易迅空间销售管理系统需求分析对供应商价保返利部分.docx
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易迅空间销售管理系统需求分析对供应商价保返利部分
易迅空间销售管理系统需求分析
―对供应商价保返利的需求
目录
∙1.1.供应链需求2
1.1.1.供应商价保2
1.1.2.供应商返利9
∙1.2.财务管理中返利价保的需求15
1.2.1.返利业务财务处理15
1.2.2.价保业务财务处理18
1.1.供应链中对供应商价保返利的需求
1.1.1.供应商价保
1.1.1.1.过程、工作流(Process&Workflow)
以上流程图中,增加对已经销售的价保商品的销售出库成本的调整。
要求对确认后的价保单的供应商的兑现情况进行跟踪管理,按采购发票的负数项对价保单进行核销。
在盘库解冻时,进行暂估。
解冻的时点至价保单确认的时点间允许有销售的业务。
在供应商通知调价时,按供应商提供的商品价格表,进行供应商调价。
调价后,系统自动列出尚在价保期内的调价商品库存清单,生成价保调整单,打印价保商品盘库清单后,通知仓库进行盘点,将价保商品库存总数报给供应商。
供应商确认商品数量后,发送价保清单给商品管理部,商品管理部将价保商品差价清单提交财务部。
供应商通常在下一张PO以负数项进行价保兑现。
财务部门根据价保单生成冲应付单,并调整存货成本。
盘库价保报表确认后的计算原则:
供应商确认盘库价保报表后,系统应随之形成一笔应收款。
如果盘库价保报表在经应商供确认期间,跨越了自然月的会计周期,那么系统在处理这笔应收款时,只能冲减供应商确认当月的销售成本,不允许再追溯调整之前已封账的商品库存成本;如果盘库价保报表在经应商供确认期间,未跨越自然月的会计周期,那么系统处理这笔应收款时,调整当月的库存成本即可。
价保流程说明:
1、供应商通知盘库调价。
2、易迅方对价保商品进行盘库、冻结。
3、库存差异调整(盘库标准流程)
4、供应商通过抽查等确认价保商品库存,通知易迅解冻。
5、易迅方解冻库存,恢复销售。
6、供应商通知新的成本价、新的售价。
7、易迅出价保单明细,通知财务,给供应商确认。
(财务收到通知后,采购进行价保暂估)
8、供应商确认价保值(返回财务部作为应收账款AR)(财务收到通知后,采购进行价保暂估)
9、调整价保范围内的库存商品的成本价,及从解冻库存开始时已销售的在价保范围内的商品的销售成本。
10、分次收到供应商的采购发票负数项。
要求系统跟踪价保单兑现的过程。
跟踪的方法:
由于供应商可能会多次兑现一张价保单,当收到供应商发票时,按采购发票的负数项对应的价保,引用价保单进行核销。
1.1.1.2.业务规则(Businessrules)
在收到供应商调价通知后,易迅方盘点提出价保单后,在供应商确认前,易迅方先对价保单进行暂估,并调整当月存货成本。
待下月供应商确认价保单时,再进行补差。
1、价保需要摊分到具体商品调整成本、销售出库成本。
需要分摊到门店。
2、在价保单生成(库存解冻后)后,即产生暂估库存成本,在库存解冻到供应商确认前,销售出去的在价保范围内的商品,都使用暂估销售成本。
3、如果库存解冻到供应商确认,则在供应商确认后,按确认的价保范围将暂估销售成本转为正式销售成本。
厂家确认价保后,如果有差异,通过补差的方式,调整库存成本和当期销售成本。
1.1.1.3.报表表单(forms)
价保调整单
在进行供应商调价后,自动生成未确认的价保调整单,等供应商确认价保商品和库存数量后,再按确认的商品和数量修改调整单后,确认此张调整单。
位置
内容
描述
表头
供应商编号
供应商信息
调价时间
调价人部门编码/名称
调价人工号/姓名
确认时间
得到供应商确认价保商品和库存数量后,确认此张调整单。
状态
已提交,已确认
确认人工号/姓名
价保总数量
价保总差额
表体
商品名称及代码
颜色
商品描述
价保数量
调后单价
调后金额
调前单价
调前金额
调整差额
IMEI码
1.1.1.4.价保相关报表(Report)
对进销存报表的格式要求
为了准确反映商品的进销存报表
要求将对外用作审计的报表与对内管理的进销存报表分开显示
对外用作审计的进销存报表,期初金额、本期入金额、本期出金额、结存金额,将正常经营的数据与价保数据合并,不分开显示。
商品
期初金额
本期入金额
本期出金额
结存金额
正常经营数据指除价保数据外的日常出入库单据成本计算的结果。
对内管理的进销存报表,除期初数据外,本期入、本期出、结存数
价保有效期之前3天或10天,系统列出3天后或10天就要过价保期的商品存货清单,供商品管理部参考。
如,查询条件为:
3天后要过价保期的存货报表。
或在调价后,列出本次进行调价尚在价保期内的商品存货清单。
报表:
未过价保期的存货报表
日期:
2007.1.9
供应商编码
供应商名称
品类
品牌
商品代码
商品名称
价保到期时间
仓库编号
仓库名称
数量
成本单价
库龄
上次调价时间
上次单价
1
天天
手机
诺基亚
123
诺基亚6650红色
2007.1.18
2007.2.1
…
…
已过价保期的存货报表
价保期之后,厂家调价没有价保的存货报表
日期:
2007.1.9
供应商编码
供应商名称
品类
品牌
商品代码
商品名称
价保到期时间
仓库编号
仓库名称
数量
成本单价
库龄
上次调价时间
上次单价
1
天天
手机
诺基亚
123
诺基亚6650红色
2007.1.1
123
A
4
50
12
2007.2.1
…
…
价保盘点报表(提供给供应商确认)
供应商编码
供应商名称
品类
品牌
商品代码
IMEI码
商品名称
价保到期时间
数量
1
天天
手机
诺基亚
123
诺基亚6650红色
2007.1.1
20
…
…
价保备注说明:
1、系统提供盘库操作界面,冻结库存与解封库存的操作可以具体针对某一品类、某一品牌、某一型号和具体的单品;
2、系统生成价保单的时间点应为库存解封的时间点,生成的价保单在系统存为可修改、可调整的半完成状态,当新商品价格政策在系统调整后,价保单自动关联新价格,自动生成价保清单;
3、系统需要支持非盘库价保(例如:
按规定时间提货量进行价保,不需要对商品库存进行盘库;同一商品部分实行库存价保,部分不价保)方式的价保单的生成。
建议实现方式:
要求新系统对此类商品进行属性标识,并设定价保发生的条件,当发生价格调整时,系统自动根据条件生成价保单;
1.1.2.供应商返利
1.1.2.1.过程、工作流(Process&Workflow)
返利是供应商及厂商为了刺激和鼓励客户多采购和销售商品,而定期对客户作出的让利行为。
首先,商品管理部与供应商签订返利合同。
根据返利是按采购量来返,还是按销售量来返,可以将返利分为采购返利和销售返利。
生成返利单后,财务部门可以根据返利单生成财务凭证,返利单不影响存货成本,要求返利不影响存货成本,应反映到品牌、门店等的毛利报表中。
1.1.2.2.业务规则(Businessrules)及业务逻辑(BusinessLogic)
1.1.2.2.1.返利方
采购返利可以是从供应商那里采购,从供应商那里拿返利;可以是直接从厂商那里采购,从厂商那拿返利;还可以是从供应商那里采购,然后跟厂商拿返利。
供货方
提供返利方
供应商
供应商
厂商
厂商
供应商
厂商
1.1.2.2.2.返利合同
首先,商品管理部与供应商签订返利合同。
根据返利是按采购量来返,还是按销售量来返,可以将返利分为采购返利和销售返利。
返利合同的起始有效期和终止有效期,作为统计采购量和采购金额的时间范围。
当合同中期失效,就全部采用新合同来计算,合同暂停时,可以转结到新合同上。
当合同作废时,全部采用新合同来计算返利。
1.1.2.2.3.返利周期
返利可以是按单张采购单来返,即采购当时立即返利,也可以是按一个星期、一个月度、季度或一个年度累计汇总的采购单来返利。
按这种不同时间周期,返利有如下几种。
返利周期
周期(天)
描述
1
采购单PO返利
1
按每张采购单分别返利(即每次采购即刻返利)
2
周返利
7
按每个星期的采购单来汇总返利
3
月度返利
30
按每个月度的采购单来汇总返利
4
季度返利
90
按每个季度的采购单来汇总返利
5
年度返利
365/366
按每个年度的采购单来汇总返利
(例如:
参加周返利后的采购单可以继续参加其它的月度返利、季度返利、年度返利,也可以不再参加其它的任何返利。
)
1.1.2.2.4.返利的计算对象
从返利的计算对象看,返利可以是只对一个商品返利、对品牌的所有商品返利(或一个品牌中的部分商品)、对一个供应商的所有供应商品返利(或一个供应商的部分商品返利)、对一个厂商的所有商品返利(或一个厂商某种商品的某个或某几个型号的商品返利)。
返利对象
品牌
型号
供应商
厂商
返利的分摊实现要准确地反映到单一机型。
注意:
返利对象中删除了ITEM商品。
1.1.2.2.5.返利的内容
返利可以是钱、百分比、商品,还可以是在下次采购时的采购进价进行优惠
返利内容
现金
赠品
百分比(折扣)
1.1.2.2.6.获得采购返利的条件
1、金额条件:
假设汇总采购总金额为M元,(m0=0 2 、按百分比计算返利(条件不能有重叠,各个分段条件内以相应的百分比来返利) 条件 条件描述 (0-∞) 百分比[0-100%) 返利总金额(元) 条件1 [m0~m ) a % m *a %+(m2-m )*a2%+……+(M-mn-1)*an% 条件2 [m1~m2) a2% …… …… 条件n [mn-1~mn) an% 3、按固定金额算 条件 描述 现金 返利总金额 条件1 [m0~m ) A A +A2+……+An 条件2 [m1~m2) A2 …… …… 条件n [mn-1~mn) An 这样分段计算返利,可以实现 例1,采购金额5万元以下无返利,5万元-10万元部分以金额的5%返利,10万元-20万元的部分以6%返利,20万元以上的部分以金额的7%返利。 假设汇总采购金额为25万元,则返利金额应为: 5*0+(10-5)*5%+(20-10)*6%+(25-20)*7%(万元) 例2,无论实际采购总金额为多少,统一按实际采购总金额的5%来返利,那么可以只要一个条件,即: (0~∞),百分比为5%,若实际采购总金额为25万元,则返利金额为: 25*5%(万元) 2、数量条件 假设汇总采购总数量为S个(单位),(s0=0 按百分比算(条件不能有重叠,各个分段内以相应的金额或百分比来返利) 条件 描述 百分比 返利总金额 条件1 [s0~s ) a % s *a %+(s2-s )*a2%+……+(S-sn-1)*an% 条件2 [s1~s2) a2% …… …… 条件n [sn-1~sn) an% 1.1.2.2.7.返利款支付方式 返利方式 描述 百分比(折扣) 返采购商品总金额的百分比,如若总共采购了500万,返利5%,则返利金额为25万 现金 直接返现金 赠品 指向供应商以0成本价格采购一定量的商品 1.1.2.2.8.返利在商品、门店间的分摊,对财务结算的影响 1、返利不计成本,计到销售成本,作为销售成本冲减,不影响存货成本,体现在品牌或商品毛利报表,营业点毛利报表 2、返利按合同规定的周期和条件与供应商进行结算 3、如果是销售返利: a)按商品返利,计算到商品收入,并按门店销售商品比例摊分到门店; b)按品牌返利,计算到品牌收入,并按门店销售品牌比例摊分到门店; 赠机,所赠商品按正常商品处理,作为正常商品入库(供应商不区分是购入或是赠品,价保等照旧),正常进价进入系统正常销售,利润体现到销售门店。 所抵的金额,按门店销售比例摊分到门店。 1.1.2.2.9.销售返利与采购返利的区别 销售返利,同采购返利的计算方法基本相同,只是将采购量变为销售量,采购金额变为销售金额。 以促销形式销售的商品可以不计入销售返利。 采用促销价的商品,可以分摊返利,也可以不分摊返利。 还可以专门针对以促销价销售的商品来单独返利。 销售返利,一般是至少针对一个月来返利,很少针对一天或一星期来返利。 还可以是季度返利或年度返利。 返利的金额有两种计算方法: 按一个固定金额返或按商品金额的百分比返。 (一个供应商同一时间只有一个有效合同) 返利合同的起始有效期和终止有效期,作为统计采购量和采购金额的时间范围。 当合同中期失效,就全部采用新合同来计算,合同暂停时,可以转结到新合同上。 当合同作废时,全部采用新合同来计算返利。 1.1.2.3.返利相关的报表、表单 门店销售成本报表 门店1 品类 品牌 商品名称 销售数量 销售金额 销售成本 业务员 毛利 毛利率 销售日期 返利: 合计: 4、提示采购部,还需要采购多少就可以得到什么样返利 依据的反利合同 供应商 当前已经采购量 当前已经采购的金额 待采购量 待采购金额 可获得的返利金额 5、提示销售部,还需要销售多少,就可以得到什么样的返利 依据的反利合同 供应商 当前已销售量 当前已销售的成本金额 待销售量 待销售金额 可获得的返利金额 6、提示财务部: 根据目前采购和销售情况,可以分别得到多少采购返利, 多少销售返利 依据的反利合同 供应商 当前已采购量 当前已采购的金额 当前已销量 当前已销总金额 可获得的返利金额 1.2.财务管理中对供应商返利价保的需求 1.2.1.返利业务财务处理 返利的三种形式: 目前易迅空间主要返利形式包括: 现金、折扣和赠品返利。 对于现金返利,易讯方必须开出劳务发票。 (一)折扣形式的返利 返利确认后,返利按合同和数量(库存数量和已销售的数量)平摊到库存和损益,损益全部在当期调整。 该返利形式下供应商的返利发票格式通常如下: A产品 4000元 B产品 7000元 返利项目 -2000元(负数项) 录入发票时,对以上负数项-2000元指定存货A、B、C,需要按照该商品在各门店的销售纪录进行门店间的分摊,生成损益调整依据及毛利分析的来源数据。 门店一 门店二 商品 本月销售数量 本月销售成本 返利积数(数量) 返利 返利后销售成本 A 10 100 10 -1 B 20 200 100 -10 C 15 300 -30 关键需求: 本部与分公司间返利的分配,分公司没有返利发票。 在销售给地市时,调整内部结算单价(使用返利后的销售成本),用内部调拨成本分下去。 返利的标识: 要求已经摊过返利的的单据上的存货,打上已摊返利的标识。 下次再摊时,不再摊。 返利确认的时点: 返利单写明算到几号,按照合同的约定,由业务部门确定。 相关的凭证: ×因为折扣金额一般与正常的采购发票同时开俱,故折扣返利形式需要与普通采购流程同时考虑! 一、单到回冲模式下的应用 1、在暂估时,单据类型为采购入库单 生成凭证: 借: 库存商品 应交税金-暂估税金进项税 贷: 暂估应付款 2、单到回冲时,红采购入库单单生成凭证 生成凭证: 借: 库存商品 应交税金-暂估税金进项税 贷: 暂估应付款 3、单到回冲时,应付单生成凭证 生成凭证: 借: 库存商品 应交增值税-进项税。 贷: 应付帐款 返利,采购发票上的负数项—>应付单 借: 主营业务成本红字 应交增值税-进项税红字 贷: 应付帐款红字 (二)赠品的返利形式 把赠品业务当作特殊的返利。 赠品以最新进价入库,返利金额等于入库金额。 首先,赠品按照最新进价入库。 对应凭证: 借: 库存商品―门店(赠品) 贷: 库存商品―门店(返利对应的商品分摊数) (贷: 主营业务成本-销售成本―当期(考虑两种情况: 本部门店、分公司门店) 返利分摊内部交易与折扣形式返利处理相同。 (返利对应的商品分摊数) (系统操作流程,解决方案中定)系统中做一张虚拟的采购发票 发票格式如下: A 4000元 B 7000元 -11000元(负数项) 特例: 对于A、B产品的返利,如果以新机型G的赠品形式返利。 需要在返利单上指定有销售记录的返利商品,A、B(引用返利合同的返利产品,这样就不需要重新指定AB),并且按A、B将返利分分摊到门店。 对于销售赠品的门店A,销售收入与赠品成本的差价作为门店A的毛利。 对于贡献返利的门店B,赠品相当的返利金额,也就是赠品的入库成本用来冲减B门店的销售成本。 (三)现金返利 两种情况: 1、易讯方开出费用发票。 按发票种类,列相应收入。 2、供应商直接给现金,不需要单据。 (视同第一种情况) 相关凭证如下: 借: 银行存款/应收帐款/现金 贷: 主营业务收入-XX收入―门店。 门店收入分摊与折扣形式返利的处理相同。 本部与分公司分别开服务发票,列收入。 现金的返利作为其它收入。 表格: 门店一 收入 成本 返利 其它收入 毛利 A B C 以上返利是折扣、赠品部分, 其它收入是现金返利部分。 1.2.2.价保业务财务处理 本业务与普通采购业务属同一种业务,在此单独描述。 在收到供应商调价通知后,易讯方盘点提出价保单后,在供应商确认前,易讯方先对价保单进行暂估,并调整当月存货成本。 待下月供应商确认价保单时,再进行补差。 问题: 补差部分和跨期问题同时出现。 (一)当期 1、当期确认调价,未收到采购发票 调价单->价保入库单 借: 库存商品 应交税金--暂估税金进项税 贷: 暂估应付款 2、发票结算 (正常发票和价保发票会一起开过来,在同一个节点处理。 ) 要求 借: 库存商品红字 应交税金--暂估税金进项税红字 贷: 暂估应付款红字 借: 库存商品 应交增值税--进项税。 贷: 应付帐款 (二)确认时间差问题 1、当期收到厂家调价通知,已盘点完毕,但当期厂家未确认调价。 门店盘点单送达供应商确认,在供应商反馈前,先进行初步库存成本调整: 业务流程如下: 调价单未确认稿(内部确认)—>价保入库调整单->调整单(存货核算) 借: 库存商品 -3000 暂估进项税 -900 贷: 暂估应付款 ―3900 2、厂商确认调价 调价单未确认稿(供应商确认)—>价保入库调整单(补差原调整单与确认调整差额部分)->调整单(存货核算) (1)库存调整凭证如下: 借: 库存商品 应交税金--暂估税金进项税 贷: 暂估应付款 (2)对已经卖出的部分,调整当期销售成本。 不影响库存成本,反映毛利分析。 调整凭证如下: 借: 主营业务成本 +(—)1000元 应交增值税--进项税红字 +(—)100元 贷: 暂估应付帐款 +(—)1100元 凭证中视初步调价单与确认后的调价单的差异方向确定红字或蓝字。 影响毛利分析报表分配逻辑如下: 门店一 门店二 商品 本月销售数量 本月销售成本 价保积数(数量) 价保 价保后销售成本 A 10 100 -1 B 20 200 -10 C 15 -30 3、发票结算 (正常发票和价保发票会一起开过来,在同一个节点处理。 ) 发票描述如下: 商品 数量 含税金额 A 1 7000元 B 2 12000元 价保金额 -4000元 此时要通过与调价单调价过程的对应,生成如下凭证,冲回累计暂估及相关调整: 借: 暂估应付款 应交税金-进项税 -400 贷: 应付账款 -4000 应交税金-暂估进项税 正常发票部分与普通采购流程相同,不再描述。
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