1、山东专升本计算机Word知识点总结Office（一） 主要组件1.Word2.Excel3 .P owerPoi nt4.Access5.Outlook6. On eNote7.Publish（二） 定制office快速访问工具栏1. 文件一后台视图一“选项”命令一“ word选项”对话框一快速访问工具栏2.右击快速访问工具栏一快捷菜单一自定义快速访问工具栏3.单击快速访问工具栏右侧的快速定义按钮1.鼠标指向工具栏的某个按钮时，显示按钮名称的矩形是：工具提示信息2.快速访问工具栏：新建，打开，保存，电子邮件，快速打印，打印预览和打印，拼写和语法，撤销，恢复，绘 制表格，打开最近使用过的文件（三
2、） office功能区最小化1.双击除“文件”选项卡外的任意选项卡2.Ctrl+F1组合键3.使用鼠标右键单击功能区的任意位置或快速访问工具栏，在弹出的快捷菜单中单击“功能 区最小化”命令4.单击功能区右侧的“功能区最小化”按钮（四） 关闭office在关闭office应用程序或文档窗口时，若没有对各种编辑操作进行保存，执行关闭操作后， 系统会弹出相应的提示框单击“保存”按钮，可保存当前文档，同时关闭该文档单击“不保存”按钮，将直接关闭文档，而且不会进行保存单击“取消”按钮，则回到编辑状态W的主要功能，启动和退出（一） W的主要功能1.文字的编辑和格式化2.多媒体混排3.表格处理4.版式设计与
3、打印5.拼写和语法检查（F7）,模板和向导，帮助，网络等（二） 常用的启动 w的方法1.执行“开始/程序/ Microsoft Word ”命令2.双击桌面上的 W快捷图标3. 右击桌面，执行“新建 Microsoft Word文档”快捷菜单命令，在桌面上建立 “ Microsoft Word 文档”快捷图标，双击快捷图标4.打开已有的W文档5.打开w可执行文件“ Win Word.exe ”（三） 退出w的方法1.单击w窗口右上角的关闭按钮2.单击“文件”选项卡，在后台视图中的退出命令3.双击w窗口右上角的控制图标4单击w程控左上角的控制图标，在弹出的下拉菜单中，选择关闭命令5.Alt+F4
4、（四）只关闭文档窗口而不退出应用程序的方法1单击“文件”选项卡在后台视图中的关闭命令2.Ctrl+W3.Ctrl+F41在w中建立的文档文件，不能用记事本打开，这是因为文件中含有特殊控制符2文件选项卡中的退出是退出应用程序，而关闭只是关闭文档窗口3.W可存取的格式有：.docx.dotx.htm.html.txt.pdf.xps.rtf.xml.wtf.doc.dot w的窗口界面（只有文件叫“菜单”，其他都是“选项卡”）1.w的窗口主要由标题栏，功能区，文档编辑区，状态栏组成2. 标题栏处于窗口的最上方，从左到右依次为： （标题栏的位置可以改变）控制菜单图标（控制图标）1是最大化：还原、最小
5、化、关闭2不是最大化：移动、最大化、最小化、关闭快速访问工具栏保存，撤销，恢复正在操作的文档名称、程序的名称窗口控制按钮包括：最大化最小化、向下还原、关闭按钮3.标尺（“视图”选项卡/ “显示”组）分为水平标尺和垂直标尺用来确定文档在屏幕及纸张上的位置可以进行段落缩进和页边距调整利用其制表符，设置制表位4.滚动条分为垂直滚动条和水平滚动条注意：w中单击垂直滚动条的按钮，可以使屏幕下滚一屏5.状态栏位于窗口的底部显示：当前文档的页数/总页数，字数，输入语言，输入状态，视图，显示比例等信息6.功能区介绍文件：新建，打开，关闭，保存，另存为，打印，打印预览，退出，选项开始选项卡：剪贴板，字体，段落，
6、样式，编辑插入：页，表格，插图，链接，页眉页脚，文本，符号页面布局：主题，页面设置，稿纸，页面背景，段落，排列引用：目录，脚注，引文与书目，题注，索引，引文目录邮件：创建，开始邮件合并，编写和插入域，预览结果，完成审阅：校对，语言，中文简繁转换，批注，修订，更改，比较，保护视图：文档结构图，显示，显示比例，窗口，宏补充I.W的功能区不包括 w的全部功能2在w中切换文档窗口 “视图”中窗口切换Ctrl+F6 或 Alt+F6（还原文档窗口用 Ctrl/Alt+F5）单击任务栏中 w文档按钮4.“文件”选项卡可进入后台视图，若想快速返回文档单击除“文件”以外的任意选项卡 按键盘上的ESC键5.打开
7、w帮助窗口单击功能区右侧的帮助按钮F1在文件/后台视图中单击帮助6. 当显示了水平标尺而没显示垂直标尺时，要想垂直标尺也显示出来，则：在文件选项卡 / 选项命令/高级/垂直标尺复选框（视图选项卡/标尺，水平标尺与垂直标尺通常要同时显示，同时取消，不能只设置一个）7.快捷键默认为“ ALT+菜单名中带下划线字母”8.图表工具，不是 w的标准选项卡9. 在w文档中输入随便一个网址并按回车， 则自动加画下划线，自动变成超级链接，自动变 颜色10.拆分w文档窗口的方法拖动垂直滚动条上方的拆分按钮视图/拆分命令按 Clt+Alt+SII.在文档中插入日期时间的方法：插入/文本组/ “日期和时间”命令12
8、.在w文档结构图中能显示出文档的大纲，但是不能编辑13.在w中文本编辑位置是通过插入点位置来表明的文档视图（视图选项卡下方的视图按钮）视图：文档在 word应用程序窗口中的显示方式（一）类型常见的五种视图：页面视图，阅读版式视图， Web版式视图，大纲视图，草稿1.页面视图（显示效果）用户看到的屏幕布局与打印输出的效果完全一样。 页与页之间不相连，可以看到的文档在纸张上的确切位置。用来编辑页眉和页脚，调整页边距，处理分栏和编辑图形对象等是word默认的视图方式；是使用最多的视图方式；是最接近打印结果的视图坐标线只有在页面方式下才可以显示出来2.阅读版式视图以图书的分栏样式显示文档“文件”菜单，
9、功能区等窗口元素被隐藏。工具按钮用来选择阅读工具3.Web版式视图（显示背景和文本）以网页形式显示文档用于发送电子邮件和创建网页4.大纲视图（查看文档的脉络结构）在大纲视图里，也可以查看文档的大纲，还可以通过拖动标题来移动、 复制和重新组织大纲。可以通过折叠文档来查看主要标题，或者展开文档用来查看所有标题以及正文内容。不显示页边距，页眉和页脚，图片和背景5.草稿视图（普通视图）：只显示标题和正文，不显示页边距，页眉和页脚，背景，图片，分栏等是最节省计算机硬件资源的视图方式，处理速度快大量输入文本而不显示其格式，显示符号（分节，分页，分栏）当文档满一页时，会出现一条虚线称为：分页符只显示水平标尺
10、注意：可以同时显示水平标尺的两种视图模式是草稿视图或页面视图补充：打印预览视图：1.可放大，缩小，设置显示比例，可同时显示缩页。2.关于“打印预览”：可以进行页面设置，可以利用标尺调节页边距，可以显示多页。不可 以直接制表。3. 一旦进入“打印预览”窗口， “放大/缩小”按钮就被选中，鼠标指针变为放大镜4.在“打印预览”窗下可以进行编辑修改文档的建立，打开和保存w的默认扩展名是docx，模板是dotx（一） 创建文档1.创建空白文档快速工具栏上的“新建”按钮 Ctrl+N2.根据模版创建文档“文件”菜单/新建（二） 打开文档1.单击“文档”选项卡，在后台视图中的“打开”命令2.Ctrl+O 或
11、者 Ctrl+F123.快速访问工具栏中的打开按钮4.在后台视图中，单击“最近使用文件”选项卡中要打开的文件（文件/最近所用文件中， 可以设置最近使用文件的数量， 可以在025之间的设置，默认是4个）（三） w的四种“打开方式”选项1.打开2.以只读方式打开3.以副本方式打开4.用浏览器打开（四） w的自动保存（文件/选项/保存）1.W提供自动恢复功能，可在很大程度上避免因为停电，机器死机等问题引发的文档丢失现 象。2时间范围0120分钟，默认为10分钟。3备份副本的扩展名是.wbk（五） 保存文档1单击文件选项卡中的保存命令2.Ctrl+S或者 Shift+F123.快速访问工具栏中的保存命
12、令（六） 另存为1第一次新建的文档，无论是保存还是另存为，弹出的都是另存为2以只读方式打开的，只能进行另存为3改变文件名或路径，采用另存为4源文件不动，新文件内容（原文件内容加刚刚编辑过的内容）时，采用另存为 补充：1打开非word文档的方法是：打开 word，在“打开”对话框中选择相应文档的文件类型, 找到文件2启动w时，系统自动创建一个名为“文档 1 ”的新文档3.w文档可保存的文件类型为.docx.dotx.rtf.htm.html.txt.pdf.xps.xml4如果想要了解w文档的页数，行数及字数等统计信息可以选择 ：文件/ “属性”命令5.关于w的保存功能，可以对当前编辑的多个文档
13、一起全部保存录入1.插入点：是在文档输入窗口中一条闪烁的竖线，用于指示文本的插入位置2.，所w支持“即点即输”的功能（这种功能只有在 Web版式视图和页面视图下才能使用）见即所得3.如果要插入键盘上没有的符号，可以插入/ “符号”命令，在弹出的对话框中选中需要的符号使用软键盘1打开方法：点击输入法指示器2关闭方法：再点一下输入法指示器4.文档编辑时常用的快捷键Home快速移到行首End快速移到行末Ctrl+Home快速移动文档开头Ctrl+End快速移到文档结尾5.w的两种录入状态： 插入状态和改写状态6.切换两种录取状态的方法单击键盘上的“ Insert键”单击状态栏上的改写或插入标记注意：
14、撤销与恢复（有次数限制）1.撤销：Ctrl+Z2恢复：Ctrl+Y选定文本（一） 用鼠标选定文本1.小框文本的选定：按动鼠标左键从起始位置拖动到终点位置，鼠标拖过的文本即被选中。（这种方法适合选定小块儿的，不跨页的文本。 ）2. 大块文本的选定：先用鼠标在起始位置单击一下，然后按住“ Shift键”的同时，单击文本的终止位置。（这种方法适合选定大块儿的，尤其是跨页的文档。 ）3.选定一行：鼠标移至左选定栏，鼠标指针变成向右的箭头，然后单击（左栏单击）4.选定一段：鼠标移至左选定栏，然后双击（左栏双击）在段落内的任意位置快速三击5.选定整篇文档：鼠标移至左选定栏，快速三击（左栏三击）鼠标移至左选
15、定栏，按住“ Ctrl键”的同时单击鼠标 Ctrl+A组合键在开始选项卡/编辑组/选择按钮/全选6.选定一句：按住“ Ctrl键”的同时，单击句中的任意位置。7. 选择垂直文本（矩形区域）：Alt+鼠标拖动8. 通过样式选择文本（可以快速选定应用统一样式的文本） ：开始/样式组（二） 用键盘选定文本1.Shift+左右方向键：分别向左右扩展选定一个字符2.Shift+上下方向键：分别由插入点向上下扩展选定一行3.Ctrl+Shift+Home:从当前位置扩展选定的文档开头4.Ctrl+Shift+End :从当前位置扩展选定的文档结尾5.Ctrl+A或者Ctrl+5:选定整篇文档6.Ctrl+
16、左右方向键：光标在英文文档中逐词移动7. 选定一行文字的方法是：将插入点光标移至此行文字的行首，按下 Shift+End组合键删除文本1.光标所在位置：按 Backspace向前删除光标前的字符；按 Delete,向后删除光标后的字符2.如果要删除大块选定的文本选定文本后，按 delete键删除（按BackSpac选定文本后开始选项卡/剪切板/剪切按钮单击右键， 从快捷菜单中选择剪切命令Ctrl+X组合键注意：方法一删除的文本直接被清除掉； 方法二删除的文本进入剪切板， 用户可以将其粘贴到其他位置（在 office里剪切可以删除，但是在 Windows里不可以）3.清除删除清除可以清除内容和格
17、式删除不能删除格式，只能删除内容4. 如果要删除w文档中选定文本块的格式设置，应该 Ctrl+Shift+Z移动（复制）文本（一）使用鼠标拖放移动文本1.左键（仅仅是拖放）选定要移动的文本鼠标指针指向选定的文本， 鼠标指针变成向左的箭头， 按住鼠标左键，鼠标指针尾部出现虚线方框，指针前出现一条竖直虚线拖动鼠标到目标位置，即虚线指向的位置，松开鼠标左键即可（二） 使用鼠标右键移动文本（不仅是拖放）选定的内容可用鼠标右键拖到某个位置然后在弹出的下拉菜单中选择移动到该位置（三） 使用剪贴板移动文本1选定要移动的文本2将选定的文本移动到剪贴板上（剪切的三种方法）3将鼠标指针定位到目标位置，从剪贴板复制
18、文本到目标位置（粘贴的三种方法） 1粘贴可以进行选择性粘贴，粘贴可以有内容和格式“选择性粘贴”可以粘贴：带格式的文本，不带格式的文本， html格式等；不可以粘贴：图片，Excel格式2复制和剪切操作，均将选定的内容复制到剪贴板， word剪贴板最多可以保存 24项剪切或复制的内容，而 windows只有一项定位，查找和替换（一）定位 Ctrl+G方式：1视图/显示/导航窗格可以对长文档中的文字和段落内容进行简单快捷的定位， 还可以利用鼠标拖拽改变段落的顺序在搜索框中直接输入要查找的关键字， 文档就会快速定位到， 包含关键字的内容， 并以高亮显示2开始/编辑/查找/转到3直接拖动垂直滚动条 1
19、定位目标可以是：页，节，行，书签，批注，脚注，尾注，域，表格，图形，公式，对象, 标题。（没有“字”）（二） 查找（Ctrl+F）和替换（Ctrl+H）1打开方式在导航窗格中单击搜索框右侧的下拉按钮，选择“高级查找”开始/编辑/高级查找查找可以：区分大小写、全角/半角、后缀/前缀；可以使用通配符、全字匹配；可 以根据格式查找，可以查找符号与特殊符号；可以查找图形、域注意：“查找和替换”对话框中不包含查找表格2只要能查找的内容，就可以进行替换3查找范围的默认项是查找全部还提供了：向上，向下，全部的搜索范围4如果不选择使用通配符，就相当于完全匹配（三） 导航窗格分为左、右两栏，左栏显示文档的大纲结
20、构，右栏显示文档的内容单击左栏中某个大纲（标题）时，右栏自动显示出该标题下的内容 使用该功能可以快速浏览长文档显示树状结构导航窗格只能显示文档大纲， 不能编辑文档大纲，要编辑文档大纲必须切换到大纲视图下w中如果使用导航窗格对文档进行标题，导航，必须预先为标题文字设定大纲级别“导航”侧边栏显示查找内容有三种显示方式： 浏览您文档中的标题浏览您文档中的页面浏览您当前搜索的结果文档校对（一） 拼写和语法检查功能（审阅 /校对/拼写和语法按钮）1用红色波浪线表示拼写错误或字库中无该字2.用绿色波浪线表示语法错误3波浪线属于不可打印字符，不影响打印效果（二） 自动更正（文件选项卡/选项/校对/ “自动更
21、正”选项）（三） 字数统计（Ctrl+Shift+G）1方式：文件”里的“信息”（默认对全文进行统计）审阅/校对/字数统计（可以对全文进行统计，也可以对选中的部分内容进行统计）2其中字数统计对话框显示了当前文档的页数，字数，字符数，段落数，行数等信息3可以设置字数统计：是否包括文本框，脚注和尾注文档格式化与排版（一）字体格式（开始/字体）1字体对话框中可以设置：字体、字形、字号；字体颜色、下划线、着重号；删除线、双删除线、上标、下标、隐藏、小型大写字母、全部大写字母2字体对话框“高级”中可以设置：缩放间距（加宽，紧缩，标准默认） 注意：可以自己设置磅值位置（标准默认、提升、降低）3设置文本突出
22、显示（开始/字体/突出显示）悬浮工具栏上，单击“突出显示”按钮右侧的下拉按钮，可以选择颜色 取消文本突出显示，只要在下拉列表中选择“无颜色”4消除字体格式 开始/字体组/ “清除格式”按钮5可以设置字体：颜色（默认黑色），字符底纹，带圈字符，字符边框，缩小/放大字体等注意:2.字号：两种表示方式，以“号”和“磅”为单位 号：初号最大，八号最小（默认是五号，宋体）磅：5磅最小，72磅最大（用户可以自由输入更大磅值的数据来表示特大字， 限值为：1638）3隐藏的文字不可以显示，也不可以打印4字体/文本效果：轮廓，阴影，映像，发光（没有三维）5文字最大的缩放比例是：500%（二） 格式刷（开始/剪贴
23、板）1格式刷是一种快速应用格式的工具，可以将字符和段落的格式复制到其他文本上。 （不可以复制图片）2.使用方法双击“剪贴板”组中的“格式刷”工具按钮，就可以在多处反复使用，单击只能使用一次 停止使用格式刷：再次单击“格式刷”工具按钮按 Esc键取消3.如果要把一个标题的所有格式应用到其它标题上，正确的方法是用格式刷开始/样式/格式命令4.快捷键：Ctrl+Shift+C（三） 段落格式（开始/段落，页面布局/段落）段落指：文档中两次回车符之间的所有字符，包含最后一个回车符A对齐方式1.段落或文本的对齐方式（5）:左对齐，右对齐，居中对齐，两端对齐（默认） ，分散对齐1.图片的对齐方式（3）左对
24、齐，居中对齐，右对齐2.表格的对齐方式（9） 上中下X左中右B段落缩进1.缩进：指整个段落左（右）边界距离页面左（右）侧的缩进量2.缩进度量单位厘米磅字符（默认）3.格式无：无缩进形式悬挂缩进：段落中除了第一行之外，其余所有行都缩进一定值首行缩进：段落中第一行缩进一定值，其余行都不缩进4.实现段落缩进的方法并用鼠标拖动标尺上的缩进符开始选项卡/段落组页面布局选项卡/段落组/对话框启动按钮5.缩进不能调整页边距，针对的是段落6. 段落缩进后文本相对于打印纸边界的距离 =页边距+缩近距离 C行距1.行距类型：单倍（默认），1.5倍（Ctrl+5） , 2倍，多倍，最小值，固定值（设定固定的磅值作为
25、行间距） 如果在“设置值”中输入镑值，行距则自动变成“多倍行距”D段间距1.间距度量单位：以“磅”和“行”为单位2.段前间距最小值是:-0.2E制表位制表位是指在水平标尺上的位置，指定文字缩进的距离或一栏文字开始之处设置：双击“制表位”符号，在弹出的对话框中设置页面布局/“段落”对话框/制 表位开始/“段落”对话框默认两个字符。对齐方式有：左对齐（默认），右对齐，居中对齐小数点对齐，竖线对齐。 （制表位的类型有五种）按Tab键，切换到下一制表位要删除制表位，用鼠标按住制表位，拖离标尺栏释放鼠标即可 补充1.换段：En ter2.换行：软回车一Shift+Enter3.分页：硬回车一 Ctrl+
26、Enter4.每个段落都有自己的段落标记，段落标记的位置在段落的尾部5. 段落首行缩进用加空格的方法不可以。 （空格是字符，而缩进是预留的位置）6. 删除段落标记后两段合为一段，格式有可能变（后随前变） ；有可能不变。通常保持不变。7.标尺顶部的三角形标记代表：首行缩进8.调节页边距的方法：调整标尺用页面设置对话框（四）项目符号和编号（开始/段落/项目符号和编号）1.项目符号使用的是符号，而编号使用的是一组连续的数字或字母2.添加自定义项目符号：段落组/ “项目符号”按钮右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中 单击“用以新项目符号”选项1.开始/段落/边框和底纹（为段落、文档设置）2.开始/字体/
27、字符边框（为字符设置）3.边框和底纹可以应用于：文字，段落，单元格，整个表格（把表格加上实线，通过段落组/ 边框与底纹）4.在w中给选定的段落、单元格、图文框增加的背景称为“底纹” 补充页面布局/页面背景，可以设置1水印（文字水印，图片水印）可以在文档的每页打印一个图形作为页面背景，这种特殊的文本效果被称为“水印” 2页面颜色设置填充的效果（渐变，纹理，图案，图片）页面边框A边框：应用于：文字、段落B页面边框：应用于：整篇文档（默认） ，本节，本节一仅首页，本节一除首页外所有页C底纹：应用于：文字、段落（六）分页，分栏，分节 分页1.W具有自动分页的功能，当文档满一页时系统会自动换一新页，并在
28、文档中插入一个软分页符（自动分页符）注意：软分页符不可以删除2人工分页符（硬分页符）页面布局/页面设置/ “分隔符”对话框/ “分页符”单选按钮 Ctrl+E nter（开始/段落/ “显示/隐藏编辑标记”按钮，可以显示出隐藏的人工分页符）注意：硬分页符可以删除删除方法：在草稿视图下，按 delete键可以删除开始/段落/ “显示/隐藏编辑标记”按钮，显示隐藏的分节符标记，然后用 Delete删除5分页符不可以被打印出来分栏1将一段文字分成并排的几栏，只有填满第一栏后才能移到下一栏2不同的纸张大小，页面方向可以分的栏数不同。可插入分割线。3插入分栏符（分隔符），就是插入一个分隔符号，与格式中的
29、分栏无关分栏操作在：页面布局/页面设置/ “分栏”中设置（ “页面设置”对话框的“文档网络”选项中）4分栏可以用在选中文本和整篇文档上，不可以用在文本框和自选图形上分节1节：是独立的编辑单位。同一节内格式相同，不同节可以设置不同的格式。2分节符的类型：下一页连续奇数页偶数页补充1分隔符包括：分节符，分页符，分栏符，换行符2行号：是给文档各页的文本内容左侧增加行编号，以利于阅读和矫正3断字：为保证文章右侧整齐（分为手动断字和自动断字）（七） 设置页眉、页脚和页码1页眉和页脚（插入/页眉、页脚）可以插入页数、总页数、日期时间、图片、剪贴画等能设置相应格式：节不同，奇偶页不同，首页不同，显示文档文字不可以与正文同时编辑，但可以与正文同时显示和打印页眉页脚工具/位置： 可以设置页眉页脚距页面顶端或底端的距离 （默认单位是：厘米）；对齐方式注意：不能设置“分栏”格式页眉的默认对齐方式：居中页脚的默认对齐方式：左对齐2页码（插入/页眉页脚组 /页码）可以设置页码位置（页面顶端、页面底端） ；页码格式（编号格式、起始页码）页码不可以从任意数值开始（页码有数值范围， 0 32766）如果文档只有一节， 系统默认的起始页码为 1 （最小为0）;如果文档不止一节， 系
