1、建筑工程资料管理64848220第一篇 建筑工程资料管理一、 建筑工程资料管理概述 多年来，在全国各地建筑市场的检查过程中，经常会发现，各地建筑工程资料管理得比较混乱，尤其是在资料的详实方面及各种表格的格式设计、内容涵盖、规格尺寸等方面，都或多或少地存在着这样或那样的问题。这必然一定程度上影响到城市档案的质量，给城市未来的改造建设，尤其会给工程质量及安全事故的处理和对已建成的建筑物构筑物在改建时的工程档案资料的检索、查询工作带来更多的不便。因此，做好建筑工程资料管理工作是十分必要的。（一） 建筑工程资料管理的必要性（1） 做好建筑工程资料管理工作，是认真贯彻建设工程文件归档整理规范GB/T50
2、328-2001,确实加强建设工程资料的规范化管理，提高工程管理水平，确保工程质量的具体体现。（2） 建筑工程资料是城建档案的重要组成部分，是工程竣工验收，评定工程质量优劣、结构及安全卫生可靠程度，认定工程质量等级的必要条件。因此必须加强管理，使其能够全面客观地反映工程的实际状况。（3） 建筑工程资料是对工程质量及安全事故的处理，以及对工程进行检查、维修、管理、使用、改建、扩建、工程结算、决算、审计的重要技术依据。（4） 加强工程资料管理，可以督促每个单位和个人按照标准、规范和规程进行工作。工程资料不符合有关规定和要求的，不得进行工程竣工验收。施工过程中工程资料的验收必须与工程质量验收同步进行
3、。（5） 施工过程中工程资料的保存管理应按有关程序和约定执行，工程竣工后，参建各方应对工程资料进行归档保存，为未来的建设提供参考、积累经验，是指导未来工程建设的重要信息。因此，凡在中华人民共和国行政区域内，无论是参与新建、改建还是扩建的建设、勘察、设计、监理和施工单位，均应做好工程资料的管理工作。（二） 建筑工程资料的特征1. 复杂性由于建筑工程建设的周期长，建设过程中阶段和季节性较强，并且建筑材料种类繁多，生产工艺又比较复杂，因此，影响建筑工程的因素多种多样，这就必然导致建筑工程文件和档案资料具有一定的复杂性。2. 随机性由于建筑工程文件档案资料产生于工程建设的整个过和之中，无论是在工程的单
4、日项审批、勘察设计、还是在开工准备、施工、监理或竣工验收等各个阶段和环节，都会产生各种文件和档案资料。尤其是在影响建筑工程的因素发生变化时，还会随想产生一些由于其体事件而引发的特定文件和档案资料，工程文件档案资料还具有一定的随机性。3. 时效性有时工程文件和档案资料一经生成，就必须及时传达到有关部门，否则如果有关单位或部门予认可，将会产生严重的后果。因此建筑工程文件和档案资料具有很强的时效性，另外，随着施工工艺水平、新材料以及管理水平的不断提高，文件和档案资料的价值也会随着时间的推移而衰减，但文件和档案资料仍可以被借鉴、继承，积累经验。4. 真实性建设工程文件和档案资料只有全面真实地反应项目的
5、各类信息，包括发生的事故和存在的隐患，才具有实用价值。否则一量引用会起到误导作用，造成难以想像的后果。因此，建设工程文凭和档案资料必须真实全面地反映工程的实际情况，来不得片面和虚假。5. 综合性由于建设工程项目常常都是综合的系统的工程，涉及多个专业，多个工种的协同工作才能完成。比如，环境评介、安全评介、建筑、市政、园林、公用、消防、智能、电力、电信、环境工程、声学、美学、等多种学科，并赐教综合了组织协调、合同、造价、进度、质量、安全等诸多方面的工作内容。可见，建设俾档案资料是多个专业和单位的文件档案集成，具有很强的综合性。（三） 相关的基本概念1. 建设工程项目经批准按照一个总体工程设计进行施
6、工，经济上实行统一核算，行政上具有独立的组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它可以是由一个或若干个具有内在工程所组成。2. 单位工程具有独立的设计文件，竣工后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程，并构成建设工程项目的组成部分。3. 分部工程单位工程中可以独立组织施工的工程4. 建设工程文件在工程建设过程中，所形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段的文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件，也可简称为工程文件。5. 工程准备阶段文件工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计、招投标等工程准备附件民所形成的文件。6. 监理文件监理单位在工程的设计、施工等监理活动过程中形成的文件。
7、7. 施工文件施工单位在工程的施工过程中所形成的文件。8. 竣工图在工程竣工验收以后，能够全面真实地反映建设工程项目施工结果的图样。9. 竣工验收文件在建设工程项目竣工验收活动过程中所形成的文件10. 建设工程档案在工程的建设活动中，直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录，也可简称工程档案。11. 案卷由互有联系的若干个文件组成的档案保管单位12. 立卷按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类地整理成案卷的过程，亦称组卷。13. 归档在文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷。按照有关规定移交给档案管理机构的过程。14. 建筑工程为新建、改建或扩建房
8、屋建筑物和附属构筑物高施所进行的规划、勘察、设计和施工、竣工等各项技术工作和完成的工程实体。15. 建筑工程质量反映建筑工程满足相关标准规定或合同约定的要求，包括其在安全、使用功能及其在耐久性能、环境保护等方面所有明显的和隐含能力的特性总和。16. 验收建筑工程在施工单位自行质量检查评定的基础上，参与建设活动的有关单位共同对检验批、分项、单位工程的质量进行抽样复验，根据相关标准以书面开式对工程质量达到合格与否做出确认。17. 进场验收对进入施工现场的材料、构配件、设备等按相关标准规定要求进行检验，对产品达到合格与否做出确认。18. 检验批按同一的生产条件或按规定的方式汇总起来供检验用的，由一定
9、数量样本组成的检验体。19. 检验对检验项目中的性能进行量测、检查、试验等，并将结果与标准规定要求进行比较，以确定每项性能是否合格所进行的活动。20. 见证取样检测在监理单位或建设单位临界督下，由施工单位有关人员现场取样，并送至具备相应资质的检测单位所进行的检测。21. 交接检验由施工的承接方与完成方经双方检查并对可否继续施工做出确认的活动。22. 主控项目建筑工程中的对安全、卫生、环境保护和公众利益起决定性作用的检验项目。23. 一般项目除主控项目以外的检验项目。24. 抽样检验按照规定的抽样方案，随机地的从进场的材料、构配件、设备或建筑工程检验项目中，按检验批抽取一定数量的样本所进行的检验
10、。25. 抽样方案根据检验项目的特性所确定的抽样数理和方法 。26. 计数检验在抽样的样本中，记录每一个体有某种属性或计算每一个体中的缺陷数目的检查方法 27. 计量检验在抽样检验的样本中，对每一个体测量其某个定量特性的检查方法。28. 观感质量通过观察和必要的是没所的工程外在质量。29. 返修对工程不符合标准规定的部位采取整修等措施。30. 返工对不合格的工程部位采取重新制作、重新施工等措施。（四） 参建各方对工程资料的管理职责1. 通用职责1） 工程的参建各方应该把工程资料的形成和积累纳入工程管理的各个环节和相关人员的职责范围。2） 工程档案资料应该实行分级管理，由建设、勘察、设计、监理、
11、施工等单位的主管（技术）负责人组织各自单位的工程资料管理的全过程工作。 在工程建设过程中工程资料的收集、整理和审核工作应由熟悉业务的专业技术人员负责。3） 工程资料应该随着工程进度同步收集、整理和立卷，并按照有关规定进行移交。4） 工程各参建单位应该确保各自资料的真实、准确、有效、完整、齐全，字迹清楚，无未了事项。所用表格应按相关规定统一格式，若有特殊要求需要增加表格时，就近有关规定统一归类。5） 工程参建各方所提供的文凭和资料，必须符合国家或地方的法律法规、建筑工程施工质量统一验收标准、建设工程文件归档整理规范及工程合同等的相关要求与规定。6） 对工程的文件、资料进行涂改、伪造、随意抽撤或损
12、毁、丢失的，应按有关规定给予处罚。情节严重的，还依法追究法律责任。2. 建设单位的职责1） 负责本单位工程档案资料的管理工作，并高专人进行收集、整理、立卷和归档工作。2） 在参建各方签定合同或协议时，应该对工程档案资料的编制责任、套数、费用、质量和移交期限等内容提出明确要求。3） 向勘察、设计、施工、监理等参建各方提供所需的工程资料，并保证所提供的资料真实、准确、齐全。4） 对本单位自行采购的建筑材料、构配件和设备等，应该保证符合设计文件和合同的要求，并保证相关质量证明文件的完整、齐全、真实、有效。5） 监督和检查参建各方工程资料的形成、积累、和立卷工作。也可委托监理单位或其他单位监督和检查参
13、建各方工程资料的形成、积累和立卷工作。6） 对需本单位签字的工程资料应及时签署意见。7） 及时收集和汇总勘察、设计、监理和施工等参建各方立卷归档的工程资料。8） 组织竣工图的绘制、组卷工作。可自行完成，也可委托设计单位或监理单位、施工单位来完成。9） 工程开工前，与城建档案錧签订建设工程竣工档案责任书，工程竣工验收前，提请城建档案錧，对列入城建档案錧接收范围的工程档案，进行预验收。10） 在工程竣工验收后3个月内，将1套符合规范、标准规定的工程档案原件，移交给城建档案錧，并与城建档案馆办理好移交手续。3. 勘察、设计单位的职责1） 按照合同和规范的要注及时提供完整的勘察、设计文件。2） 对需要
14、勘察、设计单位签字的工程资料应签署意见。3） 在工程竣工验收时，应据实签署本单位对工程质量检查验收的意见。4. 监理单位的职责1） 应设熟悉业务的专业技术人员来负责监理资料的收集、整理、归档等方面的管理工作。2） 依据合同约定，在工程的勘察、设计阶段，对勘察、设计文件的形成、积累、立卷、归档工作进行监督和检查；在施工阶段，对施工资料的形成、积累、立卷、归档进行监督和检查，使施工资料符合有关规定，并确保其完整、齐全、准确、真实、可靠。3） 负责对施工单位报送的施工资料进行审查、签字。4） 对列入城建档案馆接收范围内的监理资料，应在工程竣工验收后，及时移交给建设单位。5. 施工单位的职责1） 负责
15、施工资料的管理工作，实行技术负责人负责制，逐级建立健全施工资料管理岗位责任制。2） 总包单位负责汇总各分包单位编制的施工资料，分包单位负责其分包范围内施工资料的收集、整理、汇总、其提供资料的真实性、完整性及有效负责。3） 在工程竣工验收前，负责施工资料整理、汇总和立卷。4） 按照合同的要注和有关规定，负责编制施工资料，自行保存1套。其他几份及时移交建设单位。6. 城建档案馆的职责1） 负责对建设工程档案的接收、收集、保管和利用等日常性的管理工作。2） 负责对建设工程档案的编制、整理、归档工作，进行监督、检查、指导。3） 组织精通业务的专业技术人员，对国家和省、市重点工程项目建设过程中工程档案的
16、编制、整理和归档等工作。进行业务指导。4） 在工程开工前，与建设单位签订建设工程竣工档案责任书；在工程竣工验收前，对工程档案时行预验收，并出具建设工程竣工档案预验收意见。5） 在工程竣工后的3个月内，对工程档案进行正式验收。合格后，接收入馆，并发放工程项目竣工档案合格证。（五） 施工单位资料员的岗位职责1. 岗位职责1） 负责施工单位内部及与建设单位、勘察单位、设计单位、监理单位、材料及设备供应单位、分包单位、其他有关部门之间的文件及资料的收发、传达、管理等工作，应进行规范管理，做到及时收发、认真传达、妥善管理、准确无误。2） 负责所涉及到的工程图纸收发、登记、传阅、借阅、整理、组卷、保管、移
17、交、归档。3） 参与施工生产管理，做好各类文件资料的及时收集、核查、登记、传阅、借阅、整理、保管等工作。4） 负责施工资料的分类、组卷、归档、移交工作。5） 及时检索和查询、收集、整理、传阅、保存有关工程管理方面的信息。6） 处理好各种公共关系。2. 收集工程资料的原则1） 及时参与原则。施工单位文件资料的收集、管理工作必须纳入整个工程项目管理的全过程，资料应该参加有关工程的技术、质量、安全、协调等各方面的会议，并应经常深入施工工程现场，了解施工工动态，及时准确地掌握工程施工管理方面的全面信息，便于施工资料的及时收集、整理和核对。2） 保护同步原则。资料的收集工作与工程施工的每一道工序密切相关
18、，必须与式程的施工同步进行，以保证文件资料的准确性和时效性。3） 认真把关原则。与项目经理、施工技术负责人密切配合，严把文件资料的质量关。无论是对企业内部，是对相关单位之间往来的文件资料都应认真核查、校对，发现问题，及时纠正。3. 文件资料的管理工作1） 整理分类。施工资料必须及时整理、分类，其分类的有很多。（1） 按资料的来源不同分类。如分为属于建设单位的、勘察单位的、设计单位的、监理单位的、材料设备供应单位的、施工总包单位的、分包单位的、有关部门的等等。（2） 按资料归档的对象不同分类。如属于建设单位的、施工单位的、城建档案馆的等等。（3） 按资料的专业性质不同分类。如属于建筑结构工程的、
19、建筑装饰工程的、建筑给水排水及采暖工程的、通风与空调工程的、建筑电气工程的、建筑智能工程的、电梯工程的等等。（4） 按资料的内容不同分类。如属于施工管理资料的、施工技术资料的、施工物质资料的、施工测量记录的、施工记录的、隐蔽工程检查验收记录的、施工检测资料的、施工质量验收记录的、工程竣工验收资料的等等。（5） 安资料形成先后顺序分类。对同一类型的资料应按其形成时间的先后顺序进行排序。2） 存放保管。施工单位及项目经理部应配置适当的房间、器具（如文件筐、文件夹、文件盒、文件柜）等来存放文件资料。并加强管理和增强防范意识。做好“防火、防盗、防露、防虫、防光、防尘”等工作。3） 严格履行借阅手续。应
20、建立全完善的关于文件及资料的收集、分类、整理、保存、传阅、借阅、查阅等制度，严格按照规定的程序办理，避免文件资料的丢失和损坏。工作过程中，收文应记录文件名、文件摘要、发放部门、文件编号、收文日期、收文人员应签字；借阅或传阅应注明借阅的日期，借阅人名，传阅责任人，传阅范围及期限，借阅或传阅人应签字认可，到期应及时归还；借阅或传阅文件借（传）出后，应在文件夹的内附目录中做上标记。4） 及时组卷、移交、归档。对收集、整理后的文件资料应及时组卷，按照合同和有关规定，及时把需要建设单位、施工单位、城建档案馆保存收藏的竣工资料，分别进行移交，完好归档。4. 处理好各种公共关系1） 处理好与项目经理之间的责
21、任承包关系。2） 处理好与技术负责人之间的业务直接领导的关系。3） 处理好与技术员、施工员、材料员、质检员、安全员、造价员等之间的协同工作关系。4） 处理好与工程项目经理部及公司主管部门之间的局部与整体之间的关系。5） 处理好与勘察单位、设计单位之间的业务往来关系。6） 处理好与监理单位之间的监理与被监理的关系。7） 处理好与城建档案馆理部门之间的监督、指导与被监督、指导的关系。（六） 建筑工程酱爆范围1. 归档的范围凡是与工程建设有关的重要活动，能够记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件和资料，都应收集齐全并整理组卷后，向相应部门归档，见表1-1.其详尽的归档范围和要求参照
22、建设工程文件归档整理规范GB/T50328-2001、建筑工程施工质量验收统一标准GB 50300-2001,尤其应按当地的相关标准或规程来执行。2. 向城建档案馆报羫工程范围1） 民用建筑工程（1） 住宅建筑。（2） 办公用房：机关、企业、其它。（3） 文化：图书馆、档案錧、博物馆、影剧院、文化宫、俱乐部、舞厅、其他。（4） 教育：高等院校、中专、技校、中学、幼儿园等。（5） 医疗保健：医院、疗养院、防疫站、敬老院、殡仪馆等。（6） 体育：体育场、体育馆、游泳馆、其他。（7） 商业：商场、商店、其他。（8） 金融：银行、保险公司等。（9） 服务：宾馆、饭店、旅社、招待所、其他。（10） 科技
23、信息：情报中心、信息中心等。（11） 政治、纪念性建筑：会堂、纪念碑、纪念塔、纪念堂、故居等。2） 工业建筑工程（1） 冶金工业：钢铁厂、轧钢厂、冶炼厂、加工厂等。（2） 机械工业：机械厂、机床厂、制造厂、修理厂等。（3） 石化工业：炼油厂、化工厂、橡胶厂、塑料厂等。（4） 轻纺工业：纺织厂、造纸厂、针织厂、印染厂等。（5） 电子仪表：计算机厂、电子仪表厂、机电设备厂等。（6） 建材工业：水泥厂、砖厂、保温防火材料厂、建材厂等。（7） 医药工业：制药厂、制剂厂、卫生保健用品厂等。（8） 食品工业：粮食加工厂、食用油加工厂、饮料加工厂等。（9） 其他：矿山、采石场等。3） 改建、扩建或抗震加固的
24、工程 凡是民用建筑、工业建筑工程，需要进行较大规模的改建、扩建采取抗震加固措施等的，均应报送工程档案。（七） 工程资料保管的期限与密级1. 工程资料保管的期限划分工程资料保管的期限可分为永久、长期、短期三种期限。所谓永久是指工程档案需永久保存。长期是指工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期是指工程档案保存20年以下。参见表1-1. 如果在同一案卷内，同时存在有不同保管期限的文件和资料时，则该案卷保管苊应以保管期限较长的为准。2. 工程资料保管密级的划分工程资料保管的密级可划分为绝密、机密、秘密三种。如果在同一案卷内有不同有密级的文件，则应以其中最高的密级作为该卷的密级。（八） 工程资料的
25、载体形式1. 工程资料的载体形式目前工程资料的载体形式有纸质载体、缩微品载体、磁性载体、光盘载体等。1） 纸质载体是以纸张为基础，在实际工作中应用得最多和最普遍的一种载体形式。2） 缩微品载体是以胶片为基础，利用微缩技术对工程资料进行收集、保存的一种载体形式。3） 磁性载体是以磁带、磁盘等磁性记忆材料为基础，对实际工程的各种活动声音、图像以及电子文件、资料等进行收集、保存的一种载体形式。4） 光盘载体是以光盘为基础，利用现代计算机技术对实际工程的各种活动声音、图像以及电子文件、资料等进行收集、存储的一种载体形式。 由于缩微品载体和磁性载体资料的耐久性不如光盘载体，因此纸质载体、光盘载体的资料是
26、文件、资料档案保存的主要形式。然而，无论是哪种载体形式的工程资料，都是在工程建设的实际工作过程中形成、收集和整理而成的。2. 光盘载体的电子工程档案的归档1） 存档保管单位尤其是城建档案馆在接受工程档案时，首先应该对纸质载体工程档案进行仔细、严格的验收；验收合格后，进行电子工程档案的核查，核查无误后，方可 进行电子工程档案的光盘刻制。2） 电子工程档案的封套、格式必须按照存档保管单位或城建档案要求进行。二、 建筑工程资料的分类与编号（一）建筑工程资料分类的原则1.建筑工程资料的分类是按照文件资料的来源、类别、形成的先后顺序及收集和整理单位的不同，来进行分类的，以便于资料的收集、整理、组卷。 从
27、事体上把全部的资料划分为4大类，即分为建设单位的文件资料、监理单位的文件资料、施工单位的文件资料、竣工图资料。其中，建设单位的文件资料又划分为立项文件、建设规划用地文件、勘察设计文件、工程招投标及合同文件、工程开工文件、商务文件、工程竣工验收及备案文件、其他文件等8小类；监理单位的文件资料划分为监理管理资料、监理质量控制资料、监理进度控制资料、监理造价控制资料等4小类；施工单位的文件资料划分为施工管理资料、施工技术资料、施工物资资料、施工测量记录、施工记录、隐蔽工程检查验收记录、施工检测资料、施工质量验收记录、单位（子单位）工程竣工验收资料等9小类；竣工图资料划分为综合竣工图、室外专业竣工图、
28、专业竣工图等3小类。在每一小类中，再细分为若干种文件、资料、或表格，见表1-1.2.施工资料的分类应根据类别和专业系统来划分。参见表1-1及建设工程文件归档整理规范GB/T50328-2001、建筑工程施工质量验收统一标准GB 50300-2001。 3.施工资料的分类、整理和保存除执行建设工程文件归档整理规范或地方标准及规程外，尚应执行相应的国家法律法规及行业或地方的有关规定。（二）建筑工程资料编号的方法1.对各大类的编号 分别大写的英文字母“A”、“B”、“C”、“D”来表示建设单位的文件资料、监理单位的文件资料、施工单位的文件资料。即分别编为A类、B类、C类、D类等4大类资料。 2.对各
29、小类的编号 对于A类资料中所含的8小类资料，分别按照A1、A2、A3、A4、A5、A6、A7、A8的顺序来依次排列编号；B类资料中所含的4小类资料，分别按照B1、B2、B3、B4的顺序来依次排列编号；C类资料中所含的9小类资料，分别按照C1、C2、C3、C4、C5、C6、C7、C8、C9的顺序来依次排列编号； D类资料中所含的3小类资料，分别按照D1、D2、D3的顺序来依次排列编号，见表1-1.3. 对具体文件、资料或表格的编号在每一小类中，再仔细分的若干种类的文件、资料彧表格等的编号。按如则编号。若是A1中的第9种资料，就编号为A1-09，如果是B2中的第10个种资料，就编号为B2-10,见
30、表1-1.三、 建设单位文件资料(A类)的管理（一） 建设单位文件资料的形成过程（二） 建设单位文件资料的管理 建设单位文件资料的分类、编号、提供单位及保存时间，详见本书“二”中所述及表1-1所示。1. 立项文件1） 发改部门批准的立项文件（A1-1）它是由发展改革部门批准的该项目文件，由建设单位负责收集、提供。2） 项目建议书（A1-2） 它是由建设单位自行编制或委托其他有相应资质的咨询或设计单位编制并申报的文件，由建设单位负责收集、提供。3） 立项会议纪要（A1-3） 它是由建设单位或其上级主管部门就该项目召开立项研究会议，所形成的纪要文件，由组织会议的单位负责提供。4） 项目建议书的批复
31、文件（A1-4） 它是建设单位的上级主管单位或国家有关主管部门（一般是发展改革部门），对该项目建议书的批复文件。由负责批复的主管部门提供。5） 可行性研究报告及附件（A1-5） 它是由建设单位自行编制或委托具有相应资质的工程咨询、设计单位编制可研报告，由编制单位提供。6） 项目评估研究资料（A1-6） 它是由建设单位或主管部门（一般是发展改革部门）组织会议，对该项目的可行性研究报告进行评估论证之后，所形成的资料，由组织评估的单位负责提供，建设单位负责收集。7） 可行性报告的批复文件（A1-7）它是由发展改革部门对该项目初步设计进行审查之后，所形成的批复文件。8） 初步设计审批文件（A1-8） 由发展改革部门组织，对该项目初步设计进行审查之后，所形成的批复文件。9） 专家对项目的有关建议文件（A1-9）它是由建设单位组织自行编制或由其有关主管部门批准的计划文件。2. 建设规划用地文件1） 建设
