货运操作规范出口流程图.docx
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货运操作规范出口流程图.docx
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货运操作规范出口流程图
货运操作规出口流程
一、接待客户礼议
1、接听
现今无论国际、国货运运作都离不开这一便捷的通讯工具,故更需注意你在接听客户时时,是否能做到彬彬有礼。
1)语调的魅力 用清晰而愉快的语调接听能显示出说话人的职业风度和可亲的性格。
虽然对方客户无法看到你的面容,但你的喜悦或烦躁仍会通过语调流露出来。
打时语调应平稳柔和、安详,这时如能面带微笑地与客户交谈,可使你的声音听起来更为友好热情。
千万不要边打边吃东西。
2)得体的问答 来电应在第二声铃响之后立即接听,在礼貌问候对方之后应主动报出公司或部门名称以及自己的,如:
“你好,海棋货运”,切忌拿起劈头就问:
“喂,找谁?
”或讲时含糊不清。
结束交谈时,彼此客气地道别。
无论什么原因中断,应主动重拨并向客户解释。
3)留言 接到客户咨询、投诉或所找配载正在通时,不能及时回可留下客户的、单位、回电且尽快给予答复,不应盲目转机,这样会给客户留下不好的印象。
4)礼貌用语对客户的道要答,答可以用“没什么,别客气”、“我很乐意帮忙”、“应该的”来回答。
使用交谈,学会向客户道歉,是缓和双方可能产生的紧关系的一贴灵药。
道歉时最重要的是有诚意,切忌道歉时先辩解,好似推脱责任。
2、着装礼则
20世纪60年代,日本人提出了场合着装的“TPO(Time、Place、Object的缩写)”,其基本含义就是穿衣打扮要有章法,搞清楚穿衣的时间、地点及目的,直到今天它仍是各国人士在着装时所遵循的基本规则。
穿着需注意场合且要得体保持清洁,并熨烫平整,穿起来就能给人以衣冠楚楚、庄重大方的感觉。
整洁并不完全为了自己,更是尊重他人的需要,因此这是良好仪态的第一要件。
同样在我司虽对员工的穿着没有明确要求及规定,但穿着得体不仅对自已也是对于来访客户的一种尊重。
二、接单(接受货主委托)需明确的重点信息
1、船期
2、中转港、目的港
3、件数、毛重、尺码
4、箱型、箱量
1)箱型:
干货箱(DC),冷藏箱(RC),开顶箱,框架箱,挂衣箱,及其它特种箱。
2)尺寸20’GP、40’GP、40’HQ、45’HQ
3)容积、载重量
以干货箱(DRYCONTAINERDC)为例
20GP’
GeneralPurpose20'x8'x8'6"
Steel
Millimetres
Feet
Internal
Dimensions
Length
5.898
19'4.2"
Width
2.352
7'8.6"
Height
2.391
7'10"
Door
Opening
Width
2.340
7'8"
Height
2.280
7'5.8"
Kilograms
Pounds
Weight
MaxGross
24,000
52,910
Tare
2,280
5,090
MaxPayload
21,720
47,885
CubeMetres
CubeFeet
InternalCapacity
33.2
1,171
40’GP
GeneralPurpose40'x8'x8'6"
Steel
Millimetres
Feet
Internal
Dimensions
Length
12,040
39'5.3"
Width
2,353
7'8.5"
Height
2,383
7'9.7"
Door
Opening
Width
2,340
7'8"
Height
2,280
7'5.8"
Kilograms
Pounds
Weight
MaxGross
30,480
67,200
Tare
3,830
8,450
MaxPayload
26,650
58,630
CubeMetres
CubeFeet
InternalCapacity
67.7
2,390
40’HQ
HighCube40'x8'x9'6"
Steel
Millimetres
Feet
Internal
Dimensions
Length
12,031
39'5.6"
Width
2,352
7'8.5"
Height
2,698
8'10"
Door
Opening
Width
2,340
7'8.1"
Height
2,585
8'5.8"
Kilograms
Pounds
Weight
MaxGross
30,480
67,200
Tare
3,980
8,775
MaxPayload
26,500
58,425
CubeMetres
CubeFeet
InternalCapacity
76.3
2,694
45’HQ
HighCube45'x8'x9'6"
Steel
Millimetres
Feet
Internal
Dimensions
Length
13,544
44'5.2"
Width
2,352
7'8.5"
Height
2,698
8'10"
Door
Opening
Width
2,340
7'8.1"
Height
2,585
8'5.8"
Kilograms
Pounds
Weight
MaxGross
30,480
67,200
Tare
4,800
10,580
MaxPayload
25,680
56,614
CubeMetres
CubeFeet
InternalCapacity
86
3,040
以上表中数据均为理论数据,在实际工作中,一般装货容积为:
20’GP<29CBM、40’GP<59CBM、40’HQ<68CBM、45’HQ<78CBM
如货物包装合理,均有可能超过上述数字而更接近理论值。
对于载重量,由于各家船公司的规定、各港口吊机的起吊重量不同、或公路法的规定,不同船公司,不同港口、对集装箱的载重量有不同的规定。
一般的:
20’GP<20000KGS、40’GP<26000KGS、40’HQ<26000KGS、45’HQ<26000KGS。
(案例:
某一客户要求配CMA箱种2X20GP,但传过来的托单数据为40PALLETS/46000KGS/36CBM,由于操作没注意毛重只注意尺码而配错箱)
4)箱体材料:
大部分集装箱为钢制,也有一些为铝制。
钢制集装箱采用焊接工艺,铝制集装箱采用铆接工艺。
值得注意的是:
许多铝制集装箱由于使用年限较长,箱体老化,在铆钉铆合处会有渗水现象。
故部分货主拒绝用铝制集装箱,如华越、华邦、华欣等几家大客户。
5、付费条款
预付货在做箱前需让SALES批价、签名,特殊情况若SALES一时间还无法批价的,可待其确认后先做箱后补批运价。
6、运费支付方
接到客户托单时,若为预付货,则向客户了解USD及RMB的支付抬头;若为到付货则向客户了解其详细的RMB支付抬头,后输单时将此详细抬头输入电脑中。
三、订舱
1、缮制委托书(七联单)
接到托单后第一时间输入电脑,一般不超过半个工作日。
输单时应最大程度保证原始托单的数据正确、相符性,以减少后续过程的频繁更改,输完单后将配载回单传真给客户,让客户能第一时间了解配船信息。
2、加盖公司订舱章订舱
提供订舱所需资料,应一并备齐方能去订舱。
若遇到船公司舱位紧的,则需第一时间告知SALES或客户。
3、取得订舱确认回单、船公司设备交接单(即箱单)、盖有进港确认章的装箱单后可按客户要求做箱。
*船公司订舱所需资料及装箱单(以下所提到的托单与配载清单均需盖订舱业务章):
1)HPD:
用电脑传真提单COPY件到船公司,待船公司确认后在COPY件上注明HPD大提单号及BOOKING号,然后凭所回传的确认件及一对外配载清单到外代开箱单。
除支线外,其他航线均需在装箱单上盖中转港确认章。
2)MOSK:
凭两托单即可开箱单,若为预付货则需注明运价,除支线(支线、釜山)船外,其他航线均需在装箱单上盖中转港确认章,紧急情况下可传真放箱。
3)NYK:
凭两托单即可开箱单(随附NYK提单号标签),若为预付货注明运价,除支线外,其他航线均需在装箱单上盖中转港确认章,紧急情况下可传真放箱。
4)ZIM:
凭一联托单即可开箱单,若为预付,须在托单上注明预运价,若为到付,则在托单上写上无箱贴、无佣金。
除支线船外,其他航线均需在装箱单上盖中转港确认章,可以传真放箱。
5)MSC:
提供七联托单、一对外配载清单及装箱单(需盖中转港确认章)即可开箱单,不可传真放箱。
6)KLN:
在K-LINE提供的预配清单上写明所订货物的提单号、箱型、箱数、目的港、毛重、货名、发货人、收货人及运费条款(预付还需注明运价),待船公司确认后回传预配清单及放箱单,凭确认好的预配清单并附装箱单到船代或外代盖中转港确认章,提箱时需在放箱单上盖公司业务章(需正本),不可以传真放箱。
7)DSR:
凭一联托单即可开箱单,除支线船外,其他航线均需提供装箱单用来盖中转港确认章,可以传真放箱(必须在船公司收到正本托单后才允许传真放箱给货代)。
8)东南亚海运:
用电脑传真提单COPY件到东需亚海运(若预付货须注明运价),待船公司确认后,凭其确认件、装箱单及一对外配载清单到外运船代二部开箱单,不允许传真放箱。
9)HMM:
传提单COPY件到现代海运,待其确认后,凭此确认件、装箱单及一对外配载清单到外代开箱单,不接受传真放箱。
10)建恒:
直接凭二联托单和装箱单到建恒开箱单,不接受传真放箱。
11)MAERSK:
凭二联托单及装箱单至MAERSK开箱单,不接受传真放箱。
12)泛洋SOC:
凭一对外配载清单即可开箱单,可以传真放箱。
13)UGMU:
若为一个柜子,则只需提供四联托单及装箱单,前两联船公司留底,第三联盖船公司放箱单,第四联盖船公司订舱章,若为数个柜子则在上述基础上多加数托单,用来盖放箱章,支线船则不用提供装箱单,可用“借箱保函”传真放箱。
14)LT:
若为一个柜子,则只需提供四联托单及装箱单,前两联船公司留底,第三联盖船公司放箱单,第四联盖船公司订舱章,若为数个柜子则在上述基础上多加数托单,用来盖放箱章,支线船则不用提供装箱单,可用“借箱保函”传真放箱。
15)EVG:
若为一个柜子,则只需提供四联托单及装箱单,前两联船公司留底,第三联盖船公司放箱单,第四联盖船公司订舱章,若为数个柜子则在上述基础上多加数托单,用来盖放箱章,支线船则不用提供装箱单,可用“借箱保函”传真放箱。
16)OOCL:
凭两联托单(粘上提单号小标签)和装箱单到船公司开箱单即可,一托单船公司留底,另一则盖上OOCL订舱确认章用于到船代或外代订舱,除特殊情况一般不接受传真放箱。
17)CSC:
凭七联托单(注明品名,预付货则注明运价)和装箱单即可开箱单,CSC会在第二联和第五联上加盖签单章,凭第二联即可提箱,除特殊情况外一般不允许传真放箱。
18)P&O:
开箱单需提供三联托单和装箱单,P&O会在前两联上敲订舱章,一用于船代或外代订舱,一则用于提箱,除特殊情况外一般不允许传真放箱。
19)APL:
提供二联托单及装箱单即可开箱单,可传真放箱。
20)SITC:
凭七联单即可开箱单,可传真放箱。
21)COSCO:
提供七联单和一对外配载清单即可开箱单,若为直航船还需提供装箱用来盖进港确认章,可传真放箱。
22)WLN:
开箱单只需提供四联托单及装箱单即可,船公司接受传真放箱。
23)PIL:
凭七联托单与装箱单即可开箱单,可传真放箱。
24)CLANCA:
先将提单COPY件传给船公司,待其确认后,凭船公司确认件、装箱单及一对外配载清单即可,可传真放箱。
25)NBOCEAN:
凭一托单及对外配载清单即可,船公司不接受传真放箱。
26)CMA:
提供一托单及装箱单即可,而美线则需二托单,其中一联船公司盖上订舱确认章,用于到船代订舱,不允许传真放箱。
27)NORASIA:
凭一联托单、一对外配载清单及装箱单即可,支线船则无需提供装箱单,除特殊情况一般不接受传真放箱。
28)CONTSHIP:
若为一个柜子,则提供三联托单及装箱单,一船公司留底,一盖船公司订舱章用于到船代订舱,一则用来放箱,若为多个柜子,则按集装箱箱数在原先的基础上增加相应的托单即可,一般可接受传真放箱。
29)LYKES:
若为一个柜子,则提供三联托单及装箱单即可,一船公司留底,一盖船公司订舱章用于到船代订舱,一则用来放箱,若为多个柜子,则按集装箱箱数在原基础上增加相应的托单;上支线船则需凭船公司的订舱确认件和一对外配载清单到外代开箱单,一般可接受传真放箱。
30)ANL:
传真提单确认COPY件到船公司,待其确认后,凭其确认件、装箱单及
一对外配载清单到外运开进场联,出场联则到ANL船公司领取,船公司不接受传真放箱。
31)万海:
提供两联托单即可,船公司在每一联上敲订舱章(到外运订舱用),并带回放箱通知书(有几个箱子就几),船公司不允许传真放箱。
32)南星:
传真提单确认COPY件到船公司,待其编好提单号确认后,凭其确认件及一对外配载清单即可开箱单,但不可以传真放箱。
四、做箱
1、门到门:
1)普通箱种
向客户了解门到门地址、工厂名称、联系人、或手机及明确的装柜时间,须于截关日前1-2天排好车班;
*注:
①集装箱一般在开船前五天才能进港,合理安排装箱时间,避免提早拖柜而无进港区;
②同一方向的两小柜可拼一辆集卡车到工厂装柜;若遇到一辆集卡拖一小柜的,则需衡量此柜总重量(总重量:
货重+箱重),一般十吨以上的则属重箱需放在集卡车拖板的中间,十吨以下的属轻箱可放前可放后,但最好放在集卡车拖板的前部。
若客户有要求拖柜时箱子需放在车尾的且单放去工厂拖柜的,则必须按上述标准去衡量。
因重箱放在车尾,集卡车就会头重尾轻,无常拖柜,严重的还可能引起集装箱从车尾掉下来的事故。
(案例:
春霞APL中东线船上辛克指定货,由于此货为报关前天下午加载的一小箱,加箱重20吨,且到宁海装柜需爬岭,因客户装柜前无任何要求,此柜车队便理所当然放在集装箱拖板的中部到工厂装柜。
因工厂所装的货都打了托盘,集装箱放在拖板中间铲车无波将托盘铲入箱,结果导致该柜到工厂无法装柜而放空回来)
2)特殊箱种
①冷冻箱(指冻鱼、冻虾等)
冷冻柜一般在装箱前一天半或两天由报验员向提箱堆场申报验箱(申报资料:
对外配载清单、托单及报关用的发票各一)。
申报(需半天)后堆场进行插电验箱一天,验完箱后堆场会发一验箱货柜的巡查记录,车队则凭此记录提箱及进港。
冷冻箱进港后,港区会提供三天的免费插电期,迂期则另付插电费,故合理安排装柜时间,避免额外费用的产生。
若客户确认此额外费用也可提前装柜。
②食品箱(指罐头、茶叶等)
食品柜一般在装箱前一天或一天半由报验员向商检局的验箱部门申报验箱(申报资料:
对外配载清单、托单及报关用的发票各一),半天申报,半天由报验员陪同验箱老师验箱。
验完箱后由验箱部门出具一验箱单,车队凭此验箱单复印件到堆场提箱,而正本验箱单则用来做商检换证。
(注:
验完箱后,堆场将所验箱子保留24小时,即车队需在24小时将此柜提走,反之堆场则转为普通箱使用不再保留;同时装茶叶的集装箱不能用受潮箱及新箱,因为新箱有异味,而茶叶恰好易受潮且容易串味)
③危险品箱
(我司目前在接的为点火枪、打火机、液体胶水、乒乓球、带有液体的蓄电池等)
危险品货柜一般在装船前一天申报(申报必须有箱号),申报需提供空白的“集装箱装运危险货物装箱证明书”三、适量的“出境危险货物运输包装使用鉴定结果单”一或数、报关用的发票及装箱单各一(若为打火机则还需提供国家检验检疫局危险品中心实验室出具的一份“出口打火机点火枪型式试验结果单”)。
出境货物换证凭条
转单号
8421T4634
报检号
9340
报检单位
荣光集团
品名
布胶鞋
合同号
IEA020501S
HS编号
64041900
数(重)量
28560双
纸箱
595纸箱
金额
34426.7美元
评定意见:
贵单位报检的该批货物,经我局检验检疫,已合格。
请执此单到局本部办理出境验证业务。
本单有效期截止于2002年07月19日
局本部2001年5月21日
②植检
办理植检通关单一般分两种情况:
一种为货物生产地在大市区以的,则客户委托我司代办植检需提供以下资料:
报关用的发票、装箱单、报检委托书(报关单上的贸易公司为大市区以的需提供正本盖公章的委托书,以外的则复印件亦可)、盖公章的外销合同(若合同上的付款方式为L/C的则还需提供信用证)、另加一工厂在出入境检验检疫局登记的“出口商品生产企业登记证书”的复印件即可申报。
另一种货物生产地在大市区以外的,则客户委托我司代办植检需提供发票、装箱单、报检委托书、外销合同、再加一“中华人民国出入境检验检疫同境货物换证凭单”或提供换证凭条和报检委托书进行换证。
*注:
一般办植检需在报关前四天进行报验,办换证则需提前一到两天报验。
2、报关前交接
1)在报关单上填妥船名航次,提单号,对应装箱单(packinglist),发票,所显示的毛重净重,件数,包装种类,金额,体积,审核报关单的正确性(单证一致);
2)要求客户提供的报关单上需注明报关货物的“中文品名”及海关的HS编码;
1)于报关前两到三天将已有的报关单证及配载清单先交给报关员进行单证审
核,若有HS编码归类归错的需及时通知货主进行更改,因为HS的归类直接影响到客户整批货物的退税税率;
2)报关前一天须将所有未到的单证催齐后交报关员,并提供整船箱号清单及报
关交接单用于报关。
若客户临时提出需更改报关单数据,则将新的报关单证在报关员未发送电子信息给海关前进行更改;若需更改目的港,则尽快将更改后的三联单交给报关员重新换一份。
(案例:
昕艳船上的目的港更改未将新的报关单交给报关员,故港区以原放行单上的目的港进行放行,以致集装箱被运到未更改后的港口,后产生USD800多美金的更港费)
5)待报关员审单无误后向海关发送电子报关信息(发送前须与配载确认是否有需晚发的单证);
6)做卫检(需注明中文船名及中文品名);
装船当天进行海关报关及通关。
5、跟踪场站收据,确保配载上船,报关当晚审核放行员所给的黄联及箱号清单上的目的港、中转港、箱号是否一致,若有错误,应及时通知港区配载中心进行更改。
配载还需保留整船报关预录单用于舱单核对。
6、海关办理退关
海关退关包括两种情况:
报关单证办理退关和办理重箱退关(从港区)
1)报关单办理退关
凡报关单证经海关审单放行后需退关的,则提供货主或货代的“退关情况说明书”(盖公章)到海关办理单证退关手续。
若单证中有下个航次出运仍然需要的,诸如许可证,配额,商检,动植检之类的文件资料,则需尽快办理,以便(报运部)顺利抽回资料,重新利用。
退关后的核销单无法再次使用,需将此退还给客户,让客户重新提供一份新的以备下次出运。
*注:
保税区报关的单证退关后改配其他船出运时,需在新船报关前到港区控制中心将此柜从原船转至新的所要运的船上,才能进行报关,一般转船费RMB50/小柜、RMB75/大柜。
另退关后需改配其他船期,则需注意原集装箱进港的码头(二期与三期码头)是否与新船靠泊码头为同一个,若相同,则可不用将重箱从港退关出来再拉进正确的码头,反之,则需按下述情况办理重箱退关手续。
2)重箱退关
当货物退关后改配新船的靠泊码头与原船码头不一致或客户要求将已进港的集装箱从港区拉出来退还工厂重新翻工时,就需办理重箱从港区退关的手续。
提供客户或货代的“重箱退关情况说明”(正本盖公章)及外代或外运的订舱三联单到海关办理退关手续后,海关会出具一式两份的集装箱从港区拉出来的退关证明书,车队或仓库凭此证明到港区卡口处付清所需退关重箱在港区产生的港监港务费及堆存费即可将重箱退出港区。
六、舱单
舱单主要核对其每票的件数、毛重、尺码(可忽略)是否与报关单上的数据一致。
发送EDI给船代理(外代、外运)前须检查整船中每票托单项下的船代理有否输错(例如CMACGMBERLIOZV.U49W,B/LNO:
CMANB45545,船代理应为外运,若错输成外代则外运就无法收到此票的舱单数据,就会造成无舱单的现象,事后还需补舱单)、数据是否与报关的一致,若核对无误后才可发送EDI给船代理(EDI须由配载人员亲自发送)。
如何检验舱单的正确性
1、船代理根据货代发送的EDI缮制舱单数据,交于货代进行确认;
2、货代将报关预录单(若同一提单号项下有多票单证报关的,则按照报关单号
将其相应的数据相加后核对)与船代理所给的舱单数据进行核对,审核完毕后再交给同组的配载再相互复审一遍;
3、将复审无误的舱单交于船代理并通知其可按此最终舱单数据发送信息于海
关;
4、海关将船代理发送的EDI与货代报关的数据核对,若一致后即可在相应的时
间退税;
七、提单确认和修改
1、问明顾客“提单”的发放形式:
1)预借(如可行)
需顾客提供正本“预借保函”(留底),后出具公司“保函”到船公司预借。
(一般船公司严禁预借)
2)倒签(如可行)
需顾客提供正本“倒签保函”(留底),后出具公司“保函”到船公司倒签。
*注:
此种情况下,多半是签发HOUSEB/L。
一般近洋线不允许倒签,远洋线倒签,三天以的需让SALES签字、三天以上的则需让部门经理签字以示同意。
3)电放:
电放俗称电报放货,是指收货人不出示提单正本,凭公司保函的一种放货方式。
主要用于SHPR来不及邮寄提单或为了减少邮寄之程序而将原正本缴回船公司或AGENT,由船公司或AGENT通知其POD的相关代理予以放货,故电报放货因此得名。
电放一般需顾客提供正本“电放保函”(留底),后出具公司“保函”到船公司电放。
4)SEAWAYBILL:
SEAWAYBILL称海运提货单或快速提货单。
该提单是简化文书提货手续,以达到迅速提货的目的。
在近距离航线上,如北大西洋、美欧、美地间水陆行程极短,为避免货到目的港而单据未到,影响提货时间及增加费用,因而产生SEAWAYBILL,属于简式提单的一种。
多用于母子公司,关系企业之交易或赠品、样品、贵重物品和私人行之托运,其CNEE与NTFY不得作“TOORDER”字样,而需直接表示,毋须经由银行押汇,不具流通性,仅是收据、证明运送契约成立的证书,故提货时不以提示本证券为要件,只须装货港通知放货或来人提示SEAWAYBILL副本或出示船公司之到货通知书,经确认对方身份无误后即可放货。
出具SEAWAYBILL具有风险性,一般认人不认单,且放货后的任何风险出货公司均不予以负责。
*注:
SEAWAY与电放的区别
SEAWAY乃提单种类的一种,一般认人不认单;而电放提货乃目的地提示正本与否以换取进口小提单之依据,乃为两个根本不同的概念。
5)分单:
候舱单送达海关后(以保证退税),再向船公司申请将一票提单拆成多票提单。
6)并单:
候舱单送达海关后(以保证退税),再向船公司申请将多票提单合成一票提单
7)异地放单:
须经船公司同意,并取得货主保函和异地接单之联系人,,传真,公司名,地址等资料方可放单。
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- 货运 操作 规范 出口 流程图