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公司物资采购部
物资集中管理中心日常工作由公司物资部负责。
领导小组对公司物资部集中采购管理的日常工作进行监督和指导。
3.职能划分
根据XXX总公司文件精神,积极相应局里号召,公司根据公司管理规定及项目管理达标要求将公司物资采购管理工作职能进行划分:
中心组长:
物资采购最高决策人、物资采购授权人;
中心副组长:
物资采购管理决策、监督、指导工作;
公司物资采购部:
中心物资采购管理工作执行者;
分公司材料设备科:
分中心物资采购管理工作执行者;
公司物资采购部和分公司材料设备科主要负责中心及分中心以下日常工作:
供应商管理、物资采购管理。
4.物资采购工作程序
4.1物资采购方案
项目经理部在开工前需将项目承包合同中业主约定的主材供应方式向相应的物资集中管理分中心及物资集中管理中心汇总备案。
项目主材供应方式主要包括以下五类:
甲定甲供、甲定乙供、甲指乙供、甲控乙供、乙定乙供。
4.2物资采购申请计划
项目经理部负责组织编制《材料(设备)需用计划表》,经项目经理批准后,于物资进场日期前3周(大型设备、进口设备、供货周期长的设备应至少提前2个月)提交给相应的物资采购实施主体的采购主办人(项目采购主办人由各直属中心授权派遣任职)。
采购主办人根据《材料(设备)需用计划表》编制《材料采购计划表》及《材料采购任务单》报各直属中心负责人审批,公司直属项目部直接提交给公司物资采购部,各分公司项目部应先提交给相应的分公司材料设备科,由分公司材料设备科进行分类备案汇总后提交至公司物资采购部。
项目所有物资均应编制《材料(设备)需用计划表》,项目经理部应确保《材料(设备)需用计划表》内容的准确全面。
项目经理部及分公司材料设备科均可推荐候选供应商,但必须在《材料(设备)需用计划表》中列明供应商的名称、联系方式等相关信息。
若业主针对需采购的材料(设备)有关于品牌、厂家的推荐或指定信息,项目经理部应在《材料(设备)需用计划表》中注明,并附上业主相关文件(例如业主关于材料(设备)品牌确定的工作联系函,甲控乙供材料的业主批价表等)。
如不能提供业主相关文件,必须进行书面说明,并经项目经理签字确认。
4.3物资分类
物资集中管理中心在收到公司直属项目经理部或分公司材料设备科提交的《材料(设备)需用计划表》后应及时按照物资类别进行分类处理,并根据分类结果确认采购方式。
4.4供应商资格确认
4.4.1.供应商资质审查
对于拟招标或简易招标采购候选供应商,若已纳入公司年度《合格供应商名录》,则无需再次进行资格预审,即可直接参加投标报价。
对于拟招标或简易招标采购的候选供应商,若未纳入公司年度《合格供应商名录》,则须由公司物资采购部组织对其进行资格评审,填写并留存《供应商登记表》。
资格评审合格的方可参加投标报价,否则不予参加投标。
对于未纳入公司年度《合格供应商名录》但本年度已进行过一次资格评审的供应商,不再进行资格评审。
但当供应商提供物资的种类发生变化时,则应要求供应商补充相关的资料。
当供应商为经销商时,应同时对物资的生产厂商进行资格评审。
快速采购可不进行专门的供应商资格评审,但采购主办人必须以适当的形式(如要求供应商提供生产许可证,营业执照等)确认供应商的供货资格。
4.4.2.供应商资质审查的方式
根据采购物资对公司的质量/环境/职业健康安全的影响程度及价格等因素,可采取以下一种或几种评价方法对供应商进行考核评价:
4.4.2.1样品评价
公司物资采购部向供应商提出考核要求,请供应商提供样品,公司物资部会同工程部、科技部等相关部门对供应商提供的样品进行检查、评价或试用。
4.4.2.2供应商能力/管理体系现场评价
工程部(物资采购部)或项目部会同施工、技术人员对供应商的质量/环境/职业健康安全风险管理现状、生产设备、检测手段、生产现场管理、人员结构等情况进行评价。
4.4.2.3历史情况评价
对供应商以往提供同类物资的质量状况与信誉,如交验合格率、供货是否及时、售后服务等进行评价。
对比其他使用者的使用经验,了解其他公司使用同类物资的经验,评定是否符合本公司的使用要求。
根据工程项目实施的需要,公司物资采购部可组织专门的供应商考察。
项目经理部应派相关人员参加,必要时可组织公司科技部等相关部门参与考察。
供应商考察应包括厂房厂貌、人员配备、生产及供货能力、产品质量和性能、原材料来源、机械设备、管理状况、售后服务以及对供应商提供保险、保函能力等内容。
考察完毕后,公司物资采购部负责将考察内容和结论计入《供应商登记表》,作为对供应商进行资质审查能力评价的依据。
供应商资格预审结束后,采购主办人应根据资格预审结果确认候选供应商,并编制相应的候选供应商名单报公司物资采购部经理批准确认。
采购主办人确认的候选供应商应优先考虑参与项目投标工作的供应商、已纳入公司《合格供应商名录》的供应商、能提供安全、环保产品的供应商。
4.5最终供应商的评价与选择
4.5.1.招标采购
物资集中牵头组织成立采购招标小组,招标小组的组成至少应包括采购主办人、相关工程技术人员及约束采购主办人的相关人员等。
采购招标小组负责编制招标文件,包括投标邀请书、投标方须知、技术规范与要求、评标标准和方法以及合同文本等内容。
采购招标文件须经项目经理部、物资采购部、工程部、法律合约事务部等相关人员会签后,报送公司物资采购主管领导批准。
采购主办人填写并留存《招标文件审批会签单》。
采购招标小组负责向候选供应商发放招标文件,并按时收回供应商投标文件(需密封)。
采购招标小组全体人员同时到场开标、评标。
采购主办人负责填写并留存《采购开标记录》。
采购招标小组人员与供应商进行价格及合同谈判,采购主办人负责填写并留存《采购议标记录》。
4.5.2.简易招标采购
采购主办人负责编制《投标邀请函》,包括项目概况、报价内容及范围、报价要求、报价时间、提交报价方式、技术规范与要求、合同文本等内容。
采购主办人负责向候选供应商发放《投标邀请函》,并按时收回供应商报价资料(需密封)。
供应商报价资料须由两名及以上采购人员同时到场开封,采购主办人填写并留存《采购开标记录》。
采购主办人会同相关人员(应包括物资采购部经理、合约法律事务部经理、项目合约商务经理等)与供应商进行价格及合同谈判,填写并留存《采购议标记录》。
4.5.3.快速采购
采购主办人可以采用书面(传真或电子邮件)或电话的方式进行市场询价,填写并留存《快速采购记录》,报送物资采购决策人批准。
供应商的书面报价或电话报价记录应作为附件。
采购主办人按批准确认的供应商和价格,向供应商发《采购订单》,订单中需明确物资名称、规格型号、数量、单位、单价、总价、付款方式、到货时间、质保金等详细内容。
4.5.4.样本/样品报批
对于需要进行样本/样品报批的物资,采购主办人在与项目相关人员充分沟通的前提下,依据谈判结果,选送供应商产品样本及样品给项目经理部确认,项目经理部确认后应及时将确认结果通知采购主办人。
4.5.5.选定中标供应商
物资集中管理中心负责组织采购主办人、成本报价中心、工程部、公司主管材料领导对样本/样品报批结果、供应商报价、最终议标结果以及供应商考核结果等方面进行综合评价,遵循“合理低价中标”的原则确定中标供应商。
公司纪监部派人列席参加监督。
对于招标采购和简易招标采购的物资,由采购主办人填写并留存《材料(设备)价格比价会审表》,报送公司最高物资采购决策领导审批。
《材料(设备)价格比价会审表》提交报审时必须附上《材料(设备)需用计划表》及所有参与投标的供应商的原始报价资料(加盖公章)。
必要时还应将《供应商考察记录》、《采购议标记录》等相关文件一并作为附件。
《材料(设备)价格比价会审表》获批准后,采购主办人负责以口头或书面的形式通知中标供应商。
4.5.6.采购合同的签署、变更与执行
一次性采购金额超过3万元的材料、设备要事先与供应商签订物资采购合同或协议(不得因金额的限制将需采购的物资化整为零进行分批采购)。
采购主办人须按照公司《物资采购合同》范本的要求拟定采购合同,并按照公司《合同管理手册》要求组织进行采购合同的预评审会签。
采购合同预评审会签时,必须将已获批准的《材料(设备)价格比价会审表》作为附件一同评审。
采购合同的签署、用印按照公司网络操作平台的用印申请统一流程执行操作。
采购合同签订后,采购主办人负责建立《物资采购合同台账》,按项目分别登记备案建档。
采购合同签订后,采购主办人负责向项目经理部及相关职能部门进行物资采购合同交底并做好合同交底记录。
采购主办人负责采购合同的执行,包括按照合同约定,督促供应商按时供货,协调解决合同执行过程中所发生的问题等。
5.供应商年度考核及评价
项目执行完毕后或者每年年底,物资集中管理中心及各分中心应会同项目经理部开展相应的供应商年度评价工作,填写《供应商年度评价表》
中心负责留存《供应商年度评价表》和真实有效的供应商资料档案。
中心根据《供应商登记表》及《供应商年度评价表》编制《合格供应商名录》及《不合格供应商名录》报公司主管领导审批,将审批确认的《合格供应商名录》和《不合格供应商名录》予以发布。
对上年度已列入公司《合格供应商名录》但本年度无合作业务的供应商,公司物资采购部负责对其进行复审并编制《合格供应商复审记录》,若复审合格则纳入本年度《合格供应商名录》,否则予以删除。
在采购合同的执行过程中,未能按时、按质、按量供货的供应商,项目经理部应及时上报公司物资采购部备案,作为年度评定该供应商的依据。
因此被从公司年度《合格供应商名录》中删除的供应商,原则上二年内不再使用。
6.物资采购过程的监控
项目经理、物资采购部经理及公司主管材料领导应负责对相应的物资采购活动(过程)及其绩效进行监控,组织对物资采购过程中存在的问题和缺陷采取纠正和改进措施并将整改结果向公司总经理上报审核。
公司纪监部门对物资采购活动实施过程进行监督和管理,对采购工作过程进行整体分析和评估。
公司物资采购主办人在物资采购活动过程中须严格律己,拒绝商业贿赂,及时公平公正的采购质量合格、价格合理的物资材料(设备)。
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