会计信息化(用友U810.1)教学课件-项目三 总账管理PPT文档格式.ppt
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一般而言,现金科目要设为日记账,银行科目要设为银行账和日记账。
增加会计科目时,还应注意会计科目的“账页格式”,一般情况下为“金额式”,也可能是“数量金额式”。
如果是数量金额式,还应继续设置计量单位,否则仍不能同时进行数量金额核算。
如果新增科目与原有某一个科目相同或类似,则可采用“复制”的方法迅速设置会计科目。
(二)会计科目修改,“无受控系统”即该账套不使用“应收系统”和“应付系统”,应收应付业务均以“辅助账”形式在总账系统核算。
本账套需要启用应收系统和应付系统,因此需要受控。
凡是设置有辅助核算内容的会计科目,在填制凭证时,都需要填制具体的辅助核算内容,否则凭证拒绝保存。
现金总账科目和银行存款总账科目是出纳专管科目,只有指定会计科目后才能执行出纳签字,查看现金、银行存款日记账,从而实现现金、银行存款管理的保密性。
指定会计科目包括指定现金总账科目、银行存款科目和现金流量科目。
(三)会计科目指定,四、凭证类别设置,如果在限制科目栏直接录入科目编码,则编码间的标点符号应为“英文”状态下的标点符号,否则系统会提示科目编码错误。
若限制科目为非末级科目,则在制单时,其所有下级科目都将受到同样的限制。
限制科目的设置是为了在填制凭证时,系统根据定义自动判断该凭证是否属于对应凭证类别,若不匹配,则系统拒绝保存凭证,即自动检测错误提醒。
企业在实际业务处理中,会对多种类型的项目进行核算和管理,如在建工程、对外投资、技术改造、融资成本、在产品成本等。
为此,可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类,一个项目大类可以核算多个项目,为了便于管理,还可对这些项目进行分类管理,也可将存货、成本对象、现金流量、项目成本作为核算的项目分类。
使用项目核算与管理的首要步骤是设置项目档案,项目档案设置包括:
增加或修改项目大类、定义项目核算科目、项目分类、项目分类结构,并进行项目目录的维护。
五、项目目录设置,七、期初余额设置,在开始使用总账系统时,应将经过整理的手工账目的期初余额录入计算机。
若企业是在年初建账,则期初余额就是年初余额,若是年中启用总账系统,则应将各账户此时的余额和年初到此时的借贷方累计发生额计算清楚。
例如某企业2017年4月开始启用总账系统,则应将该企业2017年3月末各科目的期末余额及1-3月的累计发生额计算出来,准备作为启用系统的期初余额录入到总账系统中,系统将自动计算出年初余额。
若企业是在年初建账,或不反映启用日期以前的发生额,则期初余额就是年初数。
若科目还有辅助核算,还应整理各辅助项目的期初余额,以便在期初余额中录入。
期初余额的录入分为:
总账期初余额录入和辅助账期初余额录入。
期初余额试算不平衡,将不能记账,但可以填制凭证,所以若期初余额不平衡,则要认真检查原因,直至期初余额试算平衡为止。
凭证记账后,期初余额变为只读状态,不能再修改。
初始化设置完成后,便可以开始进行日常业务处理了。
凭证处理是总账管理日常业务中的关键环节,也是总账管理最基本、最主要的数据来源,凭证的正确性将直接影响到整个会计信息的质量。
本次任务包括填制凭证、出纳签字、审核凭证、记账、恢复记账前状态等。
任务三总账管理凭证处理,总账管理-日常处理流程,记账凭证是账务处理的起点,也是登记账簿的依据,是总账管理数据处理的唯一数据源。
日常业务处理首先从填制凭证开始。
实行计算机处理账务后,电子账务的准确性和完整性完全依赖于记账凭证,因此务必要确保准确完整地输入记账凭证。
一、填制凭证,一是根据审核无误的原始凭证直接在计算机上填制;
二是先由人工手工编制记账凭证,再输入计算机;
三是计算机自动生成的机制凭证。
记账凭证输入方法采用键盘输入、磁盘引入、网络传输和自动生成机制凭证四种方式,键盘输入是最常用的形式。
记账凭证产生途径有以下三种:
填制记账凭证要素包括哪些呢?
业务资料,1月1日,销售部王丽购买了200元的办公用品,以现金支付,附单据一张。
1月3日,财务部王晶从工行提取现金10000元,作为备用金,现金支票号XJ001。
借:
库存现金10000贷:
银行存款/工行存款10000,辅助核算-银行账,1月5日,收到兴华集团投资资金10000美元,汇率1:
6.725,转账支票号ZZW001。
银行存款/中行存款67250贷:
实收资本67250,1月8日,采购部白雪采购23英寸液晶屏10台,每台5000元,材料直接入库,货款以银行存款支付,转账支票号ZZR001。
(不考虑增值税)借:
原材料/生产用原材料/23英寸液晶屏50000贷:
银行存款/工行存款50000,1月12日,销售部王丽收到华宏公司转来一张转账支票,金额99600元,用以偿还前欠货款,转账支票号ZZR002。
银行存款/工行存款99600贷:
应收账款99600,1月14日,采购部白雪从兴华公司购入“管理革命”光盘100张,单价80元,货税款暂欠,商品已验收入库,适用税率17。
库存商品/光盘8000应交税费/应交增值税/进项税1360贷:
应付账款/应付货款9360,1月16日,总经理办公室支付业务招待费1200元,转账支票号ZZR003。
管理费用/招待费1200贷:
银行存款/工行存款1200,1月18日,总经理办公室肖剑出差归来,报销差旅费1800元,交回现金200元。
管理费用/差旅费1800库存现金200贷:
其他应收款/应收个人款2000,1月20日,一车间领用23英寸液晶屏5台,单价5000元,用于生产计算机。
生产成本/直接材料25000贷:
原材料/生产用原材料/23英寸显示屏25000,提示凭证类别为初始设置时已定义凭证的类别代码或名称。
采用自动编号时,计算机自动按月按类别进行连续编号。
采用序时控制时,凭证日期应大于或等于启用日期,但不能超过业务日期和计算机的系统日期。
在“附单据数”处可以按Enter键通过,也可以输入单据数量。
凭证一旦保存,其凭证类别、凭证编号均不能修改。
凭证中不同行的摘要可以相同也可以不同,但不能为空。
每行摘要将随相应的会计科目在明细账、日记账中出现。
完成新增分录后,按Enter键,系统将摘要自动复制到下一分录行。
科目编码必须是末级的。
金额不能为“零”,红字以“”号表示。
若当前分录的金额为其他所有分录的借贷方差额,则在金额处按“=”键即可。
凭证填制完成后,只要继续增加凭证或退出当前凭证,凭证均可自动保存。
在填制凭证保存完成后或者审核后,还有可能记账后,才会发现凭证填制内容有误,需要进行凭证修改操作。
1.无痕迹直接修改当凭证填制完成保存后,发现所填凭证有误,此时凭证尚未审核,或已经审核,但尚未登记入账2.有痕迹间接修改当凭证记账后,发现所填凭证有误,此时可以使用类似手工操作的“红字冲销法”和“补充登记法”进行修改,二、修改凭证,凭证类别和凭证号不能修改;
能否修改他人填制的凭证取决于系统选项设置,提示若已采用制单序时控制,则修改制单日期时,不能在上一张凭证的制单日期之前。
外部系统传来的凭证不能在总账系统中修改,只能在生成该张凭证的系统中进行修改。
凭证的辅助项内容如果有错误,可以在单击含有错误辅助项的会计科目后,将鼠标移到错误的辅助项所在位置,当出现“笔头状光标”时双击此处,弹出辅助项录入窗口,直接修改辅助项内容,或者按Ctrl+S键调出辅助项录入窗口再进行修改。
通过红字冲销法增加的凭证,应视同正常凭证进行后续处理。
当某张凭证不想要或出现不便修改的错误时,可将其作废甚至删除。
只有尚未审核记账的凭证才能执行作废或删除凭证操作。
当然,也可经作废凭证进行恢复为正常凭证。
作废凭证不能修改、不能审核、应参与记账,否则月末无法结账删除凭证对作废凭证进行“整理”即可删除,三、作废及删除凭证,提示作废凭证仍将保留凭证内容及编号,只显示“作废”字样。
作废凭证不能修改,也不能审核。
在记账时,已作废的凭证将参与记账,否则月末无法结账,但系统不对作废凭证进行数据处理,即相当于一张空凭证。
账簿查询时,找不到作废凭证的数据。
若要恢复已作废的凭证,可选择【制单】|【作废/恢复】选项,取消作废标志,并将当前凭证恢复为有效凭证。
只能对未记账的凭证作凭证整理。
已记账凭证作凭证整理,应先取消记账,再作凭证整理。
对于涉及现金、银行存款的收支凭证先要由出纳凭证签字。
出纳凭证人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金、银行科目的凭证进行检查核对,主要核对出纳科目的金额是否正确,审查认为错误或异议的凭证,应交与填制人员修改后再核对。
是否需要出纳签字取决于“选项”设置。
出纳签字应先更换操作员,由具有出纳签字权限的人员进行。
对于出纳凭证,可以“单张”签字,也可“成批”签字。
四、出纳签字,五、审核凭证,审核是具有审核权限的操作员按照会计制度规定,对制单员填制的记账凭证进行完整性、准确性和合法性检查。
会计核算涉及国家、企业和个的切身经济利益,而记账凭证的准确性是进行正确核算的基础,因此无论是直接在计算机上根据已审核的原始凭证编制记账凭证,还是直接将手工编制并审核的凭证输入系统,都需要经过他人的审核,才能作为正式凭证进行记账处理。
根据会计制度规定,审核人和制单人始终是不同的操作员,这也是软件内控规则所体现的强制要求。
审核认为错误或异议的凭证,应交与填制人员修改后再审核。
记账凭证经审核签字后,即可用来登记总账、明细账。
电算化方式下的记账则是由有记账权限的操作员发出记账指令,由计算机按照预先的记账程序自动进行合法性检查、科目汇总、登记账簿等。
记账工作是由计算机自动进行数据处理,采用向导方式,不用人工干涉。
六、记账,小提示!
第一次记账时,若期初余额试算不平衡,则不能记账。
上月未记账,本月不能记账。
未审核凭证不能记账。
作废凭证不需审核可直接记账。
在记账过程中,不得中断退出。
记账过程一旦断电或其他原因造成中断后,系统将自动调用“恢复记账前状态”功能恢复数据,然后再重新记账。
凭证一经记账,就不能在凭证或登记这一业务的账簿上直接修改。
此时修改可以采用“有痕迹修改法”。
记账功能随时可运行,每月可执行记账次数是任意的。
恢复记账激活“恢复记账前状态”在对账界面Ctrl+H己结账月份的数据不能取消记账,七、查询凭证,出纳管理是总账管理中为出纳员提供的一套管理工具,包括现金、银行存款日记账的查询和输出,支票登记簿的管理,资金日报表的查询及银行对账等。
任务四出纳管理,出
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