1、物业管理招投标及方案编制及VI制作第一章 物业管理招投标及方案编制随着物业管理这一新兴行业的蓬勃发展，大批物业管理企业在我国大中城市应运而生，这将加速物业管理市场机制的形成，同时，也促进物业管理企业向企业化、经营型方向发展。有市场就有竟争，业主与企业之间也才能够双向选择，实现优胜劣汰，于是采用招投标的形式来确定物业管理就成为一种时尚。本章就物业管理的招投标过程及方案的编制作概要阐述,以供参考。笫一节 物业管理招标过程 制定招标文件物业开发建设单位按程序编制开发规划和项目建设书，报送有关部门批准后，确定开发项目，提出用地申请，得到有关部门批准后，即可进行物业管理招标工作，制定招标文件，以便在项目
2、设计阶段物业管理就能早期介入，从后天管理维护角度评判设计方案是否合理。招标文件一般包括投标须知、物业管理招标书和部分物业的设计图纸。一、投标须知投标须知应包括投标单位须知、关于投标的主要要求、合同格式与合同条件等主要内容。投标单位须知的基本内容是：（1）出具投标保证书，用于保证投标后不中途退标，否则投标保证金将予以没收。保证金约占投标物业年度管理费总额的5，保证期限到定标时为止，一般为36个月，不中标者予以退回。办理保证书的具体手续是经由银行出具的担保书。（2）明确保密要求。投标文件具保密性质，不得泄密，以避免竞投企业之间互相串通而提高投标价格。（3）要有“不选择最低标价”的申明。按国际惯例，
3、均有一条“业主不约束自己接受最低标价”的规定。（4）明示递送投标书的程序。如投标书所用的文字、份数、地址、截止时间、递送方式和有关证件等。 （5）明文规定开标与评定时间，尤其要明确评定投标的标准，其标准尽可能量化，如采用“优点计分制”则在文件中应详明其内容。关于投标的主要要求（1）对投标的物业管理企业，在中标以后签订合同以前，必须先交纳履约保证书，用以确保合同的履行。保证书中有一项为保证金，保证金额可具体规定一定额度。（2）对开发商或业主不采用最低价的承认，以免除投标的物业管理企业对选标权的争议。关于合同格式和条件在“须知”中要说明开发商或业主管理委员会与物业管理企业签约的合同格式和条件，以便
4、投标的企业明确中标后将要承担的责任、义务和权利。二、物业管理招标书开发商或业主管理委员会在招标书中，应具体而详尽地说明本次招标所要求管理的物业的基本情况，通常是列出物业的地理位置、占地面积、建筑面积、楼宇类型、户型、住房套数、拟入住人数以及各个组成部分，诸如建筑物的结构、建筑材料的选用、设备与设施的配套安装、内外环境及共用设施等情况均要作精确描述，不能使用含糊不清的文字，以便投标单位核算各项管理成本和确定管理模式。在招标书中或用附件详细列出物业管理内容及要求，大抵包括如下项目：（1）竞投单位拟采用何种方式和拟出物质装备计划。管理方式包括内部管理架构、工作流程、激励机制、信息反馈渠道；物质装备计
5、划包括管理人员住房、管理用房、器械工具以及有关通讯、治安等用品。（2）管理人员配备。包括干部、员工的人数、文化素质、任用方式、岗位配置等。（3）管理人员的培训。包括计划方式目标等。（4）档案的建立与管理。包括竣工验收资料、房屋单体竣工图、住户档案、装修管理、维修档案、投诉与回访记录等。（5）管理规章制度。包括公众制度、单位内部岗位责任制、管理运作及人员考核制度等。（6）各项指标的承诺。大体包括各项建筑物和各种设施的完好率、治安消防事故发生率、管理费用收缴率、违章发生与处理率、维修回访率、住户满意率等近20项。（7）社区文化。包括场地、设施、活动计划等。（8）便民服务。按有偿服务与无偿服务逐项分
6、列。（9）经费收支预算。主要列明收入及支出项目的预算，按文件规定测定或按市场价测定，其次要列出收入盈亏情况测算，增收节支措施。（10）管理新构想。一般针对当时当地实际情况，提出一些如何提高管理服务水平的设想，既要务实，又力求创新。以上项目应逐一列举，体现出合理、先进、完备、可行，招标领导机构将以此评标。三、提供计算方案和设计图纸若是新建物业，则要在招标文件中提供规划设计和设计意向方案；若是已建成物业，则要提供设计图纸，以便投标者作详细了解而正确合理计算出管理费标价。 发出招标邀请函或通知书，出售招标文件若是采用选标方式，则要向选定的若干家物业管理企业发出邀请书，出售招标文件；若采用公开招标方式
7、，则要对报名投标单位逐一进行经营资质预审，经审查合格的方能发给招标文件。资质预审包括企业的名称、性质、注册资金、管理经验绩效、技术力量等情况。 召开标前会议招标机构在开标前召集一次会议，主要是汇集研究投标单位提出的各类问题，提出统一解答。 开标和定标为了真正贯彻“公平、公正、合理”的原则，开发商或业主委员会在开标过程中应即时计分，即时公布招标结果，在开标过程中，应聘请监督员和公证员。招标机构必须持客观中立立场，用招标文件中同一把尺子去衡量所有投标书。公开招标一般采用会议形式开标定标，由招标领导组聘请行业专家组成评标委员会，在开标会上，般是当场启封标书，逐项阅读后无记名评分，再根据标书内容评委提
8、出询问，由投标单位代表答辩，评委当场评分。标书得分和答辩得分按一定比例计入总分。合计总分时，去掉最高分和最低分，求平均分，平均分最高者中标。公证人进行公证后，中标方为有效。第二节 物业管理投标过程、确定投标意向并成立工作机构物业管理企业在获得招标信息后，即可按企业的拓展计划，确定投标意向，相应成立投标工作领导组，由公司总经理或有关部门经理及方案编制人员组成，开展可行性研究工作。二、获取招标文件收到招标邀请函或通知书后，投标工作小组应迅速组织齐备公司经营资质的有关资料和证件，按招标单位规定送交预审，获取招标文件后，应详细阅读文件内容，熟知各项要求，特别是对招标文件中如投标保证书、履约书、奖罚措施
9、等项应仔细分析研讨，并向招标单位确认投标书中不清楚事项，以便作准备。三、考察物业现场投标单位应多次组织人员到物业现场进行现场实地考察，对照图纸、设计说明书及招标文件有关内容、仔细分析，从而为管理方案的构想奠定基础。四、成本测算投标单位应组织富有经验的财会人员和物业管理人员根据拟承接物业的管理服务范围、类型、档次、标准等进行专题分析，作出较为精确的测算，对国家规定的管理服务单价可不必计算。在确定单价时，要从竞争战略高度和战术要求上去推敲，单价确定后与工作量相乘，便可得出管理服务费总标价。五、编制标书投标单位在作出投标报价决策之后，就应组织编写人员分工合作，按照招标文件中的各项要求编制标书。投标书
10、的主要内容（详见后文第三节“方案编制”和第五节“方案范例”概要介绍如下：1介绍投标企业的概况和经历首先介绍投标单位的位置、规模、经营资质等级、企业性质、机构、资本、人员结构等基本情况，着重介绍现辖物业类型、名称、管理面积及历年获得的效绩、成果、经验。2分析投标物业的管理特点通过对投标物业建筑架构、配套设施、周边环境、居民结构等方面进行分析、综合其布局、功能上的特点，列出管理上的难点，提出相应的管理措施。3拟定质量管理目标和采用的管理方式质量管理目标，是指管理单位在合同期内应取得怎样的社会效益、经济效益、环境效益，其质量考核标准以国家职能部门和当地主管部门制定的相关法规文件为依据。管理方式，是指
11、管理单位对投标物业在管理运作、综合服务等方面拟采用的方式，如实行“一体化管理”、“以区养区”，推行IS09002质量体系规范化运作等方式。拟定管理服务内容包括开发建设期间将提供的管理服务内容、物业竣工验收期间的管理服务内容、住户入住及装修期间的管理服务内容、实质运作期间的管理服务内容。重点是实质运作的管理服务内容，大体分为房屋管理、保安、清洁、维修、绿化、维修、社区文化活动等七大服务，内容力求周详。物质装备计划本着合理配置、保障利用的原则，对员工住房、管理办公用房以及各类设备和用具，拟出一个周密的计划，计划中应确切列出住房面积、物品分类单价及金额，以求切实可行。6管理人员配备根据物业实际需求设
12、置管理骨干、专业人员，力求精简高效，在管理层、操作层人员的年龄、学历、职称（技术等级）、用工类型上均要按一定比例配置。对各岗位人员应制订出相应的岗位职责和条件。7管理规章制度包括管理单位员工内部制度和约束各方的公共契约，各项制度均要以国家法律为准绳，以地方政府相关法规为依据，结合实际而定，使之具有合法性、实用性和可操作性，也才能产生约束力。8档案建立与管理的设想应按标准化、电脑化建立档案管理流程，将系统收集环境资料（图片）、建筑工程资料、图纸、住户档案资料、装修维修记录、文书档案、财务报表、小区荣誉等各类资料进行整理、分类、编目进人电脑贮存，以备检查利用。9经费收支预算根据招标文件中提供的数据
13、，以及实地考察了解到的材料进行测算，制订经费收支测算表。10提出经营、管理、服务的新思路为提高管理水平，投标者可在创建安全文明单位、实施科学化、规范化管理、开展增收节支、服务承诺等诸方面提出既务实又能体现创新的大思路，以保证管理目标的实现。以上仅是标书的基本内容，至于详略取舍可依据所投物业的实情而定。六、编制和封送标书应注意的几个问题1投标文件中的每一空白均须填写，如有空缺，则视为放弃意见。2投标文件应字迹清楚、整洁、纸张统一，装帧美观大方，最好用打字方式。3计算数字要准确无误，无论单价、合计、分部合计、总标价及其大写数字均应仔细核对。4不得改变标书格式，不得涂改，个别字句如经修改，应在修改处
14、加盖投标单位负责人的印章。5。封送标书遵照一般惯例，准备正本一本，副本两本，分别包装密封，封套上写明送交地址、收件人、投标编号、物业名称等，法人签字并盖投标单位公章。第三节物业管理方案编制编制物业管理方案的目的在于确保新承接的物业管理能满足标书要求，按方案拟定的控制方法，能实现针对新承接物业提出的质量目标和管理目标。物业管理方案编制程序大致如下：一、编制的工作步骤如下图示二、方案编制内容1内容包括封面、批准页、修订页、编制说明、目录、物业概况、管理原则和宗旨、管理目标、管理模式与机构人员编制、管理经费、管理措施、提供的资料和文件、管理中存在需解决的问题或建议、其它内容（如服务承诺）。2封面标明
15、物业管理方案名称、方案编号、编制单位名称、编制日期及单位徽标。封面设计应简洁美观大方，可印物业标志性建筑物图案。3批准页包括内容有：方案的名称、版号、编制栏、审核栏、批准栏、文件受控章。4目录列出方案的内容目录。5修改页用修订记录的形式说明方案中的修改内容。6编制说明对编制方案的依据、目的、适用范围等有关内容进行说明。7物业概况对承接物业的地理位置、开发建设单位产权单位）、施工总承包单位、开工及竣工时间、占地面积、建筑面积、绿地面积、栋数、层高、使用功能、公共配套设施及机电设备等进行说明。8管理原则和宗旨对本物业实施管理应遵循的管理准则和服务宗旨。9管理目标总的管理目标和分项的具体管理指标。1
16、0管理模式与机构设置明确管理方式、管理处的从属地位和管理处职能机构的设置（用管理处组织机构示意图表示）11人员编制A人员分配图。B人员编制表用表格形式说明存在的岗位、人员具体分布情况、相应的职责和素质要求。12管理经费A列出管理费、水电费（代收）等费用标准。B管理经费的来源。C说明收支情况。D收支测算表。13物业管理质量保证措施说明在管理中采取的质量保证措施和方法，以保证满足合同、标书对质量的要求，实现公司提出的管理目标。14提请开发建设单位或业主管理委员会需解决的内容A、开发建设单位或业主管理委员会需提供的公用设施专用基金、管理用房、员工宿舍、开办费用等项目落实办法。B工程完善配套问题。C交
17、接中需协商配合和明确的内容。15提供的资料和文件根据需要提供公司部分物业管理的资料和文件，如质量体系文件目录或内容、编制住户手册等。16其它内容A根据物业项目的大小，标书、合同的要求和需要说明的内容来确定。B。服务承诺等。笫四节 物业管理经费测算本节仅以住宅小区公共性服务收费的测算方法作简要介绍。住宅小区公共性服务收费主要由管理、服务人员的工资和按规定提取的福利费；公共设施、设备日常运行、维修及保养费；绿化管理费；清洁卫生费；保安费；办公费；物业管理单位固定资产折旧费；法定税费等8项构成，现就分项测算方法逐一说明。一、管理、服务人员的工资和按规定提取的福利费1该项费用包括企业人员的基本工资，按
18、规定提取的福利费、加班费、服装费，不含资金。1、 基本工资F1（元/月），其标准根据企业性质、效益和当地工资水平而确定。2、 福利费F2（元/月）包括：（1） 福利基金，按工资总额的14%计算；（2） 工会基金，按工资总额的2%计算；（3） 教育经费，按工资总额的1.5%计算；（4） 社会保险，含医疗费、工伤保险、养老费、待业保险、住房基金等，其中待业保险按工资总额的1%计算，其它各项按地方规定由企业自行确定。3、 加班费F3（元/月）按人均每月加班2天，乘以日平均工资，每月按22个工作日计算。4、 服装费F4（元/月）按每人每年2套算，将年服装费总额除以12个月，即每月服装费。其计算公式为：
19、 X1=基本工资总额+各项福利费、社会保险、+加班费+服装费 总建筑面积（S）= F1+F2+F3+F4 S二、 公共设施、设备日常动作、维修及保养费X2 该 项费用只限小区内公用部位，如过道、门厅、楼梯及区间道路环境内的各土建零星维修费，各公共设施、设备如室外上下水管道，电气、燃气部分的日常动作维修及保养费，楼宇公共照明等。可按如下简单测算法： 普通多层住宅公共设施、设备建造成本按建筑成本的15%计取，折旧按25年计算，每月/平方米建筑面积应分摊的公共设施、设备保养费按月折旧费的40%计取，其匡算公式为：X2= 每平方米建筑成本15% 40% 25年12月/年三、 绿化管理费X3 按每平方米
20、绿化面积确定一个养护单价如0.10.2元/月.平方米乘以部绿化面积再分摊每平方米建筑面积.绿化面积用总建筑面积除以容积量再乘以绿化覆盖率计算.绿化工定编数可据各地气候变化、季节条件、植被花木养护难易程度等实情而定，通常40006000平方米设绿化工一人。其计算公式为：绿化管理费X3= 绿化面积养护单价 （元/月*平方米） 总建筑面积绿化面积（平方米）=- 总建筑面积 绿化覆盖率（平方米） 容积量容积量 = 建筑面积 用地面积四、 清洁卫生费X4 小区日常保养费包括工具购置费F1、劳保用品费F2、卫生防疫消杀费F3化粪池清理费F4、垃圾外运费F5、环卫所需其它费用F6、可按实际情况匡算年度总支出
21、，再分摊到每月每平方米。X4= F1+F2+F3+F4+F5+F6 （元/月*平方米） 12月总建筑面积五、 保安费X5 指封闭小区公共秩序费，包括：1 保安器材装备费F1（元/年），含（1） 保安系统日常运行电费、维修与养护费；（2） 保安器材费（如对讲机、警棍等）；（3） 更新储备金（M保+I保）/Y保M保保安系统的购置费；I保保安系统的安装费；Y保保安系统的正常使用年限。2 保安人员保险费F2（元/年）3 保安用房及人员住房租金F3 （元/年）匡算各项年总支出，再分摊到每月每平方米序号项目测算依据测算方式测算结果占总费用比例%一人工费以建筑面积3万平方米楼高25层测算，定岗21人，管理处
22、6人（正副主任2人财务2人助理1人管理员1人）工程部15人正副部长2人，水电班长1人，高级技师1人，维修9人。（1）+（7）2239元/平方米*月1517（1）员工工资工资标准按1640元/人*月月工资标准人数面积16402130000115元/平方米*月78（2）社会保险费工资的44。5%（医疗8%，工伤1。5%，养老21%待业1%，住房13%）月工资标准44。5%人数面积164044。5%2130000051元/平方米*月346（3）福利基金工资的2%月工资标准2%人数面积16401。5%213000016元/平方米*月019（4）工会经费工资的2月工资标准2%人数面积16401。5%21
23、300000022元/平方米*月017（5）教育经费工资的1。5%月工资标准1。5%人数面积16401。5%21300000017元/平方米*月010（6）加班费人均月加班3天计，每月按22天日工资2加班天数人数面积1640222321300000156元/平方米*月0103（7）住房租金按8平方米/人租金标准40元/月人均住房面积租金标准人数面积84021300000024元/平方米*月二公共设施、设备维修养护费1）电梯6台2）变压器2台配电系统3）消防系统4）供水系统5防盗系统（1）（7）1689元/平方米*月1146（1）电梯维修养护每月每台3500元，年检费560元【电梯台数每月保养费
24、+年检查费台数12月】总面积【2（5000+3000）+50000】0709元/平方米*月4181230000（2）供配电系统1） 变压器及高压设备年检费：每台5000元/年维修保养费：3000元/年2） 低压配电柜及配电箱维修费每年5000元【台数（年检费+维修费）+低电柜维修费】 12月总面积【2（5000+3000）+50000】300000183元/平方米*月124（3）照明系统1）日光灯：12元/只半年更换一次；2）整流灯：20元/只一年更换一次3）灯泡：0。8元/只，半年更换一次4）日光灯座：30元/个两年更换一次5）线盒开关：按500元/月6）灯头：2元/只两年更换一次（数量+材
25、料单价）更换时间总面积（600126600201212000。8660030241200224500）300000124元/平方米*月084（4）消防系统1）喷淋头与消防栓维修400元/月2）防排烟4台风机维护500元/月3）报警系统，烟感每年更换20%600个4）灭火器，每年更换20% 150元/个5）应急灯每年更换20% 250元/个（维修费+数量更换费材料费）12个月总面积【400（500130020%60050020%15012020%250）】1230000056元/平方米*月343（5）供水系统！水泵维修费，150元/台*年2）管道、阀门维修费1000/年3）厕所设备维修每层2个厕
26、所20元/月*个计（水泵数量维修费12个月+管道维修费12个月每层厕所层数维修费）面积【（1015010000）12+22520】300000065元/平方米*月044（6）防盗监控系统签订合同按每年承包计25000元/年年维修费12个月总面积2500012300000069元/平方米*月047（7）其它费用在维修保养中不可预见费用1000元/月其它费用总面积1000300000033元/平方米*月033三办公费以建筑面积3万平方米测算，管理人员21人（1）+（6）1元/平方米*月678（1）交通费1）摩托车100元部2部2）探亲、差旅费100元/人*月21人3）通讯：传真机500台电话500
27、台5台BP机100台6台，电报费500元/月【（1）（2）（3）】面积640030000213元/平方米*月145（2）低值消耗品人均50元/月人均数人数面积502130000035元/平方米*月024（3）办公水电费人均30元/月人均数人数面积302130000021元/平方米*014（4）办公用房租金办公用房150平方米 ，租金100元/平方米用房面积租金单价面积15010030000050元/平方米*月339（5）业务费人均100元/月计月人均数人数面积1002130000072元/平方米*月049（6）办公固定资产折旧费、筹备费1）空调4台35000元，2）复印机30000元，3）电焊
28、机2000元，4）管理道路疏通机2000元台，5）冲气钻3000元/台。6）台钻1500元/台，7）值班亭8000元/个，8）办公桌、沙发40000元，9）摩托车2部50000元，10）其它用具30000元，11）手机6台6000元12）筹备费44000元固定资产总值折旧年限面积285000（512）300000185元/平方米*月107四清洁卫生费1）3用万平方米的面积配备12人，2500平方米/人2）购置清洁器械3）定期刷洗外墙；（1）+（6）0934元/平方米*月634（1）人工费1）人员工资12人计600元/月*人2）服装费冬装250元，夏装130元/套3）福利：福利基金按工资的14%
29、生活补助240元/月4）保险：医疗保险8%，工伤保险为工资的1。5%5）住房：按8平方米/人*月40元/平方米6）办证费：办理暂住证1450元人7）加班工资：8天/月*人，法定节日7天/年按3倍计人数【月工资服装费2套12个月+月工资14%+生活补助费+月工资1。5%+住房面积单价+办证费12个月+月工资22天（假日+节日天数3倍12个月）】总面积12【600+（250+130）212+60014%+240+6008%6001。5%8404301260022（87312）300000666元/平方米*月057（2）工具费1）17寸打蜡机18000元/台按规定年折旧2）疏通机2500元/台按二年折旧3）50公斤吸尘吸水器7000元/台按二年折旧4）垃圾站铁铜330个，5个，每年更换一次，5）不锈钢果皮箱200个每层2个，二年更换一次6）塑料桶每层二个每年更换一次7）日常塑料袋，每层二个每天0。45元/个（设备费用折旧时间材料费用更换时间）总面积【（180025007000）（212）5330122522001225240122250。4530】300000085元/平方米*月057（3）
