1、外贸函电实训报告格式修订稿 Document number【SA80SAB-SAA9SYT-SAATC-SA6UT-SA18】外贸函电实训报告格式湖南女子学院外贸函电实训报告 （ 2014年下学期）院系 经济与管理系 专业 国际经济与贸易 班级 国贸三班 姓名 范燕 学号 07 指导教师 周念云 成绩 2014年 10 月 一、引言实训是对自我学习的一个实践性检验过程，是认识自我、评估自我最直观的方式。通过外贸函电的实训教育，在我们巩固理论知识的同时，也了解到了今后步入工作中需要注意的方向，也提高了我们的实践操作能力和解决问题的能力。国际结算这一模拟软件，是以实际操作为模型，主要从建立业务关系
2、、询价、报盘、还盘、订货、支付、包装、装运、保险、索赔等磋商环节进行实际操作，通过这一实践操作，学生能更全面、更清晰的了解外贸函电的内容及流程。其中，软件中不仅包括函电邮件的填写，也包括一系列外贸函电中所涉及到的专业名词及句子翻译的提醒，更有利于学生对知识的把握和专业素养的提升。外贸函电软件可自行对同学的作业进行实时评分，这不仅加快了效率，减轻了老师的负担，也让学生得到了自我锻炼的目的，初步理解了所学课程在现实中的应用。二、实训目的?通过国际商务环境模拟，业务角色扮演和大量的案例、实例使学生熟练掌握外贸业务中往来信函、邮件的格式与结构、写作特点、专业术语、常用专业词汇、相关句型和常见表达方式等
3、，加深学生对进出口业务环节的理解，掌握外贸英文函电的撰写能力，培养外贸业务能力、组织活动能力、英语应用能力等，起到理论联系实践的桥梁作用，使学生在外贸模拟交易过程中初步具备函电谈判的能力。三、实训时间：2014年9月-10月四、实训地点：湖南女子学院实训楼504五、实训内容?实训主要是在理论的基础上，根据相关的外贸公司的实际业务范围和需求，要求学生能够以进出口商的角色，用正确格式撰写外贸业务环节的各类信函。具体实训内容是根据教材实用外贸英语函电教程的各章节理论教学内容并结合南京步惊云软件公司设计的商贸函电实训软件让学生各自上机操作和指导老师随堂帮助相结合的方式来实施训练的，包括相关术语练习、相
4、关句型盘练、相关业务环境下的信函练习等。 具体包括：任务一：Establishing the business 建立贸易业务关系?任务目的：使学生了解寻找客户的途径，重点是在互联网，（各种交易展览会对学生来说不现实）。提高学生信息搜索、获取和整理能力。使学生根据互联网、报纸、使馆、商会、交易会提供的信息，按照潜在客户的需求，结合本公司的业务范围和发展需要，写一些建立业务关系的信函，掌握此类信函的写作方法。 实训具体内容： 1.相关语句的翻译，句型盘练，重点词语用法盘练 2.建交函的写信练习 3.练习相关句型：（1）信息来源（2）公司介绍（3）经营范围（4）产品种类和特色（5）邮寄相关资料（6）
5、希望来函询盘任务二：询盘任务目的：学会从报纸、杂志、网址、交易会等不同渠道搜集到客户的信息，根据公司的实际业务范围和需求，能用正确格式撰写买方询购所需产品的信函和卖方报盘产品的信函，掌握询盘函中重点词的用法和常用的句型。实训具体内容： 1.相关语句的翻译，句型盘练，重点词语用法盘练 2.练习询盘的书信格式3.练习询盘中inquiry和答复中replies等词的用法?任务三：发盘 任务目的：通过前面双方的信函交流，要求学生不仅要报与客户所需货物的价格，而且要指明一切必要的销售条款供买方考虑和接受。根据这些要求，能用正确的格式撰写发盘中的相关内容。实训具体内容： 1.相关语句的翻译，句型盘练，重点
6、词语用法盘 2.练习报盘的顺序offerquantity,commodity,unitprice,tradeterms,shipment等内容 3.介绍本公司的其他产品来吸引客户增加订购量 4.练习发盘的书信格式及其常用语句任务四：还盘任务目的：通过还盘及反还盘，要求学生对报盘及市场进行仔细分析与研究，对报盘中的某些内容，如价格、包装、装运等条件作出修改，并向对方陈述自己的条款，希望对方能够接受自己的理由，为自己争取利益。这很好的锻炼了学生收集资料，分析问题和阐述说明的能力。实训具体内容：1.练习还盘：（1）表明已经收到对方报价。（2）不接受对方报价，请说明理由；自己报价或由卖家自己决断。（3
7、）请求对方及早答复。 2.练习具体贸易条件的规范书写如货币符号，介词的使用，相关语句的翻译，句型盘练，重点词语用法盘练3.回顾贸易实务中所学的出口报价核算、还盘核算知识。能够根据特定商品、数量、运程、险种等计算出该商品的三种最主要价格术语的报价。任务五：接受并签订合同任务目的：学会能用正确格式撰写订货信函，其中内容包括一般条款，如：商品名称、规格、数量、价格等和基本条款，如保险条款、商检条款、索赔条款等。掌握订货信函中重点词的用法和常用的句型。实训具体内容：1.练习订货书信格式? 2.相关语句的翻译，句型盘练，重点词语用法盘练3.掌握订单中所涉及的条款的相关知识4.练习有关订货的语言点和常用句
8、型。任务六：有关包装和装运任务目的：要求学生学会包装及装运的基本条款的书写，包装分为内包装和外包装，其中外包装的标记主要包括运输标志、指示性标志和警告性标志；装运条款中主要涉及装运日期、运输方式及运费支付等问题。掌握包装和装运信函中重点词的用法和常用的句型。实训具体内容： 1.相关语句的翻译，句型盘练，重点词语用法盘练2.包装条款的书写：（1）运输标志 （2）内包装的要求 （3）外包装的要求3.装运条款的书写：（1）装运期限的书写 （2）装运方式的书写 （3）装运通知的书写4.练习有关包装及装运的短语和常用句型。任务七：支付方式任务目的：使学生了解外贸中主要的国际结算方式，重点是信用证。能用正
9、确格式撰写关于信用证开立、修改等方面的信函。掌握有关信用证信函的重点词的用法和常用的句型。实训具体内容： 1.相关语句的翻译，句型盘练，重点词语用法盘练2.关于信用证支付、付款交单、承兑交单的结算方式3.掌握信用证下支付货款的条件4.学会修改信用证的信函。5.关于信用证结算方面的书写6.练习有关信用证的语言点和常用句型。任务八：保险和索赔任务目的：使学生熟悉掌握索赔、理赔信件的写法。实训具体内容：1.索赔信件要求：a.提出索赔。b.提及订单号，发货日期，被索赔的货物名称c.讲明对货物不满的原因并要求给予解释d.讲明此事对自己带来的不便e.建议此事该如何处理，比如：替换受损物品；要求赔偿等2.理
10、赔信件要求：a.确定该索赔是否合理。如合理，表示歉意并承诺解决好此事b.如不能立刻予以解决，讲清此事正在调查，将尽快拿出解决方案 c.所有的抱怨及索赔都会详细调查并郑重处理3.相关句型练习：a.提出索赔的句子b.描述损失发生原因的句子c.表达歉意的句子d.接受或解决索赔的句子6、实训心得体会在这次实训期间，通过自己的实际操作，让我学到了很多课堂上许多不能学到的知识，在这期间，也遇到了很多实际操作问题，这为以后真正的工作业务中提供了锻炼，也积累了财富。此次实训，给了我很大的收获，我也总结了以下几点：1、要做好这一份工作，我们需要有一定的耐心和细心，还要有谨慎的工作态度。外贸函电是一门实践操作性很
11、强的课程。也就是说，要达到正确拟写外贸业务信函的目的，仅有理论是远远不够的，必须学习大量外贸实务中有一定代表信的信函，深入体会何为七个“C”，更重要的是通过学习信例，熟悉大量外贸业务中各个环节中常用语，包括词汇、短语、句型以及习惯表达方式。而要做到这些，你就必须潜心学习，在学习过程中必须做到细心与耐心，才能很好的掌握和熟练信函的书写。2、要把握专业知识与实习操作的关系。这是非常重要的一点，这次实习是实践操作与理论相结合的实习，从中锻炼的是我们的综合运用能力。此次的实训里我们涉及到很多知识，例如知道出口商是最为重要的角色，出口货物的流程主要包括：报价、订货、付款方式、备货、包装、通关手续、装船、
12、运输保险、提单、结汇。而这个过程是很一个很难掌握的技能其中涉及到了很多环节，其次，出口商所要填写的单据是最多的，所以无论是操作的熟练程度还是预算能力或是对各个环节中所需单据的熟悉程度等都有些困难。这些都必须涉及到一些对外贸易的专业知识，要想把建立业务关系、询价、报盘、还盘、订货、支付、包装、装运、保险、索赔等磋商环节做好，那你必须把握专业知识与实习操作的关系。用专业知识指导实践，用实践丰富专业知识。3、学好英语的重要性。当然，外贸函电的书写都是全英文的，而且是专业性的英语，这就要求我们对英语有一定的基础，并且需要不断地累积。外贸函电实训进行大量填空、填词、选择题、句子翻译和中译英信件的翻译等各
13、种类型的练习，其中包含了很多信函中特殊的使用短语和句式，这些都是需要我们在实践过程中不断积累的。英语知识把握好了，那你就成功了一半。 综上所述，通过这次实习，我掌握了很多日后工作所需的基本技能，检验了平时所学习的基础知识，衡量了个人的能力和水平，发觉了自身存在的不足和缺点。这于我来说无疑是受益匪浅的。知道了辛勤的付出是有收获的，我总结了在进出口贸易业务中的经验和教训 , 帮助我在以后的学习过程中不断充实自己，更加关注国际的经贸环境，加强实例分析能力并加强训练，增加感性认识 , 努力提高业务责任和商务运作能力 , 真正做到学以致用。 我相信，这次实习让我获得的经验、心得为今后的学习做了引导,点明
14、了方向,，会促进我在以后的学习、工作中寻找到合理的方法和正确的方向。 附：实训练习记录一、建立业务关系函(CPT+D/P) 83分请根据下面的题目要求及相关背景资料发送“建立业务关系”邮件。一、题目要求深圳市亚万贸易有限公司欲求购米老鼠金戒，2014年8月，深圳市亚万贸易有限公司从中国驻美国大使馆得知美国金太阳国际贸易有限公司专门经营珠宝出口。2014年8月1日，向美国金太阳国际贸易有限公司发出建立业务关系函，想进一步了解商品信息。该信函至少应包含以下内容:1、信息的来源2、写作的目的3、公司经营范围，规模等4、表达合作的愿望Dear Sirs,We are indebted to the E
15、mbassy of the peoples republic of China in the united states,and learn that youare potential suppliers of jewelry forexports.At present,we are very interested in your products and wish to have your quotation for theMickey Mouse Gold Ring.We specialize in the importation of jewelrywhich have enjoyed
16、great popularity in world are also very well connected with all the major dealers on the Europe.We are now writing you for the establishment of business relations with you and look forward to hearing you soon. 二、询盘(CPT+D/P) 82分根据操作要求，向对方询盘，要求用英文书写，表达清楚、内容完整。一、操作要求2014年8月2日，深圳市亚万贸易有限公司又向美国金太阳国际贸易有限公司
17、发出一封询盘函。就信中提到的米老鼠金戒详细询价。这封信函至少应包含以下几点：1、询问8月1号信函是否收到2、有关产品的报价(CPT Shanghai)，支付条款3、装运4、样品等?Dear sirs,We confirm whether you have receivedour letter of 1st August 2014 or you received ,we wish you to send us payment and quotations CPT Shanghai coveringtheMickey Mouse Gold Ring and it would also be app
18、reciated if samples could be forwarded for our close study.If you can supply goods of the type and quality required ,we many place regular orders for large quantities, and we hope that shipment will be made on 1st September.We are looking forward to the pleasure of hearing from you again soon.三、发盘(C
19、PT+D/P) 89分请根据下面的题目要求及相关背景资料发送“发盘”邮件。一、题目要求2014年8月3日，向客户（深圳市亚万贸易有限公司）发出发盘函。内容：感谢客户的询盘，列明各项交易条件，并回答客户提问：（包括价格:USD 163 per pc；贸易术语：CPT 上海；支付：D/P即期及装运：立即装运等）Dear?Sirs,ThankyouforyourletterofAugustrequested,we are airmailing you,under separate cover, catalogsand samplebooks for our Mickey Mouse Gold Rin
20、g .Inordertostartaconcretetransactionbetweenus,wetakepleasureinmakingyouaspecialoffer,subjecttoourfinalconfirmation,asfollows:Price:USD163perPCTradeTerms:CPTShanghaiPayment:D/PSightShipment:immediateshipmentsWetrusttheabovewillbeacceptabletoyouandawaitwithkeeninterest yourtrialorder.Yoursfaithfully,
21、 四、还盘(CPT+D/P) 87分根据操作要求，以进口商身份写封还盘函。一、操作要求2014年8月4日，我方向出口商发出还盘函。以下几点信函中应该包括：质量和船期可接受，但所报价格与其他供应商的价格相距甚大，不能接受。希望对方报价USD 160/PC殷切地等待你方重新考虑并早日回复Dear thank you for your letter of the August 3 offering us?Mickey Mouse Gold Ring .Although your quality and shipment are acceptable,your price is not keeping
22、 with the other suppliers and it is too high to be acceptable.besides,theres keen competition from suppliers in cant very well ignore you be ready to reduce your price to USD 160/PC,we might come to business.Considering the long-standing business relationship between us,we make you such a the market
23、 is declining,we hope you will consider our counter-offer most favorably and send us acceptance at your earliest convenience.We are anticipating your early reply.your faithfully,ShenZhen yawan Trading Co., Ltd.Yang jun五、签订合同函(CPT+D/P) 92分请根据下面的题目要求及相关资料发送“签约函”。一、操作要求2014年8月9日，出口商同意进口商的还盘并收到客户关于米老鼠金戒
24、的订单，同日，深圳市亚万贸易有限公司起草合同并寄出合同。现在你需要给出口商写一封售货确认书的信函。信函中包括以下几点：1、表达很开心对方接受还盘2、购货确认书已寄出,收到后签退一份3、希望贵方及时关注我们的订单Dear Mr. IsaacWe are glad you accept our the current market price is a little bit higher,we accept the order on the same terms as before with a view to encouraging business.As requested in your p
25、revious letter,we enclose our Sales Confirmation in you please send back one copy duly signed.We hope your prompt attention to our close cooperation will be highly appreciated.Yours faithfully六、装运通知(CPT+D/P) 73分根据所给的资料写一封关于装运的通知函。一、操作要求2014年8月20日，美国金太阳国际贸易有限公司向客户深圳市亚万贸易有限公司发出装运通知函，告知对方货物已装运，信函中应包含以下
26、内容：1、通知进口商货物装运(23 August 2014)。2、相关运输单据已寄出3、希望货物准时到达4、感谢客户的订单Dear Sirs,We are pleased to advice you that the goods has been shipping out on August 23,2014,and hope that it will arrive at the destination in perfect condition.In compliance with the terns of contract,we are enclosing a full set ofhe du
27、plicate shipping documents consisting of: 1) A Non-negotiable copy of Bill of Lading. 2) A signed Invoice No. IV 0000005. 3) Packing list. 4) Insurance policy.Availing ourselves of this opportunity,we wish to assure you of our close cooperation and thanks for your offer.Yours faithfully,七、改证函(CFR+L/
28、C远期) 91分请根据业务要求向进口商发送修改信用证的要求函。一、业务要求2014年8月14日南京海格进出口贸易公司收到客户日本曼尼尔国际集团有限公司的信用证，提出几点修改意见：1 The currency amount should be 15300 instead of 15200.2 PARTIAL SHIPMENTS should be NOT ALLOWED instead of ALLOWED.3PORT OF LOADINGshould be Shanghai,China not New York,America.Dear Sirs,We have received your L
29、/C for the amount of USD 15300 covering your order No.200/0000061 forthe Fresh perusal,we find that there is an error in some place and wish to have change the L/ relative clause reads as follows:1、The currency amount should be 15300 instead of 152002、Partial shipment should be “NOT ALLOWED”instead
30、of ALLOWED3、port of loading should be Shanghai,chinanot New York,AmericaWe are awaiting your reply for further consultation.Your faithfully?八、索赔（CIP+D/A） 72分请根据下面的题目要求及相关资料向出口商发送信函告知货物遇险，希望及时投保。一、操作要求2014年8月14日，进口商准备提交报关资料不料被告知“本批货物在运输过程中不幸遭遇海难，船只毁损，货物已全部灭失，请速向保险公司办理索赔手续。”同日，昆明华丰贸易有限公司向出口商哈萨克斯坦利嘉进出口
31、贸易公司发出信函，提醒对方及时投保。现在你需要给出口商写一封信函。信函中包括以下几点：1.收到通知货物已遇险2.希望对方及时投保以便我司及时向保险公司索赔3.希望你方对此事给予及时的关注 Dear Sirs,We regret to tell you that the goods have been goods aresuffered shipwreckin transit and the ship is damaged,then the goods have been totally therefore suggest you had better enter s claim immediately against the shipping you will send us the papers that show exactly the condition the shipment reached will take up the matter for you with a view to recovering damages from the Shipping Company.We would l
