信息工作汇编.docx
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信息工作汇编.docx
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信息工作汇编
采购入库流程
一:
地采
第一步:
千方百计——采购管理——采购入库双击打开单据。
表头填写地采供货单位为验收入库单填写单位收货仓库即01总仓库经手人为地采为验收入库单填写经手人审核人回车即可(录入单据人员)
第二步表体用实货的自带码进行入库录入完后检查条码,、品名,规格,剂型,产地,批号,有效期(信息入库商品名称是禁入商品,需通知采购部禁入商品是否入库)采购部确认入库将禁入符号取消后按照验收入库单实际数量填写,含税价格除采购部通知调价以外商品默认系统价格,,税率及零售价核对票据总金额与系统总金额正确后过帐打印验收员签字后白联附随货同行传财务红联交地采供应商黄联交验收员与实货交库管员点收数量
注意:
入库单价为:
含税价单价
2,地采品种价格基本默认机子上的价格,除以下供应商按票面价格录入(青海新隆经手人宋明魏源自采商品)
二:
外采
第一步:
千方百计——采购管理——采购入库双击打开单据,根据随货同行的清单表头填写外采供货单位收货仓库即01总仓库,经手人023(唐志刚)经手人(录入单据人员)回车到采购入库表中采购入库表中
第二步:
用票据商品名称的首拼字母内容进行入库录入完后检查核对条码,品名,规格,剂型(信息入库商品名称如果是禁入商品,需通知采购部禁入商品是否入库)手工填写批号,有效期,采购部确认入库将禁入符号取消后按照验收入库单实际数量填写,数量,含税单价依据系统含税价与票据含税价对比,如果价格一致票据含税价填写后核对单品小计金额,如果不一致需在原始单据中标注清楚系统价格为多少,到采购确认实际含税价在进行填写价格核对单品小计金额关注税率及零售价并检查采购价格不能低于零售价格
第三步:
系统入库总金额和随货同行原票据金额相符如果系统金额与原票据金额不符需填写《外采商品验收入库未入库退货品种》采购部经理确认签字金额准确过帐打印白联附随货同行清单、《外采商品验收入库未入库退货品种》、传财务黄联传库房库管员核对数量,《外采商品验收入库未入库退货品种》中有退货商品传递一联验收员做退货红联以及《外采商品验收入库未入库退货品种》传递采购部经理签收。
注意事项:
1、兰州强生信息入库经手人为:
:
023唐志刚按照实际到货数量入库,如有破损、实货与票据不符商品2验收员与兰州强生沟通协查。
2、兰州九州通信息入库经手人:
023唐志刚按照票据数量入库,如果有破损商品验收员出具到货验收拒收单在进行信息报损(除兰强生以外的外采到货入库均按照九州通入库流程一致)
3:
票据含税价与系统含税价不一致一定要到采购部核实确认准确含税价入库。
三:
器械
第一步:
:
千方百计——采购管理——采购入库双击打开单据。
表头填写地采供货单位为验收入库单填写单位收货仓库即01总仓库经手人为地采为验收入库单填写经手人审核人回车即可(录入单据人员)(除魏源自采经手人为:
023唐志刚地采商品以外),审核人回车即可(录入单据人员)
第二步表体用实货的自带码进行入库录入完后检查条码,、品名,规格,剂型,产地,批号,有效期,数量为验收入库单实际数量,含税价格除采购部通知调价以外商品默认系统价格,,税率及零售价核对票据总金额与系统总金额正确后过帐打印验收员签字后一联附随货同行传财务
注意事项:
1、票据含税价与系统含税价不一致一定要到采购部核实确认准确含税价入库。
2、公司自采器械商品入库严格按照单据含税价入库,有问题商品及时与采购员沟确认后过账,票据金额与实际入库金额一定要相符。
四:
中药
第一步:
千方百计——采购管理——采购入库双击打开单据。
填写表头供货单位地采为验收入库单填写单位,外采为入库单位,收货仓库即01总仓库,经手人为地采为验收入库单填写经手人,审核人回车即可(录入单据人员)
第二步表体用实货的自带码进行入库录入完后检查条码,、品名,规格,,数量为验收入库单实际数量,含税价格按照采购清单含税价录入,价格高于系统价格的中药材需到采购部确认价格后在录入,,关注税率13核对票据总金额与系统总金额正确后过帐打印白联附随货同行传财务红联交采购部经理签收同时将入库中药材反调配送单过账通知总店接受数据。
采购退货流程
一:
地采
(1)货在大库:
千方百计——采购管理采购退货单根据保管员提供的手写退货单据(退货单位,退货经手人,退货仓库,)进行退库录入完后检查条码,品名,规格,剂型批号,有效期,数量,金额,税率及零售价核对正确后过帐打印单据保管员签字确认后红联附退货清单传财务黄联传采购部业务员转交供应商篮联传采购部经理白联传库管员将退货商品及时撤货装箱交验收员。
货在门店
1,在系统里接收到各门店退货单据后:
进入千方百计其它业务草稿配送退回入库单确认收货仓库审核人(录入单据人员)经手人(录入单据人员)—在摘要处写明退货原因——确认退货品种及原因——过帐——打印——并通知保管员做退货清单
2,千方百计——采购管理采购退货单根据保管员提供的手写退货单据(退货单位,退货经手人,退货仓库,)进行退库录入完后检查条码,品名,规格,剂型批号,有效期,数量,金额,税率及零售价核对正确后过帐打印单据保管员签字确认后红联附退货清单传财务黄联传采购部业务员转交供应商篮联传采购部经理白联传库管员将退货商品及时撤货装箱交验收员。
二:
外采
千方百计——采购管理采购退货单采购部、质管部或验收员、通知退货查商品退货单位,及经手人进行退货录入完后检查条码,品名,规格,剂型批号,有效期,数量,金额,税率及零售价核对正确后过帐打印单据保管员签字确认后红联附退货清单传财务黄联交采购部业务员黄联传采购部业务员转交供应商篮联传采购部经理白联传库管员将退货商品及时撤货装箱交验收员。
产生错误后需要调整的信息流程
发生供货单位、药品品名、产地、规格错误的情况,信息需做作如下处理。
药品在库房还没有发出的流程;
查询确认商品录入错误的单据,依据错误【采购入库单】——作【采购退货单】按采购退货流程操作——作正确【采购入库单】按采购入库流程操作。
同一药品有部分数量已通过【配送单】【销售单】发出、但门店还未产生销售的流程;
【配送单】
查询确认商品录入错误的单据,依据错误【配送单】明细作【配送退回入库单】——在做错误【采购退货单】——在按照【采购入库单】正确入库——反调各店【配送单】。
【销售单】
查询确认商品录入错误的单据,依据错误【销售单】明细作错误【销售退货单】——按照错误【采购退货单】退出——按照正确【采购入库单】入库——反调【销售单】。
备注:
如对方不要调整后的品种,将打印出的退回单据交于保管员,以便查收退货。
同一药品有部分数量已通过【销售单】【配送单】发出而且门店已经产生销售的流程;
【配送单】
在产生销售的门店系统内对该品种做【报溢单】(必须同批号、同金额)——依据错误做【配送退货入库单】总库接受退回单——做错误【采购退货单】——在按照正确【采购入库单】入库——【配送单】(总库各店)——在从各店帐套中将报溢商品数量做【报损单】。
报损单附加说明要填写清楚原因。
【销售单】预设售价错误
查询确认商品录入错误的单据,按原‘预设售价一’做【销售退货单】总库——做错误【采购退货单】——在按照正确【采购入库单】入库——【销售单】(如预设售价1价格改变及时通知加盟店计划员沟通的同时通知加盟店调整预设售价1的原因)——按正确‘的预设售价1’做【销售单】。
注意:
1、所有单据必须按照单据流程操作,共计1个流程。
【采购入库】、【采购退货】、【配送单】、【销售出库】、【销售退货】、【顾客退回】、【报损】、【报溢】、【盘点流程】、【自采流程】、【自采退货流程】
2、每张单据摘要说明需简单明了;调整日期,单据类型,单据编号,及什么错误(例如:
修改8月20日2083#采购品种录入错误;
1 修改药品品名、数量、供应商、单价、产地、经手人录入错误。
2 修改盘点时实物漏盘或多盘。
3 修改实物多发、少发错误。
4 **月**日盘点**柜组报损/报溢
3、每张单据内明细:
供货单位、仓库、日期、经手人、数量、价格、批号、效期。
单据传递:
4、如调整地采品种,需将调整的采购入库单据及采购退货单据全部传递给供应商,并在原始单据上标注。
5、要求:
按100%正确率操作。
6、罚款:
按错误扣发制度扣除。
备案说明:
1 【配送单】适合直营湟光中心店、深度加盟店——东台店、城南店、
2 【销售出库单】适合一般加盟店——
药店名称
贵德迎宾西路店
贵德迎宾东路店
贵德东大街店
贵德西大街店
贵德河东店
贵德河东二店
贵德王屯店
贵德拉西瓦店
共和青海湖南大街店
共和倒淌河店
共和滨河路店
贵南解放路二店
同德东大街店
过马营店
海南州共和第十五分店
供应商《采购入库单》对帐流程09
一,适用范围:
湟光店
二,流程:
根据地采供应商提供的《采购入库单》——进入千方百计系统——库存管理——库存状况——单品查询——在药品查询处输入商品编号或商品名——回车——按单据核对药品名称——回车——药品单品库存查询左下角处可看到该商品的库存余量——将采购入库单数量和已销售的数量核对——已销售的数量大于等于《采购入库单》的采购数量可签字结款
三、说明:
1、签字时标明已销签字人及日期(例:
已销某某某月某日)
2、代销商品按此流程操作(A产品除外)
四、奖惩办法:
1、当日对账不得以任何理由推卸责任、拖延时间影响公司形象。
2、操作人员严格按照以上流程执行,不按照流程执行一经发现予以200500元处罚,造成损失的个人承担经济责任。
3、严格按照规定的工作时间完成工作内容,每逾期一天予以50元罚款;
关于对禁入商品的操作流程
因公司商品在经营中需要有淘汰更新或因供应商方面的原因,产生长期断货,但是所有系统录入的基本信息又不能随时进行删除处理,这样会导致计划组出具计划时经常出不经营的商品,增加各连锁门店对公司的抱怨,因此要求上游部门对不经营的商品做好标识以及对供应商的管理。
一、出现商品不经营的可能性有以下几种:
A、供应商不经营,采购渠道中断;
B、厂家停止生产;
C、厂家暂停生产;
D、供应商连续3次以上断货;
E、商管部分析后淘汰品种;
二、采购部对每批未到货商品做跟进,确认未到货原因,并在供应商分级中做好记录,对于连续3次未送货的供应商及品种,采购员出具预警表,在后期送货时严格按照采购协议收取相关罚款。
三、因以上原因造成购进暂停的操作流程图:
**暂停经营,中断采购:
**恢复经营,继续采购:
注明:
为了能清楚地在信息中看到“禁入”商品的禁入原因,采购部在填写禁入通知单时,需标注原因,并将每一种原因标注不同的标识,便于后期取消禁入时,不在重复查找原因。
标注商品禁入的可能性有以下几种:
1、供应商不经营,采购渠道中断;标识为:
禁入
2、厂家停止生产;标识为:
禁入1
3、厂家暂停生产;标识为:
禁入2
4、供应商连续3次以上断货;标识为:
禁入3
5、商管部分析后淘汰品种;标识为:
禁入4
6、门店不经营,但连锁有需求品种:
标识为:
禁入5
四、其他部门的配合要求:
为了对以上流程的执行做好监控,需要其他相关部门的配合,具体流程如图:
A、信息组对禁入商品的监控流程:
五、管理办法:
1、信息组退回采购部,经查为采购部未对商管做通知,对采购部责任人按差错处理;
2、经查属商管部未按照流程在系统中做取消或添加标识,对商管责任人按差错处理;
3、经查属信息未反馈采购,在进入中做录入,对信息责任人按差错处理;
4、经查商管部在做标识时标识错误,对商管责任人按差错处理;
5、三次以上任何岗位出现重复类型差错,按重大事故处罚。
商品配送单流程
1、适用范围:
湟光店,东台店,城南店
2、流程
总店配送单:
信息员收到配送计划——进入千方百剂系统——配送管理——配送出库单——根据计划在表头填写门店(中心店、城南或东台)——发货仓库01即总仓库,——经手人为各店店长(中心店3699华蕾、东台店045栗芳、城南店1044卢霞)——审核人回车即可(录入单据人员)价格方式选择成本价。
价格方式(见以下说明中价格方式)及摘要说明——表体录入商品编号或商品品名、数量——核对配送单位、商品名、规格、剂型、产地、数量与配送计划无误后过帐——打印单据——保管员发货盖章后——一白传财务部——红联、黄联传各店——篮联留底备查
说明:
1,门店:
根据配送计划填写
2,仓库:
总仓库
3,经手人:
各店负责人
4,摘要说明:
根据业务内容填写
5,价格方式:
总店为成本价,东台店、城南店成本单价系统默认1.17的含税价配送
6,效期管理:
严格按近效期先出库原则,商品过期及效期仅为一个月时不得出库
7、中心店每张单据不超过50个品种,连锁店(城南、东台)按类别录入,确认表头、表体后过账打印出单据中心店,打印选择中心店(两联)东台店、城南店打印(3联)选择连锁打印。
注:
过账前再次选择价格方式(成本价)
中心店保健品、器械打印选择中心保健(方便库管发货)
注意:
不能漏打单据
目前公司直营店及深度加盟店目录(附表1)
单据类型
负责人
收货单位
价格方式
配送单
华蕾
湟光店
成本价
配送单
栗芳
东台店
成本价(单据设置*1.17)
配送单
卢霞
城南店
成本价(单据设置*1.17)
配送退回入库单流程;
退货条件:
1,商管通知地采可退货品种
2,库房确认未发货品种
3,及其它原因退货
总店配送退回入库单:
1、库房未发货商品退回:
进入千方百剂点击点击业务草稿——一单据类型选择配送退回入库单确定——一选择日期——一双击打开单据——一填写表头收货仓库01即总仓库——一经手人、制单人、审核人、回车即可(录入单据人员)附加说明按照原始退回说明摘要复制黏贴填写退回原因-——一信息员接受数据(注:
总店——一打印单据登记票号反馈负责总店传递票据人员——一管理票据人员在一定时间内将票据传递到总店
2、采购部、质管部通知退回供应商退回:
进入千方百剂点击点击业务草稿——一单据类型选择配送退回入库单确定——一选择日期——一双击打开单据——一填写表头收货仓库01即总仓库——一经手人、制单人、审核人、回车即可(录入单据人员)附加说明按照原始退回说明摘要复制黏贴填写退回原因-——一信息员接受数据——一按照退回说明通知做调整(例如:
退回供应商、调其它店销售)——一严格按照采购退货单执行——一调整后各项单据保留传递
信息通知调整退回:
进入千方百剂点击点击业务草稿——一单据类型选择配送退回入库单确定——一选择日期——一双击打开单据——一填写表头收货仓库01即总仓库——一经手人、制单人、审核人、回车即可(录入单据人员)附加说明按照原始退回说明摘要复制黏贴填写退回原因-——一信息员接受数据——一按照退回说明通知做调整(例如:
、调其它店销售)——一在按照正确调整——一在反调配送总店
注:
例如退回供应商严格按照采购退货执行
东台店、城南店配送退回入库单
1、库房未发货商品退回:
进入千方百剂点击点击业务草稿——一单据类型选择配送退回入库单确定——一选择日期——一双击打开单据——一填写表头收货仓库01即总仓库——一经手人、制单人、审核人、回车即可(录入单据人员)附加说明按照原始退回说明摘要复制黏贴填写退回原因-——一信息员接受数据按照退回说明通知做调整(例如:
、调其它店销售)——一在按照正确调整——一在反调配送(注:
东台店、城南店严格按照配送含税价、成本单价做退回)
2、采购部、质管部通知退回供应商退回:
进入千方百剂点击点击业务草稿——一单据类型选择配送退回入库单确定——一选择日期——一双击打开单据——一填写表头收货仓库01即总仓库——一经手人、制单人、审核人、回车即可(录入单据人员)附加说明按照原始退回说明摘要复制黏贴填写退回原因-——一信息员接受数据——一按照退回说明通知做信息调整(如果退货做采购退货单)——一严格按照采购退货流程执行(注:
东台店、城南店严格按照配送含税价、成本单价做退回)
3、信息通知调整退回:
进入千方百剂点击点击业务草稿——一单据类型选择配送退回入库单确定——一选择日期——一双击打开单据——一填写表头收货仓库01即总仓库——一经手人、制单人、审核人、回车即可(录入单据人员)附加说明按照原始退回说明摘要复制黏贴填写退回原因-——一信息员接受数据——一按照退回说明做调整——一调整正确——一在反调配送东台店、城南店(注:
东台店、城南店严格按照配送含税价、成本单价做退回)
4、东台店、城南店2011年8月以前有税率问题商品退回:
东台店、城南店在退回单前自行核对含税价、成本单价做退回——一信息员进入千方百剂点击点击业务草稿——一单据类型选择配送退回入库单确定——一选择日期——一双击打开单据——一填写表头收货仓库01即总仓库——一经手人、制单人、审核人、回车即可(录入单据人员)附加说明按照原始退回说明摘要复制黏贴填写退回原因-——一信息员按照说明对退回商品进行核查含税价、成本单价后接收数据——一按照退回说明信息调整(退货、调总店销售等)——一(注:
东台店、城南店严格按照配送含税价、成本单价做退回)
销售单流程
一:
一般加盟店
信息员收到销售计划——进入千方百剂系统——销售管理——销售出库单——根据计划在表头填写门店(一般加盟店店名)——发货仓库01即总仓库,——经手人(029、王永花)——审核人回车即可(录入单据人员)价格方式选择预设售价1。
表体录入商品编号或商品品名、数量——核对销售单位、商品名称、规格、剂型、产地、数量与销售计划数量——在过账前在点击预设售价1核对预设售价1准确没无误后过帐——打印单据——保管员发货盖章后——白联传财务部——红联、黄联传各店——篮联留底备查
注意:
不能漏打单据,在过账前再次点击预设售价1。
见附表1
单据类型
收货人
收货单位
价格方式
销售单
席长英
贵德西大街店
预设售价一
销售单
赵文君
贵德河东店
预设售价一
销售单
姚志勇
贵德东大街店
预设售价一
销售单
伍崇远
同德东大街店
预设售价一
销售单
三智
贵南解放路二店
预设售价一
销售单
白忠孝
共和倒淌河店
预设售价一
销售单
李云清
贵德拉西瓦店(贵德河东二店)
预设售价一
销售单
马玉伟
共和青海湖南大街店
预设售价一
销售单
马继虎
共和滨河路店
预设售价一
销售单
才藏
贵南过马营店
预设售价一
销售单
全勤春
贵德迎宾西路店
预设售价一
销售单
祁云
贵德迎宾东路店
预设售价一
销售单
宋高云
贵德王屯店
预设售价一
销售单
赵启福
贵德拉西瓦店
预设售价一
销售单齐迎梅海南州共和第十五分店预设售价一
销售退补单流程
说明:
销售退补单仅适用于销售单过账后发现少量品种价格错误需要调整的情况,为避免先销售退货后再按正确价格录入销售单的繁琐流程,且每张退补单仅能针对一个往来单位的品种做单据。
第一步接到配送需要调整销售单价格的纸介质通知或电子版通知登陆配送版千方百剂系统销售管理销售退补单
第二步销售退补单表头(往来单位:
需要退补的单位名称、原单据编号:
需要退补的品种所在单据编号,选择单据编号后再选取单据中的品种,不同单据编号的品种不能体现在一张销售退补单上、经手人:
王永花、审核人:
直接回车,系统不允许更改,制单人由系统直接生成不能更改)。
第三步选择单品核对品名、规格、生产厂家、批号、效期和原单价输入现更改的单价核对无误后过账打印格式选择(销售退补单)单据由三联纸打印(白联交财务、红联交客户、黄联交配送留存)。
赠品入库单流程
公司赠品分两大类进行管理:
第一类是供应商赠送给公司的商品,此类商品入总仓库做正常销售;第二类是供应商做活动捆绑式销售的商品,如强力枇杷露买五赠一,此类商品入公司赠品库随正常商品配送至门店;
第一部分:
供应商赠品
信息员收到验收员填写的收货单据进入千方百剂系统库存管理获赠单填写表头部分(往来单位:
公司、仓库名称:
总仓库、经手人:
唐志刚、审核人:
直接回车、附加说明:
2011年8月18日西安派昂赠品入库(格式))表体录入商品(单价为0、注意批号效期)录入完毕后检查表头和表体完成后单据过账打印单据(本单据一式三联,白联交财务、红联交采购、黄联交保管)。
注意:
1、表体录入商品时必须仔细核对商品基本信息,不能出错。
2、商品的单价为0、合计金额也为0。
第二部分:
供应商活动赠品
信息员收到验收员填写的收货单据进入千方百剂系统库存管理获赠单填写表头部分(往来单位:
公司、仓库名称:
总库赠品库、经手人:
唐志刚、审核人:
直接回车、附加说明:
2011年8月18日西安派昂赠品入库(格式))表体录入商品(单价为0、注意批号效期)录入完毕后检查表头和表体完成后单据过账打印单据(本单据一式三联,白联交财务、红联交采购、黄联交保管)。
注意:
1、表体录入商品时必须仔细核对商品基本信息,不能出错。
2、商品的单价为0、合计金额也为0。
3、入库仓库为总库赠品库。
赠送单(城南、东台赠品调拨);
赠送单:
东台店、城南店没有设置赠品库,如果要配送赠品按照赠送单配送赠品。
进入千方百剂——点击库存管理——点击赠送单——双击打开单据——填写表头往来单位城南店或东台店——仓库总仓库赠品库——经手人东台店045栗芳、城南店1044卢霞——审核人回车即可(录入单据人员)
表体按赠品品种录入药品九位条码、数量——核对过账(白联交财务、红联交客户、黄联交配送留存)。
注:
赠送单只针对城南、东台赠品调拨
同价调拨单(中心店赠品调拨)
同价调拨单:
总库赠品库赠品同价调拨总店赠品库赠送的商品调拨
进入千方百剂——点击库存管理——点击同价调拨单——双击打开单据——填写表头发货仓库总库赠品库——收货仓库湟光赠品库,经手人3699华蕾——审核人回车即可(录入单据人员)——表体按赠品品种录入药品九位条码、数量——核对过账(白联交财务、红联交客户、黄联交配送留存)。
注:
同价调拨单只针对中心店赠品调拨
批号修改单
进入千方百剂——点击库存管理——点击批号修改单——双击打开单据——填写表头仓库总仓库——经手023唐志刚——审核人回车即可(录入单据人员)——表体按修改品种录入药品九位条码——核对规格、产地——数量——选对原批号、原有效期——需修改现批号、现有效期——过账
、
注;批号修改一定按照保管提供实货批号做修改
信息盘点制度及流程08
为强化公司对于盘点过程数据准确性进行加强管理,确保盘点后系统和实物数据保证一致,特制定本制度。
一、盘点前的准备:
1、盘点前信息、票据要求:
信息部负责盘点时点前当月各项单据完整、准确并在当月28日前传到财务部。
(实物流向与票据流向一致,即当时发生当时完成)
2,盘点前保证将系统内业务草稿里的所有单据过帐.
3、配送中心经理进行检查以上2项工作。
二、盘点中要求:
1、进入门店千方百剂——点击其他——业务草稿——查询日期(选择本次盘点时间与上次盘点时间)核查系统确保无挂单、无未过账单据;
2、与财务沟通确认各收银账务核对清楚。
3、做盘点前门店数据备份;千方百剂——系统维护——数据备份——输入数据备份文件名称(三九中心店)——输入日期(备份时间年、月、日、小时、分钟,例如为:
2)——确定-提示备份成功(盘点前后
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