1、行政工作手册全（内部资料严禁外传）XX有限公司行 政 工 作 手 册二 0一 一 年 八 月 目 录 第一章 总 则 第二章 行政部组织架构 第三章 行政部岗位职责 第一节 行政经理岗位职责 第二节 行政主管岗位职责 第三节 店面主管岗位职责 第四节 行政专员岗位职责 第五节 行政前台文员岗位职责 第六节 驾驶员岗位职责 第七节 保洁员岗位职责 第八节 保安人员岗位职责 第四章 行政办公日常规范管理制度 第一节 办公行为规范管理制度 第二节 办公环境卫生管理规定 第三节 工作牌(服)管理规定 第四节 关于实行“出门证”的规定 第五章 办公用品的管控第一节 办公设施及办公用品申购与领用第二节 办
2、公设施的使用与管理 第六章 会议制度 第一节 早会流程制度 第二节 视频会 第三节 员工大会 第七章 公文管理制度 第八章 档案管理制度 第九章 印章、介绍信管理制度 第一节 印章刻制、变更和废止 第二节 印章的使用 第三节 印章的保管、监印 第十章 差旅报销标准及规定 第十一章 车贴报销及车场管理制度 第一节 车贴报销规定 第二节 车场管理制度 第十二章 保密制度与竞业限制 第十三章 安全管理制度 第十四章 员工职务行为准则 第十五章 公司行政奖惩暂行管理条例 第一节 公司十奖十罚条例 第二节 违纪处罚条款 第十六章 附则 第一章 总 则 本手册规定了行政部员工的工作指导理念、日常工作、工作
3、要求、工作步骤，是行政部每位员工必须遵守的行为准则。行政部人员须熟悉公司各项规章制度，监督、督促公司各项规章制度的执行情况，收集公司员工的意见、建议整理形成书面材料定期上报。 第二章 行政部组织架构行政经理行政主管店面主管 清洁工保安人员行政专员行政前台文员驾驶人员 第三章 行政部岗位职责 第一节 行政经理岗位职责1、负责公司行政管理规章制度的制定，监督、执行、汇编、修订公司各项管理规章制度，定期或不定期组织对各部门制度的执行情况进行检查，保证公司管理规章制度的切实可行；2、负责协助总经理进行各部门月工作计划执行情况的督促与情况反馈；3、执行公司领导下达的各项行政指令，组织协调部门的工作，负责
4、承上启下，同时协调下属员工之间的工作关系，促进部门工作效率提高；4、参加公司高层管理人员召集的各种会议，并对会议决议的执行情况进行核查；5、负责组织管理公司文件、档案、印章等管理6、组织各类公司级会议，重点组织好公司每月员工大会；7、牵头或组织实施各项公司级非营销类活动；8、负责后勤事务的设置与管理，包括员工食堂、宿舍的日常管理，设备、设施的购置、维护。9、制定公司办公费用的计划，控制办公费用的使用；10、负责公司公共关系的维系和促进，接待公司重要来宾；并协助公司其他职能部门开发与维护政府及其他相关单位的协调联系工作；11、办公设施、行政车辆及办公固定资产的管理工作，日杂用品的采购、审批和管理
5、；12、负责开具企业对外行政证明，负责公司行政证照申办、年审、协调公司外联关系；13、负责公司日常福利、节日福利的发放；14、配合公司领导组织、协调各部门共同办理的综合性工作，并负责监督检查；15、完成公司领导交办的其他工作； 第二节 行政主管岗位职责1、负责管理公司各种证照、印章等重要资料（公司公章、法人章和合同专用章的具体保管、把关和控制，做好盖章的审批和登记工作）；2、负责公司有关证照（营业执照、机构代码、ISP证）办理以及年审、年检；3、负责计划安排、收集、整理和上报各部门周、月、季、半年和全年的工作总结和计划书。4、负责绩效管理，根据已确定好的各类行政工作目标和指标，做好月、季、半年
6、、全年各部门和岗位的工作目标任务完成情况的统计及组织考核工作；5、负责收集各部门须传递给总经理的报告、信息，及时传达总经理的指示；6、收发并管理公司各种文档（合同、图书、报刊等），严守公司机密，保证资料的完整性、保密性；7、负责公司办公用固定资产及低耗品的登记、管理，每月对办公固定资产进行盘点，提交盘点报告；8、负责办公区日常秩序管理，规范员工办公行为；9、负责员工的考勤监督工作，发现异常，及时报告部门经理，提出处理建议；10、参与领导安排的各项督查、督办工作，及时将信息反馈给公司领导；11、负责对前台或保卫人员日常工作的安排及绩效考核工作，主要事情及时向部门经理汇报。12、参与部门重大事项的
7、调查研究，为领导提供决策依据；13、负责公司文秘信息保密工作，等送领导审阅；14、撰写或审核有关文件资料、行政事务合同，根据工作需要编制行政管理制度并报公司审批和监督执行；15、完成公司领导交办的其他工作；第三节 店面主管岗位职责 1、定期召开店面周例会，找出问题并落实解决；2、兼任数据专员，负责新开业绩各项统计，销售团队奖惩等后勤工作；3、负责营业厅店长和店员的培训工作；4、负责和呼叫中心等其他部门的协调工作；5、负责市场部和各营业厅后勤人事工作；6、负责对店面所有后勤工作的指导、监督与帮扶工作；7、 检查营业厅内物品的整洁及店面宣传品的摆放；8、 负责公司最新发文的宣贯、监督、执行；9、
8、负责制订营业厅周计划，并监督执行；10、做好上传下达，沟通协调工作；11、认真做好公司领导交办的其它工作任务。第四节 行政专员岗位职责1、完成办公室日常工作（打印、复印、传真、考勤、收发文件、办公室物品统计以及管理等工作）；2、协助做好各项会议的服务工作，包括日常会议、总监会、周例会、视频会、员工大会等会议流程安排、会议纪要及事后跟踪； 对会议室的使用情况负责。当会议时间发生冲突时，应首先安排公司会议，再安排部门会议，并及时与其部门领导进行沟通。3、负责公司办公环境、消防安全和办公安全工作的管理，定期进行消防安全检查和消防安全知识培训、宣传；4、组织做好公司内部防火、防盗等安全管理和防范工作；
9、5、负责公司办公用品及设施的采购、定制、保管及维护工作；6、负责清洁卫生安排工作，按制度要求管理使用公司车辆和办公电话；7、对办公楼用水用电及饮用水的管理；电器、空调、电扇、电脑设备管理；办公楼维修维护；8、配合做好公司行政报销工作；9、策划组织公司员工各种活动； 10、负责监督员工考勤执行及公司全员工考勤汇总及管理；11、以热情、文明、礼貌的态度，按公司制度、标准做好接待工作；12、协助行政主管进行日常事务处理，拟定日常各种文件；13、做好公司电信卡和移动卡的管理工作；14、完成公司领导安排的其它临时工作； 第五节 行政前台文员岗位职责 1、负责来访客户及嘉宾的接待工作，包括为客户引座、递上
10、茶水，咨询客户来访意图，对客户 来访进行登记。接待顾客时要主动、礼貌、热情、迅速，并作到微笑服务，来访者离开后，须立即整理接待室；2、负责接听转接电话，接收传真，询问和记录相关信息；正确处理客人的留言、电传等问题。3、负责公司快件及传真收发及传递，登记并收发往来邮件、信件、报刊等；4、作好班前准备，认真检查电脑、 电话、传真机等设备工作是否正常，对电脑密码、通讯录要 妥善保管，熟记各部门办公电话，公司领导电话号码，无特殊情况不得外泄；4、妥善接待客人的投诉，密切注意公司前台的情况，如有异常及时联系对应部门进行处理，当不能解决，及时请示上级主管；5、负责对员工外出的管控，员工在上班时间如外出，需
11、要在员工外出登记表上进行登记；6、预订工作，主要针对公司领导票务的预订和商务用餐及住宿预订；7、负责对外来快递和其它物品的收、发、转，及时通知有关人员到前台领取；8、管理办公用，对公司人员申请领用办公用品进行登记、发放；9、及时下达领导的各类通知，包括口头或电话通知；10、负责做好本岗位的清洁卫生，做好清洁保养工作，随时保持大堂和接待室环境卫生的干净和整洁；11、协助各部门组织公司活动等事宜；12、协助各部门打印相关信息；13、协助部门领导完成办公日常事务；第六节 公司驾驶员岗位职责1、公司司机必须遵守中华人民共和国道路交通管理条例及有关交通安全管理的规章规则，遵守公司员工管理手册，安全驾车。
12、同时遵守本公司其他相关的规章制度。 2、司机应爱惜公司车辆，平时要注意车辆的保养，经常检查车辆的主要机件，确保车辆正常行驶。 3、司机应每天抽适当时间擦洗自己所开车辆，以保持车辆的清洁(包括车内、车外和引擎的清洁)。 4、出车前，要例行检查车辆的水、电、油及其他性能是否正常，发现不正常时，要立即加补或调整。出车回来，要检查存油量，发现存油不足一格时，应立即加油，不得出车时才临时去加油。 5、司机发现所驾车辆有故障时要立即检修。不会检修的，应立即报告车队长，并提出具体的维修意见(包括维修项目和大致需要的经费等)。未经批准，不许私自将车辆送厂维修，违者费用不予报销。 6、出车在外或出车归来停放车辆
13、，一定要注意选取停放地点和位置，不能在不准停车的路段或危险地段停车。司机离开车辆时，要锁好保险锁，防止车辆被盗。不准私自用车。 7、司机对自己所开车辆的各种证件的有效性应经常检查，出车时一定保证证件齐全。 8、晚间司机要注意休息，不准开疲劳车，不准酒后驾车。 9、司机酒后驾车或私自用车造成的一切违章或交通事故后果均由司机本人承担，并给予行政处罚。 10、司机驾车一定要遵守交通规则，文明开车，不准危险驾车(包括高速、追尾、争道、赛车等)。行车途中如发生交通事故，能适用快速处理的，应采用快速处理方式解决；如必须现场处理，应当立即报警待处，不得逃离现场。如因违反交通规则而发生事故的，司机应承担全部后
14、果和责任。 11、司机因违章或证件不全被罚款及违章造成事故的，由当事司机承担责任和后果。 12、车内不准吸烟。本公司员工在车内吸烟时，应当即有礼貌地制止；公司外的客人在车内吸烟时，可婉转告知本公司陪同人，但不能直接制止。 13、司机对乘车人要热情、礼貌，说话应文明。车内客人谈话时，除非客人主动搭话，不准随便插嘴。 14、公司用车时，要准时出车，不得误点。出车后，按要求作好行车记录，详细记录行车时间、里程、起始地、乘坐人姓名、事由等，次日将行车记录交管理人员审核。15、上班时间内司机未被派出车的，应随时在司机室等候出车。不准随便乱窜其他办公室。有要事确需离开司机室时，要告知管理人员去向和所需时间
15、，经批准后方可离开；出车外出回来，应立即到管理人员处报到。 16、司机对管理人员的工作安排，应无条件服从，不准借故拖延或拒不出车。对工作安排有意见的，事后可向上级领导反映。 17、司机出车执行任务，遇特殊情况不能按时返回的，应及时设法通知管理人员，并说明原因。 18、任何时候，司机必须随身携带手机，对公司领导或管理人员的呼叫，应立即应答。情况特殊确实不能应答的，事后一定要说明原因。 19、司机未经领导批准，不得将自己保管的车辆随便交给其他人驾驶；如公司领导批准同意将车交给其他驾驶员驾驶，当事司机应负责检查借车人是否具有合法的驾驶资格（包括驾照有效期、车型及驾照真实性）；严禁将车辆交给无证人员驾
16、驶或练习开车；任何人不得利用公司车辆学开车。 20、司机全年安全行车，未出交通事故的，给予奖励；21、由综管部门每年负责对司机进行考核，将考核等级作为下一年调整岗位工资的依据之一。对于工作勤奋、遵守制度、表现突出的，可视具体情况给予嘉奖、记功、晋级等奖励；对工作怠慢、违反制度、发生事故者，视具体情节给予警告、记过、降级直至除名处理； 22、费用报销：司机所有因公费用（停车费、过路费、加油、修理等等）必须以正式有效凭证作为报销凭证，由驾驶员整理粘贴报销凭证后交管理人员审核签字，再交总经理签字，方可报销。原则上一周报销一次。每月末汇报当月报销情况；注:本规定即日起执行，未尽部分将会适时予以补充，以
17、前该方面规定同时废止。 第七节 保洁员岗位职责 1、做好责任区域内卫生清洁。做到地面、墙面、走廊、电梯、楼梯、门、窗、栏杆、扶手、烟缸、空调器口、导示牌、花盆花卉等各种部位无灰尘。2、爱护并正确使用清洁工具，设备，节约用水及物品。发现设备损坏、丢失、断电、断水等影响正常工作的情况，应及时报告，不得延误。3、 做好卫生间的清洁工作，补充洗手液，定期喷空气清新剂，保证卫生间干净无异味。4、 报修责任区域的水电设备、灯具、门、窗、电器开关、消防器材等。5、 生活垃圾日产日清，垃圾清运不得沿途抛洒，保持垃圾台清洁，垃圾应及时装箱不得拖延。6、 在公共区域不要堆放杂物。发现有私自随意堆放的建筑垃圾，或影
18、响环境卫生的行为，要及时向主管领导报告。7、 及时完成管理部门或领导交办的其它工作。第八节 保安人员岗位职责一. 进出人员的管制：1. 大门当值的工作态度直接体现了保安的形象，因此必须服从管理，礼貌严格的要求自己；2. 保安室禁止闲杂人员进入；上班期间禁止睡觉，做与工作无关的事。3. 凡公司员工进出大门时必须佩带工作证，否则违规登记；4. 遇总经理须起立以示敬礼；遇董事长须敬礼。5. 不得穿拖鞋，穿背心，短裤进出大门；6. 自行车，电动车，摩托车进出大门必须下车，为了全体员工安全，不得直接骑入或骑出。二. 外来车辆，人员的管制：1. 外来送货，提货车辆必须在车辆出入记录表上准确的填写进出时间、
19、车牌号码、单位名称、来访事因等；2. 外访人员须填写会客单，包括来访者姓名、拜访对象、来访目的等。3. 如被访为办公室人员时，需及时电话通知；如遇贵宾及重要客人来访时，必须由当值人员带到办公室；三. 接待来访人员1、遇到有访客来时，保安应立即上前，礼貌询问：“先生 ( 小姐 )您好，请问您找一位？”、“有预约吗”？“请稍等，我帮你电话联系”!知道找谁，并确认是预约之后，请来访者稍等，立即帮其联系被访者（总经理客户直接问是否预约，预约好的直接进入，无需登记。没有预约的不进行联系，请对方自行联系），征得同意后，填写会客单让其自己过去，如果来访者要找被访者的没有出来接，保安人员应该用规范的手势指引如
20、何去，或者带来访者去。如果来访者要找的人的办公室门即使是开着的，也要先敲门，获得许可后再请来访者进入。2、如果来访者知道找谁，但没有预约，保安要打电话询问，告诉相关同事或领导，单位的来找，不知道是不是方便接待。出于对来访者的礼貌和方便拒绝时的得体处理，即使是要找的同事或者领导亲自接听，都可以当作是其他人接的电话，再询问。如被访者同意接待时请来访者登记并带来访者到被访者办公室，如被访者不在或无人代接待时，向来访者说声：抱歉 ! 您找的人联系不到，麻烦您预约好再来，好吗？再见 !四. 接待检查组若遇前来指导、检查、参观的社会各界人士来公司检查指导工作的，应立即起立站至门外指引车辆停放后（无需车辆登
21、记）。其他注意事项：a、接待、询问时态度一定要礼貌、微笑，多使用“您好”“谢谢”！b、公司检查指导人员离开公司时，要跨立。c、公司领导特定交待单位的来访、是车号，就无需上前询问，直接放行，并跨立迎接。d、其他社会闲杂、推销人员一律不得进入公司。e、做好交接工作，本班与下一班交接时，要将本班工作情况详细交待给下一班，以便下一班开展工作。五. 其它管制：1. 员工上下班打卡、人员车辆必须监督。出入公司下车。2. 公司门口有重大事故或外人骚扰等，立即做好防范，并马上报告综管部负责人，有需要的通知派出所。3. 协助公司行政处理公司内部打架斗殴重大事件。 第四章 行政办公日常规范管理制度 第一节 办公行
22、为规范管理制度1、职业操守1、勤于职守，认真踏实，尽心尽责，主动积极地做好本职工作；2、勇于开拓，积极进取，增强责任感、事业心；3、精诚团结，分工合作， 对工作中出现的问题不回避，不推诿、不相互指责，勇于承担过失与责任，积极主动地协商解决；4、服从指挥与安排，不推辞，不挑不选，不无故拖延，无论份内、份外工作应主动、热诚、高速、高效完成；5、本着“客户至上、服务第一”的基本原则，认真对待客户反映的问题，并设法及时解决，不推、不拒、不拖延、不当之处应耐心解释；6、虚心好学，力求上进，努力钻研，一丝不苟，不断提高业务水平及工作能力，提高处理解决问题的能力，优质高效地完成各项工作任务；7、清正廉洁，不
23、以权谋私，不以工作之便接受馈赠、回扣，不做任何损害公司利益和公司形象的事情；二、仪态仪表1、衣着整洁、大方，男性不敞怀、赤膊，女性不过于暴露和浓装艳抹；2、身体、面部、手部清洁，头发整洁；3、待人热情、友好、真诚；待客精神饱满,不卑不亢，无不礼貌行为；严禁说脏话，忌语；三、文明用语1、尽量使用普通话交谈，注意使用礼貌用语；2、接答电话尽量使用普通话，语调友善，坚持使用“你好”、“谢谢”、“再见”等起始礼貌用语；3、办公室交谈注意音量控制，不影响他人，语言文明，不讲粗话；四、办公行为规范1、上班时间保持良好的精神状态，精力充沛，精神饱满、乐观进取。保持良好坐姿、行姿，切勿高声呼叫；2、遵守纪律，
24、不迟到，不早退，不擅离职守；3、上班，打卡后做好各自负责的环境卫生，尽快进入工作状态；4、下班：整理各自的办公桌面，检查电源、门窗后离开；5、任何人不允许代打卡；因公不能打卡者，由部门负责人或总经理签字；6、自觉严格遵守公司各项规章制度，努力工作；7、出入领导公室，主动敲门示意，进出房间随手关门；8、同事之间沟通问题时，应本着“换位思考、解决问题”的原则，语言应礼貌，委婉；9、办公室应保持安静，禁止高声喧哗、打闹、打游戏、网络聊天、下载电影、游戏及做与工作无关的事；10、工作时间对待领导、同事、来访者等应热情、有礼貌。保持良好的工作情绪，禁止将私人情绪带入工作当中去；11、办公桌上应素雅、整齐
25、、清洁，各类文件存放应注意保密，不得随意摆放，桌面和室内办公设备摆放整齐，保持外表干净。会议桌、沙发、茶几上不允许存放杂志和报纸；办公室内不允许长期存放与工作无关的私人物品。办公座椅不能随意摆放，离座后要将座椅摆放在桌前；12、保持办公室清洁，不随地吐痰，乱丢纸屑、杂物，不在桌椅和墙上刻画、涂写、随意张帖；13、爱护办公室的办公设备和设施，不得随意搬动、拆卸。若有损坏、丢失、污染，应予赔偿并按违规处理；14、办公时间严禁私人会客，特殊情况可到接待区，接待时间不超过10分钟；15、禁止相互打听员工个人收入和涉及公司机密的事项；16、禁止在办公时间做私事或从事与公司经营无关的业务活动；17、未经综
26、合管理部同意，禁止私自调换工作位置或文件柜等办公家具、办公设备；18、工作时间内，非工作需要无关人员不得无故在前台逗留；19、员工应自觉维护办公场所清洁卫生，禁止在办公区域内吸烟，违反者罚款10元。严禁堆放杂物、随意丢弃废弃物、严禁随地吐痰，保持地面、办公用品、办公设备等清洁整齐；20、每位员工应爱护公司的财产，如有损坏，照价维修或赔偿。公司发放的办公用品，员工须妥善保管，如有遗失，自行负责；五、接待工作规范 热情接待每一位客人，不以貌取人，不盛气凌人，与客人约见要准时，如另有客人来访需等待时，应主动端茶递水。1、外来访客统一由接待人员接待，接待时应热情、友好、真诚，具有良好的精神风貌；2、查明访客来访目的后，尽快通知相关人员。未经相关人员同意，应劝阻访客不得进入办公区域；六、接听电话行为规范1、电话礼仪A、声音要求自然、愉悦、口齿清晰、富有表现力；B、听到铃声马上接听电话，铃声最多不能响过三遍；2、电话礼仪用语：A、向对方问好： 早晨好！下午好！您好！B、主动报公司名称：C、自我介绍： 我是D、表示愿意为对方效劳： 愿为您效劳！请问我有什么可以帮到你的吗？有何贵干！E、避免使用如下一类话： 你有什么事？ 你想要什么？ F、经常使用： 请、烦请、您能否等结构句子；G、做好电话
