1、生活区宿舍活动室1. 填写“宿舍活动室申请表”；2. 到C1-110宿管办盖章；3. 将批条交至楼管处。宿管办的办公时间为周一至周五的9:30-12:00和14:00。C1一楼会议室1. 用A4纸写一份会议室申请；物 资桌子、帐篷、太阳伞1. 填写“物资申请表”；4. 到C3架空层学生会办公室凭申请表领取物资。1. 学生会办公室值班时间为每天17:30-18:2. 借用物资需要押学生证或一卡通。礼仪服、台签、红布音响、投影、扩音器4. 找C1学工办凭申请表领取物资。胶凳（大量）4. 找体育馆凭申请表领取物资。学生会专用帐篷、台签红布到C3学生会办公室做好登记，并领取物资。借用专用帐篷、台签红布
2、需征得相关部门委员同意，帐篷借用时押学生证或一卡通。工作服、工具箱、胶凳3. 物资的领取与归还流程（桌子、帐篷、太阳伞类）（1） 物资领取A. 将申请表交给学生会办公室值班人员并押下学生证或一卡通；B. 在值班人员登记好以后同值班人员一起到仓库领取物资；C. 检查过物资是否完好即可领走物资，并注意保管。（2） 物资归还A. 将物资搬回到仓库；B. 秘书部值班人员检查好物资并将其存放好；C. 到学生会办公室领回学生证或一卡通。三 办公室日常管理：1. 钥匙使用制度：委员和秘书部全体人员可去C3楼管登记，押一卡通或学生证后即可拿到办公室的钥匙。仓库的钥匙由秘书部全体人员及常委可使用。2. 办公室物
3、资的暂时放置：如举办时间跨度较长，物资较多的大型活动需在办公室寄存物资，各部门应将物资整齐地堆放在实木平台上，并注明部门名称及活动名称。3. 工作服使用规范：工作服为红马夹，要求身穿浅色有袖上衣、深色长裤，红马夹的拉链不得低于脖颈于15cm，不得穿拖鞋和其他会露出脚趾的鞋进入工作现场。（现场演示工作服穿着与折叠）四 会务管理规范：1. 会议纪律规范：与会者应提前15分钟到场签到，穿有袖浅色上衣及过膝长裤，不准穿拖鞋及其他会露出脚趾的鞋类进入会场，通讯工具必须调为静音或振动状态。2. 各部门若要临时加开会议，须提前一天发送会议室使用申请到专用邮箱（）并于当天到办公室领取会议室钥匙。3. 办公室、
4、一号、二号会议室和小会议室的清洁维护：会后要做好整理和清洁工作。每个部分都有分配清洁办公场所的工作。（见附录五）五 经费使用管理1. 本学期开始，经费预支制度开始实施。经费预支流程如下：（1） 各部门在活动举办前，填写经费预支申请表（见附录六）；（2） 将经费预支申请表于每周周二或周四值班时间交至校学生会南校区执委会秘书部财务管理人员处。 （3） 经南校区执委会主席审核此经费预支后，则可与秘书部联系，提取流动资金举办活动；2. 经费开支必须根据活动策划如实开具发票。（1） 背书使用黑色签字笔或钢笔，具体内容如下：经手人：（经费实际使用人）证明人：（部门主管常委签名证明）用 途：（经费详细用途，
5、包括活动名称、经费项目，如经费项目较多，须另附项目清单）时 间：（经费使用日期，例：二一年十月一日）总金额：（经费总金额，需大写，例：捌拾玖圆整）（2） 注意事项：A. 发票顾客名称必须填写“华工大”或者“华南理工大学。销售发票上“品名规格”必须列清所购物品名称。B. 定额发票最大金额为500元人民币。C. 发票必须为国税或地税才能报销，收据无效。如无特别理由，外地发票（广州市以外）一律不予以报销。3. 各部门将开具的发票经主管常委签名后，请于每月8日和18日17:30将发票交至秘书部财务管理小组成员处并于当天将经费预支申请表和经费支出明细表（见附录八）交给秘书部相关财务管理人员，再由秘书部票
6、务员上报团工委处报销。六 学生会文件模板使用规范：1. 文件标题采用华文中宋，加粗，三号或者小三号字体；正文采用仿宋GB2312，四号或者小四号字体，间距1倍或1.5倍；字母或数字采用Times New Roman字体。2. 通知形式文件需要有称呼以及落款。落款人若为校学生会南校区执委会则应写为“华南理工大学学生会南校区执行委员会”或者“校学生会南校区执委会”，并需盖上公章。落款时间需以大写形式，例：二一年十月一日。一、 学生会通知模板使用规范：1. 通知开头采用：“您好，我是校学生会XX部的XX（职称）XX（姓名）；通知结尾采用：“收到请回复，谢谢”。2. 通知内容应该尽量简洁明了，没有歧义
7、。例：您好，我是校学生会秘书部的干事XX，XXX活动将于4月23日（周一）18:00在A4-201举办，请提前十五分钟到场，收到请回复，谢谢。附录一：华南理工大学学生会南校区执行委员会活动项目申报表活动项目名称活动形式活动对象申报单位项目负责人计划时间计划场所活动概要活动简介活动目的及意义可行性分析预期效果宣传方案时间 途径内容广播：海报：横幅：其他工作流程工作项目具体工作具体完成时间工作负责人活动现场时 间事 件物资清单项 目数量用 途负责人应急附件（通知报名表等）经费来源计划经费预算总额经费预算经费使用项目规 格单 价小计总额： （注：实际支出以发票为准）执委审批意见指导老师审批意见申报日
8、期： 年 月 日附录二：华南理工大学南校区校园文化活动申请表 填表日期：活 动名 称活动举办时间活动申请地点主 办单 位承 办申 请横 幅有（ ）无（ ）数 量申请悬挂地点挂时间基本内容海 报申请张贴地点贴时间规格及印刷方式基 本内 容宣传单申请派发地点申请派发时间其他方面申请地点申请时间来源赞助（ ）商业活动需管委会办公室批准经费金额社团（ ）主要用途用电情况是（ ）否（ ）使用功率活动负责人联系方式申请活动经办人学院组织或学生组织意见：签章：日期：南校区团工委或学工办意见：南校区后勤办场馆中心意见：注：1. 按照申请及批准内容和形式开展学生活动，不得随意更改，不得涉及商业活动。2. 本表格
9、复印有效。附录三：华南理工大学南校区物资申请表活 动 名 称主 办 单 位申 请 单 位负 责 人联 系 方 式借用物资名称借用预计归还时间分团委、学生组织意见：胶凳桌子帐篷太阳伞台签南校区团工委意见：红布礼仪服扩音器音响投影设备1. 物资申请表一式二份，一份交学工办、一份交相关物资管理部门；2. 申请单位必须按时归还物资；3. 不得随意更改物资借用数量；4. 本表格复印有效。附录四：华南理工大学南校区教室借用申请表年 月 日申请单位申请人联系电话申请理由使 用第 周至第 周，星期 第 节（ 月 日至 月 日）人数是否需要多媒体位意见主管负责人签字 年 月 日（单位盖章） 教南 学 校 办区
10、意 见批准使用教室编号： 教室：备注：1.此表适用于学院、部门，等借用教室，申请人可在南校区教学与实验室管理办网页下载。2. 校园文化活动请填写华南理工大学南校区校园文化活动审批表，并经南校区学工办批准。3. 学生活动可使用教室时间为每周四下午、周四和周五晚和周六周日全天。4. 凡借用教室的单位，不得利用教室进行与教学、学术讲座、学生集体活动等无关的活动，不得开展娱乐等可能影响其他教室上课或自习的活动，更不得进行任何非法、营利活动（或转借给校外人员）。附录五：卫生轮值安排表地 点部 门负责人签到办公室4月1日4月8日秘书部4月11日4月18日公共关系部4月21日4月28日女生工作部5月4日5月
11、11日文化艺术部部5月14日5月21日调研部5月24日5月31日信息中心6月3日6月10日宣传部6月13日6月20日学术科技部6月23日6月30日生活部一号会议室4月5日5月5日文化艺术部6月5日二号会议室4月15日5月15日6月15日三号会议室4月25日5月25日6月25日小会议室4月19日4月20日体育部5月22日5月23日6月21日6月22日1.各部门在安排的打扫时间（维持一周）内其中一天打扫完毕即可；2.请各部门在规定时间内打扫卫生后，由负责人签到。附录六：活动经费预支表经费用途（活动名称）申请部门活动时间短号支付方式现金/转账转账账号项目明细序号金 额合计费用仟 佰 拾 元 角 分 ￥（秘书部填写）建议预支金额实际预支金额签 字部 长常委意 见签字： 日期：经办人（秘书部）附录七：体育场地清洁保证书后勤办场馆中心： （学院或协会名称）将于 年 月 日至 年 月 日在大学城华南理工大学生活区（场地名称）进行 活动，在此期间我们保证该场地的清洁和卫生，并且保证在活动结束后及时进行场地清洁。 单位： 保证人： 电话：附录八：经费支出明细表用途（活动名称）填表单位填表部门填表人预算金额实际支出差额（）支出明细差额明细主管常委意 见指导老师填表日期: 年 月
