四川本恩财务报销管理办法.docx
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四川本恩财务报销管理办法
四川本恩投资集团有限公司
财务报销管理办法
第一章总则
第一条为加强财务报销管理,严格规范审批和报销手续,根据公司《财务管理办法》,制定本办法。
第二条本办法适用于公司全体员工。
第三条本办法所称的财务报销有关费用指:
(一)交通、差旅费:
包括市内交通费,飞机、轮船、火车、长途汽车等在途交通费,住宿费,公杂费等(出差人员在外地因公发生的行李托运费、邮电费、购退票手续费、文件打印复印费等);
(二)业务费:
包括接待餐费、活动费、礼品费等;
(三)办公费:
包括办公文具、办公耗材、复印费等;
(四)通讯费:
包括固定电话费、移动电话费、网络费用、邮寄费;
(五)其他费用:
低值易耗品采购费、租赁费、水电费、会议费、交通费用(过桥过路、停车、汽油、洗车费等)、学习培训费等。
第四条报销范围要严格限于公司安排的业务活动,个人费用一律不得报销。
第二章报销要求
第五条公司的办公费用、电话费、汽油费、董事会费、物管费、房租费、固定资产购置等公共费用由行政部门负责经办并填制付款单据;其他的费用由发生费用的部门负责经办并填制付款单据。
第六条报销单据传递时间:
费用发生后一周内将应报销单据提交至财务部。
异地需报销人员,应于每月28日以前将本月应报单据提交至财务部。
逾期三个月未报销的,将不予报销。
第七条员工取得的任何形式的报销凭证必须真实有效,不得涂改。
除定额票据外,其余票据都必须是经复写一次性套写清楚的票据或机打票据,收据(财政票据除外)及白条不予报销;公务中因个人原因违章的罚款单据不予报销。
第八条员工在取得经复写一次性套写票据或机打票据时应要求开具票据者填列清楚付款单位名称、商品名称、单价、数量、金额(大小写应相符不得涂改)、开票单位盖发票专用章、开票人签字、开票日期等内容。
第九条报销因公务乘坐出租车车票,需注明交通费发生的详细情况。
第十条报销单经总经理签字后一律不得再增贴涂改。
第三章差旅费报销
第十一条差旅费是指公司员工受公司派遣在公司办公所在地城市以外的地区履行公务而发生的必要支出,包括员工的出差期间发生的交通费、住宿费、公杂费及补助等。
第十二条公司员工出差应严格履行报批手续,未经批准不得自行出差,自行出差所发生的旅差费均由其本人自行承担,公司不予报销。
员工一起出差,副总经理职级以下同性员工应尽量合住房间。
第十三条差旅费及补助报销标准见《绵阳市本汇商贸有限公司公务出差旅费及补助报销标准暂行办法》。
接待方提供交通工具、食宿的,不得再报销交通费、住宿费和相应的补助费用。
第四章市内交通费报销
第十四条市内交通费是指公司员工因工作需要经批准在公司所在地办理公务所发生的交通费(包括公共汽车交通费、地铁交通费和出租车费)。
第十五条凡市内办理公务的人员,原则上要求乘坐公共交通工具,凭票据实报销。
特殊情况下需要乘坐出租车的,事先必须取得批准。
第十六条报销的市内公共交通费严格限定为办理公务所发生的交通费,员工在报销时必须写明原因,不得将个人上下班交通费混同报销。
第五章业务费报销
第十七条业务费是指因工作需要接待客户和有关人员而发生的费用。
第十八条员工因公接待外单位人员,需要招待的,须事先取得、总经理同意,填制「业务招待费申请单」,并记入部门招待费。
第十九条员工因公出差确需应酬的,须事前请示、总经理同意,限额接待。
并不再享受当日出差生活费补贴。
第二十条报销业务招待费需附经部门负责人、总经理审批签字的「业务招待费申请单」,并于报销时统一列明细清单交部门负责人审核签字。
第二十一条因业务需要,需订制印有公司标志的小礼品及购买赠送客户礼品的,须经总经理同意由行政部门统一采购和管理。
总经理特批的礼品费按照规定程序报销。
第六章办公费及其他费用报销
第二十二条办公费是指办公用品、印刷品及其他办公物料等项目的支出。
公司办公费统一由行政部门指定专人进行控制与管理。
第二十三条各部门申请购置办公用品、印刷品,需填写物料申购单并注明用途、数量、规格型号等,报行政部门统一协调和组织采购,并指定专人建立领用登记簿。
第二十四条报销办公用品购置费需附采购用品清单,并由经办人、验收人签字。
第二十五条公司因业务需要采购的图书资料由行政部门统一采购,报销图书资料费需附加盖销售商财务专用章的图书目录清单。
第七章审批权限
第二十六条费用报销审批权限见《绵阳市本汇商贸有限公司财务管理办法》。
第八章借款流程
第二十七条公司行政、业务部门因业务需要,按规定程序报批后,可指定专人向公司财务部门借支一定数额的备用金或临时借款。
第二十八条部门备用金(差旅费除外)实行定额控制,通常为部门3日的费用额度,行政部门原则上不得超过5000元,其他部门原则上不得超过2000元,特殊情况需报总经理批准。
临时借款(如差旅费)实行一事一审批。
第二十九条员工借款的程序见《绵阳市本汇商贸有限公司财务管理办法》。
第三十条所有个人借款原则上应在当年12月31日前(12月下旬借支的除外)结清归还,逾期不还的,一次或分次从工资中扣回。
第三十一条借款单是财务账务处理的依据之一,除财务部门未进行账务处理的以外,报销费用时借款单不予退还;归还或补领借现金时,应在报销单上填列;交回未用借款时,由出纳开具收据给报销者本人,借款单也不予归还,收据须妥善保管备查。
第九章报销流程
第三十二条借款人应按借款时的用途使用借款,严禁将公款挪作他用,借款人须在公务完毕后一周内到公司财务部门办理费用报销,结清借款手续。
借款人办理完业务一周后未报销费用、结清借款的,财务部门进行催促;财务部门催促后仍未履行报销手续、结清借款的,其借款转入欠款,由财务部门向人力资源部门出具扣款通知,从欠款人工资中扣回。
第三十三条差旅费及其他费用报销
报销差旅费时,报销人填写「差旅费报销单」,同时附上已在行政部门备案的「员工出差申请单」;报销一般费用时,报销人填写「费用报销单」。
然后按《绵阳市本汇商贸有限公司财务管理办法》规定流程办理报销手续。
第三十四条固定资产、低值易耗品
行政部门按采购流程购入资产后,经验收合格入库,开出「入库单」并附在原始发票后,填制「资金审批单」,按规定权限审批后,出纳据此付款。
第三十五条办公用品及其他
行政部门按采购流程购入办公用品、礼品、图书等后,经验收合格入库,凭发票按规定权限审批后,出纳据此付款。
第十章报销单使用
第三十六条《费用报销单》适用于现金报销的除差旅费以外的费用及其他付款,包括办公费、招待费、市内交通费、通讯费等。
第三十七条《差旅费报销单》适用于本市外出差费用的报销,包括在途车费、出差地市内交通费、住宿费、出差补助及公杂费。
第三十八条《资金审批单》适用于结算起点以上的转账支付的材料采购、固定资产购置、预付款项及费用等。
第十一章报销单填写
第三十九条《费用报销单》填写
(一)将所需报销的原始单据粘贴在《原始单据粘贴单》上,并附在《费用报销单》后面(只需粘在左上角上)。
(二)按照《费用报销单》所列项目填列清楚(如办公费、交通费、招待费等应分开填列);填明报销部门,如需进行项目核算,应列明所属项目。
第四十条《差旅费报销单》填写
(一)按照交通、住宿、公杂费分地区分项目填写差旅费报销单(公杂费填在其他一栏),还应填写清楚报销部门、出差事由、起止日期及所附单据等。
(二)将所需报销的原始单据粘贴在《原始单据粘贴单》上,并附在差旅费报销单背后。
第四十一条《资金审批单》填写
《资金审批单》应填明收款单名称、金额及付款原因,并附发票、相关单据及报批文件。
所有的付款单据,大小写金额栏不得涂改。
第十二章报销单据粘贴
第四十二条所有报销单据分票据种类、地区、金额大小按时间先后顺序从右至左有层次的分门别类进行粘贴,不得混合粘贴。
第四十三条交通票据等小票据的粘贴范围以粘贴单大小为界,须紧靠粘贴单顶界和右界从右往左横向粘贴,覆盖粘贴的相邻票据间须留出一定间隔距离,票据较多时,可分行粘贴,不得竖向粘贴。
第四十四条餐费票据需按就餐次数分类粘贴。
第四十五条办公用品票据需附采购当时的电脑小票或明细清单。
第四十六条在每张粘贴单右下角注明票据名称(如招特费、交通费、在途费等)、金额及票据张数。
第十三章报销时间
第四十七条备用金借支和报销单据的审核,公司财务部门受理时间周一至周五。
第四十八条采购的付款,原则上每周一次(如遇工资支付日则顺延),公司财务部门受理时间周一至周五。
第四十九条一般费用的付款:
经常发生的费用,仍以前项期限办理,如有约定账期或月结日期的,按约定日期支付。
第五十条大额借款(5000元以上)需提前一天公司告知财务部门,以便准备现金。
第十四章其他规定
第五十一条所有的报销单、借款单,相关审批表必须有审签人的亲笔手签并必须写上审批日期。
第五十二条所有报销单应用签字笔填写。
第五十三条报销现金时请当面点清,出门责任自负。
第五十四条公司财务部门有权对不符合相关财务管理规定的票据不予报销,对报销手续不完备、单据填写不规范的,有权退还经办人,要求其补办或重新填写,发现有虚报、谎报费用者按照相关规定进行处理。
第十五章附则
第五十五条本办法由公司财务部门负责解释与修订。
第五十六条本办法自发布之日执行。
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