B需求调研报告.docx
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B需求调研报告
________协同管理系统实施需求调研报告
[说明]
©2004UFSeeyonCo.,Ltd.
Allrightsreserved.
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Date:
2004.MMDD
Author:
Version:
V1.0
目录
目录ii
修改记录iii
1.概述4
1.1单位简介4
1.2信息化小组成员4
1.3信息化建设情况4
2.基础信息5
2.1组织机构5
2.2职务职别6
2.3岗位名称6
2.4人员及权限7
3.工作管理7
3.1办公情况7
3.2分支机构管理现状7
3.3管理情况及解决方式表格8
3.4协同系统模版和格式8
4.文档管理8
5.公文管理9
5.1收文管理9
5.2OA公文管理之收文解决方案9
5.3发文管理10
5.4OA公文管理之发文解决方案10
6.会议管理10
6.1原会议通知和会议室管理10
6.2OA会议通知管理10
7._____公司新OA系统公共栏目分类11
7.1“制度/公告/通知”栏目【及新OA中的“公告/调查”栏目】11
7.2“讨论/调查/工具”栏目11
修改记录
姓名
日期
修改原因
版本
段成峰
2004--
在_____公司调研记录,创建本文
V1.0
2004--
在_____公司设计应用方案,修改本文
V1.1
1.概述[举例如下,请随单位信息化负责人反映的实际情况修改]
1.1单位简介
1.2信息化小组成员
1.2.1OA小组
组长:
成员:
1.3信息化建设情况
(1)原有一套财物软件,集中在财务使用。
(2)现办公大楼内有完善的网络,可以上Internet
(3)现办公大楼外有正在加紧部署完善的网络
(4)目前管理基本采用当面安排,电话安排,和定期会议方式
(5)其他业务联系用管理表格,人工传递。
2.基础信息[举例如下,请随单位信息化负责人反映的实际情况修改]
2.1组织机构
注:
下图由_______协同填写,合同与方案中记载。
2.1.1重要信息
(1)各地办事处以远程方式登录总部OA系统,按OA使用规范执行;
(2)OA应用范围:
全公司____个部门,_____用户。
2.2职务职别[举例如下,请随单位负责人反映的实际情况修改]
2.2.1行政线
总经理――副总经理――经理――主任――员工
2.2.2审批线
员工――部门负责人――分管领导――总经理
2.3人员及权限
注:
需___公司于实施前提供人员及权限表,合同与方案中不做记载。
模块权限:
A――公告发起权
B――公文发起权
C――普通权限
D――全部权限
文档权限:
A――系统文档管理权(只能授权给一个用户)
B――部门文档管理权
C――普通权限
3.工作管理
3.1办公情况[举例如下,请随单位调研问卷反映的实际情况修改]
(1)办公事务:
工作安排,审批工作,工作汇报,工作计划,工作督办
(2)现在方式:
会议传达,当面安排,电话安排,听取汇报
3.2分支机构管理现状
(1)现有分支机构:
(2)分支机构预测:
(3)管理现状:
由于没有管理平台,管理手段受限,申请等日常事务需要用邮件或电话进行,不利于管理的规范和管理行为的记录。
3.3管理情况及解决方式表格[举例如下,请随单位调研问卷反映的实际情况修改]
工作类型
目前工作方式
出现问题
解决方式
特点
1.工作安排
会议传达,当面安排,电话安排,听取员工汇报,查看员工报告
浪费时间
利用协同办公模块传递文件,审批文件,通报工作,通过系统模版,个人模版等节省办公文件撰写和发送时间,
沟通部门内外的工作,实现上情下达
2.督办工作
督办不方便
节约电话和纸张等办公费用,流程可视化,可记录
3.审批工作
审批不及时
查阅和审批及时方便,催办及时,
4.工作汇报
查阅不方便
信息容量大,操作简单宜用
5、上下沟通
了解情况不全面
7、制度的执行情况
专人专岗,绩效考核
制度完善,执行顺利
利用OA通知和单位文档管理模块,建立管理制度公布区
使制度的发布更迅速灵活,员工查阅更方便
8、知识管理情况
资料存放于各职能部门
查找纸文件浪费时间,人员流动造成资料流失,到他部门查找资料麻烦
充分利用单位文档模块,建立公司文档和各部门文件夹,上传各部门内共享文档,并对相关人员授权便于借阅和查看
部门文档和单位文档电子化,加快文档资料和单位知识的传播,系统文档管理员及时存档,并严格监督文档各类权限控制,保证单位资料不丢失
9、远程办公
电话交互,电子邮件
管理粗放,电话费用高,工作沟通不方便
协同办公平台+RTX视频语音解决方案
提高文档资料的共享和传递速度,RTX即时语音通话,便利单位内部沟通
10、工作计划
印制表格填写,会议通知安排
浪费大量纸张,查阅和督办不方便
利用工作计划模块,实现部门和个人工作计划定期上报
充分利用工作计划模块,计划定期上报,领导及时作出批示,每月完成后工作及时作工作总结
3.4协同系统模版和格式
根据各业务部门报送的需要跨部门协作的流程表单,系统管理员预制进入系统模版,并对使用人员进行授权。
部分部门内部或个人使用的流程,个人可设定为个人模版或个人流程。
4.文档管理[举例如下,请随单位文档管理员反映的实际情况修改]
自我描述:
具有管理架构,但执行中存在问题。
文档类别:
收文(上级来文)、内部发文、重要资料
重要资料包括除公文外一切有领导签字的文档、行业资料。
。
。
管理现状:
(1)处于纸质文档管理阶段,未实现集中、共享的知识管理体系;
(2)没有知识沉淀,人员调离后的资料损失严重;
(3)重要文档的审批格式及流程不规范。
解决方案:
充分利用单位文档模块,建立公司文档和各部门文件夹,上传各部门内共享文档,并对相关人员授权便于借阅和查看;部门文档和单位文档电子化,加快文档资料和单位知识的传播,系统文档管理员及时存档,并严格监督文档各类权限控制,保证单位资料不丢失。
目前已建立单位文档夹如下
5.公文管理[举例如下,请随单位公文手法人员反映的实际情况修改]
5.1收文管理
(1)收文登记表:
现为WORD表格,登记来文的简要信息。
(2)公文处理单:
现为公文传阅结果记录单,印刷品,人工填写。
(3)流转:
来文在各部门流转。
(4)办理:
公文的复印件交付给办理部门。
(5)归档:
公文原件一律由办公室统一管理。
5.2OA公文管理之收文解决方案
(1)由公文管理模块辅助解决接收公文流转。
具体如下
(2)总部文档管理员___负责收文,单位收文后,使用扫描仪将公文转换为电子版
(3)____将电子版公文通过OA系统公文管理模块,以附件形式发送给总部办主任蔡静
(4)____接收公文后,依公文内容,酌情发送给各位老总或相关人员。
(5)____接收后发送方式有两种,可以重新发起,也可在原公文流程上以知会形式传阅各部门。
(6)____可将公文归档在固定文件夹,方便大家调阅。
(7)OA流转公文优点如下:
a)内容完整;流程可视;跟踪及时;
b)办理及时,归档后查阅方便
c)节约办公费用
5.3发文管理
(1)发文申请表:
(2)发文审批单:
记录公文信息及审批信息。
(3)归档:
公文原件一律_______统一管理。
5.4OA公文管理之发文解决方案
(1)系统预制_______公司公文格式,包括红头文件和非红头文件
(2)公文的发放分三类,行政公文,体系文件,技术作业文件;具体如下
(3)行政公文,由________发放备案;
(4)体系文件,由______通过OA发布,并负责归档到专用文件夹;
(5)技术作业文件,各业务部门通过OA发送到分管领导审批,经______编号备案(归档到专用文件夹),然后各业务部门发布。
流程如图:
各业务部门(撰写)——分管领导(审批)——现代办(编号,归档)——各业务部门
各业务部门(发布)——相关单位(接收)
6.会议管理[举例如下,请随用户反映的实际情况修改]
6.1原会议通知和会议室管理
6.1.1会议室资源情况
共_____间会议室,分布在_______,包************会议室
6.1.2管理现状
管理部门:
________
现状:
电话通知+书面通知
管理表格:
电话预约会议室
管理问题:
(1)缺乏反馈机制:
会议室申请部门使用后的满意度、意见和建议。
(2)申请要求不清晰:
申请要求有时用电话提出,缺乏记录。
(3)缺乏监督规范:
申请部门提出通知后不放心,会经常去看会场,相当于在要求时间之间检查会场布置工作,造成工作上的被动。
(4)会场布置时间太紧张:
申请要求后马上就得处理,不利于整体工作安排。
6.2OA会议通知管理
改进方式:
利用OA会议通知模块,各部门定期查阅OA会议通知,并进行签到管理。
6.2.1OA会议管理主要管理步骤
(1)按会议要求进行会议通知管理和会议设备占用状态管理。
(2)会议通知按会议要求,在OA上发布会议通知
(3)会议OA通知中,选择参会人员,设定会议时间
(4)会议通知列入与会人个人日程和待办事项中,参会部门或参会人必须书写OA会议通知的回执。
(5)会议结束,由指定会议记录人撰写会议纪要,并发表在OA栏目中。
(6)会议后,所有参会人员可以随时调阅会议记录,与会人员名单。
7.新OA系统公共栏目分类[举例如下,请随用户的实际情况修改]
7.1“制度/公告/通知”栏目【及新OA中的“公告/调查”栏目】
栏目位置:
OA系统主页左下方,位置比较醒目,适合重要事项的通知及公告。
子栏目设置:
工作通知:
各部门发送给全所员工的通知、员工需要掌握和了解的重要事项及需要参加的公司内会议、报告等。
管理通知:
公司各项规章制度、暂行办法、管理表格等内容,旨在规范公司内部管理。
由_____统筹管理、及时更新该栏目内容。
下设2个子栏目。
(1)管理制度:
上载各项规章制度及暂行办法。
(2)管理表格:
上载公司内各部门之间业务沟通与联系的制度化表格、各种审批表格等内容,是规范所内各项工作、规范公司管理的依据,有利于员工工作效率的提高。
系统管理员公告:
系统管理员发布OA系统管理,使用方面和信息化建设通知
媒体报道:
由总部负责上载有关新闻报道的记录。
7.2“讨论/调查/工具”栏目
栏目位置:
OA系统首页右下方,比较醒目,查阅比较方便。
1.工作沟通讨论区:
内部日常工作沟通,工作方式方法沟通的讨论区域。
2、_____管理讨论区:
对公司内集体活动方案、规章制度等内容在全体员工范围内进行问卷调查和讨论;员工可以通过该栏目对所内各项工作提出合理化建议。
3.部门内讨论区:
介绍各业务部门正在着手进行的日常工作、部门工作进度,成果等内容,这些讨论内容尚未形成完整的体系,可以先在全部门范围内探讨。
4.员工生活讨论区:
由员工自发上载内容比较轻松的文章、生活常识、工作中一些注意事项,以及相关体会和心得。
由员工自发上载一些优秀文章,内容比较轻松、并具有一定的文采;公司内员工活动的图片及其他内容欣赏。
推动企业文化生活和企业文化建设。
5.工具栏:
设9个常用工具项目,及时更新。
(1)计算器,万年历,员工通讯录
(1)新浪新闻,天气预报,列车时刻表,google搜索引擎。
(3)计算机知识,常用小软件下载:
由技术部负责上载、更新系统工具、股票行情软件等内容,由技术部上载有关防范计算机病毒、补丁等的说明和通知。
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