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伟诚会议管理办法
伟诚实业(深圳)有限公司
会议管理办法
(最终版)
目录
第一章总则1
第二章会议形式1
第三章会议组织3
第四章会议效率管理5
第五章会议室管理8
第六章附则8
附录:
会议记录簿9
第一章总则
为使伟诚实业(深圳)有限公司(以下简称“公司”)的会议管理规范化和有序化,提高会议的效率,特制定本办法。
公司会议本着精减、有效、节俭原则运行。
第二章会议形式
公司总经理办公会
(一)出席人员:
公司总经理(常务副总经理)、行政总监、营销总监、技术总监、财务总监、印刷中心总监、纸品中心总监、总经理文秘等常设成员。
(二)周期:
每周一下午举行,或根据需要随时召开;
(三)会议内容:
公司经营计划事项,公司管理制度和管理办法的拟定和审核事项,人事管理事项,公司合理化建议管理事项,公司其他重大经营、生产管理问题等。
(四)主持人:
总经理(常务副总经理)。
公司总经理办公会扩大会议
(五)出席人员:
由公司总经理办公会常设成员和与议题有关的业务、职能管理部门的总监助理、经理、副经理、主任等中层干部;
(六)周期:
每月第一周周一下午召开,或根据需要随时召开;
(七)会议内容:
公司重大问题决策讨论,各部门工作汇报,工作安排,部门间工作协调等;
(八)主持人:
总经理(常务副总经理)。
中心(或部门)工作会议
(九)出席人员:
中心(或部门)专员以上管理人员;
(一十)周期:
每周一次,周一上午举行,为短会;
(一十一)会议内容:
本中心(或部门)上周工作总结、本中心(或部门)下周工作安排、公司情况传达;
(一十二)主持人:
中心总监或部门经理(主任)。
全体员工会议
(一十三)出席人员:
公司全体员工;
(一十四)周期:
每半年或一年、或不定期;
(一十五)会议内容:
公司生产、经营、管理情况通报,讨论职工关心的切身利益问题、与公司发展相关的合理化建议;
(一十六)主持人:
总经理(常务副总经理)。
质量分析会
(一十七)内容:
通报上个月客户投诉及处理情况,上个月各制造中心质量情况(包括各项质量数据的公布,质量目标的完成情况,上次会议提出的质量改善措施的落实情况,上个月存在的质量问题及初步原因分析等),讨论如何采取措施防范质量事故的发生,以提高产品质量和提升质量管理水平;
(一十八)类别:
根据讨论的范围不同,分为公司质量分析会和制造中心质量分析会;
(一十九)出席人员:
公司质量分析会由总经理(常务副总经理)、营销总监、行政总监、各制造中心总监、总监助理、品质部经理、物控部经理、车间班长及相关机长参加;制造中心质量分析会由制造中心总监、总监助理、品质部经理、QA组长、车间班长、机长、相关生产人员参加;
(二十)主持人:
公司质量分析会由总经理(常务副总经理)主持;制造中心质量分析会由各制造中心总监主持;
(二十一)周期:
公司质量分析会于每月第一周周四召开,纸品制造中心质量分析会于每月第一周周三召开,印刷制造中心质量分析会于每月第一周周二召开,具体时间由中心安排。
销售会议
(二十二)内容:
通报上个月获得的订单以及完成的销售收入、回款的情况;
(二十三)出席人员:
总经理(常务副总经理)、营销总监、跟单组长、跟单员、相关业务员等;
(二十四)主持人:
总经理(常务副总经理);
(二十五)周期:
每月第一周周下午召开。
工作汇报会
(二十六)内容:
下级向上级汇报指定内容;
(二十七)出席人员:
上下级或有关责任人;
(二十八)主持人:
上级主管;
(二十九)周期:
定期或不定期。
专题会议
(三十)内容:
某一问题讨论和商定;
(三十一)出席人员:
有关人员;
(三十二)主持人:
相关主管;
(三十三)周期:
不定期或定期。
各部门会期必须服从公司统一安排,各部门小会不应安排在公司例会同期召开,(与会人员不发生时间上的冲突除外)应坚持小会服从大会,局部服从整体的原则。
第三章会议组织
会议程序
一般而言,公司的会议组织过程包括以下几个步骤:
(三十四)确立会议议题;
(三十五)安排会议议程;
(三十六)发出会议通知;
(三十七)会务准备;
(三十八)做会议记录和摄像、录音;
(三十九)整理会议纪要、决议;
(四十)相关领导阅改、签批;
(四十一)印发有关部门、人员,并归档。
确立会议议题
会议的议题可能有以下的来源:
公司领导提出和各部门提出,行政办公室收集等。
经主管领导同意,即可召开会议。
对定期的常规会议,在会前应明确该次会议主题和临时出席或列席人员。
对不定期的重要会议,承办人应提出会议企划报告,该报告包括:
1、会议名称;2、会议主旨和目标;3、会议议项;4、会议时间;5、会议地点;6、会议议程;7、会议主持人;8、出席人员(名单);9、会议财务(支出收入)预算;10、接待工作说明;11、现有筹备情况及进展;12、(可能)存在的问题、解决方案及要求;13、筹划备时间进度表等。
该报告批准后方执行。
提前发出会议通知
(四十二)通知内容包括:
时间、地点、出席人、议题、议程、编组等;
(四十三)方式:
由会议承办人通过口头或书面形式发出,注意口头仅适用于例会召开的确认;
(四十四)出席会议的重要或主要人员,应通过电话等方式确认是否能如期出席,并做出相应安排。
(四十五)通知时间:
根据会议要项拟订会议通知,并提前张贴或发送。
对重要会议须发几轮通知的,应做好每轮工作。
会务准备
会务准备包括以下内容:
会议场所布置座次布局、会议需用设备的准备与调试、会议横幅、会场路线指引牌、出席者主宾座次铭牌、资料袋(内装铅笔和记录纸)、签到簿、备用桌椅、墨水、电源插头和延长线、麦克风和播放系统、录音、录像工具、茶水、饮料、水果或点心,会议礼品、停车位、贵宾接待室、投影仪、幻灯片和白板或黑板(必要时的翻译或辅助视听设备)等,应根据会议的内容和性质进行不同的准备。
各部门召开本部门会议,由本部门指定负责会议纪要的起草人。
几个部门召开联席会议,由几个部门协商指定一个部门负责起草会议纪要,且在会议室使用时间登记表上登记会议的召集人或主持人。
一个部门召集,其他部门参加的,由召集的部门负责会议纪要的起草工作。
各部门起草会议纪要的内容要求:
(四十六)必须全面记录会议的内容;
(四十七)必须准确记录与会人的意见,不能以个人的喜好、观点而增删内容,或加入记录人自己的观点;
(四十八)会议纪要必须做到全而精,要详略得当,重点突出;
(四十九)起草会议纪要应采用打印体(其正文部分字体要求是宋体小四号);时间紧急的情况也可采用手写体;但为了长久保持要求用墨水笔写;同时要保持纸面清洁,且仅有一面打字或写字;
(五十)会议纪要应在会后的三天之内提交行政办公室存档;
(五十一)会议纪要一般要由总经理或行政总监签发,重要决议必须经所有参会人员阅读签字后存档。
第四章会议效率管理
判断会议效率的高低有以下的标准:
(五十二)会议是否按预期进行
(五十三)目的及议题是否清晰,是否彻底讨论
(五十四)会场准备是否完善
(五十五)资料是否齐全
(五十六)会议日程是否有计划性
(五十七)参加者是否预先了解主题
(五十八)讨论离题是否严重
(五十九)会议气氛是否热烈
(六十)建设性发言数量
(六十一)参加者是否有所抱怨
(六十二)闲谈、私语状况
(六十三)是否得出结论或对策
提高会议效率的要领
(六十四)要严格遵守会议的开始时间;
(六十五)要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明;
(六十六)要把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者;
(六十七)在会议进行中要注意如下事项:
发言内容是否偏离了议题?
发言内容是否出于个人的利害?
是否全体人员都专心聆听发言?
是否发言者过于集中于某些人?
是否有从头到尾都没有发言过的人?
是否某个人的发言过于冗长?
发言的内容是否朝着结论推进?
(六十八)应当引导在预定时间内做出结论;
(六十九)在必须延长会议时间时,应取得大家的同意,并决定延长的时间;
(七十)应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认;
(七十一)应当把决议付诸实行的程序理出,加以确认。
会议禁忌事项
(七十二)发言时不可长篇大论,滔滔不绝(原则上以3分钟为限);
(七十三)不可从头到尾沉默到底;
(七十四)不可取用不正确的资料;
(七十五)不要过多描述期待性的预测;
(七十六)不可做人身攻击;
(七十七)不可打断他人的发言;
(七十八)不可不懂装懂,胡言乱语;
(七十九)不要谈到抽象论或观念论;
(八十)不可对发言者吹毛求疵;
(八十一)不要中途离席。
会议管理技巧
(八十二)控制出席人数,与会无关者不参加;
(八十三)每次会议须明确主题,禁止漫无边际的泛泛而谈;
(八十四)对重大或有分歧的议题,有关人员在会前单独联络、沟通,而在会议上争执不下时,主持人应及时制止且搁置该问题,会后再议;
(八十五)会议发言应言简意赅,相对控制每位发言时间。
对发言精彩者可适时延时,对发言啰嗦或情绪不稳定者应委婉、巧妙地处理;
(八十六)会议主持人要善于控制会场气氛,对不同发言风格的人员合理安排发言次序,形成一个个生动、活泼、气氛轻松的大小高潮,会议主持人自身不应过多发言,除注意发言者外,还要观察听众的反应;
(八十七)对多个议题的会议,每段时间只集中充分地讨论其中一个议项。
主持人可在每一议项或每隔一段发言时间做出小结,及时做出决定。
参会者与会技巧:
(八十八)事先仔细阅读分发的会议资料,如有疑问可咨询主办人;
(八十九)细心准备自己的发言提纲、突出重点、留有弹性,并根据会议实况调整、补充;
(九十)发言或演讲时尽量使用投影、幻灯、录像等设备和图表、报表工具;
(九十一)发言不要过分激动,要有幽默感,对提问不能敷衍或强词夺理,有些问题可会后切磋;
(九十二)学会敏锐地倾听各种发言意见,兼收并蓄;
(九十三)不要做出轻敲铅笔、剪指挖耳等小动作;
(九十四)视会场气氛可直截了当或委婉地提问;
(九十五)不急于发言表现自己,不妨让别人先发表意见,然后整合后提出看法或补充遗漏之处;
(九十六)对每一议题问题的发言或提问,前后不超过两三次,每次一两分钟,一般发言时间控制在10~15分钟内。
第五章会议室管理
会议室使用登记手续
(九十七)凡需用会议室的部门及人员须提前做预约登记手续;
(九十八)会议室预约登记手续由行政办公室办理;
(九十九)会议结束后将会议纪要送行政办公室备案。
会议室的使用规定
(一百)大会议室一般用于公司例会、业务部门例会之用;
(一百零一)小会议室用于部门例会及接待客户之用;
(一百零二)会议结束后将桌椅放回原位置并将窗户、电灯等关闭。
会议室必备的物品、用品和环境
(一百零三)会议室备有会议桌、椅;
(一百零四)会议室备有饮水机和茶;
(一百零五)会务准备有特殊要求的,请与行政办公室协商;
(一百零六)会议室保洁。
会议室使用环境卫生的要求
(一百零七)注意保持会议室的环境卫生;
(一百零八)严禁在会议室吃东西;
(一百零九)严禁在会议室及桌面,堆放与会议室配套物品无关的设施;
(一百一十)严禁在会议室吸烟;
(一百一十一)严禁在会议室处理与工作无关的事情。
会议室维护费用由行政办公室编制预算并执行。
第六章附则
本办法的拟定或者修改由行政办公室负责,报公司总经理(常务副总经理)批准后执行。
本办法由行政办公室负责解释。
附录:
会议记录簿
时间
地点
主持人
记录人
出席人
缺席人
列席人
议题
(记录内容)
决议
执行部门
时间
核查
使用要点:
(1)重要会议,有言必录,详细记录,有时使用录音事后整理成文;
(2)一般会议,可摘其要点记录;
(3)日常事务性会议,简要记录;
(4)对于重要会议记录,与会人员须确认签字;
(5)本簿装订成册使用。
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