1、现行行政公文的行文规则现行行政公文的行文规则 现行行政公文写作必须遵守一定的行文规则。新办法规定的行文规则如下。 (1)行文应当确有必要，注重效用 （2）行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。 (3政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。部门内设机构除办公厅（室）外不得对外正式行文。 部门内设机构除办公厅（室）外，不得对外正式行文的含义是：部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关（包括本系统）制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达的事项；与相应的其他机关进行
2、工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。 “函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。以“函的形式”行文扁注常选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。 （4）同级政府、同级政府各部门、上级政府部门与下一级政府可以联合行文：政府与同级党委和军队机关可以联合行文；政府部门与同级人民团体和具有行政职能的事业单位也可以联合行文。 （5）属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文口联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，但文中应当注明经政府同意。 （6）属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。 （7）部门之间对有关问
3、题未经协商达成一致意见，不得各自向下行文。如擅自行文，上级机关应当责令其纠正或撤销 。 （8）向下级机关或本系统的重要行文，应当同时抄送直接上一级机关。 (9)“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。报告不得夹带请示事项。 (10）)除上级机关负责人直接交办的事务外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。 (11)受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关口上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。现行行政公文的写作 现行行政公文写作是指现行行政公文文本的起草、修改
4、和定稿过程。现行行政公文写作的总要求如下： (I体现国家法律法规和党的政策。学习、掌握、吃透法律法规和政策，提高理论水平和认识水平是学习现行行政公文写作的前提。 （2）坚持实事求是行政公文是行政机关依法行政管理国家的实用性文体，是用以办实事的。因此，公文写作必须建立在充分调查研究的基础上，写进公文的材料必须确凿人名、地名、数字、引文要准确，切不可想当然或凭经验推测。 (3力求单纯明确为提高办事效率，公文内容要尽量单纯，一般一篇公文解决一个问题或处理一件事情，观点和材料一定要清楚、明确、统一。 (4）遵守写作规范公文写作，在格式、语言、书写、标点和卷面等方面都有规范可循，不可漫不经心，随意为之。
5、 公文格式要按法定格式（即新国标公文格式），不能任意“创新”，弄得非驴非马。 结构层次序数必须规范。公文行文的显著特点是讲究层次条理。层次序数一殷是第一层为“一”，第二层为“（一）”，第三层护1，第四层为“（1”，这种规范必须严格遵循，不得违反。 引用公文应当先引标题，后引发文字号，且发文字号用圆括号括起来。引用外文应当注明中文含义，日期应当写明具体的年、月、日。 文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。 应当使用国家法定的计量单位如长度用“米（m）”、质量用“千克kg）”等。 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次
6、序数和定型的词、词组、惯用语、缩约语、具有修辞色彩词语中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。 (5)注意行文关系和行文方向。行文关系，是指行文时发文单位与受文单位之间的关系。行文关系主要表现为以下两种。 隶属关系。即同一垂直机构系统的上下级关系。这种关系直接表现为领导和被领导的上下级关系。非隶属关系。即发文机关与受文机关是一种互不相容的关系。包括同一隶属下的同等级别关系和不同隶属下的各个级别之间的关系。行文方向，是以发文机关为出发点，公文向不同层次机关单位运行的去向。公文的行文方向有上行、下行和平行三种： 上行文，是指向发文机关的上级机关行文，如报告、请示等的行文方向。 下行文，
7、是指向发文机关的下级机关行文，如命令、决定，批复等的行文方向。 平行文，是指向发文机关的同级机关或非隶属机关行文，如函的行文方向。 行文关系和行文方向不同使用的公文文种和行文语气、遣词用语也有不同。例如对隶属关系的上级机关行文，要用“报告”和“请示”；而对非隶属关系的机关单位行文则用“函”或知照性“通知”等。一般地说，文种不同，行文语气有所不同。上行文要尊敬、谦虚，多为请求、建议性语气；下行文要亲切、庄重，多为肯定、指导、要求性语气乡平行文要礼貌、谦和，多为商洽、征询性语气。不同的语气又由相应的语词来表达。行政公文格式以外的其他规定 (1)公文用纸。新国标公文格式规定，公文用纸一般采用国际标准
8、A4型纸国家新闻出版署新修订的图书和期刊开本及其幅面尺寸规定，从2000年起，图书期刊一律采用国际标准A月型纸，取消常用的16开纸型。 国际标准A4型纸，幅面尺寸为210 m297 mm它是国际标准化组绷1501在1975年制定的。张贴的公文用纸大小根据实际需要确定。 （2）排印。公文用纸天头（上白边）为37 mmtl，公文用纸订口（左白边）为28 mmfl，版心尺寸为156 mm225 mm不含页码），如图1.9所示口公文排印一律从左至右横排、横写口正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28字。少数民族公文按其习惯书写和排印。横排的公文在左侧装订。 (3）印刷字号。公文中印刷字号，一般
9、按发文机关标识、大标题、小标题、正文及附件项目顺序依次从大到小选用。发文机关标识推荐使用小标宋体字，但最大字号等于或小于22mm15mm。标题用2号小标宋体字；密级、紧急程度、主题词用3号黑体字；发文字号、签发人、主送机关、正文、附件、附注均用3号仿宋体字；签发人姓名用3号楷体字 （4）页码。置于版心下边缘之下一行，用4号半角白体阿拉伯数字标识，数字左右各放一条4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字空白页和空白页以后的页不标识页码。 (5）表格。公文如需附表，对横排A4纸型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在
10、订口一边，双页码表头在切口一边。公文如需附月纸型格，且当最后一页为A3纸型表格时，封三、封四（可放分送，不放页码）应为空白，将A3纸型表格贴在封三前，不应贴在文件最后一页（封四）上。现行行政公文格式的要素及要求 新办法第十一条规定：“公文一殷由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。下面将据此对各要素加以说明。 1眉首 眉首属于公文的文头，一般包括以下要素： (I公文份数序号，是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。编制份数序号的目的是为了便于公文的登记、管理和回收，
11、以防止丢失。 行政公文如需标识公文份数序号，应用阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第一行。编虚位号，如“0001”。编多少位，应根据印制份数来决定，但至少不少于两位，即“1”编为“001,。如果单编“1，很可能会使人不知其意，或以为是误印上去的。 (2）密级和保密期限，涉及国家秘密的公文应当标明密级和保密期限。密级是秘密等级的简称。根据国家保密法规定，密级分“绝密”、“机密”、“秘密”三级。保密期限是指需要保密的具体时间。即“绝密”级事项保密30年、“机密”级事项保密20年、“秘密”级事项保密10年。公文如需同时标识密级和保密期限，用7号黑体字，顶格标识在版心右上角第一行，密级与保密期限之间用“”
12、隔开如“机密5年”。 (3)紧急程度，它是对急件发出、处理的时间要求。新办法第十条规定，“紧急公文应当根据紧急程度标明特急和急件。其中电报应当分别标明特提，特急、加隐、平急，。紧急程度用3号黑体字标识在版心右上角，若有“密级”，则在其下标识。 (4发文机关标识，是公文发出机关的名称标识，亦即公文的作者。由发文机关全称或规范化简称后面加“文件”二字组成；一些特定公文也可直接由发文机关全称或规范化简称加文种组成，如：“国务院任免通知”、“中华人民共和国国务院令”等。 行政机关联合行文时，应把主办机关名称放在前；同级的或相应的党、政、军、群机关联合发文时，则应按党、政、军、群的前后顺序排列。“文件”
13、二字置于发文机关名称右侧，上下居中排列。如联合行文机关过多，必须保证公文首页显示正文。 新国标公文格式对发文机关标识推荐使用小标宋体字，用红色标识，并规定字号“一般应小于器叨x巧皿”。新国标以此为上限，是因为现行国务院文件的标识字号为22x15mm。这一要求以显示国务院作为最高行政机关的地位。 新国标公文格式对发文机关标识的位置提出了三种规定：一是下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为25-见图I：二是上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘距离为so-,这种规定，使上行文眉首上方留出25-80-一般为55-劝空白供上级机关批示文件使用（即“批示域现图I月）三是政府各部门及其内设机构与相应的其
14、他机关进行工作联系时，只能用函的形式行文。所谓“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”，它是一种特定格式，其发文机关标识应按“函的格式”要求标识。 (5)发文字号，是发文机关为便于登记、管理、引用所编制的公文序号。发文字号应包括机关代字、年份和序号三个要素。“机关代字”有习惯而规范的用法，不能随意编改，如：“国发”、“国办发”、“粤府”等，位居三者之首；“年份”是公文发出当年的年份，用阿拉伯数字标全称，不能简写，也不加“年”字，且外用六角括号“（）”括起来，位居三者之中；“序号”是按年度以发文先后为序从“1”开始编的流水号，不编虚位号（不编为“01”），不加“第”字，位居三者
15、之末。三者的位置不能随意交换。 行政机关联合行文，只标注主办机关的发文字号；行政机关与其他机关联合发文，原则上应使用排列在前的机关的发文字号，也可以协商确定，但只能标注一个机关的发文字号。 发文字号位居“发文机关标识”下空z行，用3号黑色仿宋字，居中标注。若是上行文，有签发人署名，则与其左右并列分居于“发文机关标识”下面。发文字号之下4 mm处印一条与版心等献156-）的红色反线。 若是用“函的格式”行文，发文字号一般居于发文机关标识下武文线的下方与正文标题之上偏右的位置。若是报刊上刊发或在公众场所张贴的行政公文，发文字号一般位于标题下方居中或偏右的位置。 (6)签发人，是发文机关批准公文发出
16、的领导人，即行政机关的正职或主持工作的负责人以及经授权的办公尽室秘书长或主任。 公文都需经领导人签发或会签才能发出。但不是所有公文都需把签发人或会签人的姓名印在外发文上，只有上行文才在“发文机关标识”右下方、红色反线右上方印出签发人或会签人的姓名，以示负责和便于上级机关查询。其中“请示”还应当在“附注”处注明联系人的姓名和电话。其余公文的签发人、会签人及签署意见只写在发文稿纸的相应栏目里，而不标识在外发文上。联合行文的会签，一般由主办机关首先签署意见，协办机关依次会签。一般不使用复印件会签。 签发人平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人居右空1字；“签发人”三字用3号仿宋体字，后用
17、全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。若有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列，再下移红色反线，使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，并使红色反线与之的距离为4mm。 2主体 主体包括公文格式中“标题”以下至“印章”的六项要素内容。 (1）标题，是公文的题目口公文标题“应当准确简要地概括公文的主要内容，并标明公文文种，一般应当标明发文机关”。也就是说，公文完整的标题应由发文机关、主要内容概执或叫“事由”冲文种三个要素组成口如国务院关于发布（国家行政机关公文处理办法）的通知产国务院”是发文机关，关于发布（国家行
18、政机关公文处理办法）的”是主要内容概括，“通知”是文种。主要内容概括常由介宾短语“关于t一的”组成。它是公文主旨的集中体现，要求高度明了和概括公文的主要内容。 公文标题还有其他省略形式，根据实际情况有时可省略发文机关，有时可省略主要内容概括，但在任何情况下均不能省略文种。 公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号 公文标题位于红色反线下空z行，用z号小标宋体字，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。 (2主送，是指公文的主要受理机关或单位，用全称或规范化简称、统称。明确主送是为了明确办事的责任，是很重要的一个要素，主送机关的标注大体有以下情况： 上行
19、文一般只能有一个主送机关，特别是“请示”。 下行文涉及面广的非特定公文可有多个主送机关。如国务院关于发布（国家行政机关公文处理办法）的通知的主送机关是“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”，就有多个主送机关，且用的是统称 普发性的公文，如：公告、通告和一些命令、决定等，一般不写主送机关。 主送机关标在标题下1行左侧顶格，用3号仿宋字体标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，可将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。 (3）正文，是公文的主体和核心内容。不同文种的写法有不同要求，但一般应体现开
20、头、主体和结尾三个层次。开头阐述发文的原因、依据、目的等；若主体内容较复杂，末句常用惯用的承接语过渡到主体，使其衔接自然。主体是公文核心内容的叙写和展开；内容复杂时，一般应采用列项分条或小标题写作。采用条项写作时，结构层次序数使用必须规范：第一层用“一”，第二层用“（一）”，第三层胖1.，第四层用“(1) 。结尾是正文的收结，通常是提出希望和要求；有时也可省写。若写结尾，如果有具体希望和要求，则具体提出；如果没有具体希望和要求，则通常用惯用语结束。公文正文表达的总体要求是段落或层次所表达的内容要单纯，语言表意明确，文字精练简洁.(4)附件说明，是对公文附属材料（即“附件”）的序号和名称的标注。
21、附件是公文的组成部分，是附于正文随文发送的文件、报表和有关材料等。它对正文具有说明、印证和参考等作用 值得注意的是，转发某一公文时，不能将被转发公文视作附件。因为转发公文的主体内容就是被转文件，转发公文只起按语或说明、批准、发布的作用。并且转发公文的正文中已将被转发文件的名称、文号等交代清楚，如果再将其视作“附件”，则属多此一举。 公文如有附件，应在“附件说明”处注明附件序号和名称。“附件说明”位于正文下一行，左空2字，用3号仿宋字标识“附件”两字，后标全角冒号和附件名称口如有多个附件，则应同时注明序号和名称。序号使用阿拉伯数字标注，附件名称后不加标点符号。 (5）成文日期，是指公文开始生效的
22、时间。它以发文机关负责人签发的日期为准，联合行文则以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准，成文日期要用汉字的小写数字写全年、月、日，不用简写，也不用阿拉伯数字标写；“零”写为“O”，不写成“Q,.。标注在“附件说明”的右下方。 法规性公文或会议通过的文件，一般在标题下方用括号注明生效日期或通过日期，在正文之后就不再署成文日期。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期，成文日期右空4字。 (6)印章，是公文合法、有效、负责的标志，也是机关权力的凭证。行政公文除“会议纪要”、以电报形式发出和在报刊上刊登的以外，均应加盖印章方能生效。公文用印情况如下： 单一机关发出
23、的公文，盖发文机关的印章； 联合上报的公文，盖主办机关的印章； 联合下发的公文，各联合发文机关都应加盖印章； 加盖印章应上距正文2-4-，端正、居中下压成文时间，印章用红色。 用印方式有两种：一种是当印章下弧无文字时，采用下套式，即仅以下弧压在成文时间上；另一种是当印章下弧有文字时，采用中套式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，左右各空，字，主办机关印章在前，协办机关印章在后，两个印章均压成文时间，且只能采用同种用印方式，以保证印章排列整齐。两印章之间不相交或相切，相距不超过3-当联合行文需加盖3个以上印章时，为防止出现空白印章，应将各发文机关名称（可用
24、简称）排在正文和发文时间之间。主办机关在前，协办机关依次在后，每排最多排33个印章，两侧不能超出版心边线；最后一排如余一个或两个印章，均居中排列；印章之间互不相交或相切，在最后一排印章之下右空2字标注成文时间。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。 (7)附注，是对公文使用方法、传达范围、联系人姓名和电话等的说明和标识。公文如有附注，应用3号仿宋体字，居左，空2字，加圆括号标识在成文时间的下一行。 3版记。 版记属公文的文尾，其内容已不属“文本”范畴，主要用以标识与发文有关的事项。版记一般包
25、括以下要素。 （1）主题词，是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词或词组。其主要作用在于方便电脑存储和文件检索，有利于公文管理的标准化、现代化。 根据新办法第十条规定：“公文应当标注主题词。上行文应按照上级机关的要求标注主题词。”标引主题词需使用主题词表。标引主题词要注意三点： 第一，要掌握选词原则。要选用最能反映公文主题内容的词语。一份文件的主题词，除类别词外最多不超过5个。其标引顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的内容词，最后标反映文件形式的文种词。各主题词之间空l个字的位置不标标点符号。如国务院关于加强水土保持工作的通知，先标类别词“水利（或农业，）”，再标反
26、映内容的类属词“水土保持”，最后标反映公文形式的文种词“通知”。一份文件如有两个以上的主题内容，先集中对一个主题内容进行标引，再对第二个主题内容进行标引。如国务院关于在若干城市试行国有企业兼并破产和职工再就业有关问题的通知，先标反映第一个主题内容的类别词“经济管理”，再标类属词“企业”、“兼并”、“破产”；然后标反映第二个主题内容的类别词“劳动”，再标类属词“就业”；最后标文种词“通知”。 第二，要使用主题词表。国务院办公厅秘书局印发的国务院公文主题词表(1997年12月修订）由15类1049个主题词组成，分为主表和附表两大部分。主表有13类751个主题词，附表有2类298个主题词。词表分为三
27、个层次。第一层是对主题词区域的分类，如“综合经济”、“财政”、“金融”类等。第二层次是类别词，即对主题词的具体分类，如：“工业”、“交通”和“邮电”等。第三层是类属词，它包括了内容词和文种词。第二层和第三层统称为主题词，用于文件的标引。有些上级机关，如省、市也印发了与国务院公文主题词表相配套的适合自身实际的公文主题词表，要求下级机关使用。上级机关若规定了公文主题词表，下级机关的上行文就应根据上级机关规定的公文主题词表标注主题词，即所谓“上行文应按照上级机关的要求标注主题词”。 第三，主题词的标引，应坚持“谁办文，谁标引”的原则 “主题词住个字用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号
28、小标宋体字，词目之间空1字。 （2)抄送。抄送机关是指除主送机关以外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应使用全称或规范化简称、统称。抄送机关不负责文件的处理。需要抄送的具体情况如下： 职能部门向下级机关的行文，应抄送本级政府； 上级向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关； 越级上送的文件，必须同时抄送所越的上级机关； 重要的下发文件，也要抄送上级机关。 公文如有抄送，在主题词下一行，左空7字，用3号仿宋字标识“抄送”，后标全角冒号。回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同“抄送”，同时“抄送”下移一行。 (3印发机关和印发日
29、期。印发机关指负责印制、发送公文的机关，通常是发文机关的办公厅（室）。印发日期指文件印制完成的时间，一般比成文时间晚。印发机关和印发时间位于“抄送”之下（无“抄送”时，则标识在“主题词”之下）占一行位置：用3号仿宋体字。印发机关左空I字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识年、月、日全称口此外，对版记中的反线、版记的位置也作了规定：版记中各要素之下均加一条反线宽度同版心：版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。现行行政公文的处理 现行行政公文处理指现行行政公文的办理、管理、整理（立卷）和归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。 (1现行行政公文办理。包括发文办理和收文办理。发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文办理指收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。 (2)现行行政公文管理。是指公文从草拟到最后销毁各个环节的全程管理。新办法第八章对公文管理有了明确规定，其中特别强调公文应由文秘部门或专职人员统一管理。 (3）现行行政公文归档。公文办理完毕后，要及时整理（立卷）、归档。新办法对归档有更具休明确的规定。
