会计电算化讲义用友T3.docx
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会计电算化讲义用友T3
陕西会计从业资格考试之
会计电算化讲义
高老师
西安大众科技培训学校
2012年11月新编
第一章会计电算化概述
第1节会计电算化简介
1、会计电算化定义P2(狭义与广义)
将电子计算机技术应用到会计工作中
2、会计电算化的发展历程
1、模拟手工记账的探索起步阶段
(1)会计电算化的起步时间:
20世纪80年代
(2)“会计电算化”一词的首次提出:
时间:
1981年、起点:
长春市
(3)特征:
采用相应的数据库管理系统,并开发企业自身的“账务处理系统”。
(4)法规(两个规定):
1989年财政部颁布中国第一个电算化管理规章——
《会计核算软件管理的几项规定(试行)》
1990年财政部颁布《关于会计核算软件评审问题的补充规定(试行)》
意义:
以上两个法规文件,确定了商品化会计核算软件的评审制度和标准。
2、与企业其他业务结合的推广发展阶段
(1)单项会计核算业务电算化统合扩展为全面电算化
(2)特征:
实现企业会计信息和业务信息的一体化,两者之间实现无缝联结,使信息有效共享和利用。
(3)法规:
1994年财政部颁布了四个电算化法规
A、《关于发展我国会计电算化事业的意见》
B、针对电算化管理部门制定了《会计电算化管理办法》
C、针对软件开发部门制定了《会计核算软件基本功能规范》
D、针对软件评审部门制定了《商品化会计核算软件评审规则》
3、引入会计专业判断的渗透融合阶段
会计软件向ERP发展(关于ERP)P15
4、与内控相结合建立ERP系统的集成管理阶段
(1)内控P62008年6月六部委联合发布《企业内部控制基本规范》,标志着我国企业内部控制建设取得重大突破和阶段性成果,是我国企业内部控制建设的一个很需要里程碑。
(2)XBRL(可扩展业务报告语言)P7
三、分类P5
(1)会计核算电算化→初级阶段
(2)会计管理电算化→中级阶段
(3)会计决策电算化→高级阶段
四、管理体制(上级领导下级,分级管理)
1、宏观管理(国家管理)
基本任务:
①制定电算化发展规划并组织实施。
②对会计软件及由软件生成的会计资料是否符合国家统一会计制度情况进行监督。
③建立健全的电算化管理制度。
④加强电算化组织领导,引导各单位逐步实行电算化
⑤组织和管理电算化人才培训工作
2、微观管理(单位管理)
主要内容:
①建立电算化岗位责任制
②日常操作管理
③计算机软件及硬件系统维护管理制度
④会计档案管理
第2节会计核算软件
1、定义P7
会计核算软件是指专门用于会计核算工作的应用软件
2、发展
1、人工管理
2、文件管理
3、数据库系统阶段
3、分类
1、
通用范围
(1)通用软件(商品化会计核算软件)
(2)
专用软件(定点开发软件)
2、硬件结构
(1)单用户软件(单机版)
(2)多用户软件(网络版)
四、构成(即功能模块)
1、定义:
组成部分
具有独立的会计数据输入、处理、输出功能
2、构成:
P23
账务处理是会计核算软件的核心模块,该模块以记账凭证为接口与其他模块有机连接在一起,构成完成的会计核算系统。
3、联系:
凭证数据的传递P27
5、会计核算软件与手工核算的异同
1、相同点P28
(1)目标一致
(2)遵守共同的会计准则和会计制度
(3)遵守共同的基本会计理论和会计方法
(4)会计数据处理流程大体一致
2、区别P29
(1)会计核算工具不同
(2)会计信息载体不同
(3)记账规则不完全相同
(4)账务处理流程类型存在差异
(5)内部控制方式不同
第二章会计电算化工作环境
第一—三节计算机基础知识
一、计算机的产生与发展
1、产生:
1946年美国ENIAC冯·诺依曼
2、发展:
(电子元件)
(1)电子管
(2)晶体管
(3)小规模集成电路(4)大规模集成电路
3、发展趋势
(1)巨型化
(2)微型化
(3)网络化(4)智能化
2、计算机分类P41
3、技术指标
(1)主频
定义:
CPU在单位时间内平均的操作次数(Mhz)
(2)字长
定义:
CPU一次能处理的二进制信息的位数(bit)
(3)存储容量
存储容量单位:
B、KB、MB、GB、TB
1024=210
(4)存取周期
定义:
连续两次独立读写操作所需的最短时间(ns)
(5)运算速度
定义:
计算机每秒钟执行的指令数(MIPS)
四、特点:
1、运算速度快2、计算精度高3、存储容量大
4、具有逻辑判断能力5、具有自动执行程序的能力
五、应用领域
1、数据处理(最广)
Eg:
办公自动化、会计电算化
2、科学计算(最早)
3、过程控制
4、辅助系统
CAD、CAM、CAT、CAI
5、通信——计算机网络
6、人工智能
六、计算机数据和编码
1、计算机数据的定义:
包括数值、文字、声音、图形、图像等多种形式的信息
2、表示:
计算机内部采用二进制表示数据。
原因:
A、电路简单、易于实现。
B、二进制运算法则简单C、便于逻辑运算
3、计算机中的编码——二进制编码
(1)英文字符编码:
8bitASCIIP47
A、数字<大写字母<小写字母
B、同类字符,后比前大
C、同类相邻字符,后比前大1
D、149A65a97
(2)中文字符编码:
16bitGB2312-80→GB18030-2000
七、计算机的系统组成P49
1、计算机硬件
(1)CPU(控制器和运算器)作用P54
(2)存储器(内存和外存)分类和作用
(3)I/O设备(输入设备和输出设备)
※内存与外存的比较
(1)容量:
内存<外存
(2)存取速度:
内存>外存
(3)能否直接进入CPU被处理
外存→内存→CPU
(4)断电后信息是否丢失
RAM和Cache→信息完全丢失
ROM和外存→信息不会丢失
(5)作用:
内存用于临时存放信息;外存永久存放信息
2、软件系统
(1)定义P24
(2)分类
系统软件
A、OS:
P60作用及常见OS
B、DBMS:
常见P62
C、计算机语言及语言处理程序P61
D、支持报务程序
应用软件
A、定义
B、分类
(3)两者关系
A、软件要以硬件为基础
B、应用软件要以系统软件为基础
第3节计算机网络
1、定义
(1)连接主体
(2)连接介质(3)连接目的(4)连接协议
2、功能
1、资源共享(硬件共享、软件共享和信息共享)
2、信息传送
3、分布处理
3、分类:
P68
五种分类标准
4、因特网(Internet)
1、定义:
70网中网→前身ARPA
2、协议:
TCP/IP
3、应用:
(1)E-mail
(2)WWW(3)FTP(4)Telnet
(5)Newsgroup(6)BBS
4、网址
(1)IP地址
定义:
由一组纯数字组成的用于区别网络中不同计算机的唯一地址.
结构:
网络地址和主机地址
长度:
32bit
表示:
×.×.×.×(点分十进制地址)0≤×≤255
(2)域名
格式:
WWW.用户名.二级域名.一级域名
其中:
一级域名代表国家或地区.例如:
CN(中国)
二级域名代表行业.例如:
com,edu,gov,mil,net,int,org,ac
(3)网络文件地址
(4)电子邮件地址
格式:
用户名@电子邮件服务器地址
第4节计算机安全
1、影响计算机系统安全的主要因素
1、系统故障风险2、内部人员道德风险
3、系统关联方道德风险4、社会道德风险
5、计算机病毒。
二、保证计算机安全的对策
1、不断完善计算机安全立法
2、不断创新计算机安全技术
3、不断加强内部控制与管理
三、计算机病毒
1、定义:
实质:
程序作用:
破坏来源:
人为编制
2、特点:
隐蔽性感染性潜伏性④破坏性
3、预防:
①不用非原始盘引导机器
②不用外来磁盘(先查后用)
③做好软件及数据的备份
④安装杀毒软件,专机专用
⑤接收网络传送文件要先查后用
4、分类
①系统引导病毒②文件型病毒
③复合型病毒④宏病毒
4、计算机黑客(定义)P40
第4章会计核算软件的基本操作要求
一、用友T3财务软件的操作:
新建账套→账套初始化→日常业务处理→月末处理→报表处理
2、软件安装
1、检查工作
检查电脑名称是否为全英文(或全拼音)若不是,则需要更改名称。
(注意计算机名称不能有带汉字或“—”)右击“我的电脑”→属性→计算机名→更改
2、安装数据库
放入光盘→选择打开MSDE2000文件夹→双击setup进行数据库安装
3、安装软件
打开光盘→双击打开用友通T3→双击setup进行软件安装→点下一步→点是→点下一步→更改安装路径(D盘、E盘、F盘等)→下一步→选择全部安装→下一步下一步→下一步→系统将自动安装→程序安装完成后,系统将提示重新启动电脑→点完成重启电脑→电脑重启后,系统将自动创建系统数据库→提示是否立即建立账套→点否→表示所有完成后则表示软件已安装成功
(如果用WIN7,安装完重新启动前要更改兼容性和“以管理员身份运行”)
二、系统管理部分
一、设置操作员
双击系统管理→点系统→点注册→用户名为admin→确定→权限→操作员→增加→输入编码、姓名、口令等→点增加做下一个操作员。
二、建立账套
系统管理→系统→注册→用户名为admin→确定→账套→建立→输入账套号(001~998)→输入账套名称→选择会计启用期→点下一步→输入单位名称、单位简称等资料→下一步→选择行业性质(新会计制度或2007年新会计准则)→选择账套主管→下一步→选择存货、客户、供应商是否分类打“√”(若有外币把外币核算打“√”)→完成→“可以创建账套了么?
”→是→稍等片刻→出现分类编码方案时,设置相对应的编码方案→科目编码级次:
4-2-2;客户分类编码:
2-2;部门编码:
2-2;供应商分类编码:
2-2-2-2;其他编码可保持不变,保存→退出→设置数据精度→确定
三、系统启用
1、建完账套后直接启用
在保存完数据精度后提示“是否立即进行启用设置”→是→在系统启用界面点击选择GL总账前面的□→选择启用日期(可选择任意年度与月份,但启用日期为通常为启用月的1日)→确定→“确实要启用当前系统吗?
”→是→完成系统启用→退出→完成建立账套的所有工作。
2、系统管理中启用
系统管理→系统→注册→用户名为账套主管→确定→账套→启用→点击选择GL总账前面的□→选择启用日期(可选择任意年度与月份,但启用日期为通常为启用月的1日)→确定→“确实要启用当前系统吗?
”→是→完成所有系统启用后→点退出
四、设置操作员权限
1、普通操作员权限设置
系统管理→系统→注册→用户名为admin→确定→权限→权限→右上角选择账套→左边选择操作员→点增加→在明细权限选择对话框中选择对应的权限即可→设置完成后点确定→以相同方式设置其他操作员的权限→所有操作员权限设置完成后退出
2、账套主管权限设置
系统管理→系统→注册→操作员为admin→确定→权限→权限→右上角选择账套→左边选择操作员→点右上方的账套主管选项→提示“设置用户:
XXX账套主管权限吗?
”点“是”→退出即可
注:
账套主管拥有该账套所有权限
五、数据备份
㈠、手工备份
1、建立文件夹
打开我的电脑(双击)D(或E、F)盘,(右击)新建文件夹,把这个新建的文件夹,改名为如用友数据手工备份。
(双击)打开用友数据手工备份,(右击)出现新建文件夹,把所新建的文件夹改名为当天的备份日期如2010-12-16后退出
2、进行备份
(双击)系统管理系→点击系统→点击注册→操作员输入admin登录→(按)确定→(点击)帐套→(点击)备份→选择需要备份的帐套→(按)确定→(出现)拷贝进程、压缩进程→(出现)选择备份目标(双击)D(或E、F)盘→(双击)用友数据手工备份→(双击)当次备份的日期→(按)确认→(提示)硬盘备份完毕→(按)确定。
3、日常手工备份
打开D(或E、F)盘的用友数据手工备份(双击)→新建→文件夹,再把你所新建的文件夹改名为当天的备份日期:
如2010-5-27,其余步骤与第一次备份的
(2)一样。
4、若要备份到U盘或移动硬盘,将备份好的数据,用复制的方式,粘贴到U盘或移动硬盘上即可。
㈡、自动备份
4、建立文件夹
打开我的电脑(双击)D(或E、F)盘,(右击)新建文件夹,把这个新建的文件夹,改名为如用友数据自动备份
5、设置备份计划
(双击)系统管理系→点击系统→点击注册→操作员输入admin登录→输入密码→(按)确定→点系统→选择设置备份计划→点增加→输入计划编号、计划名称→选择备份类型、发生频率→选择开始时间、保留天数→选择备份路径、选择备份账套→点增加即完成设置
六、数据引入(恢复)
(双击)系统管理系→点击系统→点击注册→操作员输入admin登录→(按)确定→(点击)帐套→(点击)引入→(出现)引入账套数据的对话框→选择该账套最后一次备份的数据→选择UF2kAct.Lst 文件→点打开→当系统提示是否重新指定路径时点“否”→系统将自动恢复数据→提示“恢复完毕”时点确定即可
注:
数据引入只有在系统损坏后、数据库损坏后、软件重装后、数据做错后而又不想修改时等等原因的时候才可做数据引入。
在软件正常运行时,是不需要做这动作。
七、建立年度帐及结转上年数据
1、新建年度账
①、将电脑的系统时间更改为本年度最后一天例:
2011年12月31日
②、打开系统服务→系统管理→点系统→点注册→操作员为该账套的账套主管→输入密码→选择帐套→操作日期改为本年度最后一天的日期→点击确定→点开年度帐→点建立→确认账套及年度→点确定→等系统提示“建立年度账成功后”点确定表示已经完成新年度账的建立
2、结转上年数据
①、将电脑的系统时间更改为新年度的第一天例:
2012年1月1日
②、点击系统→点注消→点系统→点注册→操作员为该账套的账套主管→输入密码→选择帐套→选择新建立的会计年度→操作日期改为新年度的1月1日→确定→点年度帐→点结转上年数据→选择总账系统的结转→按系统提示完成结转上年数据,结转完后会出现工作报告:
正确数及错误数,若有错误请找到错误的科目并记录下来,再进行修改。
3、在建立新年度账之前、结转上年数据之后都必须做好数据备份
三、账务基础设置部分
用友通→输入操作员→密码→选择账套→更改操作日期→确定
基础设置
1、机构设置
①、部门档案设置
基础设置→机构设置→部门档案→增加→输入部门编码、名称等资料→保存→做下一个部门资料→所有做完后退出
②、职员档案设置
基础设置→机构设置→职员档案→增加→输入职员编码、名称→选择所属部门等资料→回车出现空行→做下一个职员档案→所有做完后退出
2、往来单位
①、客户分类
基础设置→往来单位→客户分类→增加→输入类别编码、类别名称→保存做下一个分类
注:
类别编码按编码规则编制,类别名称根据实际设置。
②、客户档案
基础设置→往来单位→客户档案→选中客户分类→点增加→输入客户编码、客户名称、客户简称→保存做下一条客户档案
注:
A、客户档案的编码可按分类去编,例:
01001;也可按客户的拼音去编;
B、档案中其他信息可做可不做,根据实际去做
③、供应商分类
基础设置→往来单位→供应商分类→增加→输入类别编码、类别名称→保存做下一个分类
注:
类别编码按编码规则编制,类别名称根据实际去分
④、供应商档案
基础设置→往来单位→供应商档案→选中客户分类→点增加→输入供应商编码、供应商名称、供应商简称→保存做下一条供应商档案
注:
A、供应商档案的编码可按分类去编,例:
01001;也可按供应商的拼音去编;
B、档案中其他信息可做可不做,根据实际去做
3、财务
①、会计科目设置
A、基础设置→财务→会计科目→选中需要增加明细科目的一级科目→点增加→输入科目编码、科目中文名称→确定→增加下一个明细科目→根据单位行业实际运用的科目设置
B、所有科目设置完成后→点编辑→指定科目→将待选科目双击选到已选取科目中(现金与银行存款)→确定
注:
若某些科目涉及辅助核算,在新增时将各对应辅助核算选上即可
②、凭证类别设置
基础设置→财务→凭证类别→选择分类方式(通常选择“记账凭证”)→确定→退出
③、项目目录设置
A、设置项目大类
基础设置→财务→项目目录→增加→输入新项目大类名称→下一步→将项目级次定义为2-2-2-2→下一步→完成
B、设置项目分类
点项目分类定义→选择新增加的项目→输入分类编码、分类名称→确定→做下一个分类
(1)设置项目目录
点项目目录→维护→增加→输入项目编码→项目名称→选择所属分类码→点增加做下一个目录
④、外币种类
基础设置→财务→外币种类→左下角录入币符、币种→选择折算方式→选择固定汇率或浮动汇率→录入汇率→点增加
4、收付结算
①、结算方式
基础设置→收付结算→结算方式→增加→根据编码规则输入结算方式编码→输入结算方式名称→保存→做下一个结算方式
②、付款条件
基础设置→收付结算→付款条件→增加→输入付款条件编码→录入信用天数、优惠天数1、优惠率1等条件→保存→做下一个付款条件
③、开户银行
基础设置→收付结算→开户银行→增加→录入开户银行编码、开户银行名称、银行账号→保存→做下一银行
四、账务处理部分
一、期初余额录入
总账→设置→期初余额→根据系统启用月之前所有明细科目的余额录入一一对应录入→录完后点试算→结果平衡后点对账→对账正确后退出
注:
A、若某些科目有设置辅助核算,录入数据时,须双击该科目进入再根据各辅助项录入对应数据
B、若系统启用期为年初(例:
2010年1月),此时的期初余额为2009年12月底余额
C、若系统启用期为年中(例:
2010年9月),此时的期初余额为2010年8月底余额,须将2010年1月--8月的累计借方、累计贷方录入,而年初余额则根据录入的期初、借方、贷方自动反算
二、总帐系统日常操作
1、进入用友通
打开用友通→输入操作员编号(例:
001)→输入密码→选择帐套→选择操作日期→确定。
2、填制凭证
点击总帐系统→填制凭证→增加→修改凭证日期→输入附单据数→录入摘要、选择科目、输入金额→借贷平衡后→点增加做下一份凭证
注:
可支持多借多贷、一借多贷、多借一贷
3、出纳签字
本月所有凭证录入完成后,点左上角文件重新注册→操作员改为出纳的操作员进入用友通→点击总账→凭证→出纳签字→选择月份→确定→确定→点菜单上的出纳→成批出纳签字→确定→退出
4、审核凭证
本月所有凭证录入完成后,点左上角文件重新注册→操作员改为有审核权限的操作员进入用友通→点总帐→点凭证→点审核凭证→选择月份→确定→确定→点菜单上的审核→成批审核凭证→(提示完成凭证的审核)点确定→退出
5、记帐
以记帐权限的操作员(或账套主管)进入用友通→点总帐系统→点记帐→点全选→点下一步→点下一步→点记帐(第一次记帐时会提示期初试算平衡,点确定即可)→提示记帐完毕后,点确定,完成记帐工作
6、转账生成(结转收入支出到本年利润)
做结转损益的凭证之前,前面的凭证必须先审核、记账后,才能自动结转出凭证→点总帐→点期末→点转账生成→选择期间损益结转→选择结转月份→选择类型(收入)→全选→点确定→出现凭证界面后→检查数据是否正确→保存→退出→做支出的结转
注:
转账生成的凭证也需要签字、审核、记账,按上面流程操作即可
7、完成本月总帐工作后,需要做月末结帐
进入用友通→点总帐系统→点月末结帐→下一步→对账→(出现每月工作报告)下一步→结账。
8、若结账后发现凭证有错,需返回修改时,只有取消结账、取消记账、取消审核、取消签字后,才能修改凭证。
(1)、取消结账
以帐套主管操作员进入进入用友通→点总帐→点期末→点结帐→选择需要反结账月份→同时按下Ctrl+Shift+F6,输入该操作员的密码→点确定即完成反结账。
(2)、取消记账
A、以记账操作员进入进入用友通→点总帐→点期末→点对账→同时按下Ctrl+H,提示“恢复记账前状态已被激活”→点确定→点退出
B、点总帐→点凭证→点“恢复记账前状态”→选择某月份状态,例“2010年1月初”→点确定→输入该操作员密码→提示恢复记账完毕→点确定即完成反记账。
(3)、取消审核
以审核权限的操作员进入用友通→点财务会计→点总帐→点凭证→点审核凭证→选择月份→确定→确定→点菜单上的审核→点成批取消审核→提示完成凭证的成批取消→点确定→点退出即完成反审核。
(4)、取消出纳签字
以出纳权限的操作员进入用友通→点击总账→凭证→出纳签字→选择月份→确定→确定→点菜单上的出纳→成批出纳取消签字→确定→退出
(5)、完成以上三个步骤后,即可用填制凭证的操作员返回填制凭证界面中修改需要更正的凭证。
(6)、凭证修改完成后,按正常的第3、第4、第5、第6步操作。
注:
所有损益类科目若有冲减时,必须做与蓝字凭证中科目方向一致,金额用负数表示。
例:
冲减管理费用借:
现金100.00
借:
管理费用—水电费—100.00
利息收入借:
银行存款200.00
借:
财务费用---利息收入--200.00
冲减主营业务收入贷:
银行存款100.00
贷:
主营业务收入—100.00
三、期末自动结转
㈠、自动转账设置
1、自定义结转
点总账→点期末→点转账定义→点自定义转账→点增加→转账序号:
例如:
0001→转账说明:
例如:
制造费用转生产成本→选择凭证类别→确定→选择科目编码:
一定要设末级明细→例如:
生产成本的末级明细→方向→借→金额公式→双击→点开放大镜→点取对方科目计算结果→点下一步→点完成→点增行→科目编码:
例如:
制造费用的末级明细→方向→贷→金额公式→双击→放大镜点开→借方发生额→点下一步→点完成→依次设置制造费用所的末级明细→保存→退出
2、对应结转
总账→期末→转账定义→对应结转→输入编号→选择凭证类别→输入摘要→选择转出科目编码(若该转出科目有辅助核算也需要选择)→增行→选择转入科目(若该转入科目有辅助核算也需要选择)→输入结转系数→保存→做下一个对应结转
3、销售成本结转
总账→期末→转账定义→销售成本结转→选择库存商品科目、商品销售收入科目、商品销售成本科目→确定
注:
这三类科目的结构必须一致,并且要设置数量核算,且不能有往来辅助核算
4、售价(计划价)销售成本结转
①、售价法
总账→期末→转账定义→售价(计划价)销售成本结转→选择售价法→选择库存商品科目、商品销售收入科目、商品销售成本科目、差异科目→选择月末结转方法→选择差异率计算方法→调整设置差异率计算公式→确定
②、计划价法
总账→期末→转账定义→售价(计划价)销售成本结转→选择计划价法→选择库存商品科目、商品销售成本科目、差异科目→选择差异率计算方法→调整设置差异率计算公式→确定
5、汇兑损益结转
总账→期末→转账定义→汇兑损益结转→双击选择是否计算汇兑损益→选择汇兑损益入账科目→确定
6、期间损益结转
总账→期末→转账定义→期间损益结转→选择本年利润科目→光标点
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- 会计 电算化 讲义 用友 T3