1、合同管理办法西山煤电附件1：西山煤电（集团）有限责任公司合同管理办法第一章 一般规定第一条 为了适应企业的发展需要，规范合同管理行为，保障各项经营活动合法有序进行，依据中华人民共和国合同法、山西焦煤集团有限责任公司合同管理若干规定，结合西山煤电（集团）有限责任公司（下称集团公司）实际，制定本办法。第二条 本办法所称合同是集团公司及所属单位（子、分公司）同平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。第三条 本办法适用于集团公司及所属单位（子、分公司）的合同管理工作。劳动合同的签订、变更和解除由相关部门依据有关法律规定及集团公司内部审核制度予以办理，不适用本办法的规
2、定。第四条 订立、履行合同，应当遵守法律、行政法规，尊重社会公德。任何单位和个人不得利用合同进行非法活动、谋取私利和不正当收入，损害集团公司利益。第五条 合同除价款、报酬一万元以下且即时结清者外，应当采用书面形式。第六条 集团公司合同管理实行统一管理与分类归口、专项管理相结合的管理体制。第七条 合同管理应坚持保密原则，集团公司任何人员不得以任何形式擅自泄露合同订立和履行过程中的商业秘密和其他保密信息。第一节 合同专用章、签订合同授权委托书第八条 合同专用章和签订合同授权委托书是订立合同的印章和文书，各级合同管理机构应当建立健全印章及文书的使用和保管制度。因特殊情况需要加盖单位行政章时，应经单位
3、法定代表人或负责人签署同意意见后方可加盖。第九条 签约代理人订立合同应当事先取得所在单位法定代表人或负责人的授权，在授权范围内从事代理活动。第十条 授权委托书应当写明委托事项、权限范围、有无转委托权及有效期限等内容。第二节 重大合同第十一条 重大合同是指企业合并、分立、债转股、投资、股权转让、涉外、并购、担保、融资贷款及对公司股东权益有重大影响的合同。第十二条 重大合同的订立，合同管理部门自始介入，参与调研、协商、谈判、签约的全过程，并审查合同当事人的主体资格和资信情况、合同内容条款的合法性、严密性。第十三条 订立重大合同，由合同主办部门于调研三日前通知合同管理部门，并向接受任务的法律顾问进行
4、情况介绍和业务交底，提交相关的书面材料。第十四条 法律顾问在谈判结束后签约前，应当将所掌握的情况进行综合分析，出具审核意见。审核意见应当明确具体。审核意见包括合同当事人的主体资格及资信情况，合同内容的合法性、严密性和对合同条款的修改意见。第十五条 重大合同的履行由合同主办部门负责。第二章 合同机构及其职责第十六条 按合同管理的职责分工实行“业务分工、主办负责、协作配合、风险控制”的原则，合同机构分为合同主办部门、相关职能部门、合同管理部门。第一节 合同主办部门职责第十七条 合同主办部门是指集团公司机关部门及直属单位、所属单位（子、分公司）承办业务科室等部门。第十八条 合同主办部门在其职责范围内
5、对合同签订、履行的全过程进行管理，主要职责包括：（一）审核对方当事人的主体资格、经营资质、资信情况等事项；（二）负责合同的谈判、起草、送审、签订以及合同履行；（三）负责合同履行情况跟踪、履行过程管理；（四）负责合同履行过程中相关文件资料的收集、整理、填写（上传）、归档；（五）监控履行风险，及时采取控制措施；（六）其它应当由合同主办部门办理的业务。第二节 相关职能部门职责第十九条 集团公司相关职能部门是本专业系统专项合同的主管部门。第二十条 相关职能部门职责：（一）审查本专业系统的合同，对经办合同对方当事人的主体资格、经营资质、合同内容条款的合法性、严密性、可行性进行审查；（二）参与合同的会审；
6、（三）主办本部门需要办理的合同。第二十一条 相关职能部门不具备签订合同的主体资格，不能作为合同主体对外签订合同。第三节 合同管理部门职责第二十二条 合同管理部门是由从事合同管理工作且熟知相关法律知识的专业人员组成的部门。第二十三条 法律顾问处是集团公司的合同管理部门，集团公司各级合同管理部门在业务上受其领导。第二十四条 集团公司所属单位应当设置合同管理机构管理本单位合同。第二十五条 集团公司所属单位合同管理部门负责合同的法律审核，主要职责包括：（一）制定、健全、完善本单位合同管理制度；（二）参与重大合同的谈判、起草和签约；（三）审核由主办部门送审的各类合同；（四）对合同对方当事人的主体资格、经
7、营资质、内容条款的合法性、严密性进行审查；（五）管理本单位的合同印章；（六）负责督促本单位合同履行情况报告；（七）负责本单位合同台账的管理；（八）负责开展本单位“守合同、重信用”活动；（九）会同相关部门处理本单位的合同纠纷、仲裁、诉讼案件；（十）办理合同公证业务；（十一）其它应当由合同管理部门办理的业务。第四节 合同管理员及合同主办人员第二十六条 合同管理员是指从事合同管理工作的专业人员。合同管理员应当坚持原则、爱岗敬业、忠于职守，切实维护企业的合法权益。第二十七条 合同管理员职责：（一）指导合同主办人员依法签订合同；（二）参加重大合同的谈判、起草及签约活动；（三）审查合同，杜绝不完善或不合法
8、的合同出现，制止不符合法律、法规规定合同的签订、履行行为，并及时向部门负责人和单位负责人报告；（四）督促合同履行情况，协助合同主办人员处理合同履行过程中出现的问题或发生的纠纷；（五）负责管理合同文本，建立合同档案；（六）接受委托参加合同纠纷的协商、调解、仲裁、诉讼；（七）组织开展本单位“守合同、重信用”活动。第二十八条 合同主办人员是合同主办部门中熟悉本专业知识和相关法律知识，且直接承办合同的人员。第二十九条 合同主办人员职责：（一）审核合同对方当事人的主体资格、经营资质、资信情况等信息；（二）在授权范围内代理本单位签订、变更、转让、解除合同；（三）提请合同管理员审查承办的合同；（四）负责合同
9、履行过程中相关文件资料的收集、整理、填写（上传）、归档；合同主办人员应按照合同约定的履行期限届满15日内填写（上传）履行的相关文件资料；分期履行的应在每期的履行期限届满15日内填写（上传）履行的相关文件资料；（五）及时向合同管理部门通报合同在履行中发生的问题，并提出解决问题的意见和建议；（六）负责保管合同文本及与履行、变更、转让、解除合同有关的文件，及时送交合同管理部门和档案管理部门归档。第五节 合同监督管理部门及纠纷处理第三十条 集团公司设立合同监管领导组，对合同的签订和履行实行抽检、年度考核制度，对重大合同实行全面监管制度。合同监管领导组由集团公司领导和纪委、企管处、计划处、财务处、审计处
10、、地质处、环保处、基建处、技术中心、股份公司法律事务部、法律顾问处等部门负责人组成。合同监管领导组下设办公室，办公室主任由法律顾问处处长兼任，办公室成员由领导组组成部门相关人员组成，负责日常的合同监督检查。第三十一条 合同监管领导组办公室行使下列职责：（一）遵守国家法律、行政法规和集团公司的规章；（二）忠于职守，恪守职业道德；（三）保守企业的商业秘密；（四）要求所属单位的法定代表人或者负责人或法律顾问报告重大合同签订、履行情况；（五）查阅或复制合同文书、资料、账册和与合同相关的财务报表、账册；（六）向有关单位或部门及职工调查、收集与合同业务相关的证据、材料。第三十二条 各级合同管理机构对所属单
11、位的合同纠纷，应当在及时依法处理的同时向集团公司法律顾问处报告。报告的程序、时间要求及案件代理、费用等按集团公司诉讼案件管理办法执行。第三章 合同归口管理部门第一节 一般规定第三十三条 合同主体应当按照约定全面履行合同义务，遵循诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。第三十四条 设备、材料、配件、基建项目及其他具备招标条件的，应当采取招标的形式订立合同。采取招标形式订立合同应当严格按照相关法律、法规和集团公司的相关规定执行。第三十五条 财务部门应当建立付款（收款）审查登记制度，健全付款（收款）手续，监督合同的履行。财务部门对违反本办法订立的合同及没有全面履行的合同
12、，应当拒绝付款，并及时向分管领导、法定代表人（负责人）书面报告。第三十六条 财务部门应当严格按照合同价款执行。变更付款的，应有变更合同。第三十七条 财务部门对合同约定的应收价款或者报酬，应当监督合同主办人员及时按约收回入账。逾期不能收回的，应当及时向分管领导、法定代表人（负责人）书面报告。第二节 建设工程合同第三十八条 建设工程合同是承包人进行工程建设，发包人支付价款的合同。建设工程合同包括工程勘察、设计、施工合同。建设工程合同应当采用书面形式。第三十九条 发包人可以与总承包人订立建设工程合同，也可以分别与勘察人、设计人、施工人订立勘察、设计、施工承包合同。第四十条 基建处是集团公司施工合同、
13、监理合同的归口管理部门，集团公司“建设工程合同专用章”由其保管使用。设计院是集团公司勘察、设计合同的归口管理部门。第四十一条 不得将承包的项目非法转包或违法分包，从中牟利。第四十二条 杜绝签订计划外工程合同，严禁补签、倒签合同。第三节 物资采购合同第四十三条 物资供应公司是集团公司设备和材料采购合同的业务主管单位。凡未下放采购权的设备和材料，均由物资供应公司负责采购。集团公司“物资采购合同专用章（1#、2#）”由其保管使用。第四十四条 对具备招标条件的设备和材料，应当采取公开招标、邀请招标的方式签订合同。在邀请招标过程中，供货商的资质证照应由具有法律顾问执业资格的专业人员审查。第四十五条 对不
14、具备招标条件的设备和材料，在落实使用计划和资金渠道的前提下，采取比质、比价、比售后服务和比付款方式的竞争性采购方式选择供货商，签订合同。第四节 机电配件采购、租赁设备修理合同第四十六条 设备租赁公司是集团公司机电配件采购合同和租赁设备修理合同的业务主管单位。集团公司“设备租赁配件合同专用章（1#、2#）”、“设备租赁修缮合同专用章”由其保管使用。第四十七条 对具备招标条件的机电配件采购采取公开招标、邀请招标的方式签订合同。在邀请招标过程中，供货商的资质证照应由具有法律顾问执业资格的专业人员审查。第四十八条 对不具备招标条件所需的机电配件采购，在落实使用计划和资金渠道的前提下，采取比质、比价、比
15、售后服务和比付款方式的竞争性采购方式选择供货商，签订合同。第五节 土地塌陷补偿、村庄搬迁补偿合同第四十九条 地质处是集团公司土地塌陷复垦补偿及村庄搬迁补偿合同的归口管理部门，负责土地塌陷复垦补偿及村庄搬迁补偿合同管理工作。第五十条 补偿标的额超过20万元的土地塌陷复垦补偿及村庄搬迁补偿合同，应当办理公证。第六节 技术合同第五十一条 技术中心是集团公司对外签订和履行技术开发合同、技术转让合同、技术咨询合同和技术服务合同的归口管理部门。第四章 合同的订立、审批、履行、归档第一节 合同的订立条件第五十二条 签订合同，必须遵循“平等互利、诚实信用、等价有偿和择优签约”的原则。第五十三条 合同内容由当事
16、人约定，主要条款一般包括：（一）当事人的名称或者姓名和住所；（二）标的；（三）数量；（四）质量；（五）价款或报酬；（六）履行期限、地点和方式；（七）违约责任；（八）解决争议的方法；（九）合同签订的日期和地点。合同主办人员应当按照法律、法规和有关规定，根据合同性质确定合同类别，正确使用合同示范文本订立合同。第二节 合同的审批第五十四条 签订合同应当建立合同送审制度，按审批程序审批合同。第五十五条 以集团公司为主体的合同由合同主办部门的承办人发起审批流程，审批由主办部门负责人、相关职能部门及副总师、合同管理部门、集团领导按照分工负责、各司其职的原则进行严格把关、逐级审核。第五十六条 合同应当事前签
17、订，严禁事中或事后倒签、补签合同。第五十七条 遇有重大突发安全事件、抢险救灾等情形，需要紧急处理的，按照集团公司相关规定请示并获同意后，可在合同签订前提前开展业务。遇有上述情形，合同主办部门应在十个工作日内补办合同的手续，并做特别说明。第五十八条 严禁以规避审批为目的，对合同进行拆分。第五十九条 主办部门、相关职能部门、合同管理部门应于3个工作日内反馈审批意见。第三节 合同的履行第六十条 合同依法成立后，即具有约束力。合同主办部门负责合同的履行，相关部门予以协助。第六十一条 合同主办部门与履行部门不属同一部门的，合同主办部门应将合同签订、履行相关资料转交履行部门，履行部门即作为新的合同主办部门
18、，承担合同履行的相关职责。第六十二条 依照相关规定需经政府有关部门批准、审核、备案、登记、公证等手续的合同，合同主办部门应在规定时间内完成。第六十三条 承担履行职责的部门应当及时收集、整理合同履行的相关信息，并填写（上传）履行的相关资料。第六十四条 合同主办部门应根据合同的履行情况，在合同的履行期限内提前向对方当事人提示履行合同义务。第六十五条 合同主办部门应当妥善保管合同履行过程中的相关资料。第六十六条 合同履行过程中发生纠纷或争议，合同主办部门应积极与对方当事人进行协商；协商不成，应及时报告相关负责人和合同管理部门。第六十七条 对于因合同而产生的各类债权，合同主办部门应及时行使追索权，确保
19、债权不超过诉讼时效。第四节 合同的归档第六十八条 合同主办部门对合同归档的真实性、完整性、一致性承担责任。第六十九条 合同归档包括签约依据、合同审批表、合同原件、对方当事人资质证书、授权委托书、合同履行情况的资料等。第七十条 合同归档实行纸质归档和电子归档。合同生效后三日内，合同主办人应当将合同分别送财务部门、合同管理部门留存。第五章 奖励与处罚第七十一条 集团公司合同监管领导组办公室每年年底将组织领导组组成部门的人员，严格依据合同管理、合同审查管理及年度绩效考核等办法的相关规定，对所属各单位的合同管理情况按照百分制评分办法进行统一考核，由合同监管领导组办公室根据评分结果进行排名排队，并报合同
20、监管领导组批准同意后执行。具体奖励标准如下：（一）矿井及选煤厂：评分排名第一名至第三名的单位，分别奖励5、3、2万元；（二）电力、焦炭化工、建筑建材：评分排名第一名至第三名的单位，分别奖励5、3、2万元；（三）其他单位：评分排名第一名至第三名的单位，分别奖励5、3、2万元。根据上述分类，对排名后三名的单位，分别处罚3、2、1万元。第七十二条 对未严格执行本办法及相关合同管理制度，合同管理工作混乱，直接或间接给本单位、集团公司造成损失的单位，由合同监管领导组办公室根据各单位的行为确定其应当承担的责任，填写处罚决定书报合同监管领导组批准后下发至各单位遵照执行。被处罚单位必须配合执行。否则，由被处罚
21、单位的第一行政负责人承担相应的责任。有下列情形的，每出现一次，对责任单位给予以下处罚：（一）阻碍或指令下属阻碍、设置障碍致使合同监管领导组不能顺利履行职务的，处罚1000元；（二）违反合同管理制度，处罚1000元，造成损失的，按损失额大小及情节处罚，但不低于损失额的25%；（三）未使用电子方式送审的，处罚500元；（四）未按合同管理制度招标采购的，应招标而未招标签订合同的，或者在招标采购活动中泄露标底的，视情节处罚，但不低于2000元；（五）倒签或者补签合同的，处罚500元；（六）拆分、肢解合同、规避送审的，处罚500元；（七）重大合同未通知合同管理部门介入的，处罚1000元；（八）所属各单位
22、制定的合同管理制度未经法律顾问处备案的，处罚500元；（九）提供虚假资料，情节轻微的，处罚1000元；情节严重或造成损失的，按损失额大小及情节处罚，但不低于损失额的25%；（十）发生纠纷后，隐瞒或不及时向合同管理部门及相关领导汇报，或不及时采取措施的，处罚1000元；（十一）应当追究对方当事人违约责任而擅自放弃的，处罚1000元；（十二）丢失或擅自隐匿、销毁合同及相关资料尚未造成损失的，处罚1000元；造成损失的，按损失额大小及情节处罚，但不低于损失额的25%；（十三）对合同中必备或者重要条款未加约定、约定不清的，处罚1000元；（十四）未按照合同管理制度及时填写（上传）合同履行信息的，处罚5
23、00元。第七十三条 在合同签订、履行过程中，因责任人自身原因给单位造成损失的，实行责任追究，由责任人承担相应的经济、法律责任。利用职务上的便利谋取私利的，收缴全部违法所得，并处行为人1万元罚款，情节严重的将移交相关纪委监委或司法部门；在办理合同业务中玩忽职守造成国有资产流失的，对责任人按损失金额大小及情节进行处罚，处罚不低于1000元，情节严重的将移交相关纪委监委或司法部门。第六章 附 则第七十四条 集团公司所属各单位及相关职能部门订立本办法规定以外的合同，应当报法律顾问处办理审签手续。第七十五条 集团公司所属子、分公司和合同归口管理部门根据本办法制定的合同管理制度应经法律顾问处审核、备案。集团公司参股公司参照本办法制定其合同管理制度报法律顾问处备案。第七十六条 合同的变更或解除适用本办法规定的订立程序。第七十七条 本规定中的“以上”含本数在内，“以下”不含本数在内。第七十八条 本办法由集团公司负责解释。第七十九条 本办法自下发之日起施行，原西山煤电（集团）有限责任公司合同管理办法（西山煤电发2010152号）同时废止。
