互联网时代下企业秘书信息素养问题的探析.docx
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互联网时代下企业秘书信息素养问题的探析
互联网时代下企业秘书信息素养问题的探析
摘要:
21世纪既是互联网的大变革时代,也是大数据信息时代,网络信息技术与现代社会的各个领域息息相关,无所不在,信息资源成为影响现代企业生存发展的重要资源。
在这样的背景下,企业秘书作为企业发展的建设者和领导决策的助手,企业秘书的信息素养问题应该受到高度的重视。
基于上述背景,本文综合利用文献研究法和案例分析法,从说明信息素养的主要内容出发,并分析当下企业秘书信息素养现状所存在的问题,再对提高企业秘书信息素养提出有针对性的解决策略。
关键字:
互联网;企业秘书;信息素养;信息意识
AnalysisoninformationliteracyofenterprisesecretaryinInternetera
Abstract:
The21stcenturyisnotonlytheInternetera,butalsotheeraofbigdatainformation.Networkinformationtechnologyiscloselyrelatedtoallpartsofmodernsociety,ubiquitous.Informationresourceshavebecomethemainresourcesthataffectthesurvivalanddevelopmentofmodernenterprises.Inthiscontext,asthebuilderofenterprisedevelopmentandtheassistantofleadingdecision-making,theinformationliteracyofenterprisesecretaryshouldbeattachedgreatimportance.Inthiscontext,thisarticlemainlyusesthemethodofreferencesandexamplestoillustratethemaincontentsofinformationliteracy,andexplorestheproblemsofinformationliteracyofcorporatesecretaries,andthenproposestargetedsolutionstoimprovetheinformationliteracyofcorporatesecretaries.
Keywords:
internet;corporatesecretary;informationliteracy;informationawareness
绪论
互联网技术的飞速发展和网络信息时代的到来为现代企业秘书提供了良好的发展前景的同时,也给企业秘书的工作带来了巨大的考验。
作为辅助领导管理的参谋助手,怎样在互联网的海洋里抓住机会,与时俱进,迎接考验,提高为领导工作服务的水平,是企业秘书所面临的一个亟需解决的问题。
当今世界,人类社会已进入依附互联网高速运行的网络信息时代。
信息深刻改变了社会和人类的生活生产形式,人类迈入了信息化社会[1]。
在信息化社会中,信息量急剧增长,科学技术不断发展,社会对个体的综合素质的要求也不断提升。
个体在信息化社会中借助互联网技术获取、利用并创建信息的能力,是个体在现代社会中得以安身进步的必要素养。
信息素养是在信息社会中,每个人应对与日俱增的信息所需的必要素养,良好的信息素养对个人的整体竞争力和职业生涯发展起到一定的积极效应。
秘书作为企业的重要建设者,其信息素养的高低与领导科学施策和企业的发展息息相关。
因此,自觉提升信息素养也是互联网时代赋予企业秘书的责任。
为了更好的适应时代的要求和企业的发展,企业秘书的信息素养问题必须得到重视。
本文深度关切在互联网时代浪潮下,企业秘书的信息素养条件发生的嬗变,力图对当前我国企业秘书信息素养现状进行详细的剖析,洞悉存在问题的缘由,梳理归纳出提升企业秘书信息素养的有效方略。
藉此助力秘书人员夯实职场技能,明确职业发展路径。
同时也为企业的规范运作及长远发展提供一定的参考。
1国内外研究现状
1.1国内研究现状
国内对信息素养问题的探索始于上世纪末,我国学者主要从信息素养的概念入手研究信息素养问题,但由于国内相关研究较少,所能参考的数据和资料不足,便在借鉴学习了西方学者有关信息素养问题的先进理论后进而展开研究。
随着多年持续深入的摸索与研究,我国学者对信息素养概念及主要内容逐渐有了更深层次的认识,分别发表了各自的理论研究成果。
马海群(1997)在其著作《论信息素养教育》中曾提到,“信息素养广泛上的解释是,在信息环境中,人类个体面对信息问题所具备的一种素质。
”[2]
罗萍(2008)认为现代企业秘书信息素养是指互联网时代下,企业秘书工作者依据企业对信息工作的需求,主动向外界学习锻炼并在后期逐渐形成的一种处理信息的能力[3]。
特萨日娜(2014)则进一步解释了企业秘书信息素养的主要内容,即信息敏感意识、信息基础知识和信息处理能力[4]。
综上所述,我国学者对信息素养问题的研究做出了一定的贡献。
但是现有研究多聚焦在秘书信息素养的内容介绍,鲜有关于如何提高企业秘书信息素养策略的研究。
1.2国外研究现状
互联网和网络信息技术最早是由美国、英国等为首的西方资本主义国家传入我国。
因此,相比起国内,西方国家对于信息素养问题的研究更早,在上个世纪中期信息素养的概念就已经有学者进行了阐释。
其中,最先受到学界普遍认可的是美国信息产业协会对信息素养的定义,其认为信息素养是指社会个体通过利用一切信息工具处理问题的一种技能素养[5]。
美国图书馆协会信息素养委员会(1989)认为,判断个体是否具备信息素养一般体现在:
是否清楚意识到应何时产生对信息资源的需求,并且是否高效地发现、筛选和利用所获得的信息资源[6]。
从上世纪九十年代末,伴随着互联网在世界各地的兴起流行,信息素养问题的研究对信息虚拟社会、多元网络文化和信息社会思潮等方面渐渐进行了一定的认识[7]。
通过查阅相关外文文献,发现国外学者在信息素养问题的理论和实践上的研究都取得了一定的成绩。
但是,国外对秘书信息素养的研究较少,目前查到的文献是Bruce在1994年发表的论文,他归纳整理出了拥有良好信息素养的企业秘书人员所应该具备的七个重要特征:
第一,具有自主学习的能力;第二,具有关于信息技术的基本知识;第三,掌握熟练使用多种的网络技术和自动化设备的技能;第四,具有客观地解决各种信息的能力;第五,具备处理信息过程的能力;第六,具备促成信息潜在利用价值;第七,具有鲜明的自我信息风格[8]。
Wu,Shu-Wei(1997)在发表的论文中,证实了现代企业秘书人员的信息工作实践、网络信息技术和信息素养之间所存在的正比关系,并以此研究成果提倡应当为企业秘书人员提供信息网络和信息素养的相关培训[9]。
JennyFafeita和AnnemareeLioyd(2002)探究了在信息工作过程中企业秘书人员如何使用外部工具便捷获取、运用信息资源,以及如何让信息素养与企业秘书自身所学的专业知识相结合[10]。
结合国内外的研究现状,发现国内外的学者对信息素养问题都有一定的研究,但是,对企业秘书的信息素养相关问题的研究较少。
因为大部分信息素养方面的研究和选题触及的相关内容和学科相对庞杂,并且互联网技术的发展是一个连续和动态的过程,我们需要持续保持对本课题进行深刻的探索和研究。
2互联网对企业秘书信息工作的影响
如今,互联网与人类日常生活工作密不可分,但是,互联网究竟是何物?
笼统上的概念即为通过计算机相互连接沟通而汇集的网络。
计算机的出现推动了互联网的产生与发展。
自那以后,互联网逐渐变成了驱动人类社会发展的重要力量。
在互联网出现的这几十年里,网络技术深刻地改变着世界,影响了人们的生产生活,也对现代企业秘书的信息工作产生了不可忽视的重要影响。
2.1多渠道信息增加了企业秘书信息工作的复杂度
互联网的进步促进了信息的疾速传播,拓宽了信息的传输渠道,也扩大了信息的来源渠道。
过去企业秘书获取信息的渠道主要是通过报纸、期刊等纸质类介质,而现在有视频、音频、图片等多种电子介质渠道,来源渠道的扩大增加了信息的可选性,但是筛选信息同样也变得更加繁难。
不仅如此,由于企业工作上的大多信息交换、沟通往来、交易活动都是通过计算机网络进行的,进行这些活动必然会涉及到企业隐私和商业机密,保密工作也变得比较困难。
所以,秘书的信息工作也变得更为复杂。
2.2科学决策需要企业秘书提供优质可靠的信息
科学决策是领导者为了达到某一具体的目的,采用有效的外部条件和手段,综合分析客观条件并进行评估,利用科学的思维方式进而做出正确决策的活动过程。
领导者的科学决策直接影响到企业的发展变化,信息的质量决定决策的质量,企业领导的科学决策建立在准确完整的决策信息之上,优质可靠的信息能够让领导节省很多功夫,省时又省力。
反之,假若领导者使用的是虚假滞后的信息,则可能会做出错误的决策,使企业遭受利益损失。
在互联网时代,信息资源关系到企业的发展存亡,增加了领导决策对信息资源的需求,领导要用全球化眼光去掌握事物的发展情况。
企业秘书作为领导参谋助手,只有及时为领导提供全面正确的信息,才能够辅助领导进行科学决策。
2.3网络信息技术需要高素质的综合型企业秘书
随着互联网的逐渐普及,网络信息技术成为现代社会工作的发展趋势,特别是电子信息飞速发展,纸质文件逐渐被电子文件所取代,信息工作成为各个企业和组织一项重要的日常工作[11]。
由于信息工作本身就是一种综合性很强的工作,单一的知识掌握能力已经不能满足现实工作的需求。
2020年国内爆发了新型冠状肺炎病毒,受肺炎疫情的影响,线上办公模式变为了许多国内企业员工的主要工作形式,阿里钉钉、腾讯会议、企业微信、Welink、飞书等等线上办公协同软件成为了当下必不可少的办公工具,线上办公也有可能变成未来职场工作的常态。
对于习惯了在办公室里朝九晚五工作的企业秘书而言,现在迫不得已采取居家办公模式,如何快速适应线上办公模式并保持高效稳定的工作节奏?
在这种情况下,企业秘书需要具备与信息化环境相适应的素质和能力,迅速调整并尽快适应新环境变化,只有拥有多种能力素质的企业秘书才能高效处理工作任务。
与此同时,随着我国特色市场经济的持续发展与繁荣,企业间的商业交流往来变得越来越频繁,使得秘书信息工作的行政性正在逐渐向商务性转变,因此自然需要更优秀的综合型企业秘书来完成信息工作。
3加强企业秘书信息素养的必要性
互联网和信息网络技术的兴起,人们对信息资源的需求不断增加,在这种情况下,企业秘书跟信息的交流越来越频繁,秘书工作的内容和形式也相应发生着变化。
互联网冲击和改变了传统的企业办公模式,当下企业秘书需要运用网络信息技术、自动化设备等外部条件来处理信息,这就要求企业秘书必须与时俱进,掌握现代化的信息处理技能。
因此,企业秘书只有通过加强自身的信息素养,才能准确抓住所需要的信息,更快更好地完成领导分配的工作。
信息素养指人们具备一定的信息知识和具体的信息技能,独立掌控信息资源的能力[12]。
如今,信息素养已经成为众多企业考核员工个人综合能力的重要内容。
在互联网时代,良好的信息素养是个体立足社会的必要条件。
现代企业秘书的信息素养,是互联网时代下,秘书工作者依据企业对信息工作的需求,主动向外界学习锻炼并在后期逐渐形成的一种处理信息的能力。
3.1经济全球化发展的必然要求
在如今这个经济全球化发展的21世纪,信息的总量快速增加,信息的内容也变得十分丰富。
美国的未来学家托夫勒(1983)在《第三次浪潮》中将这种现象称为“信息爆炸”[13]。
信息的广泛传播一定程度上促进了现代社会的发展进步。
信息不仅仅是在通讯、互联网行业引起大量关注,全球很多国家也对信息有很高的重视,有些国家甚至将信息资源提高到战略发展的高度。
信息资源的正确利用离不开个人良好的信息素养,我国政府高度重视公民个人信息素养,企业的利益与国家的经济严密相连,而企业的生存发展与信息工作的开展相辅相成。
所以,在互联网时代下,为了企业更好的发展,企业对秘书人员的信息素养的要求也在不断变高。
如果缺乏一定的信息素养,企业秘书面对日渐繁杂的信息工作就会消耗更多的时间和精力,无法高效处理信息,也就无法成为领导的得力助手。
3.2高级秘书人才队伍建设客观需要
为了更好的顺应时代的发展和企业的要求,企业秘书需要不断提高自身的综信息素养,因此,建设高级秘书人才队伍刻不容缓。
但是,现阶段,我国企业秘书人员都存在着普遍的信息素养问题。
例如,没有系统的信息观念和意识,不够重视信息的价值,没有清楚认识到信息在当今社会的影响力和为企业发展所能带来的巨大效益和变革。
其次,企业秘书人员的信息能力不足,对信息的处理水平不高,有些企业秘书不能熟练使用计算机,不善于借助相关办公软件进行信息数据的处理,不能有效利用现代化办公手段进行信息搜集工作,严重影响了其工作效率和工作质量。
一些企业的秘书人员文化水平不高,没有接受过全日制高等教育,缺乏科学文化知识,不会使用信息技术设备,看见外文材料就不知所措。
上了一定年纪的秘书由于职业倦怠,也不愿意再学习新知识。
这些信息素养问题不仅不利于高级秘书人才队伍的建设,还会阻碍了企业信息化建设的发展步伐。
3.3信息自身特征的内在需求
数量巨大、种类繁多、变动快、时效性强、价值高是信息的主要特点。
由于现代企业与互联网的密切度越来越高,各种信息资源共享已经成为常态,企业秘书所能触碰到的信息领域也更加广泛。
因此,只有企业秘书提供了更丰富、更综合、更有效的信息,单位的领导才能掌握到全面可靠的信息数据,才能掌控市场的各种变化动向,进而做出科学的决策。
近些年,互联网成为了人们获取信息最简便最常用的方式,但由于信息数据量大的特点,使得企业秘书对信息的筛选和鉴别变得更加不易,再加上信息变动快的特点,每时每刻都有信息在不停的出现和消失,需要企业秘书具有更强的感知力去感知信息。
与此同时由于信息的时效性强的特点,信息的价值与获取及时成正比关系,一个不留神,有价值的信息很快就会从眼前转瞬即逝[14]。
所以企业秘书在处理信息时要有较强的时间观念,给企业领导提供及时可靠的信息服务。
并且,互联网发展带来了信息化浪潮,信息资源成为当今世界各国争夺的一种十分重要的资源,信息所蕴含的巨大价值甚至会关系到国家的安全和发展。
美国棱镜门事件、苹果手机窃听事件等等,以及2019年5月的美国打压华为5G技术事件。
5G被称为“改变社会”的一种移动通讯技术,其功能相比4G更加强大,而在全球所有国家的5G通讯商公司中,只有中国的华为公司5G专利最多,技术最成熟。
美国之所以打压华为,就是因为美国害怕中国凭借5G技术威胁其网络信息世界霸主的地位。
这就意味着华为已经威胁到了美国的核心利益。
不仅是中美两国在争夺5G技术的领头羊,全世界所有国家都对5G技术野心勃勃,因为5G技术关系到未来信息资源的主导权掌握在哪个国家手里。
这些例子都无不体现出信息资源在21世纪是多么的重要。
3.4企业秘书工作的现实需要
秘书部门在大多数企业里面的位置是作为信息中转部存在的,是交流联系各部门的信息集散地,在日常工作中接触到各式各样的文件和公司内外部的很多信息。
秘书是辅助领导决策和科学管理的助手,信息的采集和处理是秘书日常工作的主要内容之一,秘书工作的开始和结束都是围绕着信息开展的,秘书必须重视信息工作的质量和完成度。
信息工作主要就是在处理工作事务中合理利用信息,将繁杂的信息进行分类整理以便使用,只有做好信息服务工作,才能更好的辅助领导进行决策和参谋。
这些特点决定了企业秘书必须重视自身的信息素质,认真做好信息工作。
4企业秘书应具备的信息素养
商场如战场,领导者能否对瞬息万变的现实情况作出正确的判断,关键是掌握的信息是否及时准确,这就要求企业秘书提高信息情报的灵敏度,具备博采众长的信息搜捕能力。
企业秘书信息素养是一种特殊的综合素养,主要包括信息知识、信息意识、信息能力、信息道德等等。
4.1强烈的信息意识
信息意识,指个体在环境中对信息的感知程度。
信息意识的高低直接影响到企业秘书人员对企业信息工作的认可度。
企业秘书人员的各项工作始终围绕着各种信息而展开,主要就是获取信息、收集信息、处理信息这三项。
如何能在最短时间内获得最有效的信息,并从中总结出能供领导参考的切实可行的方案,这就是互联网时代下企业秘书信息工作的重要指标之一。
企业秘书若要敏捷的发现他人没有察觉到的信息,踊跃主动地发掘、获取、处理以便领导决策和工作的各种信息,就必须具备强烈的信息意识。
上个世纪60年代我国石油勘测人员能够比日本人抢先一步发现东北的大庆油田,原因就在于他们拥有强烈的信息意识[15]。
由此可知,能否率先获取有价值的信息跟信息意识的强弱分不开,具有敏锐的信息意识可使企业秘书从繁多的细小事物里提取出有价值的信息,并加以利用,从而催发其产生新的价值。
如果秘书缺乏一定的信息意识,则会错过有价值的信息。
因为就算是信息在你眼前,你也感知不到,发现不了,白白浪费掉,这样导致的后果就是轻则影响工作效率,重则影响企业经济效益。
4.2系统的信息知识
知识是个人的内在财富,更是立足社会必不可少的条件。
在信息交流频繁的21世纪,“文盲”的定义也随着社会的发展而不断变化,如今的“文盲”指无法利用计算机进行信息交流的人,不能理解现代信息文化的人[16]。
由此可知,掌握系统的信息知识在当下激烈的社会竞争中非常重要。
信息知识主要包括信息基础知识、信息设备的应用和互联网技术知识。
信息基础知识,是指掌握有关信息的理论知识,能足够理解信息文化和在实践中恰当的使用信息知识。
其次是信息设备应用,特别是计算机的应用,懂得利用信息设备对信息进行获取、处理、传递的知识。
最后是互联网技术知识,指利用信息进行交流应注意的信息安全知识,以及互联网技术的原理和未来网络发展方面知识的了解与掌握。
只有掌握以上三点,才能懂得如何高效利用信息处理日常事务。
结合经济全球化和一带一路的时代背景,不同国家间的商务往来变得越来越多,因此,外语和法律法规知识也逐渐变得重要起来。
企业间的合作不再是局限于与国内企业打交道,越来越多的企业与国外的企业进行良好的商业往来,越来越多的企业“走出去”,积极开拓了海外市场,而且很多商务合作和前沿的信息研究资料都是外文材料,企业秘书要具备一项良好的听说读写外语能力来辅助信息工作,以及熟悉基本的国际法律法规知识来进行商务合作,以免因缺乏法律知识而触犯到他国的法律法规,影响到商业合作和公司利益。
4.3优秀的信息能力
信息能力,是个体通过利用现代网络手段来获取、归纳整合、利用信息的能力,主要包含以下三个方面:
第一,自动化办公设备的操作能力,即电脑、传真机、扫描仪等设备的使用;第二,信息的开发利用能力,即利用各种渠道收集信息,使用软件对信息进行筛选加工;第三,数据的综合处理能力,即利用所具备的信息知识对信息进行整理表达,解决当前面临的问题,转化为有价值的东西。
随着互联网时代的发展,社会对企业秘书人员的信息能力也提出了更高更严格的要求,现代企业秘书人员的信息能力要满足互联网时代下信息种类多、范围广、更新快的特点。
4.4高尚的信息道德
信息道德是人们在利用信息进行交流过程中应该恪守的行为标准和伦理道德。
互联网的发展是一把双刃剑,它一方面推动了现代社会的进步,提高了人们的生产生活水平,推动了网络虚拟社会的繁荣,但另一方面也给信息安全带来了巨大的隐患。
网络虚拟社会,只有每一位参与者的维护才能够保证网络虚拟社会的稳定和谐。
一旦没有了自觉的道德意识约束行为,很容易就使得人做出与道德甚至法律相违背的行为。
除此之外,信息泄露和隐私侵犯、网络安全、计算机病毒蔓延等一系列问题,都是企业秘书所面临的信息难题[17]。
秘书部门作为企业承上启下的重要部门,每天都要处理大量信息,面对这些问题,企业秘书更需要做到严于律己,培养高尚的信息道德,不得利用信息从事违法行动,这样才能做好自身的工作,才能切实维护企业的利益。
总体而言,企业秘书的信息素养内涵丰富,它也是做好秘书本职工作的一个必备素质。
5互联网时代下企业秘书人员的信息素养现状
就目前而言,我国企业秘书人员的整体信息素养不高,不同地区、不同行业、不同年龄阶段的企业秘书信息素养能力发展不平衡,信息处理效率较低,信息化进程缓慢。
这主要是因为企业秘书人员存在着以下问题:
5.1信息意识淡薄,敏感度较低
通过查阅相关文献资料,发现我国很多企业秘书不够重视信息对于企业发展的重要性,对信息所蕴含的巨大价值认识不足。
很多企业秘书获取信息的方式比较被动,只是为了完成工作去查找信息敷衍了事,没有自觉主动地去收集有效信息,对学习新的信息网络技术和信息知识缺乏积极性,在接到工作任务的时候,光是收集信息这一步就会浪费很多时间精力。
同时,一些企业秘书对信息敏感度较低,无法感知和挖掘出信息的内在,容易与有价值的信息擦肩而过。
5.2缺乏信息技术基础知识
很多企业秘书缺乏信息技术基础知识,不能正确理解现代信息文化概念,计算机的操作水平仅仅停留文字输入和表格制作的阶段,不会使用新型的信息处理设备,对网页制作、多媒体信息产品生产、新媒体平台运营等方面的知识所知甚少,对网络工具的利用率也不高。
调查发现,秘书人员的年龄与信息素养呈负相关,所以,信息知识方面的问题主要存在于年纪较大的企业秘书身上。
总体来说,目前我国企业秘书对信息知识的理解不够深入,尙处在初级阶段,需要进一步的学习。
在当下社会,信息技术基础知识的缺乏压制了企业秘书人员信息素养的提升,导致信息工作不能快速开展。
5.3信息道德修养不高
企业秘书的信息道德修养问题主要有以下几个:
第一,为了快速完成手头上的工作利用网络应付工作,无论大小事情都依赖电脑网络解决,不愿亲自解决问题,对待工作不够认真负责。
第二,在工作交流中容易被眼前利益所迷惑,利用其领导身边人的身份,以权谋私,或者为人情泄密,做贪污腐败的事情。
第三,法律意识淡薄,缺乏保密意识。
一些企业秘书在做情报收集工作的时候会去触碰他人隐私,发布不负责任的言论和虚假信息,信谣传谣,甚至泄露企业的机密,给企业带来了巨大损失。
2007年,美国可口可乐公司的秘书威廉斯就曾为了150万美元的金钱诱惑,恶意盗取了公司的可乐配方样本和一些商业机密文件,泄密给了可口可乐公司的长期竞争对手——百事可乐公司,最后这位秘书经受了八年的牢狱之灾[18]。
5.4信息能力有待提高
关于信息能力这一方面,只有少部分企业秘书能够熟练获取信息,并对信息进行加工和利用,大部分企业秘书的信息能力还处在最基础的阶段。
信息能力不足主要从自动化办公设备的操作能力、数据的处理能力、信息的开发利用能力进行说明。
第一,实际上很多秘书依旧是使用传统的工作手段,不具备熟练操作办公自动化设备的能力。
第二,信息综合利用率低,无法转换为等值的经济效益。
第三,收集数据渠道单一,只会从网络搜索,信息筛选速度慢,处理数据耗时耗力,效率较低。
5.5思想观念陈旧落后
很多企业秘书的思想观念还停留在过去,固步自封,因为不够了解信息网络的巨大价值,不愿学习新的信息技能,遇到问题依旧习惯翻阅旧纸本,不愿使用便捷的网络技术去解决信息工作上遇到的问题,只是把信息网络当做一个可有可无的工具,思维观念没有跟上现代社会的发展步伐,难以满足信息工作的需要。
这种思想观念让企业秘书习惯于使用传统落后的手段去寻找信息,而不是积极主动地去思考怎样快速提高工作效率,怎么去发挥自己在工作岗位上的最大价值。
5.6缺乏信息素养的相关培训
计算机网络在我国的普及历史不算长,近十几年来才真正进入了我国平民百姓的日常生活中,很多人都不理解信息素养这个概念。
在教育方面
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