1、山东省中小学校档案管理暂行办法山东省中小学校档案管理暂行方法修订稿第一章 概述第一条 为了进一步加强我省中小学校档案工作，进步档案管理程度，更好地为教育改革和开展效劳，根据?中华人民共和国档案法?中华人民共和国档案法施行方法?及有关规定，结合全省中小学档案工作实际，制定本方法。第二条 本方法所称中小学校档案以下简称学校档案系指普通高中、初中、小学在教育、教学、科研、党政管理以及其他各项活动中形成的、反映学校历史相貌的、对学校和社会具有保存、利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式和载体的历史记录。第三条 学校档案工作是办好学校的根底工作之一，是学校管理工作的组成局部，也是衡量教育质量和管理程度
2、的重要标志。各级教育行政部门和学校要把档案工作纳入学校整体开展规划和工作方案，列入指导议事日程。第四条 学校档案工作实行“四同步管理，即在布置、检查、总结、验收学校各项工作的同时。布置、检查、总结、验收档案工作。第二章 管理体制、机构和人员第五条 学校档案工作由各级教育行政部门和有关业务主管部门指导，同时承受国家各级档案行政管理部门的指导、监视和检查。学校要确定一名校长分管档案工作，并定期研究和及时解决档案工作中存在的实际问题。第六条 学校设立综合档案室，由校长办公室指导，其根本任务是：一贯彻落实党和国家关于档案工作的法令、政策和规定，制定本校档案工作制度和规划；二集中统一管理学校各类档案，维
3、护档案的完好与平安，为党和国家积累档案史料；三编制必要的档案检索工具，积极提供效劳，开发档案信息资源；四组织学习档案业务知识，指导立卷、归档工作，开展档案宣传；五做好档案统计工作，及时上报统计结果。第七条 装备与学校档案工作相适应的专兼职档案工作人员。学校档案工作人员必须认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，工作认真负责，积极承受业务培训。遵守纪律，身体安康，并具有大专以上的文化程度，具备档案和微机管理知识。第八条 学校档案工作人员实行专业技术职务聘任制，享受与其他专业技术人员同等的福利待遇。第九条 学校档案工作人员在一定时间内保持相对稳定，调开工作时做好档案业务交接。第三章 文件材料的搜
4、集、立卷和归档第十条 学校应建立和完善文件材料的搜集、整理、立卷和归档制度，并纳入教学、科研和管理人员的职责范围，做到每项重要的教学、科研、党政管理工作都有完好、准确、系统的文件材料归档保存。第十一条 学校各部门要安排一名专兼职档案人员负责本部门文件材料的搜集、整理和归档工作。实行文书处理部门立卷制度。第十二条 归档范围一党政管理类主要包括学校党委总支、支部、行政、工会、共青团、少先队、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录；各党政部门的工作方案、总结；上级机关与本校关于人事管理、行政管理、党务管理的文件材料。二教育教学类主要包括反映教学管理、教学理论、教学研究、德育教育和外事交流等活动中形成
5、的文件材料。三学籍类主要包括本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成绩册、学籍卡等文件材料。四科研类按照国家档案局颁发的?利学技术研究课题档案管理标准?DAT292执行。五基建工作类按照国家档案局、国家计委1988年颁发的?根本建立工程档案资料管理暂行规定?和山东省教委、省档案局1992年颁发的?山东省中小学校舍档案管理暂行方法?执行。六仪器设备类主要包括各种国产和国外引进的精细、贵重、稀缺仪器设备的全套随机技术文件及在承受、使用、维修和改良工作中产生的文件材料。七财会类按照财政部、国家档案局1998年颁发的?会计档案管理方法?执行。八声像类主要指学校在社会活动中直接形成的具有保存
6、价值的照片、录音录像带、磁盘、影视胶片、光盘等。九实物类主要指本校及其教职员工获得、接收的各种奖杯、奖状、锦旗、证书、牌匾、书画等实物。十电子文件类主要指本校重要文件材料的电子版、各类活动的数码照片、视频等影像文件。第十三条 归档时间一党政管理类文件材料和能按年度归档的其他文件材料，在次年的六月底以前归档；二教育教学类文件材料以及能按学年度归档的文件材料，在次学年的寒假以前归档；三学籍类文件材料按学年度归档；四科研类文件材料在科研课题鉴定后归档；五基建类文件材料，在工程完成后两个月内归档；六财会类文件材料随时整理立卷，在财会部门保管一年后向综合档案室移交；七仪器设备类文件材料在开箱后及时整理归
7、档；八照片、音像制品和实物，随时整理，定期归档。九电子文件类档案，随时整理，按年度归档。第十四条 归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像明晰；案卷质量符合有关标准和标准要求。中小学档案工作业务建立标准另行制定。第十五条 学校工作人员在其从事教学、科研、党政管理等职务活动中形成的各种载休、形式的文件材料，必须按规定移交归档，集中管理，不得拒为己有。第四章 档案管理和利用第十六条 学校要有专用档案库房，档案库房必须符合档案管理要求，做到防盗、防火 防光、防高温、防尘、防潮、防虫鼠。第十七条 配置必要的和符合档案管理要求的档案设备，积极改善档案保管条件；适应现代化要求，逐步实行电子计算机管理档案。
8、第十八条 学校综合档案室要对接收的各类档案进展科学分类、编号和排架。第十九条 学校档案部门应对保管期限已满的档案进展鉴定。鉴定意见由学校档案部门提出，经校指导同意后，组成由档案部门和业务部门参加的鉴定小组，对失去保存价值的档案进展登记造册，指导审批后，在指定地点由二人监销，监销人在销毁清册上签字。第二十条 档案室应对档案的收进和移出、案卷的数量、档案的利用等情况进展统计，按照有关规定，及时向当地档案部门和上级主管部门报送档案统计结果。第二十一条 学校综合档案室要定期对所存档案进展全面检查，对已破损和字迹褪色的档案，及时修复或复制；如遇有特殊情况，应立即向校指导报告，及时处理。第二十二条 学校撤
9、销、合并或分立时，学校档案的归属：学校撤销时，档案移交当地档案馆保存；学校合并时，档案随之并入；学校分立时，档案由原校保存。第二十三条 档案工作人员要加强档案管理，严格档案借阅制度，做好保密工作，确保档案平安。第二十四条 学校档案主要供本校利用，其他单位和个人查阅档案时，应持单位介绍信，经指导同意后，方可查阅。第二十五条 对于重要的、珍贵的档案资料，一般不提供档案原件，如特殊需要时，须经分管指导批准。第二十六条 学校综合档案室应通过举办展览、陈列、提供目录等多种形式，积极开展档案宣传；配合学校中心工作，有方案地开发档案信息资源，开展档案编研工作。第五章 奖励与处分第二十七条 学校应建立健全档案
10、工作检查、评估和考核制度，对档案工作成绩优秀、奉献突出的档案工作人员或有关人员给予表彰奖励。第二十八条 对于违背?中华人民共和国档案法?行为，应按照?中华人民共和国档案法施行方法?规定的程序和处理方法予以处分。第六章 附那么第二十九条 各级教育行政部门和学校可结合实际制定施行细那么。第三十条 普通中等专业学校、职业学校和幼儿园可参照执行。第三十一条 本方法由省教育厅负责解释。第三十二条 本方法自发布之日起施行。附件：山东省中小学校文件材料归档范围及保管期限表 山东省中小学文件材料归档范围及保管期限 一、党政管理类DZ序号 归档范围 期限 1 上级党组织的决议、决定、条例、方法、规定及针对本校党
11、、团、工会工作的文件材料重要的永久，一般的短期2 本校党、团组织的年度工作方案、总结、统计报表 永久 3 本校党、团组织的会议记录、纪要 永久 4 本校召开的教代会、团代会及有关会议的文件材料主要的永久，其它的短期5 本党校、团组织关系介绍信存根 长期6 本校工会、妇女、老干部工作等方面的文件材料 短期 7 党组织关于理论学习的决定、通知、方案、总结 长期 8 学生业余党校开展新党员、新团员的名单及有关文件材料文件材料 永久9 表彰和奖励先进党、团支部、优秀党、团员的文件材料 长期 10 党、团员名册 长期11 学校党团组织成员名单 长期12 学生会文件材料 长期13 本校关于廉政建立、表彰、
12、违纪等文件材料 长期 14 本校关于处理来信来访的文件材料重要的永久，一般的长期15 团组织、学生会各种活动的情况总结 短期16 国旗下的讲话 短期17 少先队组织的有关文件材料 短期18 本校校长会议记录、行政办公会会议记录、纪要和全体教职工大会会议记录 永久 19 本校及各部门年度工作方案、总结、大事记、校务日志及行政管理的规定、方法、通知 永久20 本校机构设置、撤并、名称更改、人员编制、干部任免、启用印章的通知 永久 21 本校教职工录用、转正、定级、调资的报告、请示通知 永久22 本校教职工退休、离休、伤亡、抚恤、劳保福利、困难补助的报告、请示、通知 永久 23 学校综合年报、老干部
13、情况年报 永久24 职称评定的有关文件材料 永久25 专业技术人员年度考核文件材料 永久26 教职工花名册 永久27 学校关于表彰和奖励先进集体、先进教职工的文件材料 永久28 学校的请示、报告和批复 永久 29 学校与有关单位及个人的合同、协议 长期30 学校关于向学生收费的文件材料 长期31 学校组织教职工政治学习的方案、总结、通知 长期32 校史、校友、校庆工作的文件材料 永久33 学校的开展规那么 永久34 学校周工作日程、值班表、作息时间表 短期35 教职工的考勤记录 短期36 学校评估文件材料 永久37 学校档案全宗介绍 永久38 全校性的规章制度 永久 39 对教职工的处分或复查
14、、撤消处分的文件材料 永久 40 老师工作量的规定及执行情况 长期41 房屋调整、调配使用、转移等的规定、总结 长期42 防震、防汛工作的文件材料 长期43 爱国卫生、公费医疗、保健工作方案、总结、规定 长期44 本校方案生育工作及领取独生子女证名册 长期45 校园绿化、伙食工作的有关文件材料 短期46 外事活动及学校与外国友人的信件 永久 47 社会治安综合治理文件材料 短期48 宣传学校的有关材料 长期二、教育教学类JX序号 归档范围 期限1 上级关于教育教学改革和管理及专业设置、课程设置的规定、方法等 永久2 本校年度教学方案、方案、大纲、总结、课程总表 永久 3 本校教改方案、观摩教学
15、教案、老师备课方案 短期 4 本校制定的教学规章制度、方法、规定 长期5 本校各科试卷空白及答案、评分标准、试卷分析、学科成绩统计及成绩分析、市区统考成绩统计 长期 6 本校教学实习实验大纲、方案、指导书、讲义、总结及有典型意义的报告 短期7 本校学生开展社会调查、义务劳动、军训、野营、夏令营等活动的通知、安排、总结 短期8 教研组工作方案、总结、活动记录 短期9 学校评选教学能手的有关材料 短期10 教学进度表 短期11 班主任和任课老师安排情况 短期 12 活动课选修课方案、安排、考核、总结 短期 13 本校老师进修、培训的方案、安排 短期14 本校招生方案、总结、新生名册 长期15 本校
16、新生入学成绩统计表、中考、会考、高考成绩统计表、分析表 长期16 学生座谈会情况 短期 17 本校毕业生质量跟踪调查、信息反应的材料、学生意外伤害登记 长期18 班级量化管理成绩统计 短期19 学生思想品德登记评定、成绩统计 短期 20 老师家访、家长来访情况 短期21 学生奖惩的有关材料 短期22 学生国家体育锻炼标准达标率、优秀率、体育合格标准合格率 短期23 指导学生课外活动文艺、美术、科技方案、措施、获奖情况及总结 重要的长期，一般的短期24 本校各类活动的材料学校运动会、冬季越野赛、艺术节等 短期25 学校体育代表情况队员名单、队员个人档案、训练方案总结、比赛成绩 短期26初中毕业升
17、学体育考试成绩统计 短期27 卫生工作方案、总结、学生体检、近视防治，常见病、传染病预防和治疗措施，安康教育情况、心理咨询 短期 28 学生参加各学科竞赛的情况 长期 三、学籍类XJ归档范围 期限本校新生报到注册名册、学生花名册、学生人数统计表、成绩册、学籍卡 永久四、科研类KY序号 归档范围 期限 1 本校科研方案、施行方案、鉴定的文件材料 长期 2 本校科室、教研组科研方案、总结 短期3 教职工科研工程的申请、立项和批复 永久4 本校教职工的论文、论著及其出版情况 永久5 本校老师在各种刊物上发表和在学术会议上交流的论文、论著及专家评价材料 长期6 本校老师自编讲义、教材、典型、教案 长期
18、7 教职工科研方案、总结 短期8 本校老师、学生参加科研活动的成果材料 永久 9 本校开展外事校际学术交流活动的文字材料、指导讲话等重要的永久，一般的短期 五、基建工作类JJ归档范围 期限 本校校舍拆迁、新建、维修、征地等的申请、报告、 批准文件、校舍规划图、平面图、本校基建工程概、 预、决算、经费划拨、收支文件、表格，基建工程 承建合同、协议书、勘测、设计、施工、开工、验收的图纸、资料，校园地下管理网等 永久 六、仪器设备类SB序号 归档范围 期限 1 本校大型非教学设备、供暖锅炉、配电系统等的材料 永久 2 本校校办工厂设备的说明书、图纸、维修记录及产品设计、消费图纸、工艺、配方、检验合格
19、证质量标准、经济效益等材料 长期3 本校各种教学仪器、模型的说明书、图纸、合格证书、操作规程、安装调试报告、维修记录、概预决算 短期七、财会类CK序号 归档范围 期限 1 上级有关财务会计工作的文件材料 永久 2 本校财务管理规定、方案、总结、请示、批复等 长期 3 财务档案移交清册 永久 4 财务档案销毁清册 永久5 决算报表 永久6 预算会计报表 短期7 年度以上各种统计报表含工资报表 长期 8 会计月、季报表 短期9 总帐 长期 10 预算内帐簿含明细帐、分户或登记帐 短期11 预算外帐簿含明细帐、分户或登记帐 短期12 日记帐 长期13 往来帐 长期14 预算内各种原始凭证、记帐凭证
20、短期15 预算外各种原始凭证、记帐凭证 短期16 学校基金各种原始凭证、记帐凭证 短期17 银行存款余额调节表 短期18 银行对外帐单 短期八、声像类SX序号 归档范围 期限 1 反映本校教育、教学重要活动的录音带、录像带 长期2 本校历任指导和全体教职工集体照片 永久 3 本校重大活动校庆、校友会、运动会、教代会、上级指导来校视察、外事接待等照片、录像带永久 4 毕业班集体照片永久5 学校、老师、学生获上级各类先进称号和各种竞赛获奖照片长期6 本校老师、学生在报刊上发表的照片 长期7 本校参加校外各级体育比赛的照片、录像带长期8 反映本校特点的新旧建筑物、构筑物和反映校园相貌的照片长期九、实物类SW序号 归档范围 期限 1 本校及其教职员工获得、接收的各种奖 杯、锦旗、奖状、证书、牌匾及其它有 纪念意义和凭证作用的物品等省级以上的、重要意义的永久，市地以下的长期 2 本校承受的国外友人、友好团体、校友捐赠纪念品、书画、文字材料永久十、电子文件类DZ序号 归档范围 期限1本校形成的重要文件材料的电子版永久2本校举办的各种活动的数码照片、视频、音频等图像影像文件永久3本校教职工教学方面获得省级以上荣誉的课件永久电子文件类档案可以分为：光盘、机读磁盘、机读磁带三个类别保存。
