1、公私不分,不只增加费用支出,亦是不正当的第一步。首先领导要谨慎以身作则。在节省费用的运动中要严禁这种公私不分的举动。4、 在公司内部联络要尽量简化 联络用的文书，尽可能利用使用过的纸张的反面，或广告废纸。不需要考虑对上司的不礼貌，需要装入信封的内部文件，可以用外面寄来的旧封套即可。不是特别怕被人看到的文件不需要装入封套内。二张以上的文件，信纸通常都把写字的一面反折向内，是不合理的。收件人的名称如露在外面在公司内就不需用信封，收件人马上就知道内容比较合理。又有折成四折的习惯，张数多时折为三折，比较好处理。5、 标示事务用品的价格 由公司提供的物品，往往没有成本观念，容易造成浪费使用。所以需要把信
2、纸1张多少钱，信封大的多少钱、回纹针1支多少钱等，所有用品全部标示价格。对每种用品的成本要花多少，让每人有数字观念是节省费用的第一步。 6、贴出电话费用表 为了要让全部员工对电话费都有成本概念，编制电话费用表，贴在电话机前。费用要详列，市区每通1次多少钱,长途电话每3分钟、每10分钟、每1秒钟为单位连1秒钟花多少钱也要有概念。7、 电话通话定时 有一本书“一分钟经理”很畅销。经理指导属下工作，已达到在1分钟内的时代。电话的通话最长在3分钟内讲完。我们1分钟可说50句话，3分钟就150句。除了例外，全公司可展开“电话以3分钟内完成”的运动。如指导得当,与外面的通话也可以缩短时间。实行后，可节省3
3、0以上话费。8、 建立电话传真机系统 总、分公司之间的电话费用，在做记录后，可考虑建立传真机系统。不只可节省电话费用，还可以用作文书联络之用，消除传达上的错误。用电话如本人不在时，就造成电话费的浪费，用传真机可以电送就没有这个情况。9、总、分公司之间，联络制定标准化 员工不要用随意的方法联络，需要制定标准的方法。方法可分为、普通信件，、限时专送，、电话传真，、电话等，这些方法，制定一览表彻底执行。有的公司禁止使用总、分公司之间的电话，改用电话传真机，及活用电脑连线等，而达到节省费用。时代在进步，头脑也要转得快，信息的传达亦要符合时代需要。10、打电话要考虑区域 业务员为了联络，从公司打电话与客
4、户联络时，要考虑打电话的地点。因为业务员程度不一，有时和客户中的异性一聊，往往忘了费用一秒一秒的增加, 公司应编制详细电话费用表，给每位业务员，这样的考虑可达到节省电话费用。11、利用表格 为了节省电话费用，打电话前先作成的表格，整理后再打电话。这个表格不只是打电话前使用，接听电话或其它“转言记录”也要广为利用。 、 何时 、 谁 、 何事 、 理由 、 场所 、 方法 、 数量、金额 12、对方讲话中则改时再打 从这边打的电话，常常会碰到对方在另一线电话讲话中。这个时候不要用“我等待”而问“是不是要些时间”如果还要一点时间的话,告诉对方“待一会再打来”先挂断电话。这样可以节省电话费用，同时两
5、边的电话机都可以空出来。13、要求对方打过来 向厂部订货的电话尽量避免。让对方每天固定时间打电话来，这样可以有计划的进行工作，同时可以节省电话费。这个方法也可以利用在其它事情上。当然这个方法，依对方的立场，有时候行的通，有时候行不通的。例如对方与这边立场相等，碰到对方另有一部电话时可说“很抱歉,讲完电话可否给我电话联络”这样拜托就可以了。14、禁止电话私用 市内电话就无所谓，家乡、朋友等的长途电话，被私人使用是一笔很大支出。私用电话不但是费用的损失，对周围的人也会构成妨碍工作，所以绝对禁止。工作中原则上，朋友与恋人打来电话都要禁止。私用电话要休息时间打来。 15、 定期清扫日光灯管 日光灯如果
6、不清扫，六个月就减低效率。希望尽可能每月都用干布擦试。又三个月六个月一次用清洁剂清除干净。有的企业用到日光灯管寿命终了都没有清扫过，这是没有节省观念。污浊的天花板及墙壁要细心去清扫，要有自发去清扫的想法。 16、 窗户不可放物品 在难得的窗户旁边放置物品，阻挡光线进入，反而需要照明这就失去了窗的作用。要养成将玻璃常常擦洗干干净净的习惯。 在德国的家庭中玻璃每天都擦的亮晶晶。有人喜欢洗澡，但一提起擦洗玻璃就认为是一件苦差事。17、 尽量使用日光灯，日光灯的电费是灯泡电费的三分之一。家庭与商店就当别论，在公司内尽量使用日光灯。同样的日光灯白色比晨光色的功效强。在屋外要用比日光灯高压的水银灯，可得到
7、相当于灯泡78倍效果的照明。 18、日光灯管提早装换 日光灯的换装要在小时左右。日光灯管寿命终了前，尽早换装。使用到最后会增加电费及失去效率。要计算使用时间较为困难，用到灯管出现黑影圈时订为换装时间，每月底定期检查换装。19、 提前分关掉暖气机 冬天使用暖气，室内气温须在15度以下才可开启。气温调在 22至20 度之间。要养成下班前30分钟关机的习惯。加班也要在加班下班前分钟关机。依这个方法每年可节省很大的暖气费用。21、 空调机装设位置适当吗？空调机尽量装在日光直射不到的位置，最好装在朝北的方向。日光直射的窗户使用滤光装置，避免日光直射。或利用窗帘。在外面的空调机，在日光的照射下会影响效率，
8、上面要装设遮阳板以免日光直射。22、 空调机每月清理一次 冷却装置及空调机的蓄电座与滤压器的清除，要有每月清除一次的习。一年都不清除据说会减少的热效率。空气中有很多污染物，过滤器很容易被污染。由于这些琐事不被重视，又是污秽的工作，谁都不愿意做，因此浪费很多电费。 23、室内冷气不要开得过冷 夏天冷气不得低于28度。每超过1度就要多花约的电费支出。 太冷不只造成电费的浪费，也容易罹患冷气病。而且与室外温度太大，会导致体力消耗，依实际情况确实调节温度是很重要的。24、水龙头要关紧 自来水漏水的损失很大。例如，像线丝的漏水，流了二十四小时就足够洗澡用水的份量。滴滴程度下的水二十四小时下来亦有桶的水。
9、这只是一天就无妨，一年积下来的损失就很大。25、 厕所的水费亦要节省，尽量用拖把清理厕所地面。洗车时用水管直接冲洗亦是一种水的浪费。准备水桶先洗掉污泥，再用小量的水清洗就够用。26、检查对纸张使用有无浪费现象。纸的数量增加会导致整体的工作增加，因此公司内部最好检查使用纸张的流程：1 是否有已不再使用帐簿类。2 能否减少报告书类，例如把日报变成周报、把周报变成旬报、把旬报变成月报。3 能否减少分类和项目。处理账务工作的人所做的账务传票类，既复杂又难以了解，做的人麻烦，看的人也费神，所以账簿如果不能井然有序，就不具有任何意义。4 能否减少账票类的张数。尽可能依据简化的内容减少张数，即使是一张也好。
10、5能否减少手写的工作。字丑的人所写的字，除了自己满足之外，是相当累人的，可以说是事倍功半。而且即使写字漂亮的人慢慢地写的话成本也要增加。所以，若手写是必要的话，要请字写的漂亮的、写的又快的人写。6 。是否不问内容，只是盖章了事。内部牵制制度虽有必要，但是不问内容， 只是盖章又会形成别的问题。 与其抱着“大家的责任到头来是谁也没有责任”，不如以认真地审查、负责地盖章来的重要。7 能否减少转记的工作。转记多的工作以其时间成本来看是亏损的，而且又可能转记错误，其中最具代表性是账簿式会计。虽然努力规规矩矩记账是值得欣赏的，遗憾的是它已经落伍了。若现在尚且拘泥于账簿式会计是很不经济的。8 是否无端的誊稿
11、。即使是一封信，从写草稿到慢慢地誊稿就需要浪费不少的时间和纸张，而现在这个时代处理文件以文书处理是无须拟草稿的，而且能获得更好的效果。9 。能否减少散发资料的份数，出席的人数尚未确定就大量的影印资料，这样做是很没有成本观念的。27、适当的订购印刷品。 虽然整批订购较为便宜，但是要在好几年才能用完的情况下，可就不知道哪一边更为便宜了。 最好把消耗品及商品库存一年要增加公司成本的事牢记在心。因此若库存两年，就像增加购入价格的的成本一样，所以当印刷品使用张数较小时，用复印品会比较好。28、每一张纸的复印均有其成本，而我们有时经常不注意这个问题， 若了解这种情况， 的资料就不要全用的纸影印,可仅仅影印
12、一张的，其余的两张合起来用的影印，之后用截纸机截断, 就能降低成本。用的印张与用的相互比较应可省下一半的复印次数及费用。29、用复印机复印时尽可能复印双面，这样做会降低纸张的费用，且在邮寄时邮票及信封费用也会降低。将这些复印件归档时，档案用纸也会减少。使用单面的话，数量会相当的庞大。30、让复印机定时休息。有许多的企业将复印机电源一打开就放置不管， 且又并非一整天都在使用。特别是午休时间几乎不使用。因此休息时要将机器关掉。而使用频率小的企业,最好决定某时间才使用复印机比较好。复印机电源一打开就放置不管，通常要浪费掉3瓦左右的电力。31、统一纸张的大小。使用复印机时不经思索就用大号的纸张印是不可取的。因为复印机械性能提高之后，复印时具有放大、缩小的功能。我们虽可依资料的内容不同而调整影印纸张的大小，然而各部门最好仍依其使用纸类尽可能进行标准化。如果不这样的话。将影响其文书及档案的整理。32、废弃的纸不要丢入垃圾箱。重要的文书以碎纸机裁碎后，可以做填充料或是卖给收破烂的回收。一向为人所困扰的纸类及报纸，最好也汇集起来当做废品回收。但是在许多的企业里，多数将这些丢入垃圾箱；而写坏的纸张通常撕掉或揉起一团丢掉，但是最好把它当做便条纸、稿纸等再充分利用。
