完美演示五要素ppt制作理论篇.docx
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完美演示五要素ppt制作理论篇
完美演示五要素
前言
我们做演讲的目是为了使听众接收某种信息,他们对信息接收的程度有许多影响因素,包括你信息本身、你的演讲技巧,当然也包括你的幻灯片。
如果观众发现你的幻灯片非常专业、言简意赅,对你的第一印象会很好,他们会记住你,并且认为你就同幻灯片一样清楚、简洁和有逻辑,甚至更容易记住你演讲的信息,这就是你的目的。
虽然PowerPoint及其他软件为我们提供了令人眼花缭乱的制作手段,但是专业化的幻灯片并不是各种字体、颜色和图片的堆砌。
以下为我们总结的一些内容,大家可以作为一个参考。
第一节明确目标(风格)
做PPT只有三方面的内容,目标,逻辑和呈现。
而我们更关注呈现而忽略了目标和逻辑,有些PPT也许很美观吸引,但如果与题不符、内容混乱,会导致听众没有任何印象,那它就失去了价值。
正因如此,我们做PPT的第一步骤就是确定目标,也就是根据场合和受众找到最适合的呈现风格。
首先要明确你的听众是谁,不会有一个PPT适合所有人的思维。
其次演讲PPT的场合也非常重要,这个ppt是用于什么场合?
是一对一?
一对多?
是公开演讲?
内部培训?
外部宣传?
这些问题不妨先问一下自己,然后试着给出几个单词,比如“亲切”,或是“严肃”,这是基调,只要一切都围绕基调来做,整体风格就不会偏移很多。
基本上,我们将风格分为四种:
年轻活力型(轻松、花哨)、工作汇报型(专业、严肃)、职业培训型(专业、轻松)、公司特色型。
当然,你才是PPT的导演,你有权决定如何整合和编排所有内容,更能选择自己的风格。
第二节确定大纲(逻辑)
风格确定后,就该关注PPT的内容大纲。
提炼需要在PPT中表达的内容,制作文档大纲,要有清晰、简明的逻辑,最好用“并列”或“递进”两类逻辑关系,例如会议议题1、2、3,步骤1、2、3。
列出大纲后,就要为大纲分配页面:
1、PPT的第一页一般为概述或是议题。
当然也可以有一个开场画面,在与会者入场时播放。
2、议题要简单明了,突出核心内容,建议在6个字以下为佳。
3、保证每页PPT仅有一个需要传达的内容,如果要表达多个核心思想即需要分解到多页PPT来呈现。
4、建议每个章节之间,插入一个空白幻灯片或标题幻灯片,这样更能强化PPT的逻辑。
最后,ppt的灵魂就是逻辑,逻辑,还是逻辑,一定要有逻辑。
如果你做到了,就该考虑下你还需要寻找哪些素材来支撑你的论点,这些想清楚了才能够进入具体如何去呈现。
第三节学会使用
幻灯片的制作方法,建立基本演示文稿的基本步骤:
(1)启动PowerPoint系统,选择空演示文稿。
建立一个新文件。
(2)选择适合自己的幻灯片模板或空演示文稿。
(3)将视图方式切换到幻灯片视图,进行每张幻灯片的内容调整。
(4)建立文本。
选中想插入文本的幻灯片,单击绘图工具栏中的“文本框”或“竖排文本框”按钮;鼠标移到幻灯片的适当位置,单击鼠标左键后拖动出一个矩形区域后释放,输入文字产生文本对象。
(5)进行文字设计。
在进行文字输入后,为使幻灯片能够吸引观众,要进行文字的美化,可进行字型、大小、颜色、行间距、风格、效果和艺术字的设计。
操作方法:
①选择要更改字体的文本对象;②选择“格式”下的“字体”菜单项;③选择字体、颜色、字号及效果(阴影、浮凸、下划线)。
若要插入艺术字,则先确定插入的位置,单击“绘图”工具栏按钮,选择艺术字类型,输入文本,即可完成操作。
当然插入的艺术字可以改变字号、字体、加框或为斜体。
(6)幻灯片背景图案的设定和艺术修饰。
背景设计是幻灯片制作的一种美化操作,可设颜色、阴影及填充效果(指过渡、纹理、图案、图片)。
操作方法:
①从“格式”菜单下选择“背景”菜单项;②选择“背景填充”下的“填充效果”;③在单击“填充效果”对话框中的“过渡”/“纹理”/“图案”/“图片”标签,选择颜色,如:
选择“双色”单选按钮;再选择颜色的搭配方案;④接着选择底纹的式样,分为:
横向、纵向、斜上、斜下、从角部、从中心六种底纹式样,选择其一;⑤单击“确定”按钮,再选择应用对象,“全部应用”或对当前页操作:
“应用”。
(7)进行简单的动画效果制作。
简单的动画效果设计方法是:
①选择一个对象②单击鼠标右键,选择“自定义动画”,选择“效果”标签,可设置动画和声音、动画播放后是否变暗、文本的发送方式(整批、按字、按字母发送)。
③多个对象在一个幻灯片中,其发送时间可按“自定义动画”对话框中“动画顺序”的对象各自的位置确定,也可以确定各个对象的发送时间。
方法是:
选定一个对象,选择“播放动画”单选按钮,确定在“前一个事件后”1秒自动播放即可。
(8)进行文件的保存,由PowerPoint制作的文件扩展名为“.ppt”,系统会自动给出。
保存操作随时应进行,关闭演示文稿:
选择“文件”下的“退出”命令。
使用Alt+F4快捷键也可。
文件的打包存储:
打包存储是指将幻灯片的内容与播放幻灯片所需的驱动程序同时汇集到磁盘上。
特点:
可以脱离应用软件播放幻灯片。
操作方法:
选择“文件”下的“打包”即可。
第四节制作技巧
4.1幻灯片设计(PPT的样子)
在PPT设计的所有风格中,最重要的是“简明”:
尽量少的文字,尽可能多的图表与图片。
又根据各种风格,呈现的方式也各有差异:
(1)年轻活力型;这种类型的PPT较轻松、花哨、色彩丰富,背景会以简单的图片,文字也常使用海报体或是少女体这些另类风格的字体,适用于年轻的团体非正式场合下的会议、聚会。
例如小组坐谈会议、员工活动、部门周年庆活动等。
(2)工作汇报型(专业、严肃);工作汇报的PPT就比较简单,力求以简洁单色的背景加上宋体字,淡化PPT本身的风采突出强调汇报内容,适用于个人工作汇报、部门例会、制度宣导课程等。
母版背景切忌用图片,而只用空白或是单色的底,以凸显其上图文。
用标准的、已被成功应用的各类图表工具(后面会详细介绍),不要自造。
尽量少的使用动画,尽量少的使用声音。
(3)职业培训型(专业、轻松);职业培训和工作汇报一样以内容为主,但不同的是培训对PPT呈现的要求更高,就要更花心思去制作PPT,大纲的逻辑也非常重要,要让PPT主动吸引听众,各种培训拓展会议都是这个类型的。
(4)公司特色型;故名思议,就是要有特殊性,一看就能判别出是公司的PPT,多数通过添加公司的LOGO和公司特色的图片来展示,一般用在对外宣传上,例如商务谈判、公司形象宣传、投资者会议等等。
商业应用中,一般应趋于“保守”的风格。
4.2幻灯片版式、布局(PPT内容怎么摆)
无论是哪种风格的PPT,对布局的要求都是一样的,基本上需要遵循以下几个原则:
4.2.1字体
(1)使用不小于18磅的字体,以使坐在会议室最后一排的观众也能看清楚。
(2)整套PPT中不要超过3种字体的大小和字型。
太多的字型会感觉不整洁和不专业,大大降低可读性。
只有在刻意强调某种信息时才需要用到不同的字型,建议尽量在一个演讲中也不要强调太多信息,这样容易造成主题的混乱。
如果你选择年轻活力的风格,那可以适当使用海报体或是少女体这些另类的字体,不过同样要注意字型的可读性。
使用斜体看过去比较柔和,而正体就比较正式了。
(3)幻灯片的所有标题应当采用相同的字型、大小、格式、位置和颜色。
标题字体的大小在该幻灯片中最大。
副标题的字体比正标题小一些,放置的位置也要每张都一致。
正文字体比标题稍小。
(4)如果采用英文,不要全部采用大写字母。
一方面是对听众的不尊敬(用大写字母拼写表示对别人大声吼叫),也不如小写字母容易辨认。
幻灯片中的尽量使用笔画粗细一致的字体,如黑体、Arial、Tahoma。
4.2.2幻灯片单页布局
(1)漂亮的PPT里不会有大块的文章,幻灯最好采用标题式,讲解时按照标题发挥,而不是写上你要说的每句话,这样是对听众的极大不尊重,因为他在已经默读完了你的内容,而你还在慢吞吞地读幻灯片。
每页幻灯文字不宜多于10行,如果文字太多,宁愿分成多张幻灯片。
(2)每张幻灯片只显示1-2个主要内容。
这样,你可以口头解释你要阐述的内容,听众能两次了解你的内容。
第一次是他们自己阅读幻灯片上要点,第二次是听你展开阐述。
这也可以使幻灯片更换的速度加快,而听众实际上正期望不断更换幻灯片,如果幻灯片长时间不更换到下一张,关注的视线就会转移到其他地方。
(3)漂亮的PPT里不会有臃肿的表格。
将表格转换为统计图(如直方图)更为直观。
(4)每张幻灯片最多5-6个项目符号,并且每段的句子要短,这样才能使文字变大,容易辨认。
(5)调整PPT内容行间距,让格式大于行距。
(6)单个幻灯片布局要有空余空间,要有均衡感。
主要注意的地方是四周的留白是否一致,文字或图片离边距是否一致等等,建议设计的时候用辅助线会很好。
忌讳铺天盖地不留余地,幻灯片应适当留出边缘,忌讳每页幻灯片内容都塞得满满地,看了头也大了。
(7)忌讳过于单调与过分花哨,一个人穿上一身的朴素衣服显得单调,浑身上下都穿上花衣服也未必好看。
幻灯的生动体现在背景与文字的颜色搭配、图片与动画的适当应用等诸多方面,关键是两个字--“和谐”!
(8)对于工作汇报型的PPT来说,画面干净尤其重要,很多人在制作演示文稿时,觉得单纯的画面、文字很单调,但又没有适合的影像资料插入,为了不引起观众的视觉疲劳,便在演示文稿中加入一些GIF动画,这些动画在画面中占的位置不大,可当人们听了一段时间的内容他的注意力就不太集中了,这些与单调文字不相同的动画就会很大程度上吸引人们的注意力。
人的注意力分了大部分给那些GIF动画,那听课的注意力就下降不少,这样就达到反效果,得不偿失。
4.2.3整体布局
(1)整个PPT最好不要超过30页面。
PPT有标题页、正文、结束页三类幻灯片,这样可以更体现你的逻辑性。
标题页要告诉观众你是谁,准备谈什么内容,结束页幻灯片可以使你有机会在结束演讲之前再次强调你的信息,观众也能从你前面讲的许多内容中了解到你传达的主要信息,也是你希望他们能记住的信息。
(2)整套幻灯片的格式应该一致,包括颜色、字体、背景等。
(3)同一套幻灯片使用统一的横向或者竖向,不要混杂使用,因为内容会超出屏幕。
(4)适当增加一些图片:
文字输入结束之后,再检查一下所有幻灯片,把那些文字太多的幻灯片分成2-3张。
然后选择一些幻灯片添加一些图片以吸引视觉。
人们总是期望有一些图片。
如果图片的寓意与该幻灯片的主要内容相关,那就更好了。
4.3幻灯片背景、配色方案
PowerPoint做成的PPT演示文稿通常是用于会议、宣传,反正是给观众看的。
这就要求PPT演示文稿在清晰度上要高。
而在这方面,在演示文稿的制作过程中显示为在颜色方面的调整。
:
(1)字体的颜色和背景的颜色相差很近,制作时在电脑屏幕上看不出效果,但用投影仪在大的环境里播放时,后排的人就会看不清。
字体一般要与背景的颜色是互补色,这样反差大阅读起来相对容易。
蓝底黑字在屏幕上可以看得较清楚,但是输出成幻灯片就根本看不清楚了。
蓝底白字或者黑底黄字将非常引入注目。
(2)整个PPT,包括图表,最好不要超过4种颜色。
一定要协调,因此建议用同一个色调的。
完成之后切换到“浏览视图”,整体看看颜色有无突兀的地方。
(3)颜色与情绪有关:
深蓝色和灰色——力量、稳定;红色——警告、紧急;绿色——生命力、活力。
颜色还影响幻灯片的清晰度。
幻灯片需要在较暗的房间放映,因此需要使用深色背景和浅色字。
蓝色、紫色和绿色适合做背景色,而白色、黄色和红色适合做前景色。
(4)颜色黄金法则:
背景深蓝色,标题金黄色,副标题采用淡蓝色,文字采用白色,项目符号为金黄色。
(5)背景使用渐变。
把深色放在幻灯片底部;浅色放在左上角。
因为读者往往从左上方开始阅读,不要让背景过于强烈以与前景色的文字争风。
4.4幻灯片音乐、影音资料
如果你经常用PowerPoint做演示文稿你会发现,单纯的文字配在简单的背景上很没什么新意,而且有些东西不过光是文字或图片就可以解释清楚的,这时候就需要一些影音资料的补充,但也请注意所用的电脑配置。
因为演示文稿的电脑并不一定和你的电脑配置一样,如果演示用的电脑配置比你的电脑配置低,那么有时候可能播放不了你插入的影音资料,这个问题在做演示文稿时一定要注意。
4.4.1Powerpoint中循环重复播放幻灯片实现方法
(1)重复播放时首张动画和声音失效的解决方法:
开始幻灯片放映后,重复播放某部分幻灯片时,这部分中首张幻灯片中对象的动画和声音会失效。
解决方法:
选中首张幻灯片,用快捷菜单中“复制”再“粘贴”在其后复制一张(成连续两张内容一样),将第一张中有动画(设置过“自定义动画”)的对象全部删除,只留下“不使用效果”的对象和背景,设置幻灯片换页方式为0秒自动。
(2)按钮控制循环重复播放幻灯片:
在要跳转前面幻灯片重复播放的这张幻灯片上,设置一按钮或热区,将其“动作设置”为“单击鼠标或鼠标移过/超级链接到/前面跳转到的幻灯片”,放映时只要鼠标移过或单击该对象就能实现循环重复播放幻灯片。
对于鼠标移过按钮或热区时循环重复播放幻灯片,可在循环重复播放停止前(即到按钮幻灯片前),在热区中动一下鼠标指针,即接着循环重复播放下去(好似不停循环)。
用这种方法,就可实现地球绕太阳转的鼠标控制的不停旋转(注意先用⑴处理,在前加一张只有太阳和背景的幻灯片,并设置换页0秒,按钮或热区要跳转到此张。
)
(3)设置播放方式中的循环放映:
可通过“幻灯片放映/设置播放方式”,在对话框中选“循环放映,按ESC键终止”,并选好循环放映幻灯片范围开始编号和末尾编号“从……到……",按“确定”后播放即可循环放映所选的幻灯片,按ESC键终止播放。
用这种方法,也可实现地球绕太阳转的不停旋转。
缺点是其他部分不能同时播放,要播放,必须去掉“循环放映,按ESC键终止”设置。
4.4.2Powerpoint声音播放的方法
(1)在放映某张幻灯片时播放:
声音文件插入幻灯片可设置成自动播放和单击播放,中途不能终止播放声音(除非结束播放)。
该方法可播放多种格式的声音(如.wav、.mid、.mp3等),后两种方法只能播放.wav格式声音文件。
⑵在对象出现时播放:
在对象自定义动画的动画和声音中设置出现对象时播放其他声音文件的声音,可在另一对象自定义动画中(用相同动画)设置它出现时或动作设置鼠标单击(或移过)该对象时终止前一声音,两种方法实现中途停止。
⑶鼠标单击(或移过)该对象时播放:
在对象“动作设置”中设置鼠标单击(或移过)该对象时播放,可在另一对象自定义动画中(用相同动画)设置它出现时或动作设置鼠标单击(或移过)该对象时终止前一声音,实现中途停止。
4.5、幻灯片动画方案、幻灯片切换
在幻灯片中经常需要进行一些交互,因此掌握了它的技巧,可以使我们的幻灯片变得更加神奇。
(1)同时运动的图片:
按下Shift键选中两张图片,单击“绘图”工具栏中的“绘图/组合”按钮或者右击,选择“组合”,把两张图片选中,再右击组合后的图片,选择“自定义动画”,打开“效果”标签卡,在“声音和效果栏”中选择“展开”或“收缩”,“效果”中选择“左边向中间”或其他,这样就完成了。
(2)制作闪烁效果:
然后需要闪烁强调的图片,并右击,在右键菜单中选择“自定义动画”,并在弹出的对话框中单击“效果”标签,选中“闪烁”,并可选择“快速、中速、慢速”三种情况,单击确定退出。
接着选中并复制电容,注意需要闪烁几次就复制几次。
再次右击对象,进入“自定义动画”对话框,选中“顺序和时间”标签,在“启动动画”栏中选择“在前一事件之后”单选框,设置闪烁发生的时间间隔,单击确定退出即可产生闪烁效果。
小提示:
这种方法对于文字、图形、公式等中的一部分或全部均可,简单易用!
(3)小车移动效果的制作:
在课件中要实现一辆小车从左侧移动到右侧的效果。
尽管可以用别的软件制作成现成动画再引入powerpoint中,但powerpoint中实现起来也非常简单,完全可以自己制作:
先画出小车的各个部件,并把它们组合成为一个整体,放到幻灯片左侧适当的位置。
再用“绘图”工具栏上的自选图形绘出适当大小的方框,并去掉边框和填充色,放在适当位置(方框左边与小车左边对齐)。
接着复制小车图形,放于方框右侧适当处,并使之与方框组合为一体。
再选中第三步中的图形,单击右键菜单“自定义动画”,弹出对话框。
选中“效果”标签,选择“切入”效果,并在右侧下拉菜单中选择从“左侧”切入,单击确定退出即可。
(4)制作文字书写效果:
平常教学时经常要把一个文字的全部书写过程展现出来,通过powerpoint也可以实现类似效果,下面我就以“飞”字的书写为例向大家作介绍:
先启动“附件”下的“画图”程序,再用文字工具写上一个“飞”字,再在“字号”栏中直接输入“130”,把字体设为“楷体”。
然后使用“橡皮”工具将该字各个部分分开,再按顺序分别保存为图1、图2、图3……接着,启动powerpoint,建立一“空演示文稿”,并选择“空白版式”。
再选择“插入”→“图片”→“来自文件”将事先制作好的图片图1插到文件中,利用图片工具栏中的“设置透明色”工具把图片底色设为透明。
再选中图1,右击,选择“自定义动画”,再在屏幕右侧出现的动画属性设置框中设置动画效果为“擦除”,“开始”设为“之后”,“方向”设置为“自左侧”,“速度”设为“快速”。
重复上述步骤,依次将图2、图3、图4、图5插入到文件中(注意插入时一定取默认位置,不可偏离),其中图2、图3、图4和图5的方向则分别设为“自顶部、自底部、自右侧、自左侧”,其余的设置和图1一样。
所有工作完成后,“播放”动画,你会发现屏幕上的“飞”字就一笔一画地书写出来了,非常Cool。
(5)旋转制作:
对于Powerpoint中绘图工具画的图形、自选图形和剪贴画(经过“快捷菜单/组合/取消组合/转换为office图形(选是)”,再“快捷菜单/组合/组合”处理后可旋转),只要用前⑵方法并改②为每次拖动复制到新位置后,均用“自由旋转”工具将图形旋转合适方向,其余操作设置相同。
定点自转:
只要用上方法以同一点为中心复制并拖转即可。
环绕旋转:
若要实现一对象环绕另一对象旋转,先用“自选图形”画出环绕轨迹,再用前⑵方法,沿环绕轨迹和方向均匀复制一周,若要旋转几周,就复制几周一层层盖上去。
也可用后面的循环重复播放幻灯片来实现按钮控制旋转和不停旋转。
(6)窗口内和全屏滚动字幕,制作步骤:
①填充背景色,插入有窗口的封面图片(窗口可用WINDOWS“画图”的裁剪工具来开,窗内单色),并用图片设置工具设置透明色;②插入文本框(小于窗口),输入文字(文字进行字体、大小和颜色等修饰,可横排或竖排),或用艺术字,将文本框或艺术字移出窗外(一般窗外上方或右方)作为终点;③将滚动字其叠放层次设置成“置于底层”,设置自定义动画效果为“缓慢移入”(从下部或从左侧)和自动启动,播放时即有窗口内滚动字幕效果。
类似地可制作全屏滚动字幕。
(7)制作对象的影子方法:
对文字和剪贴画可用阴影工具来加,可调整阴影位置颜色等;所有对象均可用下方法来加阴影,制作步骤:
①将对象(物体、动物等)自定义动画设置为“在前一事件后0秒,自动启动”,动画效果设置为“出现”,“动画播放后“设置为“其他颜色”(选一种影子色);②按住Ctrl不放,用拖动对象来复制一个对象至合适位置(根据光线方向来定:
左来光,拖向左方;右来光,拖向右方);③将复制得到的对象自定义动画中“动画播放后”中的“其他颜色”,改为“不变暗”即可。
对于Gif动画,这样制作出来的影子,也能跟着对象一样动起来。
(8)对象从屏外移动到屏内某处或飞过屏幕:
制作步骤:
①将对象置于(屏内或屏外)终点处;②在对象上单击鼠标右键,选“自定义动画”,在“动画和声音”中选“飞入、缓慢移入、螺旋”,并设置移动方向(飞过屏幕时,对象在幻灯片外一方,飞入方向要设置成从幻灯片另一方)。
(9)对象从屏内一处移到另一处或屏外:
利用人眼的视觉迟滞这一生理特点用“显现-隐藏-显现”实现。
制作步骤:
①在移动对象上单击鼠标右键,选“自定义动画”,在“动画和声音”中选“闪烁”并设置速度为“中速”,或选“出现”且在下“播放动画后”中选“播放动画后隐藏”,在“顺序和时间”设置“在前一事件后0秒,自动启动”;②然后按住Ctrl键不放沿着移动路径依次拖放对象,复制出一连串相同对象,直到终点,对运动后不消失的对象,最后复制得的对象自定义动画效果设置“不变暗”。
播放时移动效果为:
对象相隔密的移动慢,相隔疏的移动快。
4.6、善用工具
善于学习借鉴优秀PPT的风格、布局和颜色。
很多人在使用PowerPoint时,担心自己没有学过美术,在美工方面很不在行,对于演示文稿背景设计可能有困难。
这一点你不用担心,PowerPoint本身自带了很多模板,你只要选择你所需要的模板就可以。
如果说软件本身带的模板并不能满足你的选择,你还可以下载,众多选择一定会有满足你需要的一板。
从母板开始,母板除了提高工作效率,对于整体风格的限定也是有作用的,有母板的PPT至少在大致上风格不会太走样。
第五节演讲过程
演讲结构:
开展白、主体演讲、结束语。
最大的忌讳是演讲的时候,对着PPT照本宣科地念上面的文字主题-暂停-下一个主题,如此循环,注意使用“暂停”使演讲平滑过渡。
不要试图去用PPT阐述复杂的概念,永远记住PPT只说清晰、简明的事物。
善用比喻和象征;善于调动听者参与互动;但谨慎地使用幽默。
忌讳讨论漫无边际:
由于课题是自己知识的强项,一个特别容易犯的错误就是,讨论时毫无收敛,漫无边际,结果非但有“说教”之嫌疑(要知道自己是学生,不是老师作报告!
),而且往往是内容复杂化,过多暴露疑点难点,给提问部分留下隐患!
隐藏鼠标指针:
在观看幻灯片动画时,有时候会被移动的鼠标指针所干扰。
其实,完全可以在播放动画时自动隐藏鼠标指针:
在编辑完动画文件后,按下F5键预览此动画,这时你只要在幻灯片上右击鼠标,然后选中“指针选项”下的“永远隐藏”复选框即可。
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