1、Word讲义1第1章 Microsoft Office 2003概述自1993年，Microsoft公司把Word 6.0和Exce1 5.0集成在Office 4.0套装软件内以后，又相继发布了涵盖更多功能的Office 95、Office 97办公软件。1999年8月30日，Microsoft Office 2000中文版正式发布。2003年11月13日，Microsoft Office 2003中文版在北京正式发布。2007年1月30日，微软在中国北京与全球同步向消费者发售Windows Vista和2007 Office System这两款最新产品。本书将介绍Word 2003、Exc
2、el 2003和PowerPoint 2003的一些较高级使用方法。第2章 Word 2003规范化公文处理Word 不仅可以做简单的文字处理，还是一个可以与专业排版软件相媲美的创作平台。样式是Word排版中的精髓。样式是一系列格式设置的集合，应用样式时，系统会自动完成该样式中所包含的所有格式设置，它可以成倍地提高排版的工作效率。模板提供了一套样式的组合，它可以避免大量重复的劳动。本章将通过详细介绍样式与模板、公文大纲结构、引用对象、审阅好修订文档的使用，讲解对长文档的编辑与处理的方法。2.1 段落与样式格式化功能段落是指文字、图形、对象或其他项目组成的集合。每个段落末尾都有一个段落标记，即一
3、个回车键。段落标记不仅标识一个段落的结束，还存储了该段的格式信息。段落的格式化操作方式是：单击“格式”菜单“段落”命令，弹出“段落”对话框，如图 21所示。通过该对话框，用户可以设置段落缩进、段间距、行距及对齐方式等属性。图 21 “段落”对话框对已经设置好的段落格式，可以使用“格式刷”按钮进行复制：选中带格式的段落结束标记，单击“格式刷”按钮；用鼠标在需要设置该格式的段落标记上拖动即可。这种方法对简单文档十分有效，但如果处理长文档，就比较费时费力了。需要使用Word提供的样式功能，样式是进行长文档排版的有力工具。2.1.1 样式的常规使用方法1. 样式样式就是应用于文档中的文本、表格和列表的
4、一套格式特征，它能迅速改变文档的外观。应用样式时，可以在一个简单的任务中应用一组格式。例如，无需采用三个独立的步骤来将标题样式定为宋体字体、二号字号、居中对齐，只需应用“标题1”样式即可获得相同效果。用户可以创建或应用下列类型的样式：(1) 段落样式段落样式控制段落外观的所有方面，如文本对齐、制表位、行间距和边框等，也可能包括字符格式。(2) 字符样式字符样式影响段落内选定文字的外观，例如文字的字体、字号、加粗及倾斜格式。(3) 表格样式表格样式可为表格的边框、阴影、对齐方式和字体提供一致的外观。(4) 列表样式列表样式可为列表应用相似的对齐方式、编号或项目符号字符以及字体。通过“样式和格式”
5、任务窗格可以创建、查看和应用样式，直接应用的格式也显示在该窗格中。2. 新建和修改样式Word为用户提供了大量的内建样式，用户可以根据需要应用这些内建样式；同时Word还允许用户根据需要定义自己的样式。当用户需要使用内建样式时，可以选择“格式”菜单的“样式和格式”命令，打开“样式和格式”任务窗格，如图 22所示。显示方式有“有效格式”、“使用中的格式”、“所有样式”和“自定义”等。在任务窗格底部的“显示”下拉列表中选择“所有样式”选项，“请选择要应用的格式列表”中将显示更多的样式，如图 23所示。图 22 “样式和格式”任务窗格图 23 显示所有样式(1) 创建新样式当系统提供的内建样式不能满
6、足用户要求时，用户可以自定义样式。创建新样式的步骤如下： 如果“样式和格式”任务窗格没有打开，请单击“格式”工具栏上的“样式和格式”命令，或者工具栏的“格式窗格”按钮。 在图 22所示的“样式和格式”任务窗格中，单击“新样式”按钮。 在“名称”框中键入样式的名称。通常为了与系统内建样式区别开来，自定义样式名常以符号“！”开头。而且为了便于重复使用样式，定义的名称最好能见名知意。 在“样式类型”框中，单击“段落”、“字符”、“表格”或“列表”指定所创建的样式类型。 在“样式基于”框中，选择已有的样式作为新样式的基础，新样式继承原有样式的全部特点，在此基础上再做修改，比如新建的样式“！小标题”，样
7、式基于“正文”。 在“后续段落样式”框中，定义该自定义样式后面的段落的样式。通常情况下为“正文”或用户自定义的“！正文”。 选择所需的选项，或者单击“格式”以便看到更多的选项。如图 25所示。图 24 “新建样式”对话框图 25 设置新样式的格式(2) 修改样式如果对已经存在的样式不太满意，可以直接修改样式，修改样式的步骤如下： 如果“样式和格式”任务窗格没有打开，请单击“格式”工具栏上的“样式和格式”命令，或者工具栏的“格式窗格”按钮。 用鼠标右键单击要修改的样式，然后单击“修改”命令，如图 26所示。 弹出“修改样式”对话框，修改样式的操作同“新建样式”。 若要查看更多选项，请单击“格式”
8、按钮，然后单击要更改的属性，例如“字体”或“编号”。 完成修改属性之后，请单击“确定”按钮。然后对要更改的任何其他属性重复该操作。图 26 单击“修改”命令图 27 单击“删除”命令用户除了可以修改自定义的样式外，也可以修改系统内建的样式，修改操作与对自定义样式的修改相同。但需要注意的是，内建样式不能被删除，而自定义样式可以被删除。删除样式的操作步骤是：在“样式与格式”任务窗格中，右单击待被删除的自定义样式，在下拉菜单中单击“删除”命令，如图 27所示。3. 为样式指定快捷键当需要频繁使用某个样式时，为了提高操作效率，可以为该样式指定快捷键，通过按下快捷键快速应用样式。为样式指定快捷键的步骤如
9、下： 在“样式与格式”任务窗格的“请选择要应用的格式”框中，单击要添加快捷键的样式。 单击样式右侧的下拉箭头，在弹出的快捷菜单中，单击“修改”或“修改样式”命令。 在“修改样式”对话框中，单击“格式”按钮，再单击“快捷键”，弹出“自定义键盘”对话框，如图 28所示。 单击“请按新快捷键”框，然后按下要指定的快捷键组合，例如，按“Ctrl+ 4”，单击“指定”按钮，如图 29所示。 单击“自定义键盘”对话框上的“关闭”按钮。图 28 单击“快捷键”命令图 29 单击“指定”按钮 如果要删除指定的快捷键，在“自定义键盘”对话框中的“当前快捷键”列表中选中快捷键，然后单击“删除”按钮即可。4. 样式
10、的使用内建样式和用户自定义的样式都可以被用户使用，使用的方法一样。对已有对象使用样式有如下两种方法：其一，选中已有对象，然后单击“样式与格式”任务窗格中相应的样式；其二，选中已有对象，然后按下与样式相对应的快捷键。对即将输入的对象使用样式的方法与对已有对象使用样式的方法基本相同，所不同的是把选择已有对象改为插入点定位。样式管理器在Word中可以对样式进行重命名、删除操作，还可以在文档与文档之间，或文档与模板之间、模板与模板之间复制样式，使用样式管理器可以方便地实现这些操作。1. 打开样式管理器打开样式管理器的步骤如下： 在“样式与格式”任务窗格中下方“显示”下拉列表中单击“自定义”选项，如图
11、210所示。弹出“格式设置”对话框，如图 211所示。“格式设置”对话框可以选择可见格式，例如，勾选了复选框“始终显示标题1到3”，这就是内建样式“标题1”至“标题3”始终显示在“样式和格式”任务窗格中的原因。图 210 单击“自定义”选项图 211 “格式设置”对话框 在“格式设置”对话框中，单击“样式”按钮，弹出“样式”对话框，如图 212所示。“样式”对话框中可以对样式进行删除、修改。 单击“样式”对话框左下角的“管理器”按钮，弹出“管理器”对话框，如图 213所示。图 212 “样式”对话框图 213 “管理器”对话框2. 样式管理器的使用在“管理器”对话框中有两个窗口，左边窗口是目前
12、正在编辑的文档里应用的所有样式，右边窗口是个公用模板样式。在“管理器”对话框的左右窗口中，选中用户自定义的样式，单击中间的“重命名”按钮，弹出“重命名”对话框，如图 214所示。在“管理器”对话框的左右窗口中，选中待删除的用户自定义的样式，单击“删除”按钮，删除用户自定义的样式。在“管理器”对话框中，还可以批量删除样式，按住“Ctrl”键选定所有不需要的样式后，单击“删除”按钮，弹出删除提示对话框，如图 215所示。图 214 重命名对话框图 215 删除提示对话框如果在图 213中，要将文档1中的样式复制到“Normal.dot”模板中，在左窗口中选中要复制的样式，例如“！小标题”单击“复制
13、”按钮，这样“！小标题”就添加到了“Normal.dot”模板中。反过来也可以将“Normal.dot”模板中的样式复制到“文档1”中。样式的保存样式的存储位置决定了样式的作用范围。样式的保存位置为如下三种情况：(1) 储存于文档储存于文档，作用范围为文档自身。默认状态下用户自定义的样式保存在相应的文档中，即，在某个文档中定义，就保存在这个文档中，只对这个文档起作用。(2) 储存于模板储存于文档赖以为据的模板，作用范围为同一模板衍生的所有文档。需要在“新建样式”对话框或“修改样式”对话框中勾选上“添加到模板”复选框，如图 216所示。(3) 储存于“Normal.dot”储存于“Normal.
14、dot”，作用范围为所有Word文档。方法见2.1.2小节，样式管理器的使用中的最后一段，将样式“！小标题”添加到了“Normal.dot”模板中，如图 217所示。图 216 “修改样式”对话框图 217 复制样式到“Normal.dot”多级编号与标题样式绑定在Word中，可以快速地给多个段落的文本添加项目符号和编号，使文档更有层次感，易于阅读和理解。在处理长文档时，特别需要对章节的各级标题进行多级编号，从而达到章节编号自动化。长文档的章节编号自动化是靠“多级编号”与“样式”的绑定来实现的。1. 样式的准备如果需要章节编号自动化，那么在定义章标题，节标题，小节标题的样式的时候就要有所准备。
15、以章标题的样式设置为例，样式的设置步骤如下： 章标题的样式选择“标题1”（章标题最好不要改名字，就用“标题1”，便于在制作页眉页脚的时候引用）。 右单击，选择“修改”命令，在“修改对话框”中，单击“格式”按钮，选择“段落”选项，弹出“段落”对话框，在大纲级别选项框中选择1级，如图 218所示。同上设置节标题和小节标题的样式分别选择标题2，标题3，再修改，名称也可以相应修改。但注意大纲级别应该分别是2级和3级。2. 多级编号定义好各个章节标题的样式以后，来把章节标题的样式与多级编号相关联，操作步骤如下：(1) 单击“格式”菜单中的“项目符号和编号”命令，再单击“多级符号”选项卡，如图 219所示
16、。图 218 “段落”对话框图 219 “多级符号”选项卡(2) 选中一种数字多级数字编号，单击“自定义”按钮，弹出“自定义多级符号列表”对话框，如图 220所示。在其中选择级别，设置编号格式（在编号前后分别加汉字“第” “章”）等。(3) 单击“高级”按钮，在扩充的对话框中，选择将级别连接到样式一栏，选择相应的样式名称（1级的样式名称为“标题1”），如图 221所示。图 220 “自定义多级符号列表”对话框图 221 高级选项区在设置了样式和多级符号以后，章节序号就会随着样式的选择来自动给出，用户不必再输入章节序号了。否则，会产生重复，对用户已经输入的章节序号要执行删除操作。2.2 公文大纲
17、结构Word提供了多种视图，以方便用户在不同条件下的使用。单击“视图”菜单选择“普通”、“Web 版式”、“页面”、“大纲”、“阅读版式”、“文档结构图”或“缩略图”。单击“文件”菜单，可以选取“网页预览”或“打印预览”视图。普通视图、页面视图或 Web 版式视图适合用来添加编辑详细的正文和图片。而大纲视图和文档结构图适合对长文档的编辑和排版。大纲视图1. 大纲视图大纲视图用缩进文档标题的形式代表标题在文档结构中的级别。用户也可以使用大纲视图处理主控文档。2. 大纲视图的作用以大纲视图便于组织长文档，单击标题前的标志，可以折叠或者展开该标题下低级别的文档，便于进行大块文本的移动、生成目录等操作
18、，如图 222所示。图 222 大纲视图的文档大纲视图还便于文档层次的变更，比如原本的小节标题要升级为节标题，就选中相应的小节单击大纲工具栏的“升级”按钮，则小节中的标题都跟着升级；相反也可以降级。若要将标题移动到不同的位置，请将插入点置于标题中，然后单击“大纲”工具栏上的“上移”按钮或“下移”按钮，将标题移动至所需位置。这些操作都可以方便地通过大纲工具栏（如图 223所示）的相应按钮来实现。图 223 大纲工具栏主控文档和子文档主控文档是一组单独文件的容器，这一组单独的文件称之为子文档，而主控文档是这些相关子文档关联的链接。使用主控文档可以将长文档分成较小的、更易于管理的子文档，从而便于组织
19、和维护。在工作组中，可以将主控文档保存在网络上，并将文档划分为独立的子文档，从而共享文档的所有权。创建主控文档，应从大纲视图开始，并创建新的子文档或添加原有文档。1. 确定文档的位置在“Microsoft Windows 资源管理器”中，指定一个用于保存主控文档和子文档的文件夹。如果要将原有的 Microsoft Word 文档用为子文档，请将原有文档转移到该文件夹。将主控文档和子文档都存放在这个指定的文件夹中，以便主控文档来链接这些子文档。2. 创建主控文档创建主控文档有两种方法：(1) 创建新主控文档的大纲 在“常用”工具栏上单击“新建空白文档”。 选择“视图”菜单的“大纲视图”命令。 键
20、入文档和各子文档的标题。确认在键入每个标题后按 Enter。Word 将标题格式设为内置标题样式“标题 1”。 给每个标题指定标题样式（例如，标题使用“标题 1”，每个子文档的标题使用“标题 2”）。若要执行上述操作，单击“大纲工具栏”上的“提升”按钮，提升标题级别；单击“大纲工具栏”上的“降低”按钮，降低标题级别。(2) 将原有文档转换为主控文档 打开需要用做主控文档的文档。 选择“视图”菜单的“大纲视图”命令。 给每个标题指定标题样式（例如，标题使用“标题 1”，每个子文档的标题使用“标题 2”）。若要执行上述操作，单击“大纲工具栏”上的“提升”按钮，提升标题级别；单击“大纲工具栏”上的“
21、降低”按钮，降低标题级别。 对于任何非标题内容，必须选中该内容并在“大纲”工具栏上，单击“降为正文文本”。 3. 将子文档添加到主控文档将子文档添加到主控文档有两种方法：(1) 由大纲标题创建子文档如果要由大纲标题创建子文档，必须先打开一份主控文档的大纲。 选择“视图”菜单的“大纲视图”命令。 在主控文档中，选择要独立作为子文档的标题和文字。 请确认：所选部分的第一个标题设置了标题样式或大纲级别，并且是需要应用于每个子文档的开始部分的标题样式和大纲级别。例如，如果所选部分以标题 1 开始，则 Word 会为所选文字中的每一个标题 1 创建新的子文档。 在“大纲”工具栏上，单击“创建子文档”按钮
22、，如图 224所示。 保存主控文档，在主控文档所在的文件夹中产生相应的Word子文档，如图 225所示。Word 在每个子文档之前和之后自动插入连续的分节符。图 224 创建子文档图 225 在同一文件夹中产生子文档注意： 如果不能使用“创建子文档”按钮，需要先单击“展开子文档”按钮。 将子文档添加到主控文档后，若没有先在主控文档中将其删除，则不要移动或删除它。 只能在主控文档中对子文档中进行重命名。(2) 在主控文档中插入一个原有的 Word 文档 打开主控文档，选择“视图”菜单的“大纲视图”命令。 如果子文档处于折叠状态，在“大纲”工具栏上单击“展开子文档”按钮。 单击要添加原有文档的位置
23、。 请确认单击的是原有子文档之间的空白行。 单击“大纲”工具栏上的“插入子文档”按钮，如图 226所示。 在“插入子文档”对话框中，选中要添加的文件名称，单击“打开”按钮，如图 226所示。 Microsoft Word 可在子文档前插入下一页的分节符，后随连续分节符。图 226 插入子文档图 227 “插入子文档”对话框5. 保存主控文档保存主控文档的步骤如下： 单击“文件”菜单中的“另存为”命令。 保存位置选择在“确定文档位置”步骤指定的位置，为主控文档键入文件名，单击“保存”按钮。 保存了主控文档后，Word 将根据主控文档大纲中子文档标题的起始字符，自动为每个新的子文档指定文件名。例如
24、，某个以大纲标题“第1章”开头的子文档可能会被命名为“第1章.doc”。6. 删除子文档删除子文档的步骤如下： 打开主控文档，选择“视图”菜单的“大纲视图”命令。 如果子文档处于折叠状态，在“大纲”工具栏上单击“展开子文档”按钮。 如果要删除的是锁定的子文档，光标停留在要解除锁定的子文档中的任何位置，单击“大纲”工具栏上的“锁定文档”按钮 ，解除锁定。 单击要删除的子文档的图标（如果无法看到子文档图标，请在“大纲”工具栏上“主控文档视图”按钮）。 按 “Delete”键，当从主控文档删除子文档，但子文档文件仍处于其原始位置。如果光标停留在主控文档中的某个子文档的位置，单击“大纲”工具栏上“删除
25、子文档”按钮 ，则只删除子文档和主控文档之间的链接，即不删除主控文档中的子文档内容，也不删除子文档文件本身。此外，在“大纲视图”下，单击“大纲工具栏”上的“主控文档视图”工具栏上的相应按钮，还可以完成如下操作。为了便于显示，用户可以选择“展开子文档”或者“折叠子文档”；根据文档组织的需要，用户可以进行“合并子文档”、“拆分子文档”的操作。文档结构图1. 文档结构图“文档结构图”是一个位于独立的窗格，能够显示文档的标题列表。使用“文档结构图”可以对整个文档快速进行浏览，同时还能跟踪在文档中的位置。选择了文档结构图视图以后，如图 228所示，文档的显示呈文档结构图窗口和文档窗口两部分。图 228
26、文档结构图的文档2. 文档结构图的作用单击“文档结构图”中的标题后，Microsoft Word 就会跳转到文档中的相应标题，并将其显示在文档窗口的顶部，同时在“文档结构图”中突出显示该标题。利用“文档结构图”，可以选择“文档结构图”中所显示内容的详细程度。例如，可以显示所有标题，也可以只显示级别较高的标题，或者显示或隐藏某个标题的详细内容，操作类似大纲视图的折叠和展开操作。利用“文档结构图”，还可以设置“文档结构图”中标题的字体和字号，并更改突出显示活动标题时所使用的颜色。“文档结构图”不同于用于网页的目录框架网页。如果需要让其他人在 Web 浏览器或 Word 中查看所发布的文档，请创建目
27、录框架网页。3. 使用“文档结构图”浏览文档文档标题的格式必须设置为内置标题样式，以便在“文档结构图”中显示。使用“文档结构图”浏览文档的步骤如下：在“视图”菜单上，单击“文档结构图”。 选择要显示的标题级别，请执行下列操作之一：若要显示特定级别或该级别以上的所有标题，可在“文档结构图”中用鼠标右键单击一个标题，然后单击快捷菜单中的一个数字，例如，单击“显示至标题 2”可显示标题级别 1 到 2。如果要折叠某个标题下的次级标题，请单击该标题旁的减号 (-)；如果要显示某个标题的下的次级标题，请单击标题旁的加号 (+)。如图 230所示，标题2.1被折叠，其下的3级标题都不显示。在“文档结构图”
28、中单击一个要浏览的标题。文档中的插入点将会移到选定的标题。图 229 文档结构图的右键菜单图 230 折叠、显示标题不再查看“文档结构图”时，可单击“视图”菜单上的“文档结构图”来关闭窗格。也可以通过双击窗格右边的“调整大小”边框，来关闭“文档结构图”。2.3 模板模板作用“模板”，实际上是“模板文件”的简称，也就是说“模板”是一种特殊的文件，在其他文件创建时使用它。例如，用户在Word中单击“新建空白文档”，创建一个空白的文档，这时候Word使用了Normal模板来创建了一个新文档。用户也可以在选择了“文件”菜单“新建”命令后，在“新建文档”任务窗格中，通过单击“本机上的模板”或“网站上的模
29、板”，在弹出的对话框中，选择其他特殊的模板来创建文档。实际上，每个模板都提供了一个样式集合，供用户格式化文档使用。除了样式之外，模板还包含其它元素，比如宏、自动图文集、自定义的工具栏等。因此可以把模板形象地理解成一个容器，它包含上面提到的各种元素。不同功能的模板包含的元素当然也不尽相同，而一个模板中的这些元素，在处理同一类型的文档时是可以重复使用的，模板在避免重复劳动方面的具有重要意义。使用模板不仅可以提高工作效率，还可以达到让文档同一规范的目的。模板分为共用模板和文档模板两种，共用模板包括 Normal 模板，所含设置适用于所有文档。文档模板（例如“模板”对话框中的备忘录和传真模板）所含设置
30、仅适用于以该模板为基础的文档。1. 共用模板处理文档时，通常情况下只能使用保存在文档附加模板或 Normal 模板中的设置。要使用保存在其他模板中的设置，请将其他模板作为共用模板加载。加载模板后，以后运行 Word 时都可以使用保存在该模板中的内容。加载项和加载的模板在 Word 关闭时卸载。如果要在每次启动 Word 时加载“加载项或模板”，请将加载项或模板复制到“Microsoft Office Startup”文件夹中。2. 文档模板保存在“Templates”文件夹中的模板文件出现在“模板”对话框的“常用”选项卡中。如果要在“模板”对话框中为模板创建自定义的选项卡，请在“Templat
31、es”文件夹中创建新的子文件夹，然后将模板保存在该子文件夹中。这个子文件夹的名字将出现在新的选项卡上。保存模板时，Word 会切换到“用户模板”位置（在“工具”菜单的“选项”命令的“文件位置”选项卡上进行设置），默认位置为“Templates”文件夹及其子文件夹。如果将模板保存在其他位置，该模板将不出现在“模板”对话框中。保存在“Templates”文件下的任何文档 (.dot) 文件都可以起到模板的作用。创建模板Word提供了很多内建的模板，如图 231所示，用户可以根据这些模板直接生成文档。同时，系统还允许用户创建自定义的模板，模板文件的扩展名是“.dot”。图 231 “模板”对话框1. 根据原有文档创建新模板根据原有文档创建新模板，操作步骤如下： 打开所需的文档。 在“文件”菜单上，单击“另存为”。 在“保存类型”框中，单击“文档模板（*.dot）”，如图 232所示。如果保存的是已创建为模板的文件，则该文件类型已被选中
