成本控制管理办法暂行.docx
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成本控制管理办法暂行.docx
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成本控制管理办法暂行
成
本
控
制
管
理
办
法
(暂行)
2018年04月制定
成本控制管理办法
第一章 总 则
第一条目的与依据:
为健全公司工程业务成本管理体系,规范成本控制管理行为,加强企业内部监督和管理,提高成本控制管理水平和经营效益,依据《建筑法》、《招标投标法》和《价格法》等相关法律法规以及海南省、陵水黎族自治县政府出台相关政策文件,结合陵水黎族自治县城乡建设有限公司经营管理实际情况,特制定本办法。
第二条名词解释:
成本控制是企业根据一定时期预先建立的成本管理目标,由成本控制主体在其职权范围内,在生产耗费发生以前和成本控制过程中,对各种影响成本的因素和条件采取的一系列预防和调节措施,以保证成本管理目标实现的管理行为。
第三条适用范围:
本办法作为企业制度的组成部分,主要适用于企业经营范畴的工程业务的成本控制管理,包括自营和代建等。
第四条基本原则:
本办法贯彻“统一领导、集体决策、加强监督、相互制约”的管理原则,坚持“实事求是、以企业价值最大化、整合优化内外部资源”的控制原则。
第五条基本要求:
由成本部牵头,各个职能部门各尽其责,相互配合,相互督促,认真执行本办法。
第二章 组织机构
第六条成本部组织架构图:
第三章 管理职责
第七条成本部职责:
1、建立规范化的城建公司造价管理标准体系,规范造价管理操作程序,确保实现高效的管理目标,为公司打造一流的造价管理体系提供优质服务。
加强内部督察,持续提升公司造价管控度。
按照国家预决算方面的相关规定和要求,建立和完善建设工程项目的成本控制与造价管理体系,编制相关管理制度和办法;
2、负责编制或复核代建权限范围内的概念、方案设计阶段的成本估算;
3、负责编制或复核代建项目扩初、施工图阶段的成本概预算;
4、负责对补充设计、设计方案变更及工程签证进行成本审核;
5、负责审核权限范围内的造价成果文件;
6、配合相关部门进行建设工程项目的投资测算工作,制定建设工程项目投资的控制目标;
7、负责公司的计划统计工作,建立统计台帐,定期申报固定资产投资开发统计报表;
8、配合相关部门招投标相关工作;
9、完成副总经理交办的其他任务。
第八条岗位职责:
1、成本部经理
(1)服从上级领导工作安排,全面主持成本部各项事务;
(2)负责建立并完善建设工程项目的成本控制与造价管理体系,编制相关管理制度办法并监督实施;
(3)审定部门项目成本控制及年度工作目标、计划及监督实施;
(4)组织本部门人员进行招投标、概算、预算、结算等工作开展,并制定工作安排和细则;
(5)终审招投标、概算、预算、结算、变更、签证、进度款拨付等造价工作的成果文件;
(6)负责项目的成本信息整合分析,建设和完善成本数据库;
(7)负责本部门所有对内外的衔接、协调工作,加强本部门员工团结凝聚力;
(8)负责本部门人力资源的配置和调遣并组织相关培训;
(9)负责本部门的部署激励和绩效考核规定和细则;
(10)完成上级领导交办的其他工作。
2、成本副部经理
(1)完成部门经理下达的任务,负责成本部所有技术指导工作;
(2)协助部门经理完成本部门的各项工作和行政事务,主持部门例会,对管理中存在的问题提出解决办法或建议;
(3)负责成立专项造价工作组,制定专项工作方案及细则;
(4)负责造价专员和成本文员的各项工作任务安排和督促;
(5)负责跟进和审核招投标、概算、预算、结算、变更、签证、进度款拨付等造价工作和成果文件;
(6)建立各类台账,规范预、结算管理,提供经验数据,并收集、整理历史成本资料,编制成本控制日志,协助建立和完善成本数据库;
(7)代表本部门所有对内外的衔接、协调工作,组织部门活动;
(8)制定本部门的培训和绩效考核工作细则;
(9)部门经理授权代理的相关事项;
(10)完成上级领导交办的其他工作。
3、造价工作组
(1)完成部门副经理下达的任务,认真执行专项工作方案及细则安排;
(2)负责审查施工图纸,参加图纸会审和技术交底,提出合理化建议,根据变更进行相应造价成果调整;
(3)参与采购工程材料和设备,负责工程材料分析,复核材料价差,收集和掌握技术变更、材料代换记录,并随时做好造价测算工作安排,为部门副经理决策提供科学依据;
(4)审核并汇总各专业造价成果,向部门副经理汇报;
(5)定期召开相关人员技术研讨会;
(6)完成上级领导交办的其他工作。
4、造价专员
(1)完成部门副经理下达的任务,负责成本部所有造价工作;
(2)根据施工图等资料委托或自行编制预算,协调相关部门进行预算核对工作;
(3)负责招投标、概算、预算、结算、变更、签证、进度款拨付等造价工作对接、审核和调整;
(4)按规定要求,定期整理项目资料上报存档;
(5)负责收集、填写、整合所有造价相关的成本资料,为成本数据库的建立和完善提供经验值和数据支持;
(6)完成上级领导交办的其他工作。
5、成本文员
(1)协助部门副经理完成本部门的行政事务;
(2)协助副总经理统计、落实各部门各类项目计划的执行情况;
(3)协助部门副经理落实培训和绩效考核细则工作;
(4)负责成本部各类对内外的文件、图纸等资料的收发、传递、归档(含纸质版和电子版)和保管工作;
(5)负责本部门成本资料、信息的采购计划跟踪和落实;
(6)负责本部门的会议场地落实、会议通知和会议记录;
(7)负责本部门员工的办公设备用品的申报、领取、分发、维护和更新;
(8)负责汇总各类考核、政策文件和成本资料;
(9)负责成本部所有资料、信息录入和归档工作;
(10)负责数据库的日常维护和跟踪工作;
(11)负责员工到任入职培训工作、离职材料交接工作;
(12)完成上级领导交办的其他工作。
第四章 管理办法
第一节管理手段
第九条管理手段是保证管理方法发挥作用的工具。
为了适应现代化经济社会环境的需要,任何企业,不管规模大小和业务繁简,都必须建立一个有力的、高效率的组织指挥机构和管理体系。
成本控制制度就是先进有效管理体系中不可缺少的一个重要部分。
通常管理手段有基于经验、历史数据、预算的目标、标杆的目标、市场需求的目标、价值分析的成本控制等六种办法。
随着企业发展和成长需求,采取的管理手段应是多种手段的互换结合,现阶段主要适宜采取基于预算目标和价值分析两者结合的成本控制办法。
第二节管理制度
第十条管理制度是对一定的管理机制、管理原则、管理方法以及管理机构设置的规范。
它是实施一定的管理行为的依据,合理的管理制度可以简化管理过程,提高管理效率。
成本控制管理制度亦可通过“下达→受领→汇报”形成一个完整的回路沟通机制。
以提升贯彻执行力,从而达到追求更高工作效率的目的。
汇报机制如下。
1、当上级下达工作任务后,任务受领人须在目标明确完成时间内或受领人自定预期完成的工作时间内,督促相关工作人员合作完成。
在工作进程中可实时请示汇报,同时要求在规定完成的时间内必须汇报工作完成情况。
未完成的必须说明未完成的原因及下一步的工作计划。
2、上级负有监管执行、协调各资源帮助下属完成任务的责任。
3、下属在工作进程中有任何超出职权及能力范围等的问题可即时向上级汇报以求得协助。
第三节激励机制
第十一条激励机制是在组织系统中,激励主体系统运用多种激励手段并使之规范化和相对固定化,而与激励客体相互作用、相互制约的结构、方式、关系及演变规律的总和。
本办法的激励机制主要针对成本信息数据库搭建和完善制定。
第十二条成本信息数据库的搭建和完善对成本控制管理办法的有效运转与问题排查起关键性作用,同时也是成本控制可持续发展,提升工作效率不可或缺的支撑体系。
本办法采取将激励机制贯穿入成本信息数据库管理制度中呈现,主要包括以下几个方面。
1、建立原始信息收集制度
一切与成本控制有关的信息数据,都应准确毫无遗漏地收集。
为此,要建立相应的制度,安排专人或设立专门的机构从事原始信息收集的工作。
在组织信息管理中,对工作成绩突出的部门和个人给予必要的奖励,对因不负责任造成信息延误和失真,或者出于某种目的胡编乱造、提供假数据的部门或个人,给予必要的处罚。
2、规定信息渠道
在信息管理中,要明确规定上下级之间纵向的信息通道,同时也要明确规定同级之间横向的信息通道。
建立必要的制度,明确各部门及个人在对外提供信息方面的职责和义务,在组织内部进行合理地分工,避免重复采集和收集信息。
对信息渠道的改善和升级有贡献的部门或个人给予相应的奖励,对泄密和屡次破坏信息传达通道秩序的人给予必要的惩罚。
3、提高信息的利用率
信息的利用率,一般指有效的信息占全部原始信息的百分率。
这个百分率越高,说明信息工作的成效越大。
反之,不仅在人力、物力上造成浪费,还使有用的信息得不到正常的流通。
因此,必须加强信息处理机构和提高信息工作人员的业务水平,健全信息管理体系,通过专门的训练,使信息工作人员具有识别信息的能力。
同时,必须重视用科学的定量分析方法,从大量数据中找出规律,提高科学管理水平,使信息充分发挥作用。
与此同时,鼓励员工提供各领域(建筑、公路、水利和市政)方面的造价成本资料,根据信息有效程度提供相应奖励,对拒不提供或不配合填报公司内部成本有效信息的部门或个人实施必要惩警。
4、建立灵敏的信息反馈系统
信息反馈是指及时发现计划和决策执行中的偏差,并且对组织进行有效地控制和调节,如果对执行中出现的偏差反应迟钝,在造成较大失误之后才发现,这样就会给工作带来损失。
因此,组织必须把管理中的追踪检查、监督和反馈摆在重要地位,严格规定监督反馈制度,定期对各种数据、信息作深入地分析,通过多种渠道,建立快速而灵敏的信息反馈系统。
在信息反馈中,对综合成绩突出的部门和个人给予必要的奖励,对因敷衍了事或不负责任造成信息混乱、出现较大失误的部门或个人,给予必要的处罚。
第五章 成本控制内容
第一节控制对象分类
第十三条成本控制的实质就是对劳动对象、劳动资料、活劳动三个方面即“人、材、机”实施科学管理,优化配置和动态管理生产要素,达到项目效益稳步提高的目的。
根据所处角色的不同成本控制对象主要分为代建方的成本控制和施工方的成本控制。
第二节成本控制的工作流程
第十四条成本控制的工作流程
1、代建方
建设工程项目是一个专业性比较强的工作。
一个完整的工程项目从开始筹建到交付使用,参与建设的主体随着工程的进展在不断发生变化,且相互间还要有协调,相辅相成才能完成复杂的工程建设。
这一特点彰显出“管理”的至关重要性,故而促使“代建制”应运而生。
代建方项目管理的好坏、成效直接与单位和经营者的业绩挂钩的,严重的话会直接影响单位收益和个人的声誉,故作为代建方的造价成本控制工作显得尤为关键。
(1)项目前期
1)协助编制或审核工程概算
2)参与施工图纸会审
3)编制施工图招标预算
4)配合前期部门开展施工招标工作
5)收集成本预测资料,配合财务编制成本控制目标
(2)施工阶段
1)施工进度现场跟踪
2)进度款拨付审核
3)设计变更工程量审核
4)投资索赔工程量审核
5)成本资料收集、归档
(3)竣工结算
1)审核竣工结算书
2)整理计量台账
3)组织资料员完成竣工结算资料及计量台账上交存档
4)汇总项目成本分析
5)上交成本分析报表及台账
6)所有项目资料整理、上传数据库、归档
2、施工方
(1)投标阶段
1)组织投标小组:
含施工技术人员、造价人员和决策人员
2)对招标文件、图纸和资料进行细致研究和会审
3)安排人员参与招标人组织的实地考察,分析汇总实际情况,为后期施工组织设计方案编制提供合理建议(技术标)
4)施工技术人员提出问题和解决方案,投标书中合理反映,预防成本超支风险
5)采购部对需要报价的材料报出近年来的变化情况,对需要报价的材料列出价格
6)项目管理人员对可能遇到的其他因素作相应估计
7)财务部门对项目施工期内资金保障及使用情况列表
8)造价人员根据上述各方面信息,结合企业成本,制定出合理的单价及总报价建议,尽量保持企业利润最大化;
9)企业决策者根据企业内部管理成本和招标代理机构发放有关文件,确定最终的合理报价。
(2)施工阶段
在建设工程施工管理中工程造价管理是一个重要部分,工程施工的效率和质量是由工程造价管理水平高低而决定的,建筑企业综合实力的重要部分是由其来体现的。
所以,有必要采取有效的措施提高建设工程的造价管理水平,从而使企业的效益得到增长。
具体工作流程,如下表所示。
施工阶段造价管理工作流程表
阶段
工作流程
开工前
施工中
竣工后
工程发包
①熟悉施工图纸
②统计施工工程量
③编制劳务队伍进场计划
④分析编制劳务拟发包单价
⑤选择合格劳务队伍
⑥建立劳务管理及结算台账
①参与劳务发包谈判
②审核劳务合同价款
③填写劳务管理台账
④按月或按合同要求办理劳务结算
⑤填写劳务结算台账、按时上报劳务管理报表
①进行劳务结算清理
②封闭劳务结算台账
③上报劳务结算台账存档
变更索赔
①分析理解投标报价及合同条款
②熟悉设计文件、图纸,策划变更索赔项目
③组织工程技术部参与编制变更索赔项目,收集资料细目
④组织相关资料收集人员
⑤建立变更索赔台账
①收集汇总变更索赔资料
②编制变更索赔项目预算费用
③填报变更索赔台账及报表
①组织资料员整理变更索赔资料、台账
②组织资料员完成变更索赔资料、台账上交存档
工程计量
①研究合同计量条款
②建立计量台账
①收集汇总计量资料
②收集工程造价信息
③按期办理计量
④填报计量报表及台账
①办理竣工结算
②整理计量台账
③组织资料员完成竣工结算资料及计量台账上交存档
成本控制
①收集成本预测资料
②编制成本预算
③分解单位工程人材机数量及费用
④配合财务编制成本控制目标
①配合公司编制项目责任预算
②根据公司责任预算进行单位工程责任成本分解
③进行单位工程责任成本动态分析
④制定相应成本控制措施
⑤填报责任成本台账及报表
①进行项目最终成本分析
②整理最终成本报表及台账
③移交报表及台账、终期成本分析资料归档
第三节成本控制部门职责交互
第十五条在企业发展战略中,成本控制处于极其重要的地位,而成本控制涉及成本部、财务部、采购部和工程技术部等多个部门,“单丝不成线,独木不成林”,成本控制不止要强化管理理念,还要凝聚各部门,紧扣各环节,从而科学、合理、高效地对工程成本进行控制。
各部门的职责交互是成本控制制度建立和完善的基本构成。
本办法的职责交互主要明确以成本部牵头,其他部门之间由外至内紧密配合、交集的工作职责。
第十六条由外至内部门职责交互工作流程图:
1、概算
概算是指编制预算以前,以初步设计或施工图设计图纸,概算指标、概算定额以及现行的计费标准市场信息等依据,按照建设项目设计概算规程,逐级(单位工程、单项工程、建设项目)计算建设项目建设总投资。
本办法概算的编制,不仅可以为相关项目做价值参考,还能为意向项目迅速做出成本概算价值参考,对比已有概算价值,分析差异,预防措施。
具体工作流程和部门职责交互如下:
2、预算
预算也叫施工图预算,发生在施工图设计阶段。
以建筑施工设计图纸为对象,依据现行的计价规范(建设工程工程量清单计价规范、相应工程的工程量计算规范),消耗量定额,人材机市场价格,费用标准,按照建设项目施工图预算编审规程,逐级(分项工程、分部工程、单位工程、单项工程)计算的建筑工程造价。
3、结算
结算也叫竣工结算,发生在工程竣工验收阶段,是在建筑施工任务结束后,对其实际的工程造价,进行核对与结清。
结算一般由施工单位提交,以招标文件选定的计价方式,依据施工合同,实施过程中的变更签证等,按照合同规定、建设项目结算规程以及清单计价规范,完成的施工过程价款结算与竣工最后结清。
同时,要汇总、编制建筑工程实际工程造价竣工结算文件。
第十七条项目成本归集工作流程图:
第六章 政策汇编
第十八条政策对行业动态走向起着关键性作用,工程造价管理涉及到方方面面的政策规定,实时把控和关注相关政策的落地,对于成本控制管理的调整和完善起着至关重要的作用。
政策汇编的制定,不仅可以有助于管理者准确把控行业走向,避免不必要的损失,还能随时回顾“历史”,分析变化,预测未来,为管理者作出决策提供权威而有力的依据。
第十九条政策汇编指定专门负责人员制定完成,主要针对早期到制定日期,收集所有从国家、省级、地方部门的关于造价成本相关的文件,要求目录中含发布时间、文件名称、发布文号等,每年更新一次,由成本部经理审核,经公司负责人同意,制定成册,上交负责人一份,另一份按要求归档并发布公司内部网络共享。
第七章 资料归档与交接
第二十条资料的存档,对于数据的收集、整理分析、资料查阅和资源共享有着举足轻重的作用。
资料归档工作是成本控制管理基础工作的组成部分,也是维护企业经济利益、合法权益和历史真实面貌的一项工作。
资料归档内容涵盖概算、招投标管理、预算至结算等与工程造价相关的重要活动、具有保存价值的成本资料。
第二十一条资料归档必须完整、真实、有效。
资料归档采取纸质管理和电子管理,应由专人专管,定期发布必要的信息共享。
第二十二条资料归档前,需明确保管期类别(永久、长期、短期三种)。
确定保管期限的基本原则是:
1、对企业有长远利用价值的档案应永久保存:
2、对企业在一定时期内有利用价值的档案分别为长期或短期保存;
3、凡是介于两种保管期限之间的档案,其保管期限一律从长。
第二十三条资料归档成立由企业领导、专业技术人员和档案人员鉴定小组,直接对档案进行鉴定。
鉴定工作相关规定如下:
1、鉴定工作应该定期进行,具体由企业根据实际需要确定;
2、档案通过鉴定,要求达到划定保管期限准确,保管单位质量达到标准规定,鉴定中发现档案不准确、不完整,企业应及时责成有关部门和人员负责修改、补充;
3、每次鉴定要写出鉴定报告,在保管单位备考表中注明鉴定意见,由小组负责人签名,并且注明鉴定日期;
4、销毁档案必须严格掌握,慎重从事,销毁前要造具清册,提出销毁报告,经企业领导审批,并报送有关档案管理部门备案。
销毁档案时要严格执行保密规定。
第二十四条资料交接:
为了避免因工作交接不及时或遗漏,给后续项目负责人造成不必要的麻烦,甚至给企业带来不可估量的损失,必须做好项目资料整理的交接工作。
资料交接要求如下:
1、交接的内容需含被交接人所有已完成和未完成项目电子文档和纸质文档。
2、交接资料清单目录需由交接人和部门经理审核签字确认。
第八章 附则
第二十五条本办法由公司负责人和成本部解释。
第二十六条本办法经公司批准后,自发布之日起执行。
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