1、办公自动化讲稿第一节 办公自动化的基本概念一、办公自动化概况办公自动化是在电子计算机和通讯设备普遍应用、信息处理业务日益繁忙的历史条件下产生的。它利用先进的科学技术和计算机等办公设备，使人的各种办公业务活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，将人们从大量的繁重、重复的办公事务中解放出来，许多办公事务实现了电子化和自动化，实现“无纸办公”、“电子办公”，从而减轻劳动强度，改善办公环境，节省办公费用，提高办公效率和质量，并将办公业务从繁琐的事务级水平提高到计算机辅助科学决策的管理级水平，是对传统办公方式的一次革命。 办公自动化的概念最早由美国在20世纪60年代提出，1992年国务院电子振兴
2、办公室对我国的办公自动化定义如下：“办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、管理科学等先进的科学技术，不断使人们的部分办公业务借助于各种办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。”办公自动化中，计算机信息处理是核心，办公设备是重要条件，办公人员是决定因素。 办公自动化将朝着数字化、无纸化、集成化、多媒体化、信息一体化的方向发展。二、办公自动化要素 (一)、科学技术办公自动化的支持理论是行为科学、管理科学、社会科学、系统科学、系统工程学、人际工程学等，直接利用的工程技术是计算机技术、通讯技术、网络技术、自动化技术等，它们是办公自动化的理论和方法。(二)、办
3、公业务办公业务指办公的具体工作内容，包括事务处理(如文书写作编辑、公文传阅审批、通知打印发送、文档资料管理、会议组织安排等)；信息管理(信息的收集、加工、传送、交流、存取、应用和反馈)；咨询决策(收集资料、确定目标、拟订方案、分析评价、选择决定)等，是办公自动化的内容和任务。(三)、办公设备 办公设备是办公自动化的手段，关系到办公的质量和效率，其中心设备是计算机，其他设备主要有以下几类：1输入输出设备，如扫描仪、读卡机、语音和手写输入设备、数码相机和摄像机、打印机、绘图仪等。2文件复制设备，如复印机、速印机、电子排版轻印刷系统等。 3数据存储设备，如磁带机、磁盘、光盘等。4办公通信设备，如电话
4、机、传真机、网络设备等。5其他辅助设备，如空调、稳压电源、不间断电源等。(四)、办公人员 办公人员是办公的第一要素，是办公自动化的主体。(五)、人机信息处理系统一个比较完整的办公自动化系统应包括信息采集、信息加工、信息传递，信息保存四个基本环节，它的核心任务是向它的用户(各类办公人员)提供所需要的信息。四、办公自动化类别 (一)、从业务类别上划分，办公自动化系统可分为1政府型办公自动化系统。2事业型办公自动化系统。3企业型办公自动化系统。4专业事务型办公自动化系统。5案例型办公自动化系统。6控制中心型的办公自动化系统。 (二)、从管理规模上划分，办公自动化系统可分为巨型、大型、中型、小型和微型
5、五种。五、办公自动化技术 (一)、数据处理技术。数据库技术dBase，FoxBASE，FoxPro，Visual FoxPro，Access，SQL Server SYBASE，INFORMIX，ORACLE(甲骨文)等。电子表格Lotus l-2-3和Microsoft Excel。 (二)、文字处理技术。 文字处理是指用计算机完成文字工作，其核心是使用文字处理软件，包括文字信息的输入、编辑、排版、存储、印刷等。Word Perfect，Microsoft Word，Lotus Ami Pro，PageMaker，WordPro以及我国的金山软件WPS及WPS Office等。在我国，文字处
6、理的关键是汉字输入方法，除常用的键盘汉字编码输入外，各种非键盘输入技术和设备已经相当成熟，如汉字手写体输入、印刷体识别和汉语语音识别等。目前国内开发的“汉王”、“蒙恬”等手写识别输入技术处于国际领先水平。在印刷体识别方面，利用扫描仪配上国内常见的“清华紫光”、“尚书”等OCR软件可以高效地读取并判断、识别出印刷品上的文本信息。 (三)、语音处理技术。 语音处理就是用计算机对语音进行处理的技术，包括语音合成和语音识别两大类。已制成的典型系统有语音应答系统，如电话查号、报时、股市行情信息的自动语音应答以及语音识别汉字输入系统。如IBM公司1997年推出的中文语音识别系统ViaVoice。 (四)、
7、图形图像处理技术。 计算机的图形处理是指在计算机上进行图形设计与处理，按设计者的要求生成各种图形。软件上，Windows自带的应用程序Paintbrush(画图)和Word都能绘制简单图形，而CorelDraw则是功能强大的失量图形处理软件，Excel则能生成各类图表。图像处理是指利用计算机将照片等图像以数字形式输入、分析和处理。目前使用普遍的图像和视频处理软件有Adobe公司的Photoshop，Premiere等，动画制作软件有3DMAX，Flash等。 (五)、文档管理技术。 文档管理是指对文件这一整体形式进行的管理，主要是指对文档资料的存储、分类、归档、检索等。电子文档管理通常使用数据
8、库技术、电子文件柜技术以及缩微技术。 (六)、网络通信技术。 现代通信主要是通过模拟交换网络和数字交换网络进行信息交换和传输的。在办公自动化方面，网络通信技术的主要应用有电子邮件，远程会议，IP电话，Intranet(内联网)。第二节 办公自动化的发展状况二、我国发展办公自动化的情况70年代，办公自动化技术开始传入我国。80年代初微型机也进入我国。我国政府对此较为重视，国务院于1985年设立了办公自动化专业领导小组。1986年成立了相应的专家组，多次举办全国性的研讨会，对办公自动化的设备、系统功能、系统结构、网络、集成化、应用软件等进行研讨，并由专家写了设计指导书。1985年以前是我国发展的第
9、一阶段，是准备期。通过试点，开发了一些办公自动化系统，引入复印机，汉化微型计算机软、硬系统，解决汉字输入输出，汉化部分应用软件，成立了全国性的专业指导机构，制定了我国办公自动化发展规划。19861995年为发展期。这一是时期建立了一批国家级的办公自动化系统。国务院组织开发了“政务办公自动化系统”。开发出许多的汉字系统，大量汉字输入方案，文字处理系统。这些巨大的成果使办公自动化中最基本的技术：文字处理技术在我国得到巨大发展。1995年以后为逐渐成熟阶段。这一时期，互联网技术在我国迅速发展并普及。通信设施有较大改善，全国分组交换网投入使用。1995年国家教委已建成Cernet中国教育科研网骨干网。
10、 “重硬件，轻软件”、“重使用，轻开发”、“重技术，轻管理”。二、三代办公自动化系统 (一)、第一代办公自动化系统：实现个体工作自动化 第一代办公自动化系统是以数据处理为中心的传统M1S系统。（二）、第二代办公自动化系统：实现工作流程自动化 第二代办公自动化系统有三个显著特点：以网络为基础，强调协同工作，把工作流作为实现业务自动化的技术手段。 随着知识经济时代的到来，办公已经不再是简单的文件处理和行政事务了，从某种意义上说，办公实际上是一个管理的过程。尤其对企业而言，由于电子商务时代的企业事务处理对象瞬息万变，企业越来越需要更多、更广的外界信息和企业内部知识的积累，并在它们之间的不断交互与碰撞
11、中让知识获得再生和增值。这就要求作为企业与机构日常业务处理基础平台的办公自动化系统，能够提供足够的灵活应变和开放交互能力。因此，办公自动化不应只是人际办公的计算机化，而要融人新的管理方式，要融知识管理于办公自动化中，为领导层、办公室、人力资源部门及业务部门提供全新、高效的工作模式。在这样的背景和需求下，第三代办公自动化系统应运而生。 (三)、第三代办公自动化系统：融信息处理、业务流程和知识管理于一体 第三代办公自动化系统是以知识管理为核心的办公自动化系统。 第三节 办公自动化系统的安全保障一、办公自动化面临的安全问题 系统安全的中心目标是信息的反泄密、反篡改和反破坏。面临的安全问题主要有： 1
12、信息泄露。网络通信过程中如不采取保密措施，很可能发生信息泄露。 2假冒用户。在网络中假冒他人进行非法活动，会给系统造成危害。 3篡改信息。通信过程中信息被篡改将产生严重后果。 4恶意攻击。网络本身容易受到恶意的攻击，如计算机病毒、非法入侵、网络黑客等。 因此，建立办公自动化系统的安全防护体系，应该采取行政、法律和技术三方面措施，从办公自动化系统各个环节着手，特别是要提高计算机网络的安全性。二、 办公自动化系统的安全控制 (一)、内网安全控制 内网的安全有硬件系统安全、软件系统安全、用户合法使用资源和防计算机病毒等。 1网络服务器的安全。 这是硬件安全中的主要问题。对网络服务器一般要做磁盘镜像、
13、磁盘双工、服务器镜像。 2软件系统安全。 软件安全的基本要求包括：用户身份验证、访问控制、数据完整性、审计、容错等。 3用户合法使用资源。 主要包括以下内容：系统要识别进入者的身份并确认是否为合法用户的身份，只有识别与确认都正确，才允许此用户进入系统，访问资源；用户权限正确才能查询、检索数据；用户权限之内的数据及其相符的密级才能被用户查询、检索到，否则应拒绝用户查询、检索请求；对使用系统资源，涉及信息安全的有关操作，还应有一个完整的记录，以便分析原因，分清责任。 4计算机病毒及其防治。 计算机病毒对网络上计算机的攻击途径主要有： (1 )通过网络共享进行攻击 (2) 通过电子邮件系统进行攻击
14、(3) 通过FTP下载进行攻击。 (4)通过www浏览进行攻击。 (5) 通过系统漏洞进行攻击。 (二)、防范外网非法入侵 1设置防火墙(Firewall)2设置代理服务器(Proxy Server)3保密通信和加密方法。 传输数据的加密保护主要采用三种方式： (1)链路加密。用于保护在节点间传输的数据，对每条通信线路上的数据流进行加密保护，通过硬件实现。 (2)节点加密。它是对链路加密的改进，目的是克服链路加密在节点处易受非法存取的缺点，通过硬件实现。 (3)端对端加密。是指对信息源到信息目的地的每个信息加密，一般用软件来完成，也可用硬件来实现。它比前两种加密方式更安全。 常见的加密技术有专
15、用密钥方案和公共密钥方案。第三节 复印机的使用一、复印机的概念 它主要是用来复印大量文件、书刊等稿件；同时它还被应用于大幅面工程图纸的复印、显微胶片的放大复印等特殊用途。彩色复印机的出现将复印机的应用扩展到了许多新的领域。新一代复印机数码复印机，不仅使复印机增加了很多新的功能，而且使它从独立操作的脱机型设备向联机型方向发展，即它可以同计算机以及其他的办公自动化设备联机使用，从而又开拓了一系列新的应用领域。 复印机的分类： 1根据复印速度的不同，复印机可分为低速、中速和高速三个档次。以A4幅面的文档为准，低速复印机每分钟1030份;中速复印机每分钟3159份；高速复印机每分钟60份以上。目前国内
16、绝大多数办公场所只须要配备中速或低速复印机。 2按照幅面大小可分为：普通办公复印机，它能复印A5A3幅面的文档；工程复印机，它可复印大至A0幅面90cm120cm的图纸。 3按照复印时使用的纸张不同，可分为有药膜涂层和无药膜涂层的普通纸两种。 4按照工作原理的不同，复印机又可分为传统模拟复印机和数码复印机两种。数码复印机基本上相当于把扫描仪和激光打印机的功能融合在一起了。数码复印机采用了数字图像处理技术，可以进行复杂的图文编辑，大大提高了复印机的工作效率和复印质量，降低了故障率；易于升级成为A3幅面的高速激光传真机和高速激光打印机，甚至于扩展成为网络打印机。数码复印机必将成为复印设备的主导产品
17、并且可能与其它数字办公设备走上统一的道路。二、复印机的结构与工作原理 （一）复印机的主要构成及核心部件 静电复印机的基本结构因机器的类型不同而有所差异，但就其组成部件而言，是大体上相同的。一般地讲，静电复印机大致由以下部分组成。 1外部构造。 机器的外部主要是其外壳，它既对机器内的各部分起保护作用，也保证了操作者的安全。大多采用铁板、工程塑料制成。 (1)前护板：机器的前护板位于操作者一侧，是保养维修机器时经常需要打开的一侧。打开前护板即可见到机器的感光鼓轴、显影器、电极、纸路、清洁器、定影器等部件，还可以看到维修时需要调节的可变电阻及发生卡纸等故障停机后使用的复位按钮。 (2)两侧护板：机器
18、的两侧护板分别是插人纸盒的进纸口和输出复印品的出纸口，也有些机器的进纸口和出纸口位于同一侧，通常出纸口部分可以打开，为取出卡在定影器中的纸张提供了方便。打开两侧护板除了能看到进纸搓纸辊及出纸输送轮外，还可以看到部分线路板，其中也有一些是可以调节的元件。打开侧板时需要旋下几颗螺钉。 (3)后护板：机器的后侧护板内装有驱动齿轮、链条、输纸、显影，定影、原稿台扫描灯(或原稿台)等部件的电磁驱动离台器。机器的高压充电部件：高压发生器、电源和电极端头也在后护板内。除了维修机器时打开后护板，一般不可随意拆开。 (4)纸盒与接纸盘：纸盒是放人复印纸、插到机器中的容器，是机器外部部件之一，纸盒内有压力弹簧、纸
19、张压角及托纸板。接纸盘是接住复印品的托盘，一般为铁或塑料制成。有些复印机的纸盒连在机器上，位于机器前护板内的下部，可以推进拉出。有的机器还装有可以手工送入单张复印纸的供纸板，或可容纳2 000张复印纸的大型纸盒。 (5)其他部件：一些功能齐全的复印机还装有自动进稿装置，位于原稿台的上部，可以自动地将原稿输入并到达原稿台玻璃合适的位置；复印品自动分页装置可以加装在出纸口，对多份复印品进行分页，大大减轻了人的手工劳动。有些台式复印机还配有带脚轮的机器底座。 2内部构造。 (1)光学部件：光学部件位于机器的上部，包括：原稿台玻璃、曝光灯管、反射镜组、镜头和可调的曝光窄缝、防尘玻璃等，它们共同的作用是
20、将原稿上的光经反射、传递、透射到感光鼓的表面。 (2)感光鼓：位于机器的中心部位，有的机器感光鼓轴上装有小功率的感光鼓加热嚣，以防止感光鼓受潮。机器的其他部件都是围绕感光鼓发挥各自作用的。 (3)电极：电极位于感光鼓的周围，一般的机器都装有三个电极，分别为充电电极、转印电极和消电电极。也有些复印机的电极比较多。 (4)显影部件：显影部件位于感光鼓的一侧或下边，包括墨粉盒、显影辊、显影间隙刮刀、显影箱等几个都分。 (5)分离部件：分离部件由分离片(或分离带)、分离辊、小弹簧等构成，其作用是将转印过的纸张从感光鼓上剥离下来。也有的复印机采用负压分离或电极分离方式，用空气或静电将纸张吸引下来。(6)
21、定影部件：定影部件位于机器的出纸口一侧，它主要由定影加热灯管(或加热丝)、定影加热辊(或加热板)、定影压力辊、恒温元件(热敏电阻)、清洁润滑组件(硅油盒、油毡盒等)构成。(7)清洁部件：清洁部件一般安装于感光鼓的上部，清洁刮板或毛刷与感光鼓紧密接触，清扫残余墨粉。清除下来的墨粉被磁辊吸附，回收继续使用，有些机器则要求不能重复使用。清洁部件还包括消电灯管，它位于消电电极附近，利用光照消除感光鼓表面的残余电荷。 (8)输纸部件：输纸部件由上、下纸盒搓纸辊(轮)、纸张对位辊、纸张传递带以及定影器中的上、下定影辊和排纸辊等部件构成，它们共同完成使纸张行进的任务。 (9)机械驱动系统：驱动部分的零部件很
22、多，其中主要有：主电动机、光扫描(或原稿台)电磁驱动离合器、显影部件驱动离合器、送纸部件驱动离合器、定影部件驱动离合器。感光鼓驱动离合器等，这些部件都安装于机器后部。 (10)电气装置：这部分包括：电源部件、高压发生装置、偏压控制电路、显影控制电路、操作驱动电路、灯光控制电路、继电器控制电路、时序脉冲控制电路以及位于机器各部分的传感器(光电开关或超声波开关)、微动开关等。电路的印刷线路板多位于机器后部及两侧主控板位于机器前侧。目前，在电路上已采用了微处理器和大规模集成电路，极大地提高了电路的集成度和自动化程度，也使机器的体积大为缩小。 2复印机的工作原理与复印过程 复印机工作的整个工序是一个光
23、电物理变换过程，原理是利用电荷同性相斥、异性相吸的道理。它的具体过程是先充电于感光板的感光层上，再将原稿面对感光层进行曝光，这样感光层上就形成了原稿的图形，即静电潜象。感光板上由负电荷构成的静电潜象，用带正电荷的墨粉显影，再通过加热熔化或常温加压等方法使墨粉固定于纸上。四、复印机的使用 复印机的操作程序 开机预热：打开总电源开关，使定影器的预热升温。机器预热完毕后会出现提示，如输入用户密码。 准备工作：检查稿台玻璃是否清洁无划痕，如果有可用软质的玻璃清洁物清洁玻璃。复印前应检查所选用的复印纸尺寸，纸张摆放方向，以便放置原稿。最好先将原稿上不清楚的字迹或线条描写清楚，避免印完后再进行加工。如果是
24、装订的原稿，应尽量拆开，以保证原稿与稿台玻璃充分接触。原稿必须放在稿台玻璃相应的标线(尺寸)之内，复印机对常用纸型一般都有标线；再将原稿盖板尽量盖严，以免因漏光使复印品出现黑边。 选择复印倍率：对有放大、缩小功能的机器来说，要在复印前预置所需的放大或缩小倍率，以便据此选择合适的复印纸尺寸。倍率选择有两种表示方式：一种是以纸型尺寸表示，如B5-B4或A3-A4；另一种是以百分比表示，如缩放至1.2%或0.8%。 装入复印纸：根据所需的大小装入复印纸，机器会自动选择已装入的某种尺寸的复印纸，并在操作面板上显示出所选的纸型，如果显示不出则说明机内没有装入此种尺寸的复印纸盒，要重新装入。装纸前应将纸张
25、抖松，避免纸张粘结。还应检查复印纸是否有未裁断、撕破、毛边及不完整等情况，发现时要挑出来，以免影响机器的正常运行。必须在装入纸张时，将纸盒或手工送纸导板调节到与纸张大小相符。 预置复印数量：复印数量的预置分为旋钮式和按触式。旋钮式可直接旋至所需的数字；按触式则像电子器上的数字健一样，以手指触压选定，如设错可按清除键清除，然后重新设定。 浓度调节：原稿的色调深，就应加大曝光量；原稿色调淡，可向相反方向调整。实际操作中可按面板上的标志调节。一般可先试印一张，再根据实际情况调节浓度控制，然后进行多份复印。 在复印工作中经常会遇到原稿有污迹，或只需复印原稿局部、特厚原稿产生阴影等情况，这时可用一张白纸
26、遮住这些部分，然后放在稿台上复印，即可去掉。如原稿不可拆分且纸张较薄，为防止透出下一页图像，可在原稿后垫一张白纸，五、复印机的维护与保养 （一）、维护与保养的内容 复印机需要保养的部位可分为两大部分：机腔(机内各部件)和光学系统。 （三）、常见问题与处理 卡纸故障：复印机偶然卡纸属正常情况，但频繁卡纸，就必须检查维修了。首先要确定卡纸部位，如发现零件明显损坏，更换即可。如无任何零件明显损坏，也无任何阻碍物，但却频繁卡纸，可在以下几部分查找。 如供纸部位卡纸，首先应检查所用纸是否合乎标准(纸张重量、尺寸、厚度、干燥度)。未能解决，可在纸盒里只放几张纸，然后走纸，如果搓不进或不到位，可判定是搓纸轮
27、或搓纸离合器的问题。如果搓纸到位，但纸不能继续前进，则估计是对位辊打滑或对位离合器失效所致。有些机型搓纸出现歪斜，可能是纸盒两边夹紧力不等引起的。另外，操作人员插放纸盒用力过大，造成上层几张纸脱离卡爪，也是卡纸的原因。 如定影部位卡纸，应检查定影辊分离爪尖端磨钝情况或小弹簧有未疲劳失效。出纸厂口的输纸辊长时间使用严重磨损后，也会频繁卡纸。至于定影辊严重结垢后也会造成卡纸。如还是不能解决，就应找专业维修人员检修。 (二)、计算机网络的概念计算机网络是在网络协议控制下，通过通信设备和线路来实现地理位置不同且具有独立功能的多个计算机系统之间的连接，并通过网络操作系统等网络软件来实现资源共享。(三)、
28、网络的基本功能 1资源共享。 资源共享是计算机网络最主要的功能。这里的资源可以包括硬件，也可以是软件和数据。 2信息传送（数据传输）。 信息传送是计算机网络最基本的功能，为分布在不同地区的人们提供了强有力的通信手段。 3提高系统的可靠性和可用性。 在一个较大的系统中，个别部件或计算机出现故障是不可避免的，网络中的各台计算机可以彼此作为后备机。另外，当网中某台计算机负担过重时，可以将新的任务转交给其他较空闲的计算机去完或，均匀负担，提高了每台计算机的可用性。 4节省费用，易于扩充。 一般小型计算机比大型计算机有更高的性能价格比。随着工作负荷的不断增长，计算机系统常需要不断扩充。单个计算机系统扩充
29、至极限时，就不得不以更大的计算机来更换，而网络中主机的增加就相对比较容易。 5易于进行分布处理。 对于一些大型的综合性问题，通过一些算法将任务分交给网络中不同的计算机，网络中的各个主机在操作系统的合理调度和管理下，使用户根据需要合理地选择网内资源就近快速地进行处理。二、网络协议 (一) 网络协议的概念 协议是用来描述进程之间信息交换过程的一个术语。协议就是通信双方为了实现通信所连行的约定或所作的对话规则。在计算机网络中，两个互相通信的实体必须处于不同的地理位置，需要通过交换信息来协调它们的动作和达到同步。而信息的交换必须按照预先共同约定好的过程进行。 (二) TCP/IP协议TCP/IP(Tr
30、ansmission Control Protocol/Internet Protocol)称为传输控制协议/网际协议，它是迄今为止最成功的网络体系结构和协议规则，因为它使Internet具有了通信功能，并使得Internet上的每一台网络服务器能够彼此共享网络资源。我们知道，连接在Internet上的每台计算机并不都是运行Windows 95，windows 98等操作系统的PC机，连接在Internet上的还有型号不同且操作系统不同的各类大、中、小型计算机，如果它们之间需要相互连接就必须使用同一种标准“语言”，TCP/IP协议就是这样一种标准“语言”，它起到了彼此沟通、构架桥梁的作用。IP
31、协议负责按地址在计算机之间传输信息，TCP则保证传输的信息是正确的。 (三) Internet的协议体系 在网络体系结构中，现代的计算机网络都采用了层次结构。信息在传递过程中，通信双方在同一层次上应遵循相同的协议，Internet也不例外。Internet的TCP/IP协议集有应用层、传输层、网际层、网络接口层和物理层。Internet协议体系的核心是IP协议，在其上运行的是两个传输层的协议TCP和用户数据报文协议UDP(User Datagram Protocol)。TCP在数据传送前先建立连接，传送后又拆除连接，就像打电话要接通与挂断电话一样，这种方式能保证数据在传送过程中的按序到达，虽然
32、麻烦却比较可靠，这种方式被称为面向连接的方式。UDP不需要建立和拆除连接，每个数据报文都独立传送，就像每封信都单独邮寄一样，这样做比较简单，但不能保证数据的按序到达，这种方式称为无连接方式。TCP协议先于UDP协议出现，高层的应用可以选择任何一种方式。由于TCP的先出现，Internet的协议便常称为TCP/IP协议集。第二节 因特网我国的Internet发展概况 早期直接与国际Internet连接的网络有4个：中国科技网CSTNet、中国教育科研网CERNET、中国公用计算机互联网China Net、中国金桥信息网CHINAGBN。二、Internet的基本功能收发电子邮件（E-mail），文件传输（FTP），远程登录（Telnet），新闻组（Usenet），查询服务（搜索引擎），信息资源
