1、公文格式公文格式分为三部分：眉首、主体和版记眉首：置于公文首页红色反线（宽度156mm）以上的各要素。主体：置于红色反线（不含）以下至主题词之间的各要素。版记：置于主题词以下的各要素。（一）眉首眉首位置是相对固定的，它相当于文件的“头”，故又俗称“文头”、“红头”。主要包括以下要素：1、公文份数序号公文份数序号是同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。其主要作用是便于公文的分发、清退和查找，有助于在日常公文管理中明确管理人员的责任。主要适用于具有秘密等级的或需要清退的公文。标识位置：用阿拉伯数字在版心左上角第1行定格标识。通常是根据印制数量来确定编制几位数的序号。例：需印制199份的，从“01
2、”开始编写；需印制100999份的，从001开始编写。不应在份数序号前加上一长串“0”，如“00000001”就没有使用价值。一般也不直接写作“1”，避免将其误看做其他数字符号。2、秘密等级和保密期限秘密等级：绝密、机密、秘密三级。（便于公文管理、确保公文安全）标识位置：用3号黑体字顶格标识于版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与保密期限，用3号黑体字顶格标识版心右上角第1行，秘密等级和保密期限直接用“”隔开，例如：“机密一年”。国家秘密的保密期限，除特殊情况外，绝密级不超过30年，机密级不超过20年，秘密级不超过10年。保密期限在1年及1年以上的，以年计；保密期限在1年以内
3、的，以月计。3、紧急程度即公文送达和办理的时限要求。（提示公文办理的时限，为催办公文提供依据。）分为特急件、急件、平件三种。其中电报应该分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。标识位置：用3号黑体字顶格标识于版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识于版心右上角第1行，紧急程度顶格标识于版心右上角第2行。4、发文机关标识一般由发文机关全称或规范化简称加上“文件”二字组成，例如：“北京市人民政府文件”、“中华人民共和国农业部文件”等。对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称，使用简称时应注意规范性、郑重性，避免产生歧义。注意：单一行文时，发
4、文机关名称“一”字排开； 联合行文时，主办机关排在前面，协办单位依次排列其后，如行政机关与同级或相应的党的机构、军队机关、人民团体联合行文时，按照党、政、军、群的顺序排列，“文件”二字在各单位名称右侧居中位置。联合行文机关过多时，则必须保证公文首页显示正文。标识位置：发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。对于上报的公文，为了便于方便签批，发文机关标识上边缘至版心上边缘可增加为80mm；如需标识公文份数序号、秘密等级、保密期限以及紧急程度，可在发文机关标识上空2行向下依次标识。发文机关标识居中排布，一把使用小标宋体字，用红色标识，以凸显公文的权威性和郑重性。字号以醒目美观为原则酌定，一般应小
5、于22 mm15mm（高高）。5、发文字号组成：发文机关代字、年份和发文序号。发文机关代字由发文机关名称中的代字组成。 （明确、简洁、规范） 例：“国办发”， 其中“国办”代表国务院办公厅，“发”代表发文的意思。有些发文机构代字在编制中，通常还将发文机构的具体办文部门、文件的性质等标注其中。例：“教计发20020号”是某市教育局计划处200年的第20号发文，“教人函20020号”表明这是某市教育局人事处的一份平行发文。年份：使用全称，用4位阿拉伯数码表达，并用六角号“”括起。例：200。发文序号：一个发文机构一年内文件制发数量的统一流水号，用阿拉伯数码表达，每年年初从“1”开始，编号不编虚位（
6、即1不编为001），顺序数字前面不加“第”字，直接表达为“发号”。例，“国办发200845号”国务院办公厅2008年制发的顺序号为45号的发文。一份公文只应标注一个发文字号。单一行文的，发文单位文件字号居中“一”字排开；联合行文的也只标注一个发文字号，一般应标注主办单位的发文字号。标识位置：发文机关标识下空2行，用3号仿宋字体，居中排布。发文字号之下4mm处为一条与版心等宽的红色反线。6、签发人指发文机关最后核查并批准公文对外发出的领导人的姓名。（对公文的制发和内容负责）上报的公文需标识签发人姓名。标识位置：平行排布于发文字号右侧，发文字号居左空1字，签发人居右空1字；签发人用3号仿宋字体，其
7、后表全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。 如有多个签发人，主办单位签发人姓名位于第1行，协办单位签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列，红色反线依次下移，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行，红色反线与之相距4mm。（二）主体1、标题对公文主要内容的概括与揭示。标识位置：在红色反线下空2行，用2号小宋体字标识，可分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。标题的结构：发文机关名称+事由+文种发文机关名称：要使用全称或规范化简称。事由: 大都是将公文正文内容简要概括成一个名词性词组或动词性词组。名词性词组：对某项工作、事项或者问题等
8、的概括表达，如“关于办学场地的意见”；动词性词组：是对开展某项工作、办理某项事情、解决某项工作等情况的概括表达，如“关于开展暑期社会实践活动的意见”。事由部分通常使用介词“关于”、“对于”等构成介词词组。文件名称：即要恰当使用文种。公文标题结构的主要类型：（1）三要素标题：发文机关名称+事由+文种例：“市局关于国有土地使用审批的通知”（2）二要素标题：发文机关名称+文种/事由+文种例：“中华人民共和国公告”、“中国人民银行通告”、“国家行政机关公文处理办法”、（3）单一要素标题：只标明文种，如“通知”、“公告”、“公告”等）（4）复合标题：包括正副两个标题，正标题可以是文章式的，也可以是公文要
9、素式的，副标题是对正标题的进一步补充说明，这种类型常见于会议类、报告类公文。例：“最高人民法院工作报告200年月日在第九届全国人民代表大会第四次会议上”。（5）文章式标题：即按照一般文章的标题形式确定标题，如“继往开来 与时俱进 全力以赴向国家级示范高中冲刺”、“乡村关系冲突现象剖析”、“崛起广厦千万间”等。这种标题形式主要适用于工作报告、总结报告、述职报告、调查报告等各种报告类公文。要求：标题应遵守逻辑规则、语法规则及有关的要求，规范表达。标题字数一般不超过50字。注意：1、标题不是一个句子，而是以文件名称为中心词的一个偏正词组，因而在标题中一般不加标点符号。转发法规性文件的标题，可以使用书
10、名号将被转发文件括起，例如：“关于转发管理办法的通知”；标题中有并列词语的，并列内容之间可使用顿号停顿，如“局关于表彰、王同志先进事迹的通知”；标题中使用缩略词以及具有特定含义的词语时，应当使用引号，如“关于512汶川大地震灾后重建的决定”；标题中某一部分需要注释或说明时使用圆括号，如“关于印发管理办法（暂行）的通知”。2、主送机关：对公文负有主办或答复责任的机关。标注方法：1、直接使用主送机关的全称，如“中华人民共和国财政部”；2、使用主送机关的规范化简称，以不产生歧义为原则，如“中华人民共和国国务院”的简称为“国务院”；3、使用同类型机关的统称，如“部属各高等院校”、“下属各单位”。要求：
11、一要准确。主送机关必须是具有该公文受理权限的单位；若公文内容涉及几个单位职能的事项，其主送机关应当是主办单位，对其他单位可采取抄送形式二要规范。使用规范化简称或统称。主送机关较少时，使用全称或规范化简称列出所有的主送机关；主送机关较多时，应使用统称或简称。三要有序。一般应按主要执行单位在前的原则排列，各有关单位之间使用顿号或逗号分清层次，一般是同一层级、同一性质的机关之间使用顿号，不同层级、性质的机关之间使用逗号分隔。 注意： 1请示，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式。2受双重领导的机关向上级机关行文，应当根据公文内容，即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机
12、关。 3除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。标注位置：标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋字体标识，回行时仍顶格；最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送机关的表达方法。3、正文：包括导语、主体、结语。标识位置：在主送机关名称下一行，每自然段左空2字，同行顶格。4、附件：附属于公文正件的其他公文、图标、名单等。它是公文正文内容的组成部分，其作用在于补充和完善公文正文的内容，与正文具有同等效力。附件的位置：在正文下空1行，左空2字，用3
13、号仿宋体字标识“附件”，其后标全角冒号和附件名称。附件如有序号应使用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第一行定格标识“附件”，有序号时应标识序号，附件的序号和名称前后标识要一致。不能一起装订时，应在附件左上角第1行定格标识公文的发文字号并在其后标识附件（或带序号），以方便阅读，防止附件散乱、丢失。5、成文日期一般公文以领导人签发日期为准；经过会议讨论通过的公文，以通过日期为准；法规性公文以批准日期为准；两个以上机关（部门）联合发文，以最后签发机关（部门）领导人的签发日期为准。6、公文生效标识指发文机关印章或签署人姓名。印章代表发文机机构的职权，一般公文均应
14、加盖发文机关印章。不加盖印章的如会议纪要、上报的意见等文件，常作为公文的附件。命令（令）是通过有关单位正职负责人签署自己姓名的方式来确定其法定效力，合同、协议书等公文往往具有印章和签署两种生效标识。用印方法：（1）单一发文用印单一发文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期右空4字；加盖印章应上距正文一行之内，端正、居中下压成文日期；当印章下弧无文字时，采用下套方式（即以下弧压在成文日期上）；当印章下弧有文字时，采用中套方式（即印章中心线压在成文日期上）。（2）联合行文用印需加盖两个印章时，应将成文日期拉开，左右各空7字居中排布，主办单位印章在前；两个单位的印章均压成文时间，印章用红
15、色；两个印章只能采用同种印章加盖方式；两个印章不相切或者相交，相距不超过3mm。联合行文3个以上单位印章时，应将各发文机关名称（可用简称）按加盖印章顺序排列在相应位置，并使印章加盖或套印在各自的名称上。主办单位印章在前，每排最多排3个印章，两端不得超出版心；最后一排如余1个或2个印章，应居中排布；印章之间不得相交或相切；在最后一排印章之下右空2字标注成文日期。联合行文还有注意：联合上行文时由主办单位加盖印章即可；联合下行文时各单位均需用印。此外，当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取“此页无正文”的方法解决。7、附注指对
16、公文内容或有关事项、办理要求的注释与说明。例如：说明公文的阅读范围、使用方法、上行文的沟通信息如“联系人”和“联系电话”等，其格式如下：（此文发至级）或（联系人：，联系电话：）作用：方便公文的阅读、理解，以及方便文书处理部门对公文的分发处理。位置：在成文日期之下1行，居左空2字，加圆括号，用3号仿宋字体标识。（三）版记即标识公文处理与管理的有关信息。版记中各要素之下均加一条反线（宽度同版心）；版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。1、主题词是用以揭示公文主要内容的规范化的词或词组。作用：方便文秘部门依据公文主题及时、快捷地处理公文，同时便于按主题查找、检索公文。位置：居左顶格
17、标识，“主题词”用3号黑体字，其后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。2、抄送机关是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。抄送范围得当，有助于公文处理，否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。 应当抄送的情况 （1）除主送机关外，需要执行或知晓公文的其他机关，应列为抄送机关； （2）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关； （3）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一个上级机关； （4）下级机关因特殊情况必须越级请示时，应抄送被越过的上级机关； （5）上级机关越级向下级机关行文时，可以抄送受文机关的直接上级机关。 不应当抄送的情况 （1）请
18、示不得抄送其下级机关； （2）接受抄送公文的机关不必再向其他机关转抄、转送； （3）凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。3、印发机关和印发日期是用于标识公文承制部门的名称、实发日期、印刷份数、联系人等，是对公文制发情况的介绍和解说，便于授文者了解公文的制发过程，为授文者与制发者的联系提供便利。印发机关：是公文的印制主管部门，一般应是各机关的办公厅（室）或文秘部门。印发日期以公文付印的时间为准。标识位置：位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下），占一行位置，用3号仿宋体字。印发机关左空1行，印发日期用阿拉伯数字。4、页码用4号半角阿拉伯数字标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm；单页码居右空1字，双页码居左空1字。非空白页必须编页码。空白页和空白页以后的页不标识页码。
