房地产工程合同管理要点.docx
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房地产工程合同管理要点.docx
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房地产工程合同管理要点
合同管理规定
第一章总则
第一条为规范房地产公司合同的管理,保证房地产公司正常业务的开展和经营目标的如期实现及风险防范,特按照《中华人民共和国合同法》和有关规定,结合企业实际情形,制定本规定。
第二条本规定适应于房地产公司各单位/职能部门。
第三条本规定中的重大合同是指涉及公司重大经济利益和企业形象的合同。
一般合同指金额较高的一般业务性合同、协议等,包括销售、采购、承揽、租赁、融资、建设施工、勘探设计、技术合作、委托、运输、绿化合同样,包括合同、定单、协议、标书、备忘录等类似文件和合同原件、复印件、传真、电传、电子数据互换、电子邮件、电话原始记录等多种形式,以下均简称合同(不包括劳动合同样)。
第二章职责
第四条房地产公司法定代表人负责重大合同的审批和授权签定工作,重大合同事宜由总领导办公会或报请集团董事会研究批复。
一般合同由房地产公司总领导审批。
第五条各事业部、项目部、职能部门是相关业务工作合同的承办部门,负责合同的洽谈、起草工作,经审批、授权后,负责签定正式合同并履行。
第六条各有权签定合同的事业部、项目部、职能部门都要进行合同会审会签,会审成员一般由领导班子和相关部室、律师组成,集体研究决策,合同承办部门的主要负责人为合同的第一责任人。
第七条由于管理架构和法人体制的不对称,对外签定合同要特别注意合同主体,不明确的要咨询房地产公司律师。
第八条人力资源部是合同的归口管理部门,负责合同进程的管理、监督、存档工作。
第三章合同的洽淡、起草
第九条房地产公司(各专业公司)的资产(金)出租、租赁、出售、借贷、担保、技术合作、项目合作、各类生意合同、委托合同、建设工程勘探、设计、施工、发包和分包等任何合同、协议、意向等(以下简称合同)所有的经济活动均必需签定书面的合同;标的额较小且能够及时清结的除外。
第十条合同签定前,应做好市场调查、市场预测,制定谈判方案或拟制意向合同、草案。
审查签约对象是不是具有合法民事主体资格,具有相应的民事权利能力和民事行为能力,身份证件、营业执照、注册资本、银行存款、技术和生产能力、经营信用、产品质量履约能力和履约信用等情形。
对法定代表人、法人工作人员和委托代理人是不是有代理权、代理范围、代理期限等情形进行审查,以肯定其是不是具有拟签合同的履行能力和独立承担民事责任的能力。
第十一条各事业部、项目部、职能部门按照业务工作需要,负责与业务合作方进行合同的洽谈。
合同洽淡应由具有洽谈经验而且具有相应技术、经济和法律知识的人员负责,应严格依据《合同法》的要求和公司实际,遵循公平、互利的原则,洽谈时应充分了解公司的需求和顾客的要求,必要时应提供相应的图纸、资料、样品等作为附件。
洽谈内容应全面详细,条款内容必需具有合法性,不能违背法律法规的规定,不能利用合同进行违法活动。
合同条款要完备、表述准确,具有当事人的名称或姓名和居处,标的,数量,质量,价款或报酬,履行的期限、地址和方式,违约责任,解决争议的办法等大体条款。
第十二条洽谈两边就合同内容达到一致后,由洽谈人将合同内容进行起草。
起草时,严格遵遵法律、法规和有关规章制度,做到标的明确、平等互利、内容齐全、条款完备、责任明确、用语规范周密;一般情形下,力求争议管辖地约定在我方所在地。
如属对方起草,洽谈人应按上述要求进行审查和修改。
第四章合同的审查、评审、批准、签定
第十三条合同的审查
合同起草后,合同承办部门负责人应对起草的合同内容逐项审查,避免出现书写、计算、要求不明确,样品(或资料)与合同内容不符等方面的错误。
第十四条合同的评审
所有合同必需按规定程序进行会审;需要相关事业部、项目部、职能部门一路配合履行的合同,必需由相关事业部、项目部、职能部门对合同内容进行会审。
会审对象为拟签定的合同文本和有关资料。
会审时刻为合同正式签定之前。
会审办法:
合同的承办事业部、项目部、职能部门提出会审申请,并组织进行会审。
会审一般由合同经办人、相关负责人、财务负责人、本钱管理部、部门主要负责人、律师等参加(具体参加人员见附件1),重大合同会审须总领导参加。
会审完毕后填写《签定合同评审/审批单》,进行会签,并报总领导签批。
对会审不合格的合同内容,由合同起草(承办)部门负责现场修改或会签修改意见,重大合同或修改意见较多、需进一步落实或洽谈的,由合同起草(承办)部门从头组织会签。
各参与会审人员,必需严格、细致、认真,实事求是,以保护公司的利益为准则并对所会审内容的正确性、合法性、可履行性负责,并做好保密工作。
第十五条合同的批准
合同由房地产公司法定代表人或委托代理人签定。
对外担保、借贷、抵押、对外投资的合同由财务部拟定报集团审核、报董事长批准后,集团财务部备案;
所有合同必需经会签并授权后,委托代理人方可与对方签定正式合同。
未经批准和授权,对外以公司或个人名义签定的合同,公司不予承认,不承担任何法律责任。
任何合同发生问题造成损失,依照集团“责任事故追究制度”对相关责任人进行处置。
第十六条重大合同的授权签定权归集团公司。
由合同承办部门持合同文本和《审批单》及会审记录报集团公司审查指示并授权。
第十七条所有合同签定时,两边必需加盖公章或合同章。
公司各公章、合同章、印鉴持有部门,对外加盖有关合同印章时,必需认真审核合同原件与评审记录和授权委托书的一致性,做好盖章记录,手续不全一概不得加盖章章。
第十八条为提高效率,简化程序,在特殊情形下,合同的洽谈、起草、审查、会审、批准可归并运行,不得因程序要求过细而延误合同签定。
第十九条按照国家有关法律法规规定,需要有关专门机关进行批准、记录、备案或公证的合同,由合同承办部门负责办理相关手续。
第五章合同的履行
第二十条合同签定后,由合同承办部门将合同内容送达与履行合同有关的部门,并将合同义务分解落实。
所涉及事业部、项目部、职能部门必需严格按合同要求履行,不得擅自单方变更、修改、解除或终止。
第二十一条本钱管理部、人力资源部对履约情形进行监督、检查。
第二十二条合同在履行进程中,发觉显失公平、有误和对方有讹诈行为,严峻损害公司利益的,应及时与对方协商变更或解除合同,并当即采取有效办法,制止不良后果的发生,必要时可申请仲裁机关或人民法院予以变更或解除。
第二十三条因各类因素致使合同(全数或部份)无法或无力履行,必需及时处置,并向上一级领导汇报。
第六章合同的变更、解除及违约和纠纷的处置
第二十四条合同在履行进程中,如要变更或解除,必需依照《合同法》的要求,经有关领导同意后,组织有关部门对变更内容进行会审后方可执行。
第二十五条合同违约必需依法承担违约责任。
对方违约由合同承办部门和公司律师对违约金及补偿金追偿;我方违约由合同承办部门和所在事业部、项目部、部室负责人查清责任,经公司本钱管理部和律师审核、总领导指示后,方可按规定办理违约金支付和补偿手续。
合同履行中一方或两边违约,必需上会研究处置方式并透明操作,严禁私下处置或交易。
不然,对相关责任人进行严肃处置。
合同履行中发生纠纷应及时处置并报房地产公司,不能超过法定诉讼时效。
不然因此而造成损失将追究相关责任人的责任并予以惩罚。
第七章合同的管理
第二十六条人力资源部是合同的归口管理部门。
所有合同必需按如下程序进行传递和管理:
一、所有合同须对方签章后,我公司再予以签章。
我公司至少保留四份原件。
二、合同正式签章时,合同原件及其附件(含会审记录表、授权委托书等)留人力资源部三份(其中一份转财务部一份转本钱管理部备案)存档。
合同承办事业部、项目部、职能部门可保留复印件,并做好记录,并成立合同台帐。
3、对合同要按照性质别离编号存档,做到整齐、无破损、有序,便于检索。
保留时,应增强防范办法,防丢失、防潮等。
若出现合同丢失等现象,将追究管理人员责任。
第二十七条所有合同均属商业秘密,未经分管领导同意,不得对别传阅、查阅、复印、剽窃等;任何单位和个人专门是类似法院、非我集团的律师等的查阅,必需经分管领导批准,总领导人力资源部审查同意。
第二十八条所有合同应长期保留,不得销毁。
第八章奖罚原则
第二十九条有下列情形之一者,房地产公司依法或依据规定对责任人追究法律和经济责任:
一、违法和违背规定签定合同的;
二、弄虚作假,徇私舞弊、以非法手腕谋取财物的;
3、签定合同不规范或条款不全,为合同履行造成障碍或发生纠纷的;
4、没有代理权、超越代理权或代理权失效后签定合同的;
五、没有对合同方进行资信调查或审查不认真、不准确的;
六、由于管理部门或承办部门及个人责任原因造成我方违约的;
7、对方违约为房地产公司造成损失未及时追究的或超过诉讼时效的;
八、应签定合同但未签定,给公司带来损失的;
九、合同未审查、没有按规定会签评审或评审不认真、不细致带来损失的;
10、未经批准且授权签定合同的;
1一、未按规定及时将合同进行传递,并分解落实的;
1二、合同管理不善,致使合同丢失,损坏的;
13、其他原因造成房地产公司损失的。
第三十条合同承办人员或合同管理人员在合同签定、履行或纠纷的处置进程中,为房地产公司避免或挽回经济损失的,由房地产公司按照情形给予适当奖励。
第三十一条奖惩事项由各单位/职能部门以不同形式向公司向人力资源部审报并核实后,报房地产公司研究后进行奖惩处置。
第九章附则
第三十二条本规定由房地产公司人力资源部负责解释。
第三十三条本规定自下发之日起开始执行。
为增强集团对合同的规范化管理,有效的预防或避免合同纠纷的发生,现对集团《合同管理制度》,做以下补充规定:
一、自2007年3月01日起,集团,凡对外签定的标的额在5万元以上的各类合同(有些涉及金额小、但可能对企业影响较大的合同,建议列入送审范围),必需送法律办公室评审。
标的额在5万元以下的合同,由各企业自主决定是不是送审。
经评审提出意见后,合同送审部门应当依照提出的意见进行修改。
修改完毕后,在正式签定合同前,必需将修改后的合同从头送法律办公室复核;经法律办公室复核,加盖“合同审核专章”并经评审人签字后,方可对外签定。
各相关单位的公章管理人员,在对合同加盖公章前,应当检查需加盖公章的合同是不是已加盖“合同审核专章”,不然,不准加盖公章。
如不按上述规定将合同送审或未经复核就对外签定合同,每份扣2分。
因此而出现合同纠纷、造成公司损失,对相关责任人按《集团责任事故追究制度》追究经济或行政责任。
若通过法律处审核的合同,仍然发生合同条款纠纷,造成的损失由法律处负责。
二、指定专人专职或兼职从事合同管理。
3、法律办公室保证在收到合同48小时内完成合同的审核;如企业有要求,经提前沟通后,法律处人员可到现场当面评审;超期没有完成评审,每份天天扣法律人员2分。
合同管理要点
一、合同的概念
是指两边或多方当事人关于设立、变更、终止民事法律关系的协议。
二、建设工程合同的概念
指在工程建设进程中,发包方与承包方依法订立的、明确两边权利义务关系的协议。
建设工程施工合同(示范文本)》(以下简称《施工合同文本》)。
适合各类公用建筑、民用住宅、工业厂房、交通设施及线路管理的施工和设备安装合同的样本。
《施工合同文本》由《协议书》、《通用条款》、《专用条款》三部份组成,并附有三个附件:
附件一是《变更及签证管理制度》、附件二是《合同付款所需提交文件明细》、附件三是《技术标准及交楼标准》、附件四是《廉洁合作协议》、附件五是《总包服务工作内容》、附件六是《工程质量缺点保证书》。
三.合同审查的要点
一、合同的合法性。
包括:
当事人有无签定、履行该合同的权利能力和行为能力;合同内容是不是符合国家法律、政策和本制度规定。
二、合同的周密性。
包括:
合同应具有的条款是不是齐全;当事人两边的权利、义务是不是具体、明确;文字表述是不是确切无误。
3、合同的可行性。
包括:
当事人两边专门是对方是不是具有履行合同的能力、条件;估计取得的经济效益和可能承担的风险;合同非正常履行时可能受到的经济损失。
四、合同的主体
订立合同的主体必需是公司及所属各公司中具有法人资格,能独立承担民事责任的组织,其他部门、机构、分公司等不得擅自签定合同。
主体必需齐全和提供:
企业法人营业执照、安全生产许可证、企业资质证书,比较重要项目还应提供税务记录证、近三年财务报表(资产欠债表、利润表、利润分派表)、近三年完成类似项目情形(实地考察)等。
订立合同前,应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查,不得与不能独立承担民事责任的组织签定合同,也不得与法人单位签定与该单位履约能力明显不相符的经济合同。
公司一般不与自然人签定经济合同,确有必要签定经济合同,应经公司总领导同意。
五、合同的形式
一、订立合同,除即时交割的简单小额经济事务外,应当采用书面形式。
“书面形式”是指合同书、补充协议、公函信件、数据电文(包括电报、传真、电子邮件等),除情形紧急或条件限制外,公司一般要求采用正式的合同书形式。
六、合同的内容
一、当事人的名称、居处:
合同抬头、落款、公章和对方当事人提供的资信情形载明的当事人的名称、居处应维持一致。
最好要写明法人固定电话和法人委托人的固定电话和电话号码。
二、合同标底:
合同标底应具有唯一性、准确性,生意合同应详细约定规格、型号、商标、产地、品级等内容;服务合同应约定详细的服务内容及要求;对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。
3、数量:
合同应采用国家标准的计量单位,一般应约定标的物数量,常年经销合同无法约定确切数量的应约定数量的肯定方式(如电报、传真、送货单、发票等)。
4、质量:
有国家标准,部门行业标准或企业标准的,应约定所采用标准的代号;化工产品等能够用指标描述的产品应约定主要指标要求(标准已涵盖的除外);凭样品支付的应约定样品的产生方式及样品寄存地址。
五、价款或报酬:
价款或报酬应在合同中明确,采用折扣形式的应约定合同的实际价款;价款的支付方式如转帐支票、汇票(电汇、票汇、信汇)、托收、信用证、现金等应予以明确;价款或报酬的支付期限应约定确切日期或约定在必然条件成绩后多少日内支付。
六、履行期限、地址和方式
履行期限应具体明肯定,无法约定具体时刻的,应在合同中约定履行期间的方式;
合同履行地址应力争作对本方有利的约定,如生意合同一般约定交货地址为本公司仓库或本公司的居处地;约定具体地名的应明确至市辖区或县一级;
生意合同在合同中一般应约定交付的手续,即合同履行的标志,如托运单、仓库保管员签单等。
7、合同的担保
合同中对方当事人要求提供担保或本方要求对方当事人提供担保的,应结合具体情形按照《担保法》的要求办理相关手续。
八、合同的解释
合同文本中所有文字应具有排它性的解释,对可能引发歧义的文字和某些非法定专用词语应在合同中进行解释。
九、保密条款
对技术类合同和其他涉及经营信息、技术信息的合同应约定保密许诺与违背保密许诺时的违约责任。
10、合同联系制度
履行期限长的重大经济合同应当约定合同两边联系制度。
1一、违约责任
按照《合同法》作适当约定,注意合同的公平性。
前期有一个报导:
购房贷款差5分钱,三年以后700元。
银联卡没按期还必然数量款的情形下,一样差5分钱可能三年后得还款3万元,利息分两部份一是消费总额算至今天的利息,而是欠缺部份征收的惩罚性利息3%。
格式合同,霸王条款。
出现欠款就影响你个人信用,以前是一生,此刻调至五年。
1二、解决争议的方式
解决争议的方式可选择仲裁或起诉,选择仲裁的应明确约定仲裁机构的名称,两边对仲裁机构不能达到一致意见的,可选择第三地仲裁机构。
应尽可能选择我司所在地法院。
七签定合同的工作程序
一、签定合同前,业务人员或公司指定的其他谈判人员对方当事人的有关情形进行审查,并复印对方当事人的法人营业执照及专业资格证书留存。
合同承办人签定合同,必需先办理授权委托书,明确授权范围和权限。
XX委托或超出授权范围签定的合同为无效合同,由承办人承担责任。
二、采购合同,由主办业务人员与对方当事人商谈后拟好合同条款,附合同会审表报总领导审批,由办公室编写合同编号并加盖合同专用章。
3、合同一式八份,正式签定后,合同文本除本钱部自行保管外,应当随合同会审表、招标文件、技术标准交存公司人力备案(正本),一份转交财务,一份转交项目。
4、合同应分级审批。
特别重要合同或对公司影响较大的合同应经董事会审批。
造价1000万元以上的合同应经董事长审批。
500万元以上合同应经地产领导会审批。
500万元以下合同应签呈形式由本钱、计划、项目、分管副总、财务、总领导审批。
八合同交底
合同签定后,合同中三要素最重要:
工程价款的管理、工程质量的管理、工程进度的管理。
合同起草部门要联同招标文件、技术标准、合同、厂家资信等资料一并书面交递给项目公司。
(一)、合同中工程价款的管理
1.工程预付款建议除特殊情形外一概不要采用预付款的形式,可设有条件的预付款模式。
如人员进场、部份材料进场等前提条件。
(1)工程预付款的计算
(2)工程预付备料款的拨付
(3)工程预付备料款的扣回
2.工程进度款
(1)工程款的计量(工程量的确认)项目把好付款节点。
结算前进程付款不该超出85%。
顶账时应特别注意。
(2)工程款的复核与支付(工程款进度款支付)
3.工程变更价款
(1)工程变更价款处置变更价款合同应标明是不是列入进度付款?
(2)工程价款的调整
(3)变更合同价款调整原则
4.完工结算编制与工程价款的结算
(1)完工结算的编制方式完工结算应与完工资料同步进行。
(2)完工结算审查的期限
(3)工程完工价款结算
5.保修费用的处置
(1)保证金的预留比例、期限。
5%-10%
(2)缺点责任期的期限及计算方式。
(3)缺点责任期内出现缺点的索赔方式。
(二)、合同中工程质量的管理
一、标准、规范和图纸
(1)发包人提供图纸
发包人应当依照专用条款约定的日期和套数向承包人提供图纸。
总包单位含三套完工图计八套,项目、监理、计划技术、本钱、造价单位计五套,外协结构、建筑约计2套共计15套。
计划技术同设计院签定合同时应明确。
(2)承包人提供图纸
承包人应当在其设计资质允许的范围内,按工程师的要求完成这些设计,经工程师确认后利用,发生的费用由发包人承担。
2.材料设备供给质量控制
(1)材料设备的质量及其他要求
a.材料生产和设备供给单位应具有法定条件
b.材料设备质量应符合要求
c.材料设备或其包装上的标识应符合的要求
(2)发包人供给材料设备时的质量控制尽可能少供或不供材料,供货质量、数量、及时程度。
a.两边约定发包人供给材料设备的一览表
b.发包人供给材料设备的清点
c.材料设备清点后的保管
d.发包人供给的材料设备与约定不符时的处置
e.发包人供给材料设备的从头查验
3.工程验收质量控制
(1)工程质量标准
(2)施工进程中的检查和返工
(3)隐蔽工程和中间验收
(4)从头查验
(5)工程试车
(6)完工验收
4.保修
(1)质量保修书的内容
(2)工程质量保修范围和内容
(3)质量保修期
(4)质量保修责任
(三)合同中工程进度管理
1.施工预备阶段的进度控制
(1)合同两边约定合同工期图纸、手续完备后,签定合同。
合同中明确约定分部份项工程进度,且与进度款支付挂钩。
(2)承包人提交进度
(3)工程师对进度计划予以确认或提出修改意见
(4)其他预备工作
(5)延期动工要说面下达。
2.施工阶段进度控制
(1)监督进度计划的执行项目公司每一个月单独汇报合同进度与现场进度对比情形。
(2)暂停施工要说面下达。
(3)工程设计变更
(4)工期延误
3.完工验收阶段进度控制
(1)完工验收的程序
a.承包人提交完工验收报告宜设立竣前检查付款节点。
b.发包人组织验收
(2)发包人要求提前完工
九、公司合同的履行
1、合同依法成立,既具有法律约束力。
一切与合同有关的部门、人员都必需本着“重合同、守信用”的原则。
严格执行合同所规定的义务,确保合同的实际履行或全面履行。
工程款支付?
2、合同履行完毕的标准,应以合同条款或法律规定为准。
没有合同条款或法律规定的,一般应以物资交清,工程完工并验收合格、价款结清、无遗留交涉手续为准。
3、总领导、副总领导、财务部及有关部门负责人应随时了解、掌握合同的履行情形,发觉问题及时处置或汇报。
不然,造成合同不能履行、不能完全履行的,要追究有关人员的责任。
4、公司及所属公司应当依照合同约定全面履行自己的义务,并随时催促对方当事人及时履行其义务。
五、在合同履行进程中,对本公司的履行情形应及时做好记录并经对方确认。
六、在履行合同进程中,经办人员若发觉并有确切证据证明对方当事人有下列情形之一的,应当即中止履行,并及时书面上报公司处置,并报总领导。
a、经营状况严峻恶化;
b、转移财产,抽逃资金,以逃躲债务;
c、丧失商业信用;
d、有丧失或可能丧失履行债务能力的其他情形;
十、合同的变更、解除
1、在合同履行进程中,碰着困难的,第一应尽一切尽力克服困难,尽力保障合同的履行(合同处置不好两败俱伤)。
如实际履行或适当履行确有人力不可克服的困难而需变更,解除合同时,应在法律规定或合理期限内与对方当事人进行协商。
2、对方当事人提出变更、解除合同的,应从保护本公司合法权益动身,从严控制。
3、变更、解除合同,必需符合《合同法》的规定,并应在公司内办理有关的手续。
4、变更、解除合同的手续,应按本制度规定的审批权限和程序执行。
5、变更、解除合同,一概必需采用书面形式(包括当事人两边的信件、函电、电传等),口头形式一概无效。
6、变更、解除合同的协议在未达到或未批准之前,原合同仍有效,仍应履行因变更、解除合同而使当事人的利益蒙受损失的(除法律允许免责任的之外),均应承担相应的责任,并在变更、解除合同的协议书中明确规定。
7、在合同履行期间由于客观原因需要变更或解除合同的,须经两边协商,从头达到书面协议,新协议未达到前,原合同仍然有效。
本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书后,应当在规定的期限内作出书面回答(但特殊情形经两边一致同意的例外)。
8、以变更、解除合同为名,行以权谋私、假公济私之实,损公肥私的,一经发觉,从重办处。
九、存在下列情形之一的,本方能够单方解除合同
a、因不可抗力致使不能实现合同目的;
b、在履行期限届满之前,对方明确表示或以自己的行为表明不履行主要债务;
c、对方迟延履行主要债务,经催告后在合理期限内仍未履行;
d、对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的;
e、法律规定的其他情形。
10、变更或解除经济合同的协议应依照合同签定程序报原审批人员批准。
法律、行政法规规定变更合同应当办理批准记录等手续的,应依法及时办理;
十一、合同纠纷的处置
1、合同在履行进程中如与对方当事人发生纠纷的,应按《合同法》等有关法规和本《制度》规定妥帖处置。
2、合同纠纷由有关业务部门与律师负责处置,经办人对纠纷的处置必需具体负责到底。
3、处置合同纠纷的原则是:
a、坚持以事实为依据、以法律为准绳,法律未规定的,以国家政策或合同条款为准。
b、以两边协商解决为大体办法。
纠纷发生后,应及时与对方当事人友好协商,在既保护本公司合法权益,又不侵犯对方合法权益的基础上,互谅互让,达到协议,解决纠纷。
c、因对方责任引发的纠纷,应坚持原则,保障我方合法权益不受侵犯;因我方责任引发的纠纷,应尊重对方的合法权益,主动承担责任,并尽可能采取补救办法,减少我方损失;因两边责任引发的纠纷,应实事求是,分清主次,合情合理解决。
4、在处置纠纷时,应增强联系,及时通气
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- 房地产 工程 合同 管理 要点