合同管理规程.docx
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合同管理规程.docx
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合同管理规程
1.总则
1.1为规范绿城房地产集团有限公司合同签订、审核、履行、变更、解除等工作,防范合同风险,提高管理效率,根据国家有关法律、法规,结合本公司实际情况,特制定本规程。
1.2本规程适用于绿城房地产集团有限公司(以下简称集团公司),及其直接和/或间接投资的全资、控股子公司、专业公司和绿城中国控股有限公司境外子公司在中国境内直接和/或间接投资设立的全资、控股子公司(以下简称项目公司)。
非控股的项目公司和专业公司可参照执行。
1.3本规程所称合同是指集团公司、项目公司作为民商事主体与其他企业或个人之间签署关于当事人之间设立、变更、终止民商事法律关系及劳动关系的协议。
其表现形式包括但不限于合同、协议、备忘录、意向书、公司章程、股东会决议等。
2.合同的分类
2.1根据公司经营管理活动的内容,本规程所述合同划分为以下种类:
2.1.1投资管理类合同:
主要包括为取得开发经营的土地、项目,处置公司资产所签署的投资、买卖、转让、并购、合作、承包、代建、委托管理等合同及意向协议;
2.1.2股权管理类合同:
主要包括投资设立公司的合同、章程、协议,股权转让协议、股权回转协议,委托持股协议,股权质押协议,股东会决议,公司增资、减资协议,公司合并、分立协议等合同;
2.1.3项目与工程前期类合同:
主要包括项目拆迁、安置补偿协议、委托包干拆迁协议,项目前期咨询协议等各类在项目工程动工前所签订的合同;
2.1.4规划设计类合同:
包括总平面图、扩初、施工图、景观、室内装饰等设计合同以及弱电、管线、灯光、幕墙等专业工程设计合同;
2.1.5建设工程施工类合同及相关咨询服务合同:
建筑工程施工类合同主要包括项目工程施工合同、建筑安装工程总承包合同、各类专业分包合同、市政工程施工合同、景观工程施工合同、配套工程施工合同、弱电工程施工合同、消防工程施工合同及其他临时施工合同(含招标文件),相关咨询服务合同主要包括建设工程委托监理合同、工程造价技术咨询合同等合同;
2.1.6材料设备采购安装类合同:
主要包括材料、设备采购合同,材料采购及施工合同、设备采购及安装合同、合格供应商长期(战略)合作协议等合同;
2.1.7营销策划类合同:
主要包括楼书广告合同、营销策划顾问合同、标识系统设计制作合同、销售代理合同、商品房预售协议、商品房买卖合同、车位购置协议、房屋转让预约协议、房屋转让合同、房屋租赁合同、房屋验收交接书等合同;
2.1.8物业管理类合同:
主要包括前期物业服务咨询合同、前期物业服务合同、物业管理合同、(临时)管理规约、园区服务合同等合同;
2.1.9财务融资类合同:
主要包括贷款合同、企业及民间资金拆借合同、担保(含互保)合同、最高额担保合同、抵押合同、质押合同、财务顾问合同、委托贷款合同、信托借款合同等与财务管理、融资活动相关的合同;
2.1.10劳动人事类合同:
主要包括劳动合同、劳务合同、试用期协议等由用人单位与劳动者签订的合同;
2.1.11资产经营管理类合同:
主要包括存量房产的经营管理、酒店及会所的委托经营管理等合同;
2.1.12其他合同:
包括但不仅限于公司固定资产采购、公司办公场所租赁合同等。
2.2根据是否制订标准文本,本规程所述合同可以分为标准合同与非标准合同。
3.合同管理部门及其职责
3.1合同管理实行业务控制部门和风险控制部门分工、分级管理的原则。
集团公司法律事务部(含外聘常年法律顾问和专项法律顾问)、项目公司综合管理部法务人员(含外聘法律顾问)分别负责本层级合同的法律风险控制;集团公司各职能部门、项目公司各职能部门分别负责本层级合同的业务内容把控。
3.2集团公司法律事务部合同管理的主要职责:
3.2.1制定并组织实施合同管理相关规程、制度、细则,并监督合同管理制度的执行;
3.2.2及时了解合同订立、履行中存在的问题,及时总结经验;
3.2.3审核、制订标准合同文本,协助各职能部门建立标准合同文本体系,并负责管理、推行和使用监督;
3.2.4帮助、指导相关职能部门履行已签订并生效的合同;
3.2.5审核应由其审核的合同;
3.2.6根据公司要求参与重大和法律关系复杂合同的谈判、拟定、修改和签约;
3.2.7参与重大合同纠纷的处理;
3.2.8负责检查、考核各公司合同管理工作;
3.2.9负责组织合同管理人员的培训工作。
3.3项目公司综合管理部法务人员合同管理的主要职责:
3.3.1按照本规程的规定审核应由其审核的合同;
3.3.2对须报经集团公司审核的合同进行预审;
3.3.3跟踪、了解、监督其所在项目公司签订合同的履行情况;
3.3.4参与本级签订的合同纠纷的处理,并按照本规程的规定及时将纠纷处理情况向集团公司法律事务部报告。
3.4合同经办部门/项目公司的主要职责:
3.4.1负责按本规程的规定拟定合同文本;
3.4.2对本部门承办的合同指定专人负责管理;
3.4.3负责对合同相对方的主体资格、资质条件及资信进行审核;
3.4.4组织合同谈判,重大或法律关系复杂的合同谈判,必要时可申请相关合同管理部门指派人员参与;
3.4.5合同文本由合同相对方提供时,负责在报送审核前组织本级内部审核通过;
3.4.6负责合同的履行、变更、解除、验收、结算业务;
3.4.7及时解决合同履行过程中的问题,并定时向相关合同管理部门反映情况;
3.4.8发生争议的合同应及时向相关合同管理部门和有关领导汇报,参与争议处理,及时提供处理争议的有关证据。
4.合同的起草
4.1除了即时清结的合同,公司对外订立合同,必须采用书面形式。
4.2签约公司在与相对方进行合同谈判过程中,应当争取合同文本的起草权。
但与相关政府部门签订、且必须采用政府示范文本的除外。
4.3签订合同时,如果合同相对方是法人或者非法人组织的,应要求对方当事人提供必要的授权文件;签订合同的合同相对方系未成年人的,合同的签订应由其监护人监护。
4.4公司在签订合同时,应仔细考核合同相对方的履约能力,并通过工商、税务、公安等途径了解合同相对方的信用能力。
4.5公司各类业务合同原则上由合同经办部门/项目公司负责起草,起草过程中应根据合同内容征询集团公司法律事务部及相关业务管理部门的意见。
4.6本规程第2.1条中规定的2.1.1投资管理类合同、2.1.2股权管理类合同由集团公司法律事务部为主负责起草,相关业务控制部门及项目公司协助配合。
其中涉及项目投资、公司并购、重大资产处置、重大融资的,应进行必要的尽职调查。
4.7合同起草过程中,如有集团公司制定的标准合同或标准条款的,应当直接适用,并根据实际情况和需要加以补充和完善;集团公司没有相关标准合同,但政府及其他机构有示范文本的,可以参照示范文本。
4.8合同起草的具体要求:
4.8.1合同文本用语应当准确、严谨、简练、规范;
4.8.2合同当事人的姓名或者名称应当使用法定称谓,法人名称应与企业法人营业执照一致,自然人的姓名应与身份证一致;
4.8.3合同标的描述应当清楚、准确,指向唯一,不存在歧义;
4.8.4合同价款或者酬金金额,应当使用中文大写,并应当标明货币币种;
4.8.5数量、质量条款应符合国家计量法规和质量法规的规定;
4.8.6合同争议解决方式,优先选择协商和诉讼。
选择诉讼方式的,优先选择签约公司所在地人民法院管辖;
4.8.7违约责任条款,应根据不同的违约情形,分别设定具体的违约金,或者约定出现某种违约情形时,守约方损失的计算方法;
4.8.8合同中涉及的时间,应当使用标准年月日形式,其中年份不得缩写,也不得省略;
4.8.9使用集团公司标准合同或政府部门示范文本时,如存在需要选择或填充的空白栏,应在签订前填写清楚,无需约定的则填写“无”或划“/”删除。
5.合同的审核
5.1合同的审核应按照公司业务审核流程及本规程的要求报送相关合同管理部门审核。
5.2合同审核的方式分为:
OA流程审核与会议评审审核。
合同审核以OA流程审核为主要方式,但标准合同、标准条款以及疑难复杂且合同经办部门/项目公司认为需要组织评审的合同,应进行会议评审。
5.3合同审核实行分类分级管理,具体为:
5.3.1投资管理类、股权管理类合同应报集团公司法律事务部及相关业务管理部门审核;
5.3.2项目与工程前期类合同中的项目安置补偿协议、委托包干拆迁合同应报集团公司法律事务部及相关业务管理部门审核,无须报集团公司法律事务部审核的,应按规定报项目公司综合管理部门法务人员及相关业务管理部门审核;
5.3.3委托绿城设计公司以外的设计公司设计又不采用绿城设计合同标准合同的规划设计类合同,或者合同金额在100万元人民币以上的设计合同,以及涉外的设计合同应报集团公司法律事务部及相关业务管理部门审核。
无须报集团公司法律事务部评审的,应按规定报项目公司综合管理部门法务人员及相关业务管理部门审核;
5.3.4合同金额在100万元人民币以上的建设工程施工类合同应报集团公司法律事务部及相关业务管理部门审核;合同金额在100万元人民币以下(不含100万元)的建设工程施工类合同及相关咨询服务合同应按规定报项目公司综合管理部门法务人员及相关业务管理部门审核;
5.3.5材料设备采购安装类合同中合同金额100万元人民币以上的材料设备采购安装类合同,或者集团化采购协议应报集团公司法律事务部及相关业务管理部门审核;合同金额100万元人民币以下(不含100万元)的材料设备采购安装类合同应按规定报项目公司综合管理部门法务人员及相关业务管理部门审核;
5.3.6营销策划类合同中对集团公司标准合同、标准条款有修改、补充或变更的预售协议、商品房买卖合同、车库等特定空间购置协议,或者合同金额在100万元人民币以上的楼书广告合同、营销策划顾问合同应报集团公司法律事务部及相关业务管理部门审核。
无须报集团公司法律事务部审核的,应按规定报项目公司综合管理部门法务人员及相关业务管理部门审核;
5.3.7委托绿城物业管理以外的物业管理公司的又不采用绿城物业服务合同范本的物业管理类合同应报集团公司法律事务部及相关业务管理部门审核。
无须报集团公司法律事务部审核的,应按规定报项目公司综合管理部门法务人员及相关业务管理部门审核;
5.3.8财务融资类合同中由相对方拟制的借款合同、担保合同、抵押合同、委托贷款合同、财务顾问合同、信托借款合同等与财务管理、融资活动相关的合同应报集团公司法律事务部及相关业务管理部门审核,银行拟制的制式合同、格式合同除外。
无须报集团公司法律事务部审核的,应按规定报项目公司综合管理部门法务人员及相关业务管理部门审核;
5.3.9劳动人事类合同的审批按集团公司相关管理制度执行;
5.3.10资产经营管理类合同应报集团公司法律事务部及相关业务管理部门审核;5.3.11其他合同应按规定报项目公司综合管理部门法务人员及相关业务管理部门审核
5.3.12集团公司董事长、总经理、各片区执行总经理及各项目公司总经理认为有必要报送集团公司法律事务部审核的合同,以及设立或并购不满一年的项目公司签订的合同,不受合同审核分类分级管理的限制,应报集团公司法律事务部审核。
5.4直接使用标准合同的,在提交合同相对方之前无需审核。
5.5提交审核的合同应当附上相关必要的文件资料,并对相关背景情况作出说明。
提交集团公司审核的合同,还应当附上签约公司内部审核的书面意见。
参与审核合同的集团公司各职能部门,可以要求合同经办部门/项目公司补充提交相关文件资料,或要求合同经办部门/项目公司补充说明相关背景情况。
5.6合同审核的要求:
5.6.1法律风险控制部门应对合同主体的适格性进行审核,具体内容为:
a)合同相对方为法人或者非法人组织的,应要求其提供单位的营业执照以及组织机构代码证,合同相对方为自然人的,应该要求其提供身份证或户口证明;
b)对于资质登记的审核:
应审核其相关的资质证书以及该证书的有效性;
c)如合同系由合同相对方提供专业服务,还应审核对方指派的专业服务人员是否具备相关的资格;
5.6.2法律风险控制部门应对合同的内容进行审核,具体内容为:
a)法务人员应当根据国家法律、国务院行政法规以及最高人民法院的相关司法解释,依照自己所掌握的法律知识,对合同是否违反法律的强制性规定进行审核;
b)对合同内容是否符合上市公司相关规定进行审核;
c)对合同所确定的交易结构和方案的合理性、可行性进行审核;
d)对合同内容公平、公正、准确、完整性进行审查;
e)法律风险控制部门认为应审查的其他方面。
5.6.3业务控制部门应根据财务会计准则、技术规范及标准、公司的相关制度、操作规范和具体要求等进行审核。
5.6.4对合同经办部门/项目公司报审的合同,应先由业务控制部门提出审核意见,法律风险控制部门在业务控制部门提出审核意见的基础上,进行法律风险控制的审核并提出审核意见。
5.6.5法律风险控制部门审核后发现报审合同存在合法合规方面的法律风险的,有权要求合同经办部门/项目公司调整合同相关内容并向法律风险控制部门作出反馈意见。
5.6.6法律风险控制部门应当按照集团公司要求,在集团公司限时审批制度规定的管理审批时限内内审核完毕并提交书面的审核意见或直接对合同文本作出修订。
如要求合同经办部门/项目公司补充提交资料或说明情况的,则合同审核的时限相应顺延。
6.合同的签署
6.1经上述程序审核通过的合同,须按照公司现行管理审批权限报审批人审批后方可签署。
合同可由签约公司的法定代表人或其授权的人员代表公司签署。
6.2合同签署时,应当先由签约公司的法定代表人或其授权的人员签字,再加盖印章,如果合同相对方系自然人的,则应该由该自然人当面签字并按手印。
6.3保管公司公章或合同专用章的人员,应当在加盖印章之前,要求合同经办部门/项目公司提供合同的审批文件,并查验法定代表人或其授权的人员的签字,核对审核意见落实情况后,方可加盖印章。
盖章后应当在印章使用记录上登记,相关登记事项和要求按集团公司有关管理规定执行。
6.4合同文本两页以上的,应当对整份合同(包括附件)加盖骑缝章,两页按正反两面打印的除外。
合同文本中存在修改、删除之处,经合同经办部门/项目公司确定后在修改、删除处盖章确认。
7.合同的履行、变更、解除、终止
7.1合同签订生效后,由签约公司、合同经办部门或者集团公司委托项目公司负责履行,不得擅自单方面变更、解除或终止;确因特殊原因需要变更、解除或终止合同时,必须根据合同约定的形式进行,并按本规程的要求报送审核。
7.2合同经办部门/项目公司负责组织、协调我方合同义务的全面、适当履行,并督促、检查、验收、确认合同相对方合同义务的履行。
合同经办部门/项目公司应将重大合同履行的有关情况及时向集团公司汇报,投资管理类、股权管理类合同履行的有关重大情况还应通报集团公司法律事务部。
7.3合同经办部门/项目公司发现合同相对方不履行或者不全面、不适当履行合同义务时,应依照合同约定及时以书面形式向合同相对方主张相应权利。
7.4合同解除或终止的,合同经办部门/项目公司应就该合同解除、终止的相关事项形成书面报告,并按照集团公司有关规定存档。
8.合同的标准化管理
8.1为便于合同管理,本规程第2.1条中所列举的各类合同均应逐步实现标准化,制作标准合同或标准条款;
8.2标准合同或标准条款由集团公司统一制定。
本规程第2.1条中规定的投资管理类、股权管理类、资产经营管理类标准合同或标准条款由集团公司法律事务部负责拟定;集团各职能部门按照以下分工负责标准合同或标准条款的拟定工作:
a)建设工程施工类合同(含招标文件)由集团公司工程成本管理部为主负责,集团公司总工程师办公室、精装修管理部参与;
b)规划设计类合同由集团公司规划设计部负责;
c)营销策划类合同、物业管理类合同由集团公司营销策划部负责;
d)材料设备采购安装类合同由集团公司材料设备部负责;
e)财务融资类合同由集团公司资金管理中心负责;
f)劳动人事类合同由集团公司人力资源部负责。
8.3标准合同或标准条款起草完成后,由负责拟定的部门组织集团公司各职能部门进行评审,集团公司法律事务部应对标准合同或标准条款作出法律风险控制审核。
8.4经评审通过的标准合同或标准条款,由集团公司标准化委员会批准,集团公司发布。
8.5公司在签订合同过程中使用标准合同、标准条款时,若根据实际情况需要对标准合同、标准条款作出修改的,应当报送该标准合同或标准条款的拟定部门及集团公司法律事务部审核。
8.6公司在使用标准合同或标准条款过程中,发现标准合同或标准条款与法律法规相冲突或与实际情况不符的,可以提出修改意见,负责拟定的部门认为合理的,应对标准合同或标准条款进行修订,经重新评审和批准后对原标准合同、标准条款予以更新。
8.7负责拟定标准合同或标准条款的部门及集团公司法律事务部在实际工作中,发现标准合同或标准条款需要修改、补充的,应当就修改、补充的部分组织评审,经评审、批准后对原标准合同、标准条款予以更新。
9.合同管理的监督检查
9.1集团公司法律事务部负责对项目公司按照本规程执行合同管理的情况进行监督检查,检查分为定期检查和不定期抽查两种方式。
9.2合同管理的监督检查内容主要为:
a)合同的审核、审批程序是否完备,权限是否符合本规程的规定;
b)合同的签订是否规范;
c)合同的履行是否适当,履行过程中的重要事项是否有完整记录;
d)合同的争议解决是否措施得当,执行有力;
e)合同档案的管理是否规范、完整。
9.3项目公司涉及合同管理的部门应当配合集团公司法律事务部合同管理的监督检查,按照检查人员的要求说明相关事实情况、提供相关文件资料,不得拒绝、阻挠。
9.4集团公司法律事务部在检查过程中发现被检查公司的合同管理工作存在缺陷的,应当书面指出存在的问题并提出改进建议。
被检查公司应当按照改进建议完善合同管理工作,并将改进的结果报集团公司法律事务部。
9.5项目公司合同管理中存在的问题,为下一次合同管理检查的重点项目。
10.合同管理责任
10.1按照本规程参与合同管理的人员,违反本规程的规定并给公司造成或者可能造成经济损失的,由所属公司对责任人员予以批评或者处分;情节严重的,依据劳动合同的规定,解除劳动合同。
10.2因故意或者重大过失违反本规程并实际给公司造成经济损失的,视情节轻重,应当部分或者全部赔偿公司因此所遭受的经济损失。
10.3对于需要保密的合同,公司员工应当遵守公司的保密制度和合同中保密条款的规定。
泄漏合同内容的,公司有权依照规定追究相关责任人的责任。
10.4按照本规程参与合同管理的人员,其行为构成犯罪的,由司法机关依法追究刑事责任。
11.合同的档案管理
11.1合同档案的管理,按照公司现行合同档案管理制度进行管理。
12.附则
12.1本规程自2009年11月1日起实施,原相关规定与本规程不一致的,按本规程执行。
本规程施行前已提交审核的合同,按照当时的相关规定执行。
12.2本规程由集团公司法律事务部负责修订、解释。
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