1、Excel函数应用之查询与引用函数整理Excel函数应用之查询与引用函数（陆元婕2001年06月18日 09:52）编者语：Excel是办公室自动化中非常重要的一款软件，很多巨型国际企业都是依靠Excel进行数据管理。它不仅仅能够方便的处理表格和进行图形分析，其更强大的功能体现在对数据的自动处理和计算，然而很多缺少理工科背景或是对Excel强大数据处理功能不了解的人却难以进一步深入。编者以为，对Excel函数应用的不了解正是阻挡普通用户完全掌握Excel的拦路虎，然而目前这一部份内容的教学文章却又很少见，所以特别组织了这一个Excel函数应用系列，希望能够对Excel进阶者有所帮助。Excel
2、函数应用系列，将每周更新，逐步系统的介绍Excel各类函数及其应用，敬请关注！在介绍查询与引用函数之前，我们先来了解一下有关引用的知识。1、引用的作用在Excel中引用的作用在于标识工作表上的单元格或单元格区域，并指明公式中所使用的数据的位置。通过引用，可以在公式中使用工作表不同部分的数据，或者在多个公式中使用同一单元格的数值。还可以引用同一工作簿不同工作表的单元格、不同工作簿的单元格、甚至其它应用程序中的数据。2、引用的含义关于引用需要了解如下几种情况的含义：外部引用-不同工作簿中的单元格的引用称为外部引用。远程引用-引用其它程序中的数据称为远程引用。相对引用-在创建公式时，单元格或单元格区
3、域的引用通常是相对于包含公式的单元格的相对位置。绝对引用-如果在复制公式时不希望 Excel 调整引用，那么请使用绝对引用。即加入美元符号，如$C$1。3、引用的表示方法关于引用有两种表示的方法，即A1 和 R1C1 引用样式。（1）引用样式一（默认）-A1A1的引用样式是Excel的默认引用类型。这种类型引用字母标志列（从 A 到 IV ，共 256 列）和数字标志行（从 1 到 65536）。这些字母和数字被称为行和列标题。如果要引用单元格，请顺序输入列字母和行数字。例如，C25 引用了列 C 和行 25 交*处的单元格。如果要引用单元格区域，请输入区域左上角单元格的引用、冒号（：）和区域
4、右下角单元格的引用，如A20:C35。（2）引用样式二-R1C1在 R1C1 引用样式中，Excel 使用R加行数字和C加列数字来指示单元格的位置。例如，单元格绝对引用 R1C1 与 A1 引用样式中的绝对引用 $A$1 等价。如果活动单元格是 A1，则单元格相对引用 R1C1 将引用下面一行和右边一列的单元格，或是 B2。在了解了引用的概念后，我们来看看Excel提供的查询与引用函数。查询与引用函数可以用来在数据清单或表格中查找特定数值，或者需要查找某一单元格的引用。Excel中一共提供了ADDRESS、AREAS、CHOOSE、COLUMN、COLUMNS、HLOOKUP、HYPERLIN
5、K、INDEX、INDIRECT、LOOKUP、MATCH、OFFSET、ROW、ROWS、TRANSPOSE、VLOOKUP 16个查询与引用函数。下面，笔者将分组介绍一下这些函数的使用方法及简单应用。一、ADDRESS、COLUMN、ROW1、 ADDRESS用于按照给定的行号和列标，建立文本类型的单元格地址。其语法形式为：ADDRESS(row_num,column_num,abs_num,a1,sheet_text)Row_num指在单元格引用中使用的行号。Column_num指在单元格引用中使用的列标。Abs_num 指明返回的引用类型，1代表绝对引用，2代表绝对行号，相对列标，3代
6、表相对行号，绝对列标，4为相对引用。A1用以指明 A1 或 R1C1 引用样式的逻辑值。如果 A1 为 TRUE 或省略，函数 ADDRESS 返回 A1 样式的引用；如果 A1 为 FALSE，函数 ADDRESS 返回 R1C1 样式的引用。Sheet_text为一文本，指明作为外部引用的工作表的名称，如果省略 sheet_text，则不使用任何工作表名。简单说，即ADDRESS（行号，列标，引用类型，引用样式，工作表名称）比如，ADDRESS(4,5,1,FALSE,Book1Sheet1) 等于 Book1Sheet1!R4C5参见图12、 COLUMN用于返回给定引用的列标。语法形式
7、为：COLUMN(reference)Reference为需要得到其列标的单元格或单元格区域。如果省略 reference，则假定为是对函数 COLUMN 所在单元格的引用。如果 reference 为一个单元格区域，并且函数 COLUMN 作为水平数组输入，则函数 COLUMN 将 reference 中的列标以水平数组的形式返回。但是Reference 不能引用多个区域。 3、 ROW用于返回给定引用的行号。语法形式为：ROW(reference)Reference为需要得到其行号的单元格或单元格区域。 如果省略 reference，则假定是对函数 ROW 所在单元格的引用。如果 refe
8、rence 为一个单元格区域，并且函数 ROW 作为垂直数组输入，则函数 ROW 将 reference 的行号以垂直数组的形式返回。但是Reference 不能对多个区域进行引用。二、AREAS、COLUMNS、INDEX、ROWS1、 AREAS用于返回引用中包含的区域个数。其中区域表示连续的单元格组或某个单元格。其语法形式为AREAS(reference)Reference为对某一单元格或单元格区域的引用，也可以引用多个区域。如果需要将几个引用指定为一个参数，则必须用括号括起来。2、 COLUMNS用于返回数组或引用的列数。其语法形式为COLUMNS(array)Array为需要得到其列
9、数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。3、 ROWS用于返回引用或数组的行数。其语法形式为ROWS(array)Array为需要得到其行数的数组、数组公式或对单元格区域的引用。以上各函数示例见图2图24、 INDEX用于返回表格或区域中的数值或对数值的引用。函数 INDEX() 有两种形式：数组和引用。数组形式通常返回数值或数值数组；引用形式通常返回引用。 （1）INDEX(array,row_num,column_num) 返回数组中指定单元格或单元格数组的数值。Array为单元格区域或数组常数。Row_num为数组中某行的行序号，函数从该行返回数值。Column_num为数组中某列的列序
10、号，函数从该列返回数值。需注意的是Row_num 和 column_num 必须指向 array 中的某一单元格，否则，函数 INDEX 返回错误值 #REF!。（2）INDEX(reference,row_num,column_num,area_num) 返回引用中指定单元格或单元格区域的引用。Reference为对一个或多个单元格区域的引用。 Row_num为引用中某行的行序号，函数从该行返回一个引用。Column_num为引用中某列的列序号，函数从该列返回一个引用。需注意的是Row_num、column_num 和 area_num 必须指向 reference 中的单元格；否则，函数
11、INDEX 返回错误值 #REF!。如果省略 row_num 和 column_num，函数 INDEX 返回由 area_num 所指定的区域。三、INDIRECT、OFFSET1、 INDIRECT用于返回由文字串指定的引用。当需要更改公式中单元格的引用，而不更改公式本身，使用函数 INDIRECT。其语法形式为：INDIRECT(ref_text,a1)其中Ref_text为对单元格的引用，此单元格可以包含 A1-样式的引用、R1C1-样式的引用、定义为引用的名称或对文字串单元格的引用。如果 ref_text 不是合法的单元格的引用，函数 INDIRECT 返回错误值 #REF!。A1为
12、一逻辑值，指明包含在单元格 ref_text 中的引用的类型。如果 a1 为 TRUE 或省略，ref_text 被解释为 A1-样式的引用。如果 a1 为 FALSE，ref_text 被解释为 R1C1-样式的引用。需要注意的是：如果 ref_text 是对另一个工作簿的引用（外部引用），则那个工作簿必须被打开。如果源工作簿没有打开，函数 INDIRECT 返回错误值 #REF!。2、 OFFSET函数用于以指定的引用为参照系，通过给定偏移量得到新的引用。返回的引用可以是一个单元格或者单元格区域，并可以指定返回的行数或者列数。其基本语法形式为：OFFSET(reference, rows,
13、 cols, height, width)。其中，reference变量作为偏移量参照系的引用区域(reference必须为对单元格或相连单元格区域的引用，否则，OFFSET函数返回错误值VALUE!)。rows变量表示相对于偏移量参照系的左上角单元格向上(向下)偏移的行数(例如rows使用2作为参数，表示目标引用区域的左上角单元格比reference低2行)，行数可为正数(代表在起始引用单元格的下方)或者负数(代表在起始引用单元格的上方)或者0(代表起始引用单元格)。cols表示相对于偏移量参照系的左上角单元格向左(向右)偏移的列数(例如cols使用4作为参数，表示目标引用区域的左上角单元格
14、比reference右移4列)，列数可为正数(代表在起始引用单元格的右边)或者负数(代表在起始引用单元格的左边)。如果行数或者列数偏移量超出工作表边缘，OFFSET函数将返回错误值REF！。height变量表示高度，即所要返回的引用区域的行数(height必须为正数)。width变量表示宽度，即所要返回的引用区域的列数(width必须为正数)。如果省略height或者width，则假设其高度或者宽度与reference相同。例如，公式OFFSET(A1,2,3,4,5)表示比单元格A1靠下2行并靠右3列的4行5列的区域(即D3:H7区域)。由此可见，OFFSET函数实际上并不移动任何单元格或者
15、更改选定区域，它只是返回一个引用。四、HLOOKUP、LOOKUP、MATCH、VLOOKUP1、 LOOKUP函数与MATCH函数LOOKUP函数可以返回向量（单行区域或单列区域）或数组中的数值。此系列函数用于在表格或数值数组的首行查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。当比较值位于数据表的首行，并且要查找下面给定行中的数据时，使用函数 HLOOKUP。当比较值位于要进行数据查找的左边一列时，使用函数 VLOOKUP。如果需要找出匹配元素的位置而不是匹配元素本身，则应该使用函数 MATCH 而不是函数 LOOKUP。MATCH函数用来返回在指定方式下与指定数值匹配的数组中
16、元素的相应位置。从以上分析可知，查找函数的功能，一是按搜索条件，返回被搜索区域内数据的一个数据值；二是按搜索条件，返回被搜索区域内某一数据所在的位置值。利用这两大功能，不仅能实现数据的查询，而且也能解决如定级之类的实际问题。2、 LOOKUP用于返回向量（单行区域或单列区域）或数组中的数值。函数 LOOKUP 有两种语法形式：向量和数组。（1） 向量形式函数 LOOKUP 的向量形式是在单行区域或单列区域（向量）中查找数值，然后返回第二个单行区域或单列区域中相同位置的数值。其基本语法形式为LOOKUP(lookup_value,lookup_vector,result_vector)Looku
17、p_value为函数 LOOKUP 在第一个向量中所要查找的数值。Lookup_value 可以为数字、文本、逻辑值或包含数值的名称或引用。Lookup_vector为只包含一行或一列的区域。Lookup_vector 的数值可以为文本、数字或逻辑值。需要注意的是Lookup_vector 的数值必须按升序排序：.、-2、-1、0、1、2、.、A-Z、FALSE、TRUE；否则，函数 LOOKUP 不能返回正确的结果。文本不区分大小写。Result_vector 只包含一行或一列的区域，其大小必须与 lookup_vector 相同。 如果函数 LOOKUP 找不到 lookup_value，
18、则查找 lookup_vector 中小于或等于 lookup_value 的最大数值。如果 lookup_value 小于 lookup_vector 中的最小值，函数 LOOKUP 返回错误值 #N/A。 示例详见图3图3（2） 数组形式函数 LOOKUP 的数组形式在数组的第一行或第一列查找指定的数值，然后返回数组的最后一行或最后一列中相同位置的数值。通常情况下，最好使用函数 HLOOKUP 或函数 VLOOKUP 来替代函数 LOOKUP 的数组形式。函数 LOOKUP 的这种形式主要用于与其他电子表格兼容。关于LOOKUP的数组形式的用法在此不再赘述，感兴趣的可以参看Excel的帮助
19、。3、 HLOOKUP与VLOOKUPHLOOKUP用于在表格或数值数组的首行查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前列中指定行处的数值。VLOOKUP用于在表格或数值数组的首列查找指定的数值，并由此返回表格或数组当前行中指定列处的数值。当比较值位于数据表的首行，并且要查找下面给定行中的数据时，请使用函数 HLOOKUP。当比较值位于要进行数据查找的左边一列时，请使用函数 VLOOKUP。语法形式为：HLOOKUP(lookup_value,table_array,row_index_num,range_lookup)VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_i
20、ndex_num,range_lookup)其中，Lookup_value表示要查找的值，它必须位于自定义查找区域的最左列。Lookup_value 可以为数值、引用或文字串。Table_array查找的区域，用于查找数据的区域，上面的查找值必须位于这个区域的最左列。可以使用对区域或区域名称的引用。 Row_index_num为 table_array 中待返回的匹配值的行序号。Row_index_num 为 1 时，返回 table_array 第一行的数值，row_index_num 为 2 时，返回 table_array 第二行的数值，以此类推。Col_index_num为相对列号。最
21、左列为1，其右边一列为2，依此类推.Range_lookup为一逻辑值，指明函数 HLOOKUP 查找时是精确匹配，还是近似匹配。下面详细介绍一下VLOOKUP函数的应用。简言之，VLOOKUP函数可以根据搜索区域内最左列的值，去查找区域内其它列的数据，并返回该列的数据，对于字母来说，搜索时不分大小写。所以，函数VLOOKUP的查找可以达到两种目的：一是精确的查找。二是近似的查找。下面分别说明。（1） 精确查找-根据区域最左列的值，对其它列的数据进行精确的查找 示例：创建工资表与工资条首先建立员工工资表图4然后，根据工资表创建各个员工的工资条，此工资条为应用Vlookup函数建立。以员工San
22、dy（编号A001）的工资条创建为例说明。第一步，拷贝标题栏第二步，在编号处（A21）写入A001第三步，在姓名（B21）创建公式=VLOOKUP($A21,$A$3:$H$12,2,FALSE)语法解释：在$A$3:$H$12范围内（即工资表中）精确找出与A21单元格相符的行，并将该行中第二列的内容计入单元格中。第四步，以此类推，在随后的单元格中写入相应的公式。图5（2） 近似的查找-根据定义区域最左列的值，对其它列数据进行不精确值的查找示例：按照项目总额不同提取相应比例的奖金第一步，建立一个项目总额与奖金比例的对照表，如图6所示。项目总额的数字均为大于情况。即项目总额在05000元时，奖金
23、比例为1%，以此类推。图6第二步 假定某项目的项目总额为13000元，在B11格中输入公式=VLOOKUP(A11,$A$4:$B$8,2,TRUE)即可求得具体的奖金比例为5%，如图7。图74、 MATCH函数MATCH函数有两方面的功能，两种操作都返回一个位置值。一是确定区域中的一个值在一列中的准确位置，这种精确的查询与列表是否排序无关。二是确定一个给定值位于已排序列表中的位置，这不需要准确的匹配.语法结构为：MATCH(lookup_value,lookup_array,match_type)lookup_value为要搜索的值。lookup_array：要查找的区域(必须是一行或一列)
24、。match_type：匹配形式，有0、1和1三种选择：0表示一个准确的搜索。1表示搜索小于或等于查换值的最大值，查找区域必须为升序排列。1表示搜索大于或等于查找值的最小值，查找区域必须降序排开。以上的搜索，如果没有匹配值，则返回N/A。五、HYPERLINK所谓HYPERLINK，也就是创建快捷方式，以打开文档或网络驱动器，甚至INTERNET地址。通俗地讲，就是在某个单元格中输入此函数之后，可以到您想去的任何位置。在某个Excel文档中，也许您需要引用别的Excel文档或Word文档等等，其步骤和方法是这样的： （1）选中您要输入此函数的单元格，比如B6。 （2）单击常用工具栏中的粘贴函数
25、图标，将出现粘贴函数对话框，在函数分类框中选择常用，在函数名框中选择HYPERLINK，此时在对话框的底部将出现该函数的简短解释。 （3）单击确定后将弹出HYPERLINK函数参数设置对话框。 （4）在Link_location中键入要链接的文件或INTERNET地址，比如：c:my documentsExcel函数.doc；在Friendly_name中键入Excel函数（这里是假设我们要打开的文档位于c:my documents下的文件Excel函数.doc）。 （5）单击确定回到您正编辑的Excel文档，此时再单击B6单元格就可立即打开用Word编辑的会议纪要文档。HYPERLINK函数
26、用于创建各种快捷方式，比如打开文档或网络驱动器，跳转到某个网址等。说得夸大一点，在某个单元格中输入此函数之后，可以跳到我们想去的任何位置。 六、其他（CHOOSE、TRANSPOSE）1、CHOOSE函数函数CHOOSE可以使用 index_num 返回数值参数清单中的数值。使用函数 CHOOSE 可以基于索引号返回多达 29 个待选数值中的任一数值。语法形式为：CHOOSE(index_num,value1,value2,.)Index_num用以指明待选参数序号的参数值。Index_num 必须为 1 到 29 之间的数字、或者是包含数字 1 到 29 的公式或单元格引用。 Value1,
27、value2,. 为 1 到 29 个数值参数，函数 CHOOSE 基于 index_num，从中选择一个数值或执行相应的操作。参数可以为数字、单元格引用，已定义的名称、公式、函数或文本。2、TRANSPOSE函数TRANSPOSE用于返回区域的转置。函数 TRANSPOSE 必须在某个区域中以数组公式的形式输入，该区域的行数和列数分别与 array 的列数和行数相同。使用函数 TRANSPOSE 可以改变工作表或宏表中数组的垂直或水平走向。语法形式为TRANSPOSE(array)Array为需要进行转置的数组或工作表中的单元格区域。所谓数组的转置就是，将数组的第一行作为新数组的第一列，数组
28、的第二行作为新数组的第二列，以此类推。示例，将原来为横向排列的业绩表转置为纵向排列。图8第一步，由于需要转置的为多个单元格形式，因此需要以数组公式的方法输入公式。故首先选定需转置的范围。此处我们设定转置后存放的范围为A9.B14.第二步，单击常用工具栏中的粘贴函数图标，将出现粘贴函数对话框，在函数分类框中选择查找与引用函数框中选择TRANSPOSE，此时在对话框的底部将出现该函数的简短解释。 单击确定后将弹出TRANSPOSE函数参数设置对话框。图9第三步，选择数组的范围即A2.F3第四步，由于此处是以数组公式输入，因此需要按 CRTL+SHIFT+ENTER 组合键来确定为数组公式，此时会在
29、公式中显示。随即转置成功，如图10所示。图10以上我们介绍了Excel的查找与引用函数，此类函数的灵活应用对于减少重复数据的录入是大有裨益的。此处只做了些抛砖引玉的示例，相信大家会在实际运用中想出更具实用性的应用方法。 此贴子已经被作者于2005-9-11 11:30:51编辑过Excel函数应用之信息函数Excel函数应用之信息函数（陆元婕2001年07月30日 09:45）在Excel函数中有一类函数，它们专门用来返回某些指定单元格或区域等的信息，比如单元格的内容、格式、个数等，这一类函数我们称为信息函数。在本文中，我们将对这一类函数做以概要性了解，同时对于其中一些常用的函数及其参数的应用
30、做出示例。一、用于返回有关单元格格式、位置或内容的信息的函数CELLCELL函数用于返回某一引用区域的左上角单元格的格式、位置或内容等信息。其语法形式为，CELL(info_type,reference) 其中Info_type为一个文本值，指定所需要的单元格信息的类型。Reference则表示要获取其有关信息的单元格。如果忽略，则在 info_type 中所指定的信息将返回给最后更改的单元格。首先看一下，info_type 的可能值及相应的结果。类型 Info_type 返回结果 位置 address 引用中第一个单元格的引用，文本类型。 col 引用中单元格的列标。 row 引用中单元格的
31、行号。 filename 包含引用的文件名（包括全部路径），文本类型。如果包含目标引用的工作表尚未保存，则返回空文本 ()。 格式 color 如果单元格中的负值以不同颜色显示，则为 1，否则返回 0。 format 与单元格中不同的数字格式相对应的文本值。下表列出不同格式的文本值。如果单元格中负值以不同颜色显示，则在返回的文本值的结尾处加“-”；如果单元格中为正值或所有单元格均加括号，则在文本值的结尾处返回“()”。 parentheses 如果单元格中为正值或全部单元格均加括号，则为 1，否则返回 0。 prefix 与单元格中不同的“标志前缀”相对应的文本值。如果单元格文本左对齐，则返回单引号 ()；如果单元格文本右对齐，则返回双引号 ()；如果单元格文本居中，则返回插入字符 ()；如果单元格文本两端对齐，则返回反斜线 ()；如果是其他情况，则返回空文本 ()。 protect 如果单元格没有锁定，则为 0；如果单元格锁定，则为 1。 type 与单元格中的数据
