1、会计初学记账工作流程会计初学记账工作流程记账的工作流程与注意事项概述前言 本文为了让新手会计快速熟悉记账的工作而编写。文中出现的情况多为笔者自身经历与理解，希望能给新手会计在工作刚开始阶段带来一些帮助。我们也希望更多的人加入到本文的编辑补充当中使之成为一本集众家之所长、实用性强的指导手册。做账前应该知道的几件事情第一 会计是一项需要久坐的工作。在一段时间（45分钟至1小时）的工作后，必要的活动能够减轻身体疲劳。第二 工作应当保持认真严谨的态度。填写凭证要保证字迹清晰，凭证整洁无涂改。如果凭证写错应当重新填写，不要用签字笔在写错的位置涂改。原始凭证的粘贴要整齐，不能超出凭证纸大小的范围。费用类原
2、始凭（如加油站发票、高速路收费、就餐等发票）一般会比较多，需要粘贴在单独的一张纸上。我们推荐使用写废的凭证纸来粘贴。第三 工作要有条理性，单据要妥善保管。因为在工作中会涉及到很多单位，建议一次只处理一个单位。处理完毕后整理好该单位所有相关资料用夹子夹好，把每个单位的账目放到规定的地方后再开始另一个单位的会计工作。有些凭证下次记账才用到，需要妥善保管;有些单据已经无法作为原始凭证使用，也要妥善保管，在必要时返还原单位。第四 当记账涉及到“现金”、“其它应收款”、“其它应付款”的科目时，请用铅笔填写，以便最后的账目调整。第五 认真对待增值税专用发票的开具、核算、入账。在入账前应重复计算几次，做到准
3、确无误。第六 当月做的是上一个月的账。每个月的15日前所有单位需结账报税完毕。第七 本月工作结束后，如果有剩余时间，需要整理翻看以前月份账目，找出问题及时改正，以备各个部门查账。做账流程单据收集-根据单据填写相应凭证-粘贴各类凭证-按照日期排列整理凭证-用u8软件录入凭证、结转期末并记账-用ufo软件出资产负债表、利润表-报税。一、单据收集阶段。月底或月初去单位收集相应的单据（包括费用类单据，月末打印的发票开具统计表，折旧表 工资表），去银行拿单位本月的银行对账单。由企业收取的增值税专用发票的进项发票的第二联、第三联，向其它企业开具的销项增值税专用发票的第一联、去国税局认证进项税发票并得到认证
4、说明，去地税国税拿本月的完税凭证。二、单据的处理阶段1处理费用类单据：高速公路过路费、国道过路费（黄色单据）；餐饮酒店类发票；为了维修购买零部件开具的发票；，购买办公用品（小型电器）的发票；移动联通的电话费缴费发票；车辆年审以及车辆的保险发票。本类费用类发票的处理顺序为：按照费用用途分类-每一类费用的发票单据按日期排列先后顺序-根据企业的业务量大小决定几天内的发票汇总为一张凭证-按照日期填写凭证-整齐有序的粘贴每一张单据。费用单据的用途分类费用类单据按照用途一般分为管理费用类、销售费用类、制造费用、所得税费用、财务费用类 管理费用类：差旅费、办公费、招待费、管理人员工资、办公用品的折旧等办公费
5、：电话费发票、购买小型电器发票、购买办公用品发票、宾馆酒店等开具的“会务费”发票等差旅费：1型客车的高速路过路费、停车场收取的停车费单据、10元面额黄色国道过路费、93#97#汽油加油费、酒店宾馆开具的的“住宿费”发票等 招待费：各类商场购物发票、宾馆酒店开具的“用餐费”发票、景区门票等。工资：根据单位工资发放单填写，入账时检查是否所有员工已在领取签名栏内签名。折旧：根据单位固定资产折旧表填写 仅限于办公用品资产的折旧。管理费用类凭证记账分录如下：借：管理费用 办公费差旅费招待费工资折旧 贷：现金销售费用类：分为燃料 过路费 维修费等。燃料费：0#、-10#号柴油加油单据过路费：4型、5型车辆
6、的高速公路过路费，30元面额的黄色国道过路费。维修费：仅限于维修与商业销售相关的资产时，比如维修运输用的车辆，销售部门物品维修等产生的发票。销售费用类凭证分录如下： 借：销售费用 燃料费过路费维修费 贷：现金注意：此处现金科目在第一次填写凭证时候一定用铅笔填写或干脆空着。因为某些企业存在加油费特别多的问题，一旦月末现金科目余额在贷方，即没有现金的状态，现金相关账目就需要调整，此时用铅笔或空格填写便于涂改。制造费用：购买维修用零部件的定额发票（在工业型账目中计入制造费用）分录如下： 借：制造费用 维修费 贷：现金 银行对账单的处理拿到银行对账单后以此为依据，按照对账单显示的业务发生时间寻找相关银
7、行开具的“存款 转账 承兑 贴现”等业务的凭证来填写凭证的。此类业务较多涉及到应付账款、预付账款（货款）、应收账款、预收账款、银行的贷款以及利息的支付等。当银行对账单核对实际票据时，每找到像对应的票据应在对账单的相应款项上做个记号，如果某笔账款在对账单上有记录而票据没有找到 应及时向有关负责单位索取以保证账证相符。特别注意的二点：1 银行的借贷方向与企业是相反的。若企业存入银行账户，我方银行存款为借方，而银行对账单则显示存款额在贷方。当企业转账或者被扣款时，我方银行存款在贷方，而银行对账单相应的业务额度则显示在借方。2 一般业务往来的银行名称后括号内应注明（基本户一般户）而交税发生的业务银行名
8、称后应注明（税款户）。常见的业务凭证：（1）收到对方企业货款借：银行存款 银行名称（基本户）贷：应收账款（对方支付前欠货款）预收账款（对方预先支付货款）（2）向对方企业支付货款借：应付账款（向对方支付前欠货款）预付账款（向对方预先支付货款） 财务费用 手续费（牵扯到跨行、跨地域转账发生的手续费） 贷：银行存款 银行名称（基本户）（3） 向银行贷款 借：银行存款 银行名称（基本户） 贷：短期借款（4） 国税、地税委托银行在单位税款户里扣除当月应缴税款时 当月的税费缴纳后，国税 地税会给予相应的完税凭证。有时候税款为银行代缴，扣款银行会出具一份代缴完税凭证。借：应交税金 增值税（已交）城建税教育附
9、加地方教育水利基金印花税城镇土地使用税 贷：银行存款 存款行名称（税款户）（5）银行索取各种费用 比如账户维护费，贷款产生的利息等。 借：财务费用 手续费利息支出贷：银行存款 银行名称（基本户）（6） 企业的银行账户与企业负责人或亲属的个人账户间往来。 一般企业负责人或相关亲属的名称会在 “其它应付款其它应收款” 里出现。当现金余额在贷方或其它情况需要调节企业的流动资金时，“其它应付款其它应收款”科目能够方便的作为负责人为企业账户存入或提取资金的方法出现。某些时候在月末整理凭证时 现金科目要改为其它应付应收款凭证如下：借：银行存款 银行名称（基本户）贷：其它应付款其它应收款（负责人存入现金）借
10、：其它应付款其它应收款（负责人提取现金）贷：银行存款 银行名称（基本户）（7） 国税 地税完税凭证。国税的完税凭证在账单的右上角会显示一个“国“字，地税则在同样位置显示”地”字。在票据右上方会显示所缴税款的所属时间期会写如 0401- 0430，或者201 1- 0331等。一般来说企业在本月交纳上月税费，本季度的第一个月交纳上季度的税费。应交税金的种类以及开具流程应缴纳的税费包括：增值税、销售税金及附加、印花税和城镇土地使用税。（1）增值税的交纳前提为本月企业有销售实现而且有相应的销售发票。若本月无销售发票，或当企业当月无收入或当月进项税+上期留抵税本月销项税+本月进项税转出时，应视为本月无
11、收入发生。则除土地使用税外的其它税收都不会交纳。增值税的计算公式如下： 本月销项税额+本期进项税转出额本月进项税额上期进项税留抵额=本月应交增值税额进项税转出指的是应该作为进项税抵扣的一部分税额不允许被抵扣，也就相当于变相增加了销项税的税额。上期进项税留抵指的是上月还未用完的进项税额。本期能够继续用于抵扣销项税。进项税额的确定：企业需要把进项税发票第二联拿到国税局进行认证。认证经过后国税局会出具认证说明，应以说明上记录的认证后的进项税额作为抵扣的依据。增值税专用发票的开具每月月末应去企业单位开具销项税发票。开具发票前应与企业负责人进行良好沟通，避免企业负责人自己开发票的情况发生。开具发票时，首
12、先应检查发票的联单号码是否连续，发票上面记录的纳税企业编号是否正确且一致。在打印发票前，查看系统里的初始联单号是否与手中的实体发票初始联单号一致。在打印机第一张发票应该用白纸打印，之后与发票重合对其观察 密码区域是否完全在发票左边框内。调整好打印机后 按照号码打印发票。而且每一张的右下角都要加盖章单位发票专用章。盖章时应注意印章盖全，而且不要盖在合计金额上。（2） 销售税金（或营业税金）及附加包括 城建税 教育附加 地方教育 水利基金销售税金的计算基础为本月应缴增值税额。城建税=本月应缴增值税额x0.07教育附加=本月应缴增值税额x0.03地方教育=本月应缴增值税额x0.02水利基金=本月应缴
13、增值税额x0.01有些单位教育附加与地方教育合并为地方税，此时教育税金的计算也应当以0.02与0.03相乘计算再相加而不是直接用0.05相乘。（3）印花税印花税计算为本月销售收入额度（发票开具统计表第5项）为基础。公式为本月销售收入金额x0.8x0.0003=本月印花税。销售税金及附加，印花税每月交纳上月的额度 计提本月额度。（4）土地使用税。土地使用税额相对固定。一般与上季度交纳数额相同。土地使用税每季度交纳一次。每季度第一个月交纳上季度的税额。每个季度最后一个月计提本月额度。（5）企业所得税企业所得税额以本季度的本年利润为计算基础。企业所得税同样每个季度计提一次，年末预交经税务机关审核后
14、再做最后的交纳调整。 凭证如下：计提时借：销售税金及附加(主营业务税金及附加)管理费用-税金类所得税费用 贷：应缴税费 应交城建税 教育附加 地方教育 水利基金 应交印花税 应交土地使用税 所得税交纳时借：应缴税费 应交城建税 教育附加 地方教育 水利基金 应交印花税 应交土地使用税 所得税 贷：现金银行存款 银行名称（税款户）注意事项 企业交税也能够直接用现金缴纳，缴纳后分录贷方必须为现金。增值税发票的购买、计算、开具、认证发票的购买。增值税专用发票面额为分别1万元，10万元，100万元 版本。含税后为1.17万元，11.7万元，117万元。其中最常见的发票额度为11.7万元版本。税务局会根
15、据单位的业务数量，核定该单位应使用的发票面额。到税务机关购买增值税发票，此时要带上IC卡，税务机关出售发票后会将发票的电子信息读到IC卡上，如发票号、版本、开票限额等，这些信息与同时购买的纸质发票一致。购买发票后，回到企业，将IC卡插入本单位开票系统读卡器，此时，发票的电子信息将被读入开票系统。发票的开具有了发票之后，就能够开具发票了，此时要注意，系统开具的发票是顺号的，在打印实物发票之前必须将系统开具发票的号码与从税务机关购得的实物发票号码核对一致。每月拿到单位的销售清单后（一般是销售煤炭），在清单的最下面会找到总销售吨数与总销售额。此时先点数手中的增值税专用发票数量。数量x单张发票最高含税
16、额度如果小于或者完全等于本月销售清单的总销售额度则应当补充发票。实际操作中，一般会告知 开具发票货物的总数量，总价格，或者总数量，单价。首先计算开具发票张数，每张货物的数量 单价 总额。一般来讲 货物数的单价为含税价格，有极少数情况为不含税。1 若仅告知总数量与总价格，则价格数量得出单价。2 单张发票的含税总额单价=单张发票货物的最大单位数。根据具体情况决定是否按照最大数量，或者只凑整数。比如一批煤炭，经计算每张发票可开具的最大数为123.456789吨，你能够取整数每张吨数为123吨，也能够决定为每张发票123.46吨。建议取整数，便于计算。3 货物总数量单张发票最大单位数=开具的发票张数。
17、一般这个数字都有小数点，比如9.56 此时发票就要开具10张。且前9张发票的内容是 一样的。只有极少情况数量为整数，此时所有发票的内容都一致。4 货物总数量-（发票总张数-1 x单张发票最大单位数）= 最后一张发票货物数量 总价格-（发票总张数-1x单张发票单价x单张发票最大单位数）=最后一张发票的货物总价格。此时我们可列如下明细 发票总张数-1 张 单价 货物单位数 总价格发票最后一张 最后一张发票货物数量 最后一张发票的货物总价格。此时可根据计算所开具发票的张数以及每张发票的单价 单位数 来开发票了。此时，进入发票开具项目。首先核对发票联单号码与纸质发票是否一致。此处注意，系统默认输入的金
18、额是不含税的。因此在打印第一张发票前，先把发票系统更改为含税价格。这意味着开出的每张发票的价格都是含税的。然后按照计算的记录 输入发票的 单位数 单价 。点击左上角，来确定发票的最终价格。然后第一张发票开具时 ，应先用白纸打印，打印完毕后，把白纸边与发票边对齐、重合放在阳光下查看数字是否有错位现象，特别注意，右边发票的密码区域内 数字是否全部包括进去。若有错位现象应重新调整打印机，然后再次用白纸打印，重合比对，直到数字不错位，密码完全在密码区内为止。然后，依照计算得出的数据 依次打印出每一张发票。打印完毕后，在每一张发票的每一联的右下角盖本单位的发票专用章。要注意 红色印记必须盖清晰，而且不能
19、遮住总金额。最后，把打印好的发票 与剩余空发票按照编号排列好 并发票专用章妥善保管。企业作为销货方应当保留第一联，给购货方第二三联。发票的认证整理好单位购货方发票，去国税局认证。拿到认证说明后，连同单位发票统计表一并拿来。作为做账的凭证与参考。拿到本月单位所缴纳税款后的完税凭证，就能够进入做账阶段了。二 做账阶段前面我们已经整理好了费用类凭证，银行往来账目类凭证以及国税地税的完税凭证，现在我们根据当月认证过的购进类增值税专用发票以及开具的销售类增值税专用发票做购进与销售类凭证。购进时分录借：原材料 材料名称 应交税金 应交增值税（进项） 贷：现金银行存款 银行名称（基本户）应付账款预付账款应付
20、票据其它应收款其它应付款销售货物时借：现金银行存款 银行名称（基本户）应收票据应收账款其它应收款预收账款 贷：主营业务收入销售收入 商品名 应交税金 应交增值税（销项）发票类凭证填写时应注意：刚开始接触增值税专用发票时应从上到下从左到右认真观看发票上所记载的信息。特别注意发票中上部是否写着山东增值税专用发票；是否有 全国统一发票监制章 其左右是否有企业纳税编号以及发票联单号。开票日期是否距离当天180天内，密码区是否都在框内，发票右下角是否有盖销货方的发票专用章，章的名称是否跟销货方名称一致。特别注意发票的颜色。与发票右边框所写的联数。发票一共三联。颜色、作用各不同。第一联为黑色，在发票中间偏
21、上的“全国统一发票监制章”处印有 “不作为购货方抵扣，报销凭证”此联的字样。发票右边竖排写着“销货方记账凭证”。此联为销售货物的一方自己留存记录使用。月末此联作为统计销售收入以及计算应交增值税的重要凭证。 第二联为绿色，发票中间偏上的“全国统一发票监制章”处印有“抵扣联“字样。右边竖排写着“作为购货方抵扣凭证”。购货一方需要在180天内拿此联到国税局进行发票认证。认证后的发票，作为购货方单位抵扣销项税的依据。认证后的第二联绿色发票应同国税局出具的允许抵扣说明一同装订成册。 第三联为棕红色，发票中间偏上的“全国统一发票监制章”处印有“发票联“字样。右边竖排写着“作为购货方记账凭证”。此联作为购货
22、方做购入账目的原始凭证粘贴在记账凭证后。在写凭证时 要在摘要里写明购进或销售的货物的名称，吨位，单价。如果购货单位是加油站类单位，请注意单位的换算问题加油站类单位 购进汽油柴油时，所用的单位是吨，而出售时所用单位是升。因此在购进商品时，应该将购进的货物单位由吨换算为升换算比例为1吨汽油=1388升，1吨柴油=1176升。 本月所有凭证做好后，按照时间排列先后次序，然后从前到后编号，以备输入凭证时作为辅助记录使用。三 电子记账 流程包括 选择单位-输入凭证-审核凭证-记账-做月末结转-再次记账-对账-结账-启动ufo报表-做报表-保存报表-打印报表-备份帐套（1）选择帐套拿好处理好的纸质凭证，双
23、击打开“总账”图标，启动u8管理软件。选择帐套为当前凭证所在单位。操作日期选为上月末最后一天。用户名选择为第一个（制单人）。点击确定。现在我们以制单人的身份进入当前凭证所在单位的帐套。在输入本月凭证前，先选择账目-明细账-月份选择上上个月。点击确认。本步骤的目的在于查看本机是否留有上月凭证。因为在记账时电脑使用人员不确定，如果本单位的账目上上月未在此电脑上录入，则上月账目虽然能够正常录入，却无法记账结账。为了节省时间，要先确认这一点。（2）录入凭证 以制单人身份进入后，点击左边 “填制凭证”。出现凭证界面后，点击左上角“添加”按钮或按F5 开始输入凭证。注意一点，凭证日期默认为上月最后一天，因
24、此在第一张凭证输入时请点击日期修改时间。一条分录输入后按回车键继续输入下一条。一张凭证必须保证借贷方平衡。否则系统提示此凭证不会被保存。用删除键删除修改输入错误的信息。在输入购入货物凭证或出售货物凭证时，系统会要求输入货物的数量和单价。建议只输入数量，然后输入总价格，单价会自己得出。在输入凭证时时刻注意日期与凭证编号，能够有效防止重复录入或漏掉录入。（3）审核凭证及记账当上月凭证输入完毕后，点击保存按钮 然后退出凭证录入界面。点击左上角的“文件”选项，选择重新注册。选择与输入凭证同样的时间与帐套，注意操作员应当更换为第二位，即“审核记账人”，点击确定。以审核人身份进入同样企业的帐套后，点击左边
25、选项“审核凭证”-“审核凭证”-确定-确定最初做账，审核凭证应当逐一审核，仔细核对纸质凭证与电子凭证，做到双方一致。审核完一个凭证后，点击 审核 进入下一张凭证的审核，直至最后一张。若发现错误则点击 标错 同时记下凭证编号以便有针对性的修改。如果录入凭证被审核出有错误，则应当点击文件-重新注册-选择回制单人，再次以制单人身份登入帐套，点击 填写凭证，经过点击左右箭头找到错误凭证，然后修改错误的地方。修改好后点击保存以保存修改后的凭证。修改后，从新点击文件-重新注册，以“审核记账人”身份登录帐套，再次审核错误凭证。确认凭证无误后，点击记账-全选-下一步-下一步-记账，以记账。记账后，点击确定退出
26、记账。（4）月末结转当前所有凭证都记账后，再次重新注册，以“制单人”身份进入。进入时依然要注意记账日期应为上月最后一天。点击左下角倒数第二项自动转账-点选期间损益结转。在结转前，先点击“损益结转”右边的放大镜按钮，打开所有需要结转的损益科目列表。特别注意一点，要从上到下查看“损益科目编码”一栏是否都有相同的数字。如果某一项没有，则需要手动填写。所写数字编号与其它条目的“损益科目编码”的编号一样即可。检查后点击“确定”，返回“结转生成”界面。点选左边损益结转一项，然后再次从上到下查看所有条目的“利润科目名称”是否都为“本年利润”。查看完毕后点击右上角的“全选”，点击下方的确定。系统会自动启动凭证
27、录入窗口，并自动结转生成本月利润结转的分录。（若帐套为工业性企业，则应记录“本年利润”的值。）点击保存即可。如果所做的帐套为工业性企业（工业性现金科目编码为101而商业性帐套则为1001），则在结转利润后还要做一张本年利润结转入未分配利润的分录。在凭证输入界面点击增加，输入以下分录借；利润分配 未分配利润 （数字为上一张自动结转凭证的数字） 贷；本年利润（数字为上一张自动结转凭证的数字）月末对账结账输入后点击保存。退出凭证输入界面。同时再次点击文件重新注册，以审核记账人员身份进入帐套。点击审核，审核掉最后的月末结转凭证与分配利润凭证（工业性帐套）。退出后点击左下角的“月末处理”-月末结账-下一
28、步-对账-下一步。在这里查看对账结果。值得注意的是两个地方，一个是第一项“本月损益未结转为零的科目”是否有科目名称（有科目名称是错误的），第二个是成本是否为零（不为零是错误的）。如果一切正常，则点击结账，本单位记账工作结束。恢复记账前状态若以上任何一项错误，则说明记账凭证还未全正确，应采取一个特殊措施，让凭证回到记账前状态，并再次用制单人身份进入帐套的填写凭证项目 修改错误处。错误处一般是与“本月损益未结转为零的科目”的科目名称相关的凭证。一般这里出错多为前面记账凭证的费用类科目修改而月末的结转本年利润未修改。因此一定要注意一件事情，若前期凭证在电脑自动结转后又出现错误，一定要删除月末结转以及
29、利润分配两张凭证，待错误修改正确后，一并重新结转。而且工业生产性帐套，若本月未发生销售，月末生产成本类科目要当做管理费用做凭证，期末不能有余额。恢复记账方法如果需要回复凭证记账前状态，需要做如下操作。1 以审核记账人身份进入帐套，点击左下角月末处理- 月末结账-在是否结账表栏中选择港记账的月份，然后同时按下ctrl+shift+F6.系统会提示确认口令 单击确认后推出。此时系统已经修改了记账状态2 单击左下角月末处理-试算并结账，在弹出窗口界面同时按下ctrl+H，系统会提示你恢复记账前状态已激活。点击确定后退出。3 此时点击 凭证-会出现一个新选项“恢复记账前状态。”点击恢复记账前状态，选择
30、恢复上月份记账前状态-确定。这样记账凭证的恢复工作进行完成4 点击审核凭证-审核凭证-确定 然后取消凭证的审核5 重新更改为制单人身份进入，时间设定为上月最后一天进入。以便重新修改错误凭证。使用ufo软件出报表流程 ：资产负债表-找到单位帐套所在文件夹-选择资产负债表-增加新表格-初始化帐套-录入关键字（单位全称，账目的月份日期）-计算-打印-保存退出 利润表-选择利润表-增加新表格-初始化帐套-录入关键字（单位全称，账目的月份）-计算-打印-保存退出确认记账正确且结账后，退出u8软件，双击ufo报表打开软件。点击左上角“打开文件夹”-d盘-u8财务数据备份 12月-找到企业所在的存档文件夹。
31、一般文件夹会有两个报表文件 一个资产负债表.Rep、一个损益表.Rep资产负债表先打开资产负债表，然后点击编辑-插入-表页。此时在系统会增加一张新的表页在第一页。然后点击到新增加的表页，点击数据-帐套初始，找到需要核算的帐套选择数据-录入-关键字-输入单位名称以及月份 日期（一般为上月最后一天）、选择确定，系统会提示是否重算第一页，选择是，则系统会自己计算报表。计算完成后，点击快捷栏左上方的”保存”按钮对当前报表进行保存。资产负债表完成。打印出来，以便报税使用。损益表。再选择打开文件夹，同样的过程计算损益表，不同的是在选择录入关键字的时候，只把月份改为上月月份即可。系统重算第一页后，同样点击快捷栏左上方的”保存”按钮对当前报表进行保存，然后打印出报表以便报税使用。数据的备份及扫尾工作 工作共两项内容：备份电子帐套，整理纸质记账凭证。 当本月账目处理完毕后，工作会进入报税环节。报税结束后，所有单位本月的电子账目才算最终“定稿”。此时要对账目进行备份以防止数据丢失。打开“我的电脑”的C盘或D盘，在其根目录会有一个名
