1、华迪协同办公系统产品初步需求说明书V10卷 号卷内编号密 级项目编号: 华迪协同办公系统分类:使用者:高级管理者、项目经理、项目组成员产品初步需求说明书Version: 1.0项 目 承 担 部 门： 撰 写 人（签名）： 完 成 日 期： 本文档 使 用部门： 主管领导 项目组 客户（市场） 维护人员 用户 评审负责人（签名）： 评 审 日 期： 目 录1. 引言 11.1 目的 11.2 范围 11.3 定义、首字母缩写词和缩略语 11.4 参考资料 12. 系统总体概述 12.1 系统描述 12.1.1 系统属性 12.1.2 开发背景 12.2 用户的特点 12.3 限制与约束 23.
2、 具体需求 23.1 个人办公 23.1.1 今日事务 23.1.2 日程安排 33.1.3 个人通讯录 33.1.4 短消息 33.1.5 密码修改 33.2 内部邮件 33.2.1 写邮件 33.2.2 收邮件 33.2.3 草稿箱 33.2.4 已发送邮件 33.2.5 已删除邮件 33.2.6 自定义文件夹 33.3 即时交流 33.3.1 联系人列表 33.3.2 即时聊天 43.3.3 个性化设置 43.4 工作计划 43.4.1 工作任务维护 43.4.2 工作子任务维护 43.4.3 工作进度维护 43.4.4 工作进度查询 43.4.5 工作日志 43.5 公文管理（可以放在
3、工作流中统一管理） 43.5.1 发文拟制 43.5.2 发文审核 43.5.3 公文打印 43.5.4 公文签收 43.5.5 公文传阅 43.5.6 公文办理 53.5.7 公文归档 53.6 流程管理 53.6.1 表单维护 53.6.2 流程维护 53.6.3 流程分类 53.7 项目管理（可以考虑与工作计划合并） 53.7.1 项目立项 53.7.2 项目实施 53.7.3 项目状态维护 53.7.4 项目结项 53.7.5 项目进展查询 53.8 办公用品 53.8.1 购入登记 63.8.2 领用登记 63.8.3 办公用品查询 63.8.4 办公用品统计 63.9 资产管理 6
4、3.9.1 固定资产登记 63.9.2 固定资产变动管理 63.9.3 固定资产折旧 63.9.4 资产查询 63.9.5 资产统计 63.10 人事管理 63.10.1 人员档案 63.10.2 入职登记 63.10.3 转正登记 73.10.4 变动管理 73.10.5 奖惩管理 73.10.6 离职管理 73.10.7 考勤管理 73.11 客户管理 73.11.1 客户档案 73.11.2 客户联系记录 73.11.3 客户统计 73.12 知识管理 73.12.1 知识模型维护 73.12.2 知识分类维护 73.12.3 知识发布 73.12.4 知识查找 73.13 公共信息 7
5、3.13.1 企业新闻 83.13.2 企业公告 83.13.3 人员去向 83.13.4 留言板 83.13.5 通讯录 83.13.6 万事通 83.14 公司论坛 83.14.1 版块设置 83.14.2 发帖回帖 83.14.3 发帖审核 83.15 系统管理 83.15.1 数据字典 83.15.2 部门管理 83.15.3 用户管理 83.15.4 角色管理 83.15.5 权限管理 83.15.6 日志管理 91. 引言目的a. 定义系统的产品初步需求，作为产品需求讨论定型的依据；b. 作为系统需求分析的依据。范围本文档适用于企业内部协同办公系统。定义、首字母缩写词和缩略语 PO
6、RTAL：门户系统应用 Portlet：Portal小应用程序 HTTP：超文本传输协义 HTML：超文本标签语言 JDBC：JAVA数据库连接 STRUTS：一种WEB应用开发框架参考资料成都市市政工程设计研究院信息管理需求说明书 2. 系统总体概述本文档定义了协同办公的主要用户需求，以便于进行下一步的系统开发。系统描述系统属性本系统是一个通用的协同办公产品，需要体现出企业的共同需求。开发背景为了提高工作效率，发挥信息化带动生产力的优势，协同办公作系统为一个规范办公流程、提高员工之间协同工作效率的重要手段日益得到广大政府和企业的接受。用户的特点部分用户能够熟练的使用Windows操作系统，能
7、使用IE浏览器上网，以及使用Office办公套件进行文档处理，也有部分用户对电脑的基本操作都不是很熟悉，需要进行基本电脑操作的培训。限制与约束 系统运行环境操作系统：简体中文Windows 2000 Professional数据库：Microsoft SQL Server 2000，SP4补丁浏览器：Internet Explorer 6.0及以上硬件限制WAP手机需支持WAP2.0WEB服务器、数据库服务器CPU：Intel Pentium 4 3.0G 内存：2GB硬盘：80GB网络以太网：100MB用户机器配置内存：256MB3. 具体需求主要功能如下：个人办公今日事务提示未处理事务数量
8、。提供查看未处理事务。并提供链接到事务办理，办理未完成事务。根据日程安排，显示当天需要处理的事务。并提供连接到事务办理，办理完成今日事务。显示今日事务列表，并提供将事务按办理完成和未办理进行分类排列。未办理的排前，办理完成的排后。日程安排用户可以定义今日及未来的日程安排，当安排的事务到期时，可以设置进行短消息提醒。个人通讯录保存用户自己的私人通讯录，可以添加、修改、删除等。短消息提供短消息发送功能，通过联系人列表选择发送人及填写短消息信息将短消息发送，支持群发，可以发送在线消息，也可以发送手机短信。密码修改用于用户修改自己的密码，修改密码时需要输入旧密码，只有旧密码正确才能够修改密码，防止其他
9、人恶意修改密码，新密码需要输入两遍，并比较两遍密码是否一样。内部邮件写邮件允许在Web页面上书写Email；可以粘贴浏览者硬盘中的文件到正在书写的邮件中作为附件；可以将邮件暂时保存到“草稿箱”中并允许多次修改；可以从地址簿中选择收件人；可选择发出的邮件在“发件夹”中保留一个拷贝。收邮件提供邮件预览功能，在用户浏览邮件目录时显示Email的前若干行；可以选定多个邮件进行一次性的删除。删除分两种：一般删除、彻底删除。实现信件分拣，直接将指定的邮件放置在指定邮件夹中；邮件数据转入协同。草稿箱保存未发出的邮件草稿，提供多次编辑修改；提供发送，转发功能。已发送邮件保存已发出的邮件，可以再一次编辑和发送。
10、已删除邮件保存已删除的邮件，在收件箱中对邮件的删除只是加上删除标志，而此处的邮件删除，则是从数据库中删去。自定义文件夹允许用户自定义文件夹，让用户保存被移动到该目录的邮件。即时交流功能类似QQ，基于Web页面实现，可以实现即时聊天，联系人列表以图标的方式列出联系人，并显示其在线状态；即时聊天可以点击联系人图标，打开聊天窗口，进行即时聊天。个性化设置可以设置个人图标等个性化信息。工作计划用于各级部门主管制定工作计划，可以将计划任务分解到个人，并可以监督、跟踪计划的完成情况，员工根据计划任务填写工作日志。工作任务维护可以新增、编辑、删除工作任务，工作任务的内容包括工作任务标题、工作内容、计划起止日
11、期、紧急程度、重要程度、责任部门、责任人等内容。工作子任务维护将工作任务分解成若干个子任务，并将责任落实到个人，内容包括：子任务标题、所属主任务、子任务内容、负责人、计划起止日期、重要程度、完成难度等。工作进度维护主任务负责人维护工作任务的总体进展情况和子任务的进展情况，表示任务状态、完成百分比、完成情况等。工作进度查询查询工作任务的完成情况，包括任务状态、完成百分比、完成情况。工作日志员工填写工作日志，选择从事的子工作任务，填写子任务完成状况和完成百分比。公文管理（可以放在工作流中统一管理）用于处理日常工作中单位内外部的各种公文，包括了内部公文的发文拟制、发文审核、收文签收、公文办理、公文催
12、办、流程设置等功能。发文拟制用于拟制公文，公文内容包括：文件编号、发文单位、公文标题、发文时间、公文类别、主题词、公文内容、附件等，拟制后提交相关领导审核。发文审核对提交的公文进行审核，并填写审核意见，审核不通过则打回重新拟制，继续进行修改，否则可以选择同意并继续审核，公文自动流转到下一个领导进行审核。在审核中可以对附件文档进行电子签章或手写签名，确保审核过程的安全有效。公文打印在审核流程结束后，需要打印出审核通过的公文。公文签收对接收到的公文进行签收，并登记到系统中。公文传阅允许公文在指定人员之间进行传阅。公文办理对需要办理回复的公文，需要填写办理回复意见及办理结果。公文归档在公文处理完毕或
13、一定期限之后将公文进行归档。流程管理可以自定义各种审批流程，如请假申请审批、加班申请审批、出差申请审批等，由系统自动进行审批过程的流转，并可以设置邮件或短信提醒。表单维护可以由用户通过表单设计器自定义各种申请表单，如请假申请单、出差申请单等，表单项可以灵活定义，对应输入控件可以是文本输入框、文本域、日期输入框、下拉框、单选按钮、复选按钮等。流程维护针对每个申请表单，可以由用户自定义审批过程，在设置审批环节过程中，可以进行权限设置、办理时限设置等、是否进行短信或邮件通知等。流程分类定义流程所属分类，如：公文、行政、人事、生产、财务等，便于对流程进行分类管理。项目管理（可以考虑与工作计划合并）对企
14、业的运行项目进行管理，包括立项、项目实施、项目状态维护、结项、项目资料归档等工作。项目立项项目立项登记，登记内容包括：项目名称、项目内容、项目起止时间、合同签订时间、合同金额、重要性、项目负责人、附件；项目实施对项目实施过程及过程文档进行记录，内容包括过程名称、过程内容、记录日期、过程附件；项目状态维护对项目的运行状态进行维护，运行状态包括：立项、实施、中止、结项。项目结项项目完工结项，记录项目的完工时间、项目费用支出、完成情况、附件。项目进展查询查询项目的当前进展状况，以便了解项目的运行情况。办公用品用于对公司办公用品的采购、领用、库存等情况进行登记和查询，实现对办公用品的有效管理。购入登记
15、对购买的办公用品进行登记，内容包括：名称、规格、厂家、数量、单价、总金额、存放位置、用途等信息，购入登记完后进行自动入库处理。领用登记对办公用品领用时，必须进行登记，登记内容包括：领用日期、领用人、领用部门、办公用品名称、领用数量、用途等信息，领用登记完后，自动进行出库处理。办公用品查询用于查询办公用品的名称、规格、厂家、数量、位置等信息；办公用品统计用于按时间段统计采购和领用的办公用品的数量、金额等信息；资产管理对企业内部的各种固定资产进行跟踪管理，可以实现资产的登记、定位、查询、统计、折旧等。固定资产登记用于登记企业的各种固定资产，包括资产编号、资产名称、资产类别、资产原值、供应商、购买时
16、间、存放位置、报废日期、登记日期等内容。固定资产变动管理对包括固定资产的数量变化、状态变化、位置变化等进行记录，固定资产状态包括：空闲、使用、停用、封存、报废等。固定资产折旧每年定期对固定资产进行折旧，需要设置年折旧率，以便计算折旧后的资产残值；资产查询用于查询固定资产的情况，包括资产数量、状态、位置、价值、登记日期等。资产统计可以全部或分类别统计固定资产的原值以及折旧贬值情况。人事管理对企业的各种人事资料以及人事变动情况进行管理，包括对人员档案、员工入职、转正、奖惩记录、员工调动、员工离职、人事考勤等进行管理。人员档案保存记录员工的详细档案信息，包括：基本信息、联系信息、家庭信息、工资社保信
17、息等，可以增加、修改、删除，员工状态包括：试用、转正、离职等；入职登记员工在正式入职时，需要进行入职登记，在登记前，先填写人员档案，然后登记入职内容，包括：入职时间、员工姓名、试用岗位、试用部门、指导老师、试用期时间、试用期工资等信息，同时将人员状态设置为：试用。转正登记在员工转正时，需要进行转正登记，登记内容包括：转正日期、转正岗位、转正部门、转正工资等内容，同时将人员档案中的人员状态设置为：转正。变动管理用于记录员工的各种变动情况，包括变动日期、职务、岗位、薪资、部门等内容。奖惩管理用于记录对员工的奖励和惩罚情况，奖励包括奖励人、奖励内容、奖励日期、奖励原因等；惩罚包括：惩罚人、惩罚内容、
18、惩罚日期、惩罚原因等。离职管理用于记录员工的离职情况，内容包括：离职人、离职日期、离职原因等。考勤管理用于记录员工的考勤情况，包括迟到、早退、旷工等情况。客户管理对企业的外部客户资源进行分权限统一管理，以方便对客户的查找和统计。客户档案记录保存客户的详细资料，内容包括客户名称、地址、负责人、联系方式、邮箱、传真、网站、所属行业、所属地区、简要介绍、建立关系日期、相关市场人员等。客户联系记录用于记录市场人员与客户的联系情况，包括：客户拜访、客户回访等记录。客户统计用于按市场人员、所属行业、所属地区对客户进行统计，为市场开发服务。知识管理对企业的各种知识进行分类管理，包括：规章制度、技术资料、企业
19、标准等，以实现对企业知识经验的充分共享和利用。知识模型维护用于定制各种知识的属性模型，以适应于对各种知识的管理，每一类知识都需要建立一个知识模型。知识分类维护用于对知识的分类目录进行维护，以便于对知识进行分类管理。知识发布用于采集发布企业的各种知识，将各种经验、资料规范化成知识内容。知识查找实现对知识的查找功能，可以根据各种条件如：标题、发布日期、类别、知识模型等进行查找。公共信息可以发布企业新闻、公告、通知、人员去向、留言板等，可以查询企业内部通讯录，以及其他如：万年历、电话区号、邮政编码、单位换算等常用信息。企业新闻用于发布企业内部新闻，使员工了解公司的发展状态。企业公告用于向企业员工发布
20、企业的通知和公告信息。人员去向用于员工发布人员去向信息。留言板用于员工在留言板上填写对公司的任何意见。通讯录公司内部通讯录，保存公司内部所有人员的联系方式。万事通内容包括万年历、电话区号、邮政编码、单位换算等常用信息。公司论坛用于企业内部员工之间通过论坛进行学习和交流。版块设置用于设置论坛版块，用于对话题分类，每个版块设置一个或多个版主，版主可以对该版块的帖子进行管理；发帖回帖用于员工在论坛上发帖，看帖者可以跟帖和回帖，限制只有登录用户才能进行回帖；发帖审核用于版主对员工的发帖进行管理，可以运行发布，或将其删除。系统管理用于系统数据字典管理、用户管理、角色管理、权限管理以及日志管理等。数据字典用于对系统所使用的所有基础数据进行集中管理。部门管理对公司的部门进行管理，部门为层级状，每个部门设置负责人、联系电话。用户管理对登录系统的用户进行管理，可以新增用户，也可以直接设置人员档案中的员工为系统用户。角色管理用于对系统中用到的角色进行管理，可以设置用户与角色的对应关系。权限管理用于设置每个角色能够访问的功能模块的权限，权限类型包括：新增、编辑、删除、查看的权限。日志管理用于记录系统的操作和错误日志，以便于跟踪和查找原因。
