1、与传统档案室相比拟，数字档案室具有独有的特点和功能：1档案资源“数字化。数字档案室以统一的数字形式存储各种信息，包括文本、图像、声音、视频等，压缩了存储空间，改良了组织形式。信息记录形式的“数字化，是数字档案室的根本特征。2档案实体“虚拟化。通过对纸质档案、缩微胶片、照片、录音、录像等传统载体档案进展数字化加工，实现档案实体“虚拟化，使之能够与其他数字档案资源一并进展管理和规X。3档案管理系统化。将档案业务流程、标准规X固化在数字档案室应用系统中，实现数字档案资源系统、规X管理。4信息传递网络化。数字档案室依附于网络而存在，通过不同类型的网络实现档案收集、管理和移交，用户不必亲自“登门造访，就
2、可以利用所需的信息，从而加快信息交流与反应的速度。5档案利用知识化。数字档案室将文书、照片、录音、录像等各类信息载体与信息来源在知识单元的根底上有机组织并起来，以动态分布的方式为用户提供服务，实现由档案的提供向知识的提供转变。2建设原如此与内容建设原如此数字档案室建设应当遵循“资源为先，标准规X，整体推进，确保安全的原如此，统筹规划，积极实施，务某某效。1资源为先。资源建设是数字档案室建设的根本。数字档案室应坚持“资源为王，着眼于数字档案资源建设，着重于非数字档案的数字化和数字档案的与时、完整、有效归档，规划设计以最大限度保证数字档案资源建设质量为根本出发点。数字档案室的建设应该有助于保障数字
3、档案资源的齐全、完整，有利于数字档案资源的有效管理和方便利用。2标准规X。数字档案室建设应统筹协调文件管理与档案管理、业务工作与档案工作、档案室与综合档案馆之间关系，严格遵循既有标准和规X进展系统设计、建设，实现文档一体、馆室一体。3整体推进。应将数字档案室建设与机关电子政务和信息化建设密切结合起来，统筹考虑数字档案室系统功能、文件格式要求等因素，整体推进数字档案室实施方案。4确保安全。数字档案室建设应建立健全安全管理制度，按照信息安全等级保护和分级保护要求采取安全保障技术方法，配备必要的软硬件设施，完善灾难恢复应急机制，确保数字档案室建设和运行的安全。建设内容数字档案室建设是一项系统工程，包
4、括根底设施建设、应用系统建设、数字档案资源建设、保障体系建设，需要机关档案部门、信息化部门、业务部门和某某部门共同参与实施。主要包括：l按照数字档案室根底网络架构、主要技术路线与软硬件配置根本要求，建设适应未来一定时期数字档案资源管理要求、满足数字档案室各项管理与服务需求的根底设施。除信息安全和管理方便因素之外，鼓励依托机关信息化根底设施进展数字档案室根底设施建设。2开发或采用功能完善、安全可靠、性能良好、方便易用的数字档案室应用系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。3严格遵循标准规X，全面进展传统载体档案数字化转换，积极推进电子文件归档和电子档案管理，全面推进数字档案资源建设。应用先
5、进技术和手段，保证数字档案资源真实、完整、可用和安全，满足各类用户共享需求。4根据数字档案室建设要求，修订完善档案工作流程、文件材料以与声像照片、录音、录像电子文件归档X围和保管期限表，以与适合电子档案管理、利用、安全保障、应急处置等各项规章制度，明确要求和权限，确保数字档案资源的规X管理，保证数字档案室运行顺畅。5加大人才建设力度，通过培训或引进人才，为数字档案室的建设和运行储藏既通晓信息技术，又精通信息资源管理、知识管理的人才。3根底设施建设为确保数字档案资源的安全管理和有效利用，应依托机关信息化建设成果，建设相对独立且稳定、兼容的，能够满足数字档案资源管理和机关共享利用需求的数字档案室根
6、底设施，主要包括网络根底设施、系统硬件、根底软件、安全保障系统、终端与辅助设备等五个局部。根底设施应尽量采用国产产品，尤其是具有自主知识产权的国有品牌产品。用于支撑涉密数字档案资源管理的根底设施建设，应符合国家有关某某工作的规定。网络根底设施数字档案室网络根底设施是机关整体网络根底设施的有机组成局部，应统筹规划、设计和建设。一般情况下，应将数字档案室网络管理中心设于机关中心机房。机关中心机房应具备防雷、防静电、防磁、防火、防水、防盗、稳压、恒温、恒湿等根本管理条件，有条件的单位应建设符合电子信息系统机房设计规X（GB 50174-2008）要求的B级机房。中心机房、网络综合布线的配置，要充分考
7、虑各类电子文件采集、归档和数字档案资源安全管理、移交等工作要求。应为数字档案室配备足够数量的内部局域网、政务外网和政务内网网络信息点，网络性能应能适应图像、音频、视频等各类数据的传输、利用要求。系统硬件服务器专业服务器是数字档案室必备的根底设施。服务器性能和数量的配置，应能满足数字档案室应用系统以与数据库、中间件、全文检索、备份、防病毒等根底软件的部署和安全高效运行的需求，并适当冗余、可扩展。存储与备份为满足各门类电子档案和传统载体档案数字副本的存储、利用和备份要求，应为数字档案室配备先进、高效和稳定的磁盘阵列作为数字档案资源在线存储设备。根据机关制定的数字档案资源保存策略，确定近线或离线备份
8、系统的配置，近线备份应选择磁带库或虚拟带库与相应的备份软件，离线备份可选择光盘、移动硬盘等脱机存储介质以与相应的备份、检测设备。根底软件为确保各门类电子档案与其元数据的准确和与时采集、捕获、保存，提供便捷、有效的数字档案资源利用，应结合数字档案室应用系统开发或运行需要，为数字档案室配备必要的正版根底软件，包括数据库管理系统、网络操作系统、中间件、全文检索、光学字符识别OCR等软件。应选用主流数据库管理系统，如关系型数据库，其性能应能支持本单位今后较长一个时期数字档案资源管理的需要。安全保障系统应结合实际，参照信息系统安全等级保护有关要求，从多层面为数字档案室应用系统建立安全保障体系。涉密数字档
9、案室应用系统必须按照国家有关涉密信息系统分级保护的规定执行。应建立数字档案室应用系统的三员管理制度，明确系统管理员、安全管理员和安全审计员职责，并贯彻落实。应结合三员管理制度，为数字档案室应用系统设计、实施完善的用户权限配置和管理功能，为数字档案资源的安全存储、管理提供保障。应为数字档案室的应用系统配备正版杀毒软件。如有必要，应有选择地配备防火墙、用户认证、数字签名、移动存储介质管理软件、业务审计软件等安全管理工具。终端与辅助设备应结合工作需要，为数字档案室应用系统配备专用终端计算机、扫描仪、数码照相机、打印机等终端设备，以与恒温恒湿防磁柜、刻录机、移动存储介质等辅助设备。4应用系统建设数字档
10、案室应用系统建设应基于开放档案信息系统参考模型ISO 14721-2012 Space data and information transfer systems-Open archival information system （OAIS） -Reference model设计功能架构，应能集成管理各门类数字档案资源，具备收集、元数据捕获、登记、分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、统计、处置、格式转换、命名、移交、审计、备份、灾难恢复、用户管理、权限管理等根本功能，为电子档案的真实、完整、可用和安全提供首要保障，并达到灵活扩展、简单易用的根本要求。其具体功能需求可参见电子文件
11、管理系统通用功能要求GB/T 29194-2012。档案门类管理数字档案室应用系统应以国家或地方制定的标准、规X为根底，具有管理文书、声像照片、录音、录像、科技、专业等各门类电子档案和辅助管理实体档案资料的功能，且具备灵活的可扩展功能，包括档案资料门类的扩展管理、分类方案的扩展管理、适当的元数据方案扩展管理、电子档案移交包制作的扩展管理等。电子档案门类的扩展管理应能依据已经实施的元数据方案扩展管理新增电子档案门类，且具备新增门类归档电子文件与其元数据的捕获、登记以与电子档案的分类、编目、著录、存储、数字签名、检索、利用、鉴定、处置、统计、移交、审计、用户管理等一系列功能。实体档案门类的扩展管理
12、应能扩展管理新增的实体档案门类，且具备新增实体档案门类的分类、编目、著录、检索、利用、鉴定、处置、统计、移交、审计、用户管理等一系列功能。分类方案的扩展管理应能灵活配置各门类档案资料分类方案，支持对档案门类、年度、机构或问题、保管期限等著录项值域的扩展定义，尤其是多级机构或问题分类方案的扩展配置。元数据方案的扩展管理应能适度扩展设置电子档案管理所需的元数据元素；应能根据同级国家综合档案馆的要求，配置生成基于可扩展标记语言XML格式的电子档案与其元数据移交数据包。接收采集数字档案室应用系统应能以在线或离线方式自动或半自动接收、采集形成于不同环境的，经过系统整理的各门类电子文件与其元数据，登记归档
13、电子文件，并通过计算机文件名元数据等关键指针建立二者间的关联。文书类电子文件的接收采集应能自动接收并登记形成于办公自动化等业务系统的文书类电子文件与其相对应的元数据，采集形成于机关各职能部门的非公文类电子文件，分类、有序地存储电子文件与其组件，保证关于同一事由的往来文件与其组件完整并相互关联。声像类电子文件的采集应支持电子文件形成部门或档案部门上传或挂接照片、录音、录像等声像类电子文件，自动提取形成时间和背景、结构元数据，建立电子文件与元数据之间的关联。科技和专业类电子文件的接收采集各种科技、专业类电子文件的接收采集功能可参照执行。有其他专门规定的，从其规定。分类编目数字档案室应用系统应支持电
14、子文件的分类、编目、命名和存储，完成电子文件的归档保存，辅助完成纸质等传统载体归档文件的分类、编目工作。分类组织应能以自动或半自动化方式为各门类电子文件或传统载体归档文件的年度、机构或问题、项目代号、案卷号、件号、保管期限等分类项赋值，调整其排列顺序，从而完成电子文件或辅助完成传统载体归档文件的分类组织，维护关于同一事由的往来文件、组件的完整性和相互间的有机关联。归档存储应能统筹电子文件和传统载体归档文件，根据分类结果自动赋予档号，完成归档过程。应能依据档号各构成项自动、逐级建立并命名文件夹，分类存储电子档案，并采用档号自动为电子档案命名；应使用第三方权威机构提供的技术手段，在适当时间生成电子
15、档案原文的固化信息，提供验证途径。传统载体档案数字副本的上传、挂接和存储功能需求可参照执行。编目著录应以档号为根底，支持各门类电子档案题名、责任者、文件编号、时间、保管期限等元数据的著录，自动编制电子档案案卷级、文件级电子目录。应能根据电子档案著录的不同要求，提供必要的著录窗口，为著录者提供下拉菜单、携带录入以与日历、时间轴等自动化著录工具，提升著录方式的自动化程度；应能自动核验著录信息的完整性、规X性和有效性，并提示修改、校正，应支持在权限许可X围内的元数据或目录数据的增加、修改、删除等。检索利用数字档案室应用系统应以权限管理为根底，支持多途径、多角度且易用的检索和利用方式，应能满足用户各类
16、查档需求。档案检索应能提供多种类型的检索方式，包括：不设定检索字段的简单检索，选定多项检索字段与其逻辑关系的高级检索，模糊检索和准确检索，跨档案门类检索，全文检索等。应支持用户根据需要设定任意检索条件查找其权限许可X围内的数字档案资源，并能在检索结果中作更准确查找。档案利用应支持用户在权限许可X围内在线查看、打印目录数据或原文，如有必要，应能限制用户对电子档案或传统载体数字副本组件或具体页面的可阅读X围；应能对数字档案资源的下载进展审批、添加数字水印和授权阅读时间等，应支持实体档案借阅的申请、审批、登记、归还等。档案编研应支持用户开展档案编研工作，授权用户能建立编研计划、分配工作任务、建立编研
17、素材库、复制粘贴数字档案内容信息、审核编研文稿、发布或下载编研成果等。鉴定统计数字档案室应用系统应具备各门类档案资料的鉴定处置功能，应具备对各种档案资料以与相关业务情况的统计管理功能。鉴定处置应支持各种类型的档案鉴定任务，包括档案密级或保管期限变更，档案续存、销毁、移交等，应支持档案管理人员依据书面鉴定报告，通过直接修改密级、保管期限等著录字段，执行销毁、移交功能，完成档案鉴定处置任务；或根据实际需求，具备鉴定处置工作流功能，应能支持鉴定审批流程的配置、实施，包括发起鉴定任务、实施鉴定、审批鉴定意见、触发处置功能等；应留存销毁记录，包括销毁授权、销毁内容、销毁执行人、销毁时间等；应能生成符合电
18、子档案移交与接收方法与同级国家综合档案馆要求的电子档案移交数据包。统计报告应支持实体档案、数字档案资源室藏量的统计，应能灵活设定统计条件，包括：档案门类、保管期限、格式、大小、时间长度、类、卷、件、存储载体等；应支持档案利用情况统计，包括：利用档案的职能部门与人次、利用实体档案和数字档案门类与数量、数字档案下载浏览量等；应能按照统计年报要求，通过统计报表、柱图、饼图或曲线等各类方式显示、打印统计报告。系统管理数字档案室应用系统应具备审计跟踪、用户与权限管理、数据维护、参数设置等根本系统管理功能。审计跟踪应具备日志功能，用于记录、审计各类管理、操作行为。应能记录管理员、各类用户的行为信息，包括登
19、录数字档案室应用系统、实施档案门类管理、编辑元数据或目录数据、处置电子档案等各种操作行为；应能记录非授权用户试图登录或操作的行为；应能记录登录或操作失败的有关信息；应具备日志检索、输出、导出等管理功能。用户与权限管理应能配置三员管理用户组，支持灵活的用户组、用户注册、赋权、编辑、删除、迁移等操作；应具备完善的功能权限与数据权限，能够灵活赋权或关闭权限，并具有可扩展性；应支持用户口令管理，包括口令强度、找回口令、口令重置、关闭口令等功能。数据维护应具备根本的数据维护功能，应支持多种通用格式的元数据或目录数据的导入、导出，数据库管理系统数据文件的自动备份与恢复，以与数字档案资源的删除与回收等。参数
20、设置应支持全宗信息配置与编辑，可为各门类数字档案资源配置档号构成规如此，通过数据字典管理功能在允许X围内配置元数据值域，应支持电子档案原文存储路径的配置，以与各种报表格式的编辑、修改等。技术文档管理根据数字档案室应用系统建设方式的不同，应收集保存必要的应用软件文档，为系统的稳定运行、维护等提供保障。采用开发方式建设的应用软件，应收集保存功能规格设计说明书、详细设计书、数据库设计书、技术报告、用户手册等文档，文档编制应符合计算机软件文档编制规XGB/T 8567-2006的相关要求。采购商品化的应用软件时，至少应收集保存数据库设计文档、用户手册等。测评鉴定以开发方式建设数字档案室应用系统的，推荐
21、进展应用软件的测评。可选择第三方权威检测机构根据招投标文件与相关标准对应用软件进展功能性检测并出具检测报告，在测评合格的根底上，组织数字档案室应用系统建设方、承建方、监理方、同级档案行政管理部门进展项目的鉴定验收。5数字档案资源建设数字档案室的数字档案资源应包含文书、声像照片、录音、录像、科技、专业等各门类电子档案、传统载体档案数字副本和数字资料等，假如条件成熟，公务电子、网页等门类的电子档案也应作为数字档案资源建设内容。根本要求数字档案资源建设的根本要求是齐全完整、标准规X。齐全完整性要求归档保存的数字档案资源门类应齐全、完整，各门类电子档案或数字副本应齐全、完整，能够系统反映本单位履行主要
22、职责的过程；关于同一事由的往来文件以与文件的组件应齐全、完整，文件之间的有机联系得以保存；各门类电子档案内容信息处于原始状态，根本元数据齐全、完整。标准规X性要求数字档案资源的收集、整理、编目、著录、格式、品质等应符合电子文件归档与管理规XGB/T 18894、归档文件整理规如此DA/T 22、档号编制规如此DA/T 13等国家标准或地方规X的要求；应参照国家或地方相关标准规X设置、捕获电子档案元数据，推荐采用包括文件实体、机构人员实体、业务实体在内的多实体元数据方案，元数据的赋值应以自动捕获为主、手工著录为辅。数字档案资源命名规如此应采用档号或唯一标识符为数字档案资源命名。采用档号为数字档案
23、资源命名的，假如以卷为单位整理，按档号编制规如此DA/T 13-1994编制档号，推荐增设档案门类代码作为类别号的子项；假如以件为单位整理，档号可采用“全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构问题代码-件号子件号结构。具体编制方法如下。1全宗号：用四位代码标识，按照档号编制规如此DA/T 13-1994编制。2档案门类代码年度：文书、照片、录音、录像、科技、专业的门类代码分别为“WS、“ZP、“LY、“LX、“KJ、“ZY，科技、专业门类需要复分的，应参照科学技术档案案卷构成的一般要求GB/T 11822-2008和国家根本专业档案目录执行。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如
24、“2013。当形成年度无法考证时，年度为其归档年度，并在附注项加以说明。3保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年的，分别以代码“Y、“D30、“D10标识。采用其他保管期限的，也应使用其相应缩写代码。4机构问题代码：机构问题代码采用3位汉语拼音字母标识，如办公室可用“BGS标识。未按照机构问题分类的，应省略机构问题代码。5件号子件号：件号是单件归档文件在一个保管期限下排列的顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0补足，如“0026。子件号是指件内单份文件排列的顺序号，用3位阿拉伯数字标识，不足3位的，前面用“0补足，如“001。不需要编制子件号的，子件号可以省略。如有需
25、要，可以在件号子件号之后编制下位代码，比如页X号等。文书类电子档案质量要求文书类电子文件档案的收集、整理、鉴定等，应符合国家档案局令第8号、归档文件整理规如此DA/T 22等要求，此外，在办公自动化等业务系统形成并归档保存的电子公文，其质量还需满足以下要求。完整性要求关于同一事由的往来电子公文齐全、完整，电子公文的组件正本、定稿、公文处理单、集中记录修改正程的彩色留痕稿以与确有必要保存的重要修改稿等齐全、完整；红头、电子印章齐全、完整；文件标题、文号、主送机关、正文、发文机关署名和成文日期6个要素齐全、完整。版面格式要求电子公文正本的公文格式应符合党政机关公文处理工作条例第三章要求，正本的页面
26、尺寸与版面要求、公文格式各要素编排规如此、公文的特定格式、式样应分别符合党政机关公文格式GB/T 9704-2012第5章、第7章、第10章、第11章的要求。文件格式要求电子公文的正本、定稿、公文处理单应以OFD、PDF、PDF/A等版式文档格式归档保存，版式文档格式应符合版式电子文件长期保存格式需求DA/T 47-2009，并支持向同级国家综合档案馆采用的长期保存格式转换；集中记录修改正程的彩色留痕稿以与确有必要保存的重要修改稿可以WPS、RTF、DOC等同级国家综合档案馆认可的格式归档保存。元数据捕获要求应参照文书类电子文件元数据方案DA/T 46-2009设置、捕获电子公文元数据，至少应
27、包括：聚合层次、来源、立档单位名称、电子文件号、档号、年度、保管期限、内容描述、题名、日期、密级、形式特征、存储位置、脱机载体编号、权限管理、机构人员名称、业务状态、业务行为、行为时间、实体标识符20项。封装要求假如条件成熟，根据同级国家综合档案馆要求，可以对文书类电子档案与其元数据进展封装。封装可参照基于XML的电子文件封装规XDA/T 48-2009执行。声像类电子档案质量要求根本要求声像类电子文件的归档X围应参考照片档案管理规XGB/T 11821-2002第4章或同级档案行政管理部门的具体要求执行。收集、归档的声像类电子文件应经过挑选和系统整理，应能系统、客观地记录本单位的重要职能活动
28、，以与历次活动的主要内容、主要人物、主要场景等。按照客观事实编辑形成的录音、录像类电子文件可收集、归档。品质要求声像类电子档案应主题鲜明、影像和语音清晰、人物形象端正。照片类电子档案应以TIFF、JPEG格式保存，其可交换图像文件EXIF信息保存完整，像素数不低于300万；重要或珍贵的录音类电子档案以WAV格式保存，其他的以MP3格式保存，音频采样率不低于；录像类电子档案以MPG、MP4格式保存，比特率不低于8Mbps。照片类电子档案根本元数据集应参照照片类电子档案元数据方案制定中设置、捕获照片类电子档案元数据，至少应包括：聚合层次、档号、年度、题名、摄影者、摄影时间、人物、地点、业务活动描述
29、、保管期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、垂直分辨率、水平分辨率、图像宽度、图像高度、色彩空间、捕获设备、固化信息，以与描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。录音类电子档案根本元数据集应参照相关元数据标准设置、捕获录音类电子档案元数据，至少应包括：聚合层次、档号、年度、题名、录音者、录音时间、人物、地点、业务活动描述、保管期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、时间长度、音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、捕获设备、固化信息，以与描述电子档案管理过程的机构人员、管理活动元数据。录像类电子档案根本元数据集应参照相关元数据标准设置、捕获录像类电子档案元数据，至少应包括：聚合层次、档号、年度、题名、摄像者、编辑者、摄像时间、人物、地点、业务活动描述、保管期限、密级、计算机文件名、格式信息、计算机文件大小、时间长度、视频编码标准、色彩空间、帧大小、帧速率、视频比特率、音频编码标准、音频比特率、音频采样率、音频采样精度、声道数、捕获设备、固化信息，以与描述电子
