电子验印管理实施细则模版.docx
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电子验印管理实施细则模版
电子验印
管理实施细则(试行)
第一章 总则
第一条为规范电子验印业务管理,防范支付结算风险,保证电子验印系统安全、高效率运行,依据有关总行《中国**银行电子验印业务管理办法》和有关规定,结合电子验印系统的操作要求,拟定本实施细则。
第二条 本实施细则涉及专用术语
(一)电子验印系统是指采用电子信息技术,使用图像采集设备提取、保存客户预留银行印鉴图像,并可将其与票据等凭证所载印鉴比对并进行真伪鉴别的系统。
电子验印系统一般由图像采集设备、电子印鉴存储设备、验印PC及有关网络组建。
(二)电子印鉴库是指通过电子验印系统集中存放客户预留印鉴对应电子印模的数据库,统一存放于*分行后台。
(三)建模或建库是指使用电子验印系统专用图像采集设备扫描客户提交的预留印鉴卡片,将客户预留印鉴影像及有关重要信息保存在电子印鉴库中,并作为印鉴核验依据的操作。
(四)电子验印业务是指使用电子验印系统将票据等凭证所载印鉴与电子印鉴库中相应电子印模比对,以辨别真伪的操作。
(五)印鉴管理集中点是指集中进行电子印鉴扫描新增、变更等操作处理的机构。
第三条本细则所称电子验印业务主要包括建模操作、电子验印及有关的管理工作。
第四条本细则适用于**银行***分行辖属各级对公会计管理及营业机构。
第二章职责分工
第五条会计部门职责
(一)*行会计部负责依据有关总行关于制度和办法,结合本行实际,拟定业务管理实施细则;负责牵头辖内电子验印系统在前台网点的推广应用;负责电子验印业务的监督检查、业务培训以及日常管理工作;负责验印系统需求的搜集和上报工作。
(二)二级分行会计部负责辖内电子验印业务培训、监督检查以及日常管理工作;负责辖内电子验印系统在前台网点的推广应用。
第六条 营运管理部门职责
(一)*行营运管理部负责电子验印系统在后台的所有验印处理;负责二级分行印鉴管理集中点及*地区电子验印系统柜员和机构的维护;负责*地区辖属网点客户预留银行印鉴的集中建库工作;协助配合开展电子验印系统在辖内前台网点的推广应用等。
(二)二级分行营运管理部门设置印鉴管理集中点,负责辖内网点客户预留银行印鉴的集中建库工作;负责印鉴卡后台保管模式下实物印鉴卡的保管和管理;负责辖内电子验印系统操作员的维护;协助配合开展电子验印系统在辖内前台网点的推广应用。
第七条 *经营管理部职责
*经营管理部负责*地区辖属网点电子验印业务培训、监督检查以及日常管理工作;负责*地区电子验印系统在前台网点的推广应用;协助配合*行营运管理部做好*地区辖属网点客户预留银行印鉴的集中建库工作。
第八条信息技术部门职责
*行信息技术部负责电子印鉴服务器的维护、监控、网络支持等日常技术管理;协助配合开展电子验印系统在辖内前台网点的推广应用。
二级分行信息技术部负责辖属网点系统软件的升级维护、硬件的配置、维护与更新等日常技术支持与管理;负责辖内电子验印系统的技术培训;协助配合开展电子验印系统在辖内前台网点的推广应用。
第九条营业机构职责
(一)负责将审核无误、符合建库质量要求的客户预留银行印鉴卡及时传送至印鉴管理集中点,由印鉴管理集中点录入电子印鉴库;
(二)负责印鉴卡前台保管模式下实物印鉴卡片的保管和定时检查;
(三)负责使用电子验印系统进行关于支付凭证的验印审核;
(四)负责本机构电子验印系统所有硬件的使用、维护和保养。
第三章基本规定
第十条 我行采取印鉴管理集中点集中建模模式,*地区和各*分行各设置一个印鉴管理集中点。
第十一条 建模印章包括客户公章、财务专用章、个人名章或签字等。
第十二条营业机构对实物印鉴卡所盖印鉴质量以及预留印鉴的真实性、合法性、完整性负责。
第十三条人民币单位银行结算账户收付款,单位定时存款、单位保证金存款账户支付,客户对账单回单核验,以及其他需要审核预留印鉴的对公业务可使用电子验印系统代替传统的手工折角验印进行印鉴核验。
第十四条使用电子验印系统核验印鉴遵循“系统自动判断验印为主,人工判断验印为辅”的操作原则,即对于常规印鉴核验业务以电子验印系统自动判断结果为准,但对于大额票据、系统自动识别验印和人工辅助定位系统自动识别验印不通过的票据还需基于系统进行人工判断验印。
第十五条电子验印依据有关验印处理所在区域不同可分为前台网点验印或后台集中点验印;依据有关验印方式不同可分为逐笔验印或批量验印。
第十六条 电子验印系统操作员岗位
电子验印系统操作员一般包括系统管理员岗、业务主管岗、印鉴维护录入岗、印鉴维护复核岗、印鉴核验岗。
(一)系统管理员岗:
该岗位主要从事系统管理,由一级分行集中管理点指定专人担任。
权限设置为系统管理权限(包括主管岗柜员管理、系统设置、凭证类型管理、账户类型管理、权限管理、机构管理、平台设置、授权权限等)。
(二)业务主管岗:
该岗位主要从事本机构其他岗位人员管理、授权管理、查询统计等工作,每个印鉴管理集中点和营业机构各指定1-2名专人担任。
权限设置为授权和报表统计权限(包括验印凭证日志查询、验印单枚章日志查询、印鉴卡查询、账户变更日志查询、系统日志查询、凭证日志查询、凭证查询及管理等)。
(三)印鉴维护录入岗:
该岗位主要从事电子印鉴库建模操作及管理,由印鉴管理集中点印鉴管理人员担任。
权限设置分为印鉴管理录入权限(包括开户、变更、修改、销户、销户恢复、删除、抽卡、年终结转、全图像验印、单枚章验印等)和报表统计权限(印鉴卡查询、账户变更日志查询、验印单枚章日志查询、验印凭证日志查询、凭证日志查询、验密日志查询等)。
每个印鉴管理集中点设置1-2名人员担任印鉴维护录入岗。
(四)印鉴维护复核岗:
该岗位主要从事电子印鉴库建模复核工作,主要由印鉴管理集中点印鉴管理人员担任。
权限设置分为印鉴管理复核权限(包括复核、全图像验印、单枚章验印、单枚公章验印等)和报表统计权限(印鉴卡查询、账户变更日志查询、验印单枚章日志查询、验印凭证日志查询、凭证日志查询、凭证查询及管理、验密日志查询等)。
每个印鉴管理集中点设置1-2名人员担任印鉴维护复核岗。
(五)印鉴核验岗:
该岗位主要从事印鉴核验、印鉴查询等工作,由营业网点及后台业务集中处理点验印人员担任。
权限设置为审核验印权限(包括全图像验印、单枚章验印、单枚公章验印等)和报表统计权限(印鉴卡查询、账户变更日志查询、验印单枚章日志查询、验印凭证日志查询、凭证登记、凭证日志查询等)。
每个营业机构可视业务量、网点布局情形设置不超过5名人员担任印鉴核验岗。
第十七条印鉴维护录入岗、印鉴维护复核岗、印鉴核验岗为不相容岗位,有关操作人员不得兼任。
业务主管岗不得办理印鉴维护录入、复核、印鉴核验等详细业务。
第十八条 操作员维护管理
(一)电子验印系统操作员代码统一为10位,编排规则为:
“6位分行或地区识别代码+1位岗位编号+3位顺序号”。
岗位编号为:
0-系统管理员岗,1-业务主管岗,2-印鉴维护录入岗,3-印鉴维护复核岗,4-印鉴核验岗。
(二)电子验印系统各使用机构如增加、变更、删除本系统操作员,需由核算主体行按账务调整流程填写《会计事项及账务调整申请书》,注明操作员姓名、操作员代码、权限级别等信息,经二级分行会计部核批后,由印鉴管理集中点进行相应维护。
*地区操作员调整参照上述要求经*地区直属支行核批后报*行营运管理部进行维护。
第四章 建模管理
第十九条 电子印鉴库建模对实物印鉴卡的盖章要求
(一)印章字迹笔画及边框清晰、完整、均匀,无断笔(作暗记的除外);印章笔画连续自然,未能有涂抹、化水、空洞等失真现象;
(二)印章轮廓内未能有与印鉴内容无关的干扰或杂质;
(三)印章未能盖在印鉴卡的边框上,未能盖在其它字迹上,印章间应留有一定空隙;
(四)印油适中,颜色基本一致;
(五)手签字应签在空白处,未能与其他印章或边框相连接,手签字之间应留有一定空隙;
(六)客户预留印鉴不得使用原子印章。
第二十条 电子验印系统的建模管理模式
电子验印系统的建模采用印鉴卡正卡采集、副卡复核方式实现,依照“换人换卡采集复核”的原则双人操作。
我行采用“后台采集、后台复核”模式。
“后台采集、后台复核”模式是指客户申请开户后,营业网点将预留印鉴卡片正副卡同时封装交后台印鉴管理集中点。
印鉴管理集中点印鉴维护岗位人员分别依据有关印鉴卡正卡、副卡进行建模并核对。
第二十一条“后台采集、后台复核”模式建模处理流程
(一)营业网点受理客户提交的预留印鉴卡片,审查正副卡是否一致、账户名称与预留印鉴名称是否一致、盖章是否清晰、印鉴卡背面是否加盖单位公章、加盖位置是否准确、要素填写是否完整、所附材料是否齐全、印鉴变更是否连续等内容,营业网点对印鉴卡片真实性、合规性、完整性负责。
(二)营业网点账户管理人员填制“中国**银行***分行电子印鉴建库清单”(见附件1,以下简称建库清单)一式两联,经会计主管审核无误后,将两联清单和上交的印鉴卡正、副卡一并装入印鉴卡传递专用包或专用信封,另一联印鉴卡副卡交专人保管。
使用印鉴卡传递专用包的,应使用卡片锁双人封装;使用专用信封的,应双人封装并在上下封口及背面粘贴处加盖1号业务用公章及经办人名章。
印鉴卡传递专用包或专用信封可放入凭证包或派人于当天至迟次日上午传递到印鉴管理集中点建模。
印鉴卡传递过程中涉及实物转移的,有关人员应在《中国**银行会计资料文件资料交接登记簿》上交接签收。
(三)印鉴管理集中点收到网点传来的印鉴卡传递专用包或专用信封,检查封包和骑缝章完好后双人开包或开封,将印鉴卡与“建库清单”进行仔细核对,并审查单位预留印鉴是否规范清晰、印鉴卡实物号码与CCBS系统中登记的印鉴卡号码是否一致等。
开户机构上交的印鉴卡如与“建库清单”不符或不符合建模要求,印鉴管理集中点在清单上注明原因将印鉴卡双人封装后退回。
(四)印鉴管理集中点核对无误后做好登记,印鉴维护录入岗依据有关正卡在电子验印系统中录入印鉴印模,印鉴维护复核岗使用副卡对已录入的印鉴卡印模进行复核,履行后共同在“建库清单”上签章;然后将一联“建库清单”加盖业务用公章后和印鉴正副卡一并双人封包并在骑缝处双人签章,填写《中国**银行会计资料文件资料交接登记簿》交传递人员签收后退回开户机构。
(五)开户机构收到印鉴管理集中点返回的一联“建库清单”和印鉴卡正副卡,印鉴卡按规定保管或封存,“建库清单”专夹保管、定时装订。
(六)有条件的分行,可由印鉴管理集中点集中封存保管印鉴卡正副卡,不再返回网点。
采用印鉴管理集中点封存保管实物印鉴卡的,开户机构应将三联印鉴卡一并传递到印鉴管理集中点。
开户机构收到印鉴管理集中点返回的一联“建库清单”后专夹保管、定时装订。
第二十二条印鉴变更及销户
印鉴变更涉及的印模修改等处理流程比照新开账户建模流程办理。
组合印鉴客户如仅需对预留印鉴中的某一个人名章进行替换性变更(含),可仅重新预留该枚个人名章,无需重新预留整套预留印鉴。
客户账户信息变更时,营业网点应填写“中国**银行***分行电子印鉴建库清单”,及时将客户信息变更申请书复印后封包送印鉴管理集中点维护。
客户申请销户时,营业网点应依照账户管理有关要求为客户办理有关手续,填写“中国**银行***分行电子印鉴建库清单”并及时将客户销户申请书复印后封包送印鉴管理集中点进行印鉴注销处理。
第二十三条 共用印鉴的处理
同一客户的多个账户共用一套预留印鉴的,建模时要通过电子印鉴库建立不同账户共用印鉴的关联关系。
第二十四条建库时间要求
开户机构留存的客户印鉴卡(正卡和副卡)应在预留当天至迟次日上午传递至印鉴管理集中点。
收到印鉴卡后,印鉴管理集中点应及时进行建库操作,确保在印鉴启用日前建库完毕,避免因建库不及时影响业务办理;变更及销户的,开户机构也按上述时间要求申请印鉴管理集中点进行相应维护,保证电子印鉴库数据与CCBS账户信息一致。
第二十五条 印鉴卡及有关资料文件资料保管
(一)对已采集电子印鉴的实物印鉴卡片,返回开户机构保管的,可按季对卡片进行封存保管。
卡片封存前,三联印鉴卡应在会计主管监督下由印鉴卡保管人员双人清点核对并依照印鉴卡号码排序统一封包后入保险柜或金库保管,未交金库保管前暂由网点会计主管保管,有关人员应在封包上签字,注明封存日期、封存印鉴卡片账号清单等信息。
未履行封存的印鉴卡,应依照现行印鉴卡管理方式分人保管,并定时检查核对。
(二)对已采集电子印鉴的实物印鉴卡片,由印鉴管理集中点保管的,应当天及时对卡片进行封存保管。
卡片封存前,印鉴正副卡分别由专人入柜(箱)保管。
封存时,三联印鉴卡应在业务主管岗监督下由印鉴卡保管人员双人清点核对并统一塑封后入保险柜或金库保管,有关人员应在封包上签字,注明封存日期、封存印鉴卡片账号清单等信息。
(三)网点和印鉴管理集中点分别按月打印“账户变更清单”(网点只打印本机构、印鉴管理集中点打印全辖),与专夹保管的“建库清单”依照时间顺序一并按年装订,保存期五年。
(四)封存保管的印鉴卡片,开户机构会计主管或印鉴管理集中点业务主管应每年检查核对一次。
印鉴卡片封存期间,涉及印鉴变更、注销等操作的,不再抽取实物印鉴卡片。
印鉴管理集中点或开户机构每年年初十个工作日内应统一安排双人依据有关“建库清单”对已封存的印鉴卡拆包抽卡,分别抽出上一年度已注销、已变更的旧印鉴卡正卡和副卡随凭证上交,凭证封面日期为上年1**月31日,柜员号为虚拟柜员920,柜员名称为“电子验印业务印鉴卡片”,并对其他印鉴卡片检查核对。
客户印鉴变更或销户等交回的印鉴卡(客户留存联)及客户丢失说明书等由网点暂行保管,待抽卡时随其余三联印鉴卡一并上缴。
对封存保管的印鉴卡片,日常检查核对仅需查验封包是否完整。
第五章验印管理
第二十六条电子验印操作环节详细包括系统自动识别验印、人工辅助定位系统自动识别验印、人工判断验印。
系统自动识别验印是指电子验印系统自动对票据影像所载印鉴进行核验,并给出核验结果的行为。
该环节无需人工干预。
人工辅助定位系统自动识别验印是指印鉴核验岗操作员对系统自动识别验印失败的票据,在电子验印系统上用鼠标拖拽电子印模定位到票据影像印鉴上,由验印系统自动核验印章。
人工判断验印是指印鉴核验岗操作员在电子验印系统上采用折角验印、色差验印、镂空验印等功能核验票据所载印鉴,并由操作员人工判定通过。
第二十七条 对于开立后可当天启用的人民币单位银行结算账户(详细包括注册验资的临时存款账户转为基本存款账户、因借款转存开立的存款账户以及销户后在同一个营业机构新开结算账户),如客户确实有当天支付的需求,在该账户印鉴未录入电子印鉴库前,对公网点可以使用该账户纸式印鉴卡进行验印。
第二十八条电子验印核验规定
使用电子验印系统核验印鉴应遵循“系统自动判断验印为主,人工判断验印为辅”的操作原则,即:
(一)对于常规印鉴核验业务以电子验印系统自动判断结果为准,电子验印系统自动识别不通过的应采用人工辅助定位后再由系统自动识别验印,系统仍然识别不通过的应使用电子验印系统进行人工判断验印;
(二)对于经系统自动识别验印或人工辅助定位系统自动识别验印通过的大额票据需单人再次进行人工判断验印;
(三)对于经系统自动识别验印和人工辅助定位系统自动识别验印未通过的大额票据所载印鉴由双人做人工判断验印;
(四)对于经系统自动识别验印和人工辅助定位系统自动识别验印未通过的小额票据所载印鉴需单人进行人工判断验印;
(五)人工判断验印涉及的大额界定标准暂定为现金业务10万元(含),转帐业务50万元(含)。
对于前台使用电子验印系统核对印鉴通过的凭证和资料文件资料,仍依照现有规定加盖验印人员名章。
使用后台验印的业务,依照总行有关系统统一部署和要求执行。
第二十九条网点不得随意以“验印不符”为由退票。
凡系统自动识别无法通过的票据和支付凭证,必须进行二次自动识别;二次识别仍然无法通过的,必须采用系统“人工判断”功能的三色比对、轮廓比对、抖动比对、覆盖比对、同屏比对等多种辅助方法进一步判断,进行仔细判别。
使用验印系统辅助功能人工判断验印过程,不得少于3种方式,其中必需使用同屏比对功能核对印鉴每个局部细节特征。
第六章验印资料文件资料管理
第三十条 验印资料文件资料主要指系统“验印日志”和系统“验印凭证日志”。
“验印日志”是票据和支付凭证上每枚印章的验印记录流水;“验印凭证日志”是依据有关验印日志每枚印章审核情形,判定该张票据和支付凭证最终验印审核结果的记录流水。
第三十一条每个营业日间或终了,网点验印柜员必须及时打印当天“验印凭证日志”(只选择本验印操作员号查询打印),加盖业务公章后附于当天本人经办业务会计凭证最后,作为客户票据和支付凭证验印审核的依据。
第七章 风险监控
第三十二条验印系统印模库是客户及营业机构预留印鉴的信息储存库,必须视同实物印鉴卡严格管理,无关人员不得进入系统调取、查阅印模库信息,不得通过办公网络、internet网络传输有关电子信息。
第三十三条为确保系统安全正常运行,保证客户印模数据的准确性、合法性和有效性,电子验印系统用机必须专机专用,安装防病毒软件并及时更新病毒库,不允许转接办公网,未经批准,不得安装其他应用程序。
第三十四条 电子验印系统各操作员遵循互不兼容原则,同一人员只能设置一个用户,通过验印系统的“柜员登录”界面进入系统进行相应功能的操作。
第三十五条 电子验印系统操作员必须严格保管自己的操作号和操作密码,离岗必须退出操作界面,严禁将操作号和操作密码交与他人使用,操作人员密码须定时进行修改,每月至少修改一次。
第三十六条 验印平台、USBKEY、验印PC机安装履行后应粘贴统一的序列号。
电子验印系统密码Ukey作为重要物饰管理,纳入*分行特色登记簿系统进行登记,由营业网点及印鉴管理集中点本着“谁使用、谁保管”原则指定专人妥善保管,并由会计主管依照重要物饰管理规定进行检查,检查结果要进行登记。
第三十七条印鉴集中管理点建库复核员应每天依据有关当天建库完毕的建库清单与电子印鉴进行统计核对,并做好登记(格式见附件二),如有不符,必须立即查明原因,及时更正。
营业网点会计主管应按季将未封存保管的实物印鉴卡与电子印鉴库中的印鉴进行检查核对,确保信息保持一致;如有不符或未建库印鉴卡,应立即查明原因,及时处理。
关于检查核对情形应在现金、重要单证核查登记簿中登记。
第三十八条 电子印鉴维护、实物印鉴卡交接、印鉴审核及印鉴核对等手续必须在监控下进行。
第三十九条建模采集的客户预留印鉴原始图像(扫描过程中造成或产生的标准JPG图像)由信息技术部门单独加密存储,并将其作为电子印鉴库损毁或异常时应急恢复数据库的依据。
第四十条网点未按规定时间上送客户预留银行印鉴卡到印鉴管理集中点,以及分行印鉴管理集中点录入系统延迟或录入印鉴影像错误,由此影响客户资金使用或致使支付风险的,将追究有关人员的责任。
对于已实行前台电子验印且要求前台核验印鉴的分行,网点人员在印鉴库中核验已建立的电子印鉴后,对于录入印鉴影像有疑问的印鉴应立刻与建库点联系,及时进行将来处理,避免造成支付风险。
对于因印鉴质量等原因未履行客户印鉴采集的,网点应及时做好沟通工作,以免影响客户资金使用。
第四十一条电子验印系统包含的图像采集设备应做好日常保养维护,不得扫描采集与验印业务无关的其他资料文件资料。
第八章 应急处理
第四十二条印鉴库采用双机实时备份(两台服务器,一主一备),并实时存储当前最新印鉴库印鉴信息,当验印系统出现故障时,可立即启用备机,同时利用存储信息对生产机数据库数据进行恢复,确保系统延续运行。
第四十三条因电子验印系统故障等特殊原因,造成营业网点无法使用电子验印的,应将有关情形逐级及时报告*分行。
(一)对于高级版网银客户,营业网点应引导客户使用企业网上银行办理业务;
(二)单一营业机构前台设备故障、通讯故障,造成无法正常使用验印系统进行核验印鉴的,上报二级分行或*地区电子验印业务主管部门同意后,可到就近营业机构使用电子验印方式履行印鉴核验工作;
(三)在应急期间,保管实物印鉴卡片的网点经二级分行或*地区电子验印业务主管部门同意后可启用实物印鉴卡片进行人工折角验印。
第九章 附则
第四十四条 本细则由中国**银行***分行负责说明。
第四十五条本细则自下发之日起执行。
原《中国**银行***分行电子印鉴管理办法(试行)》同时作废。
附件1:
中国**银行***分行电子印鉴建库清单
:
我网点(机构名称 机构号 ) 于年月日发生以下印鉴卡业务,需要对电子印鉴库进行维护。
填写说明:
1.业务种类包括:
开户、更换印鉴卡、销户;
2.账户性质包括:
基本户、一般户、临时户、专用户、其他户;
3.通存通兑标志包括:
通存通兑、非通存通兑;
4.办理更换印鉴卡业务,需要同时填列新印鉴卡号码和旧印鉴卡号码,办理其他业务只需填列新印鉴卡号栏次;
5.如存在共用印鉴等,可在备注栏标明。
办理销户时,备注栏应填写账户名称,避免因操作不当误销印鉴的问题。
网点经办人签章:
印鉴维护人员签章:
会计主管(签名/章):
网点业务用公章:
印鉴管理集中点签章:
附件2:
电子印鉴核对登记表
开户机构
印鉴卡实物数量
建库电子印鉴数量
核对情形
核对人
复核人
备注
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