EPC总承包项目项目采购管理办法.docx
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EPC总承包项目项目采购管理办法
6.1工程项目采购岗位设置、职责和任务
6.1.1岗位设置
项目采购一般设置采购经理、综合管理工程师、采买工程师、催交工程师、检验工程师及运输工程师、仓库保管员等岗位。
6.1.2岗位职责
6.1.2.1采购经理
(1)在项目经理领导下,负责组织、指导和协调项目的采购工作,对项目采购的货物的质量、进度及费用全面负责。
(2)组织编制采购实施计划,管理和协调采购工作包括采买、催交、检验、分包、运输、安排制造厂商现场服务。
(3)负责组织采购工作的各岗位工程师贯彻公司质量
体系文件及采购手册,并保证其有效实施。
(4)对采购货物的质量记录完整性负责。
(5)向业主提供供货商评估报告,并负责获得批准。
(6)审查询价文件是否能满足询价的要求。
(7)对采购的全过程进行控制,例如:
采购的评标,参加重要设备、关键设备、大宗材料供货商的开工会、催货及检验。
(8)负责评审与供货商签订的订货合同,并处理与采购有关的各项问题。
(9)有一定的协调、组织能力,协调好业主、采购、供货商的关系,并在所采购的货物出现问题时具备应急处理能力。
(10)对不符合订货合同的货物提出纠正方法和措施。
(11)向项目经理提供装运计划。
(12)在执行有关标准、规定等采购专业方面,除工程合同特别规定外,要接受工程建设部的领导。
(13)为人公正、行为廉洁,能在采购工作中起带头作
用。
(14)项目结束后,向项目经理提交项目采购总结报告。
(15)采购副经理要协助采购经理完成以上逐项工作。
6.1.2.2综合管理工程师
(1)在采购经理的领导下,根据项目总计划及施工计划编制采购实施计划和采买、催交、检验、运输等项工作的进度计划。
(2)数据统计分析和编制采购状态报告。
(3)根据货物采购情况编写采购月报表交采购经理审批。
(4)采购订货合同及文件资料管理。
(5)协助项目经理作好费用控制,每月进行采购费用计划报告。
(6)如在现场,要参加每周的调度会,了解采购货物的
到货情况及安装进度对到货的要求。
(7)根据订货合同付款条件办理付款申请手续,提出拒付及索赔报告。
(8)工程结束后,将所保管的文件,整理好后通过采购经理同意,交承包工程项目部,按公司规定交档案管理部门。
6.1.2.3采买工程师
(1)接受设计提供的请购单文件,包括:
请购单、数据表、采购说明及询价图纸等。
(2)编制商务询价文件,包括:
询价函、报价须知、订货合同、合同基本条款、包装及运输要求等。
(3)选择合格的货物询价厂商名单。
(4)发出询价,接收报价。
(5)组织商务报价评审和技术谈判。
(6)组织召开厂商协调会。
(7)确定供货厂商、签订订货合同。
(8)负责合同、信函及文件的发放、回收整理并交综合管理工程师存档。
(9)协调付款及售后服务问题。
6.1.2.4催交工程师
(1)编制催交计划,特别是对项目中的关键设备、重要设备、复杂设备及特殊散装材料的催交计。
(2)负责催交供货商应返回的图纸并及时交设计部门
确认后,按时返回供货厂商。
(3)了解并督促供货商的生产进度、外协件的落实情况。
(4)经常了解施工安装计划,以此协调供货商交货日期,以保证工程进度。
(5)依据供货商采购合同执行情况,编制货物供货进度报告。
6.1.2.5检验工程师
(1)编制货物检验计划。
(2)组织同供货商和/或分包商的预检验会议。
(3)校对和审查供货商和/或分包商提交的检验报告。
(4)根据要求对供货货物进行中间监造及目击试验。
(5)确认检验报告。
(6)发布纠正、整改工作结果。
(7)向项目采购经理提交在供货厂商参与监检的报告。
(8)进行货物出厂前的检验,对货物的规格、型号、涂
漆、包装等进行全面检查,以保证出厂的货物符合合同要求。
(9)办理委托第三方检验。
6.1.2.6运输工程师
(1)编制货物运输计划。
(2)确定国际或国内运输公司,办理运输委托手续。
(3)对于超限设备、大件设备运输,应开展沿途路线有
关单位的协调工作。
(4)如有必要,对运输、装车设备的检查与确认。
(5)清关、运输、保险及商检等手续的办理和委托。
(6)卸车后的移交工作,协助办理货物交接手续。
6.1.2.7仓库保管员
(1)认真学习并严格执行有关物资管理的制度,在采购经理的领导和上级业务部门的监督指导下,搞好本项目材料保管工作。
(2)在综合管理工程师的协助下运用物资管理软件进行帐务处理,包括验收入库业务、调拨出库业务、生成料具消耗结存月报表业务(每月20日上报)、每月与施工队进行出库核对业务,以上业务生成资料按要求进行签字、流转和归档。
(3)按材料类别做好料具保管台账,要求当日发生的当
日入帐。
(4)在综合管理工程师的协助下做好进场物资设备质量证明编号的“三位一体”工作。
(5)做好材料设备的报验工作。
(6)物资入库前,保管员应按送货单核对实物名称、型号、规格、材质、数量,必要时辅以检斤、检尺、量方过磅,确认无误后,才能验收入库保管,并在验收单仓库联后附上检斤检尺记录。
(7)定期进行料具消耗动态和结存情况清查,做到物资的帐、物、卡相符。
按月与项目成本员办理材料票据交接签收手续,每月按时做出“材料月耗汇总表”,并与项目成本员核对;工程完工后7天内完成“工程材料耗用汇总一览表”的编制工作,并与项目成本员核对。
(8)物资保管要做到“三清”:
材质清、规格清、数量清;“三齐”:
堆放整齐、码垛整齐、排列整齐。
保持标识清晰,明码对号入座。
物资发放要做到“四不出库”:
物资没验收、去向不明、白条子、手续不全的物资不出库。
(9)根据各种物资的保管要求做好库房温度、湿度控制,做好防雨防晒工作,保持库房清洁卫生,使保管的物资保持应有的质量性能,做好防火防盗工作。
(10)项目经理、采购经理经理安排的其他工作。
6.2采购控制
6.2.1工作内容及工作程序
6.2.1.1项目采购计划
项目采购计划是在项目初期,根据项目总体计划,由项目的采购经理负责或组织编制的;并应得到项目经理的批准;项目总体计划应由项目经理处或其指定的项目计划部门获得。
项目采购计划的基本内容至少应包括以下内容:
(1)项目采购的范围;
(2)采购工作计划及工作原则;(3)货款支付计划及支付原则;
(4)项目总合同中业主对采购提出的特殊要求;
(5)项目采购组的组成及其职责;
(6)工作的准则说明,工作程序的说明;(7)费用/进度/质量控制的原则;
(8)采购与各有关部门的协调程序;(9)境内外采购的划分;
(10)与分包商的货物分交原则等。
6.2.1.2确定合格分供方名单
(1)合格分供方名单指供当前工程采购询价用的合格分供方短名单;原则上每一类货物不少于3个合格分供方;
(2)当项目合同中对合格分供方的选择有规定时,应按
照合同的规定确定合格分供方名单;
(3)当项目合同中对合格分供方的选择未规定时,应按照《货物分供方选择和评价规定》中的规定确定合格分供方名单;
(4)确定合格分供方名单应在项目的初期根据项目的基础设计等货物的初步数据将主要货物的合格分供方名单确定完成,并提交采购经理批准并存档;在接到正式的请购文件后,当发现原定的合格分供方不能满足技术要求时,可根据要求变更或增加合格分供方名单,但应及时向采购经理
提出“合格分供方修改报告”;
(5)原则上国内采购的主要设备不允许选择没有制造实体的分供方作为合格分供方。
6.2.1.3接受请购单
为了使项目的采购部门采买的货物符合项目的技术要求,项目的采购部门就需要从项目的设计部门获得工程对所需货物的技术要求,即“请购单”。
请购单是由项目的设计部门负责编制,并提供给项目的
采购部门;采购部门的采买工程师负责接收请购单,并对请购单进行审核,看其是否满足采购询价的要求。
请购单应至少包括以下内容:
(1)技术说明书;
(2)数据单;
(3)图纸(如果需要);
(4)对报价技术文件的要求;
(5)对报价返回时间的要求(如果需要)。
6.2.1.4编制及发出询价文件
询价文件的编制是项目采购实质性操作的开始,认真负责的编制好询价文件将为以后的采买工作打下一个好的基础。
询价文件应至少包括以下内容:
(1)询价函;
(2)项目简介;(3)报价须知;(4)请购单;
(5)尽可能提供的包括商务和技术的报价标准格式。
编制好的询价文件一般以函件的方式发出,并及时与对
方取得联系,以确认其确实完整的收到。
简单的询价当时间比较紧张时,可以采用传真的方式。
6.2.1.5解释询价文件及变更请购单
当被询价的合格分供方收到询价文件后及编制报价文件期间,可能会以书面的形式或口头的形式提出各种问题或请求(如推迟报价截止日期的请求),这时采买工程师应会同专业设计工程师给予认真及时的书面形式的答复,并本着公平及视其是否具有普遍性的原则,决定是否同时将此答复以书面的形式通知给其它被询价的合格分供方。
在询价文件发出后及报价文件收到之前期间,当应专业设计工程师的要求需要对请购单进行变更时,应及时以书面的形式通知所有被询价的合格分供方;当项目计划允许时,可适当推迟报价截止日期。
6.2.1.6接收合格分供方报价文件及其澄清
采买工程师在按时收到报价后应对报价文件进行初审,如文件是否清晰、完整、是否按照询价文件要求的格式填写,价格计算是否准确等,并及时向报价商澄清报价文件中的问
题.
采买工程师和专业设计工程师在报价评审过程中如发
现问题也应及时向报价商澄清。
采买工程师向报价商的询问应尽量采用书面形式,而报价商必须以书面形式作出答复。
6.2.1.7报价评审
报价评审是采买工程师和专业设计工程师对报价商按时提交的报价文件进行商务及技术评估,看其在商务及技术两方面是否满足询价文件的要求,并在报价商之间作出比较,最终确定供货商的过程。
报价评审分为技术评审、商务评审、综合评审三个步骤。
技术评审应由专业设计工程师来完成;采买工程师在收
到报价文件并进行必要的澄清后,即将报价文件的技术文件部分通过项目工程师提交给专业设计工程师,专业设计工程师进行完技术评审后,应将技术评审的结果经项目工程师提交给采买工程师。
商务评审应由采买工程师来完成。
综合评审应由采购经理来完成;综合评审是根据技术评审和商务评审的结果进行综合分析,写出综合评语,推选出供货商,对于商务评审及技术评审发生矛盾时应提交项目经理裁决。
6.2.1.8厂商协调会及合同谈判
经过报价评审确定供货商后,开始进行与供货商的合同谈判及召开厂商协调会,签订合同并为以后的合同执行作出安排。
厂商协调会可分为合同前厂商协调会和合同后厂商协调会。
合同前厂商协调会主要是全面核对询价文件,核对并落实报价评审过程中在商务及技术两方面对报价文件质询,进一步落实在此之前未与厂商协调过的在询价文件基础上作出的技术变更,与会双方应确认完全了解对方的意图或要求,并形成书面备忘录。
合同前厂商协调会可以是在报价综合评审完成后与最终供货商之间双方进行的,此时可以和合同谈判安排在一起进行;也可以是在报价综合评审未完成前与多个报价商之间分别进行的,目的是为更公正合理的选择供货商提供更客观的依据。
合同后厂商协调会可以是合同签订完后立即召开的,此时可以和合同谈判安排在一起进行,主要是对以后合同执行过程中的重要事项经双方协商作出具体安排,包括供货商针对合同货物的生产安排,双方对合同货物检验工作的安排等,并形成书面备忘录;也可以是在合同执行过程中,由于某种原因使合同的实际执行情况与合同的规定出现
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