第七章 报表.docx

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第七章报表

第七章：

报表

信息管理的最终目的是向用户提供信息，提供信息的方式有两种：

1．联机检索：

查询和窗体

2．生成报表：

报表（打印）

报表功能：

提供详细信息、综合性信息、各种统计信息等。

第一节：

报表概述

一、什么是报表

将数据综合整理并将整理结果按一定的表格格式打印输出。

二、报表和窗体的区别

1．相同点：

两者的“设计视图”外观相似；添加控件的方法、修改控件的属性等相同。

２．不同点：

窗体主要用于制作用户与系统交互的界面；而报表主要用于数据库数据的打印输出。

三、报表的视图

编辑报表时可以在三种窗口之间进行切换（设计视图、打印预览、版面预览）。

１．设计视图：

用于设计报表对象的结构、布局、数据的分组与汇总特性的窗口。

２．打印预览视图：

用于测试报表对象打印效果的窗口，其中打印预览内容与实际打印结果完全一致。

３．版面预览视图：

功能同２，只是打印预览内容是实际打印结果的子集。

第二节：

创建报表

一、报表的结构

报表中的内容以节来划分，每一个节都有特定的目的，而且按照一定的顺序打印在报表上（同窗体的结构）。

见:

1报表的结构（学生11）

1．报表页眉：

只在报表首部显示和打印。

一般放置报表标题。

２．页面页眉：

显示在报表中每一页的最上方，比如显示列标题（表格的第一行，即表头）。

３．主体：

报表记录源中每一条记录都放置在主体节中。

如果不需要主体节，可以在其属性表中将主体节“高度”属性设置为0。

４．页面页脚：

显示在报表中每一页的最下方，如页码等。

５．报表页脚：

只显示在报表末尾，显示报表总计等。

６．组页眉和组页脚（组标头和组注脚）

例:

2组页眉与组页脚（教师授课情况表）

●可以在报表的每个组内添加组页眉和组页脚，从而创建分组报表。

●组页眉显示在新记录开始的地方。

●组页脚显示组总计等内容。

●创建方法：

在“视图”上单击“排序与分组”命令按钮，选择一个字段，再将组页眉和组页脚的属性设置为“是”。

二、报表的类型：

１．纵栏式报表

例:

1报表的结构（学生11）

２．表格式报表

见:

3表格式（学生11）

３．图表报表

见:

4图表报表（学生成绩）

４．标签报表

见:

5标签报表（教师11表）

三、创建报表的三种方式：

１．使用自动创建报表

使用“自动报表”创建报表快、简单但占用空间多，信息显示不紧凑

1）纵栏式（1报表的结构（学生11））

2）表格式（3表格式（学生11））

２．使用向导（6向导（学生11））

使用“向导”创建报表需要适当选择相关信息。

1）报表向导

（以学生11表为例,并按籍贯分类）（6向导（学生11））

通过向导需要选择:

①确定使用字段②确定分组级别③记录排序原则④确定布局及方向⑤确定样式⑥确定报表标题。

2）图表向导4图表报表（学生成绩）

通过向导需要选择:

（以学生成绩表为例）

①确定使用字段②确定图表类型③将字段分别拖入:

轴区域、数据区域、系列区域④确定图表标题。

3）标签向导5标签报表（教师11表）

通过向导需要选择:

（以教师11为例）

①确定标签尺寸②确定字体、字号、颜色等③确定标签字段④确定排序依据⑤确定报表名称。

页面设置:

①文件→页面设置→边距、页、列（选列数为４）。

３．使用设计视图

（个性化设计、如同窗体的创建）7学生成绩报表（学生成绩查询0）

主要操作：

１）在页面页眉中创建：

①标签:

“学生成绩表”；

②标签及绑定文本框：

“课程名称”、“班级名称”；

③标签：

“学号”、“姓名”、“成绩”（并将此标签放在表格中，既：

一个矩形框及两条竖线）

２）在主体中创建：

①绑定文本框：

“学号”、“姓名”、“成绩”（并将此文本框放在表格中，既：

四条竖线，一条横线）

３）在页面页眉中创建：

①插入页码

插入→页码

４）在报表页脚中创建：

①标签：

“教师签字”、“签字日期”

第三节：

报表排序与分组

排序：

按照记录的逻辑顺序排序输出；

分组：

同类属性的记录排列在一起输出，并可为同组记录设置汇总。

一、报表排序：

（8表格式学生11以性别排序）

操作：

在设计视图中选择“排序与分组”按钮（或视图→排序与分组）→确定排序字

段及排序规则。

二、报表分组：

（2组页眉与组页脚（教师授课情况表））

操作：

１.在设计视图中创建分组

“排序与分组”按钮→确定分组字段及分组顺序→组页眉：

是、组页脚：

是。

２.在设计视图中添加控件

１）在页面页眉中：

①标签:

“开设课程详细报表”

２）在课程名称页眉中：

①标签及绑定文本框：

“课程名称”；

②标签：

“序号”“教师编号”“姓名”“授课地点”“授课时间”“班级名称”

３）在主体中：

①文本框：

控件来源＝１、运行总和＝工作组之上。

②绑定文本框：

“教师编号”“姓名”“授课地点”“授课时间”“班级名称”。

４）在课程名称页脚中：

①创建一条直线作为组分隔线。

５）在页面页脚中：

插入页码：

插入→页码。

第四节：

在报表中计算

●对一组记录（在分组页脚添加公式）或全部记录（在报表页脚添加公式）计算总计或平均值；

●操作方法:

在报表页脚中添加计算公式。

一、计算总计或平均值：

（9计算总分及平均分（学生成绩表）

（10教师开课报表分组中的计算）

操作：

１）在报表页眉中：

①标签:

“学生总成绩及平均分统计”

２）在主体中：

①标签及绑定文本控件：

“姓名”“外语”“高等数学”

３）在报表页脚中：

①标签：

“总成绩”“平均分”

②计算控件：

“=sum（[外语]）”

“=avg（[外语]）”

“=sum（[高等数学]）”“=avg（[高等数学]）”

二、在报表中计算百分比：

（11百分比报表（教师表））

１.在设计视图中创建分组

“排序与分组”按钮→确定分组字段及分组顺序→组

页眉：

是、组页脚：

是。

２.在设计视图中添加控件

１）在报表页眉中：

①标签:

“教师统计表”

2）在页面页眉中：

①标签:

“系部编号”“系部人数”“占全校人数比例”

３）在系部编号页脚中：

①绑定文本框：

“系部编号”

②计算控件：

“=Trim（count[教师编号]））”

注意：

名称为“小组总计”

“=Trim（count[小组总计]/[总计]））”（格式为百分数）

4）在报表页脚中：

①标签：

“全校总人数”

②计算控件：

“=Trim（count[系部编号]））”

注意：

名称为“总计”

第五节：

高　级　报　表

一、子报表：

１．子报表的创建

方法一：

利用“子窗体／子报表”控件（同子窗体的创建）

１）创建子报表（12子表（学生成绩查询0））；

利用“学生成绩查询0”创建学生成绩子报表，如图。

２）创建主报表

（13学生成绩主表（学生成绩查询0））

３）利用“子窗体／子报表”控件在主窗体中添加子报表（12子表（学生成绩查询0））

方法二：

将已有的报表作为子表添加到其他报表中

①将子表从“数据库”窗口拖到主报表窗口的相关节中。

②连接主报表与子报表

单击子报表→属性→数据→连接子报表：

姓名→连接主报表：

姓名。

二、多列报表

（14多列报表（学生表））:

三、交叉报表：

条件：

记录源为交叉表查询

（学生成绩表（交叉表））。

操作（15学生成绩表（交叉表））、（00学生成绩交叉表）：

在页眉中放置行标题、列标题的标签；

在主体中放置置行标题、列标题的文本框。

第六节：

报表的常规编辑

一、在报表中添加背景图片：

同窗体的操作:

二、在报表中添加日期和时间：

①在设计视图中→②插入→③日期与时间→④选择日期与时间格式→⑤确定

说明:

插入优先级：

如有报表页眉则在此处插入，否则在主体中插入。

插入内容：

“=Date（）”、“=Time（）”。

直接输入：

也可直接输入计算文本框来添加日期与时间。

三、在报表中添加页码：

在页面页眉和页面页脚中插入页码：

①在设计视图中→②插入→③页码→④选择页码格式→⑤确定

四、在报表中添加分页：

功能：

强行分页。

以“罗斯文”数据库中的“概览”报表为例说明。

方法：

利用工具箱中的“分页符”控件。

五、报表的预览与打印：

１．页面设置：

文件→页面设置→边距、页、列→确定。

２．报表预览：

视图→打印预览、版面预览。

３．报表打印：

文件→打印→参数设定→确定。

六、报表快照：

以“＊.snp”的格式保存报表对象，形成一个独立的文件，已与Access无关，可单独使用。

操作：

选定报表对象→文件→导出→给出文件地址、文件名、文件类型（*.snp）→导出。

本章小结

第一节：

报表概述

一、什么是报表

二、报表和窗体的区别

三、报表的视图

第二节：

创建报表

一、报表的结构

二、报表的类型：

三、创建报表的三种方式：

第三节：

报表排序与分组

一、报表排序：

二、报表分组：

第四节：

在报表中计算

一、计算总计或平均值：

二、在报表中计算百分比：

第五节：

高　级　报　表

一、子报表：

二、多列报表：

三、交叉报表：

第六节：

报表的常规编辑

一、在报表中添加背景图片：

二、在报表中添加日期时间：

三、在报表中添加页码：

四、在报表中添加分页：

五、报表的预览与打印：

六、报表快照：

2018年9月15日