经典WPS表格教程技巧00例.docx
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经典WPS表格教程技巧00例.docx
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经典WPS表格教程技巧00例
欧阳光明(2021.03.07)
一、基本办法
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2.快速选中全部工作表
右键单击工作窗口下面的工作表标签,在弹出的菜单中选择“选定全部工作表”命令即可。
3.给单位格重新命名
WPS表格给每个单位格都有一个默认的名字,其命名规则是列标+横标,例如D3暗示第四列、第三行的单位格。
如果要将某单位格重新命名,可以采取下面两种办法:
1.只要用鼠标单击某单位格,在表的左上角就会看到它以后的名字,再用鼠标选中名字,就可以输入一个新的名字了。
2.选中要命名的单位格,单击“拔出→名称→界说”命令,显示“界说名称”对话框,在“在以后工作簿中的名称”框里输入名字,单击“确定”按钮即可。
注意:
在给单位格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或汉字,它最多可包含255个字符,可以包含年夜、小写字符,可是名称中不克不及有空格且不克不及与单位格引用相同。
4.在WPS表格中选择整个单位格规模
在WPS表格中,如果想要快速选择正在处理的整个单位格规模,按下“Ctrl+A”。
注意:
该命令将选择整个列和列题目,而不是该列表周围的空白单位格——你将获得所需的单位格。
5.快速移动/复制单位格
先选订单位格,然后移动鼠标指针到单位格边框上,按下鼠标左键并拖动到新位置,然后释放按键即可移动。
若要复制单位格,则在释放鼠标之前按下Ctrl即可。
6.快速修改单位格式次第
在拖放选定的一个或多个单位格至新位置的同时,按住Shift键可以快速修改单位格内容的次第。
办法为:
选订单位格,按下Shift键,移动鼠标指针至单位格边沿,直至呈现拖放指针箭头,然后进行拖放操纵。
上下拖拉时鼠标在单位格间鸿沟处会酿成一个水平“工”状标记,左右拖拉时会酿成垂直“工”状标记,释放鼠标按钮完成操纵后,单位格间的次第即产生了变更。
7.完全清除单位格内容
先选订单位格,然后按Delete键,这时仅删除单位格内容,它的格式和批注还保存着。
要完全清除单位格,可用以下办法:
选定想要清除的单位格或单位格规模,单击“开始→格式→清除”命令,这时显示“清除”菜单,选择“全部”命令即可,固然你也可以选择删除“格式”、“内容”或“批注”中的任意一个。
8.选择单位格
选择一个单位格,将鼠标指向它单击鼠标左键即可;选择一个单位格区域,可选中左上角的单位格,然后按住鼠标左键向右拖曳,直到需要的位置松开鼠标左键即可;
若要选择两个或多个不相邻的单位格区域,在选择一个单位格区域后,可按住Ctrl键,然后再选另一个区域即可;
若要选择整行或整列,只需单击行号或列标,这时该行或该列第一个单位格将成为活动的单位格;若单击左上角行号与列标交叉处的按钮,即可选定整个工作表。
9.为工作表命名
为了便于记忆和查找,可以将WPS表格的sheet1、sheet2、sheet3工作命名为容易记忆的名字,有两种办法:
1.选择要更名的工作表,单击“格式→工作表→重命名”命令,这时工作表的标签名字将被反白显示,然后在标签上输入新的表名即可。
2.双击以后工作表下部的名称,如“Sheet1”,再输入新的名称。
10.快速切换工作簿
按住Ctrl+Tab键可以来回切换工作表标签,也就是工作簿切换。
11.选定超等链接文本
如果需要在WPS表格中选定超等链接文本而不跳转到目标处,可在指向该单位格时,单击并按住可选订单位格。
12.快速查找
在执行查找操纵之前,可以将查找区域确定在某个单位格区域、整个工作表(可选定此工作表内的任意一个单位格)或者工作簿里的多个工作表规模内。
在输入查找内容时,可以使用问号(?
)和星号(*)作为通配符,以便利查找操纵。
问号(?
)代表一个字符,星号(*)代表一个或多个字符。
需要注意的问题是,既然问号(?
)和星号(*)作为通配符使用,那么如何查找问号(?
)和星号(*)呢?
只要在这两个字符前加上海浪号(~)就可以了。
13.修改默认文件保管路径
启动WPS表格,单击“WPS表格→选项”命令,掀开“选项”对话框,在“惯例与保管”标签中,将“默认文件位置”方框中的内容修改成你需要定位的文件夹完整路径。
以后新建WPS表格工作簿,进行“保管”操纵时,系统掀开“另存为”对话框后直接定位到你指定的文件夹中。
14.双击单位格某边移动选订单位格
在工作表内移动选订单位格有一种快捷办法:
将鼠标指针放置于选订单位格的一边,注意要选择与移动标的目的相关的一边,即要向下移动,就将鼠标指针放置于单位格的底部;如果要向右移动,就将鼠标指针放置于单位格的右边;依此类推。
这时鼠标指针变成白色箭头的形状,双击选择单位格的某边,鼠标指针将沿选定的标的目的移动到特定的单位格中。
如果此标的目的相邻单位格为空白单位格,则将移动到连续最远的空白单位格中;如果此标的目的相邻单位格为非空白单位格,则将移动到连续最远的非空白单位格中。
15.双击单位格某边选取单位格区域
与上一技巧类似,如果在双击单位格边框的同时按下Shift键,根据此标的目的相邻单位格为空白单位格或非空白单位格选取从这个单位格到最远空白单位格或非空白单位格的区域。
16.根据条件选择单位格
在“开始→查找选择→定位”命令,在掀开的“定位”对话框中单击“定位条件”按钮,根据你要选中区域的类型,在“定位”对话框中选择需要选中的单位格类型,例如“常量”、“公式”等,此时还可以复选“数字”、“文本”等项目,单击“确定”按钮后合适条件的所有单位格将被选中。
17.快速删除空行
有时为了删除WPS表格工作簿中的空行,你可能会将空行一一找出然后删除,这样做很是不便利。
你可以利用自动筛选功能来实现,办法是:
先在表中拔出新的一行(全空),然后选择表中所有的行,单击“数据→自动筛选”命令,在每一列的顶部,从下拉列表中选择“空白”。
在所有数据都被选中的情况下,单击右键选择“删除行”,所有的空行将被删去。
注意:
拔出一个空行是为了避免删除第一行数据。
18.快速关闭多个文件
在文档标签处单击右键,选择“关闭所有文档”即可。
19.对多个工作表选定和快速编辑
如果想一次操纵多张相同的工作表,省略以后的复制、粘贴操纵,可采取以下办法。
按住Shift键或Ctrl键并配以鼠标操纵,在工作簿底部选择多个彼此相邻或不相邻的工作表标签,就可以实行多方面的批量处理。
一般情况下,进行的操纵主要有如下几种:
1.页面设置,可快速对选中工作表设置相同的页面。
2.输入相同的数据,可快速在多个工作表中输入相同的数据。
3.快速操纵,在多个工作表中进行一系列相同操纵,如设置字号、字体、颜色,进行单位格的合并撤消等。
4.输入公式,快速输入相同的公式,进行公式汁算。
20.移动和复制工作表
不但可以在一个工作簿里移动和复制工作表,还可以把表移动或复制到其它工作簿里。
若要移开工作表,只需用鼠标单击要移动的表的标签,然后拖到新的位置即可。
若要复制工作表,只需先选定工作表,按下Ctrl键,然后拖动表到新位置即可。
固然,用这种办法可以同时移动和复制几个表。
移动后,以前不相邻的表可酿成相邻表。
21.工作表的删除
单击“编辑→删除工作表”命令,然后单击“确定”按钮,则这个表将从工作簿中永久删除。
注意:
“删除工作表”命令是不克不及还原的,删除的工作表将不克不及被恢复。
22.快速选定WPS表格区域
在WPS表格中,要想在工作簿中快速选定某块区域,只需单击想选定的区域的左上角单位格,同时按住Shift键不放,再单击想选定的区域的右下角单位格即可。
另外:
按住Ctrl键再用鼠标可任意选定多个不相邻的区域。
事实上选定区域和顺序无关,只需首先选定矩形区域的一个角的单位格,在按下Shift的同时单击对角单位格。
23.备份工件簿
单击“文件→保管”命令,掀开“另存为”对话框,按右上角的“工具”旁的下拉按钮,单击“惯例选项”,在随后弹出的对话框中,选中“生成备份”选项,单击“确定”按钮保管。
以后修改该工作簿后再保管,系统会自动生成一份备份工作簿,且能直接掀开使用。
24.快速浏览长工作簿
当你浏览一个有很长内容的表格时,按下“Ctri+Home”键可以回到以后工作表的左上角(即A1单位格),按下“Ctrl+End”键可以跳到工作表含有数据部分的右下角。
25.绘制斜线表头
一般情况下在WPS表格中制作表头,都把表格的第一行作为表头,然后输入文字。
不过,这样的表头比较简单,更谈不上斜线表头了。
能不克不及在WPS表格中可以实现斜线表头,下面就是具体的办法:
由于作为斜线表头的单位格都要比其他单位格年夜,所以首先将表格中第一个单位年夜小调整好。
然后单击选中单位格,单击“开始→格式→单位格”命令,弹出“单位格格式”窗口,选择“对齐”标签,将垂直对齐的方法选择为“靠上”,将“文本控制”下面的“自动换行”复选框选中,再选择“边框”标签,按下“外边框”按钮,使表头外框有线,接着再按下面的“斜线”按钮,为此单位格添加一格对角线,设置好后,单击“确定”按钮,这时WPS表格的第一个单位格中将多出一个对角线。
现在双击第一单位格,进入编辑状态,并输入文字,如“项目”、“月份”,接着将光标放在“项”字前面,连续按空格键,使这4个字向后移动(因为我们在单位格属性中已经将文本控制设置为“自动换行”,所以当“月份”两字超出单位格时,将自动换到下一行)。
现在单击表格中任何一处,退出第一单位格看看,一个漂亮的斜线表头就完成了。
26.禁止复制隐藏行或列中的数据
如果你复制了包含隐藏列(或行)的一个数据区域,然后把它粘贴到一个新的工作表,那么WPS表格把隐藏列也粘贴过来了。
要想避免这种情况,可以选取你要复制的数据区域,然后选择“编辑→定位”命令,单击“定位条件”按钮,呈现“定位条件”对话框,选中“可见单位格”选项,再复制和粘贴这个选定区域就会获得你所希望的结果。
二、数据输入和编辑技巧
27.在一个单位格内输入多个值
我们有时需要在某个单位格内连续输入多个数值,以检查引用此单位格的其他单位格的效果。
但每次输入一个值后按回车键,活动单位格均默认下移一个单位格,很是便利。
其实可以采取以下办法:
单击鼠标选订单位格,然后按住Ctrl键再次单击鼠标选定此单位格,此时,单位格周围将呈现实线框,再输入数据,敲回车键就不会移动了。
28.增加工作簿的页数
单击“开始→工作表拔收工作表”命令,在弹出的对话框中设定拔出数目,即可在底部看到新名称的工作表。
或者也可以在最下方的工作表标签处,点击“+”,添加新工作表。
一个工作簿最多可以有255张工作表。
29.将格式化文本导入WPS表格
1.在Windows“记事本”中输入格式化文本,每个数据项之间会被空格隔开,固然你也可以用逗号、分号、Tab键作为分隔符。
输入完成后,保管此文本文件并退出;2.在WPS表格中掀开刚才保管的文本文件,呈现“文本导入向导3步调之1”对话框,选择“分隔符号”,单击“下一步”;3.在“文本导人向导3步调之2”对话框中选择文本数据项分隔符号,WPS表格提供了Tab键、分号、逗号以及空格等供你选择。
注意,这里的几个分隔符号选项应该单选。
你在“预览排列效果”中可以看到竖线分隔的效果。
单击“下一步”;4.在“文本导人向导3步调之3”对话框中,你可以设置数据的类型,一般不需修改,WPS表格自动设置为“惯例”格式。
“惯例”数据格式将数值转换为数字格式,日期值转换为日期格式,其余数据转换为文本格式。
单击“完成”按钮即可。
30.快速换行
我们在使用WPS表格制作表格时经常会遇到需要在一个单位格输入一行或几行文字的情况,如果输入一行后敲回车键就会移到下一单位格,而不是换行,有一个简便实用的操纵办法可以实现换行:
在选订单位格输入第一行内容后,在换行处按“Alt+回车键”,即可输入第二行内容,再按“Alt+回车键”输入第三行以此类推。
31.巧变文本为数字
在工作中,发明一些通过文本文件或其它财务软件的数据导入WPS表格中后居然是以文本形式存在的(数字默认是右对齐,而文本是左对齐的),即使是重新设置单位格格式为数字也无济于事。
有一个办法可以快速地将这些文件转变回数字:
在空白的单位格中填入数字1,然后选中这个单位格,执行“复制”命令,然后再选中所要转换的规模,选择“选择性粘贴”中的“乘”,你就会发明它们都变成数字了。
或者也可以选中这个列数据,点击“开始格式文本转换成数值”,一键转换。
32.在单位格中输入0值
一般情况下,在WPS表格表格中输入诸如“05”、“4.00”之类数字后,只要光标一移出该单位格,格中数字就会自动酿成“5”、“4”,WPS表格默认的这种做法让人使用很是便利,我们可以通过下面的办法来避免呈现这种情况:
先选定要输入诸如“05”、“4.00”之类数字的单位格,鼠标右键单击,在弹出的快捷菜单中单击“设置单位格格式”,在接着呈现的界面中选“数字”标签页,在列表框中选择“文本”,单击“确定”。
这样,在这些单位格中,我们就可以输入诸如“05”、“4.00”之类的数字了。
33.将数字设为文本格式
不管是否对含有数字的单位格应用了文本格式,WPS表格城市将数字保管为数字数据。
若要使WPS表格将类似零件号码的数字解释为文本,首先应将空白单位格设置成文本格式,然后键入数字。
如果已经输入了数字,那么也可以将它更改成文本形式。
办法是:
1.选择含有要设置成文本格式的数字单位格;2.单击“格式→单位格”命令,然后单击“数字”选项卡();3.在“分类”列表中,单击“文本”,然后再单击“确定”;4.单击每个单位格,按F2键,然后再按Enter键重新输入数据。
34.快速进行单位格之间的切换
在WPS表格中,可以用以下办法实现在一个区域内的快速输入而不必鼠标来进行单位格之间的切换。
办法如下:
用鼠标圈定一定区域后,按Tab键可使目标单位格向后移,按“Shift+Tab”可向前移。
这样就可以在键盘上连续输入一组数据而不需用鼠标,从而提高输入速度。
提示:
事实上,采取此办法最年夜的好处是,在一行的最后一个单位格,继续按Tab,则可以转到下一行开始的单位格;在选定区域最后一行的最后一个单位格继续按Tab则会回到选定区域第一行第一个单位格。
同样用Enter可以按列输入数据。
35.在同一单位格内连续输入多个测试值
一般情况下,当我们在单位格内输入内容后按回车键,鼠标就会自动移到下一单位格,如果我们需要在某个单位格内连续输入多个测试值以检查引用此单位格的其他单位格的静态效果时,就需要进行以下操纵:
单击左上角“WPS表格→选项→编辑与显示”,取消选中“按Enter键后移动”选项(),从而实现在同一单位格内输人多个测试值。
36.输入数字、文字、日期或时间
单击需要输入数据的单位格,键入数据并按Enter或Tab键即可。
如果是时间,用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分,例如,可以键入9/5/96或Jun96。
如果按12小时制输入时间,请在时间数字后空一格,并键入字母a(上午)或p(下午),例如,9:
00p。
不然,如果只输入时间数字,WPS表格将按AM(上午)处理。
37.快速输入有序文本或有规律数字
如果你经常需要输入一些有规律的序列文本,如数字(1、2……)、日期(1日、2日……)等,可以利用下面的办法来实现其快速输入:
先在需要输入序列文本的第1、第2两个单位格中输入该文本的前两个元素(如“甲、乙”)。
同时选中上述两个单位格,将鼠标移至第2个单位格的右下角成细十字线状时(我们通常称其为“填充柄”),按住鼠标左键向后(或向下)拖拉至需要填入该序列的最后一个单位格后,松开左键,则该序列的后续元素(如“丙、丁、戊……”)依序自动填入相应的单位格中。
有时需要输入一些不是成自然递增的数值(如等比序列:
2、4、8……),我们可以用右键拖拉的办法来完成:
先在第1、第2两个单位格中输入该序列的前两个数值(2、4)。
同时选中上述两个单位格,将鼠标移至第2个单位格的右下角成细十字线状时,按住右键向后(或向下)拖拉至该序列的最后一个单位格,松开右键,此时会弹出一个菜单(),选“等比序列”选项,则该序列(2、4、8、16……)及其“单位格格式”辨别输入相应的单位格中(如果选“等差序列”,则输入2、4、6、8……)。
38.快速输入特殊符号
有时候我们在一张工作表中要屡次输入同一个文本,特别是要屡次输入一些特殊符号(如※),很是麻烦,对录入速度有较年夜的影响。
这时我们可以用一次性替换的办法来克服这一缺陷。
先在需要输入这些符号的单位格中输入一个取代的字母(如X,注意:
不克不及是表格中需要的字母),等表格制作完成后,单击“编辑→替换”命令,掀开“替换”对话框(),在“查找内容”下面的方框中输入取代的字母“X”,在“替换为”下面的方框中输入“※”,将“单位格匹配”前面的钩去失落(不然会无法替换),然后按“替换”按钮一个一个替换,也可以按“全部替换”按钮,一次性全部替换完毕。
39.快速输入相同文本
有时后面需要输入的文本前面已经输入过了,可以采纳快速复制(不是通常的“Ctrl+C”、“Ctrl+X”、“Ctrl+V”)的办法来完成输入:
1.如果需要在一些连续的单位格中输入同一文本(如“有限公司”),我们先在第一个单位格中输入该文本,然后用“填充柄”将其复制到后续的单位格中。
2.如果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过,当你输入该文本前面几个字符时,系统会提示你,你只要直接按下Enter键就可以把后续文本输入。
3.如果需要输入的文本和上一个单位格的文秘闻同,直接按下“Ctrl+D(或R)”键就可以完成输入,其中“Ctrl+D”是向下填充,“Ctrl+R”是向右填充。
4.如果多个单位格需要输入同样的文本,我们可以在按住Ctrl键的同时,用鼠标点击需要输入同样文本的所有单位格,然后输入该文本,再按下“Ctrl+Enter”键即可。
40.快速给数字加上单位
有时我们需要给输入的数值加上单位(如“立方米”等),少量的我们可以直接输入,而年夜量的如果一个一个地输入就显得太慢了。
我们用下面的办法来实现单位的自动输入:
先将数值输入相应的单位格中(注意:
仅限于数值),然后在按住Ctrl键的同时,选取需要加同一单位的单位格,单击“开始格式→单位格”命令,掀开“单位格格式”对话框(),在“数字”标签中,选中“分类”下面的“自界说”选项,再在“类型”下面的方框中输入“#”“立”“方”“米”,按下确定键后,单位(立方米)即一次性加到相应数值的后面。
41.将WPS文字中的表格转换为WPS表格工作表
有时需要将WPS文字编辑过的表格转换成WPS表格工作表,可利用WPS表格的数据库操纵、宏操纵等功能进行阐发、处理,转换办法很是简单:
1.启动WPS文字,掀开WPS文字文档,拖动鼠标,选择整个表格,点击“开始”菜单中的“复制”命令;2.启动WPS表格,掀开WPS表格工作表,单击目标表格位置的左上角单位格,再在“开始”菜单中选择“粘贴”命令。
注:
若需将老版本的WPS表格转换为WPS表格工作表,应先将其用WPS97/WPS2000/WPSOffice或Word掀开,再进行转换。
42.取消单位格链接
将链接单位格格式更改成数值格式就可以取消单位格链接,办法如下:
选择包含链接的单位格,然后单击“复制”按钮,坚持该格处于选中状态,单击鼠标右键选择“选择性粘贴”命令选择“数值”后单击“确定”,单位格内容就被单位格实际数值替代,与其它源文件的链接就删除。
43.拔出“√”和欧元符号
首先选择要拔出“√”的单位格,在字体下拉列表中选择“Marlett”字体,输入a或b,即在单位格中拔出了“√”。
先按下Alt键,然后利用右面的数字键盘(俗称小键盘)键入0128这4个数字,松开Alt键,就可以输入欧元符号。
44.按小数点对齐
有以下两种办法使数字按小数点对齐:
1.选中位数少的单位格,根据需要单击“开始”选项卡下“数字”组中的“增加小数位数”按钮屡次,将缺乏位数补以0。
2.选中位数少的单位格,右键单击选择“设置单位格格式”命令,在弹出的窗口中单击“数字”标签,选中“数值”,在右面的“小数位数”中输入需要的),法度就会自动以0补足位数。
同样,对位数多的单位格,如果设置了较少的小数位数,法度会自动去失落后面的数字。
45.在WPS表格中快速拔出WPS文字中表格
1.掀开WPS文字表格所在的文件;2.掀开要处理WPS文字表格的WPS表格文件,并调整好两窗口的位置,以便看见表格和要拔出表格的区域;3.选中WPS文字中的表格;4.按住鼠标左键,将表格拖到WPS表格窗口中,松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。
46.设置单位格字体
选定要格式化的全部单位格或单个单位格中的指定文本,单击“开始格式→单位格”命令,在“字体”框中,单击所需字体,在“字号”框中,单击所需的字体年夜小即可()。
另外,如果某一单位格中的少量数据不偏见,那么可减小这些数据字体的年夜小,而不必调整列的宽度,以显示单位格中所有数据。
47.在一个单位格中显示多行文字
选定要设置格式的单位格,单击“开始格式单位格”命令,在掀开的单位格格式对话框中选中“对齐”选项卡下的“自动换行”复选框()即可。
48.设置单位格边框
选择要添加边框的所有单位格,点击“开始格式单位格”命令,选择“边框”选项卡(),然后在“样式”中选中所需的线型样式,同时可以在“颜色”中指定不合的颜色,再单击“外边框”按钮,最后单击“确定”按钮即可。
要设置含有旋转文本的选订单位格的样式,点击“开始格式单位格”命令,选择“边框”选项卡,然后使用“预置”下的“外边框”和“内部”按钮,边框应用于单位格的鸿沟,它会和文本旋转同样的角度。
49.设置单位格文本对齐方法
选择要设置文本对齐的单位格,点击“开始格式单位格”命令,单击“对齐”标签,然后根据需要设置文本对齐方法即可。
50.输入公式
单击将要在其中输入公式的单位格,然后键入=(等号),若点击了“公式拔出函数”按钮,WPS表格将拔出一个等号,接着输入公式内容,按Enter键。
51.输入人名时使用“分离对齐”
在WPS表格表格中输入人名时为了美观,我们一般要在两个字的人名中间空出一个字的间距。
按空格键是一个办法,可是我们这里有更好的办法。
我们以一列为例,将名单输入后,选中该列,点击“开始格式单位格对齐”,在“水平对齐”中选择“分离对齐”,最后将列宽调整到最合适的宽度,整齐美观的名单就做好了。
52.隐藏单位格中的所有值
有时候,我们需要将单位格中所有值隐藏起来,这时你可以选择包含要隐藏值的单位格。
点击“开始格式单位格”命令,选择“数字”选项卡,在“分类”列表中选择“自界说”,然后将“类型”框中已有的代码删除,键入“;;;”(3个分号)即可()。
提示:
你也许奇怪为什么会这样,其实单位格数字的自界说格式是由正数、正数、零和文本4个部分组成。
这4个部分用3个分号分隔,哪个部分空,相应的内容就不会在单位格中显示。
现在都空了,固然就都不显示了。
53.快速隐藏/显示选中单位格所在行和列
在WPS表格中隐藏行或列,通常可以通过点击“开始行和列隐藏与取消隐藏”选项中的隐藏行或列来实现,或者是选中行号或列标后通过鼠标右键的快捷菜单来完成。
54.完全隐藏单位格
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