1、仓储管理物资安全管理规范含表格物资安全管理规范（ISO45001-2017）1 范围本标准规定了公司物资管理及有关部门的管理职责、要求等内容。本标准适用于公司物资管理工作。2 规范性引用文件2002-01-26 危险化学品安全管理条例1993-02-22 中华人民共和国产品质量法1997-12-29 中华人民共和国价格法1989-12-26 中华人民共和国招标投标法1999-03-15 中华人民共和国合同法1990-04 中华人民共和国公安部令第6号仓库防火安全管理规则1995-10-20 中华人民共和国固体废弃物污染环境防治法1998-07 国家危险废物名录GB5085.11996 危险废物
2、鉴别标准1994-05 压力容器使用登记管理规则1997-03-01 中华人民共和国固体废物污染环境防治法3 术语和定义下列术语和定义适用于本标准：3.1 合同是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。3.2 物资是物资资料的简称，它包括生产资料和生活资料。3.3 危险品共有八类，分别为爆炸品、压缩气体和液化气体、易燃液体、易燃固体、自燃物品和遇湿易燃物品、氧化剂和有机过氧化物、毒害品、放射性物品、腐蚀品。3.4 物资需求计划物资需求部门相关人员根据工作实际情况提出，详列所需物资的品名、规格、数量及计划价格，按一定程序审核批准后的需求计划。3.5 采购订单物
3、资管理部门计划人员根据各需求部门提交的物资需求计划，平衡定额及库存情况形成的，并经部门负责人、分管厂长批准的采购计划。3.6 四号定位 就是将物资存放的仓库、料架、料架的层次和各层次存放器材的位置，事前予以固定编号。3.7 五五摆放是以“五”为基本单位，根据物资的不同形状，组成各种不同垛形的方法。每垛总数为五或五的倍数。3.8 备品备品是以替换设备中易损部分的零件及部件。为了及时进行维修，保证设备正常运转，用户需要经常储备一定种类和数量的备品。其中包括配件性备品、设备性备品和材料性备品。按照备品在设备上的作用和加工订货的难易，又可分为事故性备品和消耗轮换备品。3.9 物资储备定额本着既保证安全
4、生产，又要节约资金的原则，由相关部门共同研究，编制清册，储备起来备以使用的物资数量标准。4 职责4.1 厂长的职责4.1.1 负责物资年度计划的批准。4.1.2 负责物资需求计划、合同的批准。4.2 分管副厂长4.2.1 负责物资年度计划审核、批准月份计划。4.2.2 负责供方资质审查的批准。4.3 安全生产部的职责 4.3.1 负责审核生产各部门、维护、更改、零购等物资计划，并审查各项目物资耗用的合理性。4.3.2 负责审核平衡各项目的物资需用计划及费用。4.3.3 负责本标准执行中相关部门责任的监督、考核意见的提出。4.3.4 负责物资采购合同的签订，并组织相关人员对重大物资进行验收。4.
5、3.5 物资供应的职责4.3.5.1 负责落实检修、更改、零购项目的年度物资需用计划，并汇总编制采购计划。4.3.5.2 负责落实各需用部门按工程项目编报的物资需用计划，编制物资订货、采购、外协加工计划。4.3.5.3 负责物资的存放、保养与发放。4.3.5.4 负责协调处理因计划变更造成的积压物资。4.3.5.5 负责物资管理各报表的编制、汇总。4.4 计划财务部职责4.4.1 负责下达各部门月度维护材料费用。4.4.2 负责落实物资和外委工程采购所需资金。4.4.3 负责办理结算和付款。4.4.4 负责库存物资账本的稽核。4.4.5 负责物资采购成本的分析和监督。4.4.6 负责固定资产的
6、价值管理，监控固定资产变动情况。4.5 物资需用部门职责4.5.1 负责编制本部门的各种物资需用计划。4.5.2 按批准的物资需用计划到物资供应部门办理出库。5 流程与风险分析5.1 物资管理流程图见附录A。5.2 控制点5.2.1 计划审批:按规定流程进行申请、审核及批准手续。5.2.2 采购：按规定选择供应商；采购的权限和方式符合内控规定。5.2.3 验收：到货物资的验收，专业人员配合库房管理人员共同进行验收。5.2.4 结算：符合合同条款并在合同约定的时间内完成结算。5.2.5 入库：物资按到货的规格，数量，型号及时入库，手续齐全。5.2.6 发放：按照计划发放，领用手续完整。5.2.7
7、 库存：定额储备，定期保养，分类存放，按期盘点，帐、卡、物一致。5.2.8 报废：按规定计划、申请、审批、处理，手续完整。5.2.9 统计分析：定期进行库存分析，统计数据准确，及时报表，并提出整改意见。5.3 风险分析 5.3.1 由于采购计划未经流程审批，采购计划不合理，不按实际需求安排采购或随意超计划采购的原因，可能导致库存短缺或积压，造成生产停滞或资源浪费。5.3.2 由于未按规定选择供应商，可能导致采购的物资质量不合格，影响机组安全运行。5.3.3 由于未按规定进行验收，可能发生有问题的产品不能及时发现的情况，导致次品流入生产环节，为设备的安全运行埋下隐患。5.3.4 由于未按合同条款
8、和有关规定及时结算，可能导致物资到货时间延长，损坏设备不能及时更换，造成不安全事件发生。5.3.5 由于物资没有按到货的规格、数量、型号及时入库，可能导致手续不全造成库存物资管理混乱或丢失。5.3.6 由于没有按照计划办理领用手续，可能导致物资发放混乱。5.3.7 由于未对库存物资进行定期保养、分类存放及定期盘点，可能导致帐、卡、物不一致，造成库存物质保管混乱。5.3.8 由于不能及时处理废旧物资的原因, 可能发生设备折旧和实际不相符的情况，导致资产减值的风险，造成影响企业经济效益的结果。5.3.9 由于没有定期进行库存分析，可能造成库存物资积压，导致物资的流通速度降低，造成企业经营指标无法完
9、成的后果。6 管理内容与方法6.1 计划的编制与审批6.1.1 物资需用计划的编制6.1.1.1 物资需用计划按物资用途及资金划分为：检修工程材料及备品备件，更改工程材料、设备，设备日常维护材料，固定资产零星购置等物资需用计划。6.1.1.2 编制物资需用计划的主要依据：编写物资计划应以厂部制定的年、季、月度生产计划为主要依据。6.1.1.3 根据年度机组检修计划项目（标准项目和特殊项目）及厂部下达的机组检修工程控制费用，综合编制检修材料、备品备件物资需用计划。6.1.1.4 根据批准立项的更改单项工程所需材料、设备及每个单项工程的控制费用，综合编制更改材料、设备物资需用计划。 6.1.1.5
10、 根据设备日常维修所需低值易耗材料、备品备件，包括运行设备用润滑油、化学药品、酸、碱等，综合编制月度生产维护物资计划。6.1.1.6 物资需用计划由需用班组上报，部门专业专工汇总、编制物资需用计划。6.1.1.7 需用部门应将物资名称、型号、规格、材质、填写齐全，如填写不规范、不清楚、难以满足订购要求的，物资部门可以拒绝采购。6.1.1.8 需外委加工的物资，技术部门或物资使用部门应按要求提供备品备件图纸、图号目录、技术规范等资料。6.1.1.9 属于时效性较强的材料，编制计划时应注明用料时间、用料进度，防止材料过期而失效报废。6.1.1.10 编制物资需用计划要不断总结经验，逐步建立大修工程
11、标准项目物资消耗定额、事故备品储备定额、日常维护材料消耗定额，做到既保证供应又减少库存积压。6.1.1.11 物资需用计划编制部门负责人及编制人应对计划的正确性负责。6.1.2 物资需用计划的审批程序6.1.2.1 各部门物资需用计划，日常维护类材料计划，必须经物料申请部门主任审核，安全生产部专业专工审批、由生产厂长批准后执行。6.1.2.2 经审批完毕的物资申请计划，原则上不得变更，确因检修、更改工程项目的变动，需改动计划的，须报主管厂长批准。6.1.2.3 日常劳动保护用品计划必须经人力资源部审批，特殊劳动保护用品计划必须经安全生产部审核，生产厂长批准。6.1.2.4 确因生产急需的物资，
12、需用部门填写非计划紧急采购、领用物资审批单(格式见附录B)，按程序批准后，可先采购再按规定补办物资需用计划。6.1.2.5 外包工程中属电厂提供的物资材料，其计划由承包单位编制，报安全生产部门审核，生产厂长批准。6.1.2.6 因项目增减或计划变更需调整原需用计划时, 由原申请部门提出变更计划,经主管部门审批后执行。6.1.3 物资需用计划申报时间6.1.3.1 年度计划申报时间为：每年9月份检修部门上报次年年度大修、更改工程备品备件计划，由安全生产部审核，生产厂长批准后，9月10日汇总报呼伦贝尔能源公司生技部。6.1.3.2 每年9月10日前编制下年度备品配件需用申请计划（按国内采购和加工定
13、货两个部分），分管生产厂长批准后，由安全生产部上报呼伦贝尔能源公司生技部。6.1.3.3 月度物资需求计划，每月20日前提交次月计划。6.2 采购6.2.1 物资采购计划的制定6.2.1.1 物资供应部门接到需用计划后, 首先审核需用计划的项目、资金是否落实,审批程序、手续是否齐全。6.2.1.2 审查核实物资型号、规格、及需用量是否准确。6.2.1.3 计划人员根据各需求部门提交的物资需求计划，平衡定额及库存情况形成采购计划。6.2.1.4 物资采购定单由计划员在物资管理系统中编制，由物资供应部门审核、主管厂长批准。6.2.1.5 物资采购计划时间要求6.2.1.5.1 物资采购计划应在需求
14、计划批准后及时平衡库存3天内下达。6.2.1.5.2 国产物资应在需求计划批准后三十天内采购到货。6.2.1.5.3 进口物资应在需求计划批准后三个月内采购到货，特殊物资六个月内到货。6.2.1.5.4 特殊情况下设备抢修需采购的物资随时安排采购。6.2.2 物资采购原则6.2.2. 1 物资采购人员必须严格遵守物资管理政策，熟悉物资供应渠道，了解市场价格行情，严格按照采购计划，在厂确定的“直接采购供应商清单”范围内选择合格供应商，采购遵守“就地就近、同质比价、择优订货”的原则，采购次序为：制造厂专业（专营）公司商店。6.2.2. 2 物资采购原则上按类划分，必要时集中统筹管理，凡去外省、市洽
15、谈订购业务的不搞单打，必须统一安排，以节省人力和财力。如遇有技术问题须由需用部门派人参加时，应提出理由，经主管厂长同意后方可。6.2.3 供应商的选择6.2.3.1 根据要购买物资的名称、型号规格，对照合格供应商评价确定的类型、供货范围,填写物资询价审批单（格式见附录C）。6.2.3.2 必须向未在“直接采购供应商清单”内的供应商采购物资时，需填写物资询价审批单，报分管厂领导批准，。6.2.3.3 大宗材料、批量机电产品报厂长（或分管厂领导）批准后，通过招标方式确定厂家订货，询价单位不低于3家。6.2.3.4 若询价单位低于3家，应书面说明原因，并报物资管理部门负责人和分管厂长审批。6.2.3
16、.5 在办理采购、加工、订货业务中，必须先考察生产厂家的业绩，产品质量、价格，生产能力和服务态度。坚持“货比三家、优质价廉、交货及时、先近后远、近办勤购、择优采购”的原则。加工订货必须严格按计划、图纸和技术要求办理。6.2.4 物资采购方式及流程6.2. 4.1 物资采购可根据采购金额和采购性质，分别采取招标、比价和直接采购等方式确定供应商。6.2.4.2 招标采购：原则上估值在20万元及以上的采购项目，需进行招标采购，招标采购需邀请三家及以上供应商，如确实不够三家，也可说明理由报招标委员会审批后两家招标或一家议标采购。a） 招标申请、发标：设备、技改项目招标，原则上由安全生产部组织推荐邀请供
17、应商并提供技术规范书；材料性物资招标，由物资供应部门会同安全生产部组织推荐邀请供应商；由物资供应部门根据招（议）标推荐供应商审批表及技术规范书负责办理相关招标申请及发放标书。b） 组织评标：由安全生产部组织评议技术标，并出具技术评标报告；由物资供应部门组织评议商务标、开价格标，并负责汇总商务、技术、价格情况汇报招标工作组。c） 预中标推荐及定标：物资供应部门将招标情况汇报分管厂领导并召集招标工作组成员根据评标综合情况确定预中标供应商，报招标委员会审批。6.2.4.3 比价采购：原则上估值在20万元以下，可采用比价采购方式，操作方式和流程要符合集团公司内控要求。6.2.4.4 直接采购a） 对于
18、必须从原生产厂家采购的备品备件、紧急采购的物资及从信誉良好的大型超市、专业商店、或专业厂商采购的物资，经供应商评价批准后可直接采购，物资计划员审查采购方式及所选供应商是否正确并由部门主任审批。如供应商名单中未确定为直接采购供应商又确需直接采购，则由采购员说明理由，填写直接采购审批单报分管厂长审批。b） 物资采购会议：如直接采购金额大于20万元，由物资供应部门采购员负责召集价格谈判小组人员召开物资采购会议，并形成纪要，纪要中说明直接采购价格的形成，会议纪要由安全生产部主任审核后报分管厂领导签批。6.2.5 危险品物资的采购危险化学品的采购按公安部门规定办理，并按指定数量采购，专人运回，存放在物资
19、供应部门指定的地点。6.2.6 物资采购文件要求采购物资根据不同类别应有产品合格证或材质证明、生产许可证、出厂时间、说明书、装箱单及有关技术资料等。一起交仓库做为验收凭证。6.2.7 物资买卖合同管理6.2.7.1 物资买卖合同的签订6.2.7.1.1 物资采购一般须签订合同，合同格式见附录G所示。由物资供应部门采购员填写物资订购合同审批单，按审批权限和程序办理审批。6.2.7.1.2 20万以上的合同需经厂长审批后执行，20万以上的直接采购合同，需有会议纪要。6.2.7.1.3 重大订货合同签订必须由厂长或分管厂长主持，安全生产部、使用部门、财务部、物资供应等有关部门参加。6.2.7.1.4
20、 5万元及以上的材料设备及技术含量高的备品备件订货由安全生产部主任主持，根据工作需要负责召集有关部门（安全生产部专工、财务部、燃料专业、运行部、检修部）参加。6.2.7.1.5 技术性较强的设备和备品备件的加工、订货，签订合同之前，由安全生产部牵头，有关部门参加，选择几个有业绩的厂家进行技术价格比较，确定厂家，由安全生产部与厂家签订技术合同（协议），然后由物资供应部门负责签订商务合同。6.2.7.1.6 对劳保用品、日常办公品、通用性物资等低值易耗品，如同时满足单位价值1000元以内、批次采购金额5万元以内两个条件的可以不签订合同或订货单，但必须按以下条件进行：a) 选择供应商必须在合格供应商
21、库内，必须按规定开具正式发票；b) 原则上采用分类比价方式确定信誉良好、优质优价的供应商；c） 比价表原则上可以根据物资种类、市场情况半年或一年进行一次，询价单上所需的物资型号、规格、产地、品牌、质量要有明确要求，比价表经分管领导审批后生效，确定供应商后，双方要签订供货协议（包括价格和质量的约定）；d） 监审人员或职工代表可以对确定的供应商和供货价格进行市场调查；e） 对于急需的未在比价表内的物资，可根据日常采购情况选择守信的供应商直接采购，非急需的物资按正常程序办理；f） 部门主任或内控人员可随机抽查相应供应商进货发票或进行市场调查，发现违背双方约定的，可以根据实际情况暂停或取消供应商的供货
22、资格。6.2.7.1.7 供需双方依照法律的规定就买卖合同的主要条款进行协商,最终取得一致意见后共同签订。主要条款包括:a) 产品名称、商标、厂家、计量单位、数量、金额、交货时间;b) 质量要求、技术标准、供方对质量负责的条件和期限;c) 交(提)货地点、方式;d) 运输方式及费用负担;e) 合理损耗及计算方法;f) 包装标准和包装物的供应与回收;g) 验收标准和方法及提出异议期限;h) 随机备品、配件、工具的数量及供应办法;i) 结算方式及期限;j) 如需提供担保,另立合同担保书作为合同附件。k) 违约责任;l) 解决合同纠纷的方式;m) 约定的其他事项。6.2.7.1.8 主要条款签订后,
23、 在合同中还要规定合同份数,注明供需双方单位全名称、通讯地址、开户银行及帐号、法定代表人、经办人、合同编号、签订地点、签订日期、生效日期等。6.2.7.1.9 技术复杂的买卖合同, 由安全生产部签订技术协议或在合同上详细注明技术要求,做为买卖合同附件执行。6.2.7.1.10 签订物资修理合同需有设备所属部门提报批准的工程项目立项审批单，并附有技术要求，关键设备应有厂技术部门同修理承办单位签订的技术协议，方可签订修理合同；审批程序同物资合同的审批程序。6.2.7.1.11 重要买卖合同要经上级主管部门签证或通过公证机关公证。6.2.7.1.12 物资买卖合同按签订程序审批后盖合同章生效执行。6
24、.2.7.2 物资买卖合同的执行6.2.7.2.1 物资买卖合同具有法律的约束力,一经签订应严格执行。6.2.7.2.2 随时掌握供方的生产进度情况、质量情况, 及时发现问题督促协调,确保按合同规定的数量、质量、品种、规格、时间交货。6.2.7.2.3 了解掌握上级物资主管部门供货合同、供货时间、质量、价格的变化情况,尽快调整计划,采取措施,保证生产物资供应。6.2.7.2.4 对现货买卖合同及时督促发运或提运。6.2.7.2.5 根据买卖合同规定的交货期,按时组织催交。6.2.7.2.6 因生产计划调整或工程项目变更,接到通知后在一周内联系供货方办理买卖合同的变更或注销。6.2.7.2.7
25、采购人员必须作好采购日志。经常向计划员反馈采购信息。6.2.7.2.8 市场采购物资的月兑现率为95%，采购计划执行情况每月25日统一整理交计划员。6.2.7.2.9 发生买卖合同纠纷按合同法第七章规定处理,重大纠纷要通过合同仲裁机关仲裁处理或向人民法院起诉。6.2.7.3 物资买卖合同的付款6.2.7.3.1 签订经济合同，原则上不办理预付款。如需办理预付款，采购人员根据合同、对方出具的正式收据，填写预付款申请单经部门负责人、分管厂长审批，厂长批准。6.2.7.3.2 办理付款时，凭物资入库单、订货合同、验收单、增值税发票和付款审批单，由财务部办理付款手续。6.2.7.3.3 物资采购、加工
26、合同付款必须由经办人签字，计划员审核，按审批权限和程序办理。6.2.7.3.4 质保金的支付，由采购人员根据使用部门出具的质量验收合格书面证明编制质保金付款审批单，经部门负责人、分管厂长审批，厂长批准后办理付款手续。6.2.7.4 物资买卖合同的管理6.2.7.4.1 物资部门采购人员应及时将合同整理完善,并交物资合同管理员,对合同统一连续编号，归档保存，将其中一份合同交财务部备案6.2.7.4.2 输入微机, 建立买卖合同信息档案,详细记录供货单位、供货时间、供货价格及数量等资料。6.2.7.4.3 买卖合同执行完毕,当日记录执行日期及执行情况,并输入微机。6.3 验收6.3.1 物资验收的
27、协调6.3.1.1 物资供应部门负责组织、协调适用范围内各类物资的入库验收。6.3.1.2 能源公司集中采购物资的验收由负责执行合同的计划员、采购员共同组织。对于改造工程的设备材料，物资供应部门可成立验收小组或指派专人负责开箱验收的组织工作，验收合格后由采购员办理入库。6.3.1.3 物资供应部门采购的物资，由经办的采购员负责组织验收。6.3.1.4 调拔物资由计划员组织验收。6.3.1.5 退库物资（含修复物资）由计划员组织验收。6.3.2 验收程序6.3.2.1 生产物资的验收a) 货到后，接货人员将货物卸至仓库待验区（小型货物）或指定地点（大型设备、大宗货物），做好标记；b) 采购员会同
28、保管员对到货外观进行检查，核对到货件数与送货单是否一致，做好到货记录；c) 货到当天或次日，采购员填制验货单，按规定组织有关验收人员对到货进行验收；d) 数量验收：核对实物名称、型号和数量与送货单、装箱单是否一致，是否与合同等相符；e) 质量验收：检查产品外观质量是否完好；技术资料、质量证明文件是否齐全；货物标志、规格型号、生产厂家等与合同、技术协议要求是否相符；f) 合同要求（或根据国家、行业、电厂有关规定）入库前需对货物的内在质量和物理、化学性能等进行技术检验测试的，应进行相应的检验或测试；g) 验收合格后，仓库保管员如实填写验货单(格式见附录D)，验收人员共同签字确认； h) 采购员凭验
29、货单、合同或发票等办理入库或暂估入库；i） 电机修理类应填写电动机修理检查报告(格式见附录E)；j) 验收不合格物资要做好记录、标识并单独存放，及时处理。6.3.2.2 外委更改工程物资验收a) 货物到达后，由物资供应部门指定卸车地点，施工单位负责卸车，物资供应部门接货人员做好到货记录；b) 卸至现场或施工库区的设备，由施工单位代为保管，卸车前物资供应部门与施工单位一起清点数量、检查外观，双方确认无误后，办理代管交接手续，交接单作为转交施工单位代管的依据；c) 代管设备未经开箱不能办理发放及领用手续。施工单位应保持交接时状态，在开箱验收前不得擅自移动及使用，并对代管设备做好防雨、防盗、防火等安
30、全防护工作；d) 物资供应部门负责组织安全生产部、使用部门、施工单位、供货方等共同进行设备开箱验收。施工单位负责开箱，未经同意，施工单位不得擅自开箱；e) 物资供应部门可根据现场需要及专业意见决定开箱地点及方式；f) 施工单位应服从物资供应部门统一调度，积极主动做好卸车、开箱等工作，不得借故推诿扯皮、随意压车。因施工单位原因导致压车或延误开箱时，物资供应部门有权安排他人卸车或开箱，所需费用施工单位承担；g) 开箱检验时验收人员应核对到货设备的名称、规格型号及数量等与供货协议是否相符；鉴定设备的外在质量是否满足协议要求；h) 开箱检验中发现的残损、短缺以及质量问题以及处理意见要详细记录在验货单中
31、，必要时可拍照或摄相。参检各方须当场签字确认，及时与厂家取得联系。验货单作为支付或索赔的凭证；i) 开箱检验中发现的一般问题，由相关专业专工签署处理意见，并对处理结果验收确认；重大缺陷（问题），则应及时向分管厂长汇报，征询分管厂长意见后再作处理。处理意见由相关专工以书面形式给出；j) 设备开箱验收须在合同规定索赔期内完成。物资供应应根据施工进度、到货情况统筹制订设备开箱验收计划并通知验收各方；k) 随设备提供的资料（如图纸、说明书等）和质量证明文件（如产品合格证、设备出厂检验报告、材质证明单，进口设备原产地证明、制造厂质量保证书以及压力容品制造许可证等），开箱后由物资供应部门开箱人员交由资料室统一归档管理，备品备件及专用工具送交物资供应部门仓库保管，物资供应部门开箱人员做好交接记录；l) 按合同提供的随机备品备件、专用工具，整箱到货的，直接进电厂备品库。随安装设备一起到货的，开箱后送交物资供应部门仓库保管，同时注明去向，由接收人签收，施工单位不得以任何借口截留；m) 设备开箱检验后验收各方在设备开箱验收单上共同签字确认，未通过验收的设备单独存放，做好标
