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excel培训教案
excel培训教案
共20课时
第1讲Excel基本操作
前言:
Excel是微软公司出品的Office系列办公软件中的一个组件,确切地说,它是一个电子表格软件,可以用来制作电子表格、完成许多复杂的数据运算,进行数据的分析和预测并且具有强大的制作图表的功能。
本章将详细介绍Excel的基本功能、基本概念和使用方法。
本章应掌握的内容:
1.Excel的基本概念,启动和退出,表格的创建、编辑和保存等基本操作。
2.工作表中函数和表达式的使用
3.工作表格式的设置、页面的设置和打印。
4.Excel的图表的建立、编辑和修改。
有关数据库的基本概念以及排序、筛选和分类汇总等数据库操作。
第一节Excel基本概念
教学目标:
掌握基本概念,智能填充,编辑工作表,新建、保存、打开Excel文件
教学重点:
填充数据,编辑工作表
教学难点:
智能填充
一.Excel的启动和退出及界面认识(提问)
启动:
和启动Word软件是一样的。
从“开始菜单“启动或双击”桌面上的Excel快捷方式图标。
退出:
四种方法1.单击关闭按钮 2.“文件”菜单中——“退出”3.快捷键Alt+F4。
4.控制菜单中的“关闭”命令.
附加:
界面组成:
Excel窗口组成:
由标题栏、菜单栏、工具栏、编辑栏和状态栏组成。
编辑栏是由:
名称框和内容框构成的
名称框:
显示当前单元格的名称也就是地址内容框:
显示当前活动单元格的内容
二.工作簿与工作表
工作簿是一个Excel文件,其中可以包含一个或多个表格(称为工作表),
例如:
各科目成绩表:
办公自动化的成绩表,组装与维修的成绩表,可以存放在同一个工作簿中。
一个工作簿最多可以含有255个工作表,一个新工作簿默认有3个工作表,分别命名为
“Sheet1,Sheet2,Sheet3”。
工作表像一个表格,由含有数据的行和列组成。
在工作簿窗口中单击某个工作表标签,则该工作表就会成为当前工作表,可以对它进行编辑。
三.单元格与活动单元格
工作表中行列交汇处的区域称为单元格,它可以保存数值、文字等数据。
窗口的左侧的1,2,3…………65536表示工作表行号,上方的A,B……表示工作表列号,他们构成单元格的地址。
例如:
B3表示3行B列处的单元格地址。
工作表由:
65536行和256列组成。
工作表中指针为空心实字,把它移到某单元格并单击,则该单元格的框线变成粗黑线,称此单元格为当前单元格,粗黑框线称为单元格指针。
当前单元格的地址显示在名称框中,而当前单元格内容显示同时显示在当前单元格和数据编辑区中。
第二节基本操作
一.建立与保存工作簿(提问)
建立新工作簿
每次启动Excel,系统自动建立一个新工作簿。
单击“常用”工具栏的“新建”按钮。
单击“文件”菜单—“新建”命令。
保存工作簿
“文件”菜单的“保存”命令
单击“常用”工具栏的“保存”按钮。
换名保存
二.工作表数据的输入
1.输入字符串:
单击目标单元格,使之成为当前单元格,名称框中出现当前单元格的地址,然后输入字符串。
输入的字符串在单元格中左对齐,输入完毕后按光标移动键“”或回车键或对勾确认。
取消当前单元格中刚输入的数据:
按ESC或叉号。
长字符串的输入:
单元格的宽度有限,当输入的字符串超出单元格的宽度时,存在两种情况:
如右侧单元格内容为空,则字符串超宽部分一直延伸到右侧单元格。
如右侧单元格有内容,则字符串超宽部分隐藏,不在右侧单元格显示。
数字字符串的输入:
如电话号码,邮政编码等,往往把它们处理为由数字字符组成的字符串。
为了与数值区别,先输入单撇号,然后在输入数字字符串。
练习如下:
B3数值28(右对齐),C3单元格
为字符串“100”(左对齐),求D3中,B3+C3的和。
数值右对齐,字符左对齐。
2.输入数值:
输入数值时,默认形式为普通表示法,当34,12.03等。
当长度超过单元格宽度时自动转化为科学记数法。
输入分数:
0空格1/5
3.输入日期和时间:
2004/3/4
1.选定单元格:
选定一个单元格:
单击该单元格即可。
选定一行(列)或多行(列):
单行:
单击行号或列标。
多行:
移到这些行的首行拖动到末行。
选定整个工作表:
按“全选“按钮(在行号1上方和列号A的左边)
选一矩形区域:
1。
鼠标拖动。
2.在名称框中输入单元格区域A2:
B6,
4.智能填充数据:
1)填充相同数据
鼠标指针移动到填充柄,拖动它向右。
则填充了相同数据。
1或春天
填充已定义的序列:
如“一月”,拖动填充句柄向右拖动,依次是“二月,三月”
2)用户也可以自定义填充序列,方法如下:
“工具”菜单——“选项“命令,选择”自定义序列“标签,选中”新序列“并在”输入序列“框中填充序列,注意:
序列中每一项不能以数字开头,如1,2,3
3)智能填充:
可以指定有某种规律的数据(等差,等比等)。
6,9,12,15等
方法1.“编辑“——”填充“——”序列“
方法2.先输入等差或是自定义数列的前两个数据,然后选中并拖动。
练习:
等比数列,2,4,8,16
4)在一矩形区域内填充相同数据
三.打开与关闭工作簿
四.处理工作簿中的工作表
1.选定工作表
在编辑工作表之前,必须先选定他。
单击工作表标签,则成为当前工作表,其名字以白底黑字显示。
有时候需要同时对多个工作表进行操作,如:
输入共同的标题,或删除多个工作表。
选定多个工作表方法:
相邻的时候,用Shift,不相邻的时候, 按Ctrl
2.重命名工作表:
为了只管表达工作表的内容,往往不采用默认的名字,而重新给工作表命名。
方法1.双击工作表标签,选中后,直接输入新名称
方法2.右键单击工作表标签,在快捷菜单中选择”重命令“命令。
3.工作表的移动和复制:
在实际工作中,有时候会遇到十分相似的两张表格,它们只有很少不同点。
若已经制作好其中一张表格,另一张表格可用“复制表格“的方法,以提高工作效率。
工作表在工作簿中的次序可能需要调整。
方法如下:
方法1.移动或复制:
单击要移动(或复制)的工作表标签,沿着标签行拖动(或按住Ctrl键)标签到目标位置。
方法2.步骤如下
1.右击要移动或复制的工作表
2.从快捷菜单中选择“移动或复制工作表”命令
3.在出现的“移动或复制工作表“对话框中的下拉列表中,选定要将工作表移动或复制到的位置。
4.如果选定”建立副本“选项,则表示复制,否则表示移动选中的工作表。
4.插入与删除工作表
1)插入工作表
一个工作簿默认有3个工作表,有时候不够用,可用如下方法插入:
方法1.“插入”菜单——“工作表”命令
方法2右击工作表标签,在快捷菜单中选择“插入工作表”命令
2)删除工作表
右击要删除的工作表标签,在快捷菜单中选择“删除”命令。
5.工作表的拆分
工作表的分割
对于较大的表格,由于屏幕大小的限制,看不到全部单元格。
若要在同一屏幕上看相距甚远的
两个区域的单元格,可以对工作表进行纵向和横向分割。
水平分割条:
鼠标指针移动到“水平分割条“,上下拖动”水平分割条“到适当位置,则把原工作簿分成上下两个窗口。
垂直分割条:
五.编辑工作表
1.选定单元格:
选定一个单元格:
单击该单元格即可。
选定一行(列)或多行(列):
单行:
单击行号或列标。
多行:
移到这些行的首行拖动到末行。
选定整个工作表:
按“全选“按钮(在行号1上方和列号A的左边)
选一矩形区域:
1。
鼠标拖动。
2.在名称框中输入单元格区域A2:
B6,
为单元格命名的方法:
选定要命名的单元格区域,在名称框中输入区域名字并按回车键。
如想选中该区域,直接在名称框中输入该区域名称即可。
选定若干不相邻的区域:
按住Ctrl键
2.移动和复制单元格数据
若数据输错了位置,可以将它移到正确的单元格中;某些单元格具有相同数据,可以用复制的方法,避免重复输入。
方法如下:
拖动鼠标法:
1.选定要移动(复制)数据的单元格区域。
2.鼠标指针移动到边线上,指针呈指向左上方的箭头时,然后拖动(或按Ctlr键)到目标位置即可。
剪贴法:
3.清除单元格数据
选中要清除数据的单元格区域,按Del键。
第2讲公式函数及表格格式化
到目前为止,工作表中的数据均以原来的面目出现,与普通表格相比,看不出优越性何在。
在实际工作中,除了输入原始数据外,还要进行统计计算(如:
合计、平均等),并把计算结果反映在表格中。
特别适当有关数据修改后,Excel会自动重新计算。
这就显示出Excel的优越性所在了。
教学目标:
掌握函数的使用,理解公式的含义,能够对表格进行修饰,进行表格的格式化
教学重点:
函数,表格格式化
教学难点:
函数,公式
第一节公式和函数
一。
公式
1.输入公式
若要计算某区域各单元格的和并把计算结果放在某一个单元格中
输入公式步骤:
单击要储存数据的单元格
在单元格中输入“=B3+B4+B5”
按回车键
公式由三部分组成:
等号,数据,运算符号。
运算符:
+,-,*,/,^(乘方),=,<>(不等于),>,>=(大于等于),<,<=(小于等于)
2.复制公式
形式类似,其中的单元格有规律变化的公式不必重复输入,而应采用复制公式的方法,其中的单元格地址的变化由系统去推算。
复制公式类似复制单元格,方法如下:
方法1.单击单元格F4,
鼠标指针移到单元格边框上,拖动.
方法2.右击单元格,在快捷菜单中选择“复制”命令
在目标单元格,右键快捷方式“粘贴”命令.
如果需要将单元格的公式计算结果复制到其他单元格,需要选择“编辑”—“选择性粘贴”
二.函数
函数可以认为是常用公式的简写形式。
常用的函数有:
sum,Averpage,Max等函数。
步骤如下:
1)单击要输入sum函数的单元格
2).“插入”菜单—“函数”,出现“粘贴函数”对话框
3)选择需要的“函数”,选定区域.
区域(连续区域;不连续区域,按住Ctrl键)
快速计算:
工具栏上的“自动求和”和“粘贴函数”按钮。
第二节工作表格式化
工作表的内容固然重要,但工作表肯定要供别人浏览,其外观修饰也不可忽视。
Excel提供了十分丰富的格式化命令,能解决数字如何显示,文本如何对齐,字型字体的设置以及边框、颜色的设置等问题。
一.数字显示格式的设定
(1)菜单:
选中要格式化的单元格区域,
单击“格式”—“单元格”或右键单击,选择“单元格格式”
练习:
练习–12用(12)表示,插入时间格式:
(2)用格式化工具设置数字格式:
货币样式,百分比样式,分节号格式(千位分隔样式),增加小数位数,减少小数位数
(3)条件格式:
可以根据某种条件来决定数值的显示颜色,例如显示学生成绩,小于60的用红色,大于60的用黑色显示。
(4)零的隐藏:
单元格的值为零时,为了整洁,往往不希望显示0,
单击“工具”菜单的“选项”命令,出现“选项”对话框,单击视图。
二.字符格式化
为使表格美观或突出显示某些数据,可以对有关单元格进行数字格式化,例如标题采用黑体加粗。
两种方法:
第1种:
用“格式”工具栏
第2种:
用“格式”—“单元格”或右键单击选择“单元格格式
三.标题居中与单元格数据对齐
标题居中
第1种:
使用“工具栏”的“合并及居中”按钮。
第2种:
单击“格式”—“单元格”或右键单击,选择“单元格格式”(提问)
数据对齐
数据对齐,数据旋转
四.图案与边框
图案:
单元格区域可以增加底纹图案和颜色以美化表格。
边框:
工作表中显示的灰色网格线不是实际表格线,在表格中增加实际表格线才能打印出表格线。
两个都是使用“格式”—“单元格”中的标签。
五.插入(删除)单元格、行、列
插入行或列:
方法1.选中某行或列后,单击右键,选择插入行或列。
方法2.”插入“菜单——“行”和“列”。
插入单元格:
单击”插入“菜单——“单元格”命令,在“插入”对话框中选择相应的选项。
删除行、列、单元格:
方法1.
1.选定要删除的单元格、行或列。
2.在“编辑”菜单上,单击“删除”命令
3.在删除对话框中,我们根据需要选择。
右键菜单操作:
选中要删除的单元格,行或列,在右键菜单中,选择”删除“命令
第3讲创建图表与打印工作表
教学目标:
能创建柱形图,饼形图,掌握页面设置,页眉页脚的设置
教学重点:
图表的创建
教学难点:
图表的创建
第一节创建图表
人们也许无法记住一长串数字,但很容易记住一幅图片。
如果把工作表中的数据用图表的形式来展示,就会使其更容易被接受和理解。
图表以工作表的数据为依据,数据的变化会立即反映到图表中。
图表建立后,还可以对其进行修饰(字体,颜色,图案等),使其更美观。
一.创建图表:
(在实际工作中最常使用到的两种图表有柱型图、饼图中的三维饼图)
首先介绍名词:
数据系列:
一组相关的数据,如月份,电视机品牌等,同一系列的数据用同一种方式表示。
数据点:
数据系列中的一个数据,如月份系列中的“八月”
对已建立的工作表,有三种方法建立其图表。
创建图表三种方法:
(1)图表向导建立图表
单击“常用”工具栏上的—“图表向导”按钮或“插入”—“图表”。
根据向导提示,一步一步创建图表。
“系列产生在”栏有两个单选按钮,若选择“行”,则列标题作为X轴上的项;选择“列”,则行标题作为X轴上的项。
注意:
选择“新工作表”,则图表单独存放在新工作表:
若选择“嵌入式图表”,则图表嵌入指定的工作表中。
(2.)自动绘图建立图表
1)选定要绘制的数据区域
2)按“F11键”
自动插入图表,它不是嵌入式图表,而是独占一个工作表。
(3.)用“图表”工具建立图表
1)单击“视图”—“工具栏”—“图表”
2)选定要绘制的数据区域。
3)单击图表工具的“图表类型”。
注意:
(用图表工具建立的图表是嵌入式图表。
)
二.编辑图表
(1)修饰图表:
图表区的整体操作:
图表区背景,字体,图表类型的更改。
局部修改:
图表标题,坐标轴标题,图例格式的操作,坐标轴格式,网格线的修饰。
(2)增减和修改数据
数据源或直接拖动
以上都可以通过单击右键实现。
3.图表工具栏的使用
前面介绍设置图表的各种格式时都是使用的右键菜单或是图表菜单,Excel中为了方便对图表进行操作,专门设置了一个图表工具栏。
4.输入公式
步骤如下:
“插入”菜单_“对象”_“Microsoft公式3.0”
第二节打印工作表
工作表和图表建立后,可以将其打印出来。
在打印前最好能看到实际的打印效果,以免多次打印调整,浪费时间和纸张。
Excel提供了打印前能看到实际效果的“打印预览”功能,实现了“所见即所得”。
在打印预览中,可能发现页面设置不合适。
如:
页边距太小,分页不合适等问题,直到满意后再进行打印。
一.分页预览
1)“打印预览”
常用工具栏上的“打印预览”按钮:
页边距、分页预览
2)“分页预览”功能:
使工作表分页变的十分容易,进入分页预览模式下后,工作表中分页符用兰色线条表示,称为分页符。
调整兰色线条位置可以改变分页位置。
“视图”—“分页预览”
3)插入“分页符”:
若工作表内容不止一页,系统会自动在其中插入分页符,工作表按此分页符打印。
若需要图表单独占一页,则可以插入分页符。
二.页面设置
Excel里的页面设置和Word相似。
但也有不同之处。
设置如下:
“文件”—“页面设置”里面。
设置打印格式:
方向、纸张大小。
和Word相同。
设置页边距:
页边距、居中方式。
设置页眉页脚:
页眉是指打印页顶部出现的文字,而页脚则是打印页底部出现的文字。
通常,把工作簿名称作为页眉,页脚为页号。
设置打印参数:
设置打印区域:
若只打印部分区域。
每页打印表头:
若工作表有多页,要求每页均有打印表头(顶端标题或左侧标题)。
三.打印设置
对“打印预览”感到满意后,就可正式打印了。
1)设置打印机
2)设置打印范围:
全部,部分页码,当前选定区域,当前工作表,当前工作簿、设置打印份数。
3)设置打印份数:
一般是逐页打印,如2份打印顺序是:
1页,1页,2页,2页……,而逐份打印的顺序是1页,2页,1页,2页……。
第4讲数据库操作
按数据库方式管理工作表是Excel的重要功能,在实际工作中,著作很多表格来存放一些信息,但这些表格可以说只是来记录信息的而不是来管理信息的。
我们可以借助Excel按自己的方式对数据进行排序,汇总查询等操作。
教学目标:
掌握数据排序,筛选数据,分类汇总
教学重点:
数据排序
教学难点:
分类汇总
第一节数据排序
对某些数据表,有时候需要按某字段值的大小进行排序。
以便从中得到有用的信息。
排序的依据字段称为关键字。
一.按关键字排序:
I.选定要排序的单元格区域
II.“数据”——“排序”命令
III.“排序”对话框中设置排序方式。
2.快速排序方法:
I.单击工作表中要排序列中的某个单元格
II.单击工具栏上的“升序”或“降序”按钮。
注意问题:
如果你首先选中了一列,然后使用工具栏上的“升序”或“降序”按钮进行排序,那么进行排列的就只是所选中的部分的数据,而不是整个工作表中的记录。
二.按自定义排序(按星期顺序或月份排序)
选定要排序的区域
“数据”—“排序”命令,单击“选项”按钮
在出现的“排序选项”中设置。
第二节筛选数据
在数据表中,有时参加操作的只是一部分记录,为了加快操作速度,往往把那些与操作无关的记录隐藏起来,提高操作速度。
一.自动筛选
I.“数据”—“筛选”命令—“自动筛选”项
II.单击字段旁边的下拉按钮,选择合适的条件
注意:
用自定义条件筛选
取消筛选:
方法1.“数据”—“筛选”命令—“全部显示”
方法2.“数据”—“筛选”——“自动筛选”项
二.高级筛选
构造筛选条件:
“与”关系必须出现在同一行:
科室编号工资
“或”不能出现在同一行:
科室编号工资
执行高级筛选:
数据”—“筛选”命令的“高级筛选”项。
第三节分类汇总
分类汇总是分析数据表的常用方法,例如,在工资表中要按科室分类统计各课时人员平均工资。
I.单击“数据”菜单——“分类汇总”命令
II.“分类字段”,这里选“科室编号”
III.“汇总方式”,这里选“均值”
IV.在“选定汇总项”中,选定要汇总的一个或多个字段。
注意:
分类汇总的层次
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