1、青荣城际铁路归档培训讲稿青荣城际铁路工程项目文件编制归档培训 （2014年7月）主要讲四个方面第一个方面：铁路工程建设项目文件归档的基本原则、依据标准和职责范围第二个方面：竣工文件编制归档的质量要求、组卷方法和归档内容第三个方面： 竣工文件整理方法及案卷质量要求第四个方面：工程文件的备份、移交部门第一个方面：铁路工程建设项目文件归档的基本原则、依据标准和职责范围一、铁路工程项目文件归档的基本原则工程项目档案是由工程项目文件转化而来的，我们常说工程项目文件是工程档案的前身，工程项目档案是工程文件的归宿。铁路工程建设项目文件是反映工程建设全过程的有效载体，是质量责任追溯的重要依据，也是工程建设项目
2、运营后进行维修、养护、改造、管理的基础资料。统一和规范工程项目文件资料管理工作，对提高工程建设项目标准化管理水平具有重要意义。工程项目国家验收之前先进行档案专项验收，另外，施工单位工程项目评优、报奖、招投标都离不开工程项目档案，所以我们要重视工程项目文件的编制归档工作。我们在工程项目文件的编制归档时要掌握的基本原则是什么？就是要根据工程档案的特性要求，遵循工程文件之间自然联系和便于工程档案管理和查考利用的原则（按专业、按单位工程），要保持工程项目档案的成套性、真实性、完整性和准确性。二、铁路工程项目文件编制归档的依据和质量标准 （1）国家重大建设项目文件归档要求及档案整理规范（DA/T28-2
3、002）；（2）铁路建设项目资料管理规程（铁道部2010TB10443）；（3）铁道部办公厅（办档20028号）文件关于印发铁路建设项目竣工文件编制移交办法的通知。（4）青荣城际公司工程档案管理办法三、工程文件编制归档的职责、范围铁路建设项目资料管理规程明确规定了建设、监理、设计、施工单位的各自的职责和归档范围。1、建设项目管理文件：由建设单位按照要求负责收集，并按照形成阶段、项目、专业整理后向有关部门归档。2、勘察设计文件：由建设单位和勘察设计单位按照要求编制后向有关单位归档。3、监理文件：由监理单位按照要求编制后向有关单位归档。4、工程竣工文件的编制归档：工程竣工文件应由建设单位组织有关责
4、任单位（施工单位）编制。竣工文件由施工单位负责编制，监理单位负责审核。项目施工及调试完成后，施工单位、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同规定的要求编制项目竣工文件，施工单位应负责对其形成、收集的资料进行整理和保管，并对其编制的竣工文件的真实性、准确性和完整性负责。施工总承包单位负责汇总、审核分包单位编制的资料，对资料管理负总责，分包单位应对其分包工程范围内的资料负责。施工单位纳入竣工文件的资料应符合国家重大建设项目文件归档要求及档案整理规范、铁道部办公厅（办档20028号）文件、2010TB10443铁路建设项目资料管理规程和青荣城际公司工程档案管理办法的规定。第二个方面：竣工
5、文件编制归档的质量要求、组卷方法和归档内容一、工程项目竣工文件质量要求：（1） 归档的文件必须是原件，盖章须是红色原章，不是彩印，签名要手写，不是打印、印章，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，盖章、签字认可手续完备。（2） 需永久长期保存的文件不能用易褪色的书写材料书写、绘制(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)。（3）打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。（4）录音、录像文件应保证载体的有效性。（5）长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘，保证质量。（以往在项目档案验收过程中，文件质量出现问题比较多，希望在文件形成时注意类似问题，避免返工。）二、施工单
6、位竣工文件组卷的基本方法（一）综合卷：竣工验收报告，验收证书，竣工验收记录表，决算附表，施工技术总结，建交表，施工中来往文电、协议、合同文本；工程质量检验报告，照片（底片）、录音、录像、咨询文件等内容组成保管单位（一般按标段或专业组综合卷）。（建设、施工、监理要加强对声像档案的收集，将来档案专项验收是比较重要的一项内容） 1、项目综合卷 1）整个建设项目的开工报告2）整个建设项目的竣工验收证书3）整个建设项目的施工技术总结4）施工中形成的有关文件、电报、协议、合同、会议纪要以及照片（底片）、录音、录像带等5）专业工程验收申请表（铁验表1）6）专业工程验收记录表（铁验表2）7）静态综合系统验收申
7、请表（铁验表3）8）静态综合系统验收记录表（铁验表4）9）动态验收记录表（铁验表5）10）初步验收申请表（铁验表6）11）. 正式验收申请表（铁验表7）12）. 概算及决算支出对照表（决算附表一）13）主要材料及人工消耗统计表（决算附表二）14）设计及竣工主要工程数量及投资对照表（决算附表三）15）铁路建设项目剩余工程数量及投资表（决算附表四）16）工程技术条件表（建交1）17）车站表（建交2）18）桥梁表（建交8）19）公跨铁立交桥表（参照建交8）20）旅客天桥、地道表（建交10）21）涵洞表（建交11）22）隧道及明洞表（建交12）23）房屋总清册（建交17）24）消防、环保、安全、医药卫
8、生空调设备表（建交26）25）工程质量核验意见（或工程质量评估报告）（由理部门提供）26）各单项工程验收报告27）咨询文件（1）咨询管理档案（A）咨询项目分部发文（含会议纪要）（B）咨询单位发文（含会议纪要）（C）工程咨询月报（D）工程咨询工作总结（2）工程咨询档案（A）技术咨询大纲（设计阶段及施工阶段）（B）施工图设计文件（图纸）审核报告（C）施工图审批意见单（D）各种咨询报告（E）技术引进相关资料图纸（F）安全质量事故处理意见（G）咨询工程师通知单（二）标段综合卷（由参建单位负责收集整理组卷）各单位工程不能包括进去的文件材料纳入综合卷。（1）标段的开工报告（2）标段的工程总结，执行铁道部关
9、于做好客运专线工程总结的通知（铁建设函2009672号）（3）标段的工程竣工验收报告（4）标段的承包合同、施工企业执照、资质证明、招标文件（5）工程管理中的来往文件、协议、会议纪要（6）竣工资产移交表（7）标段工程竣工数量汇总表（8）标段工程验收申请表(铁验表一1)（9）标段工程验收记录表(铁验表一2)（10）标段静态验收申请表(铁验表一3)（11）标段静态、动态验收记录表(铁验表一4、5)及报告（12）概算及决算支出对照表(决算附件一1)（13）主要材料、人工消耗统计表(决算附件一2)（14）设计及竣工主要工程数量及投资对照表(决算附件一3)（15）铁路建设项目剩余工程数量及投资表(决算附件
10、一4)（16）各类建交表(128)（17）环境保护、环境绿化及水土保持工程明细表（18）工程照片及说明(按附件七要求整理单独组卷)（19）拍摄的承包合同段内工程开工、施工、竣工验收、开通典礼、重大事件的录像所刻录的光盘（20）标段的线路平、纵断面图(单独组卷)、标段的线路平、纵断面缩图(单独组卷)其它各专业：按单位工程来组卷（二）线路：按线路综合、线上和线路其它三个部分分别组卷。资料、图纸分开组卷。（1）线路综合按：线路平、纵断面缩图；线路平面图；线路纵断面图；详细工程地质图、纵断面图；施工资料等部分组卷。（2）线上：线上部分如由一个单位承担铺设施工，由铺设单位将铺轨资料单独组卷，放入单位工程
11、中。（3）线路其它包括平交道口、栅栏、车档、线路标志等。（三）路基：按路基、路基附属、路基相关工程及路基沉降观测四个部分组成保管单位1路基附属：包括路基排水、路基加固、防护和路基环境保护工程，声屏障单独组卷。2路基相关工程：包括按电缆槽、接触网支柱基础、声屏障基础、预埋管线、综合接地、电气化支柱基础等。3路基沉降观测：按不同的区间里程段组成保管单位。资料、图纸分别组卷。（四）桥梁特大桥、大桥、中桥、小桥（包括框架桥）按座组卷，特大桥、大桥将施工资料、图纸分别组卷，中桥、小桥施工资料、图纸少的也可合并组卷。检验批按墩台顺序分开组卷。桩基施工资料按桩号和墩台顺序组卷。（五）涵洞：按座组卷。资料、图
12、纸少的可合并组卷。（六）隧道：按座组卷，将施工资料及图纸分开组卷。（七）站场：按站组卷，将站场线路、站场路基、站台、雨棚、旅客地道等分别组卷。（八）房建：按单位工程组卷。最好每座房子单独组卷。按铁标和地方标准都可，如果资料多，每个分部要单独组卷，图纸排在资料后面。（九）给水排水：先区分给水、排水、每个给水站包括水源井、泵房、水塔、给水管路等按文件材料、图纸分别组成保管单位。給水系统、排水系统分别组卷，消防系统单独组卷。房子里的内水、内电组在房建专业。通信、信号、电力、电气化将站场及区间分别组卷。（十）通信：先区分站场、区间，再按干线通信线路、通信站、地区及站场通信、无线通信等分别组卷，分别按照
13、数字移动通信系统、电源和环境监控系统、会议电视系统、时钟系统、数字调度系统、应急图像系统、综合网管系统、传输系统、基站通信等系统组卷。（十一）信号：站场及区间分开组券。按计算机联锁、信号集中监测系统、调度集中系统、列控系统等几个部分分别组卷。（十二）电力：首先按区间、站场分别组卷，然后按变、配电所，站内电力线路，供电线路，动力配线，室内外照明、自动控制等几个部分分别组卷。（十三）电气化：首先区分站场、区间，按接触网工程、变配电所、安装工程等分别组卷。接触网应将站场及区间分开组卷，变配电设施按座组卷，变电按所、亭分别组卷，并标明变、配电所位置里程或编号，（一定要区分变、配电所的电力工程还是变电工
14、程）。（十四）信息（车站客运管理信息系统、车站货运管理信息系统）：按站分开每个系统分别组卷。（十五）动车：按动车种类、土建和检修使用的动力机械设备分别组卷。（十六）机务：按土建和动力机械设备分别组卷。（十七）车辆：按土建和动力机械设备分别组卷。（十八）铁路用地：按站、区间、零置地分别组成保管单位，征地资料如车站及区间不能分开时，可将资料集中组在车站内。（十九）环境保护及水土保持：文件材料单独组卷，图纸组入各专业内。三、铁路建设项目资料管理规程纳入竣工文件的有关内容和归档要求归档内容和各自的责任是明确的。主要分五个部分:（一）部分：建设管理资料（A类）建设单位应纳入竣工文件的主要内容是建设管理资
15、料。它由建设单位负责收集，按照形成阶段、项目、专业进行整理。主要内容有：（1）建设单位内部管理资料（2）立项决策资料（3）征地拆迁资料（4）招投标管理资料（5）合同管理资料（6）开工报告（7）技术管理资料（8）物资设备管理资料（9）质量安全管理资料（10）质量安全监督资料（11）水土保持、环境保护资料（12）投资控制资料（二）部分：勘察设计资料（B类）勘察设计文件，由勘察设计单位和建设指挥部按照铁路建设项目资料管理规程要求进行编制。纳入竣工文件的内容有：（1）勘察资料（2）设计资料（三）部分：监理资料：（ D类）监理档案可按照以下内容分类组卷1、监理组织机构资料2、监理规划3、监理实施细则4、
16、监理日志5、监理月报6、监理工作总结7、工程质量评估报告8、工程停（复）工令9、旁站监理记录10、见证、平行检测资料11、工程延期报告及审批资料12、索赔申请报告及审批资料13、竣工报验单及验收记录 （四）部分： 施工单位应归档的内容：四大类14项（主要是C类、E类）第一大类A类:建设管理资料（有关的4项）1、开工报告：（1）合同标段和重点工程开工报告（2）合同标段和重点工程开工报告批复文件（3）单位工程开工报告（4）单位工程开工报告批复文件2、质量安全管理资料：质量安全事故资料、专项检测资料（第三方检测）3、质量安全监督资料：质量安全监督报告4、投资控制资料：验工计价资料第二大类B类:设计资
17、料（有关的1项）变更设计资料、单位工程设计变更资料第三大类C类:施工资料（有关的6项）1、施工组织机构资料：包括施工单位现场的机构设置、人员配置、工作职责等。2、施工技术资料：（1）超前地质预报资料：包括超前地质预报实施大纲、各预测方法、预测报告、地质综合分析报告、超前地质预报竣工总报告等。（2）施工技术总结：包括自开工至竣工的全过程相关内容，在工程竣工后规定的期限内完成编写。施工技术总结分综合性施工技术总结、各合同标段及重点工程施工技术总结。3、工程测量资料：（1）施工控制测量资料 （2）施工测量放样资料（3）结构变形监测及控制资料（4）沉降变形观测及评估资料（5）竣工测量资料4、工程试验资
18、料：工程试验报告5、施工记录资料（1）施工记录（2）施工日志6、施工质量验收资料（1）物资设备质量验收资料（2）检验批施工质量验收资料（3）分项工程施工质量验收资料（4）分部工程施工质量验收资料（5）单位工程质量控制资料（6）单位工程实体质量和主要功能核查资料（7）单位工程观感质量检查资料（8）单位工程施工质量验收资料E类:竣工验收资料（有关的3项）1、基础资料：（1）竣工表、册：是针对建设项目各类工程、设备、设施、系统技术条件、各专业建交表、工程数量表等，按有关规定编制的汇总表、对照表和清册等。2、验收资料：（1）静态验收资料：包括子系统（专业）验收申请表、子系统（专业）验收记录表、综合系统
19、验收申请表、综合系统验收记录表和静态验收报告。（铁验表1-4）（2）动态验收资料：包括动态验收实施方案、动态检测报告、动态验收记录表、动态验收报告等。（铁验表5）3、竣工图：是建设项目完工后的主要凭证性材料，也是维修、养护、改造、管理的依据。以上是铁路建设项目资料管理规程施工单位应纳入竣工文件的一些内容，铁路建设项目资料管理规程的施行，对加强建设项目全面管理和项目资料的过程管理及归档，确保建设项目文件的系统性、齐全性、完整性和准确性均产生重大影响。第三个方面： 竣工文件整理方法及案卷质量要求一、竣工文件整理步骤竣工文件的整理概括起来，就是将竣工资料、图纸等按照归档原则和要求组成保管单位（卷）的
20、过程。主要任务（步骤）是：（1）将应归档的竣工文件按内在联系及排列顺序加软封皮装订成册；（2）对施工图纸按变更设计施工的实际状况进行修改，并更换竣工图标和施工里程，按尺寸要求进行折叠或装订；（3）对卷内竣工文件、图纸编张号；（4）填写卷内目录、备考表、软皮、盒面。（5）装入铁道部统一规定的科技档案盒内（目前铁道部科技档案盒仍继续使用）。二、竣工文件装订排列顺序：按照铁路建设项目资料管理规程要求，施工单位将形成单位工程的竣工文件收集齐全后，按照以下顺序进行排列，装订成册。1）开、竣工报告及批复文件2）施工组织机构资料3）工程施工总结4）工程竣工数量表5）设计变更通知单及附件6）建交表（每个专业不
21、同）*7）各种检验批、隐蔽工程检查证*8）各种施工记录资料（施工记录、施工日志）*9）工程试验报告*10）各种原材料、成品出厂合格证*11）各种动力机械图纸、出厂合格证、说明书12）分部、分项、单位工程质量检验评定表*13）工程测量资料（施工测量、竣工测量）14）其它各类表格和文字材料15）竣工验收资料（铁验表15）16）竣工图（按专业、图号排列）如果以上内容不能包括的铁路建设项目资料管理规程应纳入竣工文件的内容，可以列在14）项其它各类表格和文字材料这一部分或往后排列。交路局档案馆的竣工文件为不加*的部分，最全的一套（16项）交合资公司。三、竣工文件整理方法和案卷质量标准：1、竣工资料装订厚
22、度为2.0公分，一律用2.5公分的盒子，图纸可用4.0公分或者2.5公分的盒子。装订前先除去金属物，检查文件是否齐全，去掉空白页和重份文件，并检查有无颠倒或错页，表格文头要一律向上或向左，施工资料是否有预留装订线，要把小于A4开纸的资料粘贴在A4纸上。文字材料加科技档案软封面，采用棉线绳在左侧以3孔一线法装订成册。装订后要求结实牢固、整齐美观。2、工程日志的整理：整理工程日志时，要去掉空白页及“流水账”，只保留有参考价值的内容。3、一卷为一个保管单位，一盒一卷。一卷内的资料、图纸，按照排定的顺序，一卷编一个流水号。不是一个盒的文件资料图纸，不能连续编张号。1）、卷内张号编写的位置：施工资料及工
23、程日志在每一张的右上角（双面的，只编一个张号）；图纸在图标的右上方。2）、张号用打号机打印，或用签字笔、蓝黑钢笔编写，如编写错误用双线杠改，不能用涂改液，并在备考表中加以说明。3）、如果图纸及竣工资料组成一个卷时，图纸要及文字资料统一编张号。4）、张号从竣工资料的内容编起，统一用阿拉伯数字，从001起编；卷内目录、备考表、扉页、封面均不编张号。4、填写卷内目录（每盒案卷均应填写卷内目录）1）、卷内目录“名称”栏第一格应填写案卷标题。2）、将卷内每一项资料（资料标题名称，而不是每一张资料）、图纸的内容逐项登在卷内目录“名称”栏内，要填写资料、图纸标题全称。卷内目录中的“张次”栏内只需资料内容的首
24、页号，不必填写止号，但最后一项要填写起止号（如果最后一项内容只有一张，也要填写起止号，如50-50）。3）、文件、图纸如有编号的（即文件号、图号）应在卷内目录的“图号或文件号”栏内填写清楚。4）、卷内目录要打印，最好是套打，或自己按标准规格设计表格打印，如果目录内某一项内容多可以在一个格内打两行，也可以换行，但行高不能变。5）、卷内目录不装订在施工资料内，放在档案盒内资料的最上面。5、填写备考表每个保管单位内均应填写一份备考表便于统计卷内文件、图纸总张数，了解卷内存在的问题。备考表放在一个保管单位文件材料图纸的后面，不装订。备考表下边的签名必须手写，立卷人、负责人须本人签名。6、案卷封面和脊背
25、的填写（1）、案卷封面分为案卷软封面（软皮）和案卷盒封面两种，案卷软封面的内容比科技档案盒封面增加了施工里程和竣工里程两项内容，其他内容相同。（2）、案卷标题：一般案卷的案卷标题要具备三个要素，主要包括项目名称、单位工程内容（桥、涵洞、隧道、站场有名称时注明名称，无名称注明中心里程；线路注明起止里程）、文件性质（卷内是文件材料还是图纸）三个要素，如果本卷竣工文件内容很单一可直接反映在案卷标题内，如检验批、试验报告等）。1）桥梁（含公跨铁、框构）：“工程项目名称K+ 桥 号墩竣工文件（或竣工图、检验批、试验报告）” 2）线路（路基）：“工程项目名称KK（大里程）区间K+-K+段（组卷的里程段）线
26、路（路基）竣工文件（或竣工图、检验批、试验报告）” 3） 涵洞：“工程项目名称K+ 涵洞竣工文件（或竣工图、检验批、试验报告）”4）房建：“工程项目名称K+ 房子分部竣工文件（或竣工图、检验批、试验报告）”5）隧道：“工程项目名称K+ 隧道竣工文件（或竣工图、检验批、试验报告）”6）站场：“工程项目名称K+ 站场轨道（路基、站台、雨棚）竣工文件（或竣工图、检验批、试验报告）”7）电力：“工程项目名称K+至K+区间电力工程竣工文件（或竣工图、检验批、试验报告）”电力：“工程项目名称K+ 站场电力工程竣工文件（或竣工图、检验批、试验报告）”8）通信：“工程项目名称K+至K+区间通信系统竣工文件（或
27、竣工图、检验批、试验报告）”通信：“工程项目名称K+ 基站通信工程竣工文件（或竣工图、检验批、试验报告）”9）信号：“工程项目名称K+至K+区间信号系统竣工文件（或竣工图、检验批、试验报告）”信号：“工程项目名称站场信号计算机联锁工程竣工文件（或竣工图、检验批、试验报告）”信号：“工程项目名称站场（中继站）列车控制系统竣工文件（或竣工图、检验批、试验报告）”10）接触网：“工程项目名称K+至K+区间接触网工程竣工文件（或竣工图、检验批、试验报告）”接触网：“工程项目名称K+ 站场接触网工程竣工文件（或竣工图、检验批、试验报告）”接触网：“工程项目名称K+至K+区间（站场）接触网安装工程竣工文件
28、（或竣工图、检验批、试验报告）”11）牵引变电：“工程项目名称K+ 变电所（分区所）变电工程竣工文件（或竣工图、检验批、试验报告）”牵引变电：“工程项目名称K+ 变电所（分区所）变电工程竣工图（一次图）、（二次图）、（安装图）” 12）信息：工程项目名称站客运服务集成工程系统竣工文件（或竣工图、检验批、试验报告）”。 13）监理档案：“工程项目名称标段监理规划（监理细则、监理日志、监理总结等）。” “工程项目名称标段桥旁站记录”（3）、施工里程：为施工设计时采用的里程，一般用DK表示。（4）、竣工里程：为建设项目竣工后统一测定的里程，一般用K表示。（5）、形成单位：为卷内文件材料或图纸形成的责
29、任者。只写单位名称，不要项目部。 （6）、形成日期：本案卷形成的起止日期（填写到月）。 （7）、保管期限：按铁道部规定的保管期限，填写永久。 （8）、密级：不填写。（9）、档案盒封面、脊背和软皮用1.0的黑色中性笔填写，也可盖章，印台颜色黑色。（10）、案卷标题中里程不要小数点后面的数。7、竣工文件装盒竣工文件按已组好的保管单位装入铁道部统一规定的盒内。装盒的顺序是：卷内目录、竣工文件、图纸、备考表。8、竣工图的修改和整理 竣工图是对工程实体的写照，是工程档案中最重要的部分，是工程移交的重要凭证。其修改、整理要求是：（1）、竣工图应由施工单位负责编制。如委托设计单位编制竣工图的，应明确规定施工
30、单位和监理单位的审核和签字认可责任。（2）、 竣工图应完整、准确、清晰、规范、如有变更要修改到位，真实反映项目竣工验收时的实际情况。（3）、进铁道部档案馆的项目，要绘制正规的竣工底图。交其他单位的图纸都是蓝图。（4）、新绘制的竣工图，应将图上的施工里程改为竣工里程（统一里程）；路基设计宽度也应改为实际宽度。（5）、桥梁、房建专业在施工中采用定型图、通用图的，施工单位应提供一套相应的图纸。（6）、新绘制或用设计图修改的竣工图，都应将原图标更换成正规的竣工图标，有变更的在底图上修改完后重新蓝晒，不再加盖竣工图章，在竣工图标的右上角盖一个卷位章（红色），页码写在里面。如果是整本装订的图纸，卷位章盖在图纸封面，里面的图纸可以在图标右上角编张号不盖章，注意图纸封面要编张号。单位代码种类代码档 案 号张 号尺寸：72cm 长7cm、高2cm（7）图标内各项内容要签署齐全，法律手续完备。竣工图标的图幅及内容：
