1、大学学术科技部工作手册自动化团委、学生会学术科技部部门工作手册一、 部门职能 促进学风建设。 同时和各个班委合作，共建学院的学风。 开展一系列读书活动、学习经验交流会、知识讲座、专业知识竞赛等活动活动，从而激发同学们学习和科研的兴趣，增强学术气氛，提高专业技能水平。 使新生初步了解大学，建立远大志向；使即将面临择业或深造选择的同学接受跟多的指引，使其做出正确的选择。帮助迷茫的同学指点道路。二、 部门架构部长、副部长、主管、干事三、 部门定位努力培养部门的每个成员成为成绩优秀，组织能力强的学生干部，在学院内起到榜样及带头作用，促进学院的学风建设。四、 部门口号低调做人，高效做事。五、 部门培训
2、实行部门活动轮流负责制度 对于小活动，根据缺点来安排工作；对于大型活动，根据优点来安排工作 经验传承与实战相结合 注重思想上的领导，把握好部门主导思想 在对新干事的培训上，要特别注意部门的职能 通过活动锻炼成员的思考能力、把握大局能力、注重细节能力 做每件事，都要有目的 开展一些户外活动，加强与其他部门的联谊，活跃部门气氛 强调办活动的意义六、 成员选拔标准基本要求：干事：积极热情主管：成绩较好、组织能力较强部长：成绩优良、能起带头作用、组织能力强、能带领部门成员、积极主动（面试标准见附录）七、 部门常规活动活动时间活动名称备注4月智能控制设计大赛多部门合作5月考研就业交流会可考虑与班级合作9
3、月新老生交流会时间上尽早全年世纪木棉讲座与校学术部，开学初做准备全年华工菁英会可与考研就业交流会合并全年学院学风建设注意长期性八、 活动具体要求（一） 新老生交流会（1） 活动简介“新老生交流会”是自动化学院学术科技部每年都会举办的经典活动。其目的在于启发新生实现从中学进入大学的学习习惯及学习方法的转变,变被动学习为主动学习；使新老学生之间尽快熟悉,建立互助互信关系,引导学生融入新的学习生活之中；解答新生对大学生活、学习等各方面的疑问，加强大学新生对我校学习、生活的了解,使新同学对大学本科学习阶段能大致把握并进行自我规划。（2） 活动流程 提交活动策划新老生交流会是每年比较固定的活动,且活动时
4、间也较固定在开学第一个月内,最好是一两个星期内，所以在举行活动前，首要做的是要把活动策划写好。策划是确定活动后的首要任务。前期策划与活动的要点：1、 确定活动时间及地点2、 参考往届策划及问题总结，熟悉活动3、 确定活动主题、口号4、 确定形式及内容，拟定策划初稿5、 选择和联系嘉宾，联系新生各班班委6、 确定活动负责人及其他工作人员，明确分工7、 拟定活动宣传语等宣传资料，完善活动经费预算、活动流程8、 提交策划，待主席团及辅导员批示后改进并着手进行全面工作 场地申请主要为活动课室申请以及宿舍楼宣传资料张贴的申请。注意申请流程，申请表的填写和盖章注意申请时间及地点（申请表格式见附录） 收集问
5、题，确定和联系嘉宾收集问题主要通过联系大一各班班委（一般都是直接联系班长）。在嘉宾的邀请方面，尽量选择有能力而且口头表达比较好的师兄师姐，注意他们各自的特点和优势，力争给师弟师妹选择最合适的引导人。问题收集完毕后把要点反馈给嘉宾。常见问题：专业形势、考研、保研、留学、工作类型、学习方法、大学规划、生活方面、感情生活等。（详见附录） 前期宣传QQ、传单和海报要突出主题，海报张贴于大一新生宿舍楼和大一活动区的相应宣传栏；动员班干，团委在班里多宣传；派发邀请函（格式见附录） 物资及人员准备PPT、背景音乐、备用宣传短片宣传单（or指示牌）及张贴用的胶带、剪刀饮用水、麦克风电池主持人、（赠送礼品的嘉宾
6、）、拍照人员等要点：与主持人的沟通、PPT的制作 活动现场1、 提前一天准备好物资2、 活动前一天确定和嘉宾联系，若有变动，及时采取相应调整。（车费一般不报销，除有特殊情况外）3、 活动前两小时联系大一，确定提前在教室集中。4、 活动开始前1.5小时带领全体工作人员到达讲座地点并布置会场5、 若在南校举行，在北校区的集中所有嘉宾，一起过南校。6、 准备工作水，调试PPT及背景音乐7、 维持现场秩序，安排好拍照8、 感谢嘉宾，整理物资要点：人员的集中的通知联系一定要到位，避免师兄师姐等师弟师妹的情形；注意现场氛围的营造，不能过于沉静。 活动后期活动结束一周内提交活动总结；尽早整理好报帐清单与等值
7、发票，并与负责人联系；及时发信息感谢嘉宾。（3） 相关说明因为新老生交流会是比较固定的活动，所以一定要认真参考前几次活动的策划与总结。此活动交流的内容都是大一新生比较常见的问题，也比较固定，所以重点是要选择合适的嘉宾。要做好与嘉宾的联系工作。还有是加强对大一班干的信息传达和宣传。此活动比较传统，要使活动有新意，还要认真构思下形式和内容。（二） 世纪木棉讲座（1） 活动简介“世纪木棉”是为落实我校“开放活校，人才强校，文化兴校”的发展战略而举办的学术科技活动，目的是在华工校内营造良好的学术氛围，掀起科技创新热潮。由校团委，校学生会及各学院分会合力举办的“世纪木棉”学术系列讲座为广大同学提供在思想
8、、语言和文化领域碰撞、交流、融合的大舞台，并以较高的起点和定位在活跃校园学术文化氛围起到积极的作用。（2） 举办情况学校：“世纪木棉”学术系列讲座已经举办了两年多的时间，坚持每周都邀请在不同的科学领域上颇有建树的著名专家、学者走上讲台，引导同学享受科学的无穷魅力，分享成功的辛酸与喜悦。迄今，木棉讲座举办了110多场，每场都有不一样的精彩。而作为一个品牌活动，“世纪木棉”也有了专门的网站，收录了精品木棉讲座，可以在线观看。详情可参考：学院：在两年的努力下，“世纪木棉”深受广大同学的欢迎，而且各学院纷纷效仿“世纪木棉”讲座的模式，推出了各种与本学院学科相关的科学知识的讲座，形成浓厚的学术氛围。我院
9、已经承办过的“世纪木棉”基本上场场爆满，历任主讲人有：朱学峰、苏春翌、李泽湘、孟庆虎、裴海龙、何春盛、苏为洲、陈关荣、吴学鑫等。（3） 举办流程 递交投标方案与校学生会木棉负责人联系，了解近期讲座安排；参考投标方法及注意事项拟定投标方案；将投标方案以电子版的形式发送到学术部的公共邮箱或直接联系负责人。（相关注意事项详见附录） 场地申请 前期宣传1. 宣传文稿编写：（海报、广播100字、BBS100字、宿舍黑板30字，Q群宣传）2. 海报：（共9张：8张A1，1张A0）海报张贴包括：东区宣传栏、东区饭堂、西湖长廊、学五门口展板、学六宣传栏、北二饭堂、北十三宣传栏，（均为A1）另外一张A1给主讲人
10、留念，还有一张A0的贴在现场A0展板（南校区宣传依据具体情况实行）3. 写黑板报：东区：东一 -东十二 （12个宿舍楼）西区：西一 -西二十一 （21个宿舍楼）北区：北一 -北十八 （18个宿舍楼）A、将黑板报宣传的内容抄写一份，然后按照上面的内容书写即可，注意不要出现错别字；B、亲自书写，不要找同学代替，主要的原因是：怕他们书写时间不及时，责任心不够，而造成书写出错；C、在打听宿舍的位置时，要有礼貌。书写黑板宣传内容要事先和宿舍管理员说一声，写黑板是不需要批条的，要注意礼貌；D、大家在书写的过程中，要有所得：宿舍和一些楼房的具体分布如何，这样有利于你们对学校的熟悉程度，也许你懂得了这些，将来
11、有人问路时，能够回答，也能因此多认识人。 物资及人员准备1. 物资：2. 校学术部部门物资：木棉花树，A0、A1展板，木棉水晶，木棉标志牌，木棉横幅，木棉留言册院学术部物资：透明胶，胶凳，桌布，台签盒，工作证，工作服，签到本笔（检查是否以写满），插板（越长越好），麦克风，麦克风用电池*23. 讲座PPT及背景音乐4. 人员：礼仪（含礼仪服）、 主持人、赠送礼品的嘉宾、6人以上工作人员（提前3日通知负责人总人数） 活动当天1. 于讲座开始前1.5小时带领全体工作人员到西八准备物资（南校区请讲座当天提前派3名工作人员来北校区西八学生会办公室拿木棉相关物资） 2. 到达讲座地点并布置会场3. 准备工
12、作水、工作餐4. 调试讲座PPT及背景音乐5. 跟进设备、主讲人、主讲人6. 维持现场秩序7. 讲座结束后整理物资并搬回西八8. 安排专人进行录像 活动后期1. 活动总结：承办方负责人需在讲座结束一周内向负责人提交活动总结；2. 海报处理：于讲座结束48小时内将过期海报撕掉3. 报帐：尽早整理好报帐清单与等值发票，并与负责人联系（1）每场讲座后须把票据交给该场项目主管初核，确认票据合格后请用正规信纸写一份报帐清单与工作总结（上传电子版即可），经校学术部上缴校团委报销；（2）只有规定类型的票据方可报销；（3）各院请注意票据的种类、填写内容与所报项目是否吻合；（4）每一张票据背面都必须写明：简要用
13、途、经手人（各院学术部长签字）、证明人（各院学生会主席签字）；（5）请注意有些项目团委规定不能报销；（6）由于采取若干场一起上报的方式，现金下发会较慢，请耐心等候专人通知。4. 文字记录：根据录像整理文字记录，同活动总结一并交与负责人（三） 智能控制设计大赛（1） 活动简介“智能控制”电子设计竞赛是华南理工大学自动化科学与工程学院举办的一类科技竞赛活动，意图将之从高水准的课外科技活动提升为广州高校本科自动化领域，电子设计领域的一个具备代表性的学生专业知识展示平台。作为华南地区自动化领域的重要技术中心，自动化科学与工程学院通过此次活动旨在培养电类本科学生的实践与创新能力，并以此发掘自动化领域的优
14、秀人才，催生优秀的自动控制设计作品加以应用。因而，“智能控制”竞赛将作为自动化科学与工程学院学生工作，乃至华南理工大学学生素质拓展计划的重要组成，具备高水准，参与人数广泛，关注度高等特点，并承担着相应的技术创新任务。（2） 活动流程 策划提交智控的举办一般在4、5月份，故最好能在一开学就着手活动策划，参考往届资料，把握活动要点。这个时候学生会刚完成换届，在北校区的学生会成员不多， 因此最好可以邀请12个兄弟部门合作共同举办，策划完成并完善后做好工作组分工，一般为统筹、物资与现场、联系这三个组别。分组完成后各小组熟悉各自工作，进一步完善策划细节。策划的经费预算一块比较重要，主要支出为前期宣传物资
15、、奖金和奖状打印三大块，具体的经费可参照往年经费实际使用记录作预算。 场地申请场地的申请包括开幕式场地和评审场地（颁奖如果不和自动化活动月闭幕式一起的话也要提前申请好） 前期宣传 前期宣传需准备的物资包括：海报、横幅、宣传单、报名表、大赛网站建设、宣传短片制作、Q群（队伍交流群、工作群）创建、报名邮箱申请。 大赛网站提供报名表外，另开通一邮箱提供报名表下载，防止网站故障不能打开。另外接受报名的邮箱一定要设置自动回复，以便报名的参赛队伍确认报名成功。 前期宣传的安排需注意和报名表的发放回收相结合，北校区建议采用只接受网上报名的方式，这样摆摊宣传就可以只安排在开幕式前，南校区可以在开幕式前发放报名
16、表，开幕式后摆摊回收。南北校区宣传和报名总体要专人负责，宣传物资管理要专人负责，每次做完宣传要做好下一次宣传的物资的交接。此外报名表和网上报名情况的统计也要安排好相关人员负责。 张贴宣传海报前统计好各相关专业（自动化、电信、电力、机械、微电子等）大一至大四学生的宿舍分布，有针对性地宣传，必要时可考虑采取扫楼行动。横幅要在活动申请时一同申请，必须在横幅上面注明活动序号，否则保安会把横幅收下。 大赛网站要尽早联系好相关人员完成制作（一般是联系信息部，如果本部门能有熟悉相关技术的人员亲力亲为更好），并与网站制作者保持直接联系，以保证大赛过程网上信息发布和更新的及时性和准确性。 另外还要制作大赛宣传短
17、片，可以通过校内网分享等方式扩大大赛宣传，同时开幕式上也需要播放。 Q群宣传很重要，要尽早拟好Q群宣传语或flash等Q群宣传工具，注意信息要点不能错漏。可参考第四届Q群宣传语：（关键信息：报名方式、大赛网址、大赛Q群、联系方式、开幕式时间地点、主办单位、承办单位、致谢） 注意点：1. 横幅海报传单内容一定要严格审，不能出现丝毫信息错漏；2. 提前申请好网上报名邮箱（可设为自动回复），邮箱名字与活动相关便于记忆3. 在Q群上宣传时注意信息不能有缺漏错误，因为网上转发速度很快，有错误影响很大。4. 事先列好每个部门负责哪个宣传时段和注意哪些宣传问题，同时提前一天晚上提醒一次。5. 提前到校团委进
18、行海报粘贴地点、横幅悬挂地点、现场派发申请表地点的申请，不熟悉的话要问一下师兄师姐。尤其是南校区那边，对申请物资和申请场地一定要专人负责，并且要提前申请，不然可能申请不到。 小技巧：宣传材料的打印：园园图文快印，五山街茶山商铺10号，联系方式，陈萍。qq：313514231 OR455967659，可以先将电子版发过去，隔天拿成品。 物资准备活动过程持续时间较长，阶段性比较明显，故而物资准备也根据大赛的阶段划分为几大块，在此不赘述，详见各相关阶段物资要求，参考各届策划表单。 开幕式暨赛题发布会 智控大赛的开幕式可以说是学术部仅有的一个仪式性质的活动，每一届的部门成员实际参与组织这类活动的机会都
19、很少，对这类活动的熟悉程度不够，故建议找比较熟悉仪式类现场工作的文艺部多取下经或请他们协助，特别是关于现场礼仪和主持人的跟进和指导工作。礼仪不妨找一位文艺部的相关人员（正副部长，女生最好）协助带领。 开幕式看似简单，但要准备的物资也不少，而且比较零碎（如装赛题的文件袋、麦克风、宣传短片、台签、海报横幅、揭幕牌、加分票等），所以事先一定要整理归纳好，现场按单清点。另外一个关键是开幕式嘉宾名单的确定，包括校领导、学院领导、评委代表和基地相关负责人等，并确认现场发言的领导有哪些，是否需要我们准备相关发言稿。开幕式前嘉宾邀请函的制作、揭幕牌的制作、揭幕牌架的借用、礼仪和主持人的确定、鞋子及服装的借用、
20、麦克风和台签借用、赛题的打印工作、笔记本电脑的准备等都要尽量提前做好。附：一般邀请老师名单有黄道平、陈立定、方昌始、梁佑彬、史步海、王孝洪、陈安（让学院老师选哪些人合适，或者再让老师推荐一些评审老师） 提前联系好信息部成员到现场拍照（特别要拍揭幕瞬间），另外我们自己也要准备好相机和拍照人员，以防信息部那边有突发状况人员未能到场。工作人员尽量提早到现场，进行场地布置和多媒体设备的调试。 开幕式内容并不多，领导发言的长短随机性也很大（一般来说都很短），所以整一个开幕式的时间安排和控制是关键（策划是死的，人是活的，往届策划的时间分配不一定是合理的，要学会自我分辨，制定真正合适的流程时间安排）。其中赛
21、题讲解和答疑环节要进行的话，建议现场发放相当部分打印版赛题（初、高级组和智能车组同装订为一份），可以预留一定时间给大家熟悉一下赛题，再由基地相关人员对赛题进行一些说明。 此前和基地负责人要保持良好沟通，包括赛题的定制和开幕式现场答疑人员的安排。此外还要协商好是否提供部分元器件、大赛期间是否对外开放实验室等相关问题。 加分票（0.5个创新学分）按照往年模板做好，到学院盖章。（之前要跟老师沟通好，确认加分）PS：加分票可以预留多一些，宁多不可缺，否则不够再打印并跑去办公室盖章是比较麻烦的事。 开幕式结束当天要尽快把电子版赛题发布到大赛网站供下载。 中期统计和答疑包括报名队伍信息统计和公布、Q群答疑
22、报名结束后整理出的报名表要发到大赛网站公示。报名和队伍信息统计的时候一定注意信息不能出错，电子版报名表的信息最好用“复制+黏贴”的方法统计，这样可以避免出错，纸质版信息统计的时候一定要注意要检查信息是否有误，特别是参赛者姓名和学院信息。报名结束后开通Q群答疑邮件,方便队伍提问并尽快提供解答,同时关注群里的交流信息,统一收集发到开通的群答疑邮件中。 评审准备 文档资料包括邀请函、评分细则、评分表格、工作人员须知、参赛队伍须知、队伍签到表等，具体可参考往届资料。评分细则由基地出，评分表格学生会这边拟定，由基地审核，双方协商修改确定。 邀请评委： 根据往年经验并和部门或基地师兄师姐了解情况，初步拟好
23、评委名单后，到学院办公室交给团委老师请求确定最终名单。 邀请函要用粉红色纸打印，参考往年模板（使用CI），注意评委名字和称谓一定不能错，可以到学校或学院网站查证。学院老师的办公室、联系电话等可以尝试在三号楼三楼收发室旁边公告栏那里找，尽量自己找到相关老师发邀请函，不要麻烦团委老师。确定评委后还要与之做好沟通联系，赛题、评分细则和评分表尽量在评审前能让评委有个大概了解。 队伍通知根据论文统计情况安排队伍评审时间，并至少在评审前一天把相关信息（包括时间地点、携带物品、注意事项等）通知到各队伍，确认队伍收到信息并回复。 评审现场工作人员、工作餐、开评仪式及相关物资、队伍引导、作品处理、论文处理、获奖
24、名单确认工作餐（包括早餐和中餐）费用控制要先和团委老师商量好 后期工作智控的后期工作包括获奖名单公布；奖状的制作、打印、盖章；颁奖（奖金、奖状）；发票收集；论文集制作；加分文档制作和提交；总结提交；资料整理。 奖状和奖金 奖状打印数量比较大，所以一定不能直接打印全部，要先打印一张看看效果，打印的纸张不能太光滑，太光滑盖上印后不会干，一擦就掉，另外奖状设计颜色不能太深，否则盖章上去会模糊不清，影响效果。 奖状打印好后要盖两个章，一个校团委的章，一个学院的章。校团委的章要到一号楼找校团委老师盖，一般是先到学院办公室找学院团委老师，由学院团委老师跟校团委老师联系说明情况后，再带好奖状到校团委老师那里
25、盖章。学院章则直接到学院办公室盖就可以了。 为避免混乱出错，奖金一般不在颁奖现场和奖状一起发，而是另外交接（同时跟获奖队伍收取发票。PS：宣传阶段就应该提醒参赛队伍注意保存好购买电子元器件的发票，并且发票上的单位必须是“华工大”，说明清楚获奖队伍需提供与奖金等金额的发票。），交接的时候要作好记录，最好事先准备好队伍名单，做记号标示便可。一般是在颁奖典礼现场出口处设点发放优胜奖奖状及交接奖金和发票（一二三等奖典礼上颁发），奖状发放也要作好记录，没有来领取奖状的队伍会后要一一联系发放到位，以免日后出现遗留问题（特别是评优阶段某些队伍想起奖状用途的时候）。 奖金用信封装好，写上队长名，注意金额不要搞
26、错，现场要和获奖者确认一遍。队伍奖状因为是每组3个人，即每个获奖队伍有三张奖状，故要用回形针分别扣好，以免奖状发放混乱。（3） 其他注意事项基地方面： 确定主要负责人 题目和评审可参考其他大学的内部比赛题目 购买元器件要列好经费清单，发票要参照学生会报账发票的要求 对题目和规则解读上，Q群负责的技术人员内部一定要统一说法，不能各跟各的说法有冲突和差异，不了解的不要回答，统一说法后才回答，防止误解。 提议参赛队伍在购买元器件时向商家拿发票。 向学生会这边提供交流会嘉宾和评审嘉宾的人选（主要是学生方面，评审老师由学院请），学生会负责邀请。 列出评审所用物品清单，由学生会负责借用或购买。学生会方面：
27、 确定主要负责人 跟基地方面做好沟通，从基地那边拿资料（题目、比赛规则、评审所需物品清单等），给基地购买元器件提供经费和其他的人手支持（如赛道铺设）。 活动的各个部分最好都有专人作为主要负责人，同时要保证每个参与组织活动的人都对这个活动流程清楚了解。 多开几次会议，互相内部监督一下，是有好处的。 注意多部门合作，根据各部门职能，根据把工作尽量分配到部门，比如海报给宣传部，同时要注意以详细的策划说明每个部门做什么，一定要具体。监督任务完成的进度。检查各部门完成的情况，尤其注意主要信息不要错误，如海报的报名方式等。在保证各部门的合作的同时，也要注意学术部作为整个活动的统筹指挥作用。 学会利用一切可
28、用的资源，如基地：题目是他们出的，元器件的预算也是他们出的，评审细则也是他们出的。 多和老师沟通，多向老师和主席团汇报活动进展的情况，有困难要及时提出。 题目的难度要有梯度，要照顾到低年级的同学的参与度，有一些题目是可以限定参加的年级的。同时我们的活动是控制设计大赛，要注意题目要以控制类为主，当然我们也要加电设方面的题目，提高全校的参与度。 策划一定要详细，尽早出来，多借鉴以前的。 多和以前的部长交流，获取经验。注意和副部长的合作，合理安排和分工。 活动的经费一定要节约使用，其实要花的钱可以很节约的。（4） 相关说明智能控制设计大赛是我部门最重要的大型活动，持续时间比较长，开幕、评审和颁奖三个
29、环节相对分散，每个环节工作开展前一定要提前参考历届比赛相关资料，特别注意参考各届活动总结，考虑工作中可能出现的各种状况和解决方法，考虑活动过程的各个细节，力争做到最好。活动过程一定要秉持公正、公平的原则，多为广大参赛者考虑，以服务者的心态自居。同时巨大的工作量必然会占用部门成员很多时间，所以作为组织者也要在做好学生工作的同时安排好自己的学习时间，有遇到什么问题不妨多找师兄师姐探讨，广收各方经验为己用，可以让自己少走弯路。（四） 考研就业交流会（五） 华工菁英会（1） 活动背景大学，是一个人一生中的黄金时段，对人的一生起着决定性的作用。但是大学并不想人们想象的那样美好，身在象牙塔中的大学生们也面
30、临着种种的困惑与抉择，对世事还不是很了解的我们，很容易走上错误的道路，与成功失之交臂。为了帮助同学们开启成功之门，走上成功之路，也为了我校校园文化的传承，我校学生会学术科技部举办了“开启成功之门华工菁英会”系列活动。请那些走向成功的师兄师姐们为在校的师弟师妹传授成功的秘诀，给同学们解惑，教给同学们怎么样去面对考验。（2） 举办情况学校：2005年至今，华工菁英会已经成功举办十余场，数十位已取得一定成绩的师兄师姐登上了菁英会这个舞台，交流内容更是涉及新老生交流会、考研找工、各类竞赛等多个方面，其生动活泼的交流访谈和新颖独特的互动环节受到了许多同学的欢迎。学院：08年4月举办了华工菁英会第19场，
31、与该学年考研就业交流会合并举办。（3） 举办流程 递交投标方案与校学术部菁英会负责人联系，了解近期安排。将投标方案以电子版发到学术部公共邮箱。经校学生会审批通过后将另行通知。提前两周提交竞标方案，有条件的话，提供主讲人的空余时间，以供主办方有更大的协调空间。内容包括：1. 主讲人简介（尽可能详细，附相片）：包括姓名，曾获奖项，突出才能，其它特殊有趣的经历等2. 主题（方向）讲座主题一般包括：大学学习的有效方法和措施、高水平竞赛的成功经验、在创业道路上的辛酸经历、找工考研的秘密武器等 3. 讲座题目：承办学院根据主题定立明确的题目要求：切合所选主题，健康积极向上，有一定吸引力 前期宣传1. 海报宣传稿：50字左右，语言醒目，具有吸引力；（海报设计由校学生会负责）2. 广播宣传稿：100字左右，语言精炼，需要一定的煽情，切合听众的兴
