1、物资采购合同管理制度完整版物资采购合同管理制度物资采购合同管理制度模板范文第一章总则第一条目的。为了规范采购合同签订的管理，保证交易的可靠有效，降低采购风险，最大限度维护企业利益，特制定本管理制度。第二条适用范围。本制度适用于生产原辅料、外协加工、设备、工装模具、办公用品等交易金额在5000元以上的采购。第三条权责划分。1采购部负责合同条款的商讨、草拟和合同的履行跟踪。3总经理或其授权人负责合同签订的批准。4财务部负责合同原件的保管。第二章合同拟定、审批和签署第四条合同拟订。1合同拟订必须在进行供应商调查和询价、比价的基础上进行。2采购合同主管根据对方资信情况，起草符合本制度规定的采购合同。第
2、五条合同必要条款。1交货地点、方式。2交货期。3包装要求。4规格、特性指标。对于有特殊品质要求或内在性能较为复杂的货品，如设备、非标准件等，应做详细要求，必要时签订技术协议书。5验收。（1）供应商应严格遵守合同约定，按期、如数、保质于指定地点交货。（2）供应商供应的货品必须为完好新品。（3）验收工作由企业进行，供应商可提供必要的技术支持，但对企业的最终判决不得持有异议。对长期合作的供应商可将抽样方式、样品试验、判定基准与对方沟通清楚。6标识要求。对不同批号混用可能导致品质问题或带来生产不便的货品如布料或易于混淆的货品，应要求明确标识，以便进行区分管理。7不合格品处理。（1）不合格品应由供应商取
3、回，并由企业另定期限补齐。（2）鉴别不合格品时所产生的人工费用由供应商承担。（3）企业降低验收水准接受供应商的货品时，货款应酌情折让。（4）因货品不合格所产生的一切损失及费用由供应商负担。8保密条款。供应商不得泄露企业订购物品或估价的零件、材料规格、数量、货物及其他业务机密。9付款方式。（1）应尽量采用货到后每月按特定时间段付款的方式；（2）如采取付定金%，货到付%，验收合格在一个月后付%的方式，原则上定金不超过%，最后一笔款在%以上。（3）款到发货的方式应尽量避免，不得已时也应以此为条件争取折扣。第六条合同审批。1采购部将拟订的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。2公司财务部主要负责对合同
4、价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。3公司法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。4公司副总负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。5公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见。6公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署合同。第七条长期合同。1对于长期、稳定的供应商，可采取签订一份总合同（如一年期），此后以每一采购单作为合同附件的方式进行交易。2采购经办人与供应商谈妥合同条款后
5、，应拟订合同，将合同评审表提请公司总经理审核、批准。第三章合同履行第八条合同履行。1合同生效即具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。2在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账形式做详细、全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。如合同履行困难，必须及时向相关参与合同管理的部门通报和报告相关公司领导。第九条合同变更。严格按照合同约定维护公司权利和履行相关义务。在合同履行中出现下列情况之一，执行机构应及时报告公司，并按照国家法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商
6、变更或解除合同。1由于不可抗力致使合同不能履行的。2由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。3因情况变更，致使我方无法按约定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。4其他合同约定的或法律规定的情形出现。第十条合同发生纠纷时，会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。第四章合同保管第十一条采购部签署合同后，应将合同原件送财务部进行统一保管。第十二条采购部留存采购合同的复印件备查，同时将合同复印件送生产部、质量管理部、技术部各一份。物资采购合同管理制度物资采购合同管理制度模板范文第一章总则第一条目的。为了规范采购合同签订的管理，保证交易的
7、可靠有效，降低采购风险，最大限度维护企业利益，特制定本管理制度。第二条适用范围。本制度适用于生产原辅料、外协加工、设备、工装模具、办公用品等交易金额在5000元以上的采购。第三条权责划分。1采购部负责合同条款的商讨、草拟和合同的履行跟踪。3总经理或其授权人负责合同签订的批准。4财务部负责合同原件的保管。第二章合同拟定、审批和签署第四条合同拟订。1合同拟订必须在进行供应商调查和询价、比价的基础上进行。2采购合同主管根据对方资信情况，起草符合本制度规定的采购合同。第五条合同必要条款。1交货地点、方式。2交货期。3包装要求。4规格、特性指标。对于有特殊品质要求或内在性能较为复杂的货品，如设备、非标准
8、件等，应做详细要求，必要时签订技术协议书。5验收。（1）供应商应严格遵守合同约定，按期、如数、保质于指定地点交货。（2）供应商供应的货品必须为完好新品。（3）验收工作由企业进行，供应商可提供必要的技术支持，但对企业的最终判决不得持有异议。对长期合作的供应商可将抽样方式、样品试验、判定基准与对方沟通清楚。6标识要求。对不同批号混用可能导致品质问题或带来生产不便的货品如布料或易于混淆的货品，应要求明确标识，以便进行区分管理。7不合格品处理。（1）不合格品应由供应商取回，并由企业另定期限补齐。（2）鉴别不合格品时所产生的人工费用由供应商承担。（3）企业降低验收水准接受供应商的货品时，货款应酌情折让。
9、（4）因货品不合格所产生的一切损失及费用由供应商负担。8保密条款。供应商不得泄露企业订购物品或估价的零件、材料规格、数量、货物及其他业务机密。9付款方式。（1）应尽量采用货到后每月按特定时间段付款的方式；（2）如采取付定金%，货到付%，验收合格在一个月后付%的方式，原则上定金不超过%，最后一笔款在%以上。（3）款到发货的方式应尽量避免，不得已时也应以此为条件争取折扣。第六条合同审批。1采购部将拟订的合同初稿交相关部门审核并使之提出建议。2公司财务部主要负责对合同价款的形成依据、款项收取或支付条件等条款进行审查并提出意见。3公司法律顾问主要对合同内容条款的合法性进行审查并提出审查意见。4公司副总
10、负责对合同所涉内容进行全面审查并提出审查意见。5公司总经理根据相关部门所提意见、办理程序的规范性以及其他认为需要审查的内容对合同进行审阅并签署意见。6公司采购部根据公司总经理的审查意见修改合同文本，并将总经理审查意见、合同签署相关附件等文件再次报送审查后，由公司总经理或受总经理委托的合同签署代理人正式签署合同。第七条长期合同。1对于长期、稳定的供应商，可采取签订一份总合同（如一年期），此后以每一采购单作为合同附件的方式进行交易。2采购经办人与供应商谈妥合同条款后，应拟订合同，将合同评审表提请公司总经理审核、批准。第三章合同履行第八条合同履行。1合同生效即具有法律约束力，公司必须按合同约定全面履
11、行规定的义务，遵守诚实信用原则，根据合同性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。2在合同履行过程中，合同承办单位应对合同的履行情况以履约管理台账形式做详细、全面的书面记录，并保留相关能够证明合同履行情况的原始凭证。如合同履行困难，必须及时向相关参与合同管理的部门通报和报告相关公司领导。第九条合同变更。严格按照合同约定维护公司权利和履行相关义务。在合同履行中出现下列情况之一，执行机构应及时报告公司，并按照国家法律法规和公司有关规定及合同约定与对方当事人协商变更或解除合同。1由于不可抗力致使合同不能履行的。2由于对方在合同约定的期限内没有履行合同所规定的义务。3因情况变更，致使我方无法按约
12、定履行合同，或虽能履行但会导致我方重大损失的。4其他合同约定的或法律规定的情形出现。第十条合同发生纠纷时，会同法律顾问与合同对方协商解决，协商不成需进行仲裁或诉讼的，协助法律顾问办理有关事宜。第四章合同保管第十一条采购部签署合同后，应将合同原件送财务部进行统一保管。第十二条采购部留存采购合同的复印件备查，同时将合同复印件送生产部、质量管理部、技术部各一份。2020采购合同管理制度1.公司采购合同的内容公司采购合同的条款构成了采购合同的内容，应当在力求具体明确，便于执行，避免不必要纠纷的前提下，具备以下主要条款：(l)商品的品种、规格和数量商品的品种应具体，避免使用综合品名;商品的规格应具体规定
13、颜色、式样、尺码和牌号等;商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出。必要时，可附上商品品种、规格、数量明细表。(2)商品的质量和包装合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家或部颁标准;无国家和部颁标准的应由双方协商凭样订(交)货;对于副、次品应规定出一定的比例，并注明其标准;对实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款;对商品包装的办法，使用的包装材料，包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等，均应有详细规定。(3)商品的价格和结算方式合同中对商品的价格要作具体的规定，规定作价的办法和变价处理等，以及规定对副品、次品的扣价办法;规定结算方式和结算程序。(4)交货期限、地点和发
14、送方式交(提)货期限(日期)要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定。同时，应明确商品的发送方式是送货、代运，还是自提。(5)商品验收办法合同中要具体规定在数量上验收和在质量上验收商品的办法、期限和地点。(6)违约责任签约一方不履行合同，必将影响另一方经济活动的进行，因此违约方应负物质责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定，供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品;不按合同中规定的商品质量标准交货;逾期发送商品。购买者有逾期结算货款或提货，临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。合同中应规定，在什么情况下可变更或
15、解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等。此外，采购合同应视实际情况，增加若干具体的补充规定，使签订的合同更切实际，行之有效。2.采购合同的签订(l)签订采购合同的原则合同的当事人必须具备法人资格。这里所指的法人，是有一定的组织机构和独立支配财产，能够独立从事商品流通活动或其他经济活动，享有权利和承担义务，依照法定程序成立的企业。合同必须合法。也就是必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。签订合同必须坚持平等互利、充分协商的原则。签订合同必须坚持等价、有偿的原则。当事人应当以自己的名义签订经济合同。委
16、托别人代签，必须要有委托证明。采购合同应当采用书面形式。(2)签订采购合同的程序签订合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商，取得一致意见，并签署书面协议的过程。一般有以下五个步骤：订约提议。订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺，即提议人在答复期限内受自己提议的约束。接受提议。接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，经过双方签署书面契约，合同即可成立，也叫承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件，应认为是拒绝要约，而提
17、出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中签订合同的双方当事人，就合同的内容反复协商的过程，就是要约新的要约一再要约直到承诺的过程。填写合同文本。履行签约手续。报请签证机关签证，或报请公证机关公证。有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证。对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。3.公司采购合同的管理采购合同的管理应当做好以下几方面的工作：(l)加强对公司采购合同签订的管理加强对采购合同签订的管理，一是要对签订合同的准备工作加强管理，在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握企业的经营情
18、况、库存情况和合同对方单位的情况，依据企业的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。另一方面是要对签订合同过程加强管理，在签订合同时，要按照有关的合同法规规定的要求，严格审查，使签订的合同合理合法。(2)建立合同管理机构和管理制度，以保证合同的履行企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报检查制度，以统一保管合同、统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施，处理违约，提出索赔，解决纠纷，保证合同的履行。同时，可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的实现。(3)处理好合同纠纷当企业的经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成时，企业
19、可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。(4)信守合同，树立企业良好形象合同的履行情况好坏，不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。因此，加强合同管理，有利于树立良好的企业形象。采购合同管理制度采购合同管理制度总则1.为规范公司对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及公司的利益，特制定本制度。2.本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。采购合同的编写1.公司采购部是采购合同的对口管理单位，负责公司采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。2.公司一次性采购物品金额高于3.采购合同的编写程序。1)选
20、择供应商。必须是公司认可合格供应商。2)进行谈判。采购部应与合适的供应商展开谈判，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量、供货方式、货款支付等方面的谈判，并根据谈判所形成的方案选择对公司最有利的供应商。3)拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，报送法律顾问审核及总经理分管副总进行审批。4)拟写正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理分管副总的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。4.正式的采购合同必须包括以下九个方面的主要内容。1)合同签订双方的姓名、地址和联系方式。2)采购物品的单价、总价。3)采购物品的数量与规格型号。4)采购物品的品
21、质和技术要求。5)采购物品的履约方式、期限、到货地点。6)采购物品的验收标准和方式。7)付款方式和期限。8)售后服务和其他优惠条件。9)违约责任和解决争议的方法。5.采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，表达必须严谨。采购合同的签订1.与公司签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托别人代签，采购部应审验其委托证明。2.公司与供应商签订的合同必须采用书面形式，其他任何形式的合同视为无效合同。3.对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即公司将合同拟订好后传送给供应商，供应商进行盖章签字后回传，公司盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。
22、4.签订后的合同由财务部保管。采购合同的执行与控制1.合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备公司所需的物品。2.采购部应配合质量管理部做好采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。3.采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程逐次、详细地进行书面登记，并保存好能够证明合同履约的原始凭证。4.对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工过程周期长、变数多、监控过程比较复杂的现象，要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到公司。如果
23、供应商提供的物料将延缓公司的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。5.在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为公司的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。6.采购部应本着经济型的原则做好物料的采购进度控制工作，既保证仓库中的采购物料库存最低，同时还能保证采购物料满足生产的需求。采购合同的修改与终止1.在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按量供应的采购物料，采购部经调查核实，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件进行执行。2.在合同执行过程中，若外部市场环境发生
24、变化（例如原材料价格或工资出现上涨，供应商无法按合同规定的价格交货）采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。3.在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后，可与供应商进行协商签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件执行。4.有下列情形之一者，视为合同终止。1)因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。2)因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔偿事宜。3)出现违背合同条款的状况。4)逾期没有履行合同约定的。5)发生符合合同条款中合约解除的事项。合同纠纷的处理与合同管理1.当公司与供应商所签订的合同出现纠纷时
25、，其一般采取如下处理方法。1)与供应商协商解决2)请第三方协调解决。3)由仲裁机构进行仲裁。4)通过法律途径解决。2.采购合同的签订人员与资料管理人员要遵守合同的管理纪律，有下列情形之一者，公司将根据情节的轻重进行相应的处理。1)泄露合同内容。2)私自更改合同内容。3)丢失合同。4)在合同签订做资料保管中损害公司利益。3.参与采购合同履行与监督的人员违反公司的相关规定，给公司造成经济损失和其他损失的，公司将根据性质与情节轻重对责任人进行行政和经济处罚，情节严重者将依法追究其法律责任。附则1.本制度未尽事宜，依照国家相关的法律、法规和政策执行。2.本制度自总经理分管副总办公会议审议后执行。采购合
26、同管理制度第1章总则第1条为规范工厂对采购合同的管理事宜，做好采购合同的编制、签订、执行、修改等工作，使其符合采购管理的要求及工厂的利益，特制定本制度。第2条本制度适用于对采购合同管理的相关事宜。第2章采购合同的编写第3条工厂采购部是采购合同的对口管理部门，负责工厂采购合同的编制、签订、执行、控制等管理事项。第4条采购合同的编写程序。1.调查供应商。在编写合同前，采购部应组织专人对初选供应商名单中的供应商展开调查，调查的主要内容包括供应商的经营范围、银行资金、履约能力、技术水平、管理水平、产品质量、法人资格、信用等级等方面，以确定可进行谈判的供应商。2.进行谈判。采购部应与合格的供应商展开谈判
27、，谈判内容包括采购物料的价格、数量、质量以及供货方式、货款支付等，并根据谈判所形成的方案选择对工厂最有利的供应商。3.拟定草案并评审。采购部应根据谈判所形成的方案拟定采购合同草案，并交各部门进行评审，同时报送法律顾问及总经理进行审批。4.拟定正式的采购合同。采购部应根据各相关部门、法律顾问及总经理的意见对采购合同草案进行修订，并据此形成正式的采购合同。第5条正式的采购合同主要包括以下九个方面的内容。1.合同签订双方的姓名、住所和联系方式。2.标的的全称、价格及报酬。3.标的的数量和规格型号。4.标的的品质和技术要求。5.标的的履约方式、期限和地点。6.标的的验收标准和方式。7.付款方式和期限。
28、8.售后服务和其他优惠条件。9.违约责任和解决争议的方法。第6条采购合同的条款内容必须齐备、明确、具体，文字的表述必须严谨。第3章采购合同的签订第7条工厂采购合同原则上由总经理负责签订，但金额在5000元以下时经过总经理的授权可委托采购部经理出面代表工厂进行合同的签订。第8条与工厂签订采购合同的供应商必须具有法人资格，并以其自己的名义签订采购合同，如果委托他人代签，采购部应审验其委托证明。第9条工厂与供应商签订的合同必须采用书面的形式，不能采取其他任何形式，否则视为无效合同。第10条对于金额在10万元以下的采购合同，可以采用传真的方式进行签订，即工厂将合同拟订好后传真给供应商，供应商进行盖章签
29、字后回传，工厂盖章签字后发给供应商回执，视为合同成立。第11条签订后的合同由财务部保管采购合同的原件并复印三份，分别交行政部、采购部及法律顾问处进行保管。第4章采购合同的执行与控制第12条合同签订后即具有了法律约束力，采购部应及时向供应商发送订货单，使供应商及时准备工厂所需的物料。第13条采购部应配合质量管理部进行采购物料的进厂验收工作，当所采购的物料不符合合同所约定的质量要求时，采购部应积极联系供应商进行处理。第14条采购的所有物料都必须附带由供应商提供的验收报告，且在验收报告中有供应商的签章。第15条采购部应建立合同履约的管理台账，对双方的履约进程进行逐次、详细的书面登记，并保存好能够证明
30、合同履约的原始凭证。第16条对于供应商需要按照样品或图纸加工的物料，如果存在加工周期长、加工变数大、监控过程比较复杂的现象，应要求供应商提供进度安排，采购部根据进度安排与供应商进行联络，进行积极的协商，确保物料能够及时运送到工厂。若供应商提供的物料将延缓工厂的生产，采购部应减少在供应商处的采购数量并与其他供应商联系，增加采购数量。第17条在合同的执行过程中采购部要处理好与供应商的关系，将供应商视为工厂的战略发展伙伴，便于在生产旺季加大物料采购时能够得到及时供应，在生产淡季时能够缩减或取消物料采购的数量。第18条采购部应本着经济性的原则做好物料的采购进度控制，既保证仓库中所采购的物料库存最低，同
31、时保证库存物料满足生产的需求。第5章采购合同的修改与终止第19条在合同执行过程中，因供应商的原因造成无法按需求量供应的采购物料，采购部经调查核实后，可与供应商签订新的采购物料的数量规定，作为采购合同的附件予以执行。第20条在合同执行过程中，若外部市场环境发生变化，因原材料价格或工资上涨而导致供应商无法按合同规定的价格交货，采购部可与供应商进行协商，签订新的供货价格的条款，作为采购合同的附件执行。第21条在合同执行过程中，若因不可抗力导致供应商无法按时交货，采购部经过核实后可与供应商进行协商、签订双方的延期交货规定，作为采购合同的附件予以执行。第22条有下列情形之一者，视为合同终止。1.因不可抗力导致合同无法继续执行，双方同意取消合同。2.因市场环境或需求的变化一方提出取消合同，由双方协商解决赔
