门，其职能涉及许多方面，范围十分广 泛。一般而言,主要有协调、信息处理、催促办理等职能。1、协调职能协调是办公室的首要职能，它渗透到办公室工作的方方面面， 并在一定程度上影响着其它职能的发挥。在一个单位的组织机构中, 办公室处于承上启下的地位，了解领导意图和基层需要，使它具备 了发挥协调职能的条件。这就要求办公室通过多方协调以到达全面 平衡，从而使单位外部有一个和谐宽松的社会环境，使内部配合密 切、高效运转。一般说来，单位社会化、专
2、业化程度越高,对协调 工作的要求也越高。协调工作应遵循的原那么：总体性原那么。通过协调、沟通使内部的工作统一步调，为单位 的总体目标效劳。在协调时，应从全局出发，做到主次有分,急缓 有别。当局部与全局发生矛盾时，必须要局部服从全局。上下一致原那么。指对上对下的一致性。办公室既要为领导效劳, 也要为基层效劳。不干预原那么。办公室在为领导决策效劳中，应只致力于信息收 集、协调矛盾、催促检查、催办实施,为领导提供决策备选方案等 事务，而不是干预决策。办公室必须按照领导的意图办事，决不能 有越位行为发生。2、 信息处理职能主要任务就是在于通过对与单位有关的各种信息进行去伪存 真、去粗取精的筛选,为领导
3、正确决策提供依据。工作步骤包括信 息收集、信息加工、信息传递、信息储存、信息输出和信息反应。3、 催促办理职能管理决策或上级交办事项一旦付诸实施，必须自始至终予以监 督检查，保证按质按量按时完成任务。从上述的职能看来，办公室的作用主要表达在四个方面：助手 作用、参谋作用、耳目作用和效劳作用。二、监理工程办公室主任的素质和能力要求办公室主任既是办公室的一员，又是办公室队伍当中的管理者 和指挥员。这里着重讲监理工程办公室主任需要具备的素质。监理站办公室工作的多样性和复杂性，决定了监理站办公室主 任的职责同样具有多样性和复杂性。因而，要求办公室主任考虑问 题必须周全、详细,未雨绸缪，思维尽可能超前，
4、把领导交办的事 务办好。1、要有综合分析和判断能力。监理站办公室主任要具有较强的 思维能力、认识能力、综合分析能力和总结归纳能力。而这一切， 最终表达在判断能力上。办公室主任要善于全面观察、分析事物， 透过现象看本质,做出正确的判断,为总监理工程师或副总监理工 程师决策提供科学依据。2、 要有较强的组织协调能力。监理站办公室作为综合办事机构 本身就具有协调职能。有些问题，领导会授权办公室主任去进行协 调。3、 要有独立处理问题的能力。监理站办公室作为领导的参谋、 助手，虽然有一定的被动性，但是它经常性的工作是办公室事务的 实施、反应和监督,有时领导授权可代行领导职责。因此,监理站 办公室主任要
5、有独立处理问题的能力而且办事果断利落。4、 要有较强的表达能力口头表达和文字表达L办公室主任 经常起草各种文件和材料，负责工程工作的对外宣传，不仅要熟悉 各种公文格式和文童体裁，而且要文字准确、优美、精练,力求做 到中心突出、观点鲜明、层次清楚、语言流畅。办公室主任还要经 常担负接待、办事、会谈以及参加各种会议等任务，因此,也要有 良好的口头表达能力。5、 要具备一定的办公手段包括电脑、网络等和一定的办公 管理能力如文件资料管理、设备管理等L6、 要有较强的适应能力。监理站办公室主任以往有着不同的经 历和工作环境，对担负的角色可能会产生不适应的感觉。这里讲的 适应，一是要适应领导的工作风格和工
6、作方法；二是要适应不同人 群的文化冲突和语言沟通；三是要适应工程的工作环境。7、必须具备一定的工程知识。除去上述七个方面的能力，从公司的开展来看，办公室主任还 需要具备中级以上技术职称z同时注重个人良好形象。三、如何当好办公室主任、要不断提高自身素质办公室主任既是办公室队伍中的一员，又是办公室工作的领导 者。要当好办公室主任,意志、责任心、工作经验以及吃苦奉献精神 固然重要，但仅仅如此，是不够的，还必须具备较高的素质，有一定专业 知识，并懂经营、会管理。因此必须加强学习，才能不断提高工作水平。一是要有较高的政策理论水平。要认真学习马列主义、毛泽东 思想、邓小平理论和“三个代表重要思想，学习国家
7、和行业的重大方 针政策，不断提高政治觉悟和理论水平,做到以科学的开展观指导工 作。二是要有一定专业知识。当今社会，知识更新急剧加快，我们不懂 的不熟悉的东西很多，只有勤奋学习,特别是工程、经济、管理等专业 知识的学习，才能不断积累新知识、丰冨新理念、拓宽新思路、富有 创造性，以适应新形势下企业快速开展的需要。三是要刻苦钻研业务。了解掌握信息、调研、文书、信访、档 案、行政管理等方面的业务知识和办公自动化系统等新的办公手段。 同时，要致力提高科学办事和综合协调能力。要学用结合，学以致用, 增强知识素养，提高综合素质。四是要有较高的职业道德素养。办公室主任在领导身边工作，一丿兼口 行关系着领导同志
8、的形象。因此，实事求是、廉洁奉公、公正正 派、谦虚谨慎等尤为重要,一定要重视自己的职业道德修养。二、要充分发挥综合协调作用办公室是企业行政系统的司令部，是领导指挥全局和推动各 职能部门以及下属单位工作正常运转的纽带，是沟通上下、衔接左右、 联系内外的桥梁。强化办公室的综合协调作用，是积极做好办公室工 作，当好参谋、助手的需要。办公室的综合协调作用如何发挥, 我认为应从以下三个方面入手：1、积极参与政务。这是办公室发挥参谋助手作用的主要方面和工作重点,一是要搞好信息的综合处理，为领导提供及时、准确,具有参 考价值的信息。现在是信息时代信息已经成为非常重要的资源，是企 业获得竞争优势的关键，领导只
9、有充分掌握了信息，才能做出科学的 决策。面对层出不穷的新情况、新矛盾、新问题，各级办公室一定要 把信息的收集、处理、传递和反应作为参政议政的重要手段,不断提 高收集获取信息的能力，为领导决策提供更多有深度的高层次信息， 以效劳领导决策。二是要围绕企业中心工作，开展调査研究。要根据 领导的工作思路，有方案地组织人员深入实际调查研究，抓住有苗头 性、全局性、倾向性的问题，写出有情况、有分析、有建议的调查报 告，为领导宏观决策和微观指导提供思路、提供依据。希望各单位在 这方面要多下点儿功夫。三是要精心筹备，周密组织好会议。会议是 企业的重要管理手段和工作方法，具有决策领导、组织协调、交流倍 息、推开
10、工作等重要作用，办公室理应承当起会议的筹备组织工作，要 努力研究会议的特殊规律和技巧,卓有成效地搞好会议的组织与管理 工作，提高会议的质量和效杲。以上这三个方面工作做得好坏,是办公 室参政职能发挥如何的主要标志。2、 热情搞好效劳。这是办公室工作的特点之一。为领导效劳、 为机关效劳、为基层效劳,是办公室工作的宗旨。效劳工作贯穿于办 公室各项任务的始终。为领导效劳,除提供政务效劳之外，还要搞好事 务效劳，为领导创造方便条件,以便集中精力抓主要工作。为机关效劳, 主要是通过办文、办会、办事来表达，为各部门排忧解难，疏通关系, 协调行动,确保机关工作正常、高效运转。为基层效劳,就是要把工作 的出发点
11、、落脚点放到基层，想基层所想，急基层所急，帮基层所需。下 面反映、请示的问题，要件件有着落，事事有回声，基层人员来机关办事 要躺接待。3、 认真处理事务。办公室的事务工作往往与政务紧紧结合在一 起，政务工作中都包含许多事务性工作。这些事务性工作做得不好，就 会阻碍政务。效劳工作的开展。比方，召开会议，就有许多事务性工作, 会场布置、食宿安排、接站送站、文化活动、预订车票等，哪一项事 情出现过失，都影响会议顺利进行。此外，我彳门还有不少集团公司、工 程公司的办公室负责机关的行政管理、房屋管理、车辆管理、直属 单位的管理等后勤效劳工作这些事务性的工作不但多，而且具体、 琐碎，难度很大，涉及到每个职
12、工的切身利益。这些都必须尽心尽力、 认真细致地办好。否那么也会牵扯领导的精力，甚至干扰领导的工作。三、要强化四种意识办公室的性质任务、地位作用和工作特点，对每个工作人员精神 状态提出了特殊婴求，没有一点精神的人是干不好办公室工作的。办 公室的同志，特别是办公室主任要强化四种意识：1、 奉献意识。办公室临时性、突发性工作很多，而且时间性很强, 比方组织会议、起草文稿、迎来送往等,经常需要加班加点、夜以继 日地工作,有时节假日也难得到休息。所以，有人戏称办公室是事情 没大没小,文字没完没了,工作没早没晚,自己没名没利。因此， 在办公室工作必须要不怕苦、不怕累，具有连续作战、敬业奉献精神, 否那么是
13、难以胜任的。2、 进取意识。办公室工作人员作为领导的参谋助手，应该积极培 养进取意识,而不应墨守陈规因循守旧。只有不断开拓进取，才能更好 地适应新形势、新任务的要求。开拓进取必须树立三种观念:一是超 前观念。增强工作的预见性，力求想在领导之先，谋在领导之前,凡事想 得远一点，思考深一点。做到未雨绸缪，超前考虑工作进程中可能出现 的问题，提出预案，以防不测。二是创新观念。创新,是一个国家、一个 民族、一个企业开展的内在驱动力。创新不是一句空话，要落实到具 体工作中。信息调研要密切关注及时反映企业开展中的新观念、新 变化、新动向:出谋划策要紧紧围绕中心工作提出新思路、新对策、 新举措;督査协调要有
14、新方法、新手段、新途径;在文字工作上要有新 思想、新观点、新语言。三是争先观念。巴顿将军有句名言：不想 当将军的士兵不是好士兵，不想扛红旗的工作人员也不可能把 工作干得很出色。办公室人员要强化与时俱迸、争先创优观念，争创 一流的作风、一流的效劳、一流的效率、一流的业绩、一流的形象。3、 求精意识。办公室工作涉及面广，政策性强，事关全局,责任重 大，包括起草一份文件，接打一个 ，处理一件事情,接待一位客人，稍 有不慎就有可能给工作造成不良影响和被动。粗枝大叶不行，得过且 过不行必须做至LJ干一行，专一行，高标准严要求。4、 协作意识。办公室应急的事情多，领导临时交办的事情多，必 须加强协作意识，
15、分工不分家，分工有协作，形成工作合力。同志之间要 互相尊重，取长补短，大力提倡讲友谊、讲纪律、讲团结、讲协作的风 气，使办公室真正成为坚强有力的团队。要妥善处理好与各方面的关系办公室经常性的、大量的工作,是协调处理方方面面的关系，是机 关职能部门中对内、对外关系最多、最广、最复杂的部门处于关系 网的结点上。随着我国经济市场化进程加快，对外开放程度扩大，建筑 市场僧多粥少局面更为严重，企业间竞争程度加深、层次提高;总公司 系统内各单位的现代企业制度已初步建立，法人治理结构逐步完善, 领导体制和运行机制都发生重大变化，因此办公室系统所面临的内外 环境较以往复杂了，协调处理好与各方面的关系就显得更为
16、重要。关 系搞好了就能出效率，就能出效益;搞不好，轻那么影响办公室工作的正 常开展重那么影响企业的生存开展。我认为，办公室要看力处理好以下 几方面的关系。1、与领导同志的关系。与领导的关系是办公室诸多关系中的首 要关系。因为办公室是领导的参谋助手,是为领导效劳的颌导的满意 度既是做好办公室工作的重要前提，又是评价办公室工作的重要标 准。首先,办公室要熟悉和适应领导。领导同志因学历、阅历和经历 不同而风格各异，有雷厉风行型、有经验稳健型、有专家学者型，等等, 因此办公室主任要适应他们的工作方法、领导艺术，以及脾气秉性、 生活习惯。茬诰要为领导提供高质量、全方位的效劳。办公室只有 把效劳工作干好了
17、领导感到得应手,才会信任支持办公室的工作。 再次，要处理好与各位领导的关系。对领导不能有亲有疏、有远有近。 尤其当领导之间发生矛盾时，办公室要多做补台工作，化解矛盾，绝不 能推波助澜，雪上加霜。2、 与机关部门的关系。办公室是综合协调部经常与各部门打 交道，离开各部门的支持配合,办公室工作是很难搞好的。办公室在与 各部门打交道过程中要商量办事，谦虚谨慎切不可盛气凌人打着领 导的旗号去指手划脚。要积极帮助解决部门反映的问题，提倡优质服 务，取得部门信任。还要协调好领导与部门之间的关系，当发生矛盾时, 要发挥微调和润滑剂、粘合剂的作用。3、 与外部各方的关系。办公室素有窗口“、门面之称。内 外联系
18、、群众来访、洽谈工作、商办事情等,大多由办公室出面。外 界评价一个机关作风好坏，与办公室工作息息相关。因为办公室是代 表领导处理问题的，代表领导办事的，反映领导意图的，因而工作好坏, 将直接反映领导和机关风貌。如何处理好与外界的关系，这里面大有 学问，办公室人员要用公关理论武装自己,增强公关意识，提高社交能 力，为企业开展创造和谐的环境到达内求团结、夕卜求开展的目的。、办公室工作的根本要求办公室工作的性质和特点，决定了对办公室工作的一些根本要 求，同时对办公室工作的完成，提出了许多的条件限制。概括地讲, 就是想事要周全,行动要利索，落实要迅速，结果要圆满,口风 要严实。、准确这是对办公室工作的
19、首要要求，其中又可以分为两重含义。首 先，办公室要协助领导决策，并参与对下属机构和员工实施领导， 应当掌握正确的情况，这是正确决策和领导的根本保证。其次，办 公室在承办和管理具体事务的过程中，必须做到准确无误,也就是 必须保证办结质量,不能粗心大意,更不得偷工减料或添油加醋。二及时这是指办事行文不能推诿拖延，而要讲求效率，这是对办公室 工作的根本要求。不求及时，就谈不上效率，将会贻误工作。办公 室要树立领导交办无小事的理念，力求将上级和领导的指示及 要求迅速贯彻执行,绝不太慢拖拉，要真正做到急事特办,大事 急办Z小事快办。三、落实办公室的工作任务和性质，大多数属于事务管理,有的甚至相 当琐碎，
20、要求投入大量的时间，话费许多的精力。这就要求办公室 但凡都要有妥善而又周密的安排，注意抓好落实工作，并随时进行 催促检查。截至目前公司已发布现行有效规童制度105项,其中与所属 企业、现场工程机构密切相关的103项。各单位办公室的人员要认 真了解，在本单位全员中宣贯,切实贯彻落实。由于办公室工作千头万绪，在辅助参谋、事务办理、对外协调 过程中，要尽可能周全考虑及时为领导提供合理化的意见和建议, 为领导决策提供科学参考。在事务办理和对外协调过程中，要平衡 和兼顾各方面的关系和联系，把环节、细节考虑周全。五、保密这是指办公室在每天的工作中，都要接触大量的文件和材料， 其中很多都具有机密性，并且越是
21、高层机关，机密的文件和材料越 多，也越容易使办公室人员形成自以为见多识广的不良习气， 疏忽应有的保密和平安观念。这就要求办公室人员要长期树立保密 意识,管好自己的嘴,严守秘密。同时,也要提醒或协助领导，共 同做好保密工作。五、办公室的主要工作第一节公文处理公文处理是办公室最根本的工作，它包括收文、发文和受控文 件管理。_、收文收文处理的根本流程为：办公室收文-办公室登记-办公室签 署分办意见-呈领导阅批如领导外出，可以先转相关业务部门 -根据领导阅批意见转呈承办部门-催办-文件归档。在进行收文时，应按照不同的来文单位进行分类管理。有的项 目建设单位文件较多,包括一些函件、通知，为了区分文件和函
22、件 通知，所以同一单位来文可以再细分为文件和函件。在来文中，有的文件对本单位工作有看巨大的借鉴、指导或保 存价值，査阅频率较高，在进行文件管理的时候，可以在?来文登 记表?上标注符号,便于奁阅。比方，建设单位发布的一些管理制 度、暂行技术标准等，就属于此类文件。不具备归档和存查价值的文件，按照审批权限，经批准后可以 销毁，销毁文件应由二人以上监销，保证不丧失，不漏销，并填写 ?文件销毁登记表?二、发文主管部门拟文-主管部门领导审核一 办公室审核一呈分管领导复核特殊情况也可由分管领导签发- 主管领导审批一办公室发文。需要强调的是，工程监理机构一般情况下不向管段内的施工单 位行文。向管段内的施工单
23、位传达事项可以用?工作联系单?或?监 理工程师通知?工程监理机构向监理分站组建设单位或质量监督部门行文, 一般应抄报公司，但向公司行文不得抄报建设单位或质量监督部门。三、受控文件管理受控文件一般包括有效的法律法规清单、有效的标准标准清单、 国家和行业发布的各类标准标准、设计图纸、企业发布的各种内部 标准、监理规划、监理实施细那么、企业和单位内部重要的管理文件 及资料。1、 受控文件必须进行标识标识既可用受控童的形式也可用 标注受控号的形式。2、 受控文件必须进行登记管理,记录内容应齐全完整。3、 公司机关受控文件登记按照部门职责分工各司其责，同时报 送综合办公室一份存档备氢4、 受控文件丧失后
24、可申请补发,原丧失文件宣布作废。补发文 件使用新的发放编号，并由综合办公室作好补发记录。第二节资料管理现场监理资料既是监理工作过程的真实记录和履约证据，又是 监理业绩的主要表达。资料管理表达一个工程监理机构的业务水平 和管理水平。资料管理也是办公室的一项重要工作。一、资料管理框架确实立形式决走内容。在进行资料管理的时候,首先要确立一个框架。 也就是说，按照什么样的分类进行资料管理。资料分类在?标准化 建站?里有详细表达，不再重复。二、 监理资料的收集框架确立后，按照框架编制?目录索引?，在档案盒脊上按照顺 序打印标签，标注序号。在收集监理资料时,要对收集的资料进行审查,以保证资料真 实、完整、
25、清洁，不漏项，不错项。收集的监理资料要逐一编号，便于査阅。对照编号，填写?卷 内目录?收集资料的时候，要做到随到随受，防止积压。三、 监理资料的归档1、 移交给建设单位存档的资料一般包括竣工监理工作总结、工程质量评估报告、工程质量事 故处理资料、工程开工/复工报审资料等，但是不同的建设单位有不 同的要求，应按照工程建设单位的要求移交归档监理资料。2、 移交给公司档案室的资料按照公司?监理档案实施细那么?中关于科技档案归档的有关要 求移交监理资料。向公司档案室移交的资料与向建设单位移交的资 料有重复的地方因此在收集的时候,这些资料要注意保存2份。国家监察部、人力资源和社会保障部、国家档案局于20
26、21年2 月22日联合发布了?按当管理违法违纪行为处分规定?，对14类违 反档案管理的行为做出了明确的处分规定，这是档案管理系统目前 最为严厉的管理规定。各单位、各部门要高度重视，认真履行档案 建立、形成、搜集、整理、移交、保管、利用等管理职责。3、监理资料的质量要求1 监理资料应真实反映工程的实际状况具有永久和长期保 存价值的资料必须完整、准确和系统，坚决杜绝闭门造车,舌L编乱 造,对监理资料要随时打假。2 监理资料应使用原件。因各种原因不能使用原件的,应在 复印件上加盖原件存放单位公童，注明原件存放处，并有经办人签 字及时间。3 监理资料的照片含底片及声像档案应保持图象清晰， 声音清楚,文
27、字说明或内容准确。第三节拟写文稿拟写文稿是办公室的一项重要工作。一般来说，一个单位的文 稿主要包括文函件、工作总结、工作汇报、领导讲话、会议纪 要、规童制度等。对工程监理机构而言，还包括月季、周报等。一、 文函件一是注意格式排版,严格按照格式进行排版；二是注意语言措 辞，文函件不可用口头语言，要用书面语言，显得严谨；三是 注意层次逻辑。要层次清楚，逻辑清楚，重点突出；四是注意文字 复核，错别字的文函件会然人感觉发文机关的责任心不强，业 务水平不高/损害办公室开彳象。二、 工作总结一般说来，工作总结的根本框架包括前言、总结成绩、存在不 足、下一阶段年度方案、结束语。工作总结一定要突出重点和 亮点
28、,不要写流水账，不要大而全在拟稿前，先草拟一个提纲，把成绩分成几个大类，大类以下 为小类，对重点和亮点局部要多用笔墨，其他地方可以简略或者一 笔带过。存在缺乏改良之处不要无病呻吟，要找准问题，切中要 害,分析原因便于改良。在制定下一阶段年度方案时，需要考虑两个方面的问题： 一是对一经发现的缺乏要列入方案进行改良；二是要突出目标、指 标、思路、措施。三、工作汇报工作汇报按照汇报方向可以分为主动型汇报和被动型汇报，按 照汇报内容可以分为一般工作汇报和专题工作汇报。工作汇报撰写的主要内容与年度阶段性工作总结相似，但 文体不一样，根本结构也不相同，在撰写的时候注意把握。工作汇 报与工作总结一样,需要图片和数据加以映衬。在迎接领导，特别是重要领导检查的时候，要主动递送工作汇 报。这样有几个好处：一是向领导展示现场工作和业绩；二是为公 司做免费宣传因为工作汇报的封面有公司的名称，提高公司的知 名度。撰写这类汇报材料，一定要做到以下几个方面：一要简短， 篇幅不要过长,领导没有工夫详细看；二要设计精美,尤其是封面, 可以设计为彩色封面，封面采用能反映监理风貌或监理业绩的工程 照片，但不能用监理站获得的荣誓照片,这样给
