公文格式.docx
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公文格式
公文格式
分为三部分:
眉首、主体和版记
眉首:
置于公文首页红色反线(宽度156mm)以上的各要素。
主体:
置于红色反线(不含)以下至主题词之间的各要素。
版记:
置于主题词以下的各要素。
(一)眉首
眉首位置是相对固定的,它相当于文件的“头”,故又俗称“文头”
、“红头”。
主要包括以下要素:
1、公文份数序号
公文份数序号是同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。
其主要作用是便于公文的分发、清退和查找,有助于在日常公文管理中明确管理人员的责任。
主要适用于具有秘密等级的或需要清退的公文。
标识位置:
用阿拉伯数字在版心左上角第1行定格标识。
通常是根据印制数量来确定编制几位数的序号。
例:
需印制1~99份的,从“01”开始编写;需印制100~999份的,从001开始编写。
不应在份数序号前加上一长串“0”,如“00000001”就没有使用价值。
一般也不直接写作“1”,避免将其误看做其他数字符号。
2、秘密等级和保密期限
秘密等级:
绝密、机密、秘密三级。
(便于公文管理、确保公文安全)
标识位置:
用3号黑体字顶格标识于版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与保密期限,用3号黑体字顶格标识版心右上角第1行,秘密等级和保密期限直接用“★”隔开,例如:
“机密★一年”。
国家秘密的保密期限,除特殊情况外,绝密级不超过30年,机密级不超过20年,秘密级不超过10年。
保密期限在1年及1年以上的,以年计;保密期限在1年以内的,以月计。
3、紧急程度
即公文送达和办理的时限要求。
(提示公文办理的时限,为催办公文提供依据。
)
分为特急件、急件、平件三种。
其中电报应该分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
标识位置:
用3号黑体字顶格标识于版心右上角第1行,两字之间空1字;如需同时标识秘密等级与紧急程度,秘密等级顶格标识于版心右上角第1行,紧急程度顶格标识于版心右上角第2行。
4、发文机关标识
一般由发文机关全称或规范化简称加上“文件”二字组成,例如:
“北京市人民政府文件”、“中华人民共和国农业部文件”等。
对一些特定的公文可只标识发文机关全称或规范化简称,使用简称时应注意规范性、郑重性,避免产生歧义。
注意:
单一行文时,发文机关名称“一”字排开;
联合行文时,主办机关排在前面,协办单位依次排列其后,如行政机关与同级或相应的党的机构、军队机关、人民团体联合行文时,按照党、政、军、群的顺序排列,“文件”二字在各单位名称右侧居中位置。
联合行文机关过多时,则必须保证公文首页显示正文。
标识位置:
发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm。
对于上报的公文,为了便于方便签批,发文机关标识上边缘至版心上边缘可增加为80mm;如需标识公文份数序号、秘密等级、保密期限以及紧急程度,可在发文机关标识上空2行向下依次标识。
发文机关标识居中排布,一把使用小标宋体字,用红色标识,以凸显公文的权威性和郑重性。
字号以醒目美观为原则酌定,一般应小于22mm×15mm(高×高)。
5、发文字号
组成:
发文机关代字、年份和发文序号。
发文机关代字由发文机关名称中的代字组成。
(明确、简洁、规范)
例:
“国办发”,其中“国办”代表国务院办公厅,“发”代表发文的意思。
有些发文机构代字在编制中,通常还将发文机构的具体办文部门、文件的性质等标注其中。
例:
“×教计发〔200×〕20号”是某市教育局计划处200×年的第20号发文,“×教人函〔200×〕20号”表明这是某市教育局人事处的一份平行发文。
年份:
使用全称,用4位阿拉伯数码表达,并用六角号“〔〕”括起。
例:
〔200×〕。
发文序号:
一个发文机构一年内文件制发数量的统一流水号,用阿拉伯数码表达,每年年初从“1”开始,编号不编虚位(即1不编为001),顺序数字前面不加“第”字,直接表达为“××发〔××××××〕×号”。
例,“国办发〔2008〕45号”——国务院办公厅2008年制发的顺序号为45号的发文。
一份公文只应标注一个发文字号。
单一行文的,发文单位文件字号居中“一”字排开;联合行文的也只标注一个发文字号,一般应标注主办单位的发文字号。
标识位置:
发文机关标识下空2行,用3号仿宋字体,居中排布。
发文字号之下4mm处为一条与版心等宽的红色反线。
6、签发人
指发文机关最后核查并批准公文对外发出的领导人的姓名。
(对公文的制发和内容负责)上报的公文需标识签发人姓名。
标识位置:
平行排布于发文字号右侧,发文字号居左空1字,签发人居右空1字;签发人用3号仿宋字体,其后表全角冒号,冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
如有多个签发人,主办单位签发人姓名位于第1行,协办单位签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次排列,红色反线依次下移,应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行,红色反线与之相距4mm。
(二)主体
1、标题——对公文主要内容的概括与揭示。
标识位置:
在红色反线下空2行,用2号小宋体字标识,可分一行或多行居中排布;回行时,要做到词意完整,排列对称,间距恰当。
标题的结构:
发文机关名称+事由+文种
发文机关名称:
要使用全称或规范化简称。
事由:
大都是将公文正文内容简要概括成一个名词性词组或动词性词组。
名词性词组:
对某项工作、事项或者问题等的概括表达,如“关于办学场地的意见”;动词性词组:
是对开展某项工作、办理某项事情、解决某项工作等情况的概括表达,如“关于开展暑期社会实践活动的意见”。
事由部分通常使用介词“关于”、“对于”等构成介词词组。
文件名称:
即要恰当使用文种。
公文标题结构的主要类型:
(1)三要素标题:
发文机关名称+事由+文种
例:
“××市××局关于国有土地使用审批的通知”
(2)二要素标题:
发文机关名称+文种/事由+文种
例:
“中华人民共和国公告”、“中国人民银行通告”、“国家行政机关公文处理办法”、、
(3)单一要素标题:
只标明文种,如“通知”、“公告”、“公告”等)
(4)复合标题:
包括正副两个标题,正标题可以是文章式的,也可以是公文要素式的,副标题是对正标题的进一步补充说明,这种类型常见于会议类、报告类公文。
例:
“最高人民法院工作报告——200×年×月××日在第九届全国人民代表大会第四次会议上”。
(5)文章式标题:
即按照一般文章的标题形式确定标题,如“继往开来与时俱进全力以赴向国家级示范高中冲刺”、“乡村关系冲突现象剖析”、“崛起广厦千万间”等。
这种标题形式主要适用于工作报告、总结报告、述职报告、调查报告等各种报告类公文。
要求:
标题应遵守逻辑规则、语法规则及有关的要求,规范表达。
标题字数一般不超过50字。
注意:
1、标题不是一个句子,而是以文件名称为中心词的一个偏正词组,因而在标题中一般不加标点符号。
转发法规性文件的标题,可以使用书名号将被转发文件括起,例如:
“关于转发《××××××管理办法》的通知”;标题中有并列词语的,并列内容之间可使用顿号停顿,如“××局关于表彰××、王××同志先进事迹的通知”;标题中使用缩略词以及具有特定含义的词语时,应当使用引号,如“关于‘5·12’汶川大地震灾后重建×××的决定”;标题中某一部分需要注释或说明时使用圆括号,如“关于印发《××××××管理办法》(暂行)的通知”。
2、主送机关:
对公文负有主办或答复责任的机关。
标注方法:
1、直接使用主送机关的全称,如“中华人民共和国财政部”;
2、使用主送机关的规范化简称,以不产生歧义为原则,如“中华人民共和国国务院”的简称为“国务院”;
3、使用同类型机关的统称,如“部属各高等院校”、“下属各单位”。
要求:
一要准确。
主送机关必须是具有该公文受理权限的单位;若公文内容涉及几个单位职能的事项,其主送机关应当是主办单位,对其他单位可采取抄送形式
二要规范。
使用规范化简称或统称。
主送机关较少时,使用全称或规范化简称列出所有的主送机关;主送机关较多时,应使用统称或简称。
三要有序。
一般应按主要执行单位在前的原则排列,各有关单位之间使用顿号或逗号分清层次,一般是同一层级、同一性质的机关之间使用顿号,不同层级、性质的机关之间使用逗号分隔。
注意:
1.请示,一般只写一个主送机关,需要同时送其他机关的,应当用抄送形式。
2.受双重领导的机关向上级机关行文,应当根据公文内容,即针对具体公务活动的职权归属写明主送机关和抄送机关。
3.除上级机关负责人直接交办的事项外,不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。
标注位置:
标题下空1行,左侧顶格用3号仿宋字体标识,回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。
如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时,应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上,标识方法同抄送机关的表达方法。
3、正文:
包括导语、主体、结语。
标识位置:
在主送机关名称下一行,每自然段左空2字,同行顶格。
4、附件:
附属于公文正件的其他公文、图标、名单等。
它是公文正文内容的组成部分,其作用在于补充和完善公文正文的内容,与正文具有同等效力。
附件的位置:
在正文下空1行,左空2字,用3号仿宋体字标识“附件”,其后标全角冒号和附件名称。
附件如有序号应使用阿拉伯数字,附件名称后不加标点符号。
附件应与正文一起装订,并在附件左上角第一行定格标识“附件”,有序号时应标识序号,附件的序号和名称前后标识要一致。
不能一起装订时,应在附件左上角第1行定格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号),以方便阅读,防止附件散乱、丢失。
5、成文日期
一般公文以领导人签发日期为准;经过会议讨论通过的公文,以通过日期为准;法规性公文以批准日期为准;两个以上机关(部门)联合发文,以最后签发机关(部门)领导人的签发日期为准。
6、公文生效标识
指发文机关印章或签署人姓名。
印章代表发文机机构的职权,一般公文均应加盖发文机关印章。
不加盖印章的如会议纪要、上报的意见等文件,常作为公文的附件。
命令(令)是通过有关单位正职负责人签署自己姓名的方式来确定其法定效力,合同、协议书等公文往往具有印章和签署两种生效标识。
用印方法:
(1)单一发文用印
单一发文在落款处不署发文机关名称,只标识成文日期。
成文日期右空4字;加盖印章应上距正文一行之内,端正、居中下压成文日期;当印章下弧无文字时,采用下套方式(即以下弧压在成文日期上);当印章下弧有文字时,采用中套方式(即印章中心线压在成文日期上)。
(2)联合行文用印
需加盖两个印章时,应将成文日期拉开,左右各空7字居中排布,主办单位印章在前;两个单位的印章均压成文时间,印章用红色;两个印章只能采用同种印章加盖方式;两个印章不相切或者相交,相距不超过3mm。
联合行文3个以上单位印章时,应将各发文机关名称(可用简称)按加盖印章顺序排列在相应位置,并使印章加盖或套印在各自的名称上。
主办单位印章在前,每排最多排3个印章,两端不得超出版心;最后一排如余1个或2个印章,应居中排布;印章之间不得相交或相切;在最后一排印章之下右空2字标注成文日期。
联合行文还有注意:
联合上行文时由主办单位加盖印章即可;联合下行文时各单位均需用印。
此外,当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务必使印章与正文同处一面,不得采取“此页无正文”的方法解决。
7、附注
指对公文内容或有关事项、办理要求的注释与说明。
例如:
说明公文的阅读范围、使用方法、上行文的沟通信息如“联系人”和“联系电话”等,其格式如下:
(此文发至××××级)或(联系人:
×××,联系电话:
××××××)
作用:
方便公文的阅读、理解,以及方便文书处理部门对公文的分发处理。
位置:
在成文日期之下1行,居左空2字,加圆括号,用3号仿宋字体标识。
(三)版记
即标识公文处理与管理的有关信息。
版记中各要素之下均加一条反线(宽度同版心);版记应置于公文最后一面,版记的最后一个要素置于最后一行。
1、主题词
是用以揭示公文主要内容的规范化的词或词组。
作用:
方便文秘部门依据公文主题及时、快捷地处理公文,同时便于按主题查找、检索公文。
位置:
居左顶格标识,“主题词”用3号黑体字,其后标全角冒号;词目用3号小标宋体字;词目之间空1字。
2、抄送机关
是指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关。
抄送范围得当,有助于公文处理,否则将贻误沟通或造成人力、物力的浪费。
※应当抄送的情况
(1)除主送机关外,需要执行或知晓公文的其他机关,应列为抄送机关;
(2)向下级机关或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关;
(3)上级机关向受双重领导的下级机关行文,必要时应当抄送其另一个上级机关;
(4)下级机关因特殊情况必须越级请示时,应抄送被越过的上级机关;
(5)上级机关越级向下级机关行文时,可以抄送受文机关的直接上级机关。
※不应当抄送的情况
(1)请示不得抄送其下级机关;
(2)接受抄送公文的机关不必再向其他机关转抄、转送;
(3)凡与公文办理无关的单位一律不予抄送。
3、印发机关和印发日期
是用于标识公文承制部门的名称、实发日期、印刷份数、联系人等,是对公文制发情况的介绍和解说,便于授文者了解公文的制发过程,为授文者与制发者的联系提供便利。
印发机关:
是公文的印制主管部门,一般应是各机关的办公厅(室)或文秘部门。
印发日期以公文付印的时间为准。
标识位置:
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下),占一行位置,用3号仿宋体字。
印发机关左空1行,印发日期用阿拉伯数字。
4、页码
用4号半角阿拉伯数字标识,置于版心下边缘之下一行,数码左右各放一条4号一字线,一字线距版心下边缘7mm;单页码居右空1字,双页码居左空1字。
非空白页必须编页码。
空白页和空白页以后的页不标识页码。
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